SEGUNDO BLOQUE.

GUIA 3 DE ESTUDIO, TEORIA Y PRACTICA

2. VERIFICACION DE CUENTAS DE ACTIVO

2.1 AUDITORIA DEL EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS

Comprende el examen de las cuentas que se refieren al efectivo disponible inmediatamente y

su restricción, representados por los saldos de caja, cuentas bancarias o depósitos a la vista,
cuentas de ahorro y giros bancarios.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA DE EFECTIVO DE CAJA Y BANCOS:

a) Comprobar la autenticidad de los fondos.

b) Comprobar que el balance incluye todos los fondos.
c) Determinar la disponibilidad o restricciones de los fondos.
d) Verificar la correcta valuación en moneda extranjera.
e) Comprobar la adecuada presentación en el Balance General.

PROCEDIMIENTOS RECOMENDADOS:

a) Arqueos de fondos.
b) Confirmación de saldos bancarios.
c) Revisión de Conciliaciones Bancarias.
d) Revisión de transacciones (ingresos, egresos)
e) Corte de movimientos de efectivo.

Los contadores utilizan la palabra efectivo para designar: monedas, billetes, cheques, giros
bancarios y dinero depositado en los bancos.

El efectivo no incluye estampillas de correo, vales por préstamos de caja chica, ni cheques
prefechados o posfechados.

La Administración del efectivo es de principal importancia en cualquier empresa, porque es el

medio de obtener mercancías o servicios.

2.1.1 ARQUEO DE CAJA CHICA:

Como protección contra las pérdidas o robos del efectivo, un buen sistema de control interno,
exige que todos los pagos se hagan con cheque, sin embargo, es costoso pagar gastos pequeños
con cheques, por lo que la mayoría de las empresas tienen disponible un fondo fijo para efectuar
dichos pagos, este fondo se conoce como Caja Chica, que opera de acuerdo a las políticas
administrativas y contables de la empresa.

La Caja es uno de los lugares favoritos para las operaciones fraudulentas; de tal manera, que los
fondos tienen que cuidarse, todos los desembolsos deben ser autorizados y la responsabilidad del
fondo centralizarse en una sola persona.

La función de Caja Chica, es la de realizar pagos menores necesarios dentro de la empresa

previa disposición y autorización de la gerencia.
 En Caja Chica encontraremos vales que, a pesar de ser un documento de crédito, no es un
documento contable, no obstante, el encargado de Caja Chica puede tener vales numerados que
pueden emitir con previa autorización de los jefes inmediatos superiores.

METODO PARA OPERAR UN FONDO DE CAJA CHICA:

1. Funciona con un sistema de Fondo Fijo y su saldo en el Mayor es igual al fondo.

2. Se usan comprobantes de los gastos realizados, como: facturas, vales y recibos de Caja
Chica.
3. Los fondos se reponen de acuerdo al total de comprobantes de gastos que se han
efectuado.
4. Se debe controlar todo el efectivo.
5. Se verifican las sumas.
6. El Auditor debe insistir en que por lo menos, esté un testigo cuando realice el Arqueo de
Caja Chica, para evitar que se le acuse de inmoralidad en caso de haber un déficit faltante.
7. Una vez contado el fondo, el Auditor debe tener un recibo del Cajero de Caja Chica en que
conste que recibe intacto el fondo y los comprobantes de Caja Chica que fueron
auditados.
8. Los Arqueos de Caja Chica, deben realizarse en forma sorpresiva, con un tiempo máximo
para realizarlo de un mes, no obstante, pueden realizarse las veces que sean necesarias
dentro del mes.

CONTABILIZACION DEL FONDO DE CAJA CHICA:

Cuando se establece la Caja Chica, se extiende un cheque a nombre del encargado o

responsable de Caja Chica, quien lo hará efectivo en un banco local, para poder realizar los
pagos de los gastos menores y gastos autorizados por la gerencia, por lo que Contabilidad hará
la siguiente partida:

--Pda. # 1--

Caja Chica Q. 1,000.00

Bancos Q. 1,000.00

______________________________

Q. 1,000.00 Q. 1,000.00_

Para registrar la creación del fondo fijo de caja chica

Del mes de noviembre del 2020 se emitió cheque #
00345 del Banco Inmobiliario a la orden de Carlos
Julajuj, encargado de Caja Chica.

NOTA: Al realizar Arqueos de Caja Chica se dan tres casos:

1. Cuando el total arqueado es igual al fondo fijo y da cero.
2. Cuando existe Faltante de efectivo.
3. Cuando existe Sobrante de efectivo.
EJEMPLO DEL PRIMER CASO: Cuando el total arqueado es igual al fondo fijo y da cero.

En la Auditoria de Caja Chica de Q. 1,000.00 de la empresa “Morales López S.C”, le presentaron

al Auditor la siguiente información y documentos del mes de enero del 2020.

