Caso Práctico

Presentado por

Juan Albeiro Camacho Vargas

Docente

Jaime Enrique Ávila Álvarez

Corporación universitaria de Asturias

Especialización en gerencia de proyectos

Mitú Vaupés

2024
Enunciado

Resultado de Aprendizaje: Elige estrategias de gestión de equipos y proyectos, aplicando

principios de liderazgo, comunicación, motivación, gestión de conflictos, y técnicas de gestión de

costos, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos, adquisiciones y stakeholders, para

promover la mejora continua y la calidad en los procesos y proyectos contribuyendo al éxito y al

desarrollo sostenible de la organización

Contexto General.

Una empresa de tecnología decide emprender un proyecto para desarrollar un nuevo software. La

gestión de costos del proyecto implica la identificación de todos los recursos necesarios, desde el

personal técnico hasta la infraestructura tecnológica. Se establece un presupuesto detallado que

incluye costos de desarrollo, licencias de software y cualquier otro gasto asociado.

Dado que el nuevo software tiene el objetivo de ser líder en el mercado, la gestión de la calidad es

esencial. Se implementan procesos rigurosos de desarrollo de software que incluyen revisiones de

código, pruebas exhaustivas y aseguramiento de la calidad en cada etapa del ciclo de vida del

proyecto.

El equipo de desarrollo del proyecto se compone de expertos en diversas áreas,

desde programadores hasta diseñadores de experiencia de usuario. La gestión de

recursos humanos se enfoca en la asignación efectiva de roles, la formación

continua y la motivación para garantizar un equipo altamente competente y

comprometido.
Conscientes de la naturaleza innovadora del proyecto, se realiza una exhaustiva

identificación de riesgos. Se establece un plan de respuesta a riesgos que aborda

posibles desafíos, como cambios en los requisitos del cliente, fluctuaciones en la

disponibilidad de recursos y problemas técnicos inesperados.

La adquisición de herramientas y tecnologías específicas es parte integral del

proyecto. Se establecen relaciones con proveedores confiables y se negocian

contratos que garanticen la entrega oportuna de las herramientas necesarias para

el desarrollo del software.

Los stakeholders incluyen no solo a los líderes de la empresa, sino también a

posibles usuarios finales del software. Se implementan estrategias de gestión de

stakeholders para asegurar que sus expectativas sean comprendidas y

consideradas durante todo el proyecto.

Cuestiones

1. ¿Cuáles son los elementos esenciales de un plan de comunicación efectivo

en un proyecto de desarrollo de software? – Describe un ejemplo y

construye una matriz para este caso específico.

Un plan de comunicación es un sitio centralizado en el que se reúne todo lo que necesitas

para cumplir con la planificación estratégica y objetivos establecidos de comunicación del

proyecto.
Elementos Esenciales de un Plan de Comunicación en un Proyecto de Desarrollo de
Software.

Un plan de comunicación efectivo es crucial para el éxito de cualquier proyecto de

desarrollo de software. Aquí están los elementos esenciales que debes considerar al

crear uno:

1. Objetivos de Comunicación:

• Define claramente los objetivos de comunicación. ¿Qué deseas lograr con la

comunicación en este proyecto? Por ejemplo, puede ser informar sobre hitos,

resolver problemas o mantener a las partes interesadas actualizadas.

2. Identificación del Público Objetivo:

• Conoce a tu audiencia. ¿Quiénes son las partes interesadas clave? ¿Qué

información necesitan y cómo prefieren recibirla?

3. Canales de Comunicación:

• Selecciona los canales adecuados para transmitir la información. Esto podría

incluir reuniones, correos electrónicos, herramientas de colaboración, informes,

etc.

4. Mensaje Claro y Coherente:

• Crea mensajes concisos y relevantes. Asegúrate de que todos los involucrados

comprendan la información de manera consistente.

 5. Calendario de Actividades:

• Establece un cronograma para las comunicaciones. ¿Cuándo se enviarán

actualizaciones? ¿Cuándo se realizarán reuniones?

6. Medición y Análisis:

• Evalúa la efectividad de tus comunicaciones. ¿Están logrando los objetivos?

¿Necesitas ajustar algo?

