UNIDAD DIDÁCTICA

2 APLICACIONES
OFIMÁTICAS.
CONOCIMIENTOS
BÁSICOS Y
FUNCIONAMIENTO A
NIVEL DE USUARIO:
PROCESADOR DE
TEXTOS
 Aplicaciones informáticas de gestión

Índice

Introducción y objetivos ........................................................................................................... 4

1. Introducción a Word. Grabación y recuperación de documentos ..................... 4

1.1. Conceptos básicos de un procesador de texto .............................................. 4

1.2. Operaciones básicas ............................................................................................. 7

1.2.1. Crear un documento .................................................................................... 7

1.2.2. Abrir un documento ..................................................................................... 7

1.2.3. Guardar un documento ............................................................................... 8

1.2.4. Leer documentos .......................................................................................... 9

2. Diseño y edición de documentos. Formato .......................................................... 10

2.1. Formato de carácter .......................................................................................... 10

2.2. Formato de párrafo ............................................................................................ 11

3. Cortar, copiar y pegar textos ................................................................................... 13

4. Estilos ............................................................................................................................ 15

4.1. Introducción ........................................................................................................ 15

4.2. Aplicar y quitar estilos ....................................................................................... 16

4.3. Borrar formato .................................................................................................... 17

4.4. Apariencia de los estilos ................................................................................... 17

4.5. Crear un estilo ..................................................................................................... 18

4.6. Modificar un estilo ............................................................................................. 20

4.7. Borrar un estilo ................................................................................................... 21

5. Bordes y sombreados ................................................................................................ 22

5.1. Bordes ................................................................................................................... 22

5.2. Sombreado ........................................................................................................... 23

6. Numeración y viñetas ................................................................................................ 23

7. Diseño de página ........................................................................................................ 24

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7.1. Configuración de página ................................................................................... 24

7.2. Encabezados y pies de página ......................................................................... 28

7.3. Columnas periodísticas ..................................................................................... 30

7.4. Secciones.............................................................................................................. 32

8. Insertar tablas .............................................................................................................. 34

8.1. Crear tablas en Word ........................................................................................ 34

8.2. Convertir texto en tabla ................................................................................... 35

8.3. Propiedades y diseño de las tablas ................................................................ 35

8.4. Las tabulaciones ................................................................................................. 36

8.5. Convertir texto en tabla y tabla en texto ..................................................... 36

9. Insertar gráficos .......................................................................................................... 37

10. Revisar. Ortografía ................................................................................................. 38

10.1. Introducción .................................................................................................... 38

10.2. Revisar mientras se escribe ......................................................................... 39

10.3. Forzar la revisión ............................................................................................ 41

11. Opciones de correspondencia ............................................................................. 42

12. Opciones de vista ................................................................................................... 42

13. Opciones de impresión ......................................................................................... 44

14. La ayuda .................................................................................................................... 45

Resumen .................................................................................................................................... 46

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Introducción y objetivos

Hoy en día es importante saber utilizar un procesador de textos para crear, tratar,
elaborar y presentar información y escritos destinados a ser impresos o publicados
en Internet. En el presente curso veremos la utilización del editor de textos Microsoft
Office Word.

Los objetivos de esta unidad son:

• Crear documentos de texto para que sean adecuados al uso que se les va a
dar.
• Utilizar de forma eficiente las herramientas de un procesador de texto.

1. Introducción a Word. Grabación y recuperación de documentos

1.1. Conceptos básicos de un procesador de texto

Un procesador de textos es una herramienta que nos va a permitir trabajar cualquier

tipo de texto, desde textos sencillos a textos profesionales muy complejos. Podemos
crear textos, modificarlos, editarlos, imprimirlos, modificar su formato, insertar tablas
e imágenes, poner los textos en columnas y casi cualquier cosa que nos podamos
imaginar que tenga relación con el tratamiento de la información escrita.

Nota

Existen muchos procesadores de texto en el mercado, pero casi todos funcionan de

una forma muy parecida. De ese modo, los usuarios podemos utilizar cualquier tipo
de procesador, independientemente de quién lo haya desarrollado.

Dado el parecido de estos tratamientos de textos, nos vamos a centrar en el más

popular: Microsoft Word, el procesador de texto por excelencia y comercializado por
la empresa Microsoft.

Microsoft Word es, posiblemente, el procesador de texto más popular del mercado.
Es un potentísimo software desarrollado para el entorno Windows y es la
herramienta más intuitiva y profesional para el tratamiento y presentación de la
información escrita.

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La misión fundamental de Word es ayudarte a escribir, revisar, dar formato e

imprimir documentos. A partir de este objetivo, Word ofrece un conjunto de
funciones que permiten crear cualquier documento que te pueda imaginar: cartas,
memorandos, informes, boletines, ensayos, folletos e, incluso, correos electrónicos o
diseños de páginas web.

Para poder trabajar con la aplicación, lo primero que tendremos que hacer es abrirla.
Para ello tenemos diferentes opciones, si tenemos un acceso directo en el escritorio,
tan solo tendremos que clicar en ese acceso directo, si no es así, tendremos que ir al
botón de Inicio de Windows, buscar y seleccionar la opción de Microsoft y, dentro
de esta, clicar en Microsoft Word. También podemos ejecutar Word si lo tenemos
anclado en el menú de inicio o en la barra de tareas de Windows.

