DOCUMENTACIÓN

INFORMATIVA
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 TEMA 1: INTRODUCCIÓN A LA DOCUMENTACIÓN.
LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN Y EL CONOCIMIENTO.

La vida útil de un documento es cada vez más breve. Hasta que se publica algo más actualizado que el anterior.

Todo eso es una saturación y una redundancia en la información que consumimos. Significa que hay más
información que la que somos capaces de procesar. La redundancia es que hay muchos documentos con la
misma información. Ver todos es una pérdida de tiempo. La solución es la gestión y organización.

Tener acceso a la información es el paso previo para generar información.

Datos: es un conjunto discreto, de factores objetivos sobre un hecho real. Es un valor concreto dentro de unos
posibles valores que describen algo.

Información: es un mensaje, normalmente bajo la forma de un documento o algún tipo de comunicación

audible o visible. Es el motor de la sociedad de la información. Es un mensaje conjunto de datos interpretados
o relacionados, aporta algo más que el simple dato. Esta estructurada. Si tiene un soporte físico y será un
documento.

Conocimiento: es una mezcla de experiencia, valores, información y “saber hacer” que sirve como marco para
la incorporación de nuevas experiencias e información, y es útil para la acción. Es el resultado final de tener
acceso a la información que sumado a nuestras vivencias se saca una conclusión que nos sea útil.

FUENTES DE INFORMACIÓN.

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Fuente de información. Declaración o documento que sirven de base para la creación de otra información.

Fuentes formales son las que tienen más autoridad y están más íntimamente relacionadas con la fuente de
información (la formal es el origen cuanto más se separe más informal será). Para buscar, escoger la fuente
más formal posible.

Documento según diccionario Robert: Todo escrito que sirve como prueba o información.

Documento según la Unión Française d’Organismes de Documentación: Todo elemento de conocimiento o

fuente de información registrada, materialmente susceptible de ser utilizada para consulta, estudio o prueba.

Documento según la Norma UNE 50-113-92/1: Información registrada que puede considerarse como unidad
en un proceso de documentación (entendiendo por Documentación “Recogida, tratamiento de información
registrada, de forma continua y sistemática y que permita su almacenamiento, recuperación, utilización y
transmisión”).

Según Bill Gates “el aspecto más excitante de la documentación digital es la redefinición del documento
mismo”.

Según López Yepes un documento sería “la objetivación de un mensaje en un soporte físico transmisible y
transformable en el espacio y en el tiempo a fin de remediar una necesidad informativa y constituirse en
fuente de información para obtener nuevo conocimiento o para la toma de decisiones.”

Recursos informativos, documentos digitales u objetos digitales:

1. Fuente de referencia Diccionario + Tecnologías web = Diccionarios.com

2. Documento primario Revista + Tecnologías web = Hipertex.net
3. Documento secundario Bibliografía + Tecnologías web = Bibliografía nacional en línea.
Aplicaciones web, documentos digitales u objetos digitales:

1. Fuente de referencia Enciclopedia + Aplicación web 2.0 = Wikipedia

2. Documento primario Diario personal + Aplicación web 2.0 = Blog
3. Documento secundario Catálogo + Aplicaciones web = Catálogo de la Biblioteca de la URJC.

Según Sartori “Quien se aventura en la red informativa y se permite observar que un rumor no informa o que
una información falsa desinforma es, para Negroponte y sus seguidores, un infeliz que aun no ha comprendido
nada, un despojo de una vieja cultura muerta y enterrada. A la cual yo me alegro de pertenecer.”

General como informativos, telediario. Regionales es especializado.

Originalidad. Para localizar las fuentes de información son las secundarias que solo contienen información
sobre otras fuentes de información. Google es secundaria.

CONCEPTO Y EVOLUCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Y DE LA DOCUMENTACIÓN EN PUBLICIDAD.

Documentación:

La documentación es una de las disciplinas sociales que ven la luz en el siglo XIX. Siglo marcado por la filosofía
positiva que sitúa la ciencia en un lugar preponderante para el ser humano que puede representarse en los
siguientes hitos:

o Aumento de las Academias científicas.

o Nacimiento de numerosas revistas de Ciencias y Artes tanto científicas como de divulgación.

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 o Aumento del número de periódicos.
o Invención de la fotografía y el cinematógrafo.
o Inicio del fenómeno de la globalización con el telégrafo y la radiodifusión.

Este escenario supone un aumento exponencial de la información publicada y la Documentación nace para
dar respuesta aplicando métodos científicos a su organización y circulación.

La documentación como disciplina. Es científica y es auxiliar. Su objetivo es facilitar el llegar a la información

a otras disciplinas.

Paul Otlet y Herni La Fontaine fueron los primeros nombres propios de la Documentación con sus trabajos en
la Societé des Etudes Sociales et Politiques de Bruselas y la fundación de la Instituto/Oficina Internacional de
la Bibliografía Sociológica en 1895 (Federación Internacional de Información y Documentación, FID desde
1988).

Otro de los hitos de transcendencia internacional conseguido por estos autores fue la primera versión de la
CDU (Clasificación Decimal Universal), publicada en 1904-1907. (Clasifica cualquier tema en números y debe
entenderse en decimales).

La primera descripción teóricade de la disciplina como tal, es decir, la definición del objeto de estudio y la
metodología a aplicar, la realiza Otlet en 1934 con la publicación de Traité de Documentation. Le libre sur le
libre. Théorie et pratique.

Objeto inicial -> libro: Término convencional que incluye cualquier elemento que sirve para indicar o
reproducir un pensamiento considerado bajo no importa qué forma.

Método -> proceso documental: El registro del pensamiento humano y de la realidad exterior en elementos
de naturaleza material, es decir, documentos. La conservación, circulación, utilización, catalogación,
descripción y análisis de estos documentos.

A lo largo de la Historia siempre han existido bibliotecarios y archiveros incluso antes de que fuera formulada
su labor como disciplina científica. Durante en siglo XX la Documentación ha ido evolucionando, adaptándose
especialmente a las nuevas tecnologías como puede verse en las distintas definiciones que se la han descrito.

1959 FID: ciencia y práctica de la elaboración y la organización de la información en todos los dominios
científicos y técnicos.

1971 FID: organización, ordenación, investigación, difusión y evaluación de la información sobre Ciencias,
Tecnologías y Artes, registrada en cualquier soporte.

1981 ADBS (Asociación francesa de documentalistas y bibliotecarios especializados): almacenamiento e

investigación de la información documental en su relación con la tecnología (Documática).

Documentación Periodística.

o Documentación periodística (Galdón,1985): Es el modo informativo que tiene por objeto la valoración,
selección, clasificación y archivo para su posterior uso, de textos y referencias sobre ideas, hechos,
juicios y opiniones, con el fin de elaborar la información periodística.
o Documentación informativa (Codina, 2000): Conjunto de ciencias y técnicas documentales al servicio
de: a) la producción de informaciones de actualidad, b) el incremento de su calidad, c) su
almacenamiento y conservación y d) su difusión y reutilización.

