MANUAL DE IMPLEMENTACIÓN 5S
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD
MANUAL DE IMPLEMENTACIÓN 5S
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parcialmente, ni facilitado a terceros sin el consentimiento por escrito de su propietario.
Realizado: Ing. Alexander Correa.
MANUAL DE Aprobado: Steven Trujillo.
IMPLEMENTACIÓN 5S DICIEMBRE 2016
POLITICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Somos una empresa que brinda servicios por suscripción en Televisión pagada y
acceso a Internet a los hogares ecuatorianos, preocupados a su vez por la seguridad y
salud de nuestros colaboradores y con responsabilidad al cuidado del medio ambiente
dentro de sus procesos, por consiguiente en su operatividad debe:
Brindar condiciones de protección y salud al Talento Humano, así como la
seguridad a equipos y materiales utilizados en nuestras operaciones.
Identificar los peligros y asignar recursos necesarios para prevenir y controlar
los riesgos asociados a nuestras actividades en los puestos de trabajo.
Cumplir con la legislación nacional vigente aplicable a la seguridad y salud en el
trabajo.
Informar respecto a los riesgos de trabajo a todos los colaboradores,
contribuyendo al mejoramiento contínuo en el desempeño de las tareas de los
colaboradores y de los procesos internos.
Proporcionar respuestas oportunas a reportes y recomendaciones a peligros
existentes en el lugar de trabajo, así como la toma de acciones oportunas para
minimizar o controlar los riesgos, en base a métodos, procedimientos y
procesos técnicos y económicamente viables.
Fomentar en todo el personal de UNIVISA y Contratistas, la responsabilidad y
participación para obtener resultados favorables con la aplicación de esta
política.
La política de Seguridad y Salud de UNIVISA estará documentada, integrada e
implantada así como actualizada de acuerdo a las exigencias legales y será
comunicada a todos los colaboradores y partes interesadas para propiciar ambientes
de trabajo más saludables y seguros; la cual puede ser verificada a través de auto
evaluaciones y auditorías periódicas.
Diciembre 2014
Gerente General
Revisión 04
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IMPLEMENTACIÓN 5S DICIEMBRE 2016
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos que se deben cumplir en la empresa que permitan conseguir un grato
ambiente de trabajo usando la limpieza y el orden como base.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todo el personal de Univisa a nivel nacional.
3. RESPONSABILIDADES
Director de APCC: Es el responsable de asignar los recursos necesarios para el cumplimiento de
esta implementación.
Jefe de Seguridad y Salud Ocupacional: Es el encargado de dar seguimiento a la implementación
de las 5S, además de realizar la formación respectiva de la metodología.
Gerentes y jefes de área: Son encargados de hacer cumplir con la implementación de las 5S.
El personal: Son encargados de dar cumplimiento a la implementación de las 5S.
4. DEFINICIONES GENERALES
4.1 5´s: Es una herramienta de mejora continua. Son 5 principios japoneses cuyos nombres
empiezan con “S”.
(Seiri=Clasificación, Seiton=Ordenar, Seiso=Limpiar, Seiketsu=Estandarizar, Shitsuke=Disciplina),
que tienen como fin conseguir una empresa limpia, ordenada y con un grato ambiente de trabajo.
4.2 Clasificar: Consiste en identificar y separar de los puestos de trabajo todos los materiales
necesarios de los innecesarios y desprenderse de los innecesarios.
4.3 Ordenar: Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales
necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.
4.4 Limpiar: Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad de todas las instalaciones del
negocio empezando por el lugar de trabajo.
4.5 Estandarizar: Consiste en definir el estándar o patrón de clasificación, orden y limpieza para
todos los lugares de trabajo tanto operativos como administrativos. Implica elaborar estándares
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de limpieza y de inspección para realizar acciones de autocontrol permanente en los lugares de
trabajo.
4.6 Disciplina: Consiste en trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas. Si
no hay disciplina y no se adquieren los hábitos correctos, por no seguir las normas y
procedimientos diseñados en cada fase, todo el trabajo y esfuerzo personal realizado durante la
implantación de las cuatro primeras S habrá servido de muy poco.
5. FASES DE IMPLEMENTACIÓN
Primera etapa (LIMPIEZA INICIAL): La primera etapa de la implementación se centra
principalmente en una limpieza a fondo del sitio de trabajo, esto quiere decir que se saca todo lo
que no sirve del sitio de trabajo y se limpian todos los equipos e instalaciones a fondo, dejando un
precedente de cómo es el área si se mantuviera siempre así (se crea motivación por conservar el
sitio y el área de trabajo limpios).