Documento de Word

Esta barra de arriba se conoce con el nombre de barra de herramientas de acceso

rápido. Esta barra contiene unos botones por defecto, pero es configurable, de modo
que podemos añadir o suprimir botones.

La pestaña Archivo siempre está destacada y la vemos en color azul. Este color se
podría llegar a modificar, pero por defecto este es su color. Cuando seleccionamos
cualquier otra pestaña de la cinta de opciones, la pestaña de archivo seguirá con su
color azul, pero la pestaña seleccionada se verá como resaltada respecto a las otras
pestañas.

Además, la pestaña Archivo es la única que, cuando la seleccionamos, se expande.

Las otras pestañas, cuando se seleccionan, nos muestran las opciones disponibles
dentro de cada una de sus pestañas.

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Menú de la pestaña Archivo

Ficha Inicio

Ficha Insertar

Ficha Diseño

Ficha Formato

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Ficha Referencias

Ficha Correspondencia

Ficha Revisar

Ficha Vista

1.2. Operaciones básicas

1.2.1. Crear un documento

Cuando creamos un documento en Word podemos elegir entre empezar con un

documento en blanco o dejar que una plantilla realice automáticamente la mayor
parte del trabajo. A partir de aquí, los pasos básicos para crear y compartir
documentos son los mismos.

En muchas ocasiones, resulta más sencillo crear un documento a partir de una

plantilla que empezar con una página en blanco.

Cuando iniciemos Word, podremos elegir una plantilla de la galería, hacer clic en una
categoría para ver otras plantillas o buscar otras plantillas en línea.

Si no queremos usar una plantilla, hacemos clic en Documento en blanco.

1.2.2. Abrir un documento

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Siempre que iniciemos Word veremos una lista de los documentos usados más
recientemente en la columna de la izquierda.

Abrir un documento

Si no aparece el documento que buscamos haremos clic en Examinar.

Si ya estamos en Word, hacemos clic en Archivo/Abrir y buscamos la ubicación del

archivo.

Nota

Cuando abrimos un documento creado en versiones anteriores de Word, veremos

Modo de compatibilidad en la barra de título de la ventana del documento. Podemos
trabajar en el modo de compatibilidad o actualizar el documento para que use Word
365.

1.2.3. Guardar un documento

Para guardar un documento por primera vez:

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• En la pestaña Archivo, hacemos clic en Guardar como.

• Buscamos la ubicación donde queremos guardar el documento.
• Clic en Guardar.

Nota

Para guardar el documento en el equipo, elegimos una carpeta en Este PC o hacemos

clic en Examinar.

Para guardar el documento en línea, elegimos una ubicación en línea en Guardar

como o hacemos clic en Agregar un sitio.

Una vez guardados los archivos en línea, podremos compartirlos, agregar

comentarios y trabajar en ellos en tiempo real. La opción por defecto suele ser
Guardar en OneDrive.

Word guarda los archivos automáticamente con el formato de archivo .docx. Si

deseamos guardar documentos en otro formato, hacemos clic en la lista Guardar
como tipo y seleccionamos el formato de archivo que deseemos.

Para guardar el documento y continuar trabajando con él: clic en Guardar de la Barra
de herramientas de acceso rápido.

Podemos activar el autoguardado para que Word se encargue de guardar cualquier

cambio que se vaya produciendo en el documento.

1.2.4. Leer documentos

Abrimos el documento en Modo Lectura para ocultar la mayor parte de los botones
y las herramientas.

• Abrimos el documento que queremos leer.

• Clic en Vista > Modo Lectura.

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Nota

Algunos documentos, como los documentos protegidos o los anexos, se abren

automáticamente en Modo Lectura.

Para movernos de una página a otra en un documento, haremos lo siguiente:

• Clic en las flechas situadas en los laterales izquierdo y derecho de las páginas.
• Presionar las teclas para avanzar o retroceder página, o la barra espaciadora
del teclado. También se pueden usar las teclas de dirección o la rueda del
ratón.
• Si estamos usando un dispositivo táctil, pasamos el contenido a izquierda o
derecha con el dedo.

Nota

Para poder volver a modificar el documento, haremos clic en Vista/Editar

documento.

2. Diseño y edición de documentos. Formato

2.1. Formato de carácter

Entendemos por formato de carácter aquel tipo de formato que se puede aplicar
directamente a un carácter, palabra, línea, frase o párrafo.

Este grupo de formatos lo vamos a encontrar en la ficha Inicio de la cinta de opciones

y nos permite modificar diferentes aspectos del contenido del documento.

Grupo Fuente

Este tipo de formato se puede aplicar de dos formas distintas:

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• Activar el formato, escribir el texto y desactivar el formato, una vez escrito el

texto.
Esta opción nos obliga a ir intercalando escritura del texto con el formateo del
mismo, activando y desactivando las diferentes opciones de formato. Esta
opción sería lo más parecido a lo que haríamos con una máquina de escribir
convencional.
• Escribir todo el texto y después ir seleccionando el texto que queremos
formatear y aplicar el formato correspondiente.
Es la opción más ágil, ya que por un lado primero escribimos el documento y
después vamos seleccionando y aplicando el formato que deseemos.

2.2. Formato de párrafo

Para cambiar las características de formato de un párrafo basta con seleccionarlo y

modificar las características que queramos.