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PROCESO AUDIOVISUAL.

Audiovisual son las cintas. Digitales son imágenes 0 y 1. Impresas son papel.

El proceso documental tiene una doble finalidad:

o Facilitar la recuperación y uso de los mismos por parte de los usuarios.

o Garantiza su conservación.

Las tareas pueden agruparse en cuatro fases:

o Fase de entrada:
- Selección.
- Adquisición.
- Registro.
o Fase de tratamiento:
- Análisis formal -> ficha.
- Análisis de contenido -> clasificación, indización y resumen.
o Fase de salida:
- Catálogos y base de datos.
- Boletines de sumarios.
- Boletines de novedades.
o Fase de mantenimiento:
- Administrativas.
- Gestión.
- Planificación.

TEMA 2: RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN Y BASE DE DATOS.

BUSCAR INFORMACIÓN: DATOS (SGBDR Y FUENTES DE INFORMACIÓN) Y DOCUMENTOS (SRI Y NAVEGACIÓN).

Concepto:

Proceso en el que un conjunto de datos o de documentos son "interrogados" para encontrar ítems que puedan
ayudar a satisfacer las necesidades de información de un usuario.

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PROCEDIMIENTO DE BÚSQUEDA Y LENGUAJES DE INTERROGACIÓN.

El modelo de las seis habilidades para la recuperación de información.

1. Definición de la tarea.
1) Definir el problema de información.
2) Identificar la información que sea necesaria para completar la tarea (para resolver el problema
de información).
2. Estrategias de búsqueda de información.
1) Determinar el rango de las posibles fuentes (brainstorming).
2) Evaluar las posibles fuentes diferentes para determinar prioridades (seleccionar las mejores
fuentes).
3. Localización y acceso.
1) Localizar las fuentes (intelectual y físicamente).
2) Encontrar información en las fuentes.
4. Uso de la información.
1) Comprender (leer, oír, ver, tocar…) la información de la fuente.
2) Extraer información relevante de la fuente.
5. Síntesis.
1) Organizar la información de múltiples fuentes.
2) Presentar la información.
6. Evaluación.
1) Juzgar el producto (efectividad).
2) Juzgar el proceso de resolución del problema (eficiencia).

Lenguajes de interrogación. (EXAMEN)

Operadores booléanos.

- Operador Y: se tienen que dar los mismo

términos. Documentos que contienen ambas.

- Operador O: da lo mismo cual de las dos

condiciones se cumpliera. Uno, otro o los dos.
Tanto en el Y como en el O da igual el orden de
los términos.

- Operador No: el orden influye en el resultado.

Decirle al sistema que recuperar que tenga el
primer término y de esos le reste el segundo
término. Recupera el primer término restando
los que contengan el segundo.

- Operador XOR: No conjuntos.

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Operadores de proximidad.

o Adyacencia: términos pegados. Los dos términos de búsqueda deben darse juntos. Comillas de Google.
Cuando utilizas algún nombre propio.
o Distancia: número de palabras máximas que puede haber entre un término y el otro. Relación
semántica entre términos.
o Párrafo: que se den en el mismo párrafo.
o Frase: entre punto y punto. Relacionados al mismo tiempo conceptos de formas básicas.

Truncamiento. (Truncas el término de búsqueda. Los rompes porque solo buscas una parte del término.
Recuperar todo lo que tenga que ver con eso porque va ligado a la raíz semántica.)

o Abierto: no se establece la cantidad de letras que yo no doy al sistema. Buscará todo lo que empiece
así. Con *.
o Cerrado: si se establece el número de letras. Evitar problemas de grafía. Me?ico. Se puede colar algo
que no buscas.

Limitadores de campo. (No se establece relación entre términos. Se establece una parte concreta del
documento donde deben aparecer los términos de búsqueda.)

Rangos. (Establece que los términos de búsqueda establecen el inicio y final de un intervalo. En relación a la
fecha de publicación, pondrías las dos fechas. – o /.)

Paréntesis. (Como en matemáticas. El ponerlos varia el resultado de una búsqueda.)

EJEMPLO: NACIONALISMOS EN ESPAÑA.

País Vasco, Galicia, Cataluña, Espa?a…
Nacional/Nación* y (Espa?a o Galicia o Cataluña o País Vasco)

EVALUACIÓN DE LA RECUPERACIÓN DE INFROMACIÓN.

Proceso de búsqueda:

1. Errores materiales en la transcripción del dato o en la pregunta del usuario. (Se equivoca al escribir,
se pregunta por documentos de Estados Unidos y el sistema usa USA.)
2. Definiciones en la interacción del usuario y el sistema. (Antes de buscar mira cómo se ponen en los
operadores y cuales puedes usar.)
3. Descripción inadecuada de los contenidos. (Descripción inadecuada de los contenidos. El problema
es del documentalista.)
4. Retraso en la carga de novedades al sistema. (También del documentalista. Sería un retraso de
incorporación de novedades al sistema.)

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Estrategia de búsqueda:

Es la pregunta que el usuario ha hecho al sistema para recuperar información.

Dos medidas: exhaustividad y precisión.

Exhaustividad: El porcentaje de documentos relevantes recuperados en una búsqueda con respecto al total
de documentos relevantes de la base de datos. Lo que se pretende es cuantos documentos que te resultan
interesantes has perdido. No se ha dejado ningún documento en la base de datos sin recuperar.

Precisión: El porcentaje de documentos relevantes recuperados en una búsqueda con respecto al total de los
documentos recuperados. Lo que estaba la precisión es que la cantidad de documentos que se han recuperado
son interesantes todos ellos o la mayor parte de ellos.

Las búsquedas tienen que equilibrar las dos cosas.

¿Qué opciones del lenguaje de interrogación tienden a la precisión o a la exhaustividad? (EXAMEN)

o Precisión: Operador Y, Operador No, Operadores de proximidad pero no con el mismo grado de
precisión (el orden de los apuntes es el orden de precisión), limitadores de campo.
o Exhaustividad: Operador O, Operador XOR, Truncamiento (el abierto más exhaustivo que el cerrado).
o Los paréntesis y los rangos no son ninguno de los dos.

Principio que guía una búsqueda: Una búsqueda debe alcanzar alta exhaustividad, recuperando casi todo
aquello que es relevante, y manteniendo al mismo tiempo una alta precisión, rechazando una gran proporción
de lo que no se desea. Cuando esto ocurre los valores de la búsqueda se dice que son próximos a uno (100%).

Realidad de una búsqueda: Exhaustividad y precisión tienden a variar inversamente de tal forma que a mayor
precisión menor exhaustividad y viceversa.

Exhaustividad=a/a+c. Nº doc relev. recup./nº doc relev.

Precisión=a/a+b. Nº doc relev. recup/nº doc recup.

Si todos los documentos relevantes se recuperan → "c"=0 y la exhaustividad es perfecta 1.0 (100%). Si "c" es
mayor que "a", la exhaustividad será baja. En el peor caso no se recuperan documentos relevantes y "a"=0 y
exhaustividad=0.

