SECRETARIADO ADMINISTRATIVO CONTABLE
Titam Consultora- Servicios Empresariales y Educacionales
SOCIEDAD EDUCATIVA ARGENTINA
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CLASE 2 – Módulo VI
Seguimos avanzando en el uso de Excel.
Vamos a ver algunas funciones más que seguramente les resultarán muy útiles.
Comenzamos con la FUNCIÓN CONTAR
Las funciones CONTAR, CONTARA y CONTAR.SI, son unas funciones de excel muy conocidas.
La función CONTAR
La función CONTAR de Excel es una de las funciones más utilizadas y fáciles de usar de la categoría de
funciones estadísticas junto con CONTARA y CONTAR.SI. Esta función te permite automatizar largos
procesos de conteo de valores.
Categoría: Funciones de Estadística
¿Para qué sirve?: La función CONTAR se usa para contar aquellas celdas que contienen números dentro
de un rango específico.
Sintaxis: CONTAR (valor1, [valor2], …)
Observaciones
Los argumentos pueden contener o hacer referencia a una variedad de diferentes tipos de datos, pero
solo se cuentan los números.
Se cuentan argumentos que son números, fechas o una representación de texto de los números (por
ejemplo, un número entre comillas, como «1»).
Para contar valores lógicos, texto o valores de error, debes usar la función CONTARA
Para contar números que cumplan uno o varios criterios, debes usar la función CONTAR.SI o
CONTAR.SI.CONJUNTO respectivamente.
Cómo usar la función CONTAR
Para este ejemplo usaremos una tabla con unas ventas unitarias de productos y los respectivos clientes.
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Tal y cómo podemos ver en la tabla no hay ninguna celda de valor numérico o referencia numérica. Es
por eso que, si usamos la función CONTAR de forma correcta, el resultado tiene que ser “0”. Vamos a
verlo.
Podemos aplicar la función contar escribiendo directamente sobre la celda dónde queremos el resultado
o con el cuadro de diálogo si la insertamos desde el buscador de funciones. (Todas las funciones se
pueden aplicar de estas dos formas).
Cómo la función es muy fácil de usar, la aplicaremos directamente sobre la celda escribiendo su sintaxis.
Lo primero que tendremos que poner es el inicio de la fórmula: =CONTAR(
Una vez puesto esto, solo necesitamos poner el 1r argumento, que cómo recordaráss es el único
obligatorio. Para ponerlo, seleccionaremos todos los valores de la tabla excepto los encabezados. Para
finalizar cerramos el paréntesis. Nos tiene que quedar la siguiente fórmula:
El resultado es “0”. Esta forma de usar CONTAR se usa mucho en grandes listas o tablas de Excel, para
verificar que no haya números por error.
La función CONTARA
La función CONTARA tiene una sintaxis idéntica a la función CONTAR. Es muy útil para hacer conteos
generales de distintos valores, ya sean juntos o separados.
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Categoría: Funciones de Estadística
¿Para qué sirve?: La función CONTARA se usa para contar todas aquellas celdas que no están vacías
dentro de un rango específico.
Sintaxis: CONTARA (valor1, [valor2], …)
Observaciones
La función CONTARA cuenta las celdas que contienen cualquier tipo de información, incluidos los valores
de error y texto vacío («»).
Si el rango contiene una fórmula que devuelve una cadena vacía, la función CONTARA cuenta ese valor.
Cómo usar la función CONTARA
Para demostrar esta función usaremos la misma tabla de antes. La función CONTARA también es de
aplicación rápida y fácil cómo CONTAR, así que la escribiremos directamente sobre la celda de
resultados. Para hacerlo simplemente abrimos la fórmula: =CONTARA(
A continuación ponemos el mismo rango que antes, es decir todos los valores de la tabla (sin
encabezados): =CONTARA(A4:B9)
El resultado es 12. Nos indica que dentro del rango seleccionado existen 12 celdas con un valor
cuantificable dentro.
Función CONTAR.SI
La función CONTAR.SI tiene una sintaxis idéntica a la función CONTAR. Es muy útil para hacer conteos
generales de distintos valores, ya sean juntos o separados.
Categoría: Funciones de Estadística
¿Para qué sirve?: La función CONTAR.SI se usa para contar el número de celdas que cumplen un criterio;
por ejemplo, para contar el número de veces que una ciudad determinada aparece en una lista de
clientes.
Sintaxis: CONTAR.SI (rango, criterio)
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Explicación de la función CONTAR.SI
Esta función tiene 2 argumentos:
Rango: Es de carácter obligatorio. Indica el rango de celdas a las que se le aplicará la condición para
considerar su cuenta.
