MÓDULO 1

EXCEL 2016: FUNDAMENTOS

ÍNDICE

EXCEL 2016: FUNDAMENTOS ............................................................................ 3

CONCEPTOS FUNDAMENTALES ............................................................................... 3
Introducción ........................................................................................................ 3
Objetivos .............................................................................................................. 4
Entorno ................................................................................................................. 5
Guardar .............................................................................................................. 13
Vistas .................................................................................................................. 16
Resumen............................................................................................................. 19
GESTIÓN DE ARCHIVOS EXCEL ............................................................................. 24
Introducción ...................................................................................................... 24
Objetivos ............................................................................................................ 25
Trabajar con libros ............................................................................................. 26
Trabajar con hojas ............................................................................................ 30
Trabajar con celdas .......................................................................................... 35
Revisar y compartir libros ................................................................................. 40
Desplazarse y buscar ........................................................................................ 52
Resumen............................................................................................................. 59
INTRODUCIR DATOS ............................................................................................... 63
Introducción ...................................................................................................... 63
Objetivos ............................................................................................................ 64
Introducir y modificar datos ............................................................................. 65
Tipos de datos .................................................................................................... 69
Autorrellenar ...................................................................................................... 71
Relleno rápido ................................................................................................... 74
Series de datos .................................................................................................. 77
Pegado especial ............................................................................................... 80
Resumen............................................................................................................. 84

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EXCEL 2016: FUNDAMENTOS
CONCEPTOS FUNDAMENTALES
Introducción

Bienvenidos a este curso en el que abordaremos los conceptos y técnicas fundamentales para
trabajar con la hoja de cálculo de Excel.

Cualquier tarea que realizamos en Excel requiere tener algunas habilidades básicas como abrir
y salir de la aplicación; conocer la interfaz (la cinta de opciones o la pestaña Archivo); así como
saber guardar correctamente el libro de Excel y en la ubicación deseada. Por esta razón
dedicaremos esta primera sección a presentar los conceptos fundamentales del entorno de
Excel 20161.

¡Comenzamos…!

1
Las imágenes y vídeos están capturadas con la última versión de Excel 2016, podría ocurrir que no coincidan
exactamente con tu versión.

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 Objetivos

 Conocer el entorno e interfaz de Excel 2016.

 Identificar los elementos que conforman la ventana de trabajo de Excel.

 Diferenciar las formas de visualización de una hoja de cálculo.

 Manejar las operaciones básicas: ejecutar, guardar y salir de un libro de trabajo de

Excel.

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 Entorno

Excel es una aplicación con múltiples funcionalidades y comandos de cinta (menús). Es muy
fácil perderse si es la primera vez que se accede.

Estas son las habilidades básicas que debes conocer y explicaremos a continuación:

1. Saber ejecutar la aplicación.

2. Conocer la ventana de Excel para acceder a las herramientas de trabajo.
3. Saber cerrar y salir de la aplicación.
4. Conocer las características y funciones de la pestaña Archivo.
5. Utilizar la Ayuda.

1. ¿Cómo ejecutar o abrir la aplicación?

Puedes ejecutar o abrir Microsoft Excel 2016 de varias formas:

1. Si no dispones de un acceso directo en el escritorio de tu equipo ve al botón de Inicio

(Windows) en el listado de todas las aplicaciones instaladas, y desplázate hasta el
grupo de aplicaciones que empiezan por la letra E. Haz clic en Excel.

2. También puedes escribir Excel en el cuadro de búsqueda de la barra de tareas de

Windows.

Haz clic sobre el icono de la aplicación para abrir Excel.

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Una vez que hayas ejecutado la aplicación se mostrará una ventana como esta.

Desde aquí podrás abrir un libro nuevo:

• Desde la opción del panel de la izquierda, Nuevo.

• Haciendo clic sobre Libro en blanco.
• O bien, elegir abrir alguna de las plantillas que Excel pone a disposición del usuario.

Para cargar un archivo de Excel que tengas guardado en tu equipo utiliza la opción Abrir.

Te resultará especialmente útil tener un acceso a Excel en la barra de tareas o anclado

en el menú de Inicio, para ello basta con pulsar con el botón derecho del ratón sobre el
icono de la aplicación.

• Se mostrará la opción Anclar a Inicio para que se muestre el icono en el menú

Inicio.
• O la opción Más> Anclar a la barra de tareas para situar el icono en la barra de
tareas.

Elige la que más te guste o las dos.

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 Si deseas tener un acceso directo en el escritorio, basta arrastrar el icono de Excel desde
el menú de Inicio al Escritorio, se habrá generado un acceso directo a la aplicación.

2. Ventana de trabajo de Excel

La ventana que se mostrará al ejecutar la aplicación contendrá los siguientes elementos:

1. Barra de acceso rápido.

La barra de acceso rápido contiene las operaciones que más utilizamos como Guardar,
Deshacer o Rehacer. También es personalizable, puedes añadir más comandos
desplegando las opciones que se muestran al pulsar sobre el icono en forma de flecha.

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2. Barra de Título.
Esta barra muestra el nombre del archivo con el que estás trabajando. Cuando Excel
ejecuta un libro nuevo, en blanco, le asigna el nombre Libro1, Libro2,…; una vez que
guardes el archivo se mostrará el nombre que le hayas asignado.
A la derecha de la barra se encuentran los botones para configurar las Opciones de
presentación de la cinta de opciones, Minimizar, Maximizar y Cerrar.

3. Cinta de opciones
La Cinta de opciones se introdujo a partir de la versión 2007 la cual nos presenta una
nueva forma de organizar los comandos o herramientas de Excel en pestañas o fichas.

Dentro de cada ficha los comandos pueden pertenecer a un grupo. Por ejemplo,
dentro de la ficha Insertar se encuentra al grupo de herramientas Tablas que contiene
los comandos Tabla dinámica, Tablas dinámicas recomendadas, y Tabla.

4. Barra de fórmulas
La barra de fórmulas muestra el contenido de la celda en la que estemos situados,
llamada celda activa. Estudiaremos con más detalle todos sus elementos más
adelante.

5. Cuadrícula (filas y columnas).

La cuadrícula organizada en filas y columnas es lo que llamamos hoja de Excel. En su
parte inferior se encuentra la barra de etiquetas que te permitirá desplazarte por las
distintas hojas del libro de trabajo. Por defecto, cuando abrimos un libro se activa una
hoja o varias con el nombre Hoja1, Hoja2, …, que podrás cambiar y personalizar a tu
gusto.

6. Barra de estado.
Esta barra muestra el estado en el que se encuentra el libro de trabajo abierto y
contiene herramientas que iremos viendo a lo largo del curso, por ejemplo, como
realizar zoom o cambiar la vista de la hoja de trabajo.

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3. ¿Cómo cerrar y salir de la aplicación?

Para cerrar o salir de la aplicación debes realizar alguna de estas acciones:

• Hacer clic en el botón Cerrar, que se encuentra en la parte superior derecha de

la ventana de Excel.

• También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4; con esta combinación de

teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.

• Hacer clic sobre la pestaña Archivo y elegir la opción Cerrar.

4. Pestaña Archivo

Desde la pestaña Archivo, podrás administrar los archivos y datos, es decir, es donde se
realizan las acciones de crear, guardar, imprimir, inspeccionar metadatos ocultos o
información personal y definir las opciones de configuración.

Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento debes pulsar la tecla ESC o hacer clic en el
icono con forma de flecha situado en la esquina superior izquierda.

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5. Ayuda
Tenemos varios métodos para consultar la Ayuda de Excel.

• Utilizar el cuadro de búsqueda situado en la barra de Título para introducir el término

a buscar.

• Pulsar sobre la tecla F1.

Se ejecutará el navegador y abrirá la página de Office.com para buscar en tutoriales,
artículos, vídeos, etc.

• O utilizar un método adicional que se ha implementado a partir de la versión Excel

2016, que es la Búsqueda inteligente.
Utiliza tecnología de IA para mostrar resultados de búsqueda relacionados con el
término introducido y sin salir de la aplicación.
Puedes acceder desde el menú contextual que aparece al pulsar con el botón derecho
(secundario) del ratón. Elige la opción Búsqueda inteligente.

En el siguiente vídeo explicaremos cómo utilizar el entorno de trabajo de Microsoft Excel.

<<(Texto vídeo) Iniciar Excel, explorar el entorno y salir de Excel.

Bienvenidos al curso Excel 2016: Fundamentos. Voy a compartir con vosotros una serie
de vídeo demostraciones que os ayudarán a comprender y mejorar vuestras habilidades
en el uso de Excel. En este primer vídeo vamos a comenzar ejecutando la aplicación.

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Tenemos varias formas de hacerlo. Introducir la palabra Excel en el cuadro de búsqueda
de la barra de tareas del escritorio de Windows, para que se muestre el icono de la
aplicación y poder abrir desde aquí Excel.

Otra forma sería ir a Todas las aplicaciones y en la letra E hacer clic sobre el icono Excel.
Sin embargo, lo que voy a hacer es pulsar con el botón derecho del ratón y observa cómo
podemos anclar el icono al Inicio. También es posible, si pulsamos en Más, anclar a la
barra de tareas. Pero lo que voy a hacer es arrastrar el icono a cualquier parte del
escritorio. Observa como acabo de crear un acceso directo a la aplicación Excel.

Recuerda… podemos buscar Excel y desde aquí abrir la aplicación o bien en Todas las
aplicaciones, en el menú de Inicio, en la barra de tareas o un acceso directo que hayamos
creado.

Ahora vamos a hacer clic sobre el acceso directo y vemos que se ejecuta la aplicación. En
este panel podrás abrir un libro nuevo u otro ya existente. También puedes abrir un libro
en blanco desde aquí o cualquiera de las plantillas disponibles.

Desde el área inferior puedes acceder a los libros que has utilizado recientemente o los
que has anclado, para tener un rápido acceso a ellos. Por ejemplo, vamos a anclar este
libro que utilizo con frecuencia.

Pulso sobre el icono con forma de chincheta y se sitúa el enlace en los documentos
anclados. Cada vez que necesites abrir este libro bastará con ir a anclados y abrirlo desde
este enlace.

Ahora voy a abrir libro en blanco, desde aquí. Si ya estás familiarizado con Excel
conocerás la pantalla que se muestra. Aun así, permíteme que te muestre los elementos
principales que componen la ventana de Excel.

La barra de título, que ves en esta parte superior, muestra el nombre del documento
abierto. Como aún no lo hemos guardado con un nombre diferente, Excel por defecto le
asigna el nombre Libro1. Aquí estás viendo los botones para minimizar la ventana,
maximizar o cerrar la aplicación.

Aquí estás viendo la barra de acceso rápido que contiene las opciones que se utilizan con
más frecuencia. Es posible que no veas los mismos botones que estás viendo en pantalla,
en tu Excel, , esto sucede porque tengo personalizada la barra de acceso rápido. Puedes
añadir más comandos si haces clic sobre esta flecha y marcar o desmarcar los botones
que quieras ver en la barra.

Por ejemplo, voy a añadir Nuevo para poder abrir un libro nuevo desde aquí. Si necesitas
otro comando que no se encuentra en esta lista, pulsa sobre Más comandos. Y desde
este cuadro podrás agregar o quitar cualquier comando que selecciones.

Pasamos a la cinta de opciones; es la muestra las herramientas de trabajo de la hoja de

Excel, está organizada en pestañas; al hacer clic sobre cualquiera de las pestañas
accedemos a la ficha con sus opciones, que a su vez, se organizan en grupos de
herramientas.

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Esta cinta de opciones es posible ocultarla desde este botón, ocultar automáticamente,
mostrar las pestañas o mostrar pestañas y comandos. Aunque también es posible
hacerlo si pulsas sobre esta flecha. De esta forma ocultas la cinta de opciones y se amplía
tu espacio de trabajo. Para mostrar de nuevo la cinta hacemos clic en cualquier pestaña
y en el botón con forma de chincheta hacemos clic para que se quede anclada en esta
parte superior.

Las barras de desplazamiento nos permiten movernos y ver todas las celdas que tiene
nuestra hoja. Aquí en la parte inferior vemos más elementos como por ejemplo el zoom,
para ampliar o reducir la vista de nuestra hoja y los iconos para cambiar la vista de
página de Excel. Aquí se encuentran las pestañas de cada hoja del libro de trabajo para
añadir… haciendo clic en el botón más y se añadiría una nueva hoja.

Y ahora solo nos queda la pestaña ARCHIVO. Hacemos clic en Archivo y observa que cada
opción de menú lateral despliega su propio panel. A medida que vayamos avanzando en
el curso iremos explicando las opciones de la pestaña Archivo. Y, por último, podemos
cerrar la aplicación Excel también desde aquí. Si no hemos guardado el archivo Excel nos
preguntará si queremos guardar los cambios antes de cerrar. No voy a guardar los
cambios…

Y con esto hemos terminado este vídeo en el que has aprendido a ejecutar y salir de
Excel, así como, reconocer los elementos que conforman el entorno de trabajo. Espero
que te haya resultado útil, nos vemos en el próximo vídeo y muchísimas gracias por tu
atención. >>

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 Guardar

Sea cual sea el lugar en el que desees guardar tu libro de trabajo se realiza en la pestaña
Archivo.

