INVENTARIO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO Y NO
BIBLIOGRÁFICO EN LAS BIBLIOTECAS PÚBLICAS
Guía para su Realización
Publicación Normativa No. BP 050-2016
2016
INSTITUTO AUTÓNOMO BIBLIOTECA NACIONAL Y DE SERVICIOS DE
BIBLIOTECAS
DIRECCIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS BIBLIOTECARIOS
Ana Caldera
UNIDAD DE NORMALIZACIÓN TÉCNICA
Nubia García
María Pérez Bello
Rebeca Ramírez
DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS PÚBLICAS
Pablo Flores
ELABORACIÓN
Milagro González
REVISIÓN
Nubia García
Rebeca Ramírez
María Pérez Bello
1ª. ed. digital 2016
Depósito Legal DC2016001459
Unidad de Normalización Técnica
Edificio Sede Biblioteca Nacional. Cuerpo Administrativo, Nivel S1.
Final Av. Panteón, Esq. Fe a Remedios, Parroquia Altagracia. Caracas
Telf.: (0212) 505 9349. Correo electrónico: normalizacion@[Link]
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
Introducción ................................................................................................. 1
1. Inventario: definición y objetivos ......................................................... 2
2. Frecuencia .......................................................................................... 3
3. Planificación ....................................................................................... 3
3.1 Fecha y horario .................................................................................. 3
3.2 Personal ............................................................................................. 4
3.3 Localización de las obras ................................................................... 4
3.4 Sala o sección a inventariar ............................................................... 5
3.5 Instrumentos y materiales de apoyo a la actividad ............................ 5
4. Pasos a seguir para la realización del inventario ............................... 6
4.1 Organización de las fichas del catálogo topográfico .......................... 6
4.2 Ordenación de las obras en estantería .............................................. 6
4.3 Confrontación entre catálogo topográfico y obra ............................... 6
4.3.1 Cotejo de la obra con la ficha topográfica .......................................... 6
4.3.2 Relación de existencias ...................................................................... 7
4.4 Llenado de las planillas ...................................................................... 8
4.5 Informe técnico ................................................................................... 9
Referencias bibliográficas ......................................................................... 10
Pág.
Anexos ....................................................................................................... 11
Anexo A Áreas de la información de la descripción bibliográfica ............... 12
Anexo B Ejemplos de fichas de materiales bibliográficos .......................... 15
Anexo C Ejemplos de fichas de materiales no bibliográficos ..................... 19
Anexo D Abreviaturas que pueden usarse en las fichas bibliográficas ...... 21
Anexo E Ejemplos de relación de existencias ............................................ 22
Anexo F Planillas para el control de inventario de materiales bibliográficos 33
Anexo G Planilla para el control de inventario de la colección de 43
publicaciones oficiales .................................................................
Anexo H Planilla para el control de inventario de la colección de
publicaciones seriadas ................................................................ 44
Anexo I Inventario de materiales bibliográficos, planilla síntesis .............. 45
Anexo J Inventario de materiales no bibliográficos ................................... 46
Anexo K Planilla para el control de inventario de materiales bibliográficos y
no bibliográficos perdidos ………………………………………….. 47
Anexo L Planilla de material bibliográfico para reparar ............................. 48
ii
INTRODUCCIÓN
El inventario es una de las actividades más minuciosas e imprescindibles que deben
realizar los bibliotecarios debido a la importancia que tiene para el buen funcionamiento
y control de los documentos del acervo de la biblioteca. De su omisión se deriva un
deterioro progresivo en la efectividad del catálogo topográfico como herramienta de
trabajo y, en consecuencia, de la calidad del servicio.
Es así como en 1985, surge el Instructivo para la realización del inventario en un
servicio bibliotecario público. Posteriormente en 1999, funcionarias adscritas a la
División de Apoyo Técnico de la Coordinación de la Red Metropolitana de Bibliotecas
Públicas preparan El inventario: versión preliminar, a fin de contar con un instrumento
sencillo que ejemplificara los casos más recurrentes que se presentan en este tipo de
actividad.
En el año 2008 se ofreció otra versión con lineamientos generales para la planificación del
inventario de materiales bibliográficos y los procedimientos que se deben seguir para su
realización. En sus anexos se incluyó información básica sobre la elaboración de la
ficha catalográfica y ejemplos tomados de la práctica bibliotecaria con la finalidad de
ilustrar la relación de existencias que se registra en el reverso de las fichas del catálogo
topográfico. Así mismo se ofrecieron como modelo las diferentes planillas para
materiales bibliográficos a ser utilizadas en la actividad.
Actualmente, viéndose la necesidad de retomar la aplicación de las normas y
procedimientos de Biblioteca Nacional, el equipo de normalización y asistencia técnica
de la Red Metropolitana conjuntamente con la Unidad de Normalización Técnica, adscrita
a la Dirección de Servicios Técnicos Bibliotecarios, decide revisar y actualizar algunos de
los manuales normativos, uno de ellos el de inventario, dando paso a esta nueva versión
que incluye los materiales no bibliográficos, no contemplados en los documentos
anteriores.
1. INVENTARIO: DEFINICIÓN Y OBJETIVOS
En primer lugar, es necesario tener claro qué es el inventario y para qué se realiza, lo
cual permitirá comprender la importancia que reviste la actividad para el buen
funcionamiento de la biblioteca.