Nota

Las características más importantes de formato de párrafo son la alineación y la

sangría, ambas están disponibles en la pestaña Inicio.

Alineación:

Botones para alinear un párrafo

Hay cuatro tipos de alineación:

Izquierda Centrada Derecha Justificada

Este párrafo tiene Este párrafo tiene Este párrafo tiene Este párrafo
establecida establecida establecida tiene una
alineación alineación alineación alineación
izquierda. centrada. derecha. justificada.

CTRL + Q CRTL + T CTRL + D CTRL + J

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Nota

Otra forma de definir la alineación del párrafo que se va a escribir es Escribir al Vuelo.
Esta función permite escribir en cualquier parte de la página directamente sin tener
que insertar líneas en blanco.

Sangría (Sangrado):

Botones para establecer sangrías

Aplicar una sangría a un párrafo es desplazar un poco el párrafo hacia la derecha o

izquierda. Se realiza seleccionando el párrafo y haciendo clic en uno de estos botones
de la pestaña Inicio, en el grupo Párrafo.

Desplazamos el párrafo 1,25 cm cada vez que hacemos clic en el botón, pero también
se puede desplazar a otro valor:

Ventana Párrafo

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Relación entre saltos de página y párrafo:

Al llegar al final de la página se produce un salto de página. Esto no supone ningún

problema, pero es posible que en un momento no quieras que un párrafo quede
dividido en dos páginas.

Para conseguir esto debemos activar la casilla Conservar líneas juntas, que se
encuentra en el cuadro de diálogo Párrafo/Líneas y saltos de página:

Párrafo/Líneas y saltos de página

3. Cortar, copiar y pegar textos

Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar; mientras
que cuando hablamos de cortar queremos decir quitar algo de un lugar para llevarlo
a otro.

Se pueden utilizar varios métodos.

Mediante el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio:

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• Seleccionamos el elemento (carácter, palabra, párrafo...) a copiar o cortar.

• Clic en el icono copiar o cortar de la pestaña Inicio/grupo Portapapeles.
• Colocar el cursor en el punto de destino y hacer clic en el icono pegar de la
pestaña Inicio/grupo Portapapeles.

Pestaña Inicio/grupo Portapapeles

Mediante el ratón:

Normal:

• Seleccionar con doble clic.

• Presionar el botón derecho.
• Elegir copiar o cortar en el menú contextual.

Menú contextual

• Ir a la posición donde vamos a copiar o pegar.

• Presionar botón derecho.
• Elegir pegar.

Rápida:

• Seleccionar con doble clic.

• Presionar el botón derecho.
• Cuando aparezca un pequeño cuadrado debajo del cursor, sin soltar, ir a la
posición donde vamos a copiar.
• Soltar el botón.
• Aparecerá un menú: elegir la opción Copiar aquí.

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Copiar aquí

Mediante el teclado:

• Seleccionar el texto. Con Mayús + flechas seleccionamos letras, con Mayús +

Ctrl + flechas, seleccionamos palabras.
• Copiar con Ctrl + C.
• Ir a la posición donde vamos a pegar y pulsar Ctrl + V.

Nota

Cuando copiamos o cortamos, Word se lo guarda en el portapapeles. De esta forma,

disponemos de los últimos 24 elementos que hemos copiado y, en cualquier
momento, podemos volver a copiar uno de ellos.

4. Estilos

4.1. Introducción

Los estilos sirven para indicar a cada elemento del texto cuál es su función en el
mismo, o cuál es su naturaleza.

Ejemplo

Existe el estilo Título 1 y el estilo Título 2. Los números no son simples formas de
diferenciar uno de otro, sino que denotan una jerarquía. El Título 1 será el título
principal, y el Título 2 será un título situado a un nivel inferior.

Los estilos incluyen un formato que se aplicará al texto y que cambiará aspectos
como su color, su tamaño o la distancia que mantendrá con los elementos
colindantes. Podremos escoger entre los formatos predeterminados o crear uno
personalizado.

Los encontraremos en la pestaña Inicio > grupo Estilos:

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Estilos

Nota

Para ver todos los estilos disponibles podemos utilizar el desplegable . También
podemos mostrar el Panel de estilos haciendo clic en el botón del extremo derecho
inferior del grupo Estilos o pulsando la combinación de teclas Ctrl + Alt + Mayús + S.

Botón para mostrar el Panel de estilos

4.2. Aplicar y quitar estilos

Por defecto, al escribir, aplicamos el estilo Normal, pero basta con hacer clic sobre
cualquier otro estilo para empezar a aplicarlo al texto que introduzcamos a
continuación. También podemos aplicar un estilo determinado a un texto ya escrito.
Para ello, lo seleccionamos y pulsamos sobre el estilo que deseemos.

Cuando observamos los estilos disponibles, vemos que hay uno para cada elemento
del documento:

1. Cita.
2. Énfasis.
3. Título.
4. Subtítulo.
5. Referencia.

Es importante que no los escojas por motivos estéticos, sino por ser la etiqueta más
adecuada para el tipo de texto. El formato se puede modificar, así que no debemos
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 Aplicaciones informáticas de gestión

preocuparnos por él. Sin embargo, a nivel estructural, supone muchas ventajas
escogerlos en función de la verdadera naturaleza del texto.

