Semana 4
Organización de congresos,
grupos y convenciones
Lectura
Organización de
reuniones & Hoteles como
establecimientos para
reuniones & Oficinas de
convenciones y visitantes
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reproducción total o parcial sin la autorización de cada autor.
4. Organización de Reuniones
Los organizadores de reuniones son personas capacitadas que pueden organizar un
evento (reunión) para muchas personas y es que, no es lo mismo organizar un evento para
20 personas que para 300. Es por eso que los organizadores de reuniones son especia-
listas que conocen perfectamente los requerimientos para organizar este tipo de eventos.
4.1 ¿Qué es un organizador de reuniones?
Es una persona que tiene las habilidades para organizar reuniones de manera exitosa
cumpliendo con los objetivos expuestos al momento de la organización. ISEMCO (Interna-
tional School of Event Mangement & Communication) 2016 menciona las 10 características
de un buen organizador de eventos:
No cede ante la presión, en la industria de los eventos a pesar de la planeación
y la organización siempre hay situaciones que generan estrés y presión por
tal motivo un buen organizador debe saber trabajar bajo esta sin ceder a las
circunstancias y personal a su cargo.
Sabe varios idiomas, es cada vez más común la organización de reuniones
a nivel internacional donde se interactúa con diversas nacionalidades lo que
hace que un organizador debe tener la forma de comunicarse con todos sin la
necesidad de intermediarios. Aunque no es una característica imprescindible
si le da una gran ventaja a sus habilidades.
Es abierto a otras culturas, el multiculturalismo es algo que se debe respetar en
cualquier profesión pero en la organización de reuniones es de suma impor-
tancia porque al realizar un evento para diversas culturas se debe considerar
aspectos que no afecten y dañen la percepción y cultura de los invitados. Por
tal motivo debe estar abierto a todo tipo de requerimientos y necesidades de
los asistentes u organizadores.
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Gestiona eficaz mente su tiempo, este tipo de personas deben saber admi-
nistrar el tiempo que tienen para organizar un evento y saber que cada cosa
requiere de tiempo y dedicación, por lo tanto no se debe desperdiciar el mismo.
Persona paciente, ser paciente es de suma importancia en esta área, por lo
tanto no se deben perder los estribos cuando las cosas no salen como se pla-
nean y en esta área existen muchas imprevistos que a pesar de la planeación
suelen suceder y tener paciencia para lidiar con este tipo de cosas permite que
el organizador controle la situación de forma correcta.
Polivalente, el organizador debe saber cómo desempeñarse en las diversas fun-
ciones que se tienen que realizar, es decir, que tiene que estar atento a todas
sus áreas y a todas las funciones que sus subordinados están desempeñando
para poder tener controlado el evento.
Innovador, estar a la vanguardia y actualizado es de suma importancia en esta
área puesto que no se pueden dar el lujo que todo cambia y que lo que antes
se usaba en la actualidad ya no. Por lo tanto no se debe dejar a un lado las
tendencias.
Habilidades de comunicativas, esta persona debe saber comunicarse de forma
eficaz tanto con sus colaboradores como con los clientes del evento, puesto
que depende mucho de esta que sea exitosa la reunión o evento.
Habilidades comerciales, saber vender el trabajo que realiza su equipo es muy
importante porque de estas habilidades depende que tengan trabajo que des-
empeñar el organizador.
Transmitir su experiencia a un posible cliente hace la diferencia entre una con-
tratación o no.
4.2 Tipos de organizadores de reuniones
La secretaría de turismo en el 2011 menciona que existen distintos tipos de organizadores
de reuniones:
Estos prácticamente dependerán de la personalidad de las personas contratadas para
este cargo pero en general tienen las siguientes características:
Innovadores, personas que tiene la característica de ser altamente creativos,
las nuevas ideas, el uso de la tecnología, moda, tendencias, etc. son algunas de
las cosas que forman parte de su estilo de trabajo además que son personas
que valoran el servicio por encima del precio.