Una definición sencilla de inventario es la siguiente: "Registro en que son inscritos - y
de alguna manera descritos- los distintos objetos de una biblioteca. Existen al menos
dos: uno para el mobiliario y los equipos y otro para los fondos bibliográficos.
1
De ordinario hay inventarios distintos para cada clase de documento..."
Generalmente se concibe el inventario como "una comprobación del acervo
bibliográfico mediante una comparación de los libros existentes en la biblioteca con el
catálogo topográfico u otro registro de adquisiciones". 2
La primera acepción del término se refiere al asiento de todas las piezas del acervo de
una biblioteca y puede identificarse con el catálogo topográfico, el cual registra y
describe cada uno de los títulos y ejemplares ingresados.
La segunda acepción se refiere a la actividad de control que debe efectuarse para
determinar las existencias al cabo de cierto tiempo, debido a que el continuo
movimiento de las colecciones es causa de pérdidas y deterioro.
Para los fines de este documento, se limita el uso del término inventario al control de las
existencias del acervo documental de la biblioteca, tanto de sus colecciones de
materiales bibliográficos como no bibliográficos, actividad que tiene como objetivos los
siguientes:
- Conocer la existencia real de las obras (títulos, volúmenes, ejemplares) de la
biblioteca.
- Identificar materiales clasificados inadecuadamente.
- Ajustar los procesos técnicos a normas específicas para obtener resultados más
efectivos y facilitar la localización del material.
- Determinar el estado físico de las colecciones (materiales contaminados,
deteriorados o perdidos) para aplicar los correctivos correspondientes.
- Reorientar el desarrollo de las colecciones, tomando en cuenta su análisis
cualitativo y cuantitativo, además los requerimientos de información del usuario,
1
Carrión Gútiez, Manuel. Manual de bibliotecas. Salamanca; Madrid: Fundación Germán Sánchez
Ruipérez, 1988.
2
Instituto Autónomo Biblioteca Nacional y de Servicios de Bibliotecas. Coordinación de Red
Metropolitana. Instructivo para la realización del inventario en un servicio bibliotecario público. Caracas,
1985.
2
para determinar las reposiciones y nuevas adquisiciones, así como los materiales a
descartar de acuerdo a criterios establecidos.
- Facilitar la previsión de los recursos necesarios y garantizar una mejor
administración de los mismos.
- Posibilitar la consulta y disponibilidad inmediata al público de la colección
inventariada.
En virtud de la complejidad de las colecciones, así como de la cantidad y diversidad de
materiales, se concibe el inventario como un proceso que conlleva una planificación,
procedimientos e informes que se corresponden con su propósito y objetivos.
2. FRECUENCIA
“La frecuencia del inventario depende del tipo y tamaño de la biblioteca y del
movimiento que tenga.
Si se revisan regularmente las estanterías y si las pérdidas son pocas, no será
necesario hacer inventario tan frecuentemente.
Si, por el contrario, la biblioteca es pequeña, tiene mucho movimiento y pérdidas
considerables, será preciso hacer un inventario lo más frecuente posible.” 3
Es recomendable hacer un inventario anual si la biblioteca es pequeña (5.000
volúmenes, por ejemplo) y cada 2 ó 3 años si la dotación sobrepasa los 20.000
volúmenes.
3. PLANIFICACIÓN
En la planificación deben intervenir la mayor parte de los entes involucrados en el
inventario y aún más cuando se mantiene la atención al público. Es recomendable que
exista un coordinador del proceso con experiencia en el mismo. Se deben expresar los
fines y beneficios del inventario, repasar los pasos a seguir con algunas
demostraciones, determinar los “pros y contras” frecuentes y posibles, así como los
recursos con que se cuenta y los requerimientos pertinentes.
3.1 Fecha y horario
El período a considerar para la realización del inventario depende de factores
administrativos y funcionales.
En lo administrativo tenemos:
- la fecha tope de entrega del informe resultante del proceso de inventario y la
programación de actividades de la biblioteca. Generalmente en las bibliotecas
3
Idem.
3
públicas se realiza el inventario a fin de año, en los meses de noviembre y
diciembre, pero algunas lo hacen durante las vacaciones escolares, en los meses
de agosto y septiembre, debido a que en estos meses se presenta una menor
afluencia de usuarios.
En relación con lo funcional se debe considerar:
- Cuándo ocasionará menos molestias al público, para esto se eligen períodos con
baja afluencia de usuarios.
- Cuándo se puede tener la participación de la mayoría de funcionarios sin que afecte
la prestación de servicios, ni el cumplimiento de las otras actividades programadas.
Las horas de dedicación para la realización del inventario así como la conformación de
los equipos, dependerá del número y horario de trabajo del personal y de la atención al
público.
Las bibliotecas de la misma red ubicadas en sitios cercanos podrán, de mutuo acuerdo,
diseñar sus cronogramas de inventario de manera que éstos no coincidan en las
mismas áreas y las mismas fechas, para poder remitir los usuarios de una biblioteca a
otra y mantener la atención al público.
