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Manual MS Project 2019

Xestión de Proxectos (Universidade da Coruña)

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PLANIFICACION ASISTIDA POR ORDENADOR

MICROSOFT PROJECT PROFESSIONAL 2019

UNIVERSIDADE DA CORUNA

Universidade da Coruña. Facultade de Inforrmática

Campus de Elviña, s/n. 15071, A Coruña. España

Laboratorio de Ingeniería del Software

Javier Andrade Garday Sonia María Suárez Garaboa /

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ÍNDICE

PARTE 1. FUNCIONES BÁSICAAS

BASES DE LA GESTION DE PROYECTOos
LECCION1.
LECCION 2. BASES DE MS-PROJECT
LECCION3. MANEJO DE TAREAS_
LECCION 4. RELACIONES ENTRE TAREAS_ 6
LECCION 5. ESQUEMATIZACION DEL PROYECTO_
I9
PARTE 2. MANEJO DE RECURSOos
RECURSOS DEL PROYECTO
9

LECCION 6. GESTION DE LOS

LECCION 7. HORARIO LABORAL ,

LECCION 8. PROGRAMACION CON RECURSOS

CARGAS DE TRABAJO
LECCION 9. GESTION DE LAS
PARTE 3. VISUALIZACIÓN DEL PLAN
FILTROS DE PROYECTO Y ORDENACION_
LECCION 10. APLICACION DEPRESENTACIONES E INFORMES . 8
11. IMPRESiON DE
LECCION MULTIPROYECTO
LECCION 12. GESTION
56
PARTE 4. cONTROL DEL PROYECTO
EN LAS TAREAS_
DELIMITACIONES
LECCION 13. 60
14. MANEJO DEL CAMINO CRITICO_
LECCION PROYECTO
LECCION 15. SEGUIMIENTO DEL .

1
PROOYECTO
LECCIÓN 16. AJUSTE DE COSToS DEL
3
APÉNDICE. REFERENCIA RÁPIDA,

CONVENCIONES SEGUIDAS EN ESTA OBRA:

Es una secuencia de menüs/opciones a seguir

Archivo-Abrir

Es un témino propio de MS-Project o un concepto importante.

Vincular tareas

Recomendación o advertencia en el uso de MS-Project.

Error conceptual en MS-Project.

X

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Microsoft Project Professional 2019

Una instalada la aplicación Microsoft
vez

estaremos Project (en adelante MS-Project)

disposición de poder arrancarla, de forma que
en

herramienta informática que nos podremos trabajar con una

seguimiento de proyectos. proporcionará la
soporte para planificación y

PARTE 1. FUNCIONES BÁSICAS

LECCIÓN 1. BASES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

Los aspectos a considerar la puesta marcha de
en en un proyecto deben incluir a
los indicados a continuación:

Definición explicita de los objetivos del proyecto

Definición de los pasos para lograr dichos objetivos
Definición de los encargados de llevarlos a cabo (teniendo en cuenta
planificaciones personales)
Definición de comienzo de los objetivos
Definición de finalización de los objetivos
Establecimiento de costos de los objetivos
Seguimiento del desarrollo del proyecto
Ajuste de lo programado ante imprevistos

Un proyecto se podría definir de la siguiente manera:

"Secuencia bien definida de eventos, con un principio y un fin temporales,

dirigidos a alcanzar unos objetivos claros y con relaciones entre sf".

Los objetivos anteriormente mencionados no son rutinarios. Por el contrario, son

muy especificos y, por lo tanto, requieren de una planificación. Conforme aumenta la
complejidad en un proyecto, mayor es la necesidad de una planificación y de un
seguimiento más en detalle.

AI hablar de planificación no nos estamos refiriendo a proyectos de un cierto

ámbito, como por ejemplo el de la informática. Los proyectos pueden ser de ingenieria,
de publicaciones, de construcción o de cualquier aspecto que se desee tener controlado
en cuantoa objetivos de consecución.

Los objetivos de un proyecto deben ser lo más concretos posible. Asi, será mejor
indicar que lo que perseguimos es la "selección, adecuación e implantación de
herramientas CA`E en el Departamento antes de noviembre de 2017 que no indicar que
lo que buscamos es "instalar un soporte de herramientas CASE en el Departamento". El
hecho de que los objetivos sean más especificos, clarifica el alcance o extensión del
afectados y determina el marco
proyecto, establece la necesidad de recursos y grupos
temporal.

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PlaniticacIón asistida por ordcnador

Microsoft Project Professional 2019
ANTE UN PR0VECTO
PASOS PLANTEADOS
Los siguientes pasos son de consideración obligada ante la decisión de li Ordenador vectorial del CESGA PCs individuales de cada trabajador
cabo un proyecto de cualquier tipo:
decisión de lievar
a
vS.

En un proyecto es esencial, además de todo lo anterior, conocer los siguientes

aspectos:
aso 1:
. ldentificar plazos y restricciones de Presupuestos o costes a mantener bajo control
costos,
tiempo.
2. Contar con la aprobación y apoyo de las Personas que deben estar informadas del plan
personas responsables.
3. Definir objetivos: .Flexibilidad en los plaz0s del proyecto
Alcance
Quién se verá afectado En el ámbito de la gestión se persigue mucho la simulación del tipo Qué pasaria
.Marco de tiempo si...? Con una herramienta de soporte a la planificación es muy fäcil crear escenarios de
los
Recursos análisis de hipótesis (Qué pasaria si..?, What if..?) para anticiparse a los efectos de
acontecimientos en un proyecto.
Complejidad
.Posibles complicaciones
PARADIGMA DEL PROCESo DE PLANIFICACIÓN
Paso 2
En la siguiente figura se puede ver un paradigma del proceso de planificación
1. Detallar cómo y cuándo se alcanzará
2. Especificar:
un
objetivo. simplificado:
Tareas: división del CREAR PLAN
proyecto en entidades más manejables y bien
definidas. Determinar su secuencialidad INICIAL REALISTA
Hitos: objetivos intermedios. Se suelen
o
posible paralelismo. DEL PROYECTO
establecer para controlar
progreso del proyecto antes de su finalización. el
Recursos: necesarios, cada
pues tarea requiere de
gente, heramientas o
ciertas facilidades (sitio
para trabajar, ...). GESTIONAR
Una vez que EL PLAN DEL
hayam pensado en todos los aspectos anteriores debemos PROYECTO
capaces de establecer lo básico de ser

tiempo necesario
un plan del proyecto, esto es, una lista de tareas y
para su realización. En el plan cada tarea tiene
ende, una duración, definida como la cantidad un inicio, un fin y. por
de tiempo que tarda en realizarse una tarea.
Mención especial requieren los hitos. Estos COMUNICAR AJUSTAR SEGUIMIENTO DEL
condición elementos se definen como un evento,
o situación que, por EL PLAN DEL PROGRESO DEL
relacionadas la finalización de una fase del
o
ejemplo, marca la finalización de
un
grupo de tareas
RESULTADOS Y

proyecto.
hitos ayudan, Los PROGREso PROYECTO PROYECTo_
organizar las tareas en grup
lógicos o secuencias, además de por a ejemplo,
seguimiento del proyecto. La duración de un ayudar hacer un
en el
plan (indicando, por ejemplo, fin de una hito es cero, esto
es, es un punto
instantáneo COMUNICAR LOS CAMBIOS EN LA
fase).
PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO
Los recursos son otro
aspecto en
el que debemoS poner
personas están en varios proyectos, no uenen especial cuidado. Las
comparten y se
amplian, etc. Esto disponibilidad diaria, las máquinas se
conlleva necesidad de considerar la disponibilidad
la
Para crear un plan realista del proyecto es conveniente aplicar
la máxima de
de los recursos durante el tiempo
poner especial cuidado en que dure nuestro proyecto. En este sentido, debemos
divide y vencerás". De esta forma estableceremos cinco etapas a seguir:
aspectos tales como pateniaades que se
vacaciones, duración de la jonada laboral, acceso sepan de antemano, las
Identificar las actividades (tareas) del proyecto: dividiremos el proyecto
a en
cquipos y, o, edificios, etc. 1.
En proyectos normales/grandes no conviene
A la actividades que lo constituy en.
hora de identificar los
equipos necesarios (recursos general), mucho detalle.
sólo nos centraremos los que
en
bajar a
en
precisen de gesones especiales típicamente Estimar la duración de cada actividad: intentaremos calcular cuánto tiempo
conpartición pueda originar conflictos en uso. Por cuando o 2.
su
ejemplo: su
nos puede llevar cada actividad.

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Professional 2019
Microsoft Project
PlanificacIonasistida
por ordenador

(relaciones): 1dentificaremos las depend. extendido el abuso

haya
ldentificar las dependencias
se
las versiones anteriores se denominase asi. provoca que
3. que en
entre las distintas actividades. de esta denominación.

ldentificar los recursos

necesarios: respconderemos
a cuestiones tales
es
4. como
quién va a hacer el trabajo o de qué recursos
disponemos para realizar e
proyecto. Los recursos necesarios pueden ser humanoso materiales. Tamhi én CPM
se deberán establecer porcentajes de dedicación de los recursos.
5. Evaluar el proyecto: determinaremos si la planificación nos vale o no:.esto es, la finalización del proyecto,
Las las que, si se retrasan, retrasan
tareas criticas son
camino critico y que el
si es aceptable en términos de duracion, costosS y recursos empleados. Si no es 0. Se dice las tareas criticas están en el
esto es, su holgura es que
cambios en las tareas que
aceptable, jugaremos con todos los parámetros establecidos hasta adaptar el critico está compuesto por todas las tareas criticas. Los
camino
un cambio en la
fecha de finalización del
de nuestras necesidades. critico provocarán
proyecto pertenezcan al
a camino
plan
proyecto.
determinación de las
HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE PROYECTos Critical Path Method es la técnica estándar de
El CPM o
una tarea
fecha inicial y final de
tareas criticas. También
se suele emplear para planificar
Las herramientas de gestión de proyectos que se emplean en el manejo de MS- individual.
Project son las tres siguientes: a
Conocer las tareas criticas ayuda a
establecer prioridades, asignar recursos y

el proyecto.
prever el efecto de posibles cambios en
DIAGRAMA DE GANTT
entre tareas
cuenta las relaciones
Se basa en un modelo matemático que tiene en

Lo emplearemos para mostrar cuándo están y su duración.

previstas las tareas.

Usabarras horizontales para representar tareas del

sitúan a lo largo de un periodo de proyecto. Dichas barras se
de Gantt refleja la duración de la
tiempo llamado escala temporal. La longitud de la barra
tarea y las relaciones entre tareas se
de vinculo. establecen por lineas

En MS-Project puede aparecer el nombre del recurso asignado a una tarea; esto
es, se
puede "decorar el Diagrama de Gantt con esta
y otra información.