Leales, los organizadores de esta índole son los que están motivados por el
éxito financiero, prefieren la colaboración de todo el personal de trabajo donde
valoran con extrema precaución el tiempo; factor que se vuelve indispensable
para ellos.
Jóvenes triunfadores, son jóvenes con un gran deseo de éxito, por lo general
son escépticos, normalmente son muy eficientes utilizando los recursos pro-
porcionados, los incentivos económicos son su mayor motivación.
Independientes, estos como su nombre lo indica toman decisiones de manera
independiente donde no les interesa en demasía las nuevas ideas sino el re-
sultado satisfactorio de las reuniones que organizan.
Analíticos, tomas decisiones analizando todos los pros y contras. Por lo tanto le
gusta la exactitud y controlar los tiempos y actividades lo más posible.
Conocer cuáles son los tipos de organizadores permite que los identifiques a la hora de
contratarlos; permitiéndote saber cómo es que se desenvolverán a la hora de organizar
una reunión o que te ubiques en alguna de las categorías y aprendas a desempeñarte al
organizar una reunión siguiendo tus características actitudinales lo que te permitirá dejar
clientes satisfechos con tu trabajo.
4.3 Tipos de Reuniones o Eventos
Reunión es considerada un grupo de dos o más personas que se encuentran en determi-
nado lugar para discutir uno o varios temas en particular sin embargo cuando hablamos
de organizar reuniones nos referimos a un evento por lo tanto es importante ver qué son
y su tipología que ayudará a la mejor comprensión de lo que es un evento. Rosario Jijena
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Sánchez en su libro “Eventos: como organizarlos con éxito”, clasifica los eventos en cinco
grupos: eventos sociales, eventos culturales, eventos deportivos, eventos empresariales
y eventos políticos. Dicha clasificación engloba perfectamente cada uno de los eventos
que se pueden encontrar en nuestra sociedad.
Eventos Sociales Jijena Sánchez nos dice en su libro “Eventos: como organizarlos con
éxito” que los eventos sociales deben reunir una determinada cantidad de personas y
cuya trascendencia, por lo general, no va más allá de los límites de quienes fueron in-
vitados. Su raíz es el afecto y usualmente son de carácter festivo. Se orientan hacia el
ámbito privado, familiar o de relaciones humanas, y buscan estimular los contactos entre
personas o grupos, contribuyendo al mejoramiento de los vínculos humanos. También
dice que como eventos sociales pueden considerarse a los casamientos, cumpleaños,
recepciones formales e informales, inauguraciones de casas, aniversarios, celebraciones,
asados, tés, cenas o almuerzos, salidas, reuniones infantiles, brunchs. La autora destaca
que las empresas también realizan este tipo de reuniones cuando, por ejemplo, celebran
un aniversario o realizan una cena para despedir el año.
Estos eventos tienen como finalidad la diversión de los asistentes o invitados, se pueden
llevar acabo en casas, salones, al aire libre, hoteles, empresas, escuelas, universidades y
en todo lugar en donde se pueda reunir la gente, este tipo de eventos pueden ser forma-
les o informales y todas las pautas van en función del organizador y el motivo del evento.
Eventos Culturales, este tipo de eventos hace referencia a un conjunto de personas
reunidas en un tiempo y lugar preestablecido para un fin determinado concomitancia a
la cultura. La comunicación se da en forma de transmisión de mensajes que tienden a
enriquecer el aspecto cultural de quienes participan. Su característica principal es que
posee un conjunto de formas y expresiones de una sociedad determinada. Como tal in-
cluye costumbres, prácticas, códigos, normas y reglas de la manera de ser, vestimenta,
religión, rituales, normas de comportamiento y sistemas de creencias.