Si no se recupera ningún documento no relevante → "b"=0 y la precisión sería perfecta 1.0. Si "b" es mayor
respecto a "a", la precisión será baja. Si se recuperan documentos no relevantes, entonces "a"=0 y precisión=0.

Exhaustividad → ruido (Es el exceso de documentos que no nos interesan. Una búsqueda excesivamente
exhaustiva produce ruido.)

Precisión → silencio (Una búsqueda excesivamente precisa provoca silencio. Es la ausencia de documentos
que nos hubieran resultado útiles.)

¿Cómo se alcanzaría la "perfecta" exhaustividad?. Recuperando toda la base de datos=>precisión nula.

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¿Cómo se alcanzaría la precisión "perfecta"?. Conociendo y recuperando previamente un documento que
sabemos que se adecua a lo que buscamos. Pero la exhaustividad sería nula.

MÉTODOS Y HERRAMIENTAS DE BÚSQUEDA EN LA WEB.

• Proceso de búsqueda.

1. Se equivoca al escribir, se pregunta por documentos de Estados Unidos y el sistema usa USA.
2. Antes de buscar mira como se ponen en los operadores y cuales puedes usar.
3. Descripción inadecuada de los contenidos. El problema es del documentalista.
4. También del documentalista. Seria un retraso de incorporación de novedades al sistema.

• Motores de búsqueda:

o BD generada automáticamente por exploración cíclica de la red realizada por un robot.

o Se indizan todas las páginas web de todos los servidores explorados.
o Se actualizan automáticamente cuando la página vuelve a explorarse.
o Se indiza el texto (todo o parte) de cada página encontrada.
o La búsqueda se realiza sobre ese texto.
o Puede buscarse sobre un tema del que no se tengan conocimientos previos.
o Ej. Google [también tiene su directorio].

• Directorios:

o BDs de sitios web con descripciones cortas, organizadas por categorías.

o Descripciones creadas por editores profesionales o voluntarios o autores de sitios web.
o Se actualiza si lo hace el autor o el reseñador de la página.
o La búsqueda se hace sobre las descripciones.
o Se busca seleccionando menús sucesivos o consultando (por palabras clave) la BD de
descripciones.
o Se requiere un conocimiento mínimo del tema que se busca.
o Ej. Directory World [también tiene un motor de búsqueda]

• Metabuscadores:

o Permiten, con una interfaz y estrategia de búsqueda únicos, lanzar una búsqueda sobre varios
motores.
o Útiles cuando un buscador concreto no encuentra nada sobre un tema determinado.

• Multibuscadores:

o Agrupan en una misma página formularios para realizar búsquedas en diversos motores.

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Directorios, índices o catálogos de recursos:

• Organizados por temas o disciplinas:

o Normalmente parten de unas 14 categorías básicas, de las que arranca un árbol de subcategorías.
o A veces con referencias cruzadas (categorías que dependen de varias otras), como en Yahoo!
o Suelen incorporar un buscador que localiza términos

- En las descripciones de los sitios y

- En los nombres de las categorías.

o Si el buscador no encuentra nada suele recurrir a un motor de búsqueda (por convenio o

propiedad).
o Pueden ser genéricos o específicos de una disciplina o tema.

• Algunos directorios genéricos internacionales:

o Directory World.
o Dmoz.
o The WWW Virtual Library.
o Scrub the Web.
o Open Directory.

• Especializados:

o Universia (empresas).
o eInforma (empresas).
o Elongsound (sonidos).
o Freeimages (fotografías).

Motores de búsqueda (Search Engines):

• Exploran la red (spiders, robots, clawlers…) y construyen índices con las palabras significantivas de cada
página web (documentos HTML o en otros formatos, como PDF, Ms-Word, etc…), generalmente a texto
completo. En ocasiones también artículos de news o ficheros de texto en servidores de AFTP.
• La estructura de la BD y el lenguaje de interrogación (a base de formularios) es muy variable.

Partes de un motor de búsqueda:

• Spider, crawler, robot:

o Visita una página, la pasa al índice, sigue los enlaces y repite el proceso en las páginas enlazadas.
o Algún tiempo después (un mes…) vuelve a repetir el proceso con cada página.

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 • Índice, BD, catalogo:

o BD con las páginas encontradas o al menos los índices inversos que remiten al original.
o Actualizada a veces un tiempo después de la visita del spider.

• Software de búsqueda e interfaz de búsqueda:

o Interactúa con el usuario para realizar la búsqueda.

o Realiza la búsqueda y devuelve los resultados, normalmente ordenados.

Criterios para la ordenación de los resultados por relevancia.

• Diferentes en cada motor.

• Secretos (para evitar que se compongan las páginas con este objetivo).
• Generalmente se basan en dos criterios:

o Posición del término: título, primeros párrafos de texto…

o Frecuencia de aparición (pero puede determinar la exclusión)

• Otros criterios como:

o Número de enlaces que apuntan a la página (Excite, Google…).

o Existencia de una reseña en el directorio (en los motores híbridos).
o Aparición del términos en elementos <meta> (HotBot, Infoseek…)

Google.

• Puesta en marcha: 1999.

• Alcance BD: 1 billónde documentos (2008 google no aporta nuevos datos desde ese año)

o Páginas Web (y documentos .pdf, .ps, ,rtf, .doc, .xlx, .ppt) indizadas a texto completo
o Otras no (o parcialmente) indizadas, refenciadas por las anteriores.

• Actualización de la Base de Datos: mensual (aprox.)

• Interfaz de búsqueda: búsqueda básica y avanza (contra la misma base de datos)
• Búsqueda básica:

o Se expresan uno o varios términos significativos.

o Deben estar todos en el documento (operador por defecto: AND)
o No existe el operador OR
o -término: exclusión de un término (NOT)
o Búsqueda de frases:

- Entrecomillado doble.
- Expresiones que incluyen guión, barra, punto, apóstrofo o signo igual.

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 o No hay truncamiento.
o Mayúsculas y minúsculas indistintas.
o Palabras vacías (y letras o dígitos sueltos)

- Las ignora en la búsqueda, pero las indiza.

- Para forzar su búsqueda: +palabra Vacía.

• Búsqueda avanzada. Su interfaz permite, además:

o Incluir sólo (o excluir) documentos en un sitio web o dominio.

o Incluir sólo (o excluir) documentos en un formato concreto (.pdf, .ps, .rtf, .doc, .xls, .ppt).
o Incluir sólo documentos cuando los términos parecen en título, texto, URL del documento o del
enlace.
o Incluir sólo documentos en una lengua dada.
o Incluir sólo documentos actualizados recientemente.
o Encontrar páginas que enlazan con una dada (por su URL).

- Puede hacerse también en campo de búsqueda: link: URL.

- No puede combinarse con una búsqueda normal.

o Encontrar páginas similares a una dada (por su URL).

- Puede hacerse también en campo de búsqueda: related: URL.