DIAGRAMA PERT

PERT las
son
siglas de Program Evaluation and Review Techniques
evaluacióny revisión de
programas). También llamado Diagrama de red en
(Técnicas de
se
emplea para mostrar las relaciones entre tareas y cómo se han
MS-Projec,
a cabo. planificado para llevarlas
ES mas
entre las tareas de ilustrativo
un
que el plan propiamente dicho si nos interesan las relaciones
proyecto. Este diagrama muestra las
entre si en cuanto a su
finalización, comienzo, secuencia interdependencias de las tareas
de eventos, etc.

n un diagrama de este tipo cada tarea está

nlormaciôn básica sobre la misma. representada por un nodo, que contiene
Las tareas que
completadas o simplemente
siguen a
dependen de otras para scr
otras
conectadas por lineas o aristas.
en una secuencia de eventos, aparecen

abe indicar que no es correcto denominar el

cOmo
diagrama PERT. Sin Diagrama de red aqui
presentado
embargo, la extensión de este término en mucnos
manuales y

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Planificación asistida
por ordenador
Microsoft Project Professional 2019
(relaciones): identificaremos las
3. ldentificar las dependencias

4.
entre las distintas actividades.
ldentificar los recursos necesarios: responderemos a cuestiones
dependencias que en las versiones anteriores
de esta denominación.
se denominase así, provoca que se haya extendido el abuso

quién va a hacer el trabajo o de

que recursos disponemos para Como
proyecto. Los recursos necesarios puedens humanos o materiales."
armbién CPM
establecer porcentajes de dedicación de los recursos.
sedeberán
5. Evaluar ei proyecto: determinaremos si la planificación nos vale o na del proyecto,
Las tareas son las que, si se retrasan, retrasan la finalización
críticas
si es aceptable en términos
de duracion, costos y recursos empleados. Si no ess esto es, su holgura 0. Se dice que las tareas críticas están en el camino crítico y que
es
el
aceptable, jugaremos con todos los parametros establecidos hasta adantar las tareas que
critico está compuesto por todas las tareas críticas. Los cambios
en
necesidades. el camino
plan de proyecto a nuestras
al camino critico provocarán un cambio en la
fecha de finalización del
pertenezcan
proyecto.
HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE PROYECTOS de determinación de las
El CPM o Critical Path Method es la técnica estándar
inicial y final de una tarea
tareas críticas. También se suele emplear para planificar fecha
Las herramientas de gestión de proyectos que se emplean el
en
manejo de MS- individual.
Project son las tres siguientes:
Conocer las tareas criticas ayuda a establecer prioridades, asignar recursos y a

prever el efecto de posibles cambios en el proy ecto.

DIAGRAMA DE GANTT
las relaciones entre tareas
Se basa en un modelo matemático que tiene en cuenta

Lo emplearemos para mostrar cuándo están previstas las tareas. y su duración.

Usa barras horizontales

para representar tareas del proyecto. Dichas barras se
situan a lo largo de un
periodo de tiempo llamado escala temporal. La longitud de la barra
de Gant refleja la duración de la tarea
y las relaciones entre tareas se establecen por lineas
de vinculo.

En MS-Project
puede aparecer el nombre del recurso asignado a una tarea, esto
es, se
puede "decorar el Diagrama de Gantt con esta
y otra informacion.

DIAGRAMA PERT

PERT Son las siglas de Program Evaluation and Review

Techniques (Técnicas ae
vacion y revisión de programas). También llamado Diagrama
emplea para mostrar las relaciones entre tareas y cómo se han de red para MS-Proj
e en
a cabo.
planificado neva
Es más
ilustrativo que el
nre lasentareas de un proyecto. Esteplan propiamente dicho si nos interesa elaciones
las tareas
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cuanto su
finalización, comienzo, secuencia deinterdependencias
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Enun
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tipo cada tarea está
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representada por un nodo, qua ser
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conectadas por lineas o ari siguen otras en una dependena
aristas. secuencia do

Cabe
COno
diagrama
indicar que no es
correcto
PERT. Sin denominar el
Diagrama de
dc red aquí presentado
embargo, la extensión de este término en muchos manuales y
mu

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Planificación asistida por

ordenador Microsoft Project Professional 2019

MS-PROJECT DIAGRAMA DE GANTT Y TABLA DE GANTT

LECCIÓN 2. BASES DE
El Diagrama de Gantt representa en una escala temporal (eje X) cada una de las
Las opciones de abrir un fichero (proyecto) que se tienen, tanto por menús (vista
son
permituran abrir por derecto un proyecto con formato actividades (eje Y) del proyecto mediante barras (Barras de Gant), que
Backstage) como por iconos, nos
iración asignada. Su longitud representa su duración y se disponen
proporcionales a la
de Diagrama de Gantt.
en el diagrama a lo largo de dicha escala temporal.
A la hora de guardar el fichero del proyecto no se almacenará por defecto el mismo el proyecto en
En la Tabla de Gantt se introduce información especifica para
con linea de base. Más adelante veremos en detalle para qué sirve este concepto, pero se incluyen facilidades
baste con adelantar que si guardásemos una linea de base (Proyecto-Programación- celdas dispuestas a modo de hoja de cálculo. Para facilitar su uso,
introducir: calendarios desplegables, flechas
dependientes del tipo de datos que se vayan a
Establecer linea base) efectuaríamos una grabación, o instantánea, del proyecto en un de incremento/decremento, etc.
se permite borrar una liínea
punto especifico del proceso de planificación. Posteriormente,
de base establecida a través de la opción Provecto-Programación-Establecer linea La fecha actual (de acuerdo con la Fecha actual del cuadro de diálogo que surge
se representa en el Diagram
base:Borrar linea base. al escoger Provecto-Propiedades-Información del proyecto) se sitúa en el
Línea de fecha. Por defecto, ésta
de Gantt con una linea vertical llamada
Una presentación (o también llamada vista) es uno de los distintos formatos en centro del lo que podría no verse al abrir el proyecto.
diagrama, por
La
información de proyectos. presentación por
los que se puede introducir y visualizar los
defecto, como ya comentó, es el Diagrama de Gant. Esta presentación incluye, ala
se
Linea de fecha
izquierda de la ventana, la Tabla de Gantt, introducir rápidamente la información
para Tabla de Gantt
Diagrama de Gantt
básica de las tareas, y el Diagrama de Gant a la derecha.

Existen tres tipos de presentaciones, que pueden mostrarse en formato individual

(una única hoja, diagrama. gráfico o formulario) o combinado (vistas individuales
conjuntas):

De hoja (de cálculo)

Gráficas y de diagrama
Deformulario
Las primeras muestran información de tareas o recursos en un formato de filas y
columnas (estilo hoja de cálculo) y se suelen emplear para introducir mucha información
de tareas o recursos de una sola vez.

Las segundas proporcionan representaciones gråficas de la información.

Las últimas dan información de tareas o recursos en formato de formulario. Los

misma la presentación de hoja,
formularios contienen la
centrándose en un único recurso o
infomacion que aparece
tarea. En definitiva,
en
son cuadros de diálogo aue
pero
permiten visualizar e introducir infomacion detallada sobre un elemento concreto.
División de la ventana

MS-Project se puede partir en dos mitades a través de Vista-Vista

La ventana de
Vista
en dos paneles-Detalles O, S ya se ha ejecutado previamente esta opción, desplazando Barra de Vistas/Etiqueta
en dospa rde inferior de la ventana, pudiendo asi
de las se han tener una vision
logrado y
asignar diferentes vistas a cada
de la
una partes que información más comnleta BARRA DE VISTAS

puede aparecer la Barra de

izquierdo de la ventana de MS-Project más frecuencia. Además,
En el lado vistas empleadas con
forma de icono las
vistas, que muestra
en
abrir un cuadro de diálogo donde se
adicional que permite
un icono el menú Vista-Vistas
también dispone de por ejemplo,
en

vistas adicionales (también p0sible,

pueden escoger

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Microsoft Project Professional 2019

Planificación asistida por ordenador

La Barra de Vistas se oculta y se visualiza

de tareas-Diagrama de Gant:Más vistas..). LECCIÓN 3. MANEJO DE TAREAS
del ratón sobre la Barra de Vistas).
menú contextual (botón derecho
del
con la opción
INTRODUCcIÓN DE TAREAS EN EL DIAGRAMA DE GANTT
CUADRO DE DIÁLOGO Información del proyecto
Al introducir una tarea en el proyecto se le asignará un número de tarea (primera
En este cuadro de diálogo se introducen dos fechas clave en una planificación: columna gris de la Tabla de Gantt), que se corresponde con el campo ID en los cuadros
(ns),
diálogo de Información de la tarea. Después se introducirá la duración
en meses
de
Fecha de comienzo de proyecto semanas (s), días (d) (opción por defecto), horas (h) o minutos (m).
Fecha de fin de proyecto
de la
Para mostrar el anteriormente mencionado cuadro de diálogo Información
Otra fecha importante de este cuadro de diálogo es la anteriormente comentada de haremos doble click sobre
tarea, escogeremos la opción Tarea-Propiedades-Información, contextual
del menú
Fecha actual. la tarea en la Tabla de Gantt o escogeremos la opción Información..
botón derecho del ratón sobre la tarea.
que aparece con el
Este cuadro de diálogo aparece con la opción Provecto-Propiedades-Información
de tareas):
del provecto y en él podemos establecer si programamos a partir de fecha de comienzo Las tareas se pueden introducir de dos formas diferentes (dos modos
la fin) o a partir de la fecha de fin manualmente: con el propósito de registrar rápidamente
(partiendo de la fecha de comienzo obtenemos fecha de Programadas
sin las tareas realmente
(partiendo de la fecha de fin obtenemos la de comienzo). algunos detalles (e.g., nombre de la tarea) programar
En este caso, no
este tipo de tareas).
(de hecho, MS-Project no programa la tarea notiene una barra
ni su duración ni los valores de sus datosy
Para mejorar los resultados es mejor, si
la fecha de comienzo.
se puede, programar los proyectos desde aparecen
de Gantt asociada que la represente
en el Diagrama de Gantt. Esto es,
existir dicha tarea pero sin entrar en sus
simplemente se refleja que debe añadir
Conforme se teniendo más datos sobre la tarea, se podrán
vayan
detalles.
CUADRO DE DIÁLOGO Propiedades estos al plan del proyecto.
su duración y
Programadas
automáticamente: con el propósito de incluir
este tipo de tareas para ir
Se consigue con la opción Archivo-Información-información del_provecto- fechas de comienzo y fin. Se recomienda manejar
introduciendo la información de cada una
de ellas (e.g., duración).
Fropiedades avanzadas y sirve para introducir la información descriptiva sobre el archivo
del proyecto, como por ejemplo el nombre del proyecto abordado, la empresa, etc. Esta
información será la que salga en los infomes que se generen dentro de este proyecto y en enla Tabla de Gantt indica si la tarea está
los ficheros de salida generados desde MS-Project. La columna Modo de tarea
programada manual o automáticamente. defecto, las n u e v a s tareas se configuran
Por
debe
manualmente. Para cambiar esta configuración por defecto
como programadas
NOTAS EN EL DIAGRAMA DE GANTT escogerse la opción
Archivo-Opciones-Programación-Nuevas tareas creadas;
en la parte inferior de la ventana)
En la barra de avisos de MS-Project (situada
se van a introducir las
tareas nuevas. Se puede u s a r
Teniendo seleccionada la vista de Diagrama indica el modo actualen que
de Gan,
dicho
a través de Formato- se
también para cambiar el modo de
introducción de las nuevas tareas.

