PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE
● Denominación del Programa de Formación: Técnico en Emprendimiento y Fomento Empresarial.
● Código del Programa de Formación: 134102
● Nombre del Proyecto Formativo: apoyo en la creación de nuevos emprendimientos con enfoques sociales, económicos y
ambientales, a partir de planes de negocios generados por los aprendices del área de influencia del CBA.
● Fase del Proyecto: Análisis
● Actividad de Proyecto Formativo: Reconoce y aplica las técnicas para la generación de documentos empresariales
implementando los medios digitales.
● Resultados de Aprendizaje: RAP 1 Organizar la documentación de la empresa de acuerdo con la normativa vigente
● Duración de la Guía de Aprendizaje: 32 horas.
2. PRESENTACIÓN
Al mencionar la palabra "archivo", pueden surgir diversas imágenes en nuestra mente: un estante repleto de documentos, una caja
de almacenamiento, un depósito organizado, una carpeta física o digital, o incluso un índice alfabético. Estas representaciones no se
alejan de la realidad. El término "archivo" es polisémico, lo que significa que puede tener múltiples significados. Sin embargo, una de
las definiciones más completas que abarca todos estos
conceptos es la siguiente: un archivo es el conjunto de
documentos, sin importar su fecha, forma o soporte material,
que se acumulan de manera natural por una persona o
entidad, ya sea pública o privada, a lo largo de su gestión.
Estos documentos se conservan respetando un orden
específico y sirven como testimonio e información tanto para
la entidad que los genera como para los ciudadanos,
además de constituir fuentes históricas. (Dirección de
Información y Tecnología del ICBF).
A lo largo de esta guía y en las sesiones de socialización con
su instructor(a), tendrá la oportunidad de familiarizarse con
Fuente: https://surl.li/phexce el vocabulario archivístico, algunos procesos del Programa
de Gestión Documental y la normativa que los regula.
¡Bienvenidos!
3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
3.1 Actividades de reflexión inicial:
La organización de la documentación en una empresa es un proceso fundamental que no solo garantiza un flujo de trabajo más
eficiente, sino que también asegura el cumplimiento de la normativa vigente. En un entorno empresarial cada vez más regulado, es
esencial que las organizaciones mantengan sus documentos en orden y accesibles. Esto implica conocer las leyes y regulaciones
que rigen el sector específico de la empresa, así como los requisitos generales de documentación. Una gestión documental adecuada
no solo facilita la auditoría y la transparencia, sino que también protege a la empresa de posibles sanciones legales y mejora la
confianza de clientes y socios.
Además, la correcta organización de la documentación permite a las empresas optimizar sus recursos y tiempo. Al tener un sistema
de archivos claro y bien estructurado, los empleados pueden acceder rápidamente a la información necesaria, lo que se traduce en
una mayor productividad y en una toma de decisiones más ágil. Implementar herramientas tecnológicas, como software de gestión
documental, puede ser una solución eficaz para mantener la documentación actualizada y conforme a la normativa. En resumen,
invertir en la organización de la documentación no solo es un requisito legal, sino una estrategia clave para el crecimiento y la
sostenibilidad de la empresa en un mercado competitivo.
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3.1.1 Descripción de la actividad: Estimado aprendiz, a continuación, se presentan 5 preguntas relacionadas con el texto planteado
en la reflexión inicial, por favor de respuesta a ellas:
1. ¿Cuáles son las principales consecuencias de una mala organización de la documentación en una empresa?
2. ¿Qué papel juegan las leyes específicas del sector en la gestión documental de una organización?
3. ¿Cómo puede un sistema de archivos estructurado contribuir a la productividad de los empleados?
4. ¿Qué beneficios ofrece la implementación de software de gestión documental en el cumplimiento normativo?
5. ¿De qué manera la organización de la documentación refuerza la confianza de clientes y socios hacia la empresa?
Ambiente requerido: Salón de clase o Sala de sistemas.