• Para guardar un libro por primera vez o guardar en una ubicación distinta a la que
fue guardado la primera vez, debes usar la opción Guardar como.

• Para guardar un libro por segunda y sucesivas veces en la misma ubicación debes
usar la opción Guardar o la combinación de teclas Ctrl + G.

Pasos a seguir para guardar un libro de Excel:

1. Haz clic en Archivo > Guardar como. Selecciona Este PC para guardar en tu equipo.

2. Escribe el nombre del archivo en el cuadro situado en el bloque de la derecha debajo

del icono de carpeta.

a. Selecciona la carpeta en la que deseas que se almacene, por defecto, se

muestra Documentos.

b. Y el tipo de archivo, la extensión con la que deseas guardarlo; la extensión

para los libros de Excel es *.xlsx, sin embargo, puedes elegir cualquier otra
de las que se muestran en la lista que se despliega al pulsar sobre la flecha
situada a la derecha del cuadro.

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3. Para guardar en otra ubicación haz clic en Examinar o en Más opciones. Te mostrará
la ventana del Explorador desde donde podrás cambiar la ubicación del libro de
trabajo, nombre y extensión.

4. Una vez que hayas terminado pulsa sobre el botón Guardar.

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AUTOGUARDADO

Autoguardado es una característica que guarda el archivo automáticamente, cada pocos

minutos, a medida que trabajas.

Puedes configurar esta característica desde la pestaña Archivo > Opciones de Excel >
Guardar.

Si tienes una suscripción a Microsoft 365, esta característica estará habilitada por
defecto. Cuando esté activada, el archivo se guardará donde se encuentre almacenado
en OneDrive, OneDrive para la Empresa o SharePoint Online (si tienes permisos para
ello).

Puedes ampliar información sobre esta característica en este artículo:

¿Qué es el autoguardado? https://support.microsoft.com/es-

es/office/%C2%BFqu%C3%A9-es-el-autoguardado-6d6bd723-ebfd-4e40-b5f6-
ae6e8088f7a5

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 Vistas

En Excel permite tener diferentes vistas de la hoja de cálculo. Es posible seleccionar esta
característica desde:

• La pestaña Vista, grupo Vistas.

• Los botones de la barra de estado, junto al zoom.

Tipos de vistas

• Normal
Es el tipo de vista activado y que se usa de forma predeterminada.

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• Vista previa de salto de página
Los saltos de página dividen hojas de cálculo en páginas diferentes al imprimir. En la
vista previa de salto de página puedes insertar, mover o eliminar saltos de página.
Para desplazar un salto de página basta arrastrar la línea hasta la nueva ubicación.

• Diseño de página
Excel muestra la disposición general de la hoja tal y como se imprimirá. Lar reglas te
permitirán situar los objetos o modificar directamente los márgenes de página de la
hoja.
Desde esta vista también podrás agregar encabezados o pies de página en la parte
superior o inferior de una hoja de cálculo impresa en Excel, así como, el alto y ancho
de las filas y columnas, respectivamente.

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• Vistas personalizadas
Puedes crear vistas personalizadas. Se utilizan para guardar una configuración
concreta, por ejemplo, la configuración de impresión, filas ocultas o filtros. También
puedes incluir una área de impresión específica en una vista personalizada.
Cuando no necesites la vista personalizada, puedes eliminarla.

En el siguiente ejemplo te mostramos una vista personalizada, que hemos agregado,

en la que hay algunas filas ocultas. Observa que hacemos un recorrido por todos los
tipos de vistas hasta llegar a la vista personalizada.

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 Resumen

Excel es una aplicación con múltiples funcionalidades y comandos de cinta (menús).

EJECUTAR EXCEL

Puedes ejecutar o abrir Microsoft Excel 2016 desde el botón de Inicio (Windows) en el listado
de todas las aplicaciones instaladas y desplazarte hasta el grupo de aplicaciones que empiezan
por la letra E. Haz clic en Excel para ejecutar la aplicación.

También puedes escribir Excel en el cuadro de búsqueda para ejecutar la aplicación.

ELEMENTOS DE LA VENTANA DE EXCEL

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 1. Barra de acceso rápido.
La barra de acceso rápido contiene las operaciones que más utilizamos como Guardar,
Deshacer o Rehacer.

2. Barra de Título.
Esta barra muestra el nombre del archivo con el que estás trabajando. Cuando Excel
ejecuta un libro nuevo, en blanco, le asigna el nombre Libro1, Libro2.

3. Cinta de opciones
La Cinta de opciones nos presenta una nueva forma de organizar los comandos o
herramientas de Excel en pestañas o fichas. Dentro de cada ficha los comandos
pueden pertenecer a un grupo.

4. Barra de fórmulas
La barra de fórmulas muestra el contenido de la celda en la que estemos situados,
llamada celda activa.

5. Cuadrícula (filas y columnas).

La cuadrícula organizada en filas y columnas es lo que llamamos hoja de Excel.

6. Barra de estado.
Esta barra muestra el estado en el que se encuentra el libro de trabajo abierto y
contiene herramientas que iremos viendo a lo largo del curso como realizar zoom o
cambiar de vista sobre la hoja de trabajo.

CERRAR O SALIR DE LA APLICACIÓN

Para cerrar o salir de la aplicación debes realizar alguna de estas acciones:

• Hacer clic en el botón Cerrar, que se encuentra en la parte superior derecha de

la ventana de Excel.

• También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4; con esta combinación de

teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.

• Hacer clic sobre la pestaña Archivo y elegir la opción Cerrar.

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PESTAÑA ARCHIVO

Desde la pestaña Archivo, podrás administrar los archivos y datos. Es donde se realizan las
acciones de crear, guardar, imprimir, inspeccionar metadatos ocultos o información personal
y definir las opciones de configuración.

AYUDA

Tenemos varios métodos para consultar la Ayuda de Excel.

• Cuadro de búsqueda situado en la barra de Título.

• Pulsar sobre la tecla F1.

• O utilizar un método adicional que se ha implementado a partir de la versión Excel

2016 y que es la Búsqueda inteligente.

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GUARDAR

Sea cual sea el lugar en el que desees guardar tu libro de trabajo se realiza en la pestaña
Archivo.

• Para guardar un libro por primera vez o guardar en una ubicación distinta a la que
fue guardado la primera vez, debes usar la opción Guardar como.

• Para guardar un libro por segunda y sucesivas veces en la misma ubicación debes
usar la opción Guardar o la combinación de teclas Ctrl + G.

VISTAS

Excel permite tener diferentes vistas de la hoja de cálculo. Tipos de vistas:

• Normal
Es el tipo de vista activado y que se usa de forma predeterminada.

• Vista previa de salto de página

Los saltos de página dividen hojas de cálculo en páginas diferentes al imprimir. En la
vista previa de salto de página puedes insertar, mover o eliminar saltos de página.
Para desplazar un salto de página basta arrastrar la línea hasta la nueva ubicación.

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• Diseño de página
Excel muestra la disposición general de la hoja tal y como se imprimirá. Lar reglas te
permitirán situar los objetos o modificar directamente los márgenes de página de la
hoja. Desde esta vista también podrás agregar encabezados o pies de página en la
parte superior o inferior de una hoja de cálculo impresa en Excel, así como, el alto y
ancho de las filas y columnas, respectivamente.

• Vistas personalizadas
Puedes crear vistas personalizadas. Se utilizan para guardar una configuración
concreta, por ejemplo, la configuración de impresión, filas ocultas o filtros. También
puedes incluir una área de impresión específica en una vista personalizada.
Cuando no necesites la vista personalizada, puedes eliminarla.

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 GESTIÓN DE ARCHIVOS EXCEL
Introducción

Un libro de trabajo es una excelente herramienta de organización que está formado por una o
varias hojas. En principio solo verás una hoja aunque puedes añadir más si lo necesitas.
Observa las pestañas de la parte inferior de la cuadrícula, Excel mostrará las diferentes hojas
del libro de trabajo. Cada una de ellas, según se vayan agregando, serán nombradas con este
nombre, Hoja1, Hoja2...; no obstante, puedes cambiárselo.

En esta sección del módulo 1 vamos a tratar la gestión de archivos Excel, en otras palabras,
cómo trabajar con tus archivos de Excel.

¡Comenzamos…!

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 Objetivos

 Manejar con soltura el libro de Excel y todos los elementos que contiene.

 Aprender a trabajar con las hojas y modificar su aspecto.

 Conocer los diferentes métodos de selección.

 Conocer las funciones para revisar y compartir libros

 Ser capaz de desplazarse y buscar en la hoja de cálculo.

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Trabajar con libros

Un libro es un archivo que contiene una o más hojas de cálculo para organizar la información.
Cada libro se abre en una ventana diferente.

A partir de la versión Excel 2013 se presentó la interfaz de un único documento,

donde cada libro se abre en su propia ventana.

A continuación abordaremos las operaciones fundamentales que podemos realizar

con los libros de Excel.

1. Ocultar y mostrar libros

De forma predeterminada, todos los libros que abras aparecerán en la barra de tareas, pero es
posible ocultarlos o mostrarlos en la barra de tareas según sea necesario.

• ¿Cómo ocultar un libro? En la pestaña Vista , grupo Ventana , haz clic en Ocultar.

• ¿Cómo mostrar un libro oculto? Desde otro archivo de Excel, en la pestaña Vista ,
grupo Ventana , haz clic en Mostrar. En la ventana que se muestra selecciona el
archivo oculto y haz clic sobre Aceptar.

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2. Ver en paralelo

Para comparar varios libros activos en la misma pantalla debes seguir estos pasos:

1. En la pestaña Vista, grupo Ventana, haz clic sobre Ver en paralelo.

2. Selecciona el libro que desees.

3. Pulsa Aceptar.

Se mostrarán los dos libros a pantalla completa.

Puedes desplazarte por cada uno de ellos de forma sincrónica, es decir, los dos a la vez.

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Para desactivar esta característica pulsa sobre el botón Desplazamiento sincrónico.

Para desactivar esta vista en paralelo basta con volver a pulsar sobre Ver en paralelo.

Si deseas que las ventanas se organicen de otra forma, por ejemplo, en vertical, horizontal
o en cascada; puedes hacerlo desde la pestaña Vista, grupo Ventana. Haz clic sobre
Organizar todo y elige la opción que necesites.

3. Cambiar de libro desde la cinta de opciones

Cuando estás trabajando en un libro de Excel y necesitas mostrar otro que tengas abierto,
puedes hacerlo directamente desde la cinta de opciones.

Basta ir a la pestaña Vista, grupo Ventana, pulsar sobre la flecha del comando Cambiar
ventanas y hacer clic en el libro deseado.

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Es una forma rápida de cambiar a otro libro abierto de Excel.

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 Trabajar con hojas

Los libros de Excel contienen hojas de trabajo. Por defecto, al crear un nuevo libro se crea una
hoja de trabajo con el nombre, Hoja1. Si añades más hojas, Excel le asignará el nombre, Hoja2,
Hoja3 y así sucesivamente.

Es aconsejable cambiar el nombre asignado por defecto por otro específico que nos ayude a
identificar la hoja de forma más rápida. Resulta especialmente útil cuando trabajamos con
varias hojas dentro del libro.

Las pestañas de hoja se encuentran situadas en la parte inferior de la cuadrícula. Si por alguna
razón no se muestran las pestañas deberás realizar los siguientes pasos:

1. Ve a la pestaña Archivo > Opciones > Opciones de Excel.

2. Selecciona Avanzadas del menú de la izquierda.

3. Y marca la casilla, Mostrar pestañas de hoja.

Asegúrate siempre que la casilla Mostrar pestañas de hojas está activada.

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1. Operaciones fundamentales
Además de dar nombre a las hojas del libro, es posible realizar más operaciones que te
explicaremos en el siguiente vídeo:

1. Añadir hoja nueva.

2. Eliminar hoja.
3. Cambiar nombre.
4. Aplicar color de pestaña.
5. Ocultar.
6. Seleccionar y agrupar.

<< (Texto vídeo) Trabajar con hojas de Excel

En este vídeo vamos a realizar las siguientes operaciones con las hojas de cálculo que
integran el libro de Excel: Añadir hoja nueva. Eliminar hoja. Cambiar nombre. Aplicar
color de pestaña. Ocultar. Seleccionar y agrupar.

Vamos a utilizar el libro que anclamos en el vídeo anterior, que tiene varias hojas.
Abrimos el archivo y observamos dos pestañas en la parte inferior de la ventana de
Excel. Pulsando sobre cada pestaña es posible seleccionar la hoja.

Para añadir una nueva hoja podemos hacerlo pulsando sobre el botón más, desde la
cinta en la pestaña Inicio, grupo Celdas, Insertar, Insertar hoja; o pulsando con el botón
derecho del ratón sobre la pestaña de la hoja, Insertar, ficha General, Hoja de cálculo y
Aceptar.

Para eliminar una hoja puedes hacerlo seleccionando la hoja, con el botón derecho
eliminar y desde la cinta, en la pestaña Inicio, grupo Celdas, Eliminar, Eliminar hoja.