Condición: Es de carácter obligatorio. Se refiere a la condición que se deben cumplir las celdas del rango
para ser incluidos en la cuenta.
Observaciones
El argumento de condición no distingue entre minúsculas y mayúsculas. Es decir que si ponemos
“pomelos” o “POMELOS”, el resultado será el mismo.
Los caracteres comodines, como el signo de interrogación (?) y asterisco (*), pueden usarse en criterios. El
signo de interrogación reemplaza cualquier carácter individual. El asterisco reemplaza cualquier
secuencia de caracteres. Si lo que desea buscar es un signo de interrogación o un asterisco, escriba una
tilde (~) antes del carácter.
Cómo usar la función CONTAR.SI
Para demostrar esta función usaremos la misma tabla de antes. Imaginemos que ahora nos interesa
descubrir cuentas veces se ha comprado una bicicleta. Cómo no tenemos un valor numérico de las
ventas debemos contarlas por el nombre de “bicicleta”.
Esta función también la escribiremos directamente sobre la celda de resultado. Para empezar debemos
poner exactamente la misma sintaxis que antes, es decir: =CONTAR.SI(A4:B9
Antes de cerrar el paréntesis, le añadiremos la condición. En este caso queremos saber el número de
bicicletas, así que pondremos un punto y coma (“;”) para separar los argumentos y seguidamente
“bicicleta”. Para finalizar cerramos paréntesis.
Es muy importante poner el condicional entre comillas porqué sino la función nos dará error. También
es importante recordar que debemos poner el punto y coma entre los argumentos de una función, si
esta, la escribimos directamente en la hoja sin usar el cuadro de diálogo.
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En el video tutorial tienes otro ejemplo para comprender mejor aún esta función
Y ahora veremos otra función muy útil: SUMAR.SI
La función SUMAR.SI en Excel nos permite hacer una suma de celdas que cumplen con un determinado
criterio y de esta manera excluir aquellas celdas que no nos interesa incluir en la operación.
SINTAXIS DE LA FUNCIÓN SUMAR.SI
La función SUMAR.SI tiene tres argumentos que explicaré a continuación.
Rango (obligatorio): El rango de celdas que será evaluado.
Criterio (obligatorio): La condición que deben cumplir las celdas que serán incluidas en la suma.
Rango_suma (opcional): Las celdas que se van a sumar. En caso de que sea omitido se sumaran las celdas
especificadas en Rango.
El Criterio de la suma puede estar especificado como número, texto o expresión. Si es un número hará
que se sumen solamente las celdas que sean iguales a dicho número. Si el criterio es una expresión
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podremos especificar alguna condición de mayor o menor que.
Si el Criterio es un texto es porque seguramente necesito que se cumpla una condición en cierta columna
que contiene datos de tipo texto pero realizar la suma de otra columna que tiene valores numéricos.
Todos estos casos quedarán más claros con los siguientes ejemplos.
EJEMPLOS DE LA FUNCIÓN SUMAR.SI
El primer ejemplo es muy sencillo ya que de una lista de valores aleatorios quiero sumar todas las celdas
que contienen el número 5.
Recuerda que la función SUMAR.SI no realiza una cuenta de las celdas que contienen el número 5, de lo
contrario el resultado habría sido 2. La función SUMAR.SI encuentra las celdas que tienen el número 5 y
suma su valor. Ya que las celdas A2 y A7 cumplen con la condición establecida se hace la suma de ambas
celdas lo cual da el número 10 como resultado.
Ahora cambiaré la condición a una expresión y sumaré aquellas celdas que sean menores a 3. Observa el
resultado de esta nueva fórmula.
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VENTAS DE UN VENDEDOR
Ahora utilizaremos un criterio en texto y el tercer argumento de la función SUMAR.SI el cual nos deja
especificar un rango de suma diferente al rango donde se aplica el criterio. En el siguiente ejemplo tengo
una lista de vendedores y deseo conocer el total de ventas de un vendedor específico.
Para obtener el resultado colocaré el rango A2:A10 como el rango que debe ser igual al texto en la celda
F1. El tercer argumento de la función contiene el rango C2:C20 el cual tiene los montos que deseo
sumar.
La celda F2 que contiene la función SUMAR.SI muestra la suma de las ventas que pertenecen a Juan y
excluye el resto de celdas. Podría modificar un poco esta fórmula para obtener las ventas de un mes
específico. Observa el resultado de esta adecuación en la celda F5:
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TABLAS DINÁMICAS
Ahora veremos algo muy interesante para aplicar en Excel : TABLAS DINÁMICAS
Las tablas dinámicas son una de mis herramientas favoritas de Excel debido a la versatilidad que tienen y
porque me permiten extraer conclusiones en tiempo real del conjunto de datos que me encuentro
analizando.
