Desarrollo de la auditoría
EVIDENCIA: AA3-EV2
TALLER REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la AA2, escoja un (1)
proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y
realice los siguientes puntos:
a) Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la
asistencia de la “Reunión de apertura”.
REUNION DE APERTURA
EMPRESA: GRUPO HDA
Representante: HILDA CHAVERRA
Dirección: Calle 28n23-47 Medellín
Tel:(604) 4256382
Cargo: Gerente General
Correo electrónico: [Link]@[Link]
De: Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad
Correo electrónico: [Link]@[Link]
Menorando reunión de apertura
Para: “responsable de proceso” / Copia “Alta Gerencia”
De: “responsable de Ejecutar la auditoria”
Fecha: “del memorando”
Objetivo: Verificar mediante auditoría interna de la compañía el estado actual y la
eficacia del Sistema de Gestión de Calidad en el proceso de “Gestión Humana y
establecer las mejoras a las que haya lugar en la empresa GRUPO HDA.
Alcance: Verificar si las actividades actuales en el proceso de “Gestión Humana”
concuerdan con las normas y los procedimientos establecidos junto con los formatos
empleados y políticas de la empresa mediante instructivos de acuerdo a la norma
SGC.
Criterios de Auditoria
Sistema Gestión de Calidad (SGC)de Medical Research Council(MRC)
Política de Cliente
Manual de Procedimientos
Norma ISO 9001:2015
Política Anticorrupción de la empresa
Política de contratación de la empresa
Delia Páez Alonso
Desarrollo de la auditoría
Procedimiento “Gestión Humana”
Manual de funciones
Manual de procedimientos
Oficialización de la Auditoria Reunión de Apertura:
1 de diciembre de 2023, Hora 8:00am
Reunión de Cierre:
1 de enero de 2024, Hora 3:30 pm
De manera respetuosa nos permitimos dirigirnos a usted responsable del proceso
de “Gestión Humana” con el fin de informarle que de acuerdo con el cronograma de
auditoria establecida por el Área de Control Interno y aprobado por la alta gerencia
de la empresa, se debe llevar a cabo la auditoria de su dependencia en el presente
mes, con el fin de verificar los objetivos planteado en el presente memorando,
la visita será precedida por el área de Auditoria, se requiere de su disposición y de
su equipo de trabajo de acuerdo el tiempo y solicitudes realizadas, es necesario que
para le reunión de apertura cuente con su personal a cargo.
En la reunión se presentará el plan de auditoría a ejecutar junto con
la documentación y visita inicialmente requeridas; pueden seguir el criterio del
equipo de trabajo auditor, se puede solicitar información adicional.
Cordialmente,
Control Interno de la empresa.
Indicadores
Indicadores de Rotación Personal
Indicadores de Gestión Procedimiento Para Auditar
Contratación de funcionarios
Bienestar y salud ocupacional
Formación del personal
Liquidación y finalización de costo
Afiliación del personal
Responsable Área:
b) Diseñe un formato para la corroboración del personal asistente, en éste mismo
formato se debe plantear: (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha,
proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), nombre, documento, cargo y
firma de los asistentes.
Delia Páez Alonso
Desarrollo de la auditoría
“Nombre de los funcionarios designados por el área de Control Interno para realizar
la Auditoria”
ASISTENTES Equipo Auditor de Gerencia de Calidad
Nombre Cargo Firma
Delia paz alonso Experto técnico SGC
Hilda Chaverra Ingeniero de proceso
Andrés Valencia Ingeniero de proceso
AUDITADOS Coordinador de la entrega de materiales para la construcción.