Estrategias o técnicas didácticas activas: Preguntas y respuestas.
Materiales de formación: No aplica
Material de apoyo: No aplica
Duración de la actividad: 2 horas.
3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje:
Estimado aprendiz, al promover un entorno de aprendizaje colaborativo, se fortalece la habilidad para organizar y clasificar la
información de manera efectiva, lo que contribuye al desarrollo de habilidades esenciales para su formación académica y profesional.
3.2.1 Estimado aprendiz, le han asignado un proyecto en el que debe ayudar a tu familia a organizar los documentos importantes del
hogar. La casa ha acumulado una gran cantidad de papeles, incluyendo recibos, facturas, documentos médicos, garantías de
productos, y otros papeles importantes. Su tarea es crear un sistema de organización que facilite el acceso y la gestión de estos
documentos.
Descripción de la Actividad: Desarrollar un sistema de organización de documentos
que sea fácil de implementar y mantener, asegurando que todos los miembros de la
familia puedan encontrar lo que necesitan rápidamente; deben presentar su sistema de
organización en un cartel que muestre su proceso y cómo planean mantener el sistema
en el futuro.
Ambiente requerido: Salón de clase o sala de sistemas.
Estrategias o técnicas didácticas activas: Estudio de caso y cartel
Materiales de formación: Equipo de cómputo, hojas de papel, pliego de papel
Material de apoyo: Cartilla de ordenación documental.pdf y V16_Guia_SGDEA.pdf
Duración de la actividad: 3 horas.
3.3 Actividades de apropiación: Estimado aprendiz, la apropiación del conocimiento Fuente: https://surl.li/kbulaz
es un ciclo continuo de aprendizaje y crecimiento personal y colectivo.
A continuación, se desarrollarán temáticas propias del resultado de Aprendizaje RAP 1“Organizar la documentación de la empresa
de acuerdo con la normativa vigente”.
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3.3.1 El ciclo vital del documento es un concepto clave en la gestión documental
que describe las diferentes etapas por las que pasa un documento desde su creación
hasta su disposición final.
El ciclo comprende varias etapas o fases, entender cada una de estas es esencial para
garantizar una gestión eficaz de los registros y la información dentro de una
organización. Esto ayuda a optimizar los recursos, cumplir con los requisitos legales y
regulatorios, y preservar la memoria institucional a lo largo del tiempo.
Descripción de la actividad: Estimado aprendiz, En el siguiente cuadro de columnas
describa cada una de las etapas o fases del ciclo vital de los documentos. Tenga en
cuenta la explicación ofrecida por su instructor y el material de apoyo suministrado.
Fuente: https://surl.li/alqfrg
ETAPA IMAGEN DESCRIPCION
1-Producción
2-Recepción
3-Distribución
4-Trámite
5-Organización
6-Consulta
7-Conservación
8-Disposición Final
Ambiente requerido: Salón de clase o Sala de sistemas.
Estrategias o técnicas didácticas activas: Cuadro de columnas
Materiales de formación: Equipo de cómputo, hojas blancas
Material de apoyo: El Ciclo de vida documental 8 etapas claves para las empresas.mp4
Evidencias de aprendizaje: Cuadro comparativo ciclo vital del documento
Instrumentos de evaluación: Lista de chequeo
Duración de la actividad: 3 horas.
3.3.2 Existen tres tipos de archivos que son fundamentales en la gestión documental de una organización, estos son el archivo
central, el archivo de gestión y el archivo histórico.
Los archivos mantienen la memoria institucional, apoyan las operaciones diarias y preservan la herencia organizacional, es decir son
fundamentales para el funcionamiento eficiente y la continuidad de una empresa.
Tomando como referencia el Artículo 23 de la Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y otras
disposiciones; desarrolle la siguiente actividad:
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Descripción de la actividad: Estimado aprendiz, Elabore un mapa conceptual donde se evidencie los tres tipos de archivos con su
descripción e importancia. Tome el material de apoyo suministrado por su instructor o consulte vía internet; no olvide referenciar la
información.