Eventos Deportivos, Jijena Sánchez define los eventos deportivos como “aquellos en
donde se desarrollan competencias, tiene que ver con el desarrollo del espíritu deportivo,
con el culto del cuerpo y sus aptitudes físicas, para motivar la actividad y su contribución
a una mejor calidad de vida”
Esta autora, destaca la industria que se mueve alrededor de estos eventos, en mercado-
tecnia, publicidad y vestimenta. A veces resultan el ámbito adecuado para el lanzamiento
de un producto o el posicionamiento de una marca. Los eventos deportivos a gran escala
son muy importantes para el país anfitrión, ya que se logra un derrame económico, dan-
do a conocer aspectos culturales, sociales, políticos y religiosos de dicha sede y permite
posicionarlo como atractivo turístico. Algunos eventos de esta índole son: las olimpiadas,
mundiales de futbol, super-bowls, etc.
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Eventos Empresariales. Son aquellos que plantean las empresas como una herramienta
dentro de su estrategia de comunicación, ya sea para fidelizar y reunir a clientes, darse
a conocer en el mercado, integrar y motivar a los recursos humanos, establecer nuevas
relaciones de negocios y alianzas estratégicas, convocar a los medios de comunicación,
conmemorar fechas importantes, agasajar personalidades, festejar sucesos importantes
de la vida corporativa. Estos eventos tienen un único fin y es obtener un beneficio para
la empresa o empresas organizadoras; de tal forma que siempre tienen objetivos espe-
cíficos que generarán a un corto y largo plazo derrames económicos en los anfitriones
además de una imagen positiva hacia los participantes, proveedores, productores y estos
se pueden convertir en sus clientes, estos eventos deben ser autofinanciables.
Para los participantes los beneficios es que se mantienen actualizados al conocer las
nuevas tendencias, tiene la oportunidad de intercambiar sus ideas y experiencias con
otros participantes sobre los temas de interés.
Eventos Políticos, este tipo de eventos como su nombre lo indica son elaborados con un
fin político, pueden ser abiertos al público como concentraciones o manifestaciones; ce-
rrados cuando son reuniones internas. Los eventos abiertos tienden a tener un mensaje
y ser dirigidos al público en general que guste en asistir, pero no por eso deja de tener
un protocolo a seguir según los objetivos planteados por el partido político que convoca
a dicho evento. Por lo que deben ser muy bien planteados quienes serán los que hablen
y dirijan dicho evento de carácter informativo y de empatía para el partido convocador.
Sin embargo los eventos cerrados van a ser más relacionados a la planificación de las
estrategias a seguir para cumplir con los objetivos de cada partido.
Alicia del Carril y Elisa Gill agregan a esta clasificación los eventos religiosos y los eventos
científicos. Los religiosos van relacionados con el grupo religioso que lo organiza el cual
tiene su estricto protocolo de organización que va sumamente arraigado a las costumbres
de dicha religión. Sin embargo los eventos científicos tienen como objetivo dar a cono-
cer nuevas hipótesis en estudio, socializar investigaciones o exploraciones novedosas,
intercambiar experiencias, informar conclusiones exitosas o fracasadas, y lograr que otros
se interesen e involucren en esos estudios. Todos estos tipos de eventos siempre nece-
sitarán un organizador y un lugar para realizarlos lo que en realidad es parte esencial de
nuestra materia puesto que ya sabes dónde y cómo los podemos realizar.
4.4 Actividades y funciones del organizador de reuniones
El organizador tiene cuatro actividades principales a realizar y éstas determinan las fun-
ciones que debe desempeñar durante estas actividades.
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Antes de conocer las funciones analicemos las actividades:
Imagen 1 en: http://aprendiendoadministracion.com/los-8-tipos-planes/
Imagen 2 en: http://vesconews.com/2012/06/01/normas-de-ejecucion-del-trabajo/
Imagen 3 en: http://www.venadillo-tolima.gov.co/noticias.shtml?apc=ccx-1-&x=2301452
Hablaremos ahora de las funciones que se realizan durante cada una de estas actividades
y con esto podrás identificar a qué se refiere cada actividad.
Planeación
• Comprender cuales son las necesidades de los clientes a través de reuniones
con ellos para identificar sus deseos específicos, propósito, mercado al que se
dirige y los requerimientos que podrían tener.
• Dar alternativas innovadoras en función de las causas del evento.