4.3. Borrar formato

Para cambiar un determinado texto a un estilo normal, podemos seleccionarlo y

aplicar el primer estilo llamado Normal. Pero, en ocasiones, Word no te permitirá
cambiarlo. Puede presentarte problemas cuando hayas especificado estilos distintos
en un mismo párrafo. En ese caso, hay que seleccionar el texto en cuestión, desplegar
el menú que muestra todos los estilos y pulsar Borrar formato:

Nota

También dispones de la opción Borrar todo en el panel de Estilos, que funciona

exactamente igual.

4.4. Apariencia de los estilos

Los estilos dependen del tema aplicado o formato del documento en la pestaña
Diseño. Si aplicamos un tema distinto al documento, se cambiará automáticamente
el formato de los estilos. De esta forma, lograremos un cambio radical de la imagen
del documento con tan solo un clic.

Desde la pestaña Diseño podremos combinar distintas configuraciones de colores y

fuentes que estarán definidos en los Temas de que dispongamos.

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Temas

Para utilizar la selección actual de estilos de forma predeterminada, haremos clic en

la opción Establecer como predeterminada.

Establecer como predeterminada

4.5. Crear un estilo

Si ninguno de los estilos disponibles por defecto es lo que buscamos, siempre

tendremos la opción de crear algunos personalizados. Para ello:

Lo primero será crear un estilo nuevo a partir de otro ya existente. Lo ideal es que
partamos de un estilo que tenga el nivel jerárquico que nos interesa. Por ejemplo, si
queremos crear un estilo de Título 1, partiremos de este mismo.

Lo seleccionaremos en el menú Estilos que se muestra a la derecha de Word y

seleccionamos el botón .

Se abrirá una ventana donde podremos darle un nombre al nuevo estilo y

al Aceptar se incluye en el listado junto al resto de estilos.

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 Aplicaciones informáticas de gestión

Ventana Crear nuevo estilo a partir del formato

Ahora disponemos de dos estilos iguales. Lo que vamos a hacer es modificar el nuevo
estilo. Para ello, hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre él y
seleccionamos la opción Modificar....

Opción Modificar

Se abrirá una ventana donde personalizar los distintos aspectos de formato: fuente,
tamaño de fuente, negrita, cursiva, subrayado, color, alineación, interlineado, sangría,
bordes... La vista previa y el cuadro de resumen de las características aplicadas te
ayudarán a hacerte una idea del resultado final.
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 Aplicaciones informáticas de gestión

Modificar estilo

Nota

Como norma general un estilo solo está disponible en el documento en el que se

crea.

4.6. Modificar un estilo

Opción Modificar

Como hemos visto, al crear un estilo, para modificarlo lo único que debemos hacer
es clic con el botón derecho del ratón sobre él en la cinta y seleccionar la opción
Modificar...

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 Aplicaciones informáticas de gestión

Pero también podemos modificarlos desde el panel. Para ello, situamos el cursor
sobre el nombre del estilo, sin hacer clic. Veremos que aparece un triángulo en el
lateral derecho. Hacemos clic en él para desplegar el menú de opciones de estilo,
entre las que se encuentra Modificar....

Nota

Un truco interesante que puede resultar muy útil es aplicar una Lista multinivel al
estilo Título 1. Con esta sencilla modificación se aplicará el formato de numeración
correcto a los subapartados de forma automática, como Título 2, Título 3, Título 4,
etc. Así, conseguiremos que los distintos apartados y subapartados que se van
creando se numeren automáticamente.

4.7. Borrar un estilo

Nota

Si eliminas un estilo, todo texto que estuviese utilizándolo quedará sin formato.

Para borrar un estilo debemos ir al panel Estilos y hacer clic en el triángulo de la

derecha del estilo en cuestión. Se desplegará el menú con la opción Revertir a...

Ilustración 1. Revertir a

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 Aplicaciones informáticas de gestión

Aparecerá un mensaje de confirmación de la eliminación. Pulsaremos en Sí, para

eliminar el estilo seleccionado.

Más información

Solo podrás borrar los estilos que hayas creado, no los que vienen por defecto con
Word.

También es importante saber que para borrarlos definitivamente debes hacerlo

desde el panel. Si eliges la opción Quitar de la galería de estilos rápidos desde el menú
contextual de un estilo de la cinta, no lo estarás eliminando realmente. Simplemente
estarás quitando el acceso directo a él de la cinta y el texto que utilice el estilo en
cuestión no perderá el formato.

5. Bordes y sombreados

5.1. Bordes

Para aplicar un borde:

• Seleccionamos el texto al que queremos aplicar el borde.

• En la ficha Inicio de la cinta de opciones, en la sección Párrafo, pulsamos la
flecha situada a la derecha del botón Bordes y elegimos Bordes y sombreado.
• Nos aparece el cuadro de diálogo bordes y sombreado.

Bordes

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5.2. Sombreado

Para sombrear un párrafo:

• Seleccionamos el texto.
• En la ficha Inicio de la cinta de opciones, en la sección Párrafo, pulsamos la
flecha situada a la derecha del botón Bordes y elegimos Bordes y sombreado.
• En el cuadro de diálogo que nos aparecer, seleccionamos la ficha Sombreado.

Bordes

6. Numeración y viñetas

Definición

Una lista no es más que un conjunto de elementos ligeramente tabulados y

precedidos por un símbolo, dibujo o número.