3.2 Personal
El trabajo, de ser posible, debe hacerse en equipo, desde su planificación hasta la
elaboración de los informes finales respectivos. Lo ideal es que el cotejo (revisión) de la
obra contra ficha lo hagan dos personas entrenadas, pues esta tarea requiere mucha
atención y concentración en los detalles. De no ser posible, se sugiere que al menos
uno de los dos funcionarios que participan en la actividad tenga experiencia. Este
funcionario puede fungir de coordinador y tener entre sus funciones la solución de los
problemas que surjan durante la realización del inventario. Es imprescindible la
capacitación previa del personal para que el proceso se realice con eficiencia y rapidez.
3.3 Localización de las obras
Para la correcta realización del inventario es indispensable una localización efectiva de
las obras, por lo tanto, se debe:
- Suspender el servicio de Préstamo Circulante con suficiente anterioridad a fin de
recuperar la mayor cantidad posible de libros prestados y disponer de los registros
correspondientes a las obras que no se hayan devuelto para la fecha del proceso.
- Revisar cuidadosamente en las oficinas, depósitos y otros lugares de la biblioteca
para asegurarse de que no quede ningún material rezagado y por lo tanto sin
inventariar.
- Si es posible, desmantelar las exposiciones para asegurar que las obras estén en
estanterías al momento del inventario. En caso contrario, tener una lista de las
obras que se encuentran en las mismas.
4
- Garantizar que todas las obras devueltas y localizadas estén en la estantería. En el
caso de obras faltantes, se debe colocar una aclaratoria en la ficha del Catálogo
Topográfico, por ejemplo: desincorporado, reparación, depósito, etc.
- Revisar cuidadosamente las estanterías para asegurar que las obras estén
colocadas de acuerdo con su signatura topográfica (cota).
3.4 Sala o sección a inventariar
La distribución por sala o sección debe hacerse de acuerdo a diversos factores,
previamente estudiados, tales como: tamaño de la colección, disponibilidad del personal
y formación de equipos de trabajo.
Debe hacerse una distribución equitativa de las partes de la colección entre los
funcionarios que intervienen en el inventario. Igualmente debe informarse al usuario con
antelación sobre las salas o secciones a inventariar, utilizando avisos en los que se
indiquen las direcciones de las otras bibliotecas cercanas donde puedan consultar el
material que necesiten.
Las colecciones de mayor demanda deben inventariarse en aquellos períodos cuando
cada biblioteca en particular experimente una baja en la afluencia de usuarios, época
que debe ser identificada de antemano.
3.5 Instrumentos y materiales de apoyo a la actividad
Los materiales y equipos a utilizar incluyen:
- Catálogo Topográfico (manual o automatizado)
- Formularios para vaciar la información
- Fichas catalográficas
- Etiquetas para las cotas
- Algunos útiles de oficina (lápices, cinta adhesiva, clips, bandas de gomas, goma de
borrar, etc.)
- Máquina de escribir y/o computadora
- Guantes desechables y mascarillas
- Jabón bactericida
- Materiales para reparaciones sencillas (cartulina, pega blanca, etc.)
También debe disponerse de un espacio provisional para ubicar las obras para
encuadernar, hacer reparaciones sencillas, reclasificar o para sustituir etiquetas
pérdidas o deterioradas.
5
4. PASOS A SEGUIR PARA LA REALIZACIÓN DEL INVENTARIO
4.1 Organización de las fichas del catálogo topográfico
- Revisar y ordenar las fichas según la Signatura Topográfica (cota), cuyo número de
clasificación debe corresponder con el orden de las obras en los estantes.
- Apartar y/o desincorporar fichas que estén duplicadas, mal intercaladas, entre otras.
La intercalación de las fichas debe estar al día y en orden.
- Identificar aquellas fichas que deban corregirse y/o completarse.
4.2 Ordenación de las obras en estantería
- Los libros deben ordenarse según su signatura topográfica (cota), respetando su
ubicación por salas o secciones.
- Decidir si se va a cerrar la sala, sección o estantería a inventariar y designar al
funcionario que sólo en casos excepcionales será el responsable de hacer cualquier
préstamo temporal.
4.3 Confrontación entre catálogo topográfico y obra
4.3.1 Cotejo de la obra con la ficha topográfica
El cotejo debe realizarse preferiblemente entre dos funcionarios. Uno debe leer la ficha
y el otro verificar los datos con la obra en la mano. Este procedimiento abarca aspectos
técnicos y mecánicos en los que se revisan los diferentes elementos que componen la
descripción bibliográfica, según las Reglas de Catalogación Angloamericanas 2 y la
signatura topográfica (cota). Las áreas básicas y los respectivos elementos a
comprobarse en la obra son:
- Autor
- Título, subtítulo y mención de responsabilidad
- Número de edición
- Publicación ( Lugar, editorial, año)
- Descripción física (Número de páginas, ilustraciones, tamaño de la obra y material
anexo)
- Colección y/o serie
- Nota (sólo cuando se requiera)
- ISBN
En la Signatura Topográfica (cota) debe verificarse:
- Ubicación: sección a la que pertenece el material, por ejemplo: Referencia (R),
Publicación Oficial (PO), Sala Infantil (X), entre otras.
- Número de Clasificación: clase y subclase en que se compone el número del
Sistema de Clasificación Dewey: 000 al 900.