• Visualización de resultados.

o Documentos indizados o referenciados por éstos.

o Muestra el número de documentos encontrados y de cada uno

- Titulo o URL (si no tiene o el documento no está indizado)

- Extractos de texto con términos de búsqueda en contexto y negrita.
- URl y tamaño.
- Descripción y categoría, si el documento está en el directorio de Google (v.)

o Orden de visualización: los documentos se presentan antes si:

- Están muy referenciados por otros (PageRank, tecnología propietaria)

· según el número de referencias procedentes de otras páginas, y

· según el número de referencias de estas últimas.

- Los términos de búsqueda están próximos.

o Si en el mismo sitio web se encuentran varios documentos

- el segundo en relevancia se muestra sangrado.

- los restantes se agrupan bajo un enlace que remite a ellos

o Permite el acceso a una copia del documento en la BD de Google (cached)

- No actualizada, corresponde al momento de la indización

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 - Si el documento ha sido indizado y el propietario no solicita el borrado
- Incluye una cabecera indicando que es una copia
- Los términos de búsqueda están resaltados
- Útil si no se tiene acceso al original (caída del servidor o borrado del documento)

o Permite el acceso a páginas similares o relacionadas.

o Puede mostrar un solo documento por búsqueda, supuestamente el más relevante, usando el
botón “I’m feeling lucky” o “Voy a tener suerte”.

• Opciones de personalización:

o Elegir la lengua de la interfaz (15) y de los documentos hallados

o Fijar el número de documentos hallados que se presentarán en una página
o Activar el filtro SafeSearch de pornografía (sitio, término o frase, categoría, SurfWatch).

Web invisible o profunda.

Web Visible: Páginas Web, formadas fundamentalmente por texto, incluidas en los índices de los motores de
búsqueda.

Web Invisible o profunda: Páginas con texto, ficheros u otro tipo de información, generalmente de alta
calidad, disponible en la www que los motores de búsqueda generalistas no pueden recuperar e indizar por
limitaciones técnicas o por elección deliberada

Características:

o En realidad no existen contenidos técnicamente invisibles.

o Son invisibles para las herramientas de recuperación de información que habitualmente utilizamos:
fundamentalmente motores de búsqueda.
o Difícilmente recuperables si no se sabe donde buscar.
o Lo que es invisible hoy puede convertirse en visible mañana.

¡Google estima que en 50 años será capaz de indizar la totalidad de la Web Invisible!

TIPOS Y ELEMENTOS DE LAS BASES DE DATOS.

Las bases de datos son: Volúmenes de información digitalizada, en formato alfanumérico y/o gráfico, accesible
a través del ordenador, en soporte electrónico que son creadas, mantenidas y explotadas por un programa
informático (SGBD, Sistema Gestor de Bases de Datos).

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Tipos de SGBD

Relacionales:

• Estructuran la información en
tablas.
• Permite operaciones algebraicas
• Campos de extensión definida, sin
subcampos y no repetibles

Referenciales:

Contienen los datos necesarios para identificar un

documento pero no el documento en sí.
Documentales:

• Formada por ficheros lineal, inverso

y de palabras vacías.
• Permite operaciones booleanas.
• Campos de extensión variable,
repetibles y con subcampos.

Factuales:

Contienen los datos necesarios para identificar un

documento y el documento en sí.

Diferencias entre bases de datos documentales (SRI) y bases datos relacionales (SGBDR):

1. Los registros en los SRI son documentos y no filas de una tabla.

2. Los campos de lo SRI tienen extensión variable.
3. La longitud de los campos buscables no se limita a 255 caracteres en lo SRI y sí en los SGBDR.
4. Los SRI permiten una recuperación libre de la información, o sea, sin necesidad de indicar el campo
en el que se desea buscar.
5. Los SRI son capaces de generar automáticamente índices en el interior de cada campo por cada
elemento (por palabra, por campo completo, por términos encerrados entre signos, etc.).
6. Los SRI son concebidos para almacenar y recuperar información textual. Los SGBDR están orientados
hacia el procesamiento convencional de datos (estructuras muy definidas).
7. Los SRI poseen mayor grado de rapidez que los SGBDR en la recuperación de aquellos registros que
satisfacen las condiciones de búsqueda.

Los elementos que componen las bases de datos y organizan la información son:

Tablas: Sólo aparecerán en las bases de datos relacionales en las que intervienen varios objetos de la realidad,
cada uno descrito en una tabla. Para poder relacionar objetos sus ocurrencias deben estar agrupadas en una
tabla.

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Registros: Representación de una ocurrencia de un objeto de la realidad.

Campo: Cada una de las características que definen al objeto.

CREACIÓN Y APLICACIÓN DE BASES DE DATOS.

Fases para el diseño de una base de datos:

1. Estudiar las necesidades y características de los usuarios.

2. Analizar el tipo de información.
3. Definir la cobertura temática, cronológica y/o geográfica.
4. Seleccionar el programa informático y el soporte físico.
5. Diseñar la estructura de campos
6. Normalización del contenido.

Diseño de una base de datos para gestionar una academia.

1. Su actividad fundamental es la organización de cursos, para que la academia funcione correctamente

tendrá que controlar que se den los requisitos necesarios para la impartición de los cursos:
mínimo/máximo número de alumnos, profesores adecuados, sedes identificadas. Nuestros usuarios
serán los trabajadores administrativos de la academia con una formación en aplicaciones de oficina.
2. La información hace referencia a los cursos, los alumnos que los reciben y los profesores que los
imparten. Es por lo tanto una información que relaciona tres objetos de información, curso, alumno y
sede.
3. ¿La información debe recoger tanto los cursos ya impartidos?
4. Teniendo en cuenta la naturaleza relacional de la información y los conocimientos de office que se les
supone a nuestros usuarios, la herramienta seleccionada será Access. El soporte será el HD del
personal administrativo, ya sea de ordenador personal o de servidor de la red de datos al que se
conecte el personal administrativo de la academia.
5. ¿Qué información necesitamos para poder identificar a un alumno? IdAlumn@, Nombre, Apellidos,
Localidad, Edad y Teléfono

¿Qué información identifica a los profesores? DNI, Nombre, Apellidos, Titulación, Nacimiento,
Dirección, Ciudad, Código Postal y Fecha de contrato

¿Cuáles son los datos para describir un curso? Código, Nombre, Sede, Materia e Inicio

¿Cómo localizar las sedes? Código, Dirección, Localidad y Código Postal.

¿Cómo relacionar al profesor con el curso que imparte, los alumnos matriculados y la sede en la que
se desarrollará? Los cursos son impartidos por uno o varios profesores que a su vez pueden intervenir
en varios cursos, relación N:M, además la propia relación tiene un atributo, ¿cuántas horas imparte el
profesor en el curso, cuánto cobrará? Los alumnos reciben un curso y la relación no tiene atributos
propios. Cada curso se imparte en una de las sedes.
6. Es necesario que sea el mismo término el que se emplee para la descripción del contenido de los
cursos similares y que ese término no se use en cursos diferentes. Por ejemplo, los cursos titulados
Javascript, HTML, CSS y Dreamweaver, los tres primeros deben llevar la materia: lenguajes web pero
no el último. Los nombres de las personas deben introducirse en la misma forma siempre, José L., José

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 Luis, J. Luis; tres formas diferentes de un mismo nombre es tratado como tres nombres diferentes por
la aplicación.