Ambiente requerido: Salón de clase o Sala de sistemas.
Estrategias o técnicas didácticas activas: Mapa conceptual
Materiales de formación: Equipo de cómputo, hojas de papel
Material de apoyo: Ley 594 de 2000.pdf
Evidencias de aprendizaje: Mapa conceptual tipos de archivos.
Instrumentos de evaluación: Rúbrica
Duración de la actividad: 3 horas.
3.3.3 La organización y gestión documental son procesos críticos para cualquier empresa en Colombia, ya que no solo facilitan el
acceso y uso de la información, sino que también mejoran la eficiencia operativa.
La Ley 1712 de 2014 subraya la importancia de una adecuada organización que permita a los ciudadanos y partes interesadas
acceder a la documentación pertinente. Implementar un sistema de gestión documental, como el Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos (GDE), es fundamental para estructurar y almacenar información de manera efectiva.
Asimismo, la clasificación de archivos en categorías temáticas, alfabéticas o numéricas, conforme a la Ley 594 de 2000, garantiza
que los documentos sean fácilmente localizables y cumplan con las normativas vigentes, asegurando así la transparencia y eficiencia
en la gestión de la información.
Además, la ordenación, depuración y
conservación de documentos son prácticas
esenciales que contribuyen al mantenimiento de
archivos organizados y actualizados. La ordenación
sistemática permite una rápida recuperación de
documentos, mientras que la depuración ayuda a
eliminar información irrelevante, optimizando el
espacio y reduciendo costos de almacenamiento. Las
políticas de conservación, en cumplimiento con las
normativas mencionadas, deben incluir medidas de
seguridad y digitalización para preservar la integridad
de la información a largo plazo.
Fuente: https://surl.li/bxxntq
Al adoptar estas prácticas, las empresas no solo
cumplen con las regulaciones legales, sino que
también fortalecen su capacidad para operar de manera eficiente y transparente, lo que puede mejorar la confianza de sus clientes y
socios comerciales.
Descripción de la actividad: Estimado aprendiz, para llevar a cabo el siguiente taller de ordenamiento efectivo, es fundamental
poseer habilidades previas en la organización y clasificación de la información, así como en la depuración de documentos. La
organización implica estructurar la información de manera lógica y accesible, mientras que la clasificación permite agrupar los
documentos en categorías que faciliten su localización y uso.
Previo al desarrollo del Taller, debe consultar el material de apoyo facilitado por su instructor.
Ambiente requerido: salón de clase o sala de sistemas.
Estrategias o técnicas didácticas activas: Taller de ordenamiento
Materiales de formación: Computadores, acceso a internet, hojas de papel.
Material de apoyo: Cartilla de ordenación documental.pdf, Gestión documental, archivo y normatividad Introducción.mp4.
Evidencias de aprendizaje: Desarrollo del Taller de ordenamiento
Instrumentos de evaluación: Taller
Duración de la actividad: 6 horas.
3.3.4. La normatividad en la gestión documental en Colombia se rige principalmente por la Ley 594 de 2000, conocida como el
Código General del Proceso, y la Ley 1712 de 2014, que garantiza el derecho de acceso a la información pública. Estas leyes
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establecen principios y directrices para la organización, clasificación, conservación y depuración de documentos, tanto en entidades
públicas como privadas.
La normativa busca asegurar la transparencia, la eficiencia en la gestión de la información y el cumplimiento de derechos
fundamentales, promoviendo prácticas que faciliten el acceso a la documentación y protejan los datos sensibles. Asimismo, se
requiere que las organizaciones implementen sistemas de gestión documental que cumplan con estos marcos legales, lo que
contribuye a una administración más responsable y accesible de la información.
NORMATIVIDAD/LEY Ley 594 de 2000 (Código General del Ley 1712 de 2014 (Ley de Acceso a la
Proceso) Información Pública)
OBJETIVO PRINCIPAL Establecer normas sobre la organización Garantizar el derecho de acceso a la
y conservación de documentos en el información pública y promover la
ámbito judicial y administrativo. transparencia en la gestión pública.
