Caso Práctico Unidad 2.
Enunciado
Vanessa Alexandra Rendón Cortés
Rodolfo Santamaria Claustro
Proyect Management Office
2025
Solución al proyecto de aplicación
Teniendo en cuenta el caso práctico y los cuestionamientos presentados al respecto, se da solución a
los mismos, de la siguiente manera:
1. ¿Qué fases y actividades compondrían el plan de Implantación de la Oficina de Gestión
de Proyectos?
Según lo abordado en las unidades del curso, el plan de implantación de una PMO se fundamenta en
una estructura escalonada que sigue el enfoque en cascada (waterfall) y se apoya en el ciclo de vida
del producto propuesto en la unidad 2. Este enfoque incluye cuatro fases fundamentales:
1. Estrategia:
- Formular misión, visión y objetivos SMART de la PMO.
- Alinear con la Alta Dirección y establecer un patrocinio firme.
- Identificar los objetivos estratégicos y su vinculación con los proyectos actuales.
2. Análisis:
- Ejecutar una evaluación de madurez con base en el modelo OPM3.
- Identificar entregables actuales, debilidades metodológicas y ausencia de métricas.
- Establecer la línea base desde la cual medir el avance de la implantación.
3. Desarrollo:
- Diseñar la estructura organizativa (PMO estándar según Gerard Hill).
- Establecer metodología, plantillas, normas y herramientas.
- Elaborar los planes de capacitación y gestión del cambio.
- Definir el modelo de gobernanza y las funciones de la PMO.
4. Implantación:
- Ejecutar un proyecto piloto.
- Validar y ajustar procesos, herramientas y roles.
- Implementar la PMO en toda la organización con KPIs definidos.
- Establecer un sistema de mejora continua con retroalimentación.
2. Una de las primeras tareas a ejecutar es definir el concepto de “proyecto” dentro de la
organización, ¿qué definición establecerías? ¿Qué clasificación de proyectos
desarrollarías?
Definición propuesta:
Un proyecto es un esfuerzo temporal y planificado que busca desarrollar una solución tecnológica o
de mejora de procesos con objetivos definidos, plazos concretos y resultados medibles, ejecutado con
un equipo asignado y recursos delimitados.
Esta definición toma en cuenta las recomendaciones del PMI y se adapta al contexto real de una
empresa TIC que ejecuta soluciones para clientes externos.
Clasificación propuesta:
- Proyectos tipo A: duración > 6 meses, impacto alto, presupuesto > €100.000.
- Proyectos tipo B: duración entre 2-6 meses, impacto moderado, hasta €100.000.
- Proyectos tipo C: duración < 2 meses, bajo impacto, ejecutados por un solo departamento.
Esta categorización permite aplicar metodologías diferenciadas según el riesgo, complejidad y
recursos implicados.
3. ¿Qué actividades planificarías para intentar lograr el éxito del proyecto?
Con base en los materiales del curso, estas actividades están orientadas a asegurar la aceptación
organizacional y funcionalidad de la PMO:
- Patrocinio activo de la Alta Dirección desde el inicio.
- Comunicación del propósito de la PMO y sus beneficios.
- Identificación de agentes del cambio dentro de cada área.
- Diseño e implementación de un plan de gestión del cambio.
- Capacitación progresiva del personal clave y los jefes de proyecto.
- Implementación de herramientas adecuadas según madurez tecnológica (ej. Redmine o MS Project).
- Definición e implementación de indicadores clave de rendimiento (KPIs) como % de cumplimiento
de cronograma, uso de plantillas, número de lecciones aprendidas, etc.
- Evaluaciones periódicas de madurez para consolidar la mejora continua siguiendo el enfoque
OPM3.
Aplicación Práctica del Conocimiento
Como líder de proyectos en una ONG que trabaja con comunidades vulnerables, la implantación de
una PMO me permitiría consolidar procesos, evitar la duplicación de esfuerzos y aumentar el impacto
social medible de nuestras iniciativas.
¿Cómo lo aplicaría?
Fase de estrategia:
- Redactaría una misión centrada en impacto social (“Coordinar la gestión de proyectos para
maximizar el beneficio a comunidades atendidas”).
- Establecería objetivos como “Reducir en un 20% los retrasos en ejecución de proyectos de
cooperación en el primer año”.
Fase de análisis:
- Usaría una autoevaluación OPM3 simplificada para conocer cuántos proyectos están documentados,
cuáles tienen seguimiento real, y si usamos plantillas estandarizadas.
Fase de desarrollo:
- Adaptaría el modelo PMO de Gerard Hill en su versión PMO básica, adecuada al tamaño y recursos
de una ONG.
- Introduciría una herramienta de gestión de proyectos gratuita (ej. Redmine), con soporte para
cronogramas y seguimiento colaborativo.
Fase de implantación:
- Pilotaría la PMO con 3 proyectos comunitarios (uno de salud, uno de educación y uno ambiental).
- Recogería lecciones aprendidas y retroalimentación del personal técnico y de campo.
- Aumentaría progresivamente el alcance de la PMO a todo el portafolio de proyectos.
Valor agregado:
- Profesionalizo la gestión de la ONG.
- Genero confianza con cooperantes y financiadores al mostrar procesos sólidos.
- Fomento cultura de mejora continua y capitalización del conocimiento.
Referencias
Project Management Institute. (2021). A Guide to the Project Management Body of Knowledge
(PMBOK® Guide) – Seventh Edition. Project Management Institute.
SUMMA University. (2025). Unidad 2: Estrategias y pasos para la implantación de una PMO.
SUMMA University.
SUMMA University. (2025). Unidad 2: Modelos de madurez y aplicación del OPM3. SUMMA
University.
Hill, G. M. (2008). The Complete Project Management Office Handbook (2nd ed.). Auerbach
Publications.
Kerzner, H. (2013). Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and
Controlling (11th ed.). Wiley..
