VALIDACIÓN DE DATOS
La validación de datos es una función de Excel para que solo cierto tipo de datos sean
ingresados en una celda o un grupo de celdas. De esta forma se delimita el registro de
texto, números, decimales (porcentajes), fecha u hora. Este comando se utiliza mucho
para evitar la captura de datos erróneos en las hojas de cálculo.
Dentro de Excel es de vital importancia que los datos sean correctos para llevar una
actualización rigurosa y para realizar operaciones exactas. De tal suerte que la
validación de datos se encarga de establecer parámetros para que una misma columna o
grupos de celdas conserven las mismas características o se encuentren dentro de un
mismo intervalo.
Tipos de datos
Según sea el tipo de datos que quieras fijar, debes determinar pautas para establecer una
cantidad máxima y una mínima; omitir un intervalo de números, fechas u horarios; o
limitar a cifras iguales, menores o mayores a cierto valor. Asimismo, es posible
esclarecer cuáles son las condiciones de ingreso de datos en el «mensaje de entrada» y
describir por qué no se permiten ciertos datos en «mensaje de error» o «alerta de error»
para un registro óptimo. Las opciones de validación de datos en Excel son las
siguientes:
1. Número entero. Se refiere a cifras o valores cerrados, aplica para formato
general y de número.
2. Decimal. Acepta solo números con decimales, se usa para formato de
porcentaje, moneda, contabilidad, general y números.
3. Lista. Delimita el ingreso de datos a un listado específico, ya sea de números,
palabras o ambos.
4. Fecha. Limita el acceso a solo fechas, en un formato corto o largo.
5. Hora. Restringe el registro de datos a solo horarios.
6. Longitud de texto. Se encarga de delimitar el número de caracteres de texto que
pueden ingresarse en una celda.
7. Personalizado. Permite el ingreso de datos condicionados por una fórmula.
¿Cómo validar datos en Excel?
"1. Selecciona datos
Ejemplificamos una validación de datos de fecha. Tenemos un registro de ventas de un
negocio y esta hoja de cálculo corresponde al mes de diciembre, por lo cual vamos a
insertar una «Validación de datos» en la columna de «Fecha», para que solo acepte
ventas de este mes. Así que empezamos por seleccionar toda la columna.
2. Haz clic en «Validación de datos»
Luego, nos vamos a la pestaña superior de «Datos», después buscamos el icono de una
tabla con un símbolo de verificación o check verde y damos clic en «Validación de
datos». Nos va a parecer un recuadro.
3. Configura tipo de datos
En el recuadro de «Configuración», seleccionamos
«Permitir» desplegamos la lista y seleccionamos «Fecha»
(más adelante explicaremos en qué consisten las otras
opciones de «Número entero», «Lista» y
«Personalizado»).
Allí nos aparecen estas nuevas opciones para indicar la «Fecha de inicio» y la «Fecha de
finalización»; colocamos las que corresponden a todo el mes de diciembre de la
siguiente manera.
4. Redacta «Mensaje de entrada»
Algunas personas dan aceptar y cierran el recuadro; sin
embargo, es importante llenar los otros dos apartados
para que terceras personas puedan ingresar los datos de
acuerdo con las instrucciones que aquí se escriben. De
igual modo sirve como recordatorio propio.Así que
damos clic en «Mensaje de entrada», ahí nos pide un
título y mensaje que aparecerá cada vez que se dé clic en
una de las celdas de la columna de «Fecha» o se pase el
cursor por encima. Lo redactamos de manera sencilla y puntual.
5. Escribe «Alerta de error»
Después nos vamos al apartado de «Alerta de error»
donde colocamos un breve mensaje a las personas que
ingresen datos incorrectos, con lo cual podrán corregir
su registro. Cuando lo marcamos como «Bloqueo» no
permitirá de ningún modo escribir datos que no
cumplan con lo establecido en la «Validación de datos»
y si lo marcamos como «Advertencia» notificará que es
un error, pero sí dejará ingresar los datos a la celda. Te
recomendamos que dejes marcada la casilla de
«Mostrar alerta» para que sea más riguroso el
registro. Ahora que las tres secciones del recuadro
están llenas, le damos clic en «Aceptar» y así es como
hemos concluido la configuración de la validación de datos.