Ahora vamos a cambiar el nombre a las hojas. Selecciona con un doble clic en la
pestaña de la hoja y escribe el nombre. O bien, utiliza el botón derecho del ratón para
seleccionar la hoja y cambiar el nombre. También puedes hacerlo desde la cinta de
opciones, pestaña Inicio, grupo Celdas, Formato, Cambiar el nombre de la hoja.

Ahora vamos a cambiar el color de la pestaña de la hoja, selecciona con el botón

derecho del ratón y elige la opción color de pestaña, selecciona el color, y ya está
cambiado.

Otra de las operaciones básicas a la hora de trabajar con hojas es la de Ocultar. Para
ocultar una hoja, primero debes seleccionarla y ocultar desde del menú contextual (con
el botón derecho del ratón), opción Ocultar; o bien, desde Formato, Visibilidad,
desplegar Ocultar y mostrar, Ocultar hoja. Para mostrar las hojas ocultas desde la cinta
de opciones o desde el menú contextual.

Bien, hasta ahora hemos seleccionado una hoja haciendo clic sobre ella, sin embargo,
es posible seleccionar varias hojas a la vez para poder introducir datos, en todas ellas, o
aplicar el mismo formato.

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Veamos las técnicas que podemos utilizar para seleccionar y agrupar hojas. Para
seleccionar dos o más hojas adyacentes, haz clic en la pestaña de la primera hoja y, a
continuación, mantén pulsada la tecla Mayúsculas. Ahora haces clic en la pestaña de la
última hoja que deseas seleccionar. Se han seleccionado todas las hojas contiguas,
adyacentes. Observa que al elegir varias hojas, en la barra de título en la parte superior
de la hoja aparece la palabra Grupo.

Ahora vamos a seleccionar varias hojas, pero que no estén adyacentes. Para ello
hacemos clic en la pestaña de la primera hoja y, a continuación, manteniendo pulsada
la tecla Control hacemos clic en las pestañas que deseemos seleccionar. Si no ves la
pestaña que necesitas, puedes hacer clic en los botones de desplazamiento para
localizarla.

Ahora vamos a ver cómo seleccionaríamos Todas las hojas de un libro. Con el botón
derecho del ratón sobre la pestaña de una hoja hacemos clic en la opción, seleccionar
todas las hojas . Observa que al elegir varias hojas, en la barra de título de la parte
superior ha aparecido de nuevo la palabra Grupo.

Para deshacer los grupos de hojas de cálculo en un libro, hacemos clic en cualquier hoja
de cálculo no seleccionada. Y en caso de no haya ninguna hoja visible sin seleccionar,
desde el menú contextual (botón derecho del ratón en cualquier hoja) hacemos clic
sobre Desagrupar hojas.

Con esto hemos terminado el vídeo en el que hemos tratado como añadir una hoja
nueva, eliminar una hoja de cálculo, cambiar su nombre, aplicar color de pestaña,
ocultar, así como, seleccionar y agrupar hojas de trabajo. Espero que te haya resultado
útil y nos vemos en el próximo vídeo, muchas gracias.>>

Cuando utilices hojas agrupadas ten en cuenta lo siguiente…

✓ Los datos que se copian o se cortan en hojas agrupadas no se pueden pegar en otra
hoja porque el tamaño del área de copia incluye todas las capas de las hojas
seleccionadas (que es diferente al área de pegado de una sola hoja). Asegúrate de
seleccionar una sola hoja antes de copiar o mover datos a otra hoja de cálculo.

✓ Cuando guardas un libro que contiene hojas agrupadas y, a continuación, cierras el

libro, las hojas que seleccionaste permanecerán agrupadas cuando vuelvas a abrir el
libro.

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2. Modificar el aspecto de la hoja: filas y columnas

La hoja de cálculo se organiza en filas y columnas. Vamos a explicar los métodos disponibles en
Excel para modificar el aspecto de la hoja: filas y columnas.

<<(Texto vídeo) Modificar el aspecto de la hoja

En este vídeo vamos a explicar cómo ajustar el tamaño de filas y columnas. Para ello
necesito algún dato, de modo que, en lugar de escribir información en las celdas voy a
copiar una tabla de datos que tengo en esta hoja, verás qué sencillo y práctico resulta.

He activado el libro del que voy a copiar la hoja, selecciono con el botón derecho del
ratón la hoja y del menú elijo la opción Mover o copiar. Ahora despliego esta flecha y
elijo el libro al que quiero pegar la hoja. A continuación, marco el cuadro, Crear una
copia, y pulso Aceptar. Ya lo tenemos, hemos copiado la hoja Ventas. Veamos ahora
cómo ajustar filas y columnas.

Excel autoajusta automáticamente la altura de una fila al tamaño del carácter más
grande utilizado en esa fila. No obstante, si deseamos modificar la altura de alguna fila,
podemos utilizar cualquiera de estos dos métodos: el primero consiste en utilizar el
menú. Para ello, selecciono la fila cuya altura quiero modificar. En caso de no tener
seleccionada ninguna fila, esta operación se realizaría en la fila que tuviera celda activa.

Y en la pestaña Inicio, grupo Celdas, botón Formato ... elijo la opción Alto de fila...alto de
fila. Y aparecerá el cuadro de diálogo Alto de fila en el que tendrás que indicar, e
introducir, el valor que deseas. En este caso vemos 15 porque es la altura que tiene la fila
por defecto. Aceptamos para que se ejecuten los cambios.

El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello coloco el puntero del ratón en
la línea situada justo debajo del número de la fila que deseo modificar, en la cabecera de
la fila. El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas. Mantengo
pulsado el botón del ratón, y arrastro la línea a la nueva posición. Observa que conforme
muevo el ratón, la altura de la fila cambia. Suelto el botón del ratón cuando he
terminado.

Bien… hemos ajustado el tamaño de una fila pero podríamos haberlo hecho bien con el
ratón o con el menú para una columna de la hoja, pero ¿y si necesitamos aplicar un
mismo tamaño a varias filas o columnas, o filas y columnas? Es muy sencillo, vamos a
hacerlo con el ratón, selecciono las filas o columnas, si son adyacentes mantén
presionada la tecla Mayúsculas y en caso contrario la tecla Control.

Y ahora redimensiono cuando cambia el puntero del ratón, y me sitúo en el encabezado

entre dos columnas, como estás viendo en pantalla, de este modo todas las columnas
que he seleccionado van a tener el mismo tamaño.

Ahora vamos a hacerlo con filas y columnas, vamos a hacer una cuadrícula. Añado otra.
Selecciono desde este cuadro toda la hoja y ajusto voy a ajustar una columna. Como ves
la operación se ha realizado a todas las columnas de la hoja, en la que tenemos más de 1
millón y se ha aplicado a las más de 16 mil columnas.

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 Pues bien, así de fácil hemos creado una cuadrícula en una nueva hoja de cálculo. Hemos
terminado el vídeo en el que has aprendido a modificar el aspecto de tu hoja, el tamaño
de filas y columnas, así como, a copiar una hoja de un libro a otro. Espero que te haya
gustado y nos vemos en el próximo vídeo, muchas gracias.>>

3. Autoajustar

Es posible redimensionar la fila o columna de una hoja para ajustarla a la entrada más alta o
ancha de la fila o columna, respectivamente, utilizando dos métodos distintos.

1. Desde la cinta de opciones selecciona la fila o columna que desees autoajustar.

a. Ve a la pestaña Inicio, grupo Celdas y despliega las opciones de Formato.
b. Selecciona Autoajustar alto de fila o Autoajustar ancho de columna.

2. Este segundo método es mucho más rápido. Sitúa el puntero del ratón sobre la línea
divisoria entre los números de fila o letras de columna que deseas modificar.

a. El puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas.

b. Haz doble clic en ese punto y el tamaño se reajustará automáticamente.

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 Trabajar con celdas

La celda es el lugar en la hoja de cálculo donde se introducen los datos.

• Cada celda es única y es el resultado de la intersección de una fila y una columna.

• Se identifica con un nombre que coincide con la letra de la columna y número de la fila
donde se ubica. Por ejemplo, la intersección de la columna A y la fila 1 activa la celda
A1.

En este tema abordaremos las diferentes técnicas de selección de celdas, cómo mover o
desplazarlas a otro lugar de la misma hoja o a una hoja distinta y a combinar celdas.

1. Métodos de selección

Antes de realizar cualquier cálculo u operación con una celda o rango de celdas, tendrás que
seleccionar aquellas con las que vas a trabajar. A continuación explicaremos los principales
métodos de selección, los más utilizados.

<<(Texto vídeo) Métodos de selección de celdas

En este vídeo explicaremos diferentes métodos de selección de celdas. A la hora de

seleccionar celdas, es muy importante fijarse en la forma que toma el puntero del ratón
para saber si realmente vamos a seleccionar o realizar otra operación.

Cuando la forma del puntero del ratón adquiere la forma de una cruz gruesa blanca, tal
como puedes ver en pantalla, Excel entiende que vamos a seleccionar. Para seleccionar
un rango de celdas debemos pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda y
arrastrar (manteniéndolo pulsado) en dirección hacia la última celda.

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 Soltamos el botón del ratón y verás como las celdas seleccionadas aparecen sombreadas
y con un marco alrededor. También puedes indicar un rango a seleccionar en el cuadro
de nombres de la barra de fórmulas. Por ejemplo, voy a escribir el rango B3, dos puntos,
D6, en el cuadro de nombres, y pulso la tecla Intro. Observa cómo se ha seleccionado el
rango en la hoja.

Otra forma de seleccionar un rango de celdas adyacentes sería…, selecciona la primera

celda del rango (la que está situada en la esquina superior izquierda), mantengo
presionada la tecla Mayúsculas, y pulso en la última celda del rango (la que corresponde
a la esquina inferior derecha).

Para seleccionar celdas o rangos de celdas no adyacentes, debes mantener pulsada la

tecla Control. De esta forma estamos añadiendo una nueva selección a las previamente
definidas.

Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo,
podemos seleccionar una fila y añadir una nueva fila a la selección haciendo clic sobre el
indicador de fila manteniendo pulsada la tecla Control. De la misma forma podríamos
hacerlo con columnas.

Otra forma de ampliar o reducir la selección es manteniendo pulsada la tecla mayúsculas

siempre que las celdas sean adyacentes, tal y como ya hemos explicado antes.

Bien… hemos terminado el vídeo en el que has aprendido cómo seleccionar una celda,
un rango de celdas, añadir a una selección y ampliar o reducir selección. Confío que te
haya resultado útil, nos vemos en el próximo vídeo, muchas gracias por tu atención. >>

2. Mover celdas dentro de una hoja de cálculo

Además de los métodos de selección también es imprescindible conocer las diferentes técnicas
disponibles a la hora de mover o desplazar celdas de una hoja de cálculo. Esta operación
desplaza una celda o rango de celdas a otra posición. Explicaremos a continuación cómo
hacerlo utilizando el Portapapeles o el Ratón.

a) Mover celdas utilizando el Portapapeles

Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego las operaciones de Cortar y Pegar.

La operación de Cortar desplazará las celdas seleccionadas al portapapeles de
Windows y Pegar copia la información del portapapeles a la celda activa de la hoja.

Para mover celdas a otra posición, sigue estos pasos:

1. Selecciona la celda o celdas a mover.

2. Ve a la pestaña Inicio, grupo Portapapeles y haz clic en Cortar.

 O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + X.

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  O bien, utiliza la opción Cortar del menú contextual (botón derecho del
ratón).
Observa cómo aparece una línea discontinua alrededor de las celdas cortadas
indicándonos la información situada en el portapapeles.

3. A continuación, selecciona la celda a partir de donde se van a situar las celdas

cortadas (no hace falta seleccionar el rango completo).

4. Ve a la pestaña Inicio, grupo Portapapeles y haz clic en Pegar.

 O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + V.
 O bien, utiliza la opción Pegar del menú contextual (botón derecho del
ratón).
Ten cuidado al pegar. Si pegas sobre celdas no vacías se borrará su contenido.

b) Mover celdas utilizando el ratón

Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar
el portapapeles, debes seguir los siguientes pasos:

1. Selecciona las celdas a mover.

2. Sitúate sobre un borde de la selección.

El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la
izquierda y una cruz de cuatro puntas.

3. Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastra hasta donde

quieras mover el rango.
Observa cómo aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en
caso de soltar el botón del ratón.

4. Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a donde quieres dejar las
celdas.

Si deseas mover algún rango de celdas a otra hoja del libro de Excel, sigue los mismos
pasos anteriores y mantén pulsada la tecla ALT mientras que desplazas con el ratón el
rango.

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3. Combinar celdas

No es posible dividir una celda individual, pero puedes hacer que una celda parezca estar
dividida combinando las celdas superiores.

Para combinar celdas y alinear el texto en el centro el texto debes seguir estos pasos:

1. Selecciona las celdas que quieras combinar.

2. Ve a la pestaña Inicio > grupo Alineación y selecciona Combinar y centrar.

Las celdas seleccionadas se combinarán en una sola celda y el texto que contenga la
celda superior izquierda es el que aparecerá dentro de la celda combinada alineado
en el centro. El contenido de las demás celdas que se combinen se elimina.