6
- Clasificación local: cualquier designación interna que utilice la biblioteca en cuestión,
por ej.: N, T, P, (novela, teatro, poesía), NV, TV, PV, (novela venezolana, teatro
venezolano, poesía venezolana), B o B2 (biografía individual, biografía colectiva).
- Clasificación de Autor: letra inicial del asiento principal (autor o título) y hasta tres
dígitos, según la tabla de Cutter-Sanborn, o clasificación local de las tres primeras
letras del asiento principal (autor o título).
- Debe verificarse que la signatura topográfica (cota) es la misma.
4.3.2 Relación de existencias
Dentro de los aspectos mecánicos del inventario, se debe enfatizar en la relación de
existencias, cuyos componentes se detallan en el reverso de la ficha, lo cual incluye en
forma abreviada, básicamente:
- Año de inventario (por ejemplo: inv. 2015)
- Volúmenes y/o ejemplares existentes respetando criterios unificados (Ver anexo D).
- Datos administrativos y aclaratorias (fecha y vía de ingreso; material descartado,
perdido, edición o año diferente).
Se recomienda dejar constancia de los problemas que van surgiendo durante la
verificación y hacer anotaciones (a lápiz) sobre la ficha, como por ejemplo: un ejemplar
ubicado en una sala diferente a la que le corresponde, ejemplar en préstamo o que no
se encuentra en ese momento. Deben corregirse o completarse los datos en las fichas
que lo requieran, ya que son frecuentes los errores de trascripción o de omisión.
Si la ficha no aparece debe elaborarse una, siguiendo las normas establecidas (ver
anexo A).
Para realizar la relación de existencias tenemos como marco de referencia las normas
ISO donde se encuentran algunos signos utilizados para agrupar, simplificar y
comprimir datos que componen el registro de existencias reales de los títulos que posee
la unidad de información (ver tabla).
Además de hacerse las correcciones y otras anotaciones sobre las fichas, se debe
sustituir las etiquetas de las signaturas topográficas (cotas) del material bibliográfico
que se hayan perdido y se encuentren deterioradas.
Es recomendable aprovechar el proceso de inventario para realizar el descarte de los
materiales que deban retirarse de la colección, siguiendo normas, procedimientos y
criterios establecidos. 4 Este debe hacerse preferiblemente en equipo, en el que
4
Instituto Autónomo Biblioteca Nacional y de Servicios de Bibliotecas. Dirección de Servicios Técnicos
Bibliotecarios. Unidad de Normalización Técnica. Descarte y desincorporación de materiales
bibliográficos en las bibliotecas públicas: fundamentación y procedimientos. Disponible en:
[Link]
7
participen como mínimo: el director de la biblioteca, el encargado de la sala y un
funcionario del área de procesos técnicos.
5
Signos recomendados para el reverso de la ficha topográfica
SIGNO NOMBRE SIGNIFICADO EJEMPLO
: Dos puntos Un ítem contiene a otro. Separa
varios niveles de datos. v.1:n.1
, Coma Interrupción, pausa, lagunas en la
colección. v.1,3,5
/ Barra diagonal Conector entre ítemes que forman
una unidad. v.1/2
- Guión Secuencia, continuidad, serie
ininterrumpida. e.1-5
; Punto y coma Interrupciones, lagunas entre bloques
de información. t.1:v.1;n.1
[] Corchetes Información dudosa o supuesta. [1981]
() Paréntesis Aclaratoria, identificación. Separa v.1(1983)
numeración y cronología. e.1-3+3 folletos
(1c/u)
+ Signo más Material acompañante. e.1+ disquete
? Interrogación Cifra final desconocida en la fecha. 2001-200?
4.4 Llenado de planillas
Los datos estadísticos que arroje el inventario se vacían en las planillas disponibles 6
para tal fin:
- Inventario de materiales bibliográficos: se utiliza para el registro por materias de las
obras existentes en la biblioteca, siguiendo las clases y subclases del Sistema de
Clasificación Dewey. Las existencias se asientan separadamente en hojas
destinadas a cada una de las clases (anexo F).
- Igualmente, puede considerarse el registro de colecciones especiales de la
biblioteca tales como publicaciones seriadas, publicaciones oficiales o historia local,
en planillas separadas (anexos G y H ).
- Inventario de materiales bibliográficos, planilla síntesis: registra y totaliza los datos
proporcionados por las planillas anteriores (anexo I).
5
Según la norma ISO 10324:1997. Holdings statements: summary level.
6
Por limitaciones del formato de los documentos de la Serie Publicación Normativa, el cual se imprime en
papel carta, el tamaño de las planillas que se muestran en estos anexos, a manera de ejemplo, no
corresponde a las dimensiones requeridas para el llenado de las mismas. Se sugiere utilizar papel
tamaño extraoficio para su elaboración.
8
- Inventario de materiales no bibliográficos (anexo J).
- Inventario de materiales bibliográficos y no bibliográficos Perdidos (anexo K).
- Material bibliográfico para reparar (anexo L).
4.5 Informe técnico
El inventario no se realiza únicamente para cumplir con un requisito legal y
administrativo, el proceso, una vez finalizado, aporta una valiosa información tanto para
el desarrollo y mantenimiento de las colecciones, como para el mejor funcionamiento y
la calidad de prestación de los servicios que ofrece la unidad de información.
