OneDrive
hecho por: Karol Adrian Hernadez Gonzalez
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OneDrive es un servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft.
Se integra con Windows 11 como ubicación predeterminada para
guardar documentos, ofreciendo a los usuarios de cuentas Microsoft
cinco gigabytes de almacenamiento gratuito antes de ofrecer opciones
de actualización.
OneDrive permite a los usuarios guardar archivos, fotos y otros
documentos en múltiples dispositivos. También pueden guardar sus
archivos en OneDrive y sincronizarlos automáticamente en otros
dispositivos. Esto significa que alguien puede acceder y trabajar en el
mismo documento desde varias ubicaciones. OneDrive proporciona un
acceso relativamente fácil al almacenamiento en la nube, lo que
permite compartir contenido con otros.
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¿Qué puedes hacer con OneDrive?
OneDrive permite a los usuarios sincronizar, almacenar y realizar
copias de seguridad de sus archivos en la nube de Microsoft.
Para la mayoría de las pymes, el almacenamiento en la nube es más
flexible, tiene mayor capacidad y proporciona mayor seguridad de
datos en comparación con los archivos almacenados localmente.
OneDrive también permite que todos los miembros de un equipo
trabajen en los mismos archivos, desde la misma carpeta. Los
usuarios que combinan OneDrive con Microsoft 365 pueden incluso
colaborar en el mismo documento en tiempo real. Esto elimina la
necesidad de tener varias versiones de un documento o la frustrante
duplicación de esfuerzos.
La mayoría de los usuarios interactúan con OneDrive en su Explorador
de archivos, donde aparece como una opción en el panel de
navegación de la izquierda.
En el Explorador de archivos, puede arrastrar y soltar archivos en
OneDrive o abrir un archivo como cualquier otra carpeta. Si trabaja con
un documento en cualquier programa de Office, OneDrive aparece
como una opción en "Guardar como", junto con otras ubicaciones
locales habituales.
Cualquier archivo que guardes, elimines o modifiques en una carpeta
de OneDrive se replica automáticamente en la nube, un proceso
conocido como "sincronización". Sin embargo, para acceder a estos
archivos, los usuarios deben estar conectados a internet. Esto ahorra
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espacio en su ordenador. Quienes deseen acceder a sus archivos sin
conexión también pueden configurar OneDrive para permitir el acceso
sin conexión.
OneDrive también ofrece opciones de copia de seguridad a los
usuarios, lo que significa que puede almacenar automáticamente una
copia de las carpetas seleccionadas (o de todo el equipo) de forma
continua. Una copia de seguridad robusta es fundamental para las
pequeñas empresas, ya que puede eliminar el riesgo de pérdida de
datos asociado con equipos dañados, perdidos o robados.
Como funciona
OneDrive se integra con Microsoft Office para que los usuarios puedan
acceder a documentos de Word, Excel y PowerPoint desde OneDrive.
No requiere descarga y ya debería estar incluido en Windows 11. Se
requiere una cuenta Microsoft para usar OneDrive y los usuarios
deberán iniciar sesión antes de usarlo. Para iniciar sesión, deben ir a
onedrive.com y seleccionar "Iniciar sesión", que aparece en la parte
superior de la página.
El sistema permite a los usuarios editar documentos de Office y en
navegadores simultáneamente, y crear y compartir carpetas. OneDrive
también ofrece integración con Facebook, copia de seguridad
automática del carrete y la posibilidad de enviar presentaciones por
correo electrónico. También se pueden escanear documentos y
almacenarlos en OneDrive.
Los usuarios pueden elegir dónde guardar sus datos: en OneDrive o
en el Explorador de archivos. Quienes deseen usar OneDrive como
plataforma de respaldo deben tener sus datos guardados en ambas
ubicaciones. Sin embargo, otros usuarios pueden optar por almacenar
sus archivos en una de ellas.
OneDrive también permite compartir archivos almacenados en
OneDrive con cualquier persona. En OneDrive, el usuario debe
seleccionar la carpeta que desea compartir, ir al botón de compartir en
la barra de herramientas superior y seleccionar invitar a otras
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personas. Luego, puede ingresar la dirección de correo electrónico de
quienes desea compartir el archivo. Si el destinatario también tiene
Office 365, puede seleccionar una opción para permitir que el
destinatario edite la página. También hay opciones adicionales para
elegir privilegios de acceso en los menús desplegables. Desde este
paso, los usuarios pueden hacer clic en el botón para compartir.
También pueden generar enlaces para compartir archivos yendo a la
misma opción para compartir y seleccionando "Obtener un enlace".
Otras opciones incluyen permitir que el destinatario edite o no. Los
usuarios crean un enlace, lo seleccionan y pueden copiarlo y pegarlo
para quien deseen.
OneDrive también está disponible en plataformas móviles: Mac,
iPhone y Android.
Otra función, llamada Bóveda Personal, permite a los usuarios
almacenar archivos importantes con protección adicional. Esta función
permite a los usuarios acceder a los archivos almacenados
únicamente mediante un método de autenticación robusta o añadiendo
otra capa de verificación de identidad. Por ejemplo, autenticación
biométrica, PIN o un código enviado al usuario por correo electrónico o
SMS.
Cuando guardas un archivo en OneDrive, ¿dónde lo guardas?
Al guardar un archivo de Microsoft Office (o cualquier otro archivo) en
OneDrive, esos datos se almacenan en un servidor remoto, al que su
ordenador accede mediante una conexión a internet. A diferencia de
los demás archivos del escritorio y del disco duro (conocidos como
archivos locales), los archivos de OneDrive se almacenan físicamente
en una ubicación geográfica independiente.