Dibuios-Dibuie es posible introducir información, en diagrama, de recuerdo, de esa zona

notas, etc.
como periodo laborable o iempo
Las duraciones pueden especificarse
está limitada por las horas laborables del
transcurrido. Una unidad de periodo laborable
Una unidad de tiempo
día y el número de días en que recursos están trabajando.
los basados en un dia de 24 horas y
laborales y no laborables,
transcurrido incluye periodos de l día de periodo
tendrá una duración
una s e m a n a de 7 días.
Por defecto, una tarea
laborable.
las duraciones son las siguientes:
Las abreviaturas para

PERIODOLABORABLETIEMPO TRANSCURRIDO
m:minutolaborable mt: minuto transcurrido
h: hora laborable ht: hora transcurrida

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Planificación asistida por ordenador_ Microsoft Project Professional 2019

d: dia laborable dt:dia transcurrido

S: semana laborable st:semana transcurrida definición de MS-Project
La para un hito es la siguiente: Un hito es una tarea sin
ms: mes laborable mst: mes transcurrido duración (cero días) que se utiliza para identificar sucesos significativos en la
programación, como lafinalización de unafase importante.
En MS-Project se permite explicitar las duraciones como estimadas poniendo un
simbolo "?" tras su duración, o bien activando la opción Estimada en el cuadro de diálogo Si se introduce una tarea con duración cero, MS-Project la representa en e
Información de la tarea (en la ficha Avanzado o General). Una duración de este tipo Diagrama de Gantt como un rombo con la fecha al lado. Otra manera de introducir un
hito es creando la tarea y, en la ficha Avanzado del cuadro de diálogo Información de la
sirve para indicar que no se ha podido predecir el tiempo que durará, teniendo aun asi que tarea, activar Marcar tarea como hito.
asignarle una duración. El símbolo indica que la duración de la tarea puede diferir dela
asignada y se usa para dejar constancia en los informes que se generen. En realidad, todas
las duraciones deberían considerarse como una estimación hasta que la tarea sea En MS-Project la utilización de los hitos no siempre se corresponde con su
se permite
completada Esta forma de marcar las duraciones pemite posteriormente aplicar filtros definición. Elerror consiste en que, aunque marquemos la tarea como hito,
establece una
para quedarse con las tareas cuyas duraciones son estimadas (explícitamente). tarea tenga una duración distinta de cero. Así, si se
que internamente la duración cero,
tarea como hito y ésta tenía duración, el Diagrama
de Gantt no refleja
En principio, en un proyecto programado a fecha de inicio, todas las tareas tienen diamante. En la figura siguiente se muestra un ejemplo
aunque lo representa con un
como fecha inicio la del proyecto; esto es, todas las tareas introducidas empiezan el realmente sigue durando 2d).
(Nótese que la tarea predecesora
dia de arranque del proyecto. Esto se debe a que todavía no se han introducido
mismo
relaciones entre las tareas (se verán más adelante).
Nombre de tarea Durncbn Comienzo ecesoru
VEDLKDVEDLKUV30T
7
Las tareas se pueden introducir en la Tabla de Gant o bien en el Diagrama de as me 18/00S09

Gant. arastrando, frente a una fila en blanco de la Tabla de Gant, el cursor del ratón y
estableciendo así su duración. VINCULACIÓN DE TAREAS

forma que establecen

MS-Project, (CC, CF, FC, FF), de tal
se
Para por defecto,
dia (1 d) son siempre 8 horas (8 h), una semana
un
Las tareas relacionan entre si
se
(1 s) 40 horas (40 h) y así sucesivamente. Para ver y modificar estos valores por defecto relaciones de precedencia entre ellas.
unas
de las opciones de calendario, se escoger
Archivo-Opciones-Programación.
En cualquier
caso. siempre se dará que I minuto son 60
segundos y que 1 hora son 60 minutos. Con el botón Vincular
tareas de la ficha Tarea, grupo Programación, podemos
con seleccionar las (con SHIFT y cursores de
tareas
establecer estas relaciones. Bastará
o con CTRL y
marcando cada tarea) y después vincuiarias. También lo
Una duración de 2 d desplazamiento Gantnt, dibujando una línea que
conecte
en el Diagrama de
es equivalete a 16 h podemos hacer directamente Informoción de la tarea y
usando las
dos barras de Gant, desde el cuadro de diálogo
Tabla de Gant.
la
coBumnas Predecesonas y/o Sacesoras de

Una duración de 3 s es
cquivalentea 120 h DESVINCULACIÓN DE TAREAS

marcando las tareas relacionadas y pulsando el botón

Esto lo haremos Tambien se puede eliminar la
Desvincular de la ficha Tarea, grupo Programación.
en el apartado anterior.
Una duración los métodos indicados
de I msS relación por cualquiera de
es
equivalente a 160 h

TAREAs
INTRODUCCIÓN DE NUEVAS

seleccionada en ese momento en la

Tabla de
sobre la fila ya
Para insertar una fila tecla Insert. En este momento
o pulsaremos la
INTRODUCaóN DE UN HITO Tarea-Insertar-Tarea
Gantt, escogeremos acaba de identificar en estos
otra tarea que se
es posible introducirel nombre de
Es exactamente lo mismo que introducir una tarea, momentos.
cero. En el
pero en este caso su duración
es
Diagrama de Gantt, por defecto, un hito (o también denominado jalón) se
muestra como un rombo con ia fecha junto a él.
' Para mas detalles ver la lección siguacnie

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2019
Planificaciónasistida porordenador_ Microsoft Project Professional

DESPLAZAMIENTO DE UNA TAREA LECCIÓN 4. RELACIONES ENTRE TAREAS

Con las opciones de edición del grupo Portapapeles, de la ficha Tarea, podemos
Una relación entre tareas es una restricción de dependencia tempora. Al
mover una tarea a la posición que queramos, e incluso con las acciones equivalentes a
este vinculo de dependencia se crea una
establecer regla que rige el momento en que una
través del ratón. Para esto último es necesario arrastrar y colocar, que permite desplazar tarea puede comenzaro terminar con respecto a la otra.
un conjunto de filas (una o varias) a la vez al lugar que se indique con el ratón. Para usar
estas acciones con el ratón hay que seleccionar el encabezado del Identificador de tarea.
A la hora de establecer relaciones es necesario manejar los dos conceptos básicos
siguientes:
BORRAR TAREAS
.Tareapredecesora: tarea que debe comenzar o finalizar antes de que otra pueda
comenzar o finalizar.
Seleccionaremos la tarea que deseamos borrar en la Tabla de Gantt y puisaremos finalización de
la tecla Supr o bien escogeremos la opción Tarea-Edición-Borrar. Esta tarea desaparecerá Tarea sucesora: tarea que depende del comienzo o otra.

de la planificación que se está haciendo del proyecto. También se puede hacer con botón
derecho del ratón.
Las posibles relaciones que se pueden dar entre tareas son las siguientes:

Fin a Comienzo, Finish to Start, FC: es la relación por defecto y más usual.
En ella debe acabar una tarea (la predecesora) para empezar otra (la sucesora).
TAREAS PERIÓDICAS
F i n a Fin, Finish to Finish, FF: es la relación en la que el fin de la predecesora
marca que la sucesora puede finalizar. MS-Project hace que
la tarea sucesora
Algunas tareas (e.g., revisiones de calidad) aparecen a intervalos regulares a lo
termine al mismo tiempo que la predecesora si puede darse esta situación.
largo del proyecto. Se pueden añadir todas a la vez con la opción Tarea-Insertar-Tarea la predecesora
eriódica. En el cuadro de diálogo que surge indicaremos la periodicidad, la duración Comienzo a Comienzo, Start to Start, CC: el comienzo de
y marca que la sucesora puede comenzar. MS-Project
hace que ambas tareas
as condiciones de cada intervalo.
comienzan a la vez si se puede dar esta situación.
Comienzoa Fin, Start to Finish, CF: es la relación menos usual. En ella la
Pulsando con el ratón en el simbolo desplegable de
esquema de la tarea repetitiva finalización de una tarea depende del inicio de otra.
localizado en la Tabla de Gantt aparecerán las ocurrencias
ocultarlas es el mismo proceso.
agrupadas bajo la anterior. Para
ESPECIFICACIÓN DE LAS RELACIONES
Cuando se establece una tarea repetitiva, MS-Project crea una serie de tareas con
delimitaciones No comenzar antes del, sin relaciones entre tareas y con la
condicionada por el esfuerzo inhabilitada. Todos programación Para establecer una relación en el Diagrama de Gantt
de forma rápida se puede
estos aspectos se irán viendo poco a en una barra de Gantt (de la predecesora)
cuando surge el icono con los cuatro
poco a lo largo de las siguientes lecciones, pero cabe indicarlos en este pinchar
momento. del ratón pulsado, arrastrar la linea que surge
puntos cardinales y, manteniendo el botón
La es ahora un eslabón de una
cadena hasta la barra de la sucesora. La relación
asignación de recursos que se haga a
las tareas repetitivas a través del cuadro y cuyo icono
línea de vínculo
de diálogo Asignar recursos se traducirá la establecida por defecto es de Fin a Comienzo, lo que se muestra con una
en
asignacion de recursos a cada una de las
tareas que supone. entre ambas actividades en el Diagrama de Gantt.

veces sobre la línea de conexión (línea de vinculo)

establecida en el
Pulsando dos
cuadro de diálogo Dependencia entre
Diagrama de Gantt entre dos tareas, y al surgir el
tareas, se puede indicar los siguientes aspectos:

1. Tarea predecesora y sucesora

2. Abreviatura de cada tipo de relación
se explicará en el siguiente apartado y
3. Tiempo de adelanto o posposición, querelación establecida
directo sobre la
que tiene un impacto
dos veces sobre la tarea (cuadro de
También es posible hacer esto pulsando
a la ficha Predecesoras, donde se puede ver la
diálogo Irnformación de la tarea) y yendo
lista de las relaciones con todas las predecesoras.

12
13

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Planificación asistida por ordenador Microsoft Project Professional 2019

TIEMPO DE POSPOSICIÓN YADELANTO

de adelanto, donde el inicio

Un cambio efectuado en este formulario no se ve directamente reflejado y
aceptado por la heramienta. Para esto es necesario usar el botón Aceptar que aparece en
Una "superposición" de tareas se denomina tiempo
de la tarea precede la finalización de su predecesora (demora negativa: se pueden solapar la ventana al hacer un cambio
(no llega con pulsar Intro).
tarea y relación).
En el anterior formulario se puede ver, introducir y editar información básica de
Una "espera" entre dos tareas se denomina tiempo de posposición (demora seguimiento y programación de las tareas, de tarea en tarea. Por lo tanto, se puede usarel
Formulario de tareas cuando se desee mostrar información detallada sobre una tarea o
positiva: tiempotranscurrido entre el final o comienzo de la tarea y el comienzo de la
bien introducir y revisar información sobre tareas en un punto determinado de
relación). va el proyecto
seguimiento del proyecto; esto es, para actualizar la información de cómo
en su ejecución.
El tiempo de adelanto o posposicióón se puede introducir en minutos, horas, días,
semanas, meses o en porcentaje de duración de la tarea predecesora (por ejemplo una

tarea debe empezar tras la mitad de duración de su predecesora).

visualizado el Formulario de tareas, es posible modificar su presentación
con el menú contextual que aparece al pulsar el botón derecho del ratón sobre dicho
nuestra
Se puede especificar en el cuadro de diálogo Información de la tarea o bien en la formulario. El Formulario de tareas mostrará una u otra información según
elección. Otra opción es seleccionar la opción deseada en Vista-Vista en dos paneles
Tabla de Gantt. En este último caso deberemos arrastrar la línea de división entre
Diagrama y Tabla de Gantt hasta ver la columnapredecesoras en la Tabla de Gantt y ahí Detalles
introduciremos:

Para posposición: ID predecesora t abreviatura relación + tiempo posposición

Ejemplos: 6CC+5d
6CC+50%

Para adelanto: ID predecesora + abreviatura relación - tiempo adelanto

Ejemplos: 6CC-Sd
6CC-50%

En el cuadro de diálogo Dependencia entre tareas, la casilla rotulada como

Retardo (Posposición) expresará adelanto Si se introduce en ella un número
posposición si el número es positivo.
negativo y

En algunas ocasiones y también en versiones previas de MS-Project, si la tarea

duraba más o menos de lo
pensado, el tiempo de adelanto o posposición expresado en
porcentaje no se actualizaba automáticamente al hacer seguimiento del proyecto (ver
lecciones siguientes). Era necesario pinchar sobre la linea de vinculo y
pulsar Aceptar
para que se actualizase.