Las tablas dinámicas pueden ser utilizadas con tres grandes propósitos:
Evaluación de la consistencia de un conjunto de datos. Es decir que podemos realizar algunas pruebas
rápidas con el objetivo de determinar si los datos están bien tabulados o si necesitan ser corregidos
antes de comenzar a trabajar. Las tablas dinámicas nos permitirán listar los datos, sumarlos y/o
contarlos para detectar posibles anomalías: categorías mal ingresadas, datos faltantes, valores
extremos, etc.
Análisis exploratorio. En este caso lo que estamos buscando es descubrir o explorar las relaciones que
existen entre las variables o campos (normalmente en una tabla presentados en columnas) de un
conjunto de datos. Todavía no conocemos en profundidad los datos, pero sí tenemos algunas hipótesis
acerca de ellos que intentaremos responder con una tabla dinámica.
Informes. Por último, pero no menos importante, podemos utilizar tablas dinámicas para presentar
informes. Es decir, armar una estructura de información que permita comprender fácilmente las
conclusiones del estudio que realizamos. También podremos presentar la información con gráficos
dinámicos de manera que las conclusiones sean más intuitivas para los destinatarios del informe.
Las Tablas dinámicas se denominan de esta manera en referencia a su característica más importante y
útil: mostrar resúmenes de datos de manera dinámica, es decir podemos hacer cambios en el nivel de
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agregación de los datos y la información resultante se actualizará instantáneamente.
Esto es especialmente valioso en las reuniones de trabajo en las que un conjunto de personas deben
analizar información bajo diferentes supuestos. Cómo impactan estos supuestos en la información es
algo que se pueden experimentar en tiempo real utilizando tablas dinámicas.
La información que se presenta es entonces dinámica, porque se modifica con cada cambio que
hagamos en la tabla.
Las tablas dinámicas son perfectas para hacer tabulaciones cruzadas, también denominadas tablas de
doble entrada. Por ejemplo, puedes crear una tabla dinámica a partir de una base de datos de
empleados que saca el total de los salarios de cada categoría profesional y las relaciona con el
departamento o lugar de trabajo.
Cómo se crea una tabla dinámica
Crear una tabla dinámica es tan fácil como responder estas tres preguntas:
Veamos en el video tutorial como hacer tablas dinámicas
Por último vamos a animarnos a graficar nuestros datos.
¿QUÉ ES UN GRÁFICO DE EXCEL?
Un gráfico Excel es una representación gráfica de ciertos valores que nos permite hacer una
comprobación comparativa de manera visual. Los gráficos en Excel son una de las herramientas más
potentes que nos ofrece Microsoft para hacer informes, análisis de datos, etc.
OBJETIVO DE UN BUEN GRÁFICO EXCEL
El objetivo a conseguir con los gráficos de Excel será conseguir que la información mostrada se entienda
mejor que los números en sí mismos. Para poder cumplir con este objetivo una gráfica debe tener las
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siguientes características:
• Explicar visualmente los valores de mejor manera que los valores en sí mismos
• Ser autoexplicativo, es decir, un gráfico Excel debe ser simple y no requerir de una explicación
por parte de su autor
• Debe indicar las unidades en las que están expresados los valores. No es lo mismo si la gráfica
está en dólares que en miles de dólares que en barriles de petróleo.
• Si hay varias series tiene que tener una leyenda para poder entender muy claramente el
contenido del gráfico.
• Una gráfica debe ser limpia. No debe estar llena de colores en los ejes, las series, etc… además, si
puedes quitarle todos los elementos de distracción pues mejor que mejor.
COMO HACER GRÁFICOS EN EXCEL
Hacer un gráfico en Excel es una tarea muy sencilla. Para ello no necesitas más que una pequeña tabla
con datos como la siguiente:
Una vez seleccionado el rango de la tabla seleccionaremos la pestaña «Insertar» y después iremos al
grupo «Gráficos» donde seleccionaremos uno de los gráficos que nos ofrece Excel y que hemos
explicado anteriormente. Los pasos que debes seguir puedes verlos en esta imagen:
Un vez
que seleccionemos el tipo de gráfico este se creará automáticamente en nuestra hoja de Excel.
La gran ventaja de crear estos gráficos en Excel es que se pueden editar muy fácilmente a través de las
opciones del menú y también se puede cambiar el tipo de gráfico de manera muy sencilla.
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HAY VARIOS TIPOS DE GRÁFICOS. Usarás aquel que más te convenga en cada momento y ocasión
ANIMATE a investigar cómo se usa cada uno de ellos y para qué te sirven
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