TEMA 3: LA DOCUMENTACIÓN EN PRENSA.

CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN EN PRENSA.

La evolución del estudio de la Documentación Periodística ha identificado diferentes características sobre el

objeto a tratar, la información de actualidad. García Gutierrez y Lucas en 1987 [1]definieron entre otras:

Enciclopedismo: Ningún tema es ajeno al interés informativo, tanto del medio como del público del mismo.
La temática es, por tanto, potencialmente infinita e incluso puede ser inter y multidisciplinar. El trabajo
documental informativo tiene que estar abierto, consecuentemente, a nuevos ámbitos, tanto en lo relativo a
las fuentes de verificación como en lo relacionado con la organización documental de cara a la recuperación.
Constantemente se estarán actualizando, por ejemplo, categorías temáticas, índices,...

Universalidad: La información de actualidad tiene vocación universal en tanto en cuanto puede proceder de
cualquier lugar geográfico, de cualquier fuente posible, transmitirse por cualquier medio (por ejemplo,
Internet actualmente. Los blogs son, cada día más, fuentes de información de actualidad) y dirigirse a cualquier
público.

Despersonalización de fuentes: En muchos casos, el camino desde la recepción de una información

(procedencia incierta) hasta su presentación final produce una pérdida de autoría y, consecuentemente, de
responsabilidad acerca de la misma; y, al mismo tiempo y por contraste, para el público que confía en un
medio concreto éste es fuente de información fiable.

Moda y espectáculo: Temas intrascendentes se convierten en noticias de actualidad que generan cantidades
ingentes de documentos que pueden saturar una base de datos (por ejemplo, el tema del traje de boda de
Belén Esteban).

Dispersión de fuentes: Mientras las fuentes informativas de actualidad no tienen fronteras ni geográficas, ni
de enfoques, ni de modos, no de audiencias, ni de tipos de hechos, la Documentación Informativa debe reunir
en una misma base de datos todos los temas, hechos, modos,..., que recogen los documentos de su medio, es
decir, debe concentrar todos y procurar servirlos al usuario (comunicador) de manera sencilla y accesible.

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Obsolescencia: El período de vigencia de una noticia de actualidad es muy corto, el documentalista informativo
debe separar las noticias que pueden tener interés más adelante de las que no pasan de ser meras anécdotas.
Con el consiguiente riesgo de perder documentos que luego puedan ser usados para programas de anécdotas
tan de moda últimamente (programas de zapping, por ejemplo).

A estas características Amat y Blanco añadieron en 1996 [2]:

Redundancia cíclica: Existe un gran número de informaciones de actualidad que se repiten de manera cíclica
(el tiempo, datos estadísticos de natalidad, paro, operaciones salida y entrada de vacaciones,...). La misma
cadencia de la vida humana se produce según unos patrones que se repiten (boda, nacimeinto de hijos,
divorcio,...). Esta característica facilita a la Documentación Informativa el proceso selectivo de muchas
informaciones de actualidad que se sabe de antemano que serán necesarias en un período de tiempo fijado.

Multiplicidad de soportes: Los documentos de los medios pueden ser escritos, gráficos, de audio,
audiovisuales, o combinaciones de ellos. El tratamiento documental es distinto para cada tipo, pero ante una
necesidad informativa, el documentalista debe servirlos todos independientemente de su soporte, salvo que
el usuario nos exprese alguna indicación al respecto.

Latencia: Aunque las informaciones de actualidad se cierran y acaban en un período más o menos largo de
tiempo, siempre existe la posibilidad de que se reabran.

Ley del mínimo esfuerzo: La información de actualidad debe servirse en un tiempo muy corto, lo que produce
poca elaboración de los documentos que se presentan al público en muchos casos. Lo anterior provoca que
muchos documentos no alcancen la calidad necesaria para ser conservados como futuras fuentes fiables de
las informaciones recogidas en ellos.

La omisión: Los documentos en los que se recoge la información de actualidad omiten datos siempre por
distintos motivos: espacio, premura, línea editorial,.. Las omisiones de datos deben ser suplidas por el
documentalista en el momento de guardar los documentos seleccionados porque, pasado un tiempo, es muy
difícil localizarlos. Existen distintos tipos de omisión que corren paralelas a los motivos que la causan en cada
caso:

Omisión doxológica: Los datos omitidos se conocen, pero no aparecen los documentos. Esta omisión
es, por tanto, deliberada y puede ser, a su vez: manipulativa (los datos no presentes se usan para resaltar
otros presentes o para sugerir determinadas interpretaciones), o neutral (los datos omitidos son
suficientemente conocidos como para no tener que recordarlos al público)

Omisión agnósica: Los datos omitidos no se conocen y se produce una omisión involuntaria provocada
por la ignorancia.

Omisión impuesta: Los datos omitidos lo son por razones de espacio, tiempo.

PROCESO DOCUMENTAL DE LOS TEXTOS PERIODÍSTICOS.

Selección de los documentos periodísticos.

En el centro de documentación de cualquier medio existen unos ciertos de selección que velen porque los
documentos necesarios estarán en él a disposición de los usuarios cuando lo necesite.

18
Exclusión: Evitar la duplicación de contenidos, no introduciendo documentos cuyo contenido informativo ya
se encuentre en otro documento o fuente fiable.

Perdurabilidad: Desde el que se intenta determinar el grado de obsolescencia de la información contenido en

un artículo (cuál va a ser el tiempo de vigencia de los datos que se recogen en él).

Seguridad de utilización y novedad documental: Sólo pasarán al archivo permanente los documentos que se
utilizarán en el futuro y/o que contengan alguna novedad significativa acerca de la información que contienen.

Explicativo: Documentos que contribuyan a la claridad expositiva de las informaciones.

Editorial: Documentos que ayuden a apoyar la línea editorial del medio.

Limitativo: Documentos adecuados al tipo de medio.

Análisis formal y de contenido de los documentos periodísticos.

Una de las premisas de partida para estos documentos es la definición de la unidad documental, así, mientras
la unidad documental la constituye el periódico en el que aparece la noticia, el tratamiento y la inclusión en la
base de datos no es de la unidad documental completa (el ejemplar del día), sino de las noticias que contenía
el ejemplar por separado. A partir de ahora llamaremos documento no a la unidad documental completa,
ejemplar, sino a cada una de las partes que contiene el ejemplar (todas y cada una de las noticias que recoge
el ejemplar).

Los campos fundamentales que sirven como referencia bibliográfica y temática (análisis formal y de
contenido) de estos documentos (las noticias desglosadas de la unidad documental o ejemplar) son:

Autor. Responsable del documento.