FORMULARIO DE TAREAS

Para visualizar la mayor parte de la

informacion de una tarea,
relaciones con sus predecesoras, se puede acudir al Formulario de tareas.
incluidas las

El anterior formulario aparece en la parte inferior de la pantalla al

crear dos.
activas. por separación desde el cuadro de la esquina inferior derecha, o bien conlaooaszonas
Vista-Vista en dos paneles-Detalles. Para que desaparezca se seguirá la misma opcon
menú. de

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Microsoft Project Professional 2019

Planificación asistida por ordenador
RESUMIR YEXPANDIR TAREAS
LECCIÓN5. ESQUEMATIZACIÓN DEL
PROYECTO

El nivel de información que cada persona precisa según su perfil y relacion con e
de forma que se aprecie
Las tareas de nuestro proyecto se pueden esquematizar, proyecto es distinto. Para facilitar que cada uno se centre únicamente en la informacon
dispone de las tareas resumen y de las
mismo. Para ello
requerida permite resumir y tareas, lo que significa que se pueden ocultar y
expandir
la estructura jerárquica del más detalladas, denominadas subtareas, que
se
en un momento dado.
subtareas. Las primeras engloban tareas mostrar las subtareas

aparecen con sangria bajo ellas. el boton

Para ocultar subtareas seleccionaremos la tarea resumen y pulsaremos
Ocultar subtareas que está en el desplegable Esquema.
TAREAS RESUMEN
botón
Para mostrar subtareas seleccionaremos la tarea resumen y pulsaremos el
subtareas que son tareas
Son cabeceras generales con tareas subordinadas (subtareas) indentadas debajo de Mostrar subtareas que está en el desplegable Esquema. Si hay
ofrecen un esquema con las grandes fases del proyecto. resumen éstas permanecerán resumidas todavía.
ellas. Las tareas resumen

Una tarea resumen comienza en la fecha más temprana de todas las fechas de
la última fecha final de las subtareas. Su SiMBOLOS DE ESQUEM4
inicio de las subtareas y su finalización es en
la final más tardía de las
duración es el tiempo entre la fecha inicial más temprana y indicación visual adicional de la
estructura del
Los simbolos de esquema dan
una
duraciones de todas las subtareas,
subtareas incluye (no es simplemente la suma de las
que
su uso es fácil saber si una tarea es o no una tarea
resumen, aunque sus

puede haber solapamientos). esquema. Con

ya que subtareas permanezcan ocultas.

También se denominan hamacasy contienen información global de trabajo y coste si las tareas resumen están o no
identifican
como medida sintética de las subtareas que aglutina. Los símbolos de despliegue tipicos
expandidas.
en la tabla de Gantt pero no se imprimen.
CREACIÓN YMANEJO DE UN ESQUEMA Los simbolos de esquema aparecen

Se puede resumir el esquema elaborado para mostrar únicamente las tareas RESUMEN
resumen y ocultar las tareas más detalladas. También se pueden expandir las tareas EDICIÓN DE LAS TAREAS
del plan. Asi, se puede visualizar e imprimir la afectadas. Así, por
resumen para
mostrar todas las
cantidad de detalles que se precise.
subtareas Al editar una tarea
resumen sus subtareas
también resultan
borran, y, si se desplaza
sus subtareas también se
ejemplo, si se borra una tarea resumen, las relaciones originales
también se m u e v e n (aunque
Para lograr lo anterior, accederemos a las siguientes opciones: una tarea resumen, las subtareas
entre tareas se mantienen).
. E n el grupo Programación, dentro de la ficha Tarea, los botones de aplicar y de un proyecto al
idea clara de la
estructura

tener una de vincular

conveniente intentar antes
anular sangria. Es esquematizar el proyecto
En el grupo Datos, dentro de la ficha Vista, con el desplegable Esquema se de planificación, para
principio del proceso
relaciones.
podrá resumir y expandir el esquema (mostrar y ocultar subtareas) y visualizar las tareas y especificar sus
elementales; esto
un nivel de profundidad
determinado.
establecer entre tareaslas relaciones entre
Las relaciones de dependencia se deben es como
resultado de
resumen Si no
tareas
no se debieran vincular
DEGRADACaÓN DE LAS TAREAS es,
las tareas que contienen.

Es el modo por el que se establece una estructura de esquema para un

NÚMEROS DE
ESQUEMA
La tarea que está inmediatamente por
encima de la tarea degradada se conviertetina VISUALIZACIÓN DE
cada tarea al
tarea resumen. numero de esquema a
automáticamente
un
en la estructura del
se basan
Seleccionaremos las tareas a degradar y pulsaremos el botón Aplicar sanpel. MS-Project asigna Los nùmeros de esquema
del esquema.
de la jerarquía
pueden ser, a su vez, tareas
resumen. ria. Las esquematizar la planificación.
indica la posición de la
tarea dentro
el nùmero 1.
La subtarea que se
tareas seleccionadas número
tiene asignado
esquema. Cada tarea del esquema
Por ejemplo, la
primera

T6

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Microsoft Project Professional 2019

Planificación asistida por ordenador

número 1.1, la siguiente subtarea el número 1.2y asi

encuentra debajo tiene asignado el PARTE 2. MANEJO DE RECURSOS
sucesivamente.

se muestran si se escoge mostrar la columna EDT en la

Los números de esquema
Tabla de Gant.
LECCIÓN 6. GESTIÓN DE LOS RECURSos DEL PROYECTO
del Trabajo) de una tarea
El campocódigo EDT (Estructura de Descomposición recursos los constituyen las personas, lugares, elementos, equipamiento y
es el campo código WBS, que se puede
cambiar sin modificar los nùmeros de esquema Los
existen tres
los códigos EDT coinciden con estos números de material necesarios para realizar una tarea. En esta versión de MS-Project
que MS-Project pone. Por defecto,
individualmente iremos a del
la ficha Avanzado cuadro de tipos de recursos:
esquema. Para cambiarlos
diálogo Información de la tarea. Recursos de trabajo: tipicamente, personas y equipamiento que
realizan el

Para establecer códigos EDT a nivel de todo el proyecto, se escogerá la opción trabajo (esfuerzo) del proyecto.
Recursos de material: articulos
de consumo durante proyecto. el
Provecto-Propiedades-EDT:Definir código. Después inserciones, cambios y
de hacer
costes inancieros asociados
a

necesario actualizar los códigos sigan el orden

para que Recursos de costo: usados para representar
borrados de tareas puede ser
costes de viajes.
correcto. Para ello se escogerá la opción PrOvecto-Propiedades-EDT:Volver a numerar... tareas; por ejemplo,
es
una novedad en las últimas versiones de MS-Project y
Los últimos constituyen materiales. Los recursos
los recursos de trabajo y
AJUSTE DE LA ESCALA TEMPORAL anteriores sólo consideraban las
que las consumibles empleados en
artículos u otros productos
materiales son suministros, acero, tuberias,
madera, cristal,
ejemplo, hormigón,
La escala temporal, localizada a lo largo de la parte superior del Diagrama actividades del proyecto como, por de los
Gantt, representa el periodo de tiempo de duración en que tienen lugar las tareas del
de de trabajo, como
son diferentes
personal y equipamiento, las tareas.
etc. Los recursos
material para completar
esfuerzo en vez de
proyecto. La escala temporal principal contiene unidades mayores (por ejemplo anteriores ya que
consumen
unico propósito
asociar un tipo
concreto

de costo tienen como

semanas) y se encuentra sobre la escala temporal secundaria, que contiene unidades más Finalmente, los
r e c u r s o s
corrientes de este tipo
de recursos pueden
más
tareas. Los ejemplos con propósitos
pequeñas (por ejemplo dias). de coste a u n a o varias desea realizar un seguimiento
sobre los que se de los r e c u r s o s de
incluir categorías de gastos Como en el caso
de formación, etc.). no tienen
efecto en
Con la barra de zoom, en la esquina inferior derecha de la ventana de MS-Project, contables (viajes, sesiones trabajo (esfuerzo) y
costo no
realizan ningún de costo o de
pueden ajustarse las unidades de la escala temporal para darle más o menos detalle, al los recursos de un recurso

material, (evidentemente, después de asignar dicho

igual que con la opción de Escala temporal.. al pulsar con el botón derecho sobre la de una tarea se acumulará
la planificación correspondiente,
especificar su importe
Escala temporal en el Diagrama de Gantt. una tarea y de
material a

coste). verá progresivamente, la

apartados se
los siguientes pertil para las
lo largo de establecer un
Aunque a
asociada a los
recursos
se podrà editar especificar
diferentes tasas de
información varias tasas
de pago, de recursos
configurar un fondo
asignaciones de recurso,
compartir
los recursos a traves de costo se efectúan del
diferentes
momentos y
recursos
materiales y de diferencia de
Pago para los costes para los Sin embargo, a
los cálculos de recursos de trabajo. emplean los
siguientes
Ademas, realizados para los de costo no
los y o la capacidad
mismo modo que
materiales recurso
los r e c u r s o s calendarios de
recursos de trabajo, extra, los afectados por la
verån
OS coste de
horas n o se
las tasas de costo,
además, caso de que
y de
tarea e n
ciementos: materiales de la
Los recursos sobre la duracion debido a que,
XIma. tienen efecto Esto es

de y no
por el esfuerzo. en la
desamollan esfuerzo
recursos
condicionada
TCdistribución

activa la programación
tipos de
recursos
que no etectoS
controlar
asociadosa
encuentre son
anteriormente,
consideran para los
comentó
Omo se
se
simplemente
l a que se asignan:
dlos costes del proyecto.

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.
TIILITTTE

.
. .

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Planificación asistida por ordenador

Microsoft Project Professional 2019
MANEJO DEL CONJUNTO DE RECURSOS
en el campo Mostrar las unidades de asignación
a Archivo-Opciones-Programación,
como. Para asignar un recurso: manteniendo abierto el cuadro de diálogo Asignar
recursos. podemos asignar recurso a una tarea pulsando el botón Asignar. Pueden
un

INFORMAcIÓN ACERCA DE
RECURSOS celeccionarse varias tareas y recursos a la vez. También se puede arrastrar con el ratón un
curso desde el cuadro de diálogo anterior (arrastrándolo desde la casilla gris a su
izquierda) a una tarea en la Tabla de Gantt. Comoseveráen iaLeción8,no eslo mismo
de un recurso basta pulsar dos veces sobre el
Para introducir información acerca que secuencialmente. La asignación simultánea
o en la vista Hoja de recursos. En el cuadro de asignar n recursosSmuaneamente
nombre del recurso en Asignar recursos
se puede introducir información adicional
anterior se puede realizar a trav s del cuadro de diálogo Información de la tarea (ficha
diálogo Información del recurso que surge Recursos)
sobre un recurso, como por ejemplo
iniciales, nombre de grupo o códigos, costos e
información del calendario.
Para desasignar un recurso: con el botón Borrar del cuadro de diálogo anterior, y

seleccionada una tarea, podemos desasignar un recurso de dicha tarea.

estando
UNIDADES MÁXIMAS DISPONIBLES Supongamos que se piensa en
al conjunto de recursos:
Para añadir otro recursouna tarea:
utilizar veinte empleados para
Por defecto, al asignar un nuevo recurso a una tarea éste se asigna al 100%, que
es justo lo que seestablece también como su capacidad máxima. Además, se pone como
1. Seleccionar la tarea
disponible a lo largo de todo el proyecto con dicha capacidad. 2. Introducir el nombre del recurso
Introducir 20 en la celda de
Unidades y pulsar botón Asignar
3.
de disponibilidad del recurso. Esto consiste en que
Se puede especificar un perfil los 20 empleados a la vez. En el Gráfico de
recursos

se pueden establecer hasta 100 pares de

fechas de inicio y fin de disponibilidad con un De esta manera se asignan número de recursos asignados
características sólo están Esto significa que el
valor de unidades máximas disponibles asociado. Estas podría aparecer
una sobreasignación. Necesitamos indicar que
máximo de r e c u r s o s disponibles.
disponibles para los recursos de trabajo. excede el número cuadro de diálogo
a esa tarea
es veinte.
Para esto iremos al
máximo de empleados pondremos 20
el número
en el panel de disponibilidad
La de Disponibilidad de recursos para introducir lo anterior se
opción
encuentra
Información del
recurso (ficha General) y Estos limites
el tramo de fechas que corresponda.
en la ficha General. El campo Capacidad mácima para
los recursos que empleen esta el campo Unidades en
sobreutilizan los
recursos.

facilidad se ajustará al indicado para cada periodo establecido en los anteriores campos.
(o 2000%) en
se utilizan para
determinar cuándo se
máximas
de capacidades
Esto facilitará un mayor control sobre las posibles sobreasignaciones de recursos.