Para combinar celdas y alinear el texto a la izquierda debes seguir estos pasos:

1. Selecciona las celdas que quieras combinar.

2. Ve a la pestaña Inicio > grupo Alineación y selecciona Combinar horizontalmente.

Las celdas seleccionadas se combinarán en una sola celda y el texto que contenga la
celda superior izquierda es estará alineado a la izquierda de la celda combinada. El
contenido de las demás celdas que se combinen se elimina.

Para combinar celdas y mantener la alineación del texto de la celda superior izquierda de la
selección debes seguir estos pasos:

1. Selecciona las celdas que quieras combinar.

2. Ve a la pestaña Inicio > grupo Alineación y selecciona Combinar celdas.

La celda combinada mantendrá la misma alineación que tenga la celda superior

izquierda de la selección previa. El contenido de las demás celdas que se combinen
se elimina.

Para deshacer la combinación tienes que Separar celdas.

1. Selecciona las celdas que quieras separar.

2. Ve a la pestaña Inicio > grupo Alineación y selecciona Separar celdas.

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 No puede dividir una celda sin combinar.
Después de combinar celdas, puedes dividir una celda combinada en celdas separadas
de nuevo. Si no recuerdas dónde has combinado celdas, puede usar el comando Buscar
para buscar rápidamente celdas combinadas

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 Revisar y compartir libros

En este apartado recorreremos los grupos de herramientas que integran la pestaña Revisar.

1. Revisión

Este grupo contiene las herramientas para comprobar ortografía, encontrar sinónimos y ver
las estadísticas del libro.

ORTOGRAFÍA

Es posible revisar la ortografía del texto de una hoja de cálculo. Puedes hacerlo de varias
formas:

• Haz clic sobre

• O bien, presión la tecla

Cuando utilizas el corrector ortográfico puede ocurrir alguna de estas situaciones:

▪ Si seleccionas una celda para revisar ortografía, Excel comprueba toda la hoja de
cálculo, incluidos los comentarios, los encabezados de página, los pies de página y los
gráficos.
▪ Si seleccionas varias celdas, Excel solo revisa la ortografía en dichas celdas.
▪ Para revisar la ortografía de palabras en la barra de fórmulas, debes seleccionarlas.

Excel no revisa la ortografía en celdas que contienen fórmulas.

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SINÓNIMOS

También puedes usar recursos adicionales para revisar el texto de la hoja de cálculo como
el Diccionario de sinónimos.

Selecciona la celda o la palabra desde la barra de fórmulas y haz clic sobre Sinónimos.

En el panel que se activa a la derecha de la ventana se mostrarán los resultados.

ESTADÍSTICAS DEL LIBRO

¿Te has preguntado qué tamaño tiene tu hoja de cálculo? ¿Cuántas celdas contienen datos?
Excel es capaz de proporcionarnos esta información.

Haz clic sobre el comando Estadísticas del libro y se abrirá el cuadro de diálogo que
muestra recuentos y más información sobre la hoja de cálculo y el libro actuales.

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 Estadísticas del libro
Nivel de hoja de cálculo Nivel de libro
▪ Final de la hoja/última celda ▪ Recuento de hojas
▪ Recuento de celdas con datos ▪ Recuento de celdas con datos
▪ Recuento de tablas ▪ Recuento de tablas
▪ Recuento de tablas dinámicas ▪ Recuento de tablas dinámicas
▪ Recuento de fórmulas ▪ Recuento de fórmulas
▪ Recuento de gráficos ▪ Recuento de gráficos
▪ Recuento de imágenes ▪ Recuento de conexiones externas
▪ Recuento de controles de formulario ▪ Recuento de macros
▪ Recuento de objetos
▪ Recuento de comentarios
▪ Recuento de notas

2. Grupos: Accesibilidad, Datos, Idioma

ACCESIBILIDAD

Desde este comando podrás comprobar si el contenido es accesible para todos los usuarios
del libro de trabajo. Se mostrará un panel a la derecha de la ventana informándote de los
errores o problemas de accesibilidad, así como, sugerencias para que el contenido sea más
accesible.

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DATOS

En este grupo se encuentra el comando Búsqueda inteligente.

La función Búsqueda inteligente permite buscar en Internet sobre un texto de la hoja en el

que estés trabajando. Esta herramienta se integra en Excel para ofrecer información
adicional y sin salir de la aplicación. La característica búsqueda inteligente se ha mejorado
con Office 2016.

Para utilizar la búsqueda inteligente primero selecciona la palabra o frase sobre la que
desees realizar la búsqueda. Haz clic sobre el comando Búsqueda inteligente.

Se mostrará a la derecha de la ventana un panel con los resultados encontrados sobre la

palabra o frase seleccionada, definiciones, artículos y búsquedas más relacionadas en la
Web.

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IDIOMA

En este grupo se encuentra el comando Traducir.

Se trata de una característica nueva que traduce el texto seleccionado. Cuando pulsas sobre
Traducir se mostrará a la derecha de la ventana un panel con el idioma detectado, la
traducción correspondiente y más sugerencias.

3. Grupos: Comentarios y notas

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COMENTARIOS

Es posible agregar comentarios en las celdas para indicar alguna sugerencia o establecer
una conversación con otro usuario con el que compartamos el archivo. No hay que
confundir con los comentarios que insertábamos en versiones anteriores de Excel.

Estos comentarios se utilizan cuando compartimos un documento y vamos a trabajar

diferentes personas sobre el mismo libro.

Para insertar un comentario debes seleccionar la celda y hacer clic sobre Nuevo
comentario.

Desde la cinta de opciones y si activas el menú contextual (botón derecho del ratón) es
posible insertar, modificar o eliminar un comentario.

Cuando una celda tiene un comentario, aparece un indicador en la esquina de la celda. Si

colocas el cursor sobre la celda, aparecerá el comentario.

Excel ha cambiado la manera en que funcionan los comentarios. Los comentarios están
ahora encadenados y te permiten tener discusiones con otras personas sobre los datos.

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NOTAS

Las notas se deben utilizar para tomar anotaciones sobre los datos y funcionan como los
comentarios que se utilizaban en versiones anteriores de Excel.

Para crear una Nueva nota debes hacer clic en nueva nota en el menú contextual. O bien,
hacer clic en Notas > Nueva nota en la pestaña Revisar.

¿Cómo puedes diferenciar una nota de un comentario? La tabla siguiente te muestra las
diferencias.

Comentarios Notas
Fondo blanco Fondo amarillo

Posibilidad de responder No se puede responder

Todos los comentarios se pueden Se pueden mostrar todos los comentarios, pero
mostrar en un panel junto a los datos. dispersos por las celdas y no en un panel junto
a los datos.

No es posible dar formato al texto ni Puedes dar formato al texto y agregar

agregar imágenes dentro de imágenes dentro de las notas.
comentarios encadenados.

No se puede cambiar el tamaño de los Puedes cambiar el tamaño de las notas.

comentarios encadenados.

No puedes quitar ni cambiar tu Puedes quitar o cambiar tu nombre.

nombre.

Página 46 de 87
 Para mostrar todos los comentarios a Para mostrar todas las notas a la vez, haz clic
la vez, haz clic en Mostrar comentarios en Notas > Mostrar todas las notas en la
en la pestaña Revisar. A continuación, pestaña Revisar.
aparecerá el panel comentarios a la
derecha con todos los comentarios y
sus respuestas.

En tus notas y comentarios ten en cuenta …

✓ Que es posible que otros usuarios editen tus comentarios.
Se almacenan en el archivo, por lo que cualquier persona con permiso de edición
puede editar los comentarios.
✓ Si has guardado el libro de forma local, solo podrás modificar un comentario si has
iniciado sesión con el mismo perfil que cuando se creó.

4. Proteger

¿Has necesitado alguna vez restringir el acceso a un libro, una hoja o un rango determinado
de la hoja? Desde este grupo de comandos puedes hacerlo y proteger tu libro de trabajo,
hoja o rangos de celdas.

Es posible aplicar diferentes métodos de protección:

1. Proteger libro para impedir que los usuarios agreguen, modifiquen, muevan,
copien u oculten y muestren hojas en un libro.
2. Proteger hoja para impedir que los usuarios modifiquen las celdas de la hoja de
cálculo.
3. Permitir editar rangos para impedir que los usuarios modifiquen rangos específicos
de celdas.
Explicamos los tres métodos con un ejemplo en el siguiente vídeo.

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 <<(Texto vídeo) Proteger libro, hojas y celdas

En este vídeo vamos a explicar cómo proteger un libro, una hoja de trabajo y rangos de
celda específicos. En primer lugar, veamos cómo proteger un libro de Excel. Desde la
ficha Revisar hago clic sobre Proteger libro.

En el cuadro de diálogo Proteger estructura y ventanas escribo una contraseña. Aunque

es opcional, para proteger la estructura del libro es aconsejable introducir una
contraseña, si no lo haces cualquier usuario puede desproteger y realizar cambios en el
libro.

Anota la contraseña y guárdala en un lugar seguro. Si la pierdes, Excel no podrá

recuperarla. Voy a introducir la contraseña y pulso Aceptar. Introduzco de nuevo la
contraseña para confirmar y clic en Aceptar.

¿Cómo sabemos que el libro está protegido? En la pestaña Revisar, observamos que el
icono Proteger libro está resaltado lo que indica que el libro está protegido. Si hago clic y
despliego el menú contextual en la pestaña de cualquier hoja, observamos que no está
disponible ninguna de las opciones para cambiar la estructura del libro, como, por
ejemplo, Insertar, Eliminar, Cambiar nombre, Mover, Copiar, Ocultar y Mostrar hojas. Y
tampoco es posible añadir una nueva hoja.

Las opciones para trabajar con una hoja no están disponibles en un libro bloqueado, de
modo que la estructura del libro está protegida. Hemos protegido nuestro libro de
trabajo.

¿Cómo podemos desbloquearlo? Muy sencillo, desde la ficha Revisar hacemos clic sobre
Proteger libro. Si hemos introducido una contraseña debemos volver a introducirla de
nuevo y aceptamos. Hemos desprotegido, desbloqueado, nuestro libro. Desde la pestaña
Archivo, Información, Proteger libro, Proteger estructura del libro, también es posible
bloquear y desbloquear la estructura de un libro de Excel.

Pasamos a ver cómo proteger una hoja de un libro de Excel. Para proteger determinadas
áreas de los datos en la hoja de cálculo, debemos proteger la hoja. En realidad, más que
una característica de seguridad, la protección de la hoja simplemente impide que los
usuarios modifiquen las celdas bloqueadas de la hoja de cálculo.

Necesitamos realizar dos pasos. El primer paso consiste en desbloquear las celdas que
otros usuarios podrán editar y después ya podemos proteger la hoja de cálculo con o sin
contraseña.

Para desbloquear las celdas que van a ser editables, primero selecciono estas celdas, en
las que voy a permitir que se introduzcan datos. Luego voy a la pestaña Inicio, grupo
Celdas, Formato, Formato de celdas. En el cuadro de diálogo Formato de celda hago clic
sobre la ficha Proteger y desactivo el cuadro Bloqueada. Por defecto, todas las celdas
están bloqueadas, tienen este cuadro activado.

A continuación, ya podemos proteger la hoja. Vamos a la pestaña Revisar y hacemos clic

en Proteger hoja. Introduzco una contraseña, a pesar de que es opcional. Y se muestra

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este cuadro. Observa que está marcada la opción, Proteger hoja y contenido de celdas
bloqueadas. Lo dejamos marcado para que podamos editar el contenido de las que
hemos desbloqueado.

El siguiente grupo de opciones se utiliza para que puedas definir otros permisos de
edición. Por defecto están marcados los permisos de selección de todas las celdas
bloqueadas y desbloqueadas. Y, por ejemplo, voy a desmarcar Seleccionar celdas
bloqueadas para que veas la diferencia. Acepto el cuadro y lo comprobamos.

Fíjate cómo me resulta imposible seleccionar las celdas bloqueadas, en cambio, las que
he desbloqueado sí que puedo seleccionarlas. Desprotejo la hoja y marco de nuevo
Seleccionar celdas bloqueadas.

Puedes definir tus propios permisos de edición, por ejemplo, vamos a permitir insertar
filas y columnas. Lo marco y acepto para confirmar. Vamos a comprobarlo y,
efectivamente, es posible insertar filas y columnas además de introducir contenido en las
celdas desbloqueadas.

Bien…, ya hemos bloqueado y protegido una hoja de cálculo. Ahora lo que vamos a hacer
es bloquear la edición de un rango específico de la hoja. Es decir, que en un rango
específico que voy a determinar, el usuario no pueda modificar ni editar, pero el resto de
las celdas que contienen la hoja sí que va a poder editar contenido y modificar.

Bien… si la hoja estaba protegida la desprotejo. A continuación, selecciono toda la hoja

de cálculo haciendo clic en el botón Seleccionar todo (también podrías hacer esto mismo
utilizando la combinación de teclas Control + E).

Ahora necesitamos el cuadro de Formato de celdas que podemos activar también desde
el menú contextual, botón derecho del ratón sobre cualquier celda de la cuadrícula
seleccionada, opción Formato de celdas.