Ejemplo: Desarrollo de una Aplicación Móvil

Supongamos que estamos desarrollando una aplicación móvil para una empresa de

entrega de alimentos. Aquí está un ejemplo de cómo aplicar estos elementos:

1. Objetivos de Comunicación:

• Informar al equipo sobre los hitos clave del desarrollo (lanzamiento de la versión

beta, lanzamiento oficial, etc.).

• Mantener a los inversores actualizados sobre el progreso.

2. Identificación del Público Objetivo:

• Equipo de desarrollo, gerentes de proyecto, inversores y representantes de la

empresa de entrega de alimentos.

3. Canales de Comunicación:

• Reuniones semanales de seguimiento con el equipo de desarrollo.

• Informes mensuales para los inversores.

• Correo electrónico para las actualizaciones rápidas.

 4. Mensaje Claro y Coherente:

• “Estamos en camino para lanzar la versión beta en dos semanas. Los problemas

principales se están resolviendo según lo programado”.

5. Calendario de Actividades:

• Reuniones de seguimiento todos los viernes.

• Informe mensual el último día de cada mes.

6. Medición y Análisis:

• Evaluar la asistencia y la comprensión en las reuniones.

• Monitorear la respuesta de los inversores a los informes mensuales.

Matriz

Tipo de Objetivo Medio Frecuencia Audiencia propietario Entregables

comunicación
Actualizaciones de Informar sobre el Reuniones Semanal Equipo de Gerente de Informes de
progreso estado del semanales desarrollo, proyecto progreso
proyecto patrocinadores

Solicitud de Actualizaciones Reuniones Semanal Equipo de Equipo de Soluciones

retroalimentación semanales semanales desarrollo, desarrollo propuestas
patrocinadores

Resolución de Soporte rápido Chat en Según sea Usuarios Equipo de Soluciones

problemas línea necesario finales desarrollo propuestas

Resolución de Abordar Correo Según sea Equipo de Gerente de Soluciones

problemas problemas y electrónico, necesario desarrollo, proyecto propuestas
obstáculos reuniones partes
ad hoc interesadas
clave
Solicitud de Obtener Encuestas Mensual Usuarios Equipo de Resultados de la
retroalimentación comentarios en línea, finales, partes desarrollo retroalimentación
sobre reuniones interesadas
funcionalidades
El plan de comunicación de un proyecto puede incluir elementos como la identificación de las

partes interesadas clave y los contactos principales con los clientes, las definiciones de qué

tipos de comunicación usar y cuándo, o una lista de reuniones que se llevarán a cabo durante

las actividades del proyecto. Con base en el principio anterior, quién necesita saber qué, en qué

formato y cuándo. (Julia, 2024)

2. ¿Cómo la gestión proactiva de riesgos ayuda a la capacidad del equipo para

enfrentar desafíos inesperados durante el desarrollo del software? –

Describa un riesgo hipotético en este proyecto y cómo la gestión de riesgos

ayuda a su control para evitar la materialización.

La gestión proactiva de riesgos es fundamental para anticipar y mitigar posibles amenazas

durante el desarrollo de software. Algunos beneficios clave incluyen.

1. Anticipación de Amenazas: La gestión proactiva permite identificar riesgos antes de que

se conviertan en problemas graves.

Por ejemplo, un riesgo hipotético podría ser la falta de documentación adecuada. Al

anticipar esto, el equipo puede implementar medidas preventivas, como establecer

estándares de documentación y realizar revisiones regulares.

2. Mejora de Decisiones Informadas: Al evaluar riesgos proactivamente, el equipo puede

tomar decisiones más informadas.

Por ejemplo, si hay un riesgo relacionado con la integración de componentes externos, se

pueden considerar alternativas o establecer pruebas exhaustivas.

 3. Cultura de Responsabilidad: La gestión proactiva fomenta la conciencia de riesgos en

todos los niveles de la organización. Esto crea una cultura de responsabilidad y promueve

la toma de acciones preventivas.

En la gestión de riesgos empresariales, es crucial evitar cometer errores que podrían poner en

peligro la estabilidad y el éxito de una empresa. La identificación inadecuada de riesgos es uno de

los errores comunes que deben evitarse. Una comprensión superficial de los riesgos puede

conducir a decisiones equivocadas y a la falta de preparación para enfrentar amenazas

potenciales.