Si un recurso dispone de una Capacidad máxima inferior al 100%, al asignarlo, coSTOS

esto es, un precio
le como dedicación a la tarea el valor de su capacidad
asignará variables (de recursos),
por defecto, MS-Project de la
pueden ser fijos
o
una tarea función del tiempo (o
máxima. Los costes de va en
un precio que
dure lo que dure, o bien
por un servicio,
recursos)
respectivamente.
utilización de se ofrecen
INICIALES como para tareas)
recursos
(tanto para el ültimo:
Acumulación defecto
estableciéndose por
En los campos
La siguiente vez que se precise asignar un recursoa una tarea, pueden introducirse acumulación de costes,
res metodos de comienza la tarea.
las iniciales en vez del nombre del recurso completo. pronto
como

acumulan tan finaliza.

se
Comienzo: los hasta que la
costes tarea
acumulan la tarea.
se avanza
c o s t e s no
Fin: los
conforme

cODIGO DE GRUPO acumulan

A
c o s t o s se fijo.
los asociado
un coste
P r o r r a t e o :

sí tiene duración
los que se asignan códigos la tarea en de la
División de los recursos según unos grupos cuando dependientes
basados
usan no son
identificativos. Estos códigos posibilitan reflejar la OBS. costes fijos se
los costes tijos de los
costes

Los ademas de la
Costo fijo
recursos, asociado
costes de fijo
de los un
coste
en el campo
el
Al asignar los distintos recursos a grupos se permite su ordenación o agrupación cla puede poseer se
introducen
puede escoger

en base a ellos. También es posible aplicar un filtro para mostrar información acerca de rea.
Una tarea
Los
costes fijos tabla
tambien se

e los
recursos.
En dicha
tasas de
(Vista-Datos-Tablas:Costo).
establecer ista-Datos-Fltro. as
grupos especificos. Los filtros se pueden en
dichos
costos fijos.
Costo
ulación para
método de acumu

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Microsoft Project Professional 2019

Planificación asistida por ordenador
VISUALIZACION DE RECURSOS
de recursos permite intrOducir los costes básicos de ln
La presentación Hoja Para introducir información adieo
recursos y seleccionar
el método de acumulación. cional La opción Vista-Vistas de recursos-Hoja de recursos permite ver todos los
podrá usar Información del recurso (ficha Costos)
sobre costes de recursos se
recursos (de trabajo, y de costo) del conjunto de recursos a través de la Hoja
de material
de recursos. Es una forma fácil de revisar varios recursos a la vez.
asOciados a un recurso que se cargan por el empleo
Los costes por uso son costes
de la duración de la tarea. Por ejemplo, una
del mismo una sola vez, independientemente Sobre la Hoja de recursos también se pueden ver distintas vistas de los recursos
un coste de tasa al día.
maquinaria tiene coste por uso (su transporte) y con opción Vista-Datos-Tablas: y la opción deseada.
la
Por ejemplo, la opción Vista:
mostrará el costo por recurso.
Si un recurso trabaja más horas que su jornada laboral hay que indicar Datos-Tablas: Resumen
extras, para que se emplee la tasa de horas extra en el de recursos para ver sólo los recursos de un
explicitamente que esas horas son
Podemos aplicar filtros sobre la tabla
se puede ir al Formulario de tareas, escoger la a través de la opción Vista-Datos
cálculo del coste de la tarea. Para ello determinado o que cumplan alguna condición
extra (éstas se grupo
opción Trabajo e indicar, de las horas asignadas, cuántas son horas Filtro y el filtro deseado.
repartirán de forma proporcional a lo largo de la asignación). Realizaremos el mismo
número de horas de trabajo, pero en un menor tiempo.
etc.
elementos de las tablas de recursos, tareas,
MS-Project permite agrupar los la opción de
mismo valor en la condición elegida. Esto se consigue en
TASA HORARIA (HONORARIOS) según tengan el indicando la condición por la que
los queremos
menú Vista-Datos-Agrupar por
e

agrupar
Se pueden introducir dos tipos de costes para los recursos de trabajo, como ya se
adelantó: por tarifa normal y por tarifa de horas extra. Estas cantidades se introducen, por
defecto, en Ehora; pero se puede asociar el coste al tramo temporal que se desee poniendo
tras la cantidad una barra ()y la abreviatura del tramo temporal. Así, por ejemplo, 1000/s VARIABLES EN LOS RECURSos
TASAS
y 3000/ms son mil euros a la semana y tres mil al mes, respectivamente. costes de los (de trabajo recursos

cambios en las tasas de

Sepueden controlar los indicar así que de una a
otra fecha se

Para los recursos de tipo material se podrá indicar sólo la cuantía y ésta del proyecto. Se puede la ficha Costos del
cuadro de
sera y de material) a lo largo esto se emplea Para
atribuida a la unidad fisica indicada por la Etiqueta de material. Asi, por ejemplo, si sucesivamente.
aplica una tasa y así
hablamos de combustible, 100 se corresponde con 100 ¬litro. del recurso.
diálogo Información o en esa
misma
la Hoja de
recursos
introducirse en de coste
No pueden introducirse tasas de pago (estándar, por hora extra o por uso) para los La tasa inicial de
coste puede coste, la
información
efecto del nuevo
recursos de costo. El correspondiente coste se especificará en el momento de asignar el llegue la fecha de
ficha Costos. Cuando automáticamente.

recurso a una tarea como se indicó con anterioridad (columna Costo en el cuadro de se actualiza
de la Hoja de recursos
número o de
diálogo Asignar recursos). introducirse en forma de
pueden correspondiente) y
en las tasas
el número
Estos cambios calculará
a través
(MS-Project Si se hiciese
o negativo del recurso.

Para hacer que MS-Project utilice otra unidad monetaria en vez de euros porcentaje positivo de diálogo
Información
todos los
cálculos de costes
necesitamos cambiarlo en Archivo-Opciones-Mostrar. Haremos uso del campo través del cuadro correspondiente y
Sempre a anotará la fecha
Simbolo y del campo Dígitos decimales. no se otras tasas.
Hoja de de las
recurso

i
aran con ese valor,
independientemente

COSTO FIJo DE COSTO

DE TASAs
ASIGNACIÓN DE TABLAS
diferentes.
tasas
con
trabajo
diferentes tipos de cada una
d e tener
puede t
Si una tiene un costo fijo, no atribuible a ningún recurso, necesitamos aplicar
tarea realizar distintasy

mismo recurso puede de costes

la Tabla de Costo al proyecto. Esta tabla la usaremos para introducir y visualizar Un tener
hasta 5 tasas

información de costos. Para ello elegiremos Vista-Datos-Tablas:Costo. Al elegir Costo Con MS-Project se pueden
j del
de tasa. Información

Se sustituye la tabla Entrada por la de costos en la mitad izquierda de la vista del nasta 25 distintos cambios de diálogo
del
cuadro se emplea al
Dagrama de Gantt. En la columna Costo fijo escogeremos la celda de la tarea con costo Costos es la que
la ficha s
d e f e c t o es
la A, que
la. La tabla que
se
yoe introduciremos el costo. En la columna Acumulación de costosfijos se seleccionará están e n
Es
r e c u r s o s .

tablas costes por de

el método de acumulación la tabla de en la Hoja hecha la asignación)
los
para mismos. recurso. De esas tablas, se
muestra
una
vez

tarea y la que
tarea (por
tanto,
asi Un recurso a
una
recurso
a una
Pemplea a
asignación
de un

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Planificación asistida por ordenador

Microsoft Project Professional 2019
se puede cambiar en el cuadro de diálogo nformación de la asignación (Formato. LECCION 7. HORARIO LABORAL
Asignación-Información), en la ficha General, disponible al tener activa una vista de us
como la de Uso de tareas. Si se asigna una tabla sin datos no se calcularán los costes. Al calcular
programación, MS-Project emplea, por defecto, ei estándar de
una

horas/dia, cinco dias/semana (ver

configuración de opciones en la Lección 3). Sin
La información de un recurso se obtiene con el botón Información del recurso hargo. no todos los recursos de un
proyecto se adaptarán a esta
emplea la utilidad calendario, que ajusta el horario de trabajo planificación.
(Recurso-Propiedades-Información) al tener seleccionado un recurso en la vista de Para ello
se

recursos o bien al pulsar dos veces el nombre del recurso en una vista de recursos. par grupos especificos de recurs05, para un recurso individual o para todo
paralas el proyecto,
tareas.

Los calendarios definen ei periodo laborable y no laborable del proyecto y de cada

ASIGNACIÓNDE RECURSOs MATERIALES ALAS TAREAS recurso asignado
al proyecto. También se
permite asignar a una tarea uno de los
calendarios definidos.
Comoya se ha comemtado en el apartadodeasignación de recursos de esta lección,
existen dos formas de asignar un recurso material que impactan de forma directa en e En el caso de los recursos, sólo pueden asignarse calendarios a los recursos de
cálculo de los costos que implica: trabajo. Los materiales y de costo tienen esta opción deshabilitada.

.
Asignar una cantidad fija de unidades del recurso a la tarea. MS-Project Ante una modificación en el calendario, MS-Project reprograma automáticamente
multiplicará el coste por unidad de ese recurso por el número de unidades todas las tareas afectadas por esa modificación.
consumidas para determinar el coste total.
Asignar una tasa variable del recurso para la tarea. MS-Project ajustará la cantidad
y el coste del recurso según cambie la duración de la tarea. TIPOS DE CAL VDARIOS

ANÁLISIS DE LOS COSTOos DE RECURSOS

Existen dos tipos de calendarios: calendarios base y calendarios de recursos.
laborables
Los calendarios base son conjuntos de días y periodos laborables y no

A continuación se indicará cómo visualizar los datos del costo detallado por que se utilizan para:
recurso y cómo resumir los datos de costo por grupo de
recursoS proyecto el completo. El
Calendario del proyecto: sirve de calendario para
1. Seleccionar Hoja de laborable y no laborable para aqueilas
recursos calendario del proyecto define el periodo
2. Seleccionar Vista-Datos-Tablas:Resumen. La tabla Costo, también recursos y para las tareas
de duración fija.
existente tareas a las que no se han asignado del proyecto
en el anterior menúú es más adecuada cuando se
haya establecido un línea base base a emplear como calendario
La especificación del calendario a través
y haya comenzado el seguimiento del proyecto introduciendo datos
reales se realiza en
Información del proyecto (visible
el cuadro de diálogo
3. La tabla Resumen muestra la información sobre la tasa
y costos totales de cada de Provecto-Propiedades-Informacióndel provecto). tarea. Un
recurso, según sus asignaciones actuales calendario para una determinada
Calendario de tareas: sirve de laborable y no laborable para
una