En la ventana emergente Formato de celda, en la ficha Proteger, desactivo la casilla

bloqueada y, a continuación, hago clic en Aceptar. Ahora, puedo elegir las celdas que
específicamente deseo bloquear para que no sean editadas. Selecciono el rango y desde
Formato de celdas, Proteger, activo la casilla Bloqueada.

Vuelvo a la pestaña Revisar y hago clic en Proteger hoja. Introduzco contraseña, dejo las
opciones como están y acepto. Lo comprobamos… observa que me permite editar en
cualquiera de las celdas que están fuera del rango que he bloqueado. De este modo
hemos bloqueado la edición de un rango específico de la hoja.

Hemos terminado el vídeo en el que has aprendido los diferentes métodos para proteger
tu libro de Excel, hojas de cálculo y rangos específicos de celdas. Espero que te haya
resultado útil, nos vemos en el próximo vídeo, muchas gracias.>>

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Hemos visto los diferentes métodos de protección que nos ofrece el grupo de comandos
Proteger de la pestaña Revisar, sin embargo, también es posible proteger el Archivo de Excel,
que no hay que confundir con Libro de Excel.

¿Cómo proteger con contraseña un Archivo de Excel?

Proteger el libro no es lo mismo que proteger un archivo de Excel con una contraseña. Al
proteger un archivo de Excel impedimos que otros usuarios tengan acceso a los datos en el
archivo.

Para proteger con contraseña un Archivo de Excel debes seguir estos pasos:

1. Selecciona la pestaña Archivo > Información.

2. Selecciona el cuadro Proteger libro y elige Cifrar con contraseña.

3. Escribe una contraseña en el cuadro Contraseña y, después, haz clic en Aceptar.

Lee la advertencia sobre las contraseñas que te muestra este cuadro de diálogo.

4. Confirma la contraseña en el cuadro Reescribir contraseña y, después, pulsa Aceptar.

Página 50 de 87
 Para ampliar información sobre las distintas maneras de usar las opciones principales
para proteger y distribuir los archivos de Excel, consulta este artículo Protección y
seguridad en Excel.

https://support.microsoft.com/es-es/office/protecci%C3%B3n-y-seguridad-en-excel-
be0b34db-8cb6-44dd-a673-0b3e3475ac2d

5. Entrada de lápiz

Esta característica está disponible para suscriptores de Microsoft 365. Con ella es posible
mostrar, ocultar y eliminar trazos de lápiz realizados con la herramienta disponible en la
pestaña Dibujar (que deberás activar en la cinta de opciones, ya que por defecto no está
habilitada).

6. Compartir

Si usas una versión de Excel que es compatible con la coautoría,

puedes seleccionar el botón Compartir situado en la esquina
superior derecha.

Elige la forma de compartir tu archivo, en servicios alojados en

la nube como OneDrive o SharePoint o a través del correo
electrónico. Elige la que necesites en cada momento.

La ventaja de guardar el archivo en la nube e invitar a usuarios

para que accedan a él o compartir un vínculo a él en un correo
electrónico es que permite actualizar el contenido del archivo en
cualquier momento y todo el mundo con el que lo compartas
tendrá la última versión. Si no deseas guardar el archivo en la
nube, puedes enviarlo como un archivo adjunto en un correo
electrónico.

Página 51 de 87
 Desplazarse y buscar

En este apartado explicaremos cómo desplazarse por la hoja de cálculo y cómo realizar
búsquedas.

¡Comenzamos…!

1. Desplazarse por la hoja de cálculo

Para desplazarnos por la hoja de cálculo podemos utilizar varias técnicas:

• Las barras de desplazamiento.

• La rueda del ratón.

• Las flechas del teclado.

Mover o desplazarse por una hoja de cálculo.

Consulta este artículo para conocer todas las combinaciones de teclado para desplazarte
rápidamente por tu hoja de trabajo.

https://support.microsoft.com/es-es/office/mover-o-desplazarse-por-una-hoja-de-
c%C3%A1lculo-06fc34b8-64bb-4d78-9b62-34656d700f82

CUADRO DE DIÁLOGO IR A…

Otra opción para cambiar rápidamente a una hoja o celda concreta es utilizar el cuadro de
diálogo Ir a.

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Este cuadro de diálogo se encuentra en la pestaña Inicio > Edición > Buscar y seleccionar > Ir a.
También puedes abrir este cuadro de diálogo pulsando la tecla F5.

Se mostrará un cuadro de texto donde deberás introducir la referencia de la celda, hoja o libro
que desees activar. La sintaxis correcta para introducir en este cuadro la iremos aprendiendo
cuando abordemos el tema de fórmulas y funciones. De momento basta introducir la
referencia de una celda, por ejemplo, B5. Pulsa el botón Aceptar se activará dicha celda.

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La desventaja de este método es que debes conocer la referencia y escribirla correctamente,
de lo contrario Excel mostrará un mensaje de error.

También tenemos la posibilidad de utilizar el botón Especial.

Una vez que se abre el cuadro podrás elegir entre más opciones, comentarios, constantes,
fórmulas, espacios en blanco, etc.

Clic en Selecciona
Comentarios Celdas que contienen comentarios.
Constantes Celdas que contienen constantes.
Fórmulas Celdas que contienen fórmulas.
Espacios en Celdas en blanco.
blanco
Región actual El región actual, como una lista completa.
Matriz actual Toda una matriz si la celda activa está incluida en una matriz.
Objetos Objetos gráficos, incluidos gráficos y botones, en la hoja de cálculo y cuadros de
texto.
Diferencias Todas las celdas que difieran de la celda activa de una fila seleccionada. Siempre
entre filas hay una celda activa en la selección: si se trata de un rango, una fila o una
columna. Al presionar la tecla entrar o Tab, puedes cambiar la ubicación de la
celda activa que, de forma predeterminada, es la primera celda de una fila.

Si se selecciona más de una fila, la comparación se realiza para cada fila individual
de la selección, y la celda que se usa en la comparación de cada fila adicional se
encuentra en la misma columna que la celda activa.
Diferencias Todas las celdas que difieran de la celda activa de una columna seleccionada.
entre columnas Siempre hay una celda activa en una selección, ya sea un rango, una fila o una
columna. Al presionar la tecla entrar o Tab, puedes cambiar la ubicación de la
celda activa, que de forma predeterminada es la primera celda de una columna.

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 Al seleccionar más de una columna, la comparación se realiza para cada columna
individual de esa selección. La celda que se usa en la comparación de cada
columna adicional se encuentra en la misma fila que la celda activa.
Precedentes Celdas a las que se hace referencia en la fórmula de la celda activa.:
Dependientes Celdas con fórmulas que hacen referencia a la celda activa.
Última celda La última celda de la hoja de cálculo que contiene datos o formato.
Solo celdas Solo las celdas que están visibles en un rango que cruza filas o columnas ocultas.
visibles
Formatos Solo se aplican a las celdas con formatos condicionales.
condicionales
Validación de Solo se aplican las celdas que tienen reglas de validación de datos.
datos

En el siguiente vídeo explicamos la utilidad de esta característica a través de ejemplos.

<<(Texto vídeo) Utilidades de ‘Ir a Especial’

En este vídeo veremos algunas de las utilidades de la herramienta Ir a Especial. Este

comando nos permite seleccionar rangos de acuerdo a criterios específicos. Veamos
algunos ejemplos de uso.

Observa esta tabla de datos que nos han enviado. Para poder trabajar con ella necesito
rellenar la celdas vacías con el nombre del alumno correspondiente. Podría ir una a una
rellenando, pero lo voy a hacer con el comando, Ir a Especial.

Primero selecciono el rango a rellenar (en nuestro caso A1:A12), luego seleccionamos Ir a
Especial, también puedes hacer clic sobre Ir a… y pulsar sobre el botón Especial,
selecciono la opción Celdas en blanco y pulso Aceptar. Se han seleccionado las celdas en
blanco que contiene el rango A1:A12 y fíjate como la celda activa es A3.

Introduzco un igual con el teclado y hago clic sobre la celda A2. En lugar de validar
presionando Intro, debemos utilizar la combinación de teclas Control, Intro. Esto es
importante, esta combinación de teclas indica a Excel que queremos rellenar con el
mismo contenido de la celda superior no vacía. Aquí lo vemos se han rellenado las celdas
en blanco con el nombre del alumno correspondiente.

Lo que ocurre es que esta técnica introduce una fórmula en las celdas que estaban vacías
y que deberíamos convertir a referencias constantes copiando y pegando valores. El
Pegado especial se explicará con detalle más adelante. De momento nos quedamos con
la utilidad de seleccionar celdas en blanco de un rango de celdas para poder trabajar con
ellas.

A continuación, veamos cómo eliminar todas las notas de un rango o de toda la hoja. En
esta hoja tenemos varias celdas con una nota como podemos apreciar por las marcas
rojas (recuerda… los antiguos comentarios de versiones anteriores de Excel).
Seleccionamos todo el rango o mejor voy a seleccionar toda la hoja por si tuviera más
notas por ahí abajo que no veo. Selecciono Ir a Especial, marco Notas y aceptar.

He seleccionado todas las celdas que contienen notas, ahora sitúo el puntero del ratón
sobre una de las celdas seleccionadas y hago clic con el botón derecho para activar el

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 menú contextual y seleccionar Eliminar nota. De este modo hemos quitado a la vez todas
las notas que pudiera contener la hoja.

Veamos otro uso de la herramienta Ir a Especial. Consiste en seleccionar las diferencias

entre filas. Estás viendo en pantalla una tabla con un conjunto de palabras que se
repiten, es un ejemplo sencillo para que comprendamos mejor lo que vamos a explicar.
Voy a seleccionar. La celda de referencia es la celda activa del rango seleccionado, B2.
Aplicamos Ir a Especial, selecciono Diferencias entre filas y acepto. Observa lo que
ocurre… se han seleccionado las celdas diferentes a la de referencia de cada fila. En la
fila 2 la celda seleccionada es C2, la única que contiene un valor distinto a la celda de
referencia de esta fila. En la fila 3 se han seleccionado las dos celdas contiguas a la de
referencia, las que son distintas. En la fila 4 ocurre lo mismo que en la fila3. Y en la fila 5
se ha seleccionado la celda D5 que es la única que contiene un valor distinto a B5. De la
misma manera funciona Diferencias entre columnas pero que no vamos a verlo ahora.

Lo que sí vamos a ver es cómo seleccionar las celdas que no están vacías en un rango, lo
contrario que hicimos al comienzo de este vídeo. Es decir, todas las celdas que no están
en blanco. Primero voy a borrar algunas. Y para poder utilizar la herramienta Ir a
Especial, opción Diferencias entre filas necesito que la celda de referencia esté en blanco
y me pueda seleccionar las que son diferentes, es decir, las que no están en blanco.
Selecciono este rango incluyendo la columna A, celdas en blanco, que se van a comportar
como las celdas de referencia de cada fila. Ejecuto las mismas acciones que hemos
realizado antes. Ir a especial, selecciono Diferencias entre filas, aceptar y se han
seleccionado todas las celdas del rango excepto las que están en blanco.

Como ves hemos utilizado una herramienta de búsqueda para otros usos, cómo rellenar
celdas vacías de una tabla, cómo eliminar todas las notas de una hoja o cómo
seleccionar las celdas diferentes de una fila. Espero que te puedan resultar útiles estos
trucos y nos vemos en el próximo vídeo. Muchas gracias.>>

2. Buscar

Dentro del libro, Excel nos facilita la búsqueda de cualquier elemento con la herramienta
Buscar que se encuentra en la pestaña Inicio > Edición > Buscar.

Es posible incluir caracteres comodín como signos de interrogación, tildes, asteriscos o

números en los términos de búsqueda.

Puedes buscar por filas o por columnas, buscar en comentarios o valores y buscar en hojas de
cálculo o libros enteros.

Para encontrar algo abre el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, y escribe la información
que deseas encontrar en el cuadro Buscar.

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 Puedes usar caracteres comodín (signo de interrogación(?), asterisco (*), tilde (~) en los
criterios de búsqueda.

▪ Usa el signo de interrogación (?) para buscar cualquier carácter, por ejemplo,
c?sa encuentra "casa" y "cosa".
▪ Usa el asterisco (*) para buscar cualquier número de caracteres.
▪ Usa la tilde (~) seguida de?, * o ~ para buscar signos de interrogación, asteriscos
u otros caracteres de tilde; por ejemplo, af91 ~? busca "af91?".

A continuación, haz clic sobre Buscar todos y observa los resultados en la parte inferior del
cuadro. Cuando hayas terminado cierra el cuadro.

Veamos cómo utilizar el botón Opciones. Pulsa sobre él para que se muestren todos los
criterios disponibles.

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Define los criterios que necesites.