Se debe elaborar un informe que incluya los datos estadísticos recopilados en las
planillas de inventario (existencias, pérdidas y descarte, cuando corresponda) y la parte
cualitativa, donde se destacan fortalezas y debilidades de la colección, lo que permitirá
realizar acciones dentro de una planificación institucional y atender necesidades
específicas de la comunidad.
Las debilidades deben determinarse tomando en consideración las necesidades de
información de los usuarios: requerimientos de nuevos títulos para enriquecer áreas o
materias determinadas que se encuentran en déficit y reposición de materiales
desincorporados por deterioro o desactualización en relación con los avances del
conocimiento y la producción editorial. Por otra parte, conocer las fortalezas de la
colección, permite desarrollar acciones particulares dentro de una planificación.
En el informe se deben evaluar también los problemas detectados en los procesos
técnicos: errores de clasificación, duplicación de fichas, entre otros.
9
Referencias Bibliográficas
Banco del Libro. Programa de Bibliotecas Públicas. Guía para la elaboración de inventario de material
bibliográfico en bibliotecas públicas / Alvaro Agudo, Javier Bringas. -- Caracas, 1980. Mecanografiado.
Carrión Gútiez, Manuel. Manual de bibliotecas / Manuel Carrión Gútiez.-- Salamanca; Madrid : Fundación
Germán Sánchez Ruipérez, 1988.
Instituto Autónomo Biblioteca Nacional y de Servicios de Bibliotecas. Dirección de Bibliotecas Públicas.
Coordinación Red Metropolitana. Instructivo para la realización del inventario en un servicio bibliotecario
público / Instituto Autónomo Biblioteca Nacional y de Servicios de Bibliotecas, Dirección de Bibliotecas
Públicas, Coordinación Red Metropolitana.-- 1985.-- Mecanografiado.
_______ División de Recursos Humanos. Sistema flexible de aprendizaje para personal bibliotecario:
nivel asistente / Instituto Autónomo Biblioteca Nacional y de Servicios de Bibliotecas; Banco del Libro;
revisado y actualizado por Luisa Villalba, Antonio Castro O. -- 1977.-- Mecanografiado.
_______ Unidad de Normalización Técnica. Descarte de libros en bibliotecas públicas: orientaciones
generales / Instituto Autónomo Biblioteca Nacional y de Servicios de Bibliotecas. Dirección de Bibliotecas
Públicas. Unidad de Normalización Técnica. – Caracas : La Unidad, 1998. -- (Publicación normativa; N°
BP-007-96. Serie Traducciones).
_______ 2010 Descarte y desincorporación de materiales bibliográficos en las bibliotecas públicas:
fundamentación y procedimientos. [en línea]. Caracas, La Unidad, [Consultado septiembre 2016].
Disponible en: [Link]
ISO. Information and documentation. Holdings statements: summary level. / International Organization for
st
Standardization. -- 1 ed. – Geneve: ISO, 1997.-- (Norma ISO; 10324:1997)
Mendoza, Amelia. El inventario: versión preliminar / Amelia Mendoza, Milagro González; Rafael Vélez,
revisión. -- 1999.-- Mecanografiado.
Nieschulz de Stockausen, Elke, 1942 – Manual para registros de datos de publicaciones periódicas /
[Elke Nieschulz de Stockausen].-- 1990.-- Mecanografiado.
Reglas de Catalogación Angloamericanas/ preparadas bajo la dirección del Joint Steering Committee for
Revision of AACR, un Comité de la American Library Association (et al.); editadas por Michael Gorman y
Paul Winkler. -- 2da. ed. rev. 1988, enmiendas 1993 y 1997.-- Santafé de Bogotá : Rojas Eberhard
Editores, 1998.
10
ANEXOS
ANEXO A
ÁREAS DE INFORMACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN BIBLIOGRÁFICA
(Organización de la descripción)
1= ÁREA DE TÍTULO Y DE LA MENCIÓN DE RESPONSABILIDAD
Título propiamente dicho
Designación general del material
Subtítulo
Título paralelo
Otra información sobre el título
Primera mención de responsabilidad (autores)
Otras menciones de responsabilidad (ilustradores, traductores, etc.)
2= ÁREA DE LA EDICIÓN
Mención de la edición
Menciones de responsabilidad relacionadas con la edición
3= ÁREA DE LOS DETALLES ESPECÍFICOS DEL MATERIAL
(Se utiliza sólo para materiales cartográficos, música impresa y publicaciones
seriadas)
4= ÁREA DE PUBLICACIÓN, DISTRIBUCIÓN, ETC.
(Anteriormente llamada Pie de Imprenta)
Lugar de edición
Nombre del editor, distribuidor
Fecha
5= ÁREA DE LA DESCRIPCIÓN FÍSICA
(Anteriormente llamada Cotejo)
Extensión (paginación)
Otros detalles físicos (ilustración)
Dimensiones
Material anexo
6= ÁREA DE LA SERIE
Título
Número
7=ÁREA DE LAS NOTAS
8= ÁREA DEL NÚMERO NORMALIZADO Y DE LOS TÉRMINOS DE
DISPONIBILIDAD
(Última área del asiento, igual que en RCA de 1974, cap. 6)
12
SIGNOS DE PUNTUACIÓN A UTILIZAR EN LAS DIVERSAS ÁREAS Y ELEMENTOS
DE LA DESCRIPCIÓN BIBLIOGRÁFICA
Áreas y elementos Puntuación
1 TÍTULO Y MENCIÓN DE RESPONSABILIDAD
.1 Título
.2 Designación general de la clase de material [ ]
.3 Subtítulo =
.4 Primera mención de responsabilidad /
.5 Otras menciones de responsabilidad
;
2 EDICIÓN
.1 Mención de la edición . --
.2 Otras menciones relativas a la edición ;