Para visualizar el resumen de los calendario de tareas define el periodo Los

costos por grupo: del calendario del proyecto.
determinada tarea, independientemente calendario diterente del
éstas tengan un
1. Localizar el cuadro calendarios de tareas hacen posible que seleccionando una tarea y
abriendo
Agrupa por (Vista-Datos-Agrupa por:). El valor
inicial Esto se consigue en
será Sin grupo calendario del proyecto. tarea, dentro
de la ficha Avanzado
de la
Seleccionar Grupo de recurso cuadro de diálogo Información
3. el
MS-Project organizará los recursos de acuerdo con los grupos predeterminado de trabajo
la propiedad Calendario. para
a los que
encuentran asignados se proporciona el tiempo especifico o a
y visualizará los valores de resumen del Calendario de
recursos:
afectan a un recurso

unidades y coste. Esas filas de resumen

trabajo. calendarios de recursos
Información
calculadas y por eso no se
son o s recursos. Los de diálogo
editar directamente. La pueden determinada. En el cuadro
podemos
organización presentada esta organizada en un una categoría
de recursos
Cambiar
calendario laboral...)
General; botón
horarios y, o,
Esquema, de forma que podremos contraerlo o expandirlo recurso,
del recurso (ficha se basa el del
base sobre el que
crea un
MS-Project
calendario proyecto,
cambiar el introducir los recursos
en un

Testividades. Al de rab jo.

recurso
Calendario de recurso para cada calendario del
def+nir el
tanto, para
utilizarse, por
calendario base
puede de
recursos.
calendarios
n calendarios de tareas y los
1os

26

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Planificación asistida por ordenador

Microsoft Project Professional 2019
El calendario base por defecto se denomina Estándar y emplea una semanad
trabajo de lunes a viernes desde las nueve de la mariana a las siete de la tarde, con d Escoger
2 Escoger elProyectoPropiedades-Cambiar
1.
horas de descanso a mediodia (de 13:00 a 15:00) y sin vacaciones. Se deberán, por tanto tiempo de trabaio
calendario deseado (campo Para
3, En la pestaña Semanas laborales
calendario:)
especificar todos los dias de descanso,asi como lasfiestas nacionales y [Link]
calendarios base proporcionados por MS-Project son el de 24 horas, en donde no existe botón Detalles..
escoger la fila /Predeterminadol y pulsar el

periodo no laborable, y el Turno de noche. que abarca un turno desde el lunes noche 4. En la lista Seleccionar dias seleccionar desde el lunes
hasta el jueves y activar
hasta el sábado por la maiñana desde las 23:00 hasta las 8:00 el botón de opción Establecer dia(s) en estos
con una hora de descanso. Se pondría
periodos laborales especificos.
el horario cumpliendo 10 horas laborales al
día en la situada rejilla
Se pueden crear varios calendarios base y usarlos en el proyecto a la vez
para, por
debajo.
ejemplo, diferentes grupos de recursos, como se verá a lo largo de esta lección. 5. En la lista Seleccionar dias seleccionar el viernes y activar el botón de opción
Establecer dias como periodo no laborable.
6. Hacer click en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Detalles.
Un calendario de recurso contiene excepciones al calendario base para un recurso 7. Pulsar el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Cambiar calendario
individual. Debemos ajustar el calendario de recurso para planificar vacaciones laboral.
individuales o medias jornadas.

La configuración establecida en Archivo-Opciones-Programación (Lección 3)

USO DE CALENDARIOS BASE el calendario base del proyecto para no correr
debe coincidir con la establecida para
de duración de tareas.
el riesgo de obtener cálculos extraños
modificado el calendario base del
Los cambios que se efectuen en los calendarios base afectan únicamente al Sólo puede haber diferencias si se ha de
caso no hay que modificar las opciones
proyecto actual,
calendarios.
de tal forma que cada proyecto puede tener su propio conjunto de
proyecto sólo con
Project indicadas anteriormente.
en
excepciones; cuyo

La personalización del tiempo de trabajo de cualquier calendario realiza en el

cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral, que surge con la opción de menú
se
CALENDARIO BASE
CREACIÓN DE UN NUEVO
Provecto-Propiedades-Cambiar tiempo de trabajo. En el campo Para calendario: de
calendario para el turno de
noche, que
dicho cuadro de diálogo seleccionará
se
continuación, se harán los cambios.
el calendario que desea modificar y,
se
Imaginemos que
el
tenemos que preparar
un

turno de mañana;
es decir, prepararemos
un nuevo

trabaja los mismos días que son:

horarios. Los pasos
calendario base para reflejar sus
Si ninguno de los calendarios base facilitados por MS-Project se ajusta a nuestras

necesidades, también aquí tenemos la posibilidad de crear un nuevo calendario base a tiempodetrabaio diälogo para
través del botón Crear calendario. 1 Escoger Provecto-Propiedades-Cambiar
calendario.. Aparecerá
cuadro de
un

2. Pulsar el botón Crear

introducir el nombre del
nuevo
calendario
base
basado en la vesión actual del
nuevo
calendario de
deseamos c r e a r
un
Aceptar. Aparecera
una
copia
INTRODUCIR EXCEPCIONES .Como laboral. Ahora
defecto) pulsaremos calendario
E s t á n d a r (selección por Cambiar
de los
cuadro de diálogo horas de trabajo
ese calendario en el retlejar las
Para poner excepciones en un calendario (e.g., un dia festivo): calendario para
podremos editar este calendario
Estándar.

sin afectar al
nocturnos

1. Escoger Provecto-Propiedades-Cambiar tiempo detrabajo

2. Escoger el calendario deseado (campo Pura calendario:)
empleados
como cada turno
noctumo comprende
en u n

lamedianochepero el
nocturna,
a
las horas de la plantilla horas
anteriores

3. En la pestaña Excepciones introducir la excepción que deseamos reflejar en rara fijar introducirán las laborables,
el calendario, indicando una descripción y las fechas de comienzo y fin de la calendario, s e los sábados no sonde manera que
éste
ia de el siguiente.
Normalmente

mañana
del säbado,

misma. en en la
POsteriores laborable horario.
su
Emplear el botón Detulles... para establecer una excepción laboral parcial turno de oche finalizass u
semana

poner
laborable para poder
(sólo se trabaja parte del día) o para excepciones periodcas. e *nabilitar como dia
5. Pulsar el botón Aceptur.
INDIVIDUALES
PARA TAREAS
de trabajo
de la emana que afecten al
A B O R A B L E

horario

Se pueden realizar cambios en un día determinado AJUSTE DEL PERIODO

realicen
fuera del c a l e n d a r i o

4X10
(0.C., 10 horas
calendari0 completo. Un ejemplo podría ser establecer una jornadaesto se consigue ciertas
tareas
se aplicaremos
un

de la esto,
aborables durante 4 días a la semana). Siguiendo con el ejemplo, desearemos que
proyecto.
Para
permitir
Siguiente manera:
e s t a b l e c i d e a s i o n e s

calendario
del
POr el

28

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ordenador Microsoft Project Professional 2019

Planificación asistida por

El calendario de un recurso se puede editar desde dos sitios diferentes y su efecto

estas tareas: especificaremos un calendario base a utilizar como calendari
dario de mismo independientemente de dónde se haya hecho:
de tareas a
un calendario de tareas
cuando se desee que una tarea t
la tarea. Sólo se necesitará tenga
laborables de los establecidos en el calendario d
diferentes periodos laborables y
no Ficha General del cuadro de diálogo Información del recurso
proyecto. 2. Cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral
A diferencia de los recursos y calendarios de recursos, MS-Project no crea
calendarios de tareas automáticamente cuando se crean las tareas. Cuando se necesite un
Al editar un
calendario base, todos los cambios que se realizan son reflejados en
calendario de tareas, se asignará uno de los calendarios base pre-establecidos por MS. los calendarios que dependen de dicho calendario base y, como caso particular, en los de
Project o uno nuevo que se haya creado previamente. MS-Project programará dicha tarea los recursos. Sin embargo, los cambios realizados sobre el horario de trabajo de
el calendario base.
en
un recurso

de acuerdo al calendario que se le ha asignado como calendario de tarea en vez del no serán reflejados
calendario de proyecto. han hecho cambios en un calendario de recurso y luego se asigna un nuevo
Si se

calendario base, los cambios del calendario de recurso siguen vigentes.

En el cuadro de diálogo de Información de la tarea es posible seleccionar el
calendario para dicha tarea (en la ficha Avanzado). También es posible marcar la un recurso que sólo está disponible para trabajar en
el proyecto parte
La programación omite los calendarios de recursos
opción Si poseemos
para que MS-Project ignore todos del recurso en el proyecto. No obstante,
los calendarios de los recursos de todos los recursos del tiempo, puede definirse ese horario de trabajo
asignados a la tarea. En este caso, se del recurso en su campo Capacidad máxima.
será aconsejable establecer disponibilidad
la
programarån los recursos para trabajar en la tarea de acuerdo con el calendario de la tarea de
de las unidades del recurso reflejará la capacidad
y no con sus propios calendarios de recursos. Si Un cambio en la disponibilidad del día en
esta opción permanece desmarcada, en lugar de determinar las horas especificas
para del recurso en el proyecto,
tareas que cuentan con un calendario de tareas trabajo las unidades máximas
y otro de asignaciones de recursos, MS- Esto es, el horario indicará cuándo trabaja, pero
Project planifica el trabajo en los periodos laborales comunes entre el calendario de la que podría trabajar.
tarea y los calendarios de los recursos. Si indican la disponibilidad del recurso para trabajar.
no existen
Project mostrará un mensaje de advertencia en el momento periodos laborales comunes, MSS
asignación inicial de recursos)
no
de aplicar el calendario de la (con la
Para el cálculo del esfuerzo de
una tarea
tarea o de asignar el recurso a la
tarea.
se considera el calendario
de los recursos. Por ejemplo,
un
100% en la asignación de un
calcular
un factor del para
En la columna de Indicadores de la Tabla de supone que la duración
de la tarea se multipl+ca por modificado
Gantt aparecerá un icono de recurso el calendario del recurso está para
calendario para independientemente de si en
aquellas tareas en que se haya aplicado un calendario de tareas. el
esfuerzo, calculado el esfuerzo necesario
1 hora
ejemplo, al día. En cuanto se haya de dicho
trabajar, por se hará según el
calendario
distribución de su esfuerzo
para cada recurso, la 1 hora al dia, ya que
esta asignado al
ASIGNACIÓN DE RECURSsos sEGÚN UN NUEVO CALENDARIo (en el ejemplo anterior, sólo se trabajará
ccurso trabajaría 0,5 horas).
100%. Si lo estuviese al 50%, sólo se

MS-Project asigna todos los recursos del proyecto al calendario

debe usar el cuadro de por defecto. Se
calendario base: diálogo Información del recurso para asignar recursos a un nuevo EN FORMA DE
CALENDARIO
PRESENTACIÓN DEL PROYECTO

1. Escoger la
vista Hoja de recursos .Escoger Vista-Vistas de
tareas-Calendario con iconos que sirven para
2. Seleccionar el recurso al que se le cambiará el calendario nos
encontraremos

3. Pulsar dos veces sobre él. En esquina superior izquierda

la
recurso
Aparecerá el cuadro de diálogo Información del desplazarse por los meses
4.
5.
Escoger la ficha General
En el botón Cambiar calendario
deseado laboral.. se selecciona el
calendario

EDITAR UN
CALENDARIO DE RECURSO

Si todo el periodo laborable de los recursos coincide

calendario base asignado a dichos
recursos, no será
con el periodo
laborable del
los
calendarios de recursos. De lo contrario, necesaria la
será necesario indicar edicion de ninguno de
consideren necesarias las
excepciones que se
para dicho recurso.