• Evaluar cómo es que se puede ofrecer la mejor opción dentro del mercado.
• Tener opciones para los clientes que permitan la satisfacción de los mismos.
• Colaborar en la planeación y elaboración de un presupuesto adaptable a las
necesidades y costos de los clientes
• Cumplir con las políticas y procedimientos establecidos por los clientes.
• Realizar inspecciones que garanticen todo lo acordado con el cliente.
Ejecución
• Coordinar el evento tomando en cuenta los aspectos técnicos y logísticos.
• Buscar a todos las personas que van involucradas en el evento (por ejemplo
oradores o expositores).
• Buscar voluntarios para poder cubrir todas las áreas del evento con un control
de los mismos.
• Asegurarse que todos los depósitos y contratos estén en orden y dentro del
tiempo requerido.
• Realizar pruebas de funcionamiento en todas las áreas donde se ejecutará el
evento.
• Mantener contacto con los proveedores y todos los servicios externos
• Gestionar todo lo relacionado con los invitados, la recepción y la organización
de los mismos.
• Representar a la empresa o cliente en todas las cuestiones relativas.
Seguimiento y Evaluación
• Reportar al cliente periódicamente sobre los avances en la organización y
desarrollo del evento
• Realizar una encuesta de satisfacción al cliente para medir el cumplimiento
de objetivos.
• Presentar un reporte final sobre todo el evento en cada una de sus etapas.
Conoce qué hacen los organizadores de reuniones y sus características permite saber
que se debe hacer si es que pretendemos ser uno de ellos o en qué aspectos nos debe-
mos fijar a la hora de contratar uno de ellos para que se encargue de la organización de
un evento y con esto poder cumplir con todos los objetivos y expectativas de los mismos.
5. Hoteles como establecimientos para reuniones
Los hoteles para realizar una reunión es una gran ventaja puesto que en ellos tienes
muchos servicios que ofrecer a los invitados, por ejemplo si es un evento internacional o
que requiere asistentes de otras entidades pueden tener la opción de hospedarse en el
lugar por tal motivo es un valor agregado que se le ofrece a los clientes. En casi todos los
hoteles grandes que permiten realizar eventos dentro de sus instalaciones cuentan con
espacios destinados para los mismos sin afectar las demás áreas del hotel lo que permite
tanto al hotel como a los clientes tener una opción que llene sus expectativas generales
y particulares. Para conocer mejor como son este tipo de lugares es importante conocer
las categorías de un hotel.
5.1 Categorías de Hoteles
Los hoteles se clasifican según nivel de confort que ofrecen, esta clasificación se llama
por estrellas y dependiendo de cuantos servicios ofrece es como obtienen la cantidad
de estrellas. En nuestro país existe un sistema de Clasificación Hotelera Mexicano las
entidades que participan en el SCH.
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Estas entidades mencionan el significado de cada estrella en el siguiente cuadro:
Figura 1 obtenida en: http://ictur.sectur.gob.mx/pdf/estudioseinvestigacion/estudiosfondosectorial/anali-
sismejorespracticas/2012_FSIDITT_ClasificacionHotelera_FactorDelta_VersionCorta.pdf
Existen hoteles con 6 y 7 estrellas pero no están en nuestro país como el Hotel Burj AI
Arab que es de 7 estrellas, ver figura 1
Figura 2 Cuarto de un hotel de Burj AI Arab. Obtenida en: http://www.taringa.net/posts/turismo/5108564/
El-unico-hotel-del-Mundo-con-7-estrellas-Burj-Al-Arab.html
En américa existe otro tipo de clasificación que también es muy importante, en los países
de EE.UU, Canadá, México y el Caribe; es la clasificación AAA Diamond Award otorgado
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por la American Automobile Association este garantiza que los establecimientos de Ho-
teles y Restaurantes cuentan con los más altos estándares de lujo, calidad y servicio de
alto nivel. Ver figura 3.