3 DESIGNACIÓN ESPECIFICA DEL MATERIAL * . --
4 PUBLICACIÓN, DISTRIBUCIÓN, ETC.
.1 Primer lugar . --
.2 Nombre del editor, distribuidor :
.3 Fecha
,
5 DESCRIPCIÓN FÍSICA
.1 Extensión (paginación)
.2 Otros detalles físicos (ilustración)
.3 Dimensiones :
.4 Material anexo ** ;
+
6 SERIE
El conjunto de información de serie se encierra entre
paréntesis.
.1 Título de la serie .–
.2 Número de serie ;
7 NOTAS
8 NÚMERO NORMALIZADO (ISBN)
* Área de designación específica del material: esta área se utiliza en la descripción de música impresa,
publicaciones seriadas y material cartográfico.
** Mención del material anexo: si el material bibliográfico trae aparte un material, por ejemplo: 1 folleto,
1CD, 1 disquete.
13
EJEMPLO DE DESCRIPCIÓN BIBLIOGRÁFICA NORMALIZADA
Mans Teixidó, Claudio
El agua, cultura y vida / Claudio Teixidó Mans.
[1ª. Ed, 2ª. Reimp]. – Barcelona, España: Salvat, 1995.
64p. : il . ; 19 cm. – ( Colección Salvat Temas
Clave ; 35 )
En portada y como editor: Aula abierta Salvat.
ISBN: 8434578379
El agua cultura y vida / Claudio Teixidó Mans Área de título y de la mención de
responsabilidad
1ª. ed, 2ª. reimp. Área de la edición
Barcelona, España: Salvat, 1995 Área de publicación, distribución
64 p. : il. ; 19 cm. Área de descripción física
(Colección Salvat Temas Clave ; 35 ) Área de serie
En portada y como editor: Aula Abierta Área de notas
Salvat
ISBN: 8434578379 Área de número normalizado
Área y Signo de Datos bibliográficos
Elemento puntuación
1.1 El agua, cultura y vida
1.5 / Claudio Mans Teixidó
2.1 .– [ 1.ª ed. , 2.ª reimp.]
4.1 .– Barcelona, España
4.2 : Salvat
4.5 , 1985
5.1 64 p.
5.2 : Il.
5.3 ; 19 cm.
6.1 .–(
6.2 ; ) ( Colección Salvat Temas Clave; 35 )
7 En portada y como editor: Aula Abierta Salvat
8 ISBN: 8413578379
14
ANEXO B
EJEMPLOS DE FICHAS DE MATERIALES BIBLIOGRÁFICOS
Orden de los datos en la Ficha Bibliográfica
Ficha por Autor
Ubicación
No. Clasif.
Cutter Apellido (s), Nombre (s)
Título: subtítulo / Nombre (s) y Apellido (s). –
N° ed. – Lugar: Editorial, año.
N° p. : il. ; cm. + material anexo. – (Colección.
Serie; N°)
Nota (s)
ISBN:
Ficha estándar: 12.5 cm. X 7,5 cm.
519.5
S775
Spiegel, Murray R
Estadística / Murray R. Spiegel, Larry J. Stephens.-
4 ed. – México : McGraw-Hill, 2009.
XXI, 577p. ; 27 cm.- (Schaum)
ISBN: 9789701068878
15
Orden de los datos en la Ficha Bibliográfica
Ficha por Título
Ubicación
No. Clasif. Título : subtítulo / Nombre (s) y Apellidos (s)
Cutter No. ed. – Lugar : Editorial, año.
No. p. : il. ; cm. – (Colección. Serie ; N°)
Notas
ISBN:
Ficha estándar: 12.5 cm. X 7,5 cm.
005.107
C977 Curso de programación / Jorge Castro Rabal … (et al )
2ª. Ed. – Madrid : McGraw Hill, 1998.
XIII, 395p. ; 23 cm.
ISBN: 8448119592
16
Obra de Referencia
R
036.1
E56 Enciclopedia Temática SigloXXI Docta. -- 1ª. ed. --
Barcelona, España : Carroggio, 2008.
11 v.:il. ; 28 cm.
Incluye glosario e índice
ISBN: 8472544737 (o.c.)
Publicación Oficial
PO
342.87023
V458 Venezuela
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
1999. con la enmienda N° 1 del 15 de febrero de 2009.
[Caracas : Ministerio del Poder Popular de Petróleo y Minería,
2015?] .
191 p.; 16 cm
Título de cubierta: Gaceta Oficial N° 5908 extraordinaria
de fecha 15 de febrero de 2009.
17
Documento
021.6420987
N458 Nieschulz de Stockausen, Elke, 1942 –
Manual para registros de datos de publicaciones
Periódicas / [Elke Nieschulz de Stockausen].--1990.
119 p.
