DOCUMENTACION MERCANTIL
El trabajo comercial requiere de la utilización de documentos y registros que son
necesarios para verificar el correcto traspaso de la información a los libros de
contabilidad, los documentos mas utilizados son:
BOLETA DE COMPRAVENTAS Y SERVICIOS: Es el más común de los documentos
de tipo contable y deben entregarlo los comerciantes a todos los consumidores finales
que compren un determinado articulo.
La boleta de compraventa no lleva el detalle de PRECIO NETO y de IVA, solo se
registra el PRECIO VENTA, en VALOR BRUTO ya sea en forma detallada o por el total.
FACTURA: Es otro documento que se utiliza en la operación de compraventa. Debe
ser emitido a toda persona que la requiera, pero por lo general se utiliza para las
operaciones de compra y venta entre comerciantes.
Para tener validez legal la factura debe tener lo siguiente:
- Un recuadro en el extremo superior derecho donde se indica el R.U.T., el nombre del
documento y el numero de la factura.
- En el extremo superior izquierdo debe ir el nombre o razón social, domicilio, giro,
teléfono, y otros datos del contribuyente que emite la factura.
- Debajo de estos debe ir fecha de la operación, nombre, domicilio, R.U.T., giro,
condiciones en que se efectúa la operación y otros datos del comprador.
- Luego debe estar el detalle de la operación con indicación de la cantidad, artículos,
precio unitario y precio total.
- En el extremo inferior debe indicarse precio neto, valor del I.V.A. y el precio total. Este
último valor debe escribirse con letras para que no queden dudas del monto de la
operación efectuada
- La numeración de las facturas debe ser correlativa.
- Para tener valor legal las facturas deben ser timbradas por el S.I.I. antes de ser
utilizadas.
Existen facturas de venta, de compra, de proveedores, de exportación.
GUIA DE DESPACHO: Es el documento que acompaña las mercaderías en el trayecto
que existe entre su lugar de venta y el domicilio de quien la adquiere.
La guía de despacho no tiene indicación de impuesto por lo tanto no se registra en el
libro de ventas o compras y sirve solo para verificar la existencia de mercaderías en
una empresa cuando se efectúa el inventario, por lo general la guía de despacho la
recepciona el bodeguero de la empresa.
La guía de despacho es un documento muy importante para certificar la propiedad de
las mercaderías, es por ello que Carabineros de Chile exige a los transportistas la
exhibición de estos documentos para evitar el transporte de mercaderías robadas o de
dudoso origen.
La guía de despacho solo contiene indicación de cantidad, artículos y precio unitario,
solo en algunos casos lleva columna total y por lo general no se suma.
NOTA DE CREDITO: Para que exista emisión de una nota de crédito debe haberse
emitido previamente una factura.
La nota de crédito es un documento que modifica los valores que indica la factura. La
modificación es disminuir los valores facturados.
La nota de crédito rebajara los valores de la factura por las siguientes razones:
Por no tener la empresa en sus bodegas todas las mercaderías que indica la factura.
Por devoluciones de mercaderías por parte de la empresa que compra y que es
aceptado por la empresa que vende.
Por disminución en los valores facturados.
Por cualquier motivo que disminuya los valores que indica la factura.
Para tener valor legal la nota de crédito debe tener las mismas exigencias que tiene la
factura, ya que, es un documento complementario de la factura.
NOTA DE DEBITO: También constituye un documento que se emite con posterioridad a
una factura. La nota de débito modifica los valores facturados aumentando estos
valores.
La nota de débito aumentara los valores facturados por las siguientes razones:
Aumento de los precios indicados en la factura.
Cobro de alguna cantidad que por error no se incluyo en la factura.
Intereses y recargos por mora en el pago de la factura.
Por cualquier razón que aumente los valores de una factura.
EL CHEQUE
Es una orden escrita y girada contra un banco para que este pague a su presentación
el todo o parte de sus fondos que el dueño de la cuenta corriente pueda tener en el
banco.
FORMALIDADES DEL CHEQUE: El cheque debe extenderse por escrito, en
formularios numerados que el banco proporciona al dueño de la cuenta corriente en
talonario, cuando se extiende se dice que se ha hecho un giro a la cuenta corriente.
El cheque debe tener a lo menos lo siguiente:
Nombre del banco.
Lugar y fecha en que se extiende el cheque.
Nombre de la persona a la cual se le extiende el cheque, en los cheques al portador no
se coloca el nombre, pero al cobrarlo en ventanilla se exige que la persona que cobro,
coloque su nombre.
La cantidad girada en letras y en números.
Firma del dueño de la cuenta corriente.
CLASIFICACION DE LOS CHEQUES
CHEQUES AL PORTADOR: Es aquel que no lleva tarjadas las palabras “o al portador”,
se sede por entrega manual y es pagado por el banco a la persona que lo presente.
CHEQUE A LA ORDEN: Es aquel que lleva borrada las palabras o al portador y no
solo puede ser cobrado por la persona cuya orden se gira, sino que por otra siempre
que esta lo seda por endoso.
ENDOSO: Es la transferencia o sesión de un cheque a la orden que se hace mediante
la firma de la persona a la cual se le giro el cheque puesta al respaldo. El cheque a la
orden en estas condiciones se transforma en cheque al portador.