AMBITO DE APLICACIÓN Aplica principalmente a entidades Aplica a todas las entidades públicas y a
públicas y procesos judiciales. ciertas organizaciones privadas que manejen
información pública.
PRINCIPIOS Establece principios de organización, Promueve la transparencia, publicidad,
conservación y clasificación de participación y el derecho a la información.
documentos.
DERECHOS DE LOS No se centra en derechos de acceso, sino Reconoce expresamente el derecho de los
CIUDADADANOS en la gestión de documentos. ciudadanos a solicitar y recibir información
pública.
MECANISMOS DE ACCESO No establece mecanismos específicos Define procedimientos claros para que los
para el acceso a la información ciudadanos puedan solicitar información y
establece plazos de respuesta.
SANCIONES Y Establece responsabilidades para la Incluye sanciones para las entidades que
RESPONSABILIDADES gestión documental pero no sanciones incumplan con la obligación de proporcionar
específicas por falta de acceso. información.
CONSERVACION DE Detalla la conservación y el manejo de Enfatiza la importancia de la conservación de
DOCUMENTOS documentos en el contexto judicial. la información pública para garantizar su
disponibilidad.
Fuente: Ley 594 de 2000, la Ley 1712 de 2014
Descripción de la actividad: Estimado aprendiz, a continuación, tome la Ley 594 de 2000 y elabore un mapa conceptual con el
artículo 3 que trata de las diferentes definiciones fundamentales sobre archivo.
Adicionalmente tome la Ley 1712 de 2014 y elabore un mapa conceptual detallado con los artículos 2 y 3 que hablan de los
principios de acceso a la información.
Ambiente requerido: Sala de sistemas
Estrategias o técnicas didácticas activas: Mapa Conceptual
Materiales de formación: Equipos de cómputo y hojas de papel
Material de apoyo: Ley 594 de 2000.pdf y Ley 1712 de 2014.pdf.
Evidencias de aprendizaje: Elaboración de mapas conceptuales con las definiciones, principios de archivo y acceso a la información.
Instrumentos de evaluación: Rúbrica
Duración de la actividad: 6 horas.
3.4 Actividades de Transferencia el Conocimiento: Ha llegado el momento de que el conocimiento adquirido trascienda la teoría y
se implemente y comparta de forma práctica y eficaz.
La empresa “Electro Comercial S.A.S." realiza diversas actividades como la compra, venta y distribución de dispositivos electrónicos,
y debe llevar un control adecuado de sus documentos para cumplir con las normativas legales y garantizar una buena gestión interna.
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Dentro de los documentos con los que cuenta están: Facturas, recibos, comprobantes de pago, contratos con proveedores y clientes,
contratos de trabajo, hojas de vida, liquidaciones, Órdenes de compra, comprobantes de entrega, Informes de auditorías internas y
externas, comunicaciones relevantes relacionadas con la gestión, campañas publicitarias, estudios de mercado.
3.4.1. Descripción de la actividad: Estimado aprendiz, para dar solución al caso planteado, debe:
a. Clasificar los documentos de acuerdo con las actividades de la
empresa (compras, ventas, recursos humanos, contabilidad, etc.).
b. Establecer plazos de retención de acuerdo con normativas
legales y buenas prácticas en gestión documental.
c. Determinar qué se hará con los documentos una vez que se
cumpla el plazo de retención (archivo, destrucción, etc.). Y, por
último
d. Presentar la tabla de retención documental (TRD) de manera
clara y organizada, asegurando que sea fácilmente comprensible
para el personal de la empresa.
El modelo de la TRD, se encuentra en el material de apoyo facilitado
por su instructor.
Ambiente requerido: Salón de clase o sala de sistemas.