▪ Dentro de: se utiliza para buscar datos en una hoja de cálculo o en un libro completo,
selecciona hoja o libro.
▪ Buscar: puedes elegir buscar por filas (valor predeterminado) o por columnas.
▪ Buscar en: permite buscar datos con detalles específicos, en el cuadro haz clic en
fórmulas, valores, notas o comentarios.
▪ Coincidir mayúsculas y minúsculas: Activa esta casilla si deseas buscar datos que
hagan distinción entre mayúsculas y minúsculas.
▪ Coincidir con todo el contenido de la celda: Selecciona esta casilla si deseas buscar
celdas que contengan solo los caracteres que escribiste en el cuadro Buscar .
▪ Para buscar texto o números con un formato específico, haz clic en Formato y, a
continuación, realiza las selecciones en el cuadro de diálogo Buscar formato .
Cuando hayas terminado pulsa sobre Buscar todo y comprueba los resultados obtenidos.

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 Resumen

Un libro es un archivo que contiene una o más hojas de cálculo para organizar la información.
Cada libro se abre en una ventana diferente. A partir de la versión Excel 2013 se presentó la
interfaz de un único documento, donde cada libro se abre en su propia ventana.

Ocultar y mostrar libros

De forma predeterminada, todos los libros que abras aparecerán en la barra de tareas, pero es
posible ocultarlos o mostrarlos según sea necesario.

• ¿Cómo ocultar un libro? En la pestaña Vista , grupo Ventana , haz clic en Ocultar.

• ¿Cómo mostrar un libro oculto? Desde otro archivo de Excel, en la pestaña Vista ,
grupo Ventana , haz clic en Mostrar. En la ventana que se muestra selecciona el
archivo oculto y haz clic sobre Aceptar.

Ver en paralelo

Para comparar varios libros activos en la misma pantalla debes seguir estos pasos:

1. En la pestaña Vista, grupo Ventana, haz clic sobre Ver en paralelo.

2. Selecciona el libro que desees.
3. Pulsa Aceptar.

Cambiar de libro desde la cinta de opciones

Cuando estás trabajando en un libro de Excel y necesitas mostrar otro que tengas abierto,
puedes hacerlo directamente desde la cinta de opciones.

Basta ir a la pestaña Vista, grupo Ventana, pulsar sobre la flecha del comando Cambiar
ventanas y hacer clic en el libro deseado.

Trabajar con hojas

Los libros de Excel contienen hojas de trabajo. Por defecto, al crear un nuevo libro se crea una
hoja de trabajo con el nombre, Hoja1. Si añades más hojas Excel le asignará el nombre, Hoja2,
Hoja3 y así sucesivamente.

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Es aconsejable cambiar el nombre asignado por defecto por otro específico que nos ayude a
identificar la hoja de forma más rápida. Las pestañas de hoja se encuentran situadas en la
parte inferior de la cuadrícula. Si por alguna razón no se muestran las pestañas deberás
realizar los siguientes pasos:

1. Ve a la pestaña Archivo > Opciones > Opciones de Excel.

2. Selecciona Avanzadas del menú de la izquierda.
3. Y marca la casilla, Mostrar pestañas de hoja.

Trabajar con celdas

Antes de realizar cualquier cálculo u operación con una celda o rango de celdas, tendrás que
seleccionar aquellas con las que vas a trabajar.

Además de los métodos de selección también es imprescindible conocer las diferentes técnicas
disponibles a la hora de mover o desplazar celdas de una hoja de cálculo. Esta operación
desplaza una celda o rango de celdas a otra posición.

Revisar y compartir libros

Grupos de herramientas que integran la pestaña Revisar.

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 El grupo Revisión contiene las herramientas para comprobar ortografía, encontrar
sinónimos y ver las estadísticas del libro. Excel no revisa la ortografía en celdas que
contienen fórmulas.

Haz clic sobre el comando Estadísticas del libro y se abrirá el cuadro de diálogo que
muestra recuentos y más información sobre la hoja de cálculo y el libro actuales.

 Desde el comando Accesibilidad podrás comprobar si el contenido es accesible para todos

los usuarios del libro de trabajo. Se mostrará un panel a la derecha de la ventana
informándote de los errores o problemas de accesibilidad, así como, sugerencias para que
el contenido sea más accesible.

En el grupo Datos se encuentra el comando Búsqueda inteligente, cuya función te

permite buscar en Internet sobre un texto de la hoja en el que estés trabajando.

 Es posible agregar comentarios en las celdas para indicar alguna sugerencia o establecer
una conversación con otro usuario con el que compartamos el archivo. No hay que
confundir con comentarios que insertábamos en versiones anteriores de Excel.

Para insertar un comentario debes seleccionar la celda y hacer clic sobre Nuevo
comentario.

Es posible también agregar notas (que no debemos confundir con los comentarios). Se
deben utilizar para tomar anotaciones sobre los datos y funcionan como los comentarios
que se utilizaban en versiones anteriores de Excel.

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 Para crear una Nueva nota debes hacer clic en nueva nota en el menú contextual.

 En el grupo Proteger es posible aplicar diferentes métodos de protección:

1. Proteger libro para impedir que los usuarios agreguen, modifiquen, muevan,
copien u oculten y muestren hojas en un libro.
2. Proteger hoja para impedir que los usuarios modifiquen las celdas de la hoja de
cálculo.
3. Permitir editar rangos para impedir que los usuarios modifiquen rangos específicos
de celdas.

 Si usas una versión de Excel que es compatible con la coautoría, puedes seleccionar el
botón Compartir situado en la esquina superior derecha.

Desplazarse y buscar

 Para desplazarnos por la hoja de cálculo podemos utilizar varias técnicas:

• Las barras de desplazamiento.

• La rueda del ratón.

• Las flechas del teclado.

 Excel nos facilita la búsqueda en su libro de cualquier elemento; con la herramienta de la

pestaña Inicio > Edición > Buscar podrás hacerlo.

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 INTRODUCIR DATOS
Introducción

Una vez que conocemos el entorno de la aplicación y cómo movernos por las hojas de cálculo
es el momento de introducir los datos.

En esta última sección del módulo 1 recorreremos las diferentes formas de introducir y
modificar datos, conocer los tipos de datos y una característica fundamental que es el Pegado
especial.

¡Comenzamos…!

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 Objetivos

• Conocer los métodos y técnicas para introducir datos en una o varias celdas.

• Modificar los datos ya introducidos en una celda.

• Identificar los diferentes tipos de datos.

• Manejar la función Autocompletar y Autorrellenar.

• Conocer la herramienta para introducir series.

• Conocer todas las funcionalidades de la característica Pegado especial.

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 Introducir y modificar datos

En Excel disponemos de varias opciones para introducir datos de forma manual.

1. Puedes introducir datos en una celda,

2. En varias celdas a la vez, o en más de un hoja de cálculo a la vez.
3. También es posible cambiar las opciones de configuración para introducir los datos
con el fin de que te resulte más fácil hacerlo.
4. Y puedes modificar los datos una vez introducidos.

Lo explicamos a continuación…

1. Introducir un dato en una celda

<<(Texto vídeo) Introducir datos

En este vídeo explicaremos los métodos para introducir y modificar datos en una celda.

Estos son los pasos que debes seguir: Primero me sitúo sobre la celda y tecleo los datos
que deseo que almacene. Observa que estos datos tecleados aparecen en dos lugares: en
la celda activa y en la Barra de Fórmulas.

A continuación, debes validar la operación para que se almacene el dato en la celda,

para ello puedes realizar cualquiera de estas acciones: Presionar la tecla INTRO. De este
modo se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que
se encuentra justo por debajo. Presionar alguna de las TECLAS DE MOVIMIENTO.. Por
ejemplo, si pulsamos FLECHA DERECHA la celda contigua hacia la derecha será la que se
convertirá en celda activa. Presionar la tecla TABULADOR. Se valida el valor introducido
en la celda y la celda activa pasa a ser la contigua de la derecha. O desde la BARRA DE
FÓRMULAS pulsando el botón Aceptar (tic verde). Al hacer clic sobre él se valida y
almacena el dato en la celda. La celda activa seguirá siendo la misma.

Resumo los pasos a seguir: Introducir el dato y validar. Si antes de validar, deseo cambiar
algo, puedo hacerlo en la barra de fórmulas o en la misma celda.

¿Qué ocurre si deseo modificar alguna celda pero cambio de opinión y deseo volver al
contenido iniciar de la celda? En este caso, antes de validar la modificación debes pulsar
la tecla Escape del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas.
Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.

Cuando veamos las fórmulas utilizaremos mucho estos botones de la barra de fórmulas.
Para terminar con el vídeo te voy a explicar cómo introducir varias líneas dentro de una
misma celda. Para realizar el salto de línea dentro de una celda debes pulsar la
combinación de teclas ALT+INTRO. Te sitúas en el lugar donde quieras realizar el salto y

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 pulsas la combinación de teclas. Podemos observar mejor el salto de línea en la barra de
fórmulas.

Con esto hemos terminado el vídeo en el que hemos aprendido a introducir y validar
datos en una celda de la hoja. Confío que te haya resultado útil y nos vemos en el
próximo vídeo. Muchas gracias.>>

2. Introducir los mismos datos en varias celdas u hojas a la vez

<<(Texto vídeo) Introducir datos en varias celdas u hojas

En este vídeo vamos a explicar cómo introducir los datos en varias celdas u hojas de
trabajo a la vez. Para introducir datos en varias celdas, que tenemos previamente
seleccionadas, y que pueden ser adyacentes o no adyacentes, podemos introducir el
mismo dato a la vez.

Lo primero que debemos hacer es seleccionarlas. Voy a seleccionar un conjunto de celdas

adyacentes. A continuación, escribo el texto, el valor, lo que necesite introducir. Y para
validar presiono con la combinación de teclas Control, Intro. Como ves, de esta forma
hemos introducido la misma información en varias celdas. Ahora lo voy a hacer
utilizando la selección con Control, de celdas no adyacentes. Selecciono, presiono
Control, Clic, introduzco el valor y Control Intro.

Bien… como puedes observar hemos introducido a la vez un mismo dato en varias celdas,
a continuación vamos a hacerlo en varias hojas. Tenemos aquí varias hojas en blanco. Lo
que voy a hacer es realizar un modelo sencillo de informe de evaluación en varias hojas
del libro, el mismo en cada una de las hojas. Podría hacerlo en una hoja y copiarla tantas
veces como necesitara, pero voy a utilizar esta otra técnica.

Primero selecciono las hojas que necesito. Presiono la primera, clic en la primera, y
manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas, clic en la última. Tengo el grupo de hojas
seleccionadas. Ahora comienzo a introducir los datos en la hoja activa, que es la hoja
primera.

Voy introduciendo los datos que necesito. Ahora voy a introducir los números del 1 al 10.
Aunque no lo hemos visto todavía, vamos a adelantar un poco, introduzco el 1 y el 2,
selecciono las dos celdas y arrastro de este cuadradito pequeño que recibe el nombre de
Controlador de relleno, hasta que termino mi lista.

Una serie de datos que trataremos más adelante. A continuación, introduzco nombre 1 y
ahora quiero arrastrar del controlador de relleno para que genere los valores que estás
viendo en pantalla. También lo veremos más adelante.

Voy a aplicar bordes. Ahora voy a aplicar estilos de celda. Hago un poquito más pequeña
esta columna, y está un poco más grande. Ahora combino horizontalmente cada fila que
he seleccionado. Alineo a la derecha con un poco de margen. Y aplico el mismo estilo de
celdas.

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 Combino horizontalmente las filas del rango de celdas que he seleccionado. Y aplico este
otro estilo que va a ser igual que el del otro rango seleccionado. Solo me queda aplicar
formato al título. Combino y centro. Cambio la fuente. Y la hago un poquito más grande.

Bien… pues ya tengo el informe. Un informe que he escrito en una sola hoja y se ha
copiado en todas las que tenía seleccionadas. Deshago el grupo haciendo clic en una
hoja fuera del grupo y lo comprobamos.

Observa que haciendo clic en cada una de las hojas se ha copiado mi informe. Voy a
cambiarle el color al título para que, haciendo clic sobre cada una de ellas, podamos
notar un poco la diferencia. Bien… hago clic en la primera, la que hemos creado y como
ves las siguientes son exactamente iguales que la primera, excepto la última
modificación que hemos hecho.

Con esto hemos terminado el vídeo en el que has aprendido a introducir datos, a la vez,
tanto en celdas adyacentes y no adyacentes como en hojas de cálculo. Espero que te
haya resultado útil y nos vemos en el próximo vídeo. Muchas gracias.>>

3. Cambiar la dirección de la tecla Entrar

Por defecto, para validar e introducir un valor en una celda puedes presionar la tecla INTRO y
la selección se desplazará una celda hacia abajo, mientras que, si presionas TAB, la selección se
desplaza una celda hacia la derecha.

No es posible cambiar la dirección de movimiento de la tecla TAB, pero sí puedes

especificar una dirección diferente para la tecla INTRO.

Si cambias esta configuración, se verán afectada toda la hoja de cálculo, cualquier otra
hoja abierta, cualquier otro libro abierto y todos los libros nuevos.

4. Modificar datos

<<(Texto vídeo) Modificar datos

En este vídeo veremos diferentes técnicas para modificar datos en una celda. Es posible
modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se está escribiendo, o más
tarde después de validar la entrada.