Se inserta un número o viñeta por cada párrafo, es decir, a continuación de la tecla

Intro. Si quieres que dos elementos estén en la misma viñeta, deberás separarlos por
un salto de línea pulsando Mayús + Intro en vez de Intro.

Lista con Viñetas: Lista Numerada:

• Aceite 1. Aceite
• Sal 2. Sal

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• Pimienta 3. Pimienta
• Carne: 4. Carne:
o Hamburguesa o Hamburguesa
o Solomillo o Solomillo
o Costillas o Costillas

7. Diseño de página

7.1. Configuración de página

Configurar la página se refiere a establecer parámetros que están involucrados,

principalmente, con la impresión de un documento. Estos parámetros pueden ser:
márgenes, orientación de la página y tamaño del papel, entre otros.

Nota

Se recomienda que, en el momento de planear el contenido de un documento y antes

de iniciar el proceso de formato, se configure la página para establecer valores que
afectan directamente a la posición del texto dentro de la página, tales como: tamaño
de la hoja, márgenes y orientación de la página.

¿Cómo se configura una página?:

Desde la pestaña Disposición, podemos efectuar una serie de modificaciones, como

Márgenes, Orientación, Tamaño, Columnas, Saltos, Numeración de líneas, incluso
activar los guiones:

Configurar página

La opción de Márgenes nos permite modificar todos los márgenes de la hoja.

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 Aplicaciones informáticas de gestión

Despliegue del botón Márgenes

Disponemos de una serie de márgenes ya preestablecidos: Normal, Estrecho,

Moderado, Ancho y Reflejado. Si seleccionamos Márgenes personalizados, veremos
el cuadro de diálogo de Configurar página.

La orientación puede ser vertical u horizontal.

El tamaño se refiere al tamaño de la página. Podemos optar por diferentes opciones

preestablecidas o seleccionar la última opción, Más formatos de papel, si el nuestro
no se encuentra en la lista o es un tamaño de papel personalizado.

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 Aplicaciones informáticas de gestión

Desplegable Tamaño

En Columnas podemos seleccionar el número de columnas que tendrá nuestra

página. Comienza a partir de dos porque por defecto todo documento de Word tiene
una sola columna.

Botón Columnas desplegado

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 Aplicaciones informáticas de gestión

Si seleccionamos Más columnas nos aparece el cuadro de diálogo que nos permite
gestionar la distancia entre columnas, la opción de poder poner una línea entre
columnas, etc.

Cuadro de diálogo Columnas

La opción de Saltos se refiere a dos posibles tipos de saltos:

• Saltos de página.
• Saltos de sección.

Botón Saltos desplegado

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 Aplicaciones informáticas de gestión

o Página.

Marca la posición en la que comienza una nueva página. Esta opción se

utiliza cuando nos interesa que en la página siguiente se inicie, por
ejemplo, un capítulo de un libro, un informe, etc. Llegue donde llegue
la página anterior, la siguiente siempre empezará en página nueva.

o Columna.

Este tipo de salto se realiza cuando estamos trabajando con un

documento que tiene dos o más columnas y nos interesa saltar de la
columna actual a la siguiente.

o Ajuste del texto.

Separa los textos alrededor de los objetos de páginas web, como el

texto del título del cuerpo del documento.

7.2. Encabezados y pies de página

Definición

Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio de cada

página. Esto es útil para escribir textos como, por ejemplo, el título del trabajo que
se está escribiendo, el autor, la fecha, etc.

Encabezado y pie de página

Si hacemos clic en Editar encabezado o Editar pie de página, se mostrará una nueva
pestaña, Encabezado y pie de página, que contiene los iconos con todas las opciones
disponibles:

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 Aplicaciones informáticas de gestión

Elementos rápidos. Permite, desde la opción Propiedad del documento, escoger

distintos elementos de un listado desplegable. En ocasiones esta opción ahorra
tiempo ya que permite, por ejemplo, insertar con un solo clic al autor del documento
o la fecha.

Opciones propiedades del documento

Primera página diferente. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado

y pie diferente para la primera página. Esta opción está pensada, por ejemplo, para
cuando la primera página es la portada del documento y no conviene que aparezca
el mismo encabezado o pie con el número de la página.

Páginas pares e impares diferentes. Si marcamos esta casilla podemos definir un

encabezado y pie diferente para las páginas pares e impares. Por ejemplo, para
imprimir el número de página, se imprime a la izquierda en las páginas impares y en
las páginas pares imprimirlo a la derecha.

Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de página finalizaremos

haciendo clic en el botón Cerrar encabezado y pie de página.

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 Aplicaciones informáticas de gestión

Además, aparece el encabezado delimitado por una línea punteada y con los
elementos que lo contienen en modo edición:

Encabezado

7.3. Columnas periodísticas

Para definir columnas periodísticas en una parte del documento hay que tener en
cuenta que se trata de un formato de sección, al igual que la numeración de páginas
o los encabezados y pies de página.

Las columnas de tipo periodístico solo se visualizan correctamente en la vista Diseño

de Impresión y en la Vista Preliminar. En cualquier otra forma de visualización no se
ven las columnas lado a lado, sino unas debajo de otras, sin diferenciarse los finales
de columna. Por tanto, al igual que en la mayoría de los formatos, es aconsejable
trabajar en la vista Diseño de impresión.