En efectivo:
Dos billetes de Q. 100.00 c/u
Un billete de Q. 20.00
Cuarenta y cuatro billetes de Q. 1.00 c/u
Veinte billetes de Q. 10.00 c/u
Catorce billetes de Q. 5.00 c/u
Veintinco monedas de Q. 0.25 c/u
Treinta monedas Q. 0.10 c/u
Cincuenta monedas de Q. 0.05 c/u

En facturas:
# 812 enero 3 del 2020 papelería y útiles de Oficina Q. 73.61
# 100 enero 30 del 2020 por un frasco de café Q. 13.93
# 740 enero 17 del 2020 por pintura Q. 16.25
# 048 enero 8 del 2020 por artículos de limpieza Q. 23.10
# 011 enero 20 del 2020 por timbres Q. 15.00
# 280 enero 24 del 2020 por fotocopias Q. 12.36

Anticipos a empleados se encontraron los siguientes vales:

Enero 15 del 2020 Jorge Noriega Q. 75.00 # 009
Enero 24 del 2020 David Juárez Q. 50.00 # 010
Enero 31 del 2020 Carlos Polanco Q. 175.00 # 011
 Empresa “Morales López S.C.”
Arqueo de Caja Chica del 1 al 31 de enero de 2020. (Cifras en Q.)
Efectivo
En billetes:
Dos billetes de Q. 100.00 c/u 200.00
Un billete de Q. 20.00 20.00
Veinte billetes de Q. 10.00 c/u 200.00
Catorce billetes de Q. 5.00 c/u 70.00
Cuarenta y cuatro billetes de Q. 1.00 c/u 44.00 534.00
En monedas:
Veinticinco monedas de Q. 0.25 c/u 6.25
Treinta monedas de Q. 0.10 c/u 3.75
Cincuenta monedas de Q. 0.05 c/u 2.50 11.75
Total, de efectivo 545.75 ¡
En comprobantes:
Factura # 812 del 03/01/2020 por papelería y útiles 73.61
Factura # 048 del 08/01/2020 por artículos de limpieza 23.10 +
Vale # 009 del 15/01/2020 Anticipo sueldo Jorge Noriega 75.00 *
Factura # 740 del 17/01/2020 por pintura 16.25 +
Factura # 011 del 20/01/2020 por timbres 15.00 +
Vale # 010 del 24/01/2020 Anticipo sueldo David Juárez 50.00 *
Factura # 280 del 24/01/2020 por fotocopias 12.36 +
Factura # 100 del 30/01/2020 por frasco de café 13.93 +
Vale # 011 del 31/01/2020 Anticipo sueldo Carlos Polanco 175.00
Total, de comprobantes 454.25 #
Total, arqueado 1,000.00
Fondo Fijo 1,000.00

Recibí a mi entera satisfacción el efectivo y los comprobantes de caja chica.

f._________________________ f._____________________________
Auditor Encargado de Caja Chica

Observaciones:
¡ = La sumatoria del efectivo es correcta
* = Los vales de anticipo de sueldos fueron revisados y debidamente autorizados por
el jefe inmediato superior.
# = La sumatoria de los comprobantes es correcta.
+ = Las facturas de gastos fueron autorizados y se comprobaron que fueron para la
empresa.
 PARTIDAS

________________________ Pda. # 1 ______________________________

Gastos Generales 154.25

Papelería y útiles de oficina 73.61
Artículos de limpieza 23.10
Pintura 16.25
Timbres 15.00
Fotocopias 12.36
Café 13.93
Deudores 300.00
Jorge Noriega 75.00
David Juárez 50.00
Carlos Polanco 175.00
Caja chica 454.25
Para registrar los gastos de enero del 2020 454.25 454.25
y los anticipos sobre sueldos.

_________________________ Pda. # 2 __________________________

Caja chica 454.25

Bancos 454.25
Para registrar el reintegro de los gastos de enero de 454.25 454.25
2020 a caja chica

Conciliación de Caja Chica

Fondo Fijo 1,000.00
En efectivo 545.75
(-) Comprobantes de gastos de enero 454.25
Saldo de caja chica a la fecha del BG 545.75 545.75

EJEMPLO DEL SEGUNDO CASO: Cuando existe Faltante de efectivo.

Al realizar el arqueo de caja chica, a veces que no se llega a determinar el monto exacto del
fondo fijo que debe tener y para estos casos se presentan a continuación las siguientes partidas.
Ejemplo:
Con el mismo ejemplo anterior, vamos a suponer que, al hacer el arqueo, se obtuvo un total de Q.
855.00. Para determinar si hay faltante o sobrante la operación que se realiza es la siguiente:

Total, arqueado Q. 855.00

(--) Fondo fijo Q. 1,000.00
Faltante de caja chica Q. 145.00
Partidas que se realizan cuando existe faltante:
____ Pda. 1 ____

Faltante caja chica 145.00

Caja chica 145.00
145.00 145.00
Para registrar el faltantante de caja chica.