Segunda etapa (OPTIMIZACION): La segunda etapa de la implementación se refiere a la
optimización de lo logrado en la primera etapa, esto quiere decir, que una vez dejado solo lo que
sirve, se tiene que pensar en cómo mejorar lo que está con una buena clasificación, un orden
coherente, ubicar los focos que crean la suciedad y determinar los sitios de trabajo con problemas
de suciedad.
Tercera etapa (FORMALIZACION): La tercera etapa de la implementación está concebida
netamente a la formalización de lo que se ha logrado en las etapas anteriores, es decir, establecer
procedimientos, normas o estándares de clasificación, mantener estos procedimientos a la vista
de todo el personal, erradicar o mitigar los focos que provocan cualquier tipo de suciedad e
implementar las gamas de limpieza.
La cuarta y última etapa (PERPETUIDAD): Se orienta a mantener todo lo logrado y a dar una
viabilidad del proceso con una filosofía de mejora continua.
6. PROCEDIMIENTO/ METODOLOGIA
6.1 CLASIFICACION:
El propósito de clasificar significa retirar de los puestos de trabajo todos los elementos que no son
necesarios para las operaciones de mantenimiento o de oficinas cotidianas. Los elementos
necesarios se deben mantener cerca de la acción, mientras que los innecesarios se deben retirar
del sitio o eliminar.
Implementación de la 1S:
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IDENTIFICAR ELEMENTOS INNECESARIOS
Lista de elementos innecesarios
Tarjetas de color identificadora
Plan de acción para retiro de elementos
Control e informe final
IDENTIFICAR ELEMENTOS INNECESARIOS:
El primer paso en la clasificación consiste en identificar los elementos innecesarios en el lugar
seleccionado para implantar la 5 S. En este paso se pueden emplear las siguientes ayudas:
• Listado de elementos innecesarios:
Esta lista se debe diseñar y enseñar durante la fase de preparación. Esta lista permite registrar el
elemento innecesario, su ubicación, cantidad encontrada, posible causa y acción sugerida para su
eliminación. Esta lista es complementada por el operario, encargado o supervisor durante el
tiempo en que se ha decidido realizar la campaña de clasificación.
• Tarjetas de color:
Este tipo de tarjeta permite marcar o denunciar que en el sitio de trabajo existe algo innecesario y
que se debe tomar una acción correctiva.
• Plan de acción para retirar los elementos:
Una vez visualizado y marcados con las tarjetas los elementos innecesarios, se tendrán que hacer
las siguientes consultas:
o Mover el elemento a una nueva ubicación dentro de la planta.
o Almacenar al elemento fuera del área de trabajo.
o Eliminar el elemento.
• Control e informe final:
El Gerente/ jefe de área deberá realizar este documento y publicarlo.
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6.2 ORDEN:
Pretende ubicar los elementos necesarios en sitios donde se puedan encontrar fácilmente para su
uso y nuevamente retornarlos al correspondiente sitio. Con esta aplicación se desea mejorar la
identificación y marcación de los controles de la maquinaria de los sistemas y elementos críticos
para mantenimiento y su conservación en buen estado.
Permite la ubicación de materiales y herramientas de forma rápida, mejora la imagen del área
ante el cliente “da la impresión de que las cosas se hacen bien”, mejora el control de stock de
repuestos y materiales, mejora la coordinación para la ejecución de trabajos.
En la oficina facilita los archivos y la búsqueda de documentos, mejora el control visual de las
carpetas y la eliminación de la pérdida de tiempo de acceso a la información.
Implementación de la 2S:
ORDEN
Control visual
Mapa 5s
Marcación de la ubicación
Marcación con colores
Codificación de colores
ORDENAMIENTO:
El orden es la esencia de la estandarización, un sitio de trabajo debe estar completamente
ordenado antes de aplicar cualquier tipo de estandarización.
La estandarización significa crear un modo consistente de realización de tareas y procedimientos.
• Controles visuales:
Se utiliza para informar de una manera fácil entre otros los siguientes temas:
• Sitio donde se encuentran los elementos.
• Estándares sugeridos para cada una de las actividades que se deben realizar en un
equipo o proceso de trabajo.