Saltos de columna:

El texto de una columna fluye hasta el final de página, salvo que realice saltos de
columna, y será entonces cuando comience una nueva columna. Si se desea cortar
una columna en un lugar determinado e iniciar a partir de ese punto la siguiente
columna, se puede insertar un salto de columna.

Los saltos de columna se visualizan como saltos de columna reales en la Vista

preliminar y en la Vista diseño de impresión, pero no en las demás. Si se quiere
visualizar el salto de columna, activamos en cualquier visualización el botón Mostrar
u ocultar ¶. De este modo, los saltos de columna se mostrarán como una línea
discontinua con la etiqueta “Salto de columna” en el centro.

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 Aplicaciones informáticas de gestión

Los saltos de columna, al igual que otros saltos en Word (como los saltos de sección
o los saltos de página manuales) se pueden eliminar. Para ello, pulsar el botón
Mostrar u ocultar ¶ y buscar, al final de la columna donde se insertó, el salto de
sección. Una vez localizado, situar el punto de inserción delante del mismo y pulsar
Suprimir.

Aplicar columnas en distintos espacios dentro del documento:

Dentro de un mismo documento se pueden crear zonas con diferente número de

columnas periodísticas:

Igualar las columnas:

Para lograr que las columnas queden equilibradas, no hay que insertar saltos de
columna en ningún punto de las columnas, sino que, situando el punto de inserción
al final de la última columna, se debe insertar un salto de sección continuo.

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 Aplicaciones informáticas de gestión

Ejemplo de dos columnas sin equilibrar y dos columnas equilibradas

7.4. Secciones

Los saltos de sección de Word indican cuándo acaba un determinado apartado o

sección. Esto permite que los elementos que comúnmente se aplican a todo el
documento por igual, como el pie de página o las tabulaciones, cesen en un
determinado punto, para poder configurarlos de forma distinta a continuación.
Puede resultar muy útil para aplicar un formato distinto en las páginas de un mismo
documento o bien en distintas zonas de la misma página.

Nota

Las posibilidades son muchas, por ejemplo, podríamos:

1. Tener una única columna en la primera mitad de la página y dos columnas en

la mitad restante.

2. Aplicar una numeración de páginas que empezara de nuevo en cada uno de

los temas o capítulos

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 Aplicaciones informáticas de gestión

3. Establecer un tamaño de página y orientación distintas en un mismo

documento.

4. Aplicar márgenes distintos a una página en concreto, independientemente de

los establecidos en el documento, etc.

Para incluir un salto de sección en el documento, nos situamos en la ficha Disposición

> grupo Configurar página > desplegamos el menú Saltos y escogemos cualquiera de
las opciones de la categoría Saltos de sección:

Tipos de saltos y definiciones

Eliminar un salto de sección:

Para eliminar un salto de sección debemos:

• Cambiar a la vista Borrador desde la pestaña Vista.

• Situar el cursor en la línea que representa el salto.
• Pulsar la tecla Supr.

Importante

Al eliminar un salto de sección, Word interpreta que ahora todo forma parte del
mismo apartado y, por tanto, se pierde el formato específico de la sección
inmediatamente superior al salto para adoptar el de la sección inferior.

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 Aplicaciones informáticas de gestión

8. Insertar tablas

8.1. Crear tablas en Word

Las tablas de Word son una manera rápida y fácil de organizar y ajustar columnas de
texto y números. Las tablas son una alternativa al uso de tabulaciones, además de
que se pueden utilizar para fines diferentes. Básicamente, sirven para ordenar el
diseño de un documento.

Al agregar bordes y sombra a una tabla se pueden crear varios tipos de fichas. Para
boletines informativos y folletos se pueden crear interesantes diseños de página con
columnas de texto lado a lado y gráficos.

Junto a las imágenes, los cuadros de texto, los vínculos, los vídeos y los gráficos,
Word permite insertar tablas en un documento, al estilo de las hojas de cálculo, pero
más sencillas.

Desde Insertar/Tabla es posible crear una tabla con las filas y columnas que
queramos a partir de una selección de cuadrados.

Insertar tabla

Más información

En Insertar/Tabla también encontraremos la opción de dibujar la tabla a mano e,

incluso, integrar una hoja de cálculo de Excel dentro de Word.

Word nos ofrece una selección de tablas preconfiguradas.

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Con la opción Tablas rápidas podrás insertar un calendario, una lista tabular, una
matriz o una tabla doble.

8.2. Convertir texto en tabla

Word permite crear una tabla a partir de un texto ya creado. Para ello:

• Emplearemos separadores, como comas o tabulaciones, para definir las

columnas y marcas de párrafo para definir las filas.
• Luego seleccionamos ese texto y vamos a Insertar/Tabla/Convertir texto en
tabla.
• En la ventana de opciones podremos personalizar la tabla e indicar qué
separadores hemos empleado para que divida el texto en filas y columnas.

Word también admite el paso inverso, es decir, convertir una tabla en texto. Para
ello:

• Vamos a Herramientas de tabla/Diseño/Convertir a texto.

• En el menú que se abrirá tendremos la opción de elegir con qué separadores
dividir el texto convertido.