30

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asistida por ordenado

Planificacxón ierosoft Project Professional 2019
PROGRAMACIÓN CON RECURSOos
ie dialogo
informeacion la haree) o en todas las nuevas tareas
de
LECCIÓN 8. C
proy on(Archivo-pcIOnes enel eiapartado Programación), creadas en
Si se desactiva un
a determinar cómo el numero de recursos afect. progra condicionada por esfuerzo, el trabajo total la
En esta lección aprenderemos afecta a arñadan nidades de otros recursos a la tarea se
incrementará cuando se
desarrolla una tarea. I ambien
veremos cómo se modifica una
la velocidad con la que se
programación variando el
número de recursos empleados
cOFG
R4CIOV DEL TIPODE TAREA
Al modificar una asignación de un recurso a una tarea, la progamación

recalculada para mostrar inmediatamente las modificaciones. Ia configuración det tipo de tarea también influye en cómo se
tareas Segun
su configuración hay tres tipos de tareas posibles: programan las
A la hora de realizar modificaciones sobre las asignaciones iniciales de recursos
seTambién
debe considerar el métodoquedese progranación_y_
hay que considerar puede cambiar la la configuración_
carga de trabajo dedel
lostim de tarea
recursos para
nidades fijas
.Duraciónfija
reflejar con más exactitud cómo trabajan los recursos en las tareas, esto es, aplicar perfiles Trabajo fijo
de trabajo.
LA configuración del tipo de tarea puede cambiarse en el
La respuesta de una tarea a la adición o supresión de recursos está definida por e Formulario de tareas
ficha 4vaszado del cuadro de dialogo Información de la tarea. o
en
método de programación y la configuración del tipo de tarea.
El tipo de tarea deterrmina cuál de los tres valores de la anterior fórmula de
Todos los cáleulos se realizan en base a la asignacióninicial de recursos y. como nlanificación permanece constante cuando alguno de los otros dos varia. Esto es, el tipo
veremos en este tema, en algunos casos no será lo mismo asignar todos los recursos al de tarea determina el valor que se fija en la förmula y, si se modifica uno de los otros dos,
principio que añadirlos de uno en uno. La asignación inicial cumple la siguiente förmula el que resta serå recalcuiado por MS-Project según dicha fôrmula. Nótese que el hecho
(llamada a veces förmula de planificación), cuya relación siempre se debe mantener de denominar "tijo" a un tipo de tarea no implica que los correspondientes valores de
duracion, unidades o trabajo sean inamovibles. Puede modificarse cualquier valor en
Trabajo total esperado de la tarea Duración esperada Unidades asignadas cualquier tipo de tarea.

Es decir, el trabajo total esperado (esfuerzo estimado) de una tarca cstá Para lo que resta de capitulo se considerará el siguiente cjemplo:
determinado por la duración esperada de la tarea y la asignación inicial de recursos a
dicha tarea. La tarea T tiene una duración esperada de 2 semanas, una asignación inicial de
de I unichrd del recurso R y. por tanto, un trabajo de horas. Las
recursos tolal 80
iguientes lablas describen cómo responde una tarea frente a cambias en las recursos y
MÉTODOS DE PROGRAMACIÓN método de progrumación iras las asignaciones iniciales.

En MS-Project el método de programación por defecto debiera ser el de

programación condicionada por el esfuerzo, que alarga o reduce la duración de una TAREAS OE UNIDADES FIJAS
tarea para adaptarla a cambios en los recursos; pero no cambia el
trabajo total otras versiones se
inicialmente calculado (con la primera asignación de recursos) de la tarea por defecto. Son las que
en
(número de Es el tipo que tienen las tareas
horas dedicadas, o lo que es lo mismo, esfuerzo).
las tareas dependientes de recursos. Los efectos en la incorporación o supresión
llamaban
de recursos son:
Por ejemplo:

Duración Unidades Trabajo

Duración esperada: I dia (8 horas) Unidades Fijas-
Asignación: 2 unidades de recurso A Coadicionada por

Esto conlleva
esfuerzo 200%de recurso R 40 horas cada uno
un
trabajo total
(esfuerzo esperado) de 16 horas. Al añadir o Añadir una unidad I semana 80 horas en total
suprimir recursos tras la
asignación inicial, el trabajo total es redistribuido entre los
recursos. | del mismo recurso R I semana 100% de recurso R
40 horas
Añadir una unidad 40 horas
100% de r e c u r s o S
La
de un recurso 80horasen total
programación condicionada por el esfuerzo puede activarse/desactivarse
tareas concretas (desactivación en el Formulario de tareas o en la ficha Avanzado del
en distinto S

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ordenador
Microsoft Project Professional 2019
asistidapor
Planificación
DuraciónFija- Duración Unidades
Duración
Unidades Trabajo No condicionada por Trabajo
Unidades Fijas-
No condicionada por esfuerzo
Añadir una unidad 2 semanas 200% de recurso R 80 horas cada uno
esfuerzo
semana 200% de recurso R 40 horas cada un mismo recurso R
del 160 horas en total
A ñ a d i r una unidad
80 horas en total Añadir una unidad 2 semanas 100% de recurso R
R 80 horas
recurso
de R 80 horas cada uno
del mismo unidad 2 semanas
100% recurso de un recurso
100% de recurso S 80 horas
Añadir una 100% de recurso S 80 horas
distinto SS 160 horas en total
d e un recurso
160horas en total
distinto S FIJO
la tabla anterior) se entiende que el
TRABAJO
recursa DE
fila de TAREA
En el primer caso (primera el recurso es de distin
mismo tipo. En el segundo caso (segunda fila) stin to
ayuda a los de su
libre" (no ayuda al
recurso que ya estaba). El ttrabajo total de una tarea de este tipo será siempre el mismo, aunque se añadan
"va por
tipo y se
entiende que
liminen recursos.
En
una tarea de este tipo se modifican la duracióny las unidades de
el
asignadas del recurso determina la forma en que se Una tarea de trabajo fijo necesariamente tiene que estar condicionada por
El valor de las unidades
recursos.

En los ejemplos anteriores de las tablas se ha

entre los recursos. esfuerzo.
redistribuye el trabajo de modo que compartan el trabajo
unidades para ambos recursos,
asignado un 100% de los recursos fuese distinto del 100%, el trabajo sería Trabajo Fijo - Duración Unidades Trabajo
or igual. Si el valor asignado
a
Condicionada por
redistribuido de manera proporcional.
esfuerzo
Añadir una unidad I semana 200% de recurso R 40 horas cada uno
80 horas en total
mismo recurso R
TAREA DE DURACIÓN FJA del I semana 100% de recurso R horas
Añadir una unidad
100% de recurso S horas
serå la misma, aunque se añadan o
La duración de este tipo de tareas siempre d e un recurso
80 horas en total_
eliminen recursos. distinto SS_

Duración Fija- Duración Unidades Trabajo como el tipo de tarea afectan a los valores del
Tanto el método
de programación a la
Condicionada por de programación sólo afecta
duración y unidades.
Sin embargo, el método
mientras que el cambio
esfuerzo trabajo, añaden o eliminan recursos de las tareas,
2 semanas 200% de recurso R 80 horas cada uno cuando se actualmente a latarea. Si se cambia
Añadir una unidad planificación
160 horas en total afecta a los recursos asignados si cambia uno de
del mismo recurso R del tipo de una tarea fijo en la fórmula, pero
2 semanas 50% de recurso R 40 horas una tarea se
indica lo que permanece
la fórmuBa (y no se ha
Añadir una unidad el tipo de recalcularse según
40 horas el que queda debe recursos a la tarea).
de un recurso 50% de recurso S los otros dos parámetros asignación de
modificación en la
80 horas en total tenido que producir ninguna
distinto S a una tarea
no permitirá indicar
se asigne
material o de coste que
recurso dicha tarea. En
cualquier
Cualquier recurso en
asociado a dicho forma alguna.
cantidad de trabajo (o esfuerzo) duración de la tarea en
El valor de 160 en la tabla anterior es una contradicción de MS-Project: si la una
no afectará
a la
de este recurso
condicionada por el caso, la asignación
duración no puede cambiar y el esfuerzo tampoco (ya que esdedicación ahora
condicionada por
tarea hasta
estuerzo), en caso de añadir recursos es necesario disminuir su (siguiendo introducir un
recurso en una
todas las
adiciones y
al tal en
S1, por ejemplo,
X la ecuación). En caso de ser el mismo recurso el que se afñade, MS-Project no es capaz
de
distinguir las unidades individuales y puede disminuir la asignación de
cada esruerzo (y que, por
tanto, se ha comportado
ella)
como

no queremos
que su adición
el
suponga

recurso.
no
de una tarea
c se han
hecho de
recursos en
opción y se podrá
asignar
esfuerzo total tratándose desactivará dicha
unidad. Es por eso que cambia
condicionada por el esfuerzo.
el aun pESiones que
en el plazo temporal, se incrementará el esfuerzo
(programación
de la
cCion modificará
pero si
el tiempo posible (antes
momento no era
el
DIcha asignación
no hasta
esfuerzo), cosa que
ndicionada por el
desactivación). que en
el tipo de
(recordemos
Duración fija MS-Project ha
y de invariable),
de Trabajo fijo permanece un campo
Fara las
tareas
unidades
asignadas
anteriores a la del 2010)
valor de las en las

ea as el (no aparecía
versiones
a s
ultimas

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Planificación asistida por ordcnador

Microsoft Project Professional 2019
Máximo. Asi, ecto C n la anterior ficha, tambien se puede
denominado Unidad márima de asignación0, simplemente, en
si asi se le indica en retrasar el trabajo de un
recurso
de tareas, se manejarán dos campos: Unidades de asignación (campo con valos solución ya sea suficiente.
el campo Comienzo. Puede que con esta hasta unala
era
el unico que existia
hasta el momento) y Unid opción
introducidos por el usuario y que
por MS-Project). El nuevo ca
máxima de asignación (campo con valores calculados Creación de un pertil personalizado:
cambios de programacion. elAsi, por variar un parámetro
si
se ha creado para responder
a

hubiese que recalcular, según la

fómula de planificaciôn, campo unidades, MS-Proiecs 1. En la vista Uso de tareas
introduce el nuevo valor en el campo Unidad mácima de asignación, pero el valor d 2. Seleccionar el recurso deseado bajo la tarea apropiada
Unidades de asignación no se ve afectado. MS-Project utiliza el valor de Unidades
le En la parte derecha de la pantalla, hacer las modificaciones
asignación cuando se realiza la programación inicial o se vuelve a programar una tarea, que se deseen
pero utilizaUnidad de asignación
máxima del
cuando informasi
máximo de
Por ejemplo, se
valor
asigna Aplicar un perfil a una tarea de duración fija hace que MS-Project vuelva a
asignación que se puede aplicar para un recurso. un recurso R
al 100% a una tarea de duración fija de ld., MS-Project utiliza dicho valor para calcular calcular el valor de trabajo del recurso de modo que trabaje menos (se modifica, pues
inicialmente 8h. de trabajo. Si posteriomente indicamos que la tarea tiene un esfuerzo de el esfuerzo) en el mismo periodo de tiempo (invariable, pues es una tarea de duración
10h., las versiones anteriores de la herramienta volverían
a programar unidades de las S fija). Dependiendo del tipo de tarea, aplicar un perfil a la asignación puede provocar
asignación (en este caso 125%) para mantener la precisión de la fórmula. Si después gue se amplíe la duración total de la misma. Por ejemplo, en el caso de una tarea de
añadiésemos más trabajo o cambiásemos la duración de la tarea, MS-Project volvería a unidades fijas.
programar la tarea utilizando el valor de asignación de 125%, no consiguiendo
probablemente el resultado esperado. Sin embargo. a partir de MS-Project 2010, se
registrará el anterior dato de 125% en el campo Unidad máximade asignación y, si más ETIQUETAS INTELIGENTES

adelante modificamos el trabajo o la duración de la tarea, MS-Project usará el valor de

asignación original del 100% (campo Unidades de asignación) en lugar de 125% (campo determinadas acciones de
Las etiquetas inteligentes aparecen después de realizar acaba de
Unidad máxima de asignación) para volver
a
programar la tarea. El campo Unidad MS-Project. Permiten modificar råpidamente acción
el efecto de la que
mácima de asignación se puede visualizar como cualquier otro campo en, por ejemplo,
realizarse a otro efecto distinto del que se ha producido por defecto. Normalmente, suelen
la vista Uso de tareas introduciendo la columna Máximo. en los momentos en los que el usuario se plantea preguntas del tipo Por qué
aparecer
MS-Project ha tomado esta decisión?