Nombre Cargo Firma
Camilo Alonso Coordinador de proceso
Rigo Uran Receptores materiales
Betty Valencia Entrega de materiales
PROCESO Y ACTIVIDADES PARA AUDITAR
FECHA: 1 DE DICIEMBRE 2023
PROCESOS Y/O ACTIVIDAD AUDITOR CARGO HORA
Reunión de apertura Carmelo Pérez Representante 7:45 am
Experto
Dirección de sistema. 4,1 5,1 5,2 5,3 Sixta Mercado Secretaria 8:00am
5,4 5,5
Tramites: 7,1 7,5 8,2 8,2,4 8,3 8,5 John Duarte Coordinador de 10:00am
plantas
ALMUERZO [Link] m
Medición y análisis de mejora Shanna Mendoza Ingeniero de proceso 3:00 pm
Reunión de cierre Humberto Noguera Representante 4:30pm
Experto técnico
OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en
idioma español.
Delia Páez Alonso
Desarrollo de la auditoría
c) Revisión documental durante la realización de la auditoría.
No Documento Revisado Observaciones del Documento
1 Política de contratación revisión estándares ISO. actualización y posibles
oportunidades de mejora.
2 Evaluación conocimientos política de Compresión y conocimiento de la política calidad y objetivos
calidad y objetivos
3 Procedimiento de contratación (evidencia revisión de hoja de vida al azar y su debida estandarización de
hoja de vida de funcionario) calidad.
d) Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de
recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de
Chequeo, entrevistas).
Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas
y escritas
e) Generación de hallazgos de auditoría.
Fecha: 1 diciembre 2023 Auditor (es): Grupo auditor
Proceso Auditado: Gestión Humana Auditado (s): Dueño del proceso
No Criterios de Auditoria Evidencias de Hallazgos de la C NCM Núm.
Auditoría Auditoría
1 Proceso de contratación. Política de contratación Se evidencia que la X
contratación de los
funcionarios se está
haciendo acorde a las
normas establecidas
2 Evaluación, conocimiento, Conocimiento y Se evidencia que un 40% X
política de Calidad y comparaciones de la de los funcionarios que
objetivos. política y objetivos de interactúan en el proceso
calidad. no cuentan con el
conocimiento requerido.
3 Procedimiento de bienestar Estandarización de Se evidencia la X
y salud ocupacional. los documentos y implementación que no se
referencia en los encuentran estandarizados
procedimientos. y adicional no son
referenciados en el
procedimiento matriz
4 Procedimiento formación de Estandarización de El procedimiento se ajusta X
persona los documentos y de acuerdo con los
referencia en los documentados y sus
procedimientos. documentos se encuentran
debidamente
estandarizados.
5 Liquidación y financiación Revisión de formatos Se evidencia que no existe X
de contratos de retiros y hojas de formatos ni entrevistas de
Delia Páez Alonso
Desarrollo de la auditoría
vida al azar y su retiros de funcionarios de
debida estandarización acuerdo con los
de calidad. procedimientos
6 Proceso de afiliación de Revisión de plantillas La afiliación de los X
personas de afiliación de los funcionarios se hace
últimos tres meses. a tiempo y en los
términos requeridos
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor
f) Prepare y realice las conclusiones de auditoría.
Se debe revisar constantemente los procedimientos auditados a fin de
actualizarlos cuando se requiera en busca de mejoras optimización del
mismo.
Implementarlas acciones correctivas necesarias y a las que haya lugar a fin
de subsanar las no conformidades resultado de auditoría.
Se requiere que el personal a cargo conozca y comprenda la Política de
Calidad y los objetivo
Se requiere actualizar el procedimiento de bienestar y salud ocupacional de
acuerdo con la No Conformidad Mayor (NCM) hallada.
g) Realización de reunión de cierre: Diseñe un formato para la corroboración del
personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear los objetivos de la
reunión, nombre, documento, cargo y firma de los asistentes.
(Ver punto B. de esta actividad).
h) Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo
de esta actividad.
Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizado
y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades
de una función las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de
determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una
organización.
Se debe estar atento a todos los posibles hallazgos que se puedan evidenciar, se
debe buscar que el dueño del proceso se encuentre lo más disponible posible para
entregar toda la información, para que la auditoria pueda ser concluyente por parte
del auditor.
Delia Páez Alonso