8.3. Propiedades y diseño de las tablas

Una vez creada la tabla en Word es posible hacer cambios desde sus propiedades.
Haciendo clic derecho en la tabla encontraremos la opción Propiedades de tabla,
organizada en pestañas.

Podemos personalizar el ancho de filas y columnas, ajustar el texto dentro de las

celdas e, incluso, tenemos la posibilidad de añadir un título y una descripción a
nuestra tabla en Word.

Otro aspecto muy interesante, desde el punto de vista del aspecto de nuestra tabla,
es que, desde la pestaña Diseño de Word, dispondremos de combinaciones de
colores para cambiar el aspecto de la tabla.

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Propiedades y diseño de las tablas

8.4. Las tabulaciones

Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando
pulsamos la tecla de tabulación Tab.

Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas, pueden ser muy útiles las
tabulaciones.

8.5. Convertir texto en tabla y tabla en texto

Para convertir texto en tabla, vamos a insertar caracteres separados (tabulaciones,

en este caso) para indicar dónde dividir el texto en columnas de tabla y hacemos clic
en la marca de párrafo Mostrar u Ocultar, dentro de la pestaña Inicio, para poder ver
cómo se separa el texto del documento.

Seleccionamos el texto y hacemos clic en Insertar/Tabla/Convertir texto en tabla.

Elegimos 3 columnas, 2 filas y separamos el texto en Tabulaciones.

Para convertir esta misma tabla otra vez en texto, seleccionamos la tabla y, en la
pestaña Disposición, en el grupo Datos, hacemos clic en Convertir texto a.

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En el cuadro Convertir en texto, vamos a Separar texto en y hacemos clic en el

carácter separador. Las filas se separan con marcas de párrafo.

9. Insertar gráficos

Word utiliza Excel para representar información numérica de forma gráfica.

En la pestaña Insertar hacemos clic en el botón Gráfico del grupo Ilustraciones.

Aparecerá un cuadro de diálogo desde donde podremos seleccionar el tipo de gráfico
que necesitamos. Seleccionaremos uno de la lista y pulsamos Aceptar.

Aparecerá el gráfico y la hoja de Excel que nos servirá como punto de partida.

Gráfico

Hoja de Excel

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Como puedes observar, el gráfico que se ha insertado representa a la tabla de datos

de ejemplo de Excel. Para introducir valores en la hoja de datos, bastará hacer clic en
cada casilla e introducir nuevos datos y nombres para las series y categorías. El
gráfico se dibujará automáticamente a partir de los datos introducidos.

Nota

Podemos modificar el tipo de gráfico, desde la cinta de opciones, en la

pestaña Diseño de gráfico.

Pestaña Diseño de gráfico

Y desde la pestaña Formato podrás editar las opciones de presentación del gráfico,
como sus ejes, leyenda, títulos, etiquetas, etc.

Pestaña Formato

10. Revisar. Ortografía

10.1. Introducción

La revisión ortográfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los

procesadores de texto. La revisión ortográfica consiste en comprobar que las
palabras de nuestro texto no son erróneas y la revisión gramatical trata de que las
frases no contengan errores gramaticales como por ejemplo “Los libros son buenas”;
donde no concuerdan el género del sujeto y del adjetivo.

Nota

Conviene saber que revisar un documento y que Word no encuentre ningún error
no quiere decir que sea así. Hay errores que Word no puede detectar puesto que
dependen del contexto.

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La forma que tiene Word para detectar las palabras erróneas es comprobar si las
palabras de nuestro documento existen en el diccionario que lleva incorporado, junto
con algunas reglas gramaticales. Lo que no es capaz de hacer Word, por el momento,
es discernir el significado de las palabras en cada contexto.

Ejemplo

Si escribimos “La bibliografía del gran escritor Miguel Delibes es muy basta” y “¡Vasta
ya de gritar!” Word no detectará ningún error puesto que tanto “basta” como “vasta”
son palabras correctas que existen en el diccionario, aunque en el primer caso la
palabra correcta es “vasta” y en el segundo caso “basta”.

10.2. Revisar mientras se escribe

De forma predeterminada, Word irá subrayando con una línea ondulada las palabras
que considere que contienen errores ortográficos en rojo y las que considere que
contienen errores gramaticales en azul. Lo hará a medida que vayamos escribiendo,
sin necesidad de solicitar la revisión de forma expresa.

Ejemplo

Para corregir el error debemos colocar el cursor sobre la palabra subrayada y pulsar
el botón derecho del ratón. Entonces aparecerá el menú contextual que nos permitirá
elegir una de las palabras sugeridas.

Sugerencias del menú contextual

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Sugerencias del menú contextual

Más información

Además de las palabras sugeridas, en el menú contextual encontramos varias

opciones interesantes:

- Omitir. En ocasiones el corrector se equivoca, o simplemente estamos

utilizando nombres propios o marcas que no están incluidos en el diccionario.
En tal caso, debemos omitir el error. Si queremos que no vuelva a identificar
esta palabra como un error a lo largo del documento, debemos
seleccionar Omitir todas. Los fallos gramaticales se basan en que la palabra en
sí no tiene ningún error, el error es producido por su dependencia con el
contexto, por ese motivo, no podremos omitir todas, sino que deberemos
Omitir una vez.

- Agregar al diccionario. Añade la palabra subrayada al diccionario

personalizado y no la volverá a mostrar subrayada.