Figura 3. Significado de los Diamantes. Obtenida en: http://es.slideshare.net/elizabethmore-
no75098/3-lahtcertificacin-por-diamantes
En los hoteles se pueden realizar reuniones de negocios, pláticas de congresos, eventos
sociales, eventos específicos para asociaciones o grupos, etc. por tal motivo es importan-
te preguntar si cuentan con salones para este tipo de reuniones y saber qué es lo que
ofrecen para realizar eventos de esta índole.
5.2 Organización del Hotel
La organización de un hotel depende del tamaño del hotel y de los servicios que ofrece;
para eso se debe tener un organigrama bien organizado donde cada uno de los emplea-
dos y que estos conozcan perfectamente sus funciones para que estén perfectamente
coordinados y organizados. En la figura 4 se puede ver un organigrama de un hotel gran-
de que cuenta con diversas áreas de servicio.
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Figura 5. Organigrama
de un hotel. Obtenida
en: http://confortcapital.
blogspot.mx/2012/09/
organigrama-y-funcio-
nes-de-cada-area.html
El organigrama anterior es de un hotel grande donde se requiere de diversas áreas para
su funcionamiento adecuado a continuación describiremos los puestos que son esencia-
les para la organización de un hotel.
5.3 Personal clave del hotel
Gerente, es de suma importancia porque es la persona responsable de que todos estén
organizados haciendo su trabajo conforme a su función de puesto. Es la persona que tie-
ne comunicación entre los jefes directivos (dueños) y los jefes de departamento además
que por lo general es la imagen pública del hotel.
Área Administrativa, esta área se encarga del capital humano (recursos huma-
nos), el área de contabilidad, de mercadeo y publicidad es decir de contratar
al personal adecuado para cada área del hotel y monitorear que cumpla ade-
cuadamente con todas sus funciones.
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Área de Alojamiento, esta área se encarga de todo lo que tiene que ver con
las habitaciones de los huéspedes regularmente a cargo de una ama de llaves
que es la que dirige al personal de limpieza (mucamas), además de que se
encarga que todas las áreas de los cuartos funcionen adecuadamente y en
caso contrario se notifica al personal de mantenimiento.
Recepcionista en el Área de Recepción y Reservas, esta área de suma impor-
tancia debe estar coordinada con el área de promoción y publicidad teniendo
la obligación de conocer todos los servicios que se ofrecen y la disponibilidad
de los cuartos a través de un libro de reserva para que no existan inconvenien-
tes de cupo lleno cuando un cliente tiene una reservación previa. Además que
el área de recepción debe siempre ser consiente que es la imagen del hotel y
su deber está en función del servicio y la buena cara al cliente.
El Chef en el Área de Alimentos y Bebidas, debido a que esta es un área me-
dular de la empresa porque a pesar de que el servicio que se ofrece en un
hotel es el hospedaje los hoteles generan grandes ingresos en la organización
de eventos de alimentos y bebidas como eventos sociales (bodas, XV años,
bautizos, etc.) además que si se cuenta con grandes salones para organizar
congresos se puede ofrecer servicios de catering que también ayudan mucho
a los ingresos de los hoteles.
Conocer que los hoteles también pueden ser establecimientos para reuniones permite
que tengamos como organizadores de reuniones más y mejores opciones que permitan
organizar eventos en establecimientos que además de ser confortables para los asisten-
tes ofrecen muchas más opciones de servicios que otros lugares en los que se pueden
organizar reuniones.
6.Oficinas de Convenciones y Visitantes
Expo ALADI Es el encuentro latinoamericano orientado a incrementar y fortalecer el co-
mercio entre nuestros 13 países miembros; a potenciar las oportunidades de las empresas
para crecer y aumentar su participación en el mercado regional, en particular las MIPY-
MES, favoreciendo así la difusión de la oferta exportable y el mejor aprovechamiento de
las oportunidades comerciales que emanan de los acuerdos suscritos en el ámbito de
la Asociación Latinoamericana de Integración (ALADI), generando más comercio, más
conocimiento y más integración regional. (expoaladi.org) Es un ejemplo de lo que hace
la Oficina de Convenciones y Visitantes de la Laguna. En el siguiente video puedes ver
la entrevista hecha a la presidenta de esta oficina.