• Sitio donde se deben ubicarse los elementos de aseo, limpieza y residuos clasificados.
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• Donde ubicar la carpeta, calculadora, bolígrafos, lápices en el sitio de trabajo.
• Los controles visuales están íntimamente relacionados con los procesos de
estandarización.
• Mapa 5 S:
Es un gráfico que muestra la ubicación de los elementos que pretendemos ordenar en un área del
edificio. Los criterios o principios para encontrar las mejores localizaciones de herramientas,
equipos, archivadores y útiles son:
• Localizar los elementos en el sitio de trabajo de acuerdo con su frecuencia de uso.
• Los elementos usados con más frecuencia se colocan cerca del lugar de uso.
• Almacenar las herramientas de acuerdo con su función o producto.
• Si los elementos se utilizan juntos se almacenan juntos, y en la secuencia con que se
usan.
• Eliminar la variedad de plantillas, herramientas y útiles que sirvan en múltiples
funciones.
• Marcación de la ubicación:
Una vez que se ha decidido las mejores localizaciones, es necesario un modo para identificar estas
localizaciones de forma que cada uno sepa donde están las cosas, y cuantas cosas de cada
elemento hay en cada sitio. Para esto se pueden emplear:
o Indicadores de ubicación.
o Indicadores de cantidad.
o Letreros y tarjetas.
o Nombre de las áreas de trabajo.
o Localización de stocks.
o Lugar de almacenaje de equipos.
o Procedimientos estándares.
o Disposición de maquinas.
o Puntos de limpieza y seguridad.
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• Marcación con colores:
Es un método para identificar la localización de puntos de trabajo, ubicación de elementos,
materiales y productos, etc. La marcación con colores se utiliza para crear líneas que señalen la
división entre áreas de trabajo y movimiento, las aplicaciones más frecuentes de las líneas de
colores son:
o Localización de almacenaje de materiales en tránsito.
o Localización de elementos de seguridad: grifos, válvulas de agua, camillas, etc.
o Colocación de marcas para situar equipos.
o Líneas cebra para indicar áreas en las que no se debe localizar elementos ya que se trata
de áreas con riesgo.
• Codificación de colores:
Se usa para señalar claramente las piezas, herramientas, conexiones, tipos de lubricantes y sitio
donde se aplican.
6.3 LIMPIEZA:
Pretende incentivar la actitud de limpieza del sitio de trabajo y la conservación de la clasificación y
el orden de los elementos. El proceso de implementación se debe apoyar en un fuerte programa
de entrenamiento y suministro de los elementos necesarios para su realización, como también del
tiempo requerido para su ejecución.
Implementación de la 3S:
CAMPAÑA DE LIMPIEZA
Planificar el mantenimiento de la limpieza
Preparar elementos para la limpieza
Implementación de la limpieza
CAMPAÑA DE LIMPIEZA:
Es un buen inicio y preparación para la práctica de la limpieza permanente. Esta jornada de
limpieza ayuda a obtener un estándar de la forma como deben estar los equipos
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permanentemente. Las acciones de limpieza deben ayudarnos a mantener el estándar alcanzado
el día de la jornada inicial. Como evento motivacional ayuda a comprometer a la dirección y
operarios en el proceso de implantación seguro de la 5 S.
•Planificar el mantenimiento:
El jefe de área debe asignar un cronograma de trabajo de limpieza en el sector de la planta física
que le corresponde. Si se trata de un equipo de gran tamaño o una línea compleja, será necesario
dividirla y asignar responsabilidades por zona a cada trabajador. Esta asignación se debe registrar
en un gráfico en el que se muestre la responsabilidad de cada persona.
•Preparar elementos para la limpieza:
Aquí aplicamos la segunda S, el orden a los elementos de limpieza, almacenados en lugares fáciles
de encontrar y devolver. El personal debe estar entrenado sobre el empleo y uso de estos
elementos desde el punto de vista de la seguridad y conservación de estos.
•Implantación de la limpieza:
Retirar polvo, asegurar la limpieza de la suciedad de las grietas del suelo, paredes, cajones,
maquinarias, etc. Es necesario remover capas de grasa y mugre depositadas sobre las guardas de
los equipos, rescatar los colores de la pintura o del equipo oculta por el polvo.
6.4 ESTANDARIZAR:
En esta etapa se tiende a conservar lo que se ha logrado aplicando estándares a la práctica de las
tres primeras “S”. Esta cuarta S está fuertemente relacionada con la creación de los hábitos para
conservar el lugar de trabajo en condiciones perfectas.