- Autocorrección. La autocorrección permite que Word substituya

automáticamente la palabra errónea por otra de la lista de sugeridas mientras
la escribimos.

- Idioma. Al hacer clic aparecerá una lista para que seleccionemos el nuevo
idioma.

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- Ortografía... / Gramática... Si hacemos clic aquí aparecerá un cuadro de

diálogo que nos ayuda a realizar la revisión de todo el documento sin
necesidad de ir palabra por palabra.

- Buscar. Se trata de una nueva opción de Word 2010. Permite realizar una
búsqueda de la palabra en los distintos diccionarios instalados, así como en
Internet. Puede resultar útil si pretendes utilizar palabras coloquiales no
aceptadas por los diccionarios, pero sí popularmente o en determinadas
jergas.

Nota

Tener activada la opción de revisar mientras se escribe puede causar que, en

documentos extensos, la carga del documento resulte lenta. Esto se debe a que, al
abrir el archivo, se revisará automáticamente todo su contenido. Si utilizamos Word
en archivos extensos o para revisar y visualizar lo que han escrito otras personas, no
nos interesará tener activa la corrección. En ese caso, te recomendamos que la
desactives.

10.3. Forzar la revisión

Si no queremos ir cambiando cada una de las palabras manualmente, podemos

recurrir a forzar la revisión una vez hayamos terminado de escribir. Lo haremos desde
la pestaña Revisar > grupo Revisión > opción Editor, o bien pulsando la tecla F7.

Botón Editor

Word comenzará a efectuar la revisión ortográfica y cuando encuentre un posible

error se detendrá y lo mostrará en el cuadro de diálogo Ortografía y gramática, que
nos permitirá decidir qué hacer.

Editor gramatical Editor ortográfico

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Editor gramatical Editor ortográfico

Para cambiar la palabra errónea por la sugerida únicamente debemos clicar en la

sugerencia que nos interesa.

11. Opciones de correspondencia

Ficha correspondencia

12. Opciones de vista

Nota

Antes de imprimir es interesante echar un vistazo al aspecto general del documento

para ver si está todo correcto.

Para ello, nos aseguraremos de que estamos viendo el documento en Vista de

impresión. En la pestaña Vista tiene que estar seleccionado Diseño de impresión, o
bien debemos comprobar que en la barra de estado esté marcada esta opción.
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Opción Vista de impresión

Esta vista presenta la página tal y como se imprimirá, con gráficos, imágenes,
encabezados y pies de página, etc.

Desde la pestaña Vista tenemos las siguientes opciones:

Ilustración 2. Zoom

El botón Zoom se utiliza cuando tenemos más de 15 páginas y queremos verlas

todas. Este botón abre la siguiente ventana:

Ventana Zoom

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Hacemos clic en el botón con forma de monitor y se desplegará un submenú donde

podremos seleccionar cuántas páginas queremos ver y cómo deberán estar
organizadas.

El botón Una página ajustará la página al espacio que tenga en la pantalla, para que
quepa completamente.

Con el botón Varias páginas, dependiendo del número de páginas que tenga nuestro
documento, podremos ver dos o más páginas, normalmente dos en horizontal y el
resto por debajo de estas.

13. Opciones de impresión

Para imprimir un documento podemos pulsar las teclas CTRL + P o bien ir a la pestaña
Archivo y seleccionar Imprimir. En la pantalla verás las opciones de impresión, tal y
como se muestra en la siguiente imagen:

Imprimir

En la zona izquierda de la ventana dispondremos de una serie de opciones de

configuración de la impresión, que nos permitirán:

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• Elegir cuántas copias imprimir del documento.

• Escoger qué impresora queremos utilizar en la impresión del documento, en
caso de que no queramos utilizar la predeterminada que viene seleccionada
por defecto.
• Modificar las Propiedades de impresora seleccionada para, por ejemplo,
imprimir en blanco y negro.
• Qué hojas imprimir: las hojas activas, todo el libro, o bien la selección
realizada.
• La intercalación. Cuando imprimimos varias copias sin intercalación se
imprime X veces cada página, por ejemplo: 1;1;1, 2;2;2, 3;3;3, 4;4;4. Sería la
impresión de tres copias de un documento que ocupa cuatro páginas. En
cambio, si utilizamos el intercalado, se imprime el trabajo completo, una vez
tras otra. El mismo ejemplo sería: 1;2;3;4, 1;2;3;4, 1;2;3;4.
• La orientación y el tamaño del papel.
• Modificar los márgenes.
• Escoger cuántas páginas se incluirán en cada hoja impresa.
• Acceder a la configuración de página.

Ventana de impresión. Aquí podrás ver una vista previa del documento tal y como
se imprimirá. Si te gusta el resultado será suficiente con pulsar el botón Imprimir y ya
dispondrás de tu copia impresa.

14. La ayuda

Se puede acceder a la ayuda de la aplicación pulsando la tecla F1 o pulsando la

ficha Ayuda:

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Ayuda

Resumen

En esta unidad hemos visto:

• Las funciones básicas de un procesador de texto; cómo configurar y

personalizar el entorno de trabajo.
• Cómo realizar acciones tales como:
o Crear nuevos documentos.
o Editarlos para poder modificar su contenido y su aspecto (formato).
o Preparar el documento para tener una vista previa e imprimirlo.

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