Agencia. Si es un documento servido por una agencia.

Edición. En la que aparece el documento.

URL. Si se trata de un documento que está en Internet.

Fecha. En la que se publicó el documento.

Página. Página exacta de la unidad documental en la que se encuentra el documento.

Sección. En la que se encuentra el documento.

Género periodístico. Al que pertenece el documento.

Título. Del documento.

Resumen. De los contenidos infromativos del documento.

Clasificación. Identificadores temáticos generales. Temática general a la que pertenece el documento.

Indización. Identificadores temáticos específicos. Temática concreta sobre la que informa el documento.

19
Personajes implicados. Personajes de los que se informa.

Lugar (es) de desarrollo. Lugares geográficos en lo que se desarrolla los hechos sobre los que se informa.

Código IPTC. Códigos de marcado de documentos periodísticos establecidos por el Internacional Press
Telecommunications Council.

Resumen: Es una representación abreviada y precisa del contenido de un documento, sin interpretación ni
crítica y sin mención expresa del autor del resumen.

- Indicativo: Indica los temas superficialmente.

- Informativo: Representa explícitamente los aspectos significativos.
- Analítico: Evalúa la aportación del documento al desarrollo del conocimiento.

Clasificación: Descripción del contenido de un documento determinado su tema principal y uno o dos temas
secundarios que se traducen a términos normalizados de un lenguaje documental.

Indización: Representación del contenido de un documento de forma analítica, es decir, enumerando los
conceptos y/o palabras contenidos en el lenguaje de documental empleado:

Lenguajes documentales: Lista de palabras empleadas en los procesos de clasificación e indización que
pueden ser:

Libres: Se construye a la sobre la base de la indización en lenguaje natural de los documentos ya

registrados:

- Lista de palabras clave.

- Lista de descriptores libre.

Controlados: Se construyen a priori y recogen los términos que podrán emplearse en la indización:

- Lista de Autoridades.
- Tesauros.

FUENTES DE INFORMACIÓN.

• Legislación.

o Publicidad y comunicación institucional (nivel estatal y autonómico)

o BOE (legislación estatal)
o Aranzadi (de pago)

• Datos estadísticos.

o INE
o CIS
o Statista (de pago)

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 • BD bibliográficas.

o Dialnet (Ipmark anuncios, Control…mixta)

o CSIC. Bases de datos.
o Google académico.

• Hemerotecas de prensa.

o MyNews (de pago)

o MSN noticias
o Google Noticias recoge solo las ediciones electrónicas de fuentes informativas en castellano
pero no españolas por la legislación vigente (gratuito)

• Estudios de mercado.

o Ebiquity (antigua Xtreme Information, de pago)

o Informa (antigua Data Monitor, de pago)
o MDK (de pago)

• Seguimiento en redes sociales.

o Social Mention (gratis)

o Hootsuits (de pago con versión de evaluación)
o Rebold (de pago)

• Medios.

o AIMC
o Oblicua
o Formulatv

TEMA 4: DOCUMENTOS SONOROS.

CARÁCTERÍSTICAS GENERALES DE LA DOCUMENTACIÓN SONORA.

La gran expresividad de los sonidos puede concretarse en los siguientes puntos señalados por Cebrián
Herreros:

• Narran el ambiente de una situación mostrándonos la realidad.

• Sirven de fondo para la información.
• Pueden convertirse en información (no todo sonido es información ni puede o debe convertirse en
hecho noticioso).
• Subrayan una acción, un hecho, una declaración.
• Valoran con redundancia la palabra o la música.

21
 • Sustituyen la palabra por otro tipo de sonido. Un sonido puede evocar una situación, una persona, un
lugar, etc.
• Contrapuntean palabras, música y silencio.
• Aumentan el clima en una situación determinada.
• Fijan y concretan una situación. Este mismo autor determina las principales funciones de la información
sonora que se concentran en torno a tres ejes:

o Sonido como documento/testimonio de la realidad: representa de manera exacta los

acontecimientos recogidos por el sonido.
o Sonido como expresividad: el sonido ambiente es el más expresivo de la diferente tipología
sonora ya que es la mejor manera de representar emociones y sentimientos que no siempre dejar
entrever la palabra.

EL ANÁLISIS DOCUMENTAL EN LA RADIO

Descripción en la edición.

La descripción en el momento de la edición puede ser válida como una primera aproximación tratamiento
documental. Como describen Martínez se trata de una descripción somera, usando herramientas
documentales como puede ser el tesauro, con el fin de describir mínimamente los archivos de uso más
inmediato. No se corresponde con un tratamiento documental puesto que los documentos descritos son todos
aquellos que elabora la cadena, no hay selección, la descripción es a un muy bajo nivel y además no implica
una conservación por parte de la cadena más allá de un corto espacio de tiempo. A pesar de todo esto es una
opción muy útil para la localización de cortes de actualidad que por su contenido pueden ser demandados
para la elaboración de nuevos programas.

Guiones y parillas electrónicos, confeccionados por los propios redactores y con unos mínimos criterios
documentales, son la solución que la Cadena Ser plantea para recuperar de forma rápida y eficaz cualquier
fragmento de la emisión. Parillas y guiones electrónicos que en ningún caso sustituyen al servicio de
Documentación, pero que sí lo complementan.

Ejemplo de un guion electrónico del programa “Anda Ya”, en Los 40 Principales. A la izquierda encontramos
en forma de árbol el esquema de sus secciones. Para conseguir el fragmento de la emisión que nos interesa,
nos colocamos encima de él y pulsamos. Una vez recuperado el archivo de sonido, lo podemos escuchar, editar
o incluir tal cual en otro guion o pieza que estemos elaborando.

Ejemplo de parrilla electrónica con la programación de la Cadena SER. A la izquierda tenemos el esquema de
los programas de la SER en su franja horaria. Para conseguir el fragmento de la emisión que nos interesa,
primero nos colocamos sobre el programa que queremos (a la izquierda) y después, nos ponemos sobre la
sección que queramos (en el árbol de la derecha) y pulsamos. Una vez recuperado el archivo de sonido, lo
podemos escuchar, editar o incluir tal cual en otro guion o pieza que estemos elaborando.

El thesauro forma parte de las etiquetas obligatorias que hay que asignar a cualquier texto o audio para poder
almacenarlo en el sistema. Es decir, para que un redactor pueda guardar el texto de su pieza o un sonido,
deberá siempre asignarle tres campos obligatorios: el título, el programa y el término de thesauro.

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Descripción en el centro de documentación.

No son sólo documentos de carácter informativo los que se organizan en una fonoteca, también existe toda
una "galería de efectos" que son demandados para crear ambiente en determinados programas.

Efectos.

• Titulo para el efecto conciso y representativo.

• Explicación resumida o subtitulo del efecto.
• Descriptor temático que identifica claramente y sin ambigüedad el efecto.
• Descriptor connotativo que identifica, siempre de manera subjetiva, los sentimientos que provocaría el
efecto en el oyente.

FUENTES DE INFORMACIÓN.