forma que MS-Project

para controlar la
en
PERFILES DE TRABAJo
Esta caracteristica se puede emplear
la asignación inicial de
recursos:
se modifica
el trabajo de una tarea cuando en
planifica la que se le ha asignado
Un perfil define cómo se distribuye el un recurso a lo
trabajo programado para
Supongamos una tarea que
inicialmente durados días y a
otro recurso adicional al
largo de la duración de una tarea. En este sentido, podemos emplear uno de los perfiles único al 100%. Ahora deseamos asignar
a esta última asignación,
recurso
primer lugar un
existentes O crearnos uno nuevo personalizado. reduzca dia. Cuando se proceda
a un nombre de
la tarea se
izquierdo del
T00% para que pequefño triángulo
en el ángulo superior
inteligente
podremos observar
un
momento, la etiqueta
Cuando se asigna un recurso a una tarea, el trabajo total de la tarea se distribuye, indicador visual de que, en este
utilizar esta etiqueta
la tarea. Se trata de un
por defecto, uniformemente a lo largo de la tarea. Esto es un perfil uniforme. se realice otra acción, podremos de recurso
disponible. Hasta que
un
se encuentra
gestione esta asignación
decidir cómo se desea que MS-Project
anteriormente
indicado:
Los perfiles pre-establecidos se aplican empleando el cuadro de diálogo para apreciamos lo
adicional. En la imagen siguiente
Información de la asignación, disponible cuando se tiene seleccionada una asignación
en una vista de uso (Uso de tareas o Uso de recursos).

Los perfiles permiten asignar fechas de comienzo y finy horas de trabajo para una
asignación concreta.

Aplicar un perfil pre-establecido:

1. Escoger la vista Uso de tareas

2. Hacer doble click sobre el recurso deseado bajo la tarea apropiada
la ficha General, seleccionar el perfil de trabajo
3.4. En
Aceptar

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i i

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por ordenador Microsoft Project Professional 2019

Planificación asistida

Redistribuir sólo
realizarlo manualmente
para
mantener el control absoluto
lanificación de nuestr
de la planificaciin La opción
aquellas tareas que no afectan
comfor.

a la
de demora disp
fecha fin del proyecto.
redistribuye
proyecto.

ción La redistribución puede ajustar

Como se ha comentado
anteriormente,
VS-Project puede aplicar redistrih. asignaciones individuales
automática. Esta opción consiste cn retrasar y segmentar el trabajo de un recur on
un un recurso independiente de los restantes recursos
que trabajen en la misma
una sobreasignacion. Las opciones que presenta el cuadro de di
tarea para resolver tarea
Opciones de redistribución permitiran establecer
los parámetros relativos a la for en La opción La redistribución puede crear divisiones en el trabajo restante
que se desea que MS-Project resuelva las sobreasignaciones. MS-Project inten interrumpe las tareas creando divisiones en el trabajo restante en las tareas o asignaciones
resolver estas Cuando el usuario
sobreasignaciones elija redistribuir los recursos.
Dependiendo de las opciones que se hayan eiegido, esto podria suponer retrasar la fecha de recursos.

de comienzo de una asignación o una tarca, o también fragmentar el trabajo realizado en

Las dos últimas opciones están activas por defecto.
una tarea.

Aunque los efectos de redistribuir automáticamente

Los cambios efectuados por MS-Project pueden verse en la vista Gantt de
los recursos en una
programación pueden ser significativos, dicha redistribución automática nunca modifica redistribución, donde las barras de Gant marrón claro indican las tareas antes de la
la misma. Las lincas verde oliva indican un retraso
los recursos asignados a una tarea, así como tampoco sus valores de
trabajo total o sus redistribucióny las azules después
indican un margen de demora.
de
unidades de asignación. La redistribución automática de recursos sólo es capaz de realizar y las azules
algunas acciones básicas: retrasar el inicio de las tareas, dividir tareas y retrasar
asignaciones de recursos. El botón Borrar redistribución en Recurso-Redistribuir permite suprimir las
modificaciones introducidas por la operación de redistribución.
Para esta automatización se emplea el cuadro de diálogo Opciones de
redistribución que tiene 3 áreas de opciones: Cuando la redistribución automática modifica la asignación del trabajo de un
recurso en unatarea, se muestra un icono de indicador de perfil en el campo Indicadores
1. Redistribución: Aqui se puede de la asignación de la tarea.
configurar la herramienta para realizar la
redistribución de forma automática o manual
y localizar las sobrecargas
basándose en un periodo de tiempo. La
opción manual sólo la realiza cuando se RESOLUCIÓN MANUAL DE SOBRECARGAS DE RECURSOS
pulsa el botón Redistribuir todo. La opción automática la realiza a medida se
hacen cambios en la planificación (constantemente). Se pueden que
localizar
sobrecargas en bloques de tiempo determinados, entendiendo por sobrecargas Manualmente se puede utilizar cualquiera de las siguientes estrategias, o una

Situaciones en las que el las

trabajo total asignado supera las horas totales de trabajo combinación de ellas:

.
para el periodo especificado. Las opciones por defecto son Manual y Por dias.
Ambito de redistribución: En esta área puede seleccionarse todo el Aumentar la capacidad máxima disponible de un recurso
O as tareas que tienen lugar en un rango de fechas determinado. La opciónproyecto o recursos adicionales
SI realmente disponemos de máxima mayor en
que podamos emplear,
defecto es Redistribuir el proyecto por el cuadro de diálogo
. completo. introduciremos una capacidad
esolver
el sobreasignaciones: En esta área se configura el orden de redistribucion, Tnformación acerca del recurso o en la Hoja de recurs05.
margen de demora permisible, las
asignaciones y la división de tareas.
Las
opciones de orden de redistribución ASignar un recurso distinto ala tarea sobrecargada realizar el trabajo, lo
y disponible que pueda
son:
S tenemos un recursoalcomparable
otro más libre.
asignaremos dejando
Solo identificador: comprueba las tareas según orden ascendente de
identificador (ld). su

Estándar opción por defecto,

Aiustar las relaciones
tareas
entre tareasorestriceiones
provocan un conflicto de distribución,
se puede
pendencias con las predecesoras,quemárgenes
superpuestas
Sdos
delimitaciones. comprueDora. fechas, Prprioridades y
de demora, Tecnas, eplanificar una tarea de modo que empiece una después
de la otra.

del cuadro deComprueba primero la prioridad de la tarea (ficha General Pemitir horas extraintroducir horas de trabajo para el
recurso en el campo
Trabajo
Las horas
información de la tarea) y luego comprueba extra
dependenciascon las
predecesoras, márgenes ae
pueden
Formulario de tareas
o del
Formulario de r e c u r s 0 s .

delimitaciones. uccesoras, márgenes de

de demora, fechas, prioridades y
e del
o r a s extra
de las horas extray
no se suman al
trabajo
horas de
volumen de
se pagan con las tasas el conjunto de
a último representa
siempre
del trabajo que
tarea, puesto que este son una parte
a extra que se indiquen
u e r z o . Por ello, las horas

40

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Planificación asistida por ordenador

Microsoft Project Professional
UNA LÍNEA DE BASE
2019
hay que hacer, por loque, si no se modifica el esfuerzo, la duración de la. CREACIÓN DE
disminuirá. tarea
na vez que nuesuro proyeO tenga una buena planificación, sin
con ellos,
ellos, pero siendo
Extender los días de trabajo y las horasen elcalendariodel recurso
Se emplearia este método (en vez de introducir horas extra) si no se desease
recursos
(o
ia información de conscientes dede ellos y aceptándolos), conflictos
proyecto como lunea ya podemos
de
guardar base para
el fuese
trabajo adicional considerado
como horas que
extra y si que sea
el progres0 actual. comparaciones futuras con
programación de la tarea.
incluido en la
to-Programación-Establecer
linea base: Establecer linea base... nos
ar una Copia de la informac1ion de tareas permite
Sustituir un recurso y recursos. La
Si un recurso se encuentra
sobrecargado en una tarea y tenemos otro emplea únicamente con propositos referencia. MS-Projectinformaciónla se "congela"
de
emplea información
en ese momento se encuentra más liberado,
equivalente la linea de base para calculary mostrar la vanación, esto es, la diferencia
que siempre podremos sustituir entre lo que
por el otro y de ese modo resolver la sobreasignación. Esto
uno
fue planificado originalmente (linea
de base) y lo que está nroormd re l
cuadro de diálogo Asignación de recursos pulsando el botón
consigue en el se
a realización de modificaciones (resultado dei seguimiento del proyecto).
Reemplazar..., que
permitirá realizar la sustitución sin quitar un recurso y asignar otro. Nótese que en Establecer linea base
un
proyecto/empresa real es normalmente tan malo tener recursos sobrecargados
como "ociosos". Linea ber

O Establece plan proyslona

up Canieneo o fn programadas

Editar manualmente una asignación(perfilesdetrabajo)

Se puede modificar la distribución del esfuerzo
[Link]
a través de una vista de uso para Pgyrde compiets
lograr una distribución que evite las sobrecargas de los recursos. Tareas seiecionas
Resumir linees bane

Para todag tareat de raumen

Para determinar si hay recursos
sobrecargados:
1. En
Vista-Vistas de recursos-Uso de recursos o pulsar el icono Uso de
recursos en la Barra de Vistas.
2. Seleccionar un recurso
de
3. Pueden establecerse hasta 11 lineas
de base distintas para un único plan
Desplazarse por la escala temporal para localizar valores del trabajo base", y las restantes
"Linea
de
para cada asignación denomina simplemente "Linea de
proyecto (la primera se base puede serútil en proyectos
de
Guardar múltiples líneas de
O bien, 4se,con i=1...10). o con cambios importantes
en
los datos
en la misma vista Uso de recursos: de planificación excepcionalmente largas de valores de
lineas
Tases diferentes conjuntos
los que puede desearse comparar
1. Seleccionar una asignación de tarea para un recurso dde base.e n
2. Pulsar el botón
Desplazarse a tarea del grupo Tarea-Edición. aimacenada
para todo
linea de base previamente la opcion
permite borrar una
se consigue
en
Para localizar sobreasignaciones: roject seleccionadas. Esto
grupo de
tareas
Opara un
Prove
OYecto-Programación-Establecer línea base:Borrar linea 0EDE
1. la vista Asignación de recursos
Poner
vistas)
Vista-Vistas derecursos-Otras
2. En
la sección superior, seleccionar un recurso sobrecargado (se
recomienda poner el cursor en la primera casilla pues Project trabaja de
manera secuencial hasta llegar al final)
3. Arastrar cuadro de desplazamiento a la izquierda (para empezar desde
el principio)
4. Pulsar sección inferior
. Recurso-
Pulsar el botón Ira la sobreasignación siguiente en

Redistribuir
0. Seguir pulsando para ver las restantes (de manera cronologica)

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