Clasificación de la documentación
contable
Desde el punto de vista de quién recibe o emite la documentación:
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y
conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden
entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por
cobranzas, presupuestos, vales.
Desde el punto de vista de documentación que se registra y archiva:
Documentos que se archivan y generan registración:
Factura
Nota de Débito
Nota de Crédito
Ticket
Recibo
Pagaré
Cheque
Nota de Crédito Bancaria
Documentos que sólo se archivan:
Orden de Compra
Nota de Venta
Remito
Resumen de Cuenta
Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos
públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depósito) y
cualquier comprobante que sea respaldo de una registración contable, es fuente de
información (planillas de sueldos, u otros informes)
Tipos de documentación
Nota de pedido u orden de compra
Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a
un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la operación.
Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo
suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.
Nota de ventas
Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las
mercaderías que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega,
forma de pago y demás condiciones de la operación.
Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula la Nota de Venta, por la que toma
a su cargo el compromiso de entregarle la mercadería que se detallan en la misma, y el
comprador se obliga a recibirlas. Este documento comercial obliga a ambas partes a realizar
la operación en los términos establecidos. Es emitida por duplicado (el original para el
vendedor y el duplicado para el comprador). Este documento no origina registros
contables.
Remito
Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos.
En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello
queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a
pagar. Sirve de base para la preparación de la factura.
El remito se extiende por triplicado: El original firmado por el vendedor se entrega al
adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los ha
recibido, queda en poder del vendedor y se destina a la sección facturación para que
proceda a la emisión de la factura. Por último el triplicado permanece en la sección
depósito par constancia de las mercaderías salidas. Se extiende, como mínimo, por
duplicado; aunque es práctica generalizada hacerlo por triplicado para que al transportista
también le quede una constancia de la operación realizada.
No se registra en los libros de contabilidad, dado a que generalmente los Remitos se emiten
sin valores
Factura
Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías
que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la
venta.
Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del
vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la copra y con su
contabilización queda registrado su compromiso de pago.
Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del
comprador y el duplicado queda para el vendedor y con él se contabiliza la venta y el cargo
al comprador.
La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda
concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba
legal.
Nota de débito
Llámase así a la comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica
haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto
que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la
facturación, interés por pago fuera de término, etc.
Nota de crédito
Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar la
acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la
misma.
Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderías vendidas, rebajas de precios,
devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de facturación.
Resumen de cuenta
Es usual remitir a los clientes a fin de cada mes un resumen de su cuenta, con la finalidad
de:
Comprador: le permite cotejar el saldo pendiente de pago que figura en el resumen de
Cuenta con el que surge de sus propios registros.
Vendedor: es una forma de recordarle al cliente el saldo pendiente.
Recibos
El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que
recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda.
Este documento tiene importancia:
Legal: constituye una prueba para quien hizo el pago.
Contable: para quien lo confeccionó es una constancia de los ingresos de fondos, y
para quien lo recibe es un elemento de control de la salida de valores.
Se emite por duplicado, y se registra en los libros contables.
Pagaré
Documento Literal o Titulo de valor o Instrumento Financiero, documento escrito mediante
el cual una persona
(Emisor) Se compromete a pagar a otra persona (El Beneficiario) una determinada cantidad
de dinero en una fecha acordada.
Los pagarés pueden ser al portador o endosables es decir, que se pueden transmitir de un
tercero los pagarés pueden emitirlos los individuos particulares de empresas o estados.
Personas que Intervienen en el Pagaré
1. Librador es quien se compromete a pagar la suma de dinero, a la vista o en una
fecha futura fija o determina dable.
2. El Beneficiario o Tenedor, es aquel cuya orden debe hacerse el pago de la suma de
dinero estipulada en el pagare
3. El Fiador o Avalista. La persona que garantiza el pago del pagare.
Endosar un pagaré, es cuando una persona beneficiaria transmite a otra la propiedad del
pagaré y en consecuencia el derecho de percibir el importe puede ser en blanco o completo.
1. En Blanco: El beneficiario se limita a firmar al dorso del documento.
2. Completo: Además de la firma debe indicarse la fecha y los datos personales del
nuevo beneficiario.
Para ser considerado comercial debe tener la cláusula: "a su orden", que le confiere la
calidad transmisible y endosable.
Nota de Crédito Bancaria o Boleta de
Deposito
Es el documento que el banco entrega a sus clientes declarando haber recibido dinero,
cheques u otros valores en calidad de depósito en cuenta corriente.
Clasificación de los depósitos bancarios según el carácter de los fondos depositados:
Depósitos en Cuenta Corriente: Estos depósitos no otorgan el derecho a recibir
intereses, porque los fondos están permanentemente a disposición del cliente. Los
retiros se efectúan por medio de cheques.
Depósitos en Caja de Ahorro: Son los que realizan los ahorristas y obtienen un
pequeño interés por los fondos depositados. El banco entrega una libreta donde se
registran los depósitos, retiros, intereses y saldo. Existen 2 clases de Caja de
Ahorro: a) Común b) Especial.
Depósitos a Plazo Fijo: Este tipo de depósito permite obtener un mayor interés,
ya que el titular no puede disponer de los fondos hasta el vencimiento del plazo. El
retiro de los fondos más los intereses se efectúa con el comprobante que el banco
entrega al realizar el depósito.
Cheque
Es una orden de pago librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos
depositados a su orden en cuenta corriente o autorización para girar en descubierto.
En la actualidad existen dos tipos de cheques: el CHEQUE COMÚN y el CHEQUE DE
PAGO DIFERIDO.