6. Comprueba «Validación de datos»
Por último, hacemos la prueba para revisar la validación. Para ello ingresamos un dato
que no corresponde al mes de diciembre, ponemos en una celda una fecha de enero de
otro año, así que inmediatamente nos arroja este recuadro con la misma descripción que
colocamos en «Alerta de error».
¿Cómo quitar la validación de datos en
excel?
Si decides cambiar los parámetros de tu validación de
datos, es muy fácil eliminar la configuración.
Selecciona la celda, columna o tabla que quieres
modificar, ve a «Datos» y luego a «Validación de
datos». Aparecerá de nuevo el recuadro del comando,
pero en este caso debes hacer clic en la parte inferior
izquierda donde dice «Borrar datos», seleccionas
«Aceptar» y listo, ya puedes realizar otro tipo de
validación de datos.
Validación de datos en Excel personalizada
Ahora sí veamos las otras opciones que permite la
validación en Excel. Seguimos los primeros pasos del
ejemplo: nos colocamos primero en la celda o columna
donde queramos ingresar el comando, luego vamos a la
pestaña «Datos» > «Validación de datos», después en
recuadro donde dice «Permitir» damos clic en
«Personalizado».
La validación de datos personalizada está diseñada para
condicionar los datos de acuerdo con una fórmula de
Excel. En este caso vamos a utilizar la fórmula de
CONTAR.SI para indicarle a la hoja de cálculo que no
queremos duplicados a lo largo de la columna «B», la
cual contiene los nombres de los trabajadores de una empresa. Lo escribimos como
aparece en la imagen y así ya no habrá nombres repetidos.
Validación de datos en Excel de números
Para llegar de nuevo a este punto, seleccionamos celda o columna: «Datos» >
«Validación de datos» > «Permitir» > «Números enteros». Es importante destacar que
esta opción permite múltiples condicionales para establecer validaciones lógicas. Estos
son:
Entre. Establece un intervalo con una cifra máxima y una mínima.
No está entre. Omite un intervalo, indica dónde empieza y termina. Igual
a. Para indicar únicamente un número o valor.
Distinto de. Para descartar un número o valor en específico.
Mayor que. Solo admite valores o números superiores al indicado.
Menor que. Permite valores o números inferiores al indicado.
Mayor o igual a que. Establece valores o números iguales o mayores al
límite marcado.
Menor o igual a que. Acepta valores o números iguales o menores al
límite marcado.
Para ver cómo funciona, supongamos que una maestra lleva el registro de las
calificaciones de sus alumnos en una hoja de cálculo.
Para ver cómo funciona, supongamos que una maestra
lleva el registro de las calificaciones de sus alumnos en
una hoja de cálculo. La institución educativa donde
trabaja solo le permite poner notas en una escala del 5 al
10, siendo esta última la de excelencia. Así que
selecciona la columna de calificaciones y en el recuadro
de «Validación de datos» lo coloca de este modo.
Lista de validación de datos en Excel
Esta es una opción muy utilizada dentro de las grandes bases; la validación de datos de
lista te permite delimitar los datos en un estricto conjunto de datos. Una de sus
características principales es que al ir poniendo las primeras letras o números en una
celda se despliega un listado de las opciones disponibles para ingresar. Si el término no
coincide, no permite el ingreso.
Pongamos el ejemplo de un negocio cuyo
almacén cuenta con 7 artículos; para indicar
cada uno correctamente ingresa su ID: un
código con letras y números. Para que no
haya errores en las entradas y salidas de
producto configura la columna de ID de
productos con la lista exacta de sus 7
productos. Dentro del recuadro en donde
dice «Permitir» pone «Lista», en «Origen»
activa el cursor y selecciona los códigos de
sus productos como se aprecia en la
imagen.