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Si aún no hemos validado la introducción de datos y se cometemos algún error, podemos
utilizar la tecla Retroceso para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor,
haciendo retroceder éste una posición o las que necesites. También puedes hacerlo con
la tecla Suprimir solo que en este caso borrarás el carácter situado a la derecha del
cursor.

Es muy importante que no utilices la flecha de la izquierda de las flechas de movimiento

del teclado ya que este botón valida la entrada de datos. Si ya se hemos validado la
entrada de datos y se deseamos modificar, seleccionamos la celda, hacemos clic dentro
del contenido para introducir el punto de inserción, modificamos y pulsamos Intro para
validar la modificación.

También podríamos haber activado la Barra de Fórmulas, para realizar la modificación

en la barra. Recuerda que puedes activar la barra de fórmulas también pulsando la tecla
F2. Y en la misma barra de fórmulas introducir el punto de inserción y modificar el
contenido.

Una vez que terminado en la barra de fórmulas pulsamos el botón Introducir, el tic verde.
En caso de no querer introducir esta información tenemos el botón Cancelar. También si
deseas reemplazar el contenido, directamente, de una celda por otro distinto, la
seleccionamos, introducimos y directamente ha cambiado por el que hemos introducido.

Ahora lo que vamos a ver es cómo suprimir o borrar datos. Primero seleccionamos la
celda o celdas cuyos datos queramos eliminar y después pulsamos la tecla Suprimir.

Otra opción sería seleccionar la celda y con botón derecho del ratón sobre la celda; se
mostrará el menú contextual y elegimos la opción Borrar contenido. No lo confundas con
la opción Eliminar. La opción Eliminar borra toda la celda, no solo el contenido.

Y también tenemos otra opción que es desde el menú Inicio, grupo Edición, despliegas la
flecha junto al icono con forma de borrador y eliges la opción Borrar contenido o Borrar
todo.

Te explico la diferencia. Si eliges borrar contenido se eliminará solo el contenido, el valor

que almacena la celda, en cambio, si elegimos Borrar todo se eliminará el contenido y el
formato, que también es información que contiene la celda. Pero en ningún caso
eliminamos la celda.

Bien, con esto hemos terminado el vídeo en el que has aprendido a modificar el
contenido de las celdas de tu hoja de trabajo. Espero que te haya resultado útil, nos
vemos en el próximo vídeo. Muchas gracias.>>

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 Tipos de datos

En una hoja de cálculo las celdas pueden contener estos tipos de datos: de texto, numéricos,
fórmulas o funciones.

▪ Texto o alfanuméricos.
Por defecto, cuando introduces un dato tipo texto se alinea a la izquierda de la celda.
Si el primer carácter que introduces en la celda no es un número, ni los caracteres /, +,
-, =, @, Excel interpreta que es de tipo Texto.

▪ Numéricos.
Pueden ser números, fechas, horas y se alinean, por defecto, a la derecha de la celda
cuando se introducen.

➔ Números:

 Pueden ser positivos o negativos, enteros, decimales o en formato

exponencial.

 Solo pueden contener los caracteres siguientes: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ),

/ $ % * E e.

 Los números negativos se pueden escribir entre paréntesis -3 = (3).

 Por defecto, los puntos se interpretan como separador de miles y la coma

como separador decimal.

 Si un número contiene más de 15 dígitos lo convertirá en notación

científica: 1234567891234569999 = 1,23457E+18.

 Para introducir una fracción (y que no la considere una fecha) podemos

colocar un cero, espacio en blanco y la fracción: 0 2/3.

➔ Fechas:

 Podemos introducir las fechas con guiones o barras: 1-05-09 o 1/5/09. Se

presentan con el formato por defecto, dd/mm/aa y alineadas a la
derecha.

 Excel considera internamente una fecha como un número entero, el

número 1 corresponde a la fecha 01/01/1900, el número 2 corresponde al
02/01/1900, …, y así sucesivamente (por ejemplo, el 1 de enero de 2020
corresponde al entero 43.831).

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 ➔ Horas:

 Excel trata internamente las horas como fracciones de día, 24:00 es 1;

12:00 es 0,5.

Por ejemplo: si introducimos la hora 12:35, Excel trata este valor como
0,524305.

 Por defecto, Excel considera que cualquier hora introducida pertenece a

un reloj de 24 horas, para cambiar al de 12 horas debes escribir am o pm
tras la hora.

 Las horas y fechas siempre deben ser valores positivos.

 Se puede escribir hora y fecha en la misma celda, separadas por un

espacio.

▪ Fórmulas o funciones
Permiten determinar el valor de esta celda en función de los valores de otras celdas.
Las fórmulas pueden construirse usando valores, direcciones de celdas o rangos y
funciones predefinidas. Deben comenzar con el símbolo igual (=).

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 Autorrellenar

En Excel es posible utilizar la característica Autorrellenar para rellenar celdas con datos que
siguen un patrón o que se basan en datos de otras celdas.

¿Cuántas veces has tenido que introducir muchos datos repetitivos en Excel, como fechas o
números? Esta característica puede ayudarte y resultarte útil para que el proceso sea menos
tedioso.

Cuando estás trabajando en Excel, la celda activa muestra un pequeño cuadro negro en la
esquina inferior derecha llamado controlador de relleno.

Si pulsas sobre este controlador de relleno el puntero cambia a una pequeña cruz de color
negro, basta mantener presionado el puntero y arrastrar la selección para activar la
característica Autorrellenar.

Además, puedes activar las opciones de Relleno si haces doble clic sobre el cuadro.

Veámoslo a través de varios ejemplos.

1. ¿Cómo utilizar Autorrellenar para introducir series de fechas?

1. Escribe, por ejemplo, la primera fecha de la serie.
2. Coloca el puntero del ratón sobre la esquina inferior derecha de la celda hasta que se
vuelva un signo más negro.
3. Haz clic y mantén presionado el botón primario (izquierdo) de ratón.
4. Arrastra el signo más sobre las celdas que deseas rellenar. Y Excel rellenará la serie
automáticamente con la característica Autorrellenar.

2. ¿Cómo copiar la misma fecha o valor en la columna o fila?

Hemos visto cómo se completan de forma automática una serie de valores de tipo fecha. Sin
embargo, a veces necesitamos repetir la misma fecha o el mismo valor que contiene la primera
celda.

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Para ello basta arrastrar el controlador de relleno (dirección fila o columna) desde la primera
celda que contiene el dato a copiar y desplegar las opciones de Relleno y seleccionar Copiar
celdas.

También puedes utilizar una combinación de teclas. Debes seguir estos pasos:

1. Primero selecciona el rango de celdas cuando el puntero toma una forma de cruz
blanca. La primera celda del rango debe contener el dato a copiar.

2. A continuación, presiona las siguientes combinaciones de teclas:

• Para copiar en una columna utiliza las teclas CONTROL y letra J.

• Para copiar el valor en la misma fila presiona las teclas CONTROL y letra D.

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 Opciones de relleno
Copiar celdas: Sirve para que se copie la celda precedente.

Serie de relleno: Automáticamente, seleccionando los datos iniciales, si arrastras hacia

abajo se completan las fechas hasta la celda en que acabas la
selección.

Rellenar formatos En este caso los valores de las celdas no aparecen, solo se copian los
solo: formatos.

Rellenar sin En este caso se rellenan las celdas con datos, pero no se copiarán los
formato: formatos.

Rellenar días: Completa los días.

Rellenar días de la Completa los días de la semana.

semana:

Rellenar meses: Completa con los meses respetando el día y el año de las celdas
seleccionadas.

Rellenar años: Completa con los años respetando el día y el mes de las celdas
seleccionadas.

3. ¿Cómo autocompletar una lista de meses o años?

Arrastra el controlador de relleno (dirección fila o columna) desde la primera celda que
contiene el dato a copiar y despliega las opciones de Relleno. Selecciona la opción que
necesites, Rellenar meses o Rellenar años.

4. ¿Cómo introducir una serie de números?

Observa que si introduces un valor numérico, por ejemplo, el número 1 y arrastras con el
controlador de relleno lo que ocurre es que se copia el mismo número.

Para que se introduzca una serie correlativa de números debes utilizar la opción Serie de
relleno del cuadro de opciones de Relleno.

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 Relleno rápido

Por defecto, la característica Relleno rápido está implementada a partir de la versión 2013,
pero puedes activarla o desactivarla desde la pestaña Archivo > Opciones > Avanzadas.

Marca para activar o desmarca para desactivar la opción Relleno rápido automático.

Y pulsa sobre Aceptar para confirmar los cambios.

Esta función lo que hace es detectar un patrón o regla en los datos con el fin de reproducirla.
Mejor lo explicamos con un ejemplo.

<<(Texto vídeo) Relleno rápido

En este vídeo explicaremos la característica de Excel, Relleno rápido. Sin embargo, antes
vamos a comentar la función Autocompletar que caracteriza a Excel desde sus primeras
versiones, con la que también se detectan patrones de otras celdas.

Seguro que lo has experimentado en muchas ocasiones, cuando introduces caracteres en

una celda, Excel te propone sugerencias que coinciden con alguna entrada existente en
la columna o que comienza por esos mismos caracteres. Esta función, Autocompletar,

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puedes activarla o desactivarla desde las opciones de Excel, grupo Avanzadas, opciones
de Edición, Habilitar Autocompletar para valores de celda. Pues bien… podríamos decir
que la funcionalidad, Relleno rápido automático, es una versión mejorada de
Autocompletar. Vamos a verlo con algunos ejemplos.

Hemos solicitado que nos facilitaran los nombres, apellidos y el servicio de parte del
personal y nos han enviado esta lista, esta columna de datos. Para trabajar con ella
necesitamos separar en diferentes columnas el nombre, apellido y servicio de cada uno
de los registros.

Voy a utilizar la característica Relleno rápido y primero compruebo que la tengo

habilitada. Voy a las opciones de Excel y compruebo que está marcado el check Relleno
rápido.

A continuación, vuelvo a la tabla, me sitúo en la celda y escribo el nombre completo.

Presiono la tecla Intro y comienzo a escribir el nombre completo del segundo registro.
Antes de que termine de escribir observa como Excel ha detectado algún patrón y me
devuelve una vista previa de todos los nombres, las segundas palabras que hay en la
columna, que coinciden con los nombres de las personas, que es el dato que estoy
buscando.

Si se corresponde con el dato que necesito pulso Intro y se ha completado la columna. En

caso contrario solo tendríamos que haber presionado la tecla Escape y seguir
escribiendo.

Relleno rápido funciona cuando reconoce un patrón en los datos, en ocasiones es

necesario introducir varias celdas para que pueda reconocer el patrón. Y funciona mejor
cuando los datos tienen cierta coherencia. Si los datos contienen muchas incoherencias,
es mejor utilizar otra herramienta o método para alcanzar el objetivo.

Ahora voy a hacerlo con los apellidos, pero de otra forma. Escribo el primer apellido y
pulso Intro. A continuación, me voy a la pestaña Datos y hago clic en el botón Relleno
rápido. Observa cómo se ha completado la columna, sin utilizar ninguna fórmula.

Relleno rápido distingue mayúsculas y minúsculas. Si especificas algún dato en

mayúsculas o minúsculas todos los demás se adaptan.

Veamos otro ejemplo en el que vamos a transformar esta lista de números a fechas con
un formato concreto. Observa que hemos recibido estas fechas, los dígitos del año, mes y
día juntos, además son más de 100 registros. Y debemos convertirlos en fechas con el
formato con el que habitualmente trabajamos. Vamos a ello.

Comienzo escribiendo la primera fecha con el formato que necesito, pulso Intro y, a
continuación, en el botón Relleno rápido de la pestaña Datos. No ha reconocido bien el
patrón, de modo que introduciré otro registro. Primero borro datos, escribo de nuevo en
los dos registros, pulso Intro y botón Relleno rápido.

Ahora sí, es correcto. Hemos necesitado introducir más de un dato para que Excel
reconozca el patrón.

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Veamos otro ejemplo. Con estos datos lo que voy a hacer es unificar el formato de los
números de teléfono y extraer el correo electrónico. Ya está, hecho también.

Para terminar vamos a agrupar los datos de varias columnas y vamos a crear, a generar,
direcciones de correo electrónico del personal. Escribo la primera letra del nombre,
punto, apellido completo, guión bajo y los tres primeros caracteres del servicio, arroba,
mail.com. Es un patrón que me acabamos de generar y que vamos a utilizar para definir
los correos electrónicos del personal. Pulso Intro y Relleno automático. Perfecto, hemos
generado direcciones de correo. Hemos creado un patrón para generar las direcciones de
correo electrónico de nuestro personal. Sin fórmulas y casi de forma automática.

Como ves, las posibilidades que te ofrece esta característica son múltiples, diversas y
rápidas. Explora cualquier idea que se te ocurra o que necesites en tus tareas diarias.
Verás cómo te resulta muy práctico.

Bien… con esto hemos terminado de explicar la característica de Excel, Relleno rápido
automático. Confío que te haya gustado y nos vemos en el próximo vídeo. Muchas
gracias.>>

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 Series de datos

Las series de datos en Excel nos permiten generar una sucesión de datos que cumplan con un
determinado patrón de comportamiento. Por ejemplo, una sucesión de fechas mes a mes o
una sucesión de números pares.