Otro error común en la gestión de riesgos es subestimar la importancia de la planificación y la

implementación de estrategias de mitigación. Ignorar la evaluación y el análisis de riesgos puede

resultar en consecuencias costosas y a veces catastróficas para una empresa. (realidadeconomica,

2024).

3. ¿Qué consideraciones se tienen en cuenta al negociar contratos con

proveedores para la adquisición de herramientas y tecnologías necesarias?

La tecnología es una parte integral de la mayoría de las empresas, y los contratos

tecnológicos son una parte esencial de cualquier proyecto que implique software,

hardware o servicios de TI. Negociar un contrato tecnológico puede ser complicado, pero

si estás preparado y sabes lo que estás buscando, puedes obtener un contrato justo que

beneficie a ambas partes.

Conoce tus necesidades y expectativas

Antes de comenzar a negociar un contrato tecnológico, es importante que tengas una idea clara de

tus necesidades y expectativas. ¿Qué quieres lograr con el proyecto? ¿Cuáles son las

características y funciones que necesitas? ¿Qué nivel de soporte y mantenimiento requieres?

Asegúrate de tener una lista completa de tus necesidades y expectativas antes de comenzar a

negociar.

Investiga al proveedor de servicios

Antes de firmar un contrato con un proveedor de servicios, es importante investigar su historial y

reputación. ¿Tienen experiencia en proyectos similares? ¿Han trabajado con empresas de tu

tamaño y sector? ¿Cuál es su historial de cumplimiento de contratos? Busca referencias y lee

reseñas de otros clientes antes de tomar una decisión.

Define los términos y condiciones

Asegúrate de definir claramente los términos y condiciones del contrato. Esto incluye el alcance

del proyecto, las fechas de inicio y finalización, las obligaciones y responsabilidades de cada

parte, el precio y los términos de pago, y cualquier garantía o limitación de responsabilidad.

Asegúrate de que todo esté por escrito y que ambas partes estén de acuerdo con los términos.

Negocia los detalles técnicos

Si el proyecto implica software o hardware, es importante que negocies los detalles técnicos. Esto

incluye el código fuente, la propiedad intelectual, la seguridad y la privacidad de los datos, y

cualquier otra cuestión técnica importante. Asegúrate de que el proveedor de servicios tenga las

habilidades y conocimientos técnicos necesarios para cumplir con tus requisitos.

Considera el soporte y mantenimiento

Es importante que el contrato incluya detalles sobre el soporte y mantenimiento del producto o

servicio después de su entrega. ¿Qué nivel de soporte ofrecen? ¿Cuánto tiempo tardarán en

responder a una solicitud de soporte? ¿Cómo se manejarán las actualizaciones y correcciones de

errores? Asegúrate de que el nivel de soporte y mantenimiento se ajuste a tus necesidades.

Un contrato tecnológico requiere una planificación cuidadosa y una comunicación clara. Conoce

tus necesidades y expectativas, investiga al proveedor de servicios, define claramente los

términos y condiciones, negocia los detalles técnicos y considera el soporte y mantenimiento. Al

seguir estos consejos, puedes negociar un contrato tecnológico justo y beneficioso para ambas

partes. ([Link], 2023)

Aplicación Práctica del Conocimiento

En el ámbito de la tecnología, la aplicación práctica del conocimiento es esencial para el

desarrollo y la innovación. Los profesionales de la tecnología deben estar constantemente

actualizados y ser capaces de aplicar su conocimiento en la resolución de problemas y en la

creación de soluciones efectivas. La aplicación práctica del conocimiento permite a los ingenieros

y desarrolladores adaptarse rápidamente a los avances tecnológicos y utilizarlos de manera

efectiva en los proyectos.

Referencias

[Link]. (2 de mayo de 2023). Obtenido de [Link]

negociar-un-contrato-
tecnologico/#:~:text=Conoce%20tus%20necesidades%20y%20expectativas%2C%20investiga%20
al%20proveedor,detalles%20t%C3%A9cnicos%20y%20considera%20el%20soporte%20y%20man
tenimiento.

Julia, M. (15 de mayo de 2024). asana. Obtenido de [Link]

plan

realidadeconomica. (13 de julio de 2024). Obtenido de [Link]

proactiva-de-riesgos-herramientas-esenciales-para-empresas/26247

[Link]
[Link]/recursos/biblioteca/pdf/dgp_direccion_proyectos_pmi_ii/clase4_pdf1.pdf