Implementación de la 4S:
ESTANDARIZACIÓN
Asignar trabajos y responsables
Integrar las acciones: clasificar, ordenar y limpiar en los trabajos
ESTANDARIZACIÓN:
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Se trata de estabilizar el funcionamiento de todas las reglas definidas en las etapas precedentes,
con un mejoramiento y una evolución de la limpieza, ratificando todo lo que se ha realizado y
aprobado anteriormente, con lo cual se hace un balance de esta etapa y se obtiene una reflexión
acerca de los elementos encontrados para poder darle una solución.
•Asignar trabajos y responsabilidades:
Para mantener las condiciones de las tres primeras S’s, cada uno del personal de la entidad debe
conocer exactamente cuáles son sus responsabilidades sobre lo que tiene que hacer y cuando,
dónde y cómo hacerlo.
Las ayudas que se emplean para la asignación de responsabilidades son:
o Diagrama de distribución del trabajo de limpieza preparado en la etapa de limpieza.
o Tablón de gestión visual donde se registra el avance de cada S implantada.
•Integrar las acciones de clasificación, orden y limpieza en los trabajos de rutina:
El estándar de limpieza de mantenimiento autónomo facilita el seguimiento de la acciones de
limpieza y control de elementos de ajuste y fijación. Estos estándares ofrecen toda la información
necesaria para realizar el trabajo. El mantenimiento de las condiciones debe ser una parte natural
de los trabajos regulares de cada día.
6.5 DISCIPLINA:
La práctica de la disciplina pretende lograr el hábito de respetar y utilizar correctamente los
procedimientos, estándares y controles previamente desarrollados.
En lo que se refiere a la implantación de las 5 S, la disciplina es importante porque sin ella, la
implantación de las cuatro primeras S, se deteriora rápidamente.
Implementación de la 5S:
DISCIPLINA
Papel de la Dirección
Papel de los funcionarios
Formación
DISCIPLINA:
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La disciplina no es visible y no puede medirse a diferencia de las otras 5 S que se explicaron
anteriormente. Existe en la mente y en la voluntad de las personas y solo la conducta demuestra la
presencia, sin embargo, se pueden crear condiciones que estimulen la práctica de la disciplina.
•El papel de la dirección:
Para crear las condiciones que promueven o favorecen la implantación de la disciplina, la dirección
tiene las siguientes responsabilidades:
Educar al personal sobre los principios y técnicas de las 5 S y mantenimiento
autónomo.
Crear un equipo promotor o líder para la Implementación en toda la entidad.
Suministrar los recursos para la implantación de las 5 S.
Motivar y participar directamente en la promoción de sus actividades.
Evaluar el progreso y evolución de la implantación en cada área de la empresa.
Participar en las auditorias de progreso.
Aplicar las 5 S en su trabajo.
Enseñar con el ejemplo.
Demostrar su compromiso y el de la empresa para la implantación de las 5 S.
•El papel de los funcionarios:
Para crear las condiciones que promueven o favorecen la implantación de la disciplina, los
funcionarios tienen las siguientes responsabilidades:
Continuar aprendiendo más sobre implantación de las 5 S.
Asumir con entusiasmo la implantación de las 5 S.
Colaborar en su difusión del conocimiento empleando las lecciones de un punto.
Diseñar y respetar los estándares de conservación del lugar de trabajo.
Realizar las auditorias de rutinas establecidas.
Pedir al jefe del área el apoyo o recursos que se necesitan para implantar las 5 S.
Participar en la formulación de planes de mejoras continuas.
Participar activamente en la promoción de las 5 S.
•Formación:
Las 5 S no se trata de ordenar en un documento por mandato “implante las 5 S”. Es necesario
educar e introducir el entrenamiento de aprender haciendo, de cada una de la S.
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7. FLUJO DE PROCESOS
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8. ANEXOS
REGISTROS Y DOCUMENTOS GENERADOS
Indexació Conservació Disposició
Registro Distribución Acceso
n n n
Jefe de
Auto-evaluación SSO/
Gerentes /
de puestos de Por fecha Permanente Mantener Director
Jefes de área
trabajo de
Auditoria
Jefe de
Listado de SSO/
Gerentes /
elementos Por Fecha Anual Mantener Director
Jefes de área
innecesarios de
Auditoria