Te explicamos cómo hacerlo en el siguiente vídeo.

<<(Título vídeo) Series

En este vídeo explicaremos cómo generar series de datos en Excel. Series de fechas y
numéricas. Comenzamos por la fechas. Para crear una serie de fechas introduciremos el
primer valor con el que iniciará nuestra serie. A continuación, voy a la pestaña Inicio,
grupo Modificar, selecciono el botón Rellenar y hago clic sobre la opción Series. Se
mostrará este cuadro de diálogo donde podemos configurar algunos parámetros para la
creación de nuestra serie de fechas.

En primer lugar está el parámetro Series que nos permite indicar si queremos insertar los
valores de la serie sobre una fila o una columna, para nuestro ejemplo elegiré la opción
Columnas. Ahora elijo el Tipo. Excel ha detectado que está seleccionado un dato tipo
fecha y muestra marcada la opción Cronológica, lo dejamos como está.

Para este tipo de series se habilitará el parámetro Unidad de tiempo que nos permitirá
especificar mayor detalle sobre nuestra serie. Para este ejemplo voy a seleccionar Fecha.
Si no está previamente seleccionado.

Por último, debemos indicar el incremento y un límite para la serie. Quiero que se
generen las fechas día a día hasta el primer día del mes de julio, de modo que dejo
Incremento igual a 1 y en Límite escribo la fecha límite, 1 de julio de 2020. Pulso Aceptar
y se ha creado la serie.

Ahora voy a generar una serie de meses y años, pero antes voy a seleccionar el rango de
celdas que quiero que se complete para que Excel identifique el límite de la serie.
Selecciono el rango, hago clic en Series, reviso los parámetros y modifico la unidad de
tiempo, selecciono meses. Acepto y ya se ha generado.

Hago lo mismo para los años. Si previamente especificas el rango donde se va a generar
o crear tu serie, no será necesario que escribas ninguna fecha límite en el cuadro de
diálogo Opciones de Series.

Veamos otro ejemplo en el crearemos una serie de fechas de días laborables pero antes,
es importante definir lo que significa para Excel día laborable. De manera
predeterminada, Excel considera la semana laboral de lunes a viernes así que al pedir la
creación de una serie de fechas de días laborables se omitirán los sábados y domingos.

Comenzaré por colocar la fecha, selecciono el rango de celdas, voy a Inicio, Modificar,
Rellenar, Serie. Reviso los parámetros, marco en Unidad de tiempo, Día laborable, y dejo
el resto como está. Aceptar. En este caso nuestra lista de fechas omite los sábados y
domingos.

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 A continuación, vamos a generar una serie de todos los miércoles del año, en el rango
que he seleccionado. Introducimos la primera fecha, clic en botón Series, marcamos
Fecha. Y en incremento escribimos un 7. Para que calcule el intervalo de 7 en 7 días.
Pulso Aceptar. Y, como ves, se han generado las fechas que correspondientes todos los
miércoles.

Bien…, a continuación vamos a terminar viendo cómo generar series numéricas. Series
correlativas de números. Para introducir una serie correlativa de números, por ejemplo,
1, 2, 3, 4, 5, …, que se vaya incrementando de forma lineal, podemos hacerlo utilizando
la herramienta Series o escribiendo los dos primeros valores, seleccionamos y
arrastramos del cuadrado negro de la selección en la dirección que necesitemos (fila o
columna). Con esta operación Excel calcula la diferencia entre los dos números y aplica
ese incremento (que puede ser positivo o negativo) generando una serie. Ahora voy a
realizar la misma operación utilizando la opción Series.

En caso de querer generar una serie geométrica, en la que el incremento se genera de

forma exponencial, necesitamos seleccionar el Tipo, Geométrica, y definir el incremento.
Aceptamos y se ha generado la serie. Esta característica de Excel puede ayudarte a
reducir el tiempo que utilizas para introducir datos que se ajustan a una tendencia lineal
simple o geométrica exponencial.

Bien…, hemos terminado el vídeo en el que has aprendido a utilizar la herramienta Series
en tus hojas y libros de trabajo. Espero que te haya resultado interesante y útil. Además,
este es el último vídeo del módulo 1 del curso. Nos vemos en el módulo siguiente.
Muchas gracias por tu atención.>>

¿Cómo crear nuestra lista personalizada?

En primer lugar vamos a comprobar las listas personalizadas que Excel tiene configuradas de
forma predeterminada. Para ello debes ir a la ficha Archivo > Opciones > Avanzadas, en el
panel de la derecha dentro de la sección General, debes pulsar sobre el botón Modificar listas
personalizadas.

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Para crear una nueva lista personalizada introduce las entradas, separadas por comas, en el
cuadro Entradas de lista y pulsa Agregar para que se almacenen en Listas personalizadas.
Acepta para confirmar y ya estará disponible la nueva lista creada.

También puedes introducir datos que ya tengas almacenados en un rango de celdas, para ello
debes elegir la opción Importar lista desde las celdas, introduce el rango en el cuadro y pulsa
sobre Importar, se añadirán al cuadro Entradas de lista.

A continuación, debes pulsar sobre el botón Aceptar para confirmar la operación.

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 Pegado especial

En algunas ocasiones es posible que desees pegar el contenido de una celda o rango de celdas,
pero no su formato; o quizás, transponer los datos pegados de filas a columnas. Para realizar
este tipo de acciones Excel nos facilita la función Pegado especial.

Para aplicar esta característica debes realizar los siguientes pasos:

1. Selecciona las celdas a copiar.

2. Pulsa el botón Copiar en la pestaña Inicio. Observa como aparece una línea de marca
alrededor de las celdas copiadas indicándonos la información situada en el
portapapeles.

3. Haz clic sobre la celda a partir de la que se colocarán los datos copiados.

4. Pulsa en la flecha del botón Pegar en la pestaña Inicio. Se mostrarán las Opciones de
menú de pegado (en la cinta).

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 Esta tabla muestra la acción que se ejecuta con cada una de las opciones:

Icono Nombre Pegado de …

Pegar Todo el contenido de la celda.

Mantener ancho de Contenido de celda copiado junto con el ancho de columna.

columnas de origen
Transponer Gira el contenido de celdas copiadas al pegar. Los datos en filas
se pegarán en columnas y viceversa.
Fórmulas Fórmulas, sin formato ni Comentarios.

Valores Resultados de la fórmula, sin formato ni Comentarios.

Formato Solo el formato de las celdas copiadas.

Valores y formato de Los valores y el formato de las celdas copiadas.

origen
Pegar vínculo Referencia a las celdas de origen en lugar de al contenido copiado
de la celda.
Imagen Imagen copiada.

Imagen vinculada Imagen copiada con un vínculo a las celdas originales (si realiza
cambios en las celdas originales, dichos cambios se reflejarán en
la imagen pegada).

5. Si pulsas sobre la pestaña Inicio > Pegar > Pegado especial se mostrará el cuadro de
diálogo Pegado especial. Para activar este cuadro también puedes utilizar la
combinación de teclas CRTL + ALT + V.

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 Esta tabla muestra la acción que se ejecuta con cada una de las opciones:

Opción Acción de pegado

Todo
Pega todo el contenido de la celda y el formato de los datos copiados.
Fórmulas
Pega solo las fórmulas de los datos copiados como las especificadas en la
barra de fórmulas.
Valores
Pega solo los valores de los datos copiados tal y como se muestran en las
celdas.
Formatos
Pega solo el formato de celda de los datos copiados.
Comentarios y notas
Pega solo los comentarios y las notas adjuntas a la celda copiada.
Validación
Pega las reglas de validación de datos de las celdas copiadas en el área de
pegado.
Todo utilizando el tema
Pega todo el contenido de la celda en el formato de tema del documento
de origen
que se aplica a los datos copiados.
Todo excepto bordes
Pega todo el contenido de la celda y el formato aplicados a la celda
copiada, excepto los bordes.
Ancho de las columnas
Pega el ancho de una columna copiada o rango de columnas en otra
columna o rango de columnas.
Formatos de números y
Pega solo las fórmulas y todas las opciones de formato de número de las
fórmulas
celdas copiadas.
Formatos de números y
Pega solo los valores y todas las opciones de formato de número de las
valores
celdas copiadas.
Todos los formatos
Pega las opciones de formato condicional y contenido de las celdas
condicionales
copiadas.

También es posible especificar una operación matemática que se aplicará a los datos copiados.
Operación Acción
Ninguno
Especifica que no se aplicará ninguna operación matemática a los datos copiados.
Agregar
Agrega los datos copiados a los datos de la celda de destino o del rango de celdas.
Restar
Resta los datos copiados de los datos de la celda de destino o del rango de celdas.
Multiplicar
Multiplica los datos copiados por los datos de la celda de destino o el rango de celdas.
Dividir
Divide los datos copiados por los datos de la celda de destino o el rango de celdas.

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Otras opciones: Acción
Saltar blancos
Evita reemplazar valores en el área de pegado cuando se producen celdas en
blanco en el área de copia al activar esta casilla.
Transponer
Cambia las columnas de datos copiados a filas y viceversa cuando selecciona
esta casilla.
Pegar vínculo
Haz clic para crear un vínculo a las celdas copiadas.

6. Una vez que hayas elegido la opción que necesites debes pulsar sobre el botón
Aceptar para confirmar la operación.

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 Resumen

En Excel disponemos de varias opciones para introducir datos de forma manual.

1. Puedes introducir datos en una celda,

2. En varias celdas a la vez, o en más de un hoja de cálculo a la vez.
3. También es posible cambiar las opciones de configuración para introducir los datos
con el fin de que te resulte más fácil hacerlo.
4. Y puedes modificar los datos una vez introducidos.

Tipos de datos

En una hoja de cálculo las celdas pueden contener estos tipos de datos: de texto, numéricos,
fórmulas o funciones.

▪ Texto o alfanuméricos.
Por defecto, cuando introduces un dato tipo texto se alinea a la izquierda de la celda.
Si el primer carácter que introduces en la celda no es un número, ni los caracteres /, +,
-, =, @, Excel interpreta que es de tipo Texto.

▪ Numéricos.
Pueden ser números, fechas, horas y se alinean, por defecto, a la derecha de la celda
cuando se introducen.

➔ Números:

 Pueden ser positivos o negativos, enteros, decimales o en formato

exponencial.

 Solo pueden contener los caracteres siguientes: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ),

/ $ % * E e.

 Los números negativos se pueden escribir entre paréntesis -3 = (3).

➔ Fechas:

 Podemos introducir las fechas con guiones o barras: 1-05-09 o 1/5/09. Se

presentan con el formato por defecto, dd/mm/aa y alineadas a la
derecha.

 Excel considera internamente una fecha como un número entero, el

número 1 corresponde a la fecha 01/01/1900, el número 2 corresponde al
02/01/1900, …, y así sucesivamente.

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 ➔ Horas:

 Excel trata internamente las horas como fracciones de día, 24:00 es 1;

12:00 es 0,5.

 Por defecto, Excel considera que cualquier hora introducida pertenece a

un reloj de 24 horas, para cambiar al de 12 horas debes escribir am o pm
tras la hora.

▪ Fórmulas o funciones
Permiten determinar el valor de esta celda en función de los valores de otras celdas.
Las fórmulas pueden construirse usando valores, direcciones de celdas o rangos y
funciones predefinidas. Deben comenzar con el símbolo igual (=).

Autorrellenar

En Excel es posible utilizar la característica Autorrellenar para rellenar celdas con datos que
siguen un patrón o que se basan en datos de otras celdas. Cuando estás trabajando en Excel, la
celda activa muestra un pequeño cuadro negro en la esquina inferior derecha que recibe el
nombre de controlador de relleno.

Si pulsas sobre este controlador de relleno el puntero cambia a una pequeña cruz de color
negro, basta mantener presionado el ratón en este punto y arrastrar la selección para activar
la característica Autorrellenar.

Relleno rápido

Por defecto, la característica Relleno rápido está implementada a partir de la versión 2013,
pero puedes activarla o desactivarla desde la pestaña Archivo > Opciones > Avanzadas.

Marca para activar o desmarca para desactivar la opción Relleno rápido automático. Esta
función lo que hace es detectar un patrón o regla en los datos con el fin de reproducirla.

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Series de datos

Las series de datos en Excel nos permiten generar una sucesión de datos que cumplan con un
determinado patrón de comportamiento. Por ejemplo, una sucesión de fechas mes a mes o
una sucesión de números pares.

Pegado especial

En algunas ocasiones es posible que desees pegar el contenido de una celda o rango de celdas,
pero no su formato; o quizás, transponer los datos pegados de filas a columnas. Para realizar
este tipo de acciones Excel nos facilita la función Pegado especial.

Para aplicar esta característica debes realizar los siguientes pasos:

1. Selecciona las celdas a copiar.

2. Pulsa el botón Copiar en la pestaña Inicio.

3. Haz clic sobre la celda a partir de la que se colocarán los datos copiados.

4. Pulsa en la flecha del botón Pegar en la pestaña Inicio. Se mostrarán las Opciones de
menú de pegado (en la cinta).

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