PROCEDIMIENTO PARA EL LLENADO DE FORMATO HEADCOUNT NOMINAS
OBJETIVO: establecer la forma correcta de la captura del formato para la correcta gestión de los nuevos ingresos y la
plantilla en general.
JUSTIFICACION: Las diferentes dependencias gubernamentales solicitan la captura de datos personales para la gestión de
nómina, imss, impuestos etc.
ALCANCE: Relaciones Laborales, Nominas, Supervisores PDV, Coordinadores, Dirección
REFERENCIA:
FORMATO HEADCOUNT NOMINAS
El formato HEADCOUNT NOMINAS es necesario para el alta del nuevo ingreso y la gestión de nómina de toda la plantilla,
este formato debe ser capturado con toda la información referente al nuevo ingreso.
1. CONTENIDO DEL FORMATO
El formato HEADCOUNT NOMINAS contiene las siguientes pestañas:
JALISCO ALTA: captura de todos los nuevos ingresos ADMINISTRATIVOS
SINDICALIZADO ALTA: captura de todos los nuevos ingresos OPERATIVOS
NO SIND BAJA: captura de las bajas del personal NO SINDICALIZADO
SIND BAJA: captura de las bajas del personal SINDICALIZADO
P-PUESTOS: menú de puestos activos en PAY HUMAN
AI-PRESTACIONES: menú de prestaciones por nivel
EX – ESTADOS NACIMIENTO: clave de localidad
T U V W – AGRUPACIONES: menú áreas, agrupaciones
CCOSTOS – centros de costo
CODIGO REG. PATRONAL - menú de códigos de registro patronal
Cada pestaña contiene información importante para el llenado de las primeras dos pestañas JALISCO ALTA Y
SINDICALIZADO ALTA.
1. CAPTURA JALISCO ALTA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
PROCEDIMIENTO PARA EL LLENADO DE FORMATO HEADCOUNT NOMINAS
1. Captura de consecutivo.
2. Usuario de Geo Victoria (CAPTURA NOMINAS)
3. Captura número de Nomina (CAPTURA NOMINAS)
4. Captura número People Soft (ENVIA RELACIONES LABORALES DESPUES DEL ALTA)
5. Capturar apellido paterno
6. Capturar apellido materno
7. Captura nombre (S) completo
8. No capturar, fórmula para el nombre completo.
9. Fecha de ingreso formato DD/MM/AA
10. Captura Fecha de ingreso al IMSS formato DD/MM/AA
11. Captura Salario mensual Nominal
12. No capturar, formula salario mensual entre 30 días
13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
13. Seleccionar del menú el Estado de nacimiento
14. No capturar, fórmula para que aparezca con la información del menú.
15. Capturar RFC
16. Capturar numero IMSS
17. Capturar Curp
18. Seleccionar del menú desplegable M para masculino y F para femenino
19. Capturar fecha de ingreso formato DD/MM/AA
20. Capturar fecha de ingreso formato DD/MM/AA
21. Capturar 3 (contrato prueba)
22. No capturar, busca el código cuando seleccionas Puesto Pay Human.
23. Seleccionar del menú desplegable el puesto que tendrá el ingreso
24. Capturar el código People Soft una vez que lo proporciona RELACIONES LABORALES
25 26 27 28 29 30 31 32 33
25. No capturar, en automático se selecciona del menú T U V W - AGRUPACIONES
26. Revisar en pestaña T U V W – AGRUPACIONES el área al que pertenecerá el nuevo ingreso, seleccionar del menú
desplegable el área seleccionada.
27. No capturar, formula igual a la columna anterior
28. Revisar pestaña AI PRESTACIONES elegir el nivel de prestaciones, seleccionar del menú desplegable la letra que
indica el nivel deseado
29. Capturar en todos los ingresos 02-MATUTINO DE 9 a 6 lunes a viernes y 8 a 1 sábado
30. Revisar pestaña CODIGO REG. PATRONAL y elegir el código que aplica para la región, seleccionar del menú
desplegable la letra que indica el código regional patronal.
31. Capturar la localidad de nacimiento del nuevo ingreso
32. Capturar la nacionalidad del nuevo ingreso
33. Capturar el nombre del Jefe Directo a quien reportara el nuevo ingreso.
PROCEDIMIENTO PARA EL LLENADO DE FORMATO HEADCOUNT NOMINAS
34 35 36 37 38
34. Capturar correo corporativo, (ver PROCEDIMIENTO SOLICITUD CORREO Y ACCESOS)
35. Seleccionar del menú desplegable la localidad a la que pertenece el nuevo ingreso.
36. Capturar el domicilio completo
37. Capturar código postal
38. Capturar número de crédito Infonavit
39 40 41 42 43 44 45 46 47 48
39. Capturar el factor de descuento que indica la carta de retenciones del infonavit (en caso de aplicar)
40. Capturar el número de teléfono del nuevo ingreso
41. Capturar el número de teléfono del contacto de emergencia
42. Capturar el nombre del banco que proporciono el nuevo contacto para sus depósitos
43. Capturar clave del banco, primeros 3 números de la cuenta interbancaria
44. Capturar número de cuenta
45. Capturar clave interbancaria
46. Capturar ultimo grado de estudios
47. Capturar estado civil
48. Capturar nombre del conyugue
49. Información proporcionada por NOMINAS después del alta, es importante solicitarla para tenerlo en el formato
para una mejor administración de nómina.
2. CAPTURA SINDICALIZADOS ALTA
Capturar la misma información de las columnas 1 a la 48 la única diferencia es que en este archivo SOLO se captura
personal SINDICALIZADO.
3. CAPTURA NO SINDICALIZADOS BAJA
En esta pestaña se deberá copiar la información de la fila que refiere el personal que ha sido baja (cortar-pegar) el personal
que ha sido baja debe desaparecer de la pestaña JALISCO ALTA. Solo se agrega la fecha de baja en la pestaña
correspondiente.
PROCEDIMIENTO PARA EL LLENADO DE FORMATO HEADCOUNT NOMINAS
4. CAPTURA SINDICALIZADOS BAJA
En esta pestaña se deberá copiar la información de la fila que refiere el personal que ha sido baja (cortar-pegar) el personal
que ha sido baja debe desaparecer de la pestaña SINDICALIZADOS ALTA. Solo se agrega la fecha de baja en la pestaña
correspondiente.
5. PROCEDIMIENTO
El formato HEADCOUNT NOMINAS deberá ser enviado al departamento de nómina por lo menos un día antes del alta del
nuevo ingreso con los documentos estipulados en PROCEDIMIENTO ALTA NUEVO INGRESO, antes de las 2:00 de la tarde.
Para los PDV´s foráneos RECURSOS HUMANOS en sitio envía en solicitud de Alta vía correo.
Para los PDV´s locales la información es gestionada por RELACIONES LABORALES
AUTORIZACIONES FECHA REVISION 28/12/22
DIR. RECURSOS HUMANOS COORD. RELACIONES LABORALES COORD. NOMINAS