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Visita la plataforma para ver el video relacionado
Con este ejemplo puedes observar la importancia que tiene una oficina de esta índole en
cualquiera de las localidades donde se encuentran. Por eso es importante conocer mejor
¿Qué son? y ¿Para qué sirven?
6.1 ¿Qué es una oficina de Convenciones y Visitantes?
Eduardo Yarto en su artículo “La importancia de contar con una oficina de convenciones
y visitantes” para la revista virtual buen viaje menciona que “Las oficinas de convencio-
nes y visitantes, son organismos mixtos dedicados específicamente a la promoción de
los destinos turísticos. En el mundo, a estos organismos se les conoce como Convention
and Visitor Bureaus” (CVB).
Es por esto que las oficinas promotoras de convenciones y turismo deben contar con
ciertas características que permitan que sus funciones de divulgación, presentación y
negociación sean exitosas, dichas características son:
• Son organismos no lucrativos.
• Conformados por un Comité Técnico del Fideicomiso (socios de destino).
• Promueven de manera natural el destino que representan.
• Siguen los intereses del sector.
• Promueven hoteles, restaurantes, empresas banqueteras, espectáculos, ope-
radores receptivos, recintos feriales, museos y atractivos en general.
• Se adecuan al sector turístico regido por SECTUR.
• Son dirigidas por dos sectores el privado y el público lo que le permite que
no exista un monopolio en las decisiones y en los eventos que se ofrecen.
6.2 Financiamientos de las oficinas de convenciones y visi-
tantes
Recordando que estas oficinas funcionan como un banco de información sobre un sector
en específico que se encarga de informar sobre la oferta mexicana de estas áreas. Es
imprescindible conocer cómo es que se financian es decir cómo es que subsisten. Esto lo
hacen cobrando el 2% o 3% del impuesto el hospedaje del destino, con el fin de incenti-
var el turismo de negocios. Este porcentaje no afecta significativamente el incremento del
costo que se le ofrece al cliente pero sí ayuda a que subsista la oficina y pueda brindar
los servicios que ofrece de acuerdo a las características del sector demandado. Como
son dirigidas por un 50% sector privado y público esto da pie a que la demanda y la oferta
sean más generosa y la subsistencia de las mismas no corra riesgos.
6.3 Recursos de Información de las Oficinas de Convencio-
nes y Visitantes.
Debido a que no son organizadoras de eventos, ni centros de reservación, tampoco
agencias de viajes y mucho menos venden servicios turísticos. Los recursos de informa-
ción de estas oficinas van encaminadas no a la publicidad sino al control de la información
de cada sector de una forma ordenada y con cifras específicas que ayudan a los interesa-
dos pero principalmente a la Secretaría de Turismo de cada localidad a estar al día sobre
todo la infraestructura y todos los servicios que se ofrecen en ese lugar. Por ejemplo las
oficinas de Convenciones y Visitantes de Ciudad Obregón hacen el siguiente video donde
muestran la obra de un personaje importante del lugar pero en ningún momento están
vendiendo o incitando a comprar algo; solo dan la información para que conozcas lo que
puedes visitar si llegas a este destino.
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Otro ejemplo de otra oficina de convenciones y visitantes está la de Monterrey y en el
siguiente video se puede ver una entrevista a Juan Carlos Vargas donde habla sobre
nuevos nichos de mercado, herramientas de negocios y congresos que se pueden rea-
lizar en Monterrey.
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Como pudimos ver en ambos videos las oficinas no son lugares de ventas sino de promo-
ción donde hablan de lugares que son parte importante de sus localidades y que benefi-
cian al sector turístico. Es por eso que estas oficinas se están volviendo en la actualidad
no una moda sino una necesidad de cada localidad y que tienen competencia entre ellas
puesto que el sector turístico de negocios las obliga a estar a la vanguardia y a seguir
creando reuniones que fomenten la derrama económica en sus localidades.
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