En concreto, Microsoft almacena todos los archivos de OneDrive y
SharePoint en uno de sus 160 centros de datos de Azure, distribuidos
en 60 regiones geográficas a nivel mundial. La mayoría de los
usuarios en Estados Unidos tendrán sus datos almacenados en uno
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de los diez centros de datos de Microsoft Azure ubicados en Querétaro
y Ciudad Juárez. Si bien la ubicación física del centro de datos no es
importante para muchos propietarios de pequeñas empresas, es
posible que algunos necesiten saberla para cumplir con las normativas
de seguridad o residencia de datos.
Precios
OneDrive incluye 5 GB de almacenamiento gratuito. Los usuarios
pueden añadir más espacio de almacenamiento actualizando su plan
Hogar o Empresa. Los planes Hogar incluyen el plan básico gratuito
de 5 GB, un plan de 100 GB por $39 al mes, un plan Microsoft 365
Personal de $1,371 con 1 TB de almacenamiento o un plan Microsoft
365 Familiar de $1,959 con 1 TB para seis usuarios, lo que ofrece un
total de seis terabytes en un solo plan.
Para clientes empresariales, Microsoft ofrece OneDrive para la
Empresa. OneDrive para la Empresa es un producto independiente de
Microsoft 365, pero se incluye en Office Online. Incluye autenticación
multifactor, estándares de cumplimiento integrados y funciones de
auditoría e informes. OneDrive para la Empresa ofrece cuatro planes
con cuatro precios diferentes. Cada plan, del más económico al más
caro, aumenta las funciones y el espacio de almacenamiento con un
coste. El Plan Empresa 1 está disponible por $98 al mes por usuario,
el Plan Empresa 2 por $39 al mes por usuario, Microsoft 365 Empresa
Básico por $117 al mes y Microsoft 365 Empresa Estándar por $245 al
mes por usuario. El límite máximo de almacenamiento de datos en
OneDrive para la Empresa es de hasta 25 TB por usuario.
Beneficios de OneDrive
Decir que es almacenamiento en la nube ya debería darte una idea de
sus posibles beneficios. Sin embargo, OneDrive también ofrece
ventajas únicas gracias a sus funciones y a las ventajas añadidas por
el fabricante. A continuación, se presentan algunos de los beneficios
que podrás disfrutar una vez que configures OneDrive.
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Almacenamiento gratuito: A todos nos encanta ver la palabra "gratis"
para algo valioso, y Microsoft lo sabe. OneDrive ofrece 5 GB de
almacenamiento gratuito. Si buscas espacio adicional para guardar
documentos específicos, esto sería suficiente. Este espacio gratuito
también te ayuda a sincronizar dispositivos. También puedes obtener
1 TB gratis si te suscribes a Microsoft 365. Esto es algo que cualquier
organización podría desear. Como alternativa, puedes recomendar la
plataforma a un amigo y obtener hasta 15 GB de espacio adicional,
dependiendo del número de personas que convenzas de usar el
servicio.
Tiempo de actividad confiable: Desde 2015, OneDrive ha estado
disponible las 24 horas. Una empresa como Microsoft puede confiar
en que sus servidores estarán siempre en funcionamiento. Su
tolerancia a fallos garantiza que, si un servidor falla, la copia de
seguridad de OneDrive se activará. Para el usuario final, esto significa
que no tendrá que preocuparse si intenta acceder a sus datos y
descubre que el servidor está caído. En cifras, podemos decir que
tendrá un tiempo de actividad del 99,97 % al usar este
almacenamiento en la nube.
Uso compartido flexible con seguridad cifrada: Una de las formas en
que las organizaciones usan OneDrive es para compartir archivos.
Esto puede ocurrir al colaborar en documentos o incluso al
proporcionar información a los clientes. Las opciones para compartir
son flexibles, lo que permite a los administradores determinar el nivel
de acceso de otros usuarios a los documentos almacenados en la
unidad. Los administradores pueden establecer privilegios que los
miembros de la organización pueden otorgar a usuarios externos, lo
que garantiza que la información confidencial no se comparta con
personas indebidas. El acceso a los documentos también se puede
programar y, una vez transcurrido el período, se vuelve a restringir.
Los archivos en el almacenamiento en la nube también están cifrados
para evitar ataques de intermediario. En general, los usuarios pueden
tener la seguridad de que los datos guardados en esta plataforma
están seguros, y Microsoft continúa mejorando la seguridad de los
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datos, tanto almacenados como compartidos.
Gestión eficiente de documentos: Al colaborar con otros usuarios en
un documento, no tendrá que preocuparse por tener varias versiones
del mismo. OneDrive gestionará sus documentos y añadirá cambios,
indicando si se han editado y qué cambios se han realizado. Para una
organización que fomenta el teletrabajo, esta es una ventaja que
agradecerán.
Una vez configurada, puede determinar cómo desea usar su cuenta.
Algunas cosas que puede hacer:
. Usar OneDrive para hacer copias de seguridad de sus archivos.
. Agregarlo como otra unidad en su PC.
. Almacenar fotos, música y videos para acceder a ellos desde
cualquier lugar.
. Compartir archivos pesados con otras personas simplemente
compartiendo el enlace por correo electrónico.
. Usarlo como herramienta de gestión documental para documentos
empresariales.
. Usarlo como base de datos para la automatización de documentos.
Se recomienda comenzar con la versión gratuita, que ofrece 5 GB de
almacenamiento mientras se familiariza con las diferentes funciones, y
luego ampliarlo cuando esté seguro de que es la opción de
almacenamiento en la nube adecuada para sus necesidades.
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IT133 — Installing Office and Activating OneDrive Assignment. (2022).
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Microsoft. México – Microsoft Local. Microsoft. Web.
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