____ Pda. 2 ____

Deudores o Cuentas por Cobrar a empleados 145.00

Faltante de caja chica 145.00
145.00 145.00
Registro del cobro que se le hace al encargado
De caja chica.
___ Pda. 3 ___
Caja General 145.00
Deudores 145.00
145.00 145.00
Pago realizado por el cajero de caja chica.
___ Pda. 4 ___
Bancos 145.00
Caja General 145.00
145.00 145.00
Depósito al Banco del pago realizado por el
encargado de caja chica.
___ Pda. 5 ____
Caja chica 145.00
Bancos 145.00
145.00 145.00
Reintegro del faltante a caja chica.

EJEMPLO DEL TERCER CASO: Cuando existe sobrante de efectivo

Con el mismo ejemplo vamos a suponer que el total arqueado fue de Q. 1,098.00 la diferencia se
determina así:
Total, arqueado Q. 1,098.00
(--) Fondo fijo Q. 1,000.00
Sobrante de caja chica Q. 98.00

Las partidas que se realizan son las siguientes:

 ___ Pda. 1 ____
Caja chica 98.00
Sobrante de caja chica 98.00
98.00 98.00
Para registrar el ingreso del sobrante a caja chica

___ Pda. 2 ____

Sobrante de caja chica 98.00
Otros ingresos 98.00
98.00 98.00
Para ingresar el sobrante como otros ingresos

___ Pda. 3 ____

Bancos 98.00
Caja chica 98.00
98.00 98.00
Para registrar el depósito del sobrante de caja chica
Al banco.

2.1.2. ARQUEO DE CAJA GENERAL:

Las diferencias entre Caja General y Caja Chica son:
1. Caja chica siempre tiene un fondo fijo y es para gastos menores.
2. Caja general no tiene fondo fijo y además de tener efectivo, tiene movimiento de ingresos
por ventas y egresos por compras, así como gastos de cantidades mayores.
3. Caja general tiene un Saldo Inicial y un Saldo Final.

EJEMPLO:
La empresa “Los Álamos” necesita verificar el movimiento que tuvo la caja general durante
el mes de enero de 2021, al realizar el arqueo se encontró lo siguiente:

7 billetes de Q. 100.00 c/u

3 billetes de Q. 10.00 c/u
10 billetes de Q. 5.00 c/u
10 billetes de Q. 50.00 c/u
3 billetes de Q. 20.00 c/u
20 billetes de Q 1.00 c/u
10 monedas Q. 0.05 c/u
50 monedas Q. 0.10 c/u
30 monedas Q. 0.25 c/u

El movimiento de compras, gastos y ventas fue el siguiente:

02-01-2021 Ventas al contado Q.5,245.00
10-01-2021 Se recibieron abonos de clientes por Q. 3,000.00
11-01-2021 Por gastos de compras fueron Q. 234.50
02-01-2021 De sueldos se pagaron Q. 6,580.00
20-01-2021 Llegaron a pagar una letra por valor de Q. 250.00
25-01-2021 De gastos generales fueron Q. 389.00

SE PIDE: Averiguar cuál es el saldo con el que inició Caja General

Procedimiento:

EMPRESA “LOS ALAMOS”

Arqueo de Caja General del mes de enero de 2021
(cifras en Q)
Efectivo
En billetes:
7 billetes de Q. 100.00 c/u 700.00
10 billetes de Q. 50.00 c/u 500.00
3 billetes de Q. 20.00 c/u 60.00
3 billetes de Q. 10.00 c/u 30.00
10 billetes de Q. 5.00 c/u 50.00
20 billetes de Q 1.00 c/u 20.00 1,360.00

En monedas:
30 monedas de Q. 0.25 c/u 7.50
50 monedas de Q. 0.10 c/u 5.00
10 monedas de Q 0.05 c/u 0.50 13.00
Total, de dinero en caja o Saldo Final 1,373.00*

El movimiento que tuvo caja general fue el siguiente

Ingresos:
01-01-2021 Ventas al contado 5,245.00
10-01-2021 Abono de clientes 3,000.00
20-01-2021 Documentos por cobrar 250.00 8.495.00
Egresos:
11-01-2021 Gastos de compra 234.50
02-01-2021 Sueldos 6,580.00
25-01-2021 Gastos Generales 389.00 7,203.50
ENTRADA NETA 1,291.50

PROCEDIMIENTO PARA ENCONTRAR EL SALDO INICIAL DE CAJA GENERAL

Saldo final 1,373.00
(--) Entrada Neta 1,291.50
SALDO INICIAL DE CAJA GENERAL 81.50
COMPROBACION:
Saldo inicial 81.50
Más ingresos 8.495.00
Sub total 8.576.50
Menos egresos 7,203.50
SALDO FINAL 1,373.00