• Efectos sonoros.

o FindSounds.
o BBC.
o Ministerio de Educación Banco de Imágenes y Sonido.
o Sshht.
o Elongsound.

• Locutores.

o Bodalgo.
o VoiceBunny.
o WorldWideWeb Voice.
o AudioRed.

• Música.

o AudioNetwork.
o PremiumBeat.com
o YouTube.

TEMA 5: DOCUMENTACIÓN FOTOGRÁFICA E ILUSTRACIONES.

CARACTERÍSTICAS DE LA FOTOGRAFÍA.

Además de las propiedades intangibles mencionadas en el apartado anterior es necesario tener en cuenta otra
serie de características que definen al documento fotográfico:

23
Bidimensionalidad: La plasmación de una realidad tridimensional en un plano bidimensional obliga al
fotógrafo a mirar desde una determinada perspectiva que, de forma intencional o, por el contrario, no
deliberada, modifica necesariamente la realidad que plasma.

Encuadre: La fotografía aísla y fija determinadas imágenes que quedan descontextualizadas de su entorno
natural.

Carácter estático: La fotografía elimina el movimiento o, en algunos casos, llega a fijar el movimiento.

Estructura granular: La fotografía posee una estructura discontinua mucho más gruesa que la de la realidad,
por lo que, en muchas ocasiones, no es fácil asimilar la representación fotográfica con la realidad que
representa.

Cromatismo: La fotografía es una representación no ya sólo de las imágenes sino también de los colores, por
lo que tampoco los colores completamente fieles a los reales.

Ausencia de estímulos no ópticos: En la representación de la realidad que supone la fotografía también

desaparecen, con respecto a la realidad, todos los estímulos que contextualizan la imagen, en especial, los
sonoros y los olfativos, aunque en algunos casos también podríamos hablar de los táctiles o, inclusive, los
gustativos.

Uso de la luz: La luz es uno de los elementos principales puesto que sin luz no hay fotografía y, además, la luz
por sí sola es capaz de modificar el significado de una fotografía de forma que el mismo escenario puede
parecer completamente distinto en función de la luz que se haya usado en ella.

EL ANÁLISIS DOCUMENTAL DE LA DOCUMENTACIÓN FOTOGRÁFICA.

Datos del análisis de la fotografía de prensa.

Autor: Autor de la fotografía.

Producción/distribución: Organismo o empresa productora y/o distribuidora del documento.

Fecha: De captación de la imagen original.

Título: De la fotografía individual, del reportaje o serie gráfica, si lo tienen.

Características técnicas del soporte: Tipo de soporte (papel, negativo,...) y dimensiones: si se conoce, se
consigna también el nombre del proceso fotográfico de cara al control para la conservación

Imagen electrónica: Tamaño, escala de color, origen,..., y los restantes datos del archivo.

Estado de conservación: Nivel de conservación (hay que establecer una escala de conservación: buena, mala,
regular, por ejemplo).

Número de unidades que comprende el documento: Cuando la fotografía pertenece a un reportaje o una
serie, si conocemos el dato del número total de fotografías que lo componen, podemos incluirlo. En este caso,
la unidad documental sería el reportaje o la serie, y debemos rellenar también el campo siguiente.

24
Código de reportaje o serie: Cuando decidimos que la unidad documental la compone la imagen aislada que
nosotros tenemos, entonces, rellenamos este campo y no el anterior, para poder identificar la procedencia de
la imagen y saber que existen otras imágenes relacionadas con la que tenemos.

Fecha de realización: Fecha en la que se hace pública (mediante su plasmación en papel, en la página web si
se trata de un periódico digital, etc.).

Lugar geográfico: Lugar en el que se realizó la fotografía.

Originalidad o copia: Si el documento que está en nuestro archivo es el original o si se trata de una copia de
otro documento.

Sección temática: Este campo irá en función de la organización del centro documental del medio que, a su
vez, irá marcada por el de la redacción (internacional, deportes, cultura,...).

Pie de foto: Pie de página con el que apareció la imagen en el medio.

Análisis de contenido.

Este proceso debe romper dos propiedades de la fotografía:

Poliformismo: El polimorfismo de la fotografía nos obliga, en el ámbito del periodismo, a relacionar cada foto
con un texto que la acompañe y sirva para contextualizarla, esto es, estamos obligados a documentar la
imagen. Desde el punto de vista documental, una imagen sin texto no es nada, lo importante es dar los datos
suficientes que permitan al periodista que quiera usarla, saber lo que refleja la foto. Para poder completar el
proceso de documentar la foto necesitamos saber: quién, qué, dónde, cuándo, por qué y cómo (6 Ws).

Polisemia: En el momento del análisis de contenido, el documentalista debe tener presente que la fotografía
‘existe’ o ‘significa’ en 3 momentos diferentes:

1. Momento de la creación.
2. Momento de su tratamiento documental.
3. Momento de su reutilización.

Campos para el análisis de contenido:

Estructura formal: Retrato (individual, grupo,…), escena, paisaje, paisaje urbano, etc.

Resumen: Descripción en lenguaje natural del contenido de la fotografía.

Descriptores onomásticos: Personas físicas o jurídicas que aparecen en la foto.

Descriptores geográficos: Lugares o ámbito geográfico de la foto.

Descriptores temáticos: Objetos, acciones, actividades, situaciones o conceptos relacionados con la

fotografía.

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FUENTES DE INFORMACIÓN.

• Imágenes en páginas web

o Google imágenes.
o Getty Images
o Pixabay

• Localizaciones

o Foorooms.com
o Tao Plus Localizaciones
o Film Madrid Oficina de Promoción de Rodajes de la Comunidad de Madrid.

• Carteles publicitarios

o Colección Carteles publicitarios de la BNE.

o Los carteles-La colección I Veca&Mugo.
o Dragon

TEMA 6: DOCUMENTACIÓN DE LA IMAGEN EN MOVIMIENTO.

CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN EN TELEVISIÓN Y DEL DOCUMENTO AUDIOVISUAL.

• Multidifusión.
• Reutilización.
• Tienen una función probatoria e histórico-cultural.
• Debe hacerse una copia para depósito judicial.
• Son una de las fuentes de ingresos del medio.

ANÁLISIS DOCUMENTAL DE LA IMAGEN EN MOVIMIENTO.