Mecanografiado
Publicación Seriada
SER
REV
860 Revista Hispanoamericana de Literatura / Publicación
del Centro Hispanoamericano de Estudios Literarios
en el Perú.- N°10 (mayo 2009).-- Lima : Centro
Hispanoamericano de Estudios Literarios en el Perú.-
Magdalena del Mar, Lima 17.
v.; 23 cm
Anteriormente denominada Revista de Literatura
ISSN: 17282144
18
ANEXO C
EJEMPLOS DE FICHAS DE MATERIALES NO BIBLIOGRÁFICOS
Música
M
EXT
CA-0023 Caicedo, Juan Harvey
Cuentos de Hans Christian Andersen (grabación) /
Narrado por Juan Harvey Caicedo. – Santafé de Bogotá :
RCA, 1994.
2 casetes (60min.) + 3 folletos (25 p.). – (Serie Cuentos
Narrados; 5)
M
VEN
CD-00125 Dueto criollísimo [grabación sonora] : 16 grandes éxitos /
por Dueto Criollísimo. -- Caracas : Suramericana del
Disco,1993.
1 CD
19
Video
V
VEN
DVD-00028 Promoción de tradiciones y costumbres [videograbación]
/ Empresa productora, Edumedia ; productores, Ilka
Pacheco, Desireé Antía ; director, Andrés Sánchez
Otamendi ; guión literario y técnico, Yenitza Anseume.
Caracas: Edumedia, 2012.
1 DVD
Cartografía
C
VEN Instituto Geográfico de Venezuela Simón Bolívar
00003 Mapa político Estado Zulia [material cartográfico] / Instituto
Geográfico de Venezuela Simón Bolívar. -- 2a. ed. . -- Caracas :
Instituto Geográfico de Venezuela Simón Bolívar, 2014.
1 mapa
20
ANEXO D
ABREVIATURAS QUE PUEDEN USARSE EN
LAS FICHAS BIBLIOGRÁFICAS
Año a.
Aumentado, a aum.
Apéndice ap.
Aproximado aprox.
Bibliografía biblio.
Capítulo cap.
Centímetro cm.
Compilador comp.
Copyright c
Desincorporado des.
Documento doc.
Ejemplar, es e., ej., ejs.
Fascículo fasc.
Folio fol.
Fotografía fot.
Hoja h.
Ilustración il.
Imprenta Imp.
Lámina, s lám., láms.
Manuscrito, s ms. mss.
Página, s p.
Publicado publ.
Reimpresión reimp.
Serie ser.
Sin editor s.n. (sine nomine)
Sin lugar s.l. (sine loco)
Tipografía tip.
Tomo, s t.
Traducción tr.
Volumen, es v., vol., vols.
y otro et al.
21
ANEXO E
EJEMPLOS DE RELACIÓN DE EXISTENCIA
En los siguientes ejemplos se muestra la información registrada en el reverso de
algunas fichas del catálogo topográfico de una biblioteca pública, con la finalidad de
ilustrar el uso de los signos y la codificación de los datos requeridos para el inventario.
Materiales bibliográficos
Ejemplo 1:
Inv. 14
e.1-2 + 2 folletos (1 c/u) e.3 ing. 21-11-14 don.
Inv. 15
e.1–3 + 3 folletos ( 1 c/u )
Esta es la situación ideal, en donde los registros muestran que no ha habido pérdida de
ningún ejemplar de un inventario al otro.
En el inventario realizado en 2014 se registra la existencia de dos ejemplares con dos
folletos como materiales acompañantes. Posteriormente a la fecha del inventario, se
registra el ingreso de un tercer ejemplar. En el inventario de 2015 se registran los tres
ejemplares con sus correspondientes materiales acompañantes. El uso del guión se
utiliza para indicar secuencia de continuidad.
22
Ejemplo 2:
Inv. 15
e.2
e.4
e.5 (Total: 3 ejs.)
Inv.16
e.1–3
En el ejemplo 2, el inventario de 2015 reporta la existencia de tres ejemplares (2, 4 y 5),
mientras que no aparecen los ejemplares 1 y 3. El inventario de 2016 registra la
existencia de tres ejemplares, lo cual indica que previamente se corrigieron las
signaturas topográficas a fin de volver a numerar los ejemplares que permanecieron en
la biblioteca, eliminando la referencia de los perdidos.
Lo ideal es hacer las correcciones y las anotaciones necesarias en las fichas del
catálogo topográfico, así como en las cotas respectivas, inmediatamente a la
realización del inventario para reflejar la situación real de la colección.
23
Ejemplo 3:
Inv. 15
e.1-3 e.2 rep.
e.4 des.
e.5 per. (Total: 3 ejs.)
Inv.16
e.1-3
En el ejemplo 3, en el inventario de 2015 los ejemplares 4 y 5 por distintas razones
fueron desincorporados de la colección y el ejemplar 2 se encuentra temporalmente en
reparación. Se coloca entre paréntesis el total de ejemplares disponibles, para evitar
confusiones.
Al año siguiente se reportan tres ejemplares, mediante el uso del guión de continuidad,
lo que indica que no hubo bajas durante ese año.