CHEQUE NOMINATIVO: Es el que lleva trazadas las palabras “ o a la orden de” y “o al
portador”. Solo puede cobrarlo la persona designada, y no es endosable, excepto
cuando se deposita en el banco para que este lo cobre debe ser depositado en una
cuenta corriente.
CHEQUE CRUZADO: Es el que lleva dos líneas paralelas y transversales y solo puede
ser cobrado por un banco existen dos tipos de cheque cruzados que son:
CHEQUE CRUZDO EN GENERAL: Es aquel que lleva dos líneas paralelas sin
ninguna inscripción entre ellas y puede ser cobrado por cualquier banco, este tipo de
cheque cruzado es el de mas uso y son depositados en la cuenta corriente para que el
banco proceda a su cobro.
CHEQUE CRUZADO EN ESPECIAL: Es aquel que lleva entre las dos líneas el nombre
de un banco y solo puede ser cobrado por el banco designado entre esas líneas.
Almacén de Menestras, Confites, Art. de Regalos.
“GRAN AVENIDA”
Aida Campos López
Barros Luco 520
Villa México
R.U.T. 4.673.731-3
ANTOFAGASTA
Nº 000125
T
TOTAL
$
Boletas de Ventas y Servicios
DIA
MES
AÑO
R.U.T. 78.398.830-5
FACTURA
Nº 0001256
INGENIERIA DE SERVICIOS LTDA.
SERVICIOS ELECTROMECANICOS
JUAN GLASINOVIC 480 - GALPON 35
FONO/FAX 56/55 232021
ANTOFAGASTA - CHILE
S.I.I. - ANTOFAGASTA
ANTOFAGASTA,.......de......................de 200......
Señor(es)............................................................. R.U.T.......................................
Dirección.............................................................. Comuna...................................
Ciudad................................................................... Giro........................................
Condiciones de venta......................................... Guía Nº .................................
. VALOR NETO$
18 % I.V.A.
VALOR TOTAL $
SON....................................................................................................................................
.................................................
CANCELADO...............de...........................de200......
CANTIDAD DETALLE P. UNITARIO TOTAL
DISTRIBUIDORA DE CONFITES CALAF GUIA DE DESPACHO Nº 1524500
R.U.T. 70.000.000-K
PEDRO AGUIRRE CERDA 1456 DIA MES AÑO
ANTOFAGASTA
SEÑOR(ES) R.U.T.
DIRECCION
SÍRVANSE RECIBIR LO SIGUIENTE EN BUENAS CONDICIONES DANDO SU
CONFORMIDAD AL PIE:
FIRMA DEL DESPACHADOR RECIBI CONFORME
UNIDAD ARTICULO UNITARIO TOTAL
INGENIERIA DE SERVICIOS LTDA.
SERVICIOS ELECTROMECANICOS
JUAN GLASINOVIC 480 - GALPON 35
FONO/FAX 56/55 232021
ANTOFAGASTA - CHILE
S.I.I. - ANTOFAGASTA
ANTOFAGASTA,.......de......................de 200......
Señor(es)............................................................. R.U.T.......................................
Dirección.............................................................. Comuna...................................
Ciudad................................................................... Giro........................................ Factura
Nº .....................................................
Señor(es): Comunicamos a Uds. que hemos efectuado el siguiente abono a su
estimada cuenta corriente.
. VALOR NETO $
18 % I.V.A.
VALOR TOTAL $
SON....................................................................................................................................
.................................................
CANCELADO...............de...........................de200......
R.U.T. 78.398.830-5
NOTA DE CREDITO
Nº 0001256
CANT. DETALLE P. UNITARIO P. TOTAL
INGENIERIA DE SERVICIOS LTDA.
SERVICIOS ELECTROMECANICOS
JUAN GLASINOVIC 480 - GALPON 35
FONO/FAX 56/55 232021
ANTOFAGASTA - CHILE
S.I.I. - ANTOFAGASTA
ANTOFAGASTA,.......de......................de 200......
Señor(es)............................................................. R.U.T.......................................
Dirección.............................................................. Comuna...................................
Ciudad................................................................... Giro........................................
Factura Nº .....................................................
. VALOR NETO $
18 % I.V.A.
VALOR TOTAL $
SON....................................................................................................................................
.................................................
CANCELADO...............de...........................de200......
R.U.T.24.525.721-K
NOTA DE DEBITO
Nº 12563
CANT. DETALLE P. UNITARIO P. TOTAL
INGENIERIA DE SERVICIOS LTDA. NOTA DE VENTA
SERVICIOS ELECTROMECANICOS Nº 125554
JUAN GLASINOVIC 480 - GALPON 35
FONO/FAX 56/55 232021
ANTOFAGASTA - CHILE
ANTOFAGASTA,.......de......................de 200......
Señor(es)............................................................. R.U.T.......................................
Dirección.............................................................. Comuna...................................
Ciudad...................................................................
Condiciones de venta.........................................
NOTA: Esta venta esta sujeta a confirmación de la firma.
FIRMA VENDEDOR FIRMA COMPRADOR
Cantidad ARTICULO P. Unitario P. TOTAL
publicidad