A la hora de llevar a cabo del análisis documental hay que tener en cuenta el tipo de programa o programas
que contiene cada documento y, en función de la temática, se realizará un tipo distinto de análisis. Los análisis
pueden ser de:

1. Programas completos
2. Fragmentos de programas
3. Segmentos (compuesto por varias secuencias relacionadas) / secuencias (compuesta por varios planos
que recogen el diferentes tomas del mismo hecho o acontecimiento unidos por una relación espacio-
temporal) / planos (un plano es una toma continua de cámara)

El análisis de un programa completo parte de la premisa de que los contenidos del documento aislados no van
a ser reutilizados y que el valor de conservación del programa sólo está en el conjunto. En este caso, el análisis
no implicará el visionado del mismo, y recogerá los siguientes apartados:

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 1. Ficha catalográfica técnica estándar:
o REFERENCIA: número de registro de entrada del documento en el centro de documentación.
o SIGNATURA: clave alfanumérica de su localización física; dirección de equipo y/o archivo si se
trata de un documento digital.
o TÍTULO: del programa.
o SERIE: si el programa pertenece a una serie.
o DURACIÓN: tiempo de duración completo.
o AUDIO-VÍDEO: descripción técnica de sonido (natural, locución,...) y del vídeo (color, blanco y
negro,..).
o PRODUCCIÓN: propia o externa
o FECHA DE EMISIÓN: día, mes, año y hora de emisión.
o CUADRO TÉCNICO: Producción, dirección, redactores, presentación, responsables de imagen,
sonido,...
o FORMATO: tipo de programa (reportaje, entretenimiento,...).
o ÁMBITO: geográfico que abarca el documento.
o TEMA: general del documento.
o DESCRIPTORES: geográficos, temáticos específicos, onomásticos (nombres de personas físicas
y jurídicas), y cualquier otro término que sea relevante para la identificación del documento.
o CONTENIDO/RESUMEN: Breve resumen del contenido del documento.
2. Indización: con vocabulario controlado (normalmente mediante un tesauro).
3. Resumen: sinopsis del documento completo.

El segundo tipo de análisis es el de fragmentos de un programa, en este caso, el punto de partida es, igual que
en el anterior, posible reutilización, pero ahora de partes aisladas del programa. Este tipo de análisis se usan
para tener separadas partes como entrevistas, reportajes, etc. que tienen suficiente entidad
independientemente del programa en el que se emitieron inicialmente. En este caso, el análisis implica el
visionado del programa y consta de:

1. Ficha catalográfica del programa al que pertenece (que será guardado también íntegro)
2. Código de tiempo: inicio y fin (minuto de inicio y de fin de la parte de la que se trate; minutado)
3. Título: breve descripción
4. Palabras clave: vocabulario controlado (tesauro)
5. Disposición de onomásticos: orden natural de aparición
6. Descripción de onomásticos: cargo, profesión y breve currículum de los onomásticos recogidos
7. Transcripción literal: del audio correspondiente a las frases relevantes entre signos ortográficos (los
signos ortográficos podrán ser cualesquiera, pero siempre se usarán los mismos para todas las
transcripciones literales)
8. Resumen: resumen del contenido del corte (principales respuestas, por ejemplo)

El tercero de los tipos de análisis es el más usado en los documentos cuyo contenido tienen un alto grado de
reutilización, como por ejemplo de informativos, y es el de planos, secuencias o segmentos. Este tipo de
análisis implica el visionado y el minutado completo del programa, o de las partes que se haya decidido analizar
por planos, secuencias o segmentos, por su alto valor de reutilización.

Como en el caso anterior debe llevar, además, la ficha técnica de programa al que pertenece.

El análisis por planos, secuencia o segmento tiene, a su vez, 3 componentes: audiovisual, formal y connotativa.

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Desde la perspectiva audiovisual, el análisis debe:

1. Omitir: descripciones de imágenes de escaso interés documental (repetitivas,...)

2. Código de tiempo: en este caso sólo se recoge el minuto de inicio de plano.
3. Resumen: de forma escueta, no descriptiva ni telegráfica, lo contenido en el plano (visual y audio –el
audio que no está reflejado en las imágenes debe ir dentro de algún signo ortográfico que se haya
acordado, y siempre se usará el mismo-); vocabulario preestablecido (siempre el mismo verbo para la
misma acción, y siempre en gerundio)

La perspectiva formal es aquella que se encarga de recoger las preferencias de los realizadores del medio, y
debe recoger con ellos, por ejemplo, qué tipos de planos prefieren. Una vez establecidas y acordadas las
preferencias de los realizadores, el trabajo documental siempre observará:

1. Tipo de plano: del o de los elegidos por los realizadores, al menos una vez para cada onomástico.
2. Calidad de imágenes o de contenido: se dará preferencia, según las instrucciones de los realizadores,
a la calidad de las imágenes o a la de los contenidos según el caso.

Por último, se atenderá a la perspectiva connotativa. Desde esta perspectiva, el documentalista tratará de
identificar todos los elementos de carácter subjetivo que contiene el plano: tristeza, miedo, alegría, ternura ...

FUENTES DE INFORMACIÓN.

• Vídeos

o Gettyimages Videos
o YouTube
o Ministerio de Educación Banco de Imágenes y Sonido

• Anuncios

o TVAnuncios
o Publidocnet
o Premios AMPE
o AdForum
o Dragon

• Películas

o Icaa (Catálogo de Cine español)

o Historic Films
o Filmaffinity (fichas, trailers, críticas)

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TEMA 7: DOCUMETACIÓN EN LA COMUNICACIÓN CORPORATIVA.
CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN EN LA COMUNICACIÓN CORPORATIVA.

• Corporativa: la que utiliza una empresa o institución para su funcionamiento. El quehacer diario de una
empresa se refleja aquí.
• Este tipo de documentación tiene doble valor: El que la empresa funcione en su día a día y demostrarle
a alguien los gastos y movimientos.
• Es necesario tener una copia de la documentación fuera de la empresa.
• La documentación genera una identidad corporativa.
• Reflejan el quehacer diario.
• Permiten mejorar la capacidad de respuesta, innovación y aprendizaje permanente.
• Además, permiten justificar actos legales, contables o administrativos.
• Es necesario garantizar su custodia en caso de catástrofe.
• Generan la imagen corporativa a partir de la comunicación de la identidad empresarial.

PROCESOS DOCUMENTALES.

Según Lafuente los procesos documentales deben observarse en un marco más amplio de Gestión de
Contenidos Empresariales (Enterprise Content Management ECM).

Gestionar contenidos, desde la captura de la imagen, la gestión de los ficheros, contenidos web, federación
de contenidos o incluso la colaboración entre usuarios.

Gestionar procesos, donde entran los “workflows” o flujos de trabajo, los formularios para registros, la
simulación de los procesos, su análisis y posterior mejora.

Cumplir regulaciones, debido a la entrada en vigor de legislación nacional y europea, la realización de

auditorías o inspecciones de cualquier tipo.

GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y DEL CONOCIMIENTO.

Según Inclán desde el Servicio de Gestión Documental Corporativa del Banco de España la implantación de un
Sistema de Gestión Documental Corporativa permite:

• Almacenar cada tipo de documentación en soportes óptimos.

• Reducir los tiempos de búsqueda.
• Automatizar el control de los documentos a través de los ciclos de vida.
• Asegurar el acceso a la última versión del documento y coordinar de modo global los cambios y
disponibilidades (soportar variedad de formatos).
• Garantizar la seguridad mediante pistas de auditoría y trazabilidad.
• Simplificar la integración con la Ofimática, herramienta de correo y otras aplicaciones.
• Generar informes automáticos.

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