24
Ejemplo 4:
e.1-2 ing. 21/6/2014 compra IABN Bs. 15.000 c/u
Inv.15
e. 1-2 e.3= 2° ed. (2014), 15/11/2015 donación Bs.15.000
Inv.16
e.1-3
El ejemplo 4 muestra la ficha de un material del cual ingresaron en el año 2014 los
ejemplares 1 y 2, por la vía de compra. En el inventario 2015 se registra la existencia de
estos dos ejemplares, además del ingreso, durante el transcurso del año, de un tercer
ejemplar por donación, el cual a pesar de decir 2ª. edición, no varió en nada con
respecto a la edición anterior: igual número de páginas, mismo contenido, igual portada
(posiblemente se trate más bien de una reimpresión); por lo tanto, no se le hace una
ficha propia, sino que se señala la mención de la nueva edición en la misma ficha.
Al año siguiente se registran en el inventario los ejemplares 1 al 3 (e.1-3) sin más
aclaratorias, porque ya fueron hechas en los años anteriores y durante este último año
no ha habido variación en las existencias.
25
Ejemplo 5:
Inv. 05, 08-09 = e. 1-3 c/a
Inv10-13 = e.1-2 c/a
Inv.14 = e.1 e.2 sept.14 donación Catalá Bs. 15.500
Inv.15
e.1-2
Inv. 16
e. 1-2
En este ejemplo, se ha tenido que hacer la ficha del libro nuevamente, utilizando la
descripción bibliográfica normalizada, ya que la original se ha deteriorado o fue hecha
en papel. Al reverso de la nueva ficha se registran todos los datos de existencia del libro
desde su ingreso, mediante el uso de las abreviaturas y los signos correspondientes.
26
Ejemplo 6:
Inv. 14
v. 1-3, 5 = 1 ej. c/v
v. 4, 6 = 2 ej. c/v (Total 8 ej.)
El ejemplo 6 muestra el caso de una obra editada en varios volúmenes o tomos. La
biblioteca tiene 2 ejemplares de los volúmenes 4 y 6 y un solo ejemplar de cada uno de
los demás volúmenes (1, 2, 3 y 5). Se coloca el total de ejemplares en existencia para
evitar confusiones.
27
Ejemplo 7:
Inv.14
a.1 : n°. 1/2 ( jul./ ag. 10), n°. 5/ 6 ( nov./ dic. 10), a.2 : n°. 16
(oct.11); 2a. etp.: a.3 : n°. 27/30 ( ene./ abr. 16)
1 ej. c/u (Total : 9 ejs.)
En el caso de esta publicación seriada, se asienta en el reverso de la ficha el año de
publicación, etapa o serie (según se indique en la publicación) y los ejemplares que se
tienen de cada número. Como la información resulta muy compleja, para evitar
confusiones se coloca el total de ejemplares en existencia.
28
Materiales no bibliográficos
Ejemplo 1:
Inv. 13
e.1-2 e.3 ing. 21-1-14 don. B.N. Bs 15.000
Inv. 14
e. 1-3
Documento no bibliográfico, que puede ser un mapa, un cartel o un afiche entre otros;
en su registro de inventario se ven las mismas abreviaturas que se usan para un
material bibliográfico, se puede utilizar la abreviatura “e” (ejemplar) o “u” (unidad), pero
una vez elegida la abreviatura se debe mantener la misma.
En el año 2013 existían 2 ejemplares o unidades, el 21 de enero del 2014 ingresó otro
ejemplar por donación, con un costo de Bs. 15.000. En el inventario del 2014 se refleja
el tercer ejemplar agregado.
29
Ejemplo 2:
Inv. 14
e.1 (CD) + 1 folleto
Inv. 15
e. 1 (CD) + 1 folleto
En este caso, en el inventario 2014 se registra un título que contiene un CD y un folleto
acompañante en su estuche, ambas cosas deben ser reseñadas. En el inventario 2015
se registra la misma información. En los inventarios sucesivos se debe verificar que se
encuentren ambas unidades.
30
Ejemplo 3:
Inv. 14
v.1 (DVD) = e. 1-2
v.2 (CD)= e. 1-2
Inv. 15
v.1 (DVD) = e. 1-2
v.2 (CD)= e. 1-2
En este ejemplo, se registra un estuche (1 título) en dos volúmenes, donde el volumen
1 es un DVD (video) de una película y el volumen 2 es un CD (sonido) que contiene la
banda sonora; el contenido de cada volumen es diferente (aunque hay relación entre
ambos) al igual que el formato físico, por esto se registran en la ficha por separado.
31
Ejemplo 4:
v.1-2 = 2 e c/v ing. 30/08/2014 compra IABN Bs. 15.000 c/u
Inv. 14
v.1-2 (CD)= 2 e c/v (Total 4 CD)
Inv. 15
v.1 (CD)= e. 1-2
v.2 (CD)= e.1
v. 2 (CD)= e. 2 des. (Total 3 CD)
En este caso, se registra en la ficha el ingreso una obra el 30 de agosto de 2014, con
dos volúmenes en formato CD y 2 ejemplares del mismo título. Luego, se refleja en el
inventario 2014 donde se coloca en la ficha 2 ejemplares de cada volumen, teniendo en
físico 4 CD.
En el inventario 2015, vemos que del volumen 1 se conservan los 2 CD, pero del
volumen 2 solo 1 CD porque el segundo fue desincorporado, situación que se refleja en
la ficha. Se coloca entre paréntesis el total de CD para evitar confusiones.
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