Estrategias o técnicas didácticas activas: Estudio de
caso_Tabla de retención documental (TRD)
Materiales de formación: Equipo de cómputo, hojas de papel
Material de apoyo: Tablas de Retención Documental - Contexto
General.mp4, Modelo de TRD Área Talento Humano AGN.pdf,
Minimanual_TRD.pdf, Formato Tablas retencion documental
TRD.pdf
Duración de la actividad: 9 horas.
Fuente: https://surl.li/qwlvvx
4. PLANTEAMIENTO DE EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE PARA LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO FORMATIVO.
Fase del Actividad del Técnicas e
Actividad de Evidencias de Criterios de
proyecto proyecto Instrumentos de
Aprendizaje Aprendizaje Evaluación
formativo formativo Evaluación
Análisis Reconoce y aplica - Elaborar cuadro -Cuadro de - Describe el ciclo -Lista de chequeo
las técnicas para la de columnas columnas ciclo vital vital de los
generación de describa cada del documento documentos -Rúbrica
documentos una de las etapas generados por la
empresariales o fases del ciclo empresa de -Taller
implementando los vital de los acuerdo con
medios digitales. documentos. Normativa.
- Elaborar un - Organiza los
mapa conceptual documentos en el
donde se archivo de gestión
evidencie los tres de la empresa
- Mapa conceptual
tipos de archivos cumpliendo con
tipos de archivos.
con su normas.
descripción e
importancia
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- Desarrollar un
taller de
ordenamiento
estructurando la
información de -Taller de
manera lógica y ordenamiento
accesible.
5. GLOSARIO DE TÉRMINOS
AGN: El Archivo General de la Nación es una institución encargada de la preservación, conservación y difusión del patrimonio
documental de un país.
ARCHIVO: Conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por una persona, familia, organización o gobierno en el curso
de sus actividades. Estos documentos son preservados y gestionados para su uso futuro, ya sea para fines administrativos, legales,
históricos o de investigación.
ARCHIVO CENTRAL: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad
respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y
particulares en general.
ARCHIVO DE GESTIÓN: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por
las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos
iniciados.
ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.
CARPETA: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Describe las etapas por las que pasa un documento desde su creación hasta su disposición final.
Estas etapas suelen incluir la creación, distribución, uso, conservación, eliminación o transferencia y disposición del documento.
CÓDIGO: Signo alfanumérico asignado a las series, subseries, formatos, guías y procedimientos para identificar y clasificar los
documentos. Sistema de signos y combinaciones de signos, cada uno de los cuales representa ciertos datos previamente
convenidos.
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS; Conjunto de acciones destinadas a preservar la integridad física y el contenido de los
documentos a lo largo del tiempo.
DEPÓSITO DE ARCHIVO: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos
de archivo.
DOCUMENTO: Registro o información fijada en un soporte físico o electrónico que puede ser utilizado como prueba o evidencia de
una actividad, transacción, decisión o evento.
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: Proceso de descartar o destruir documentos que ya no son necesarios para las operaciones de
una organización. Esta práctica se lleva a cabo de acuerdo con políticas y procedimientos establecidos.
FOLIO: Hoja.
GUÍA: Documento que detalla una(s) actividad(es) inherente a un proceso o procedimiento, que por su grado de complejidad y
facilidad de comprensión requiere aclararse.
LEGAJO: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.
SERIE: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto
productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas
SUBSERIE: Unidad documental específica que por sus características forma parte de la Serie.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna
el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Es el medio físico que se utiliza para almacenar y conservar los
documentos tales como cajas, carpetas, tomos entre otros.
UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de análisis en el proceso de identificación documental. La unidad documental puede ser simple
cuando está constituida por un solo documento.
6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS
(BIBLIOGRAFÍA / WEBGRAFÍA).
1. Cabral, J., & López, E. (2009). Manual de gestión de archivos: Manual para la organización de archivos y documentos. Editorial
Club Universitario.
2. Fernández, J. R. (2007). Gestión de documentos electrónicos: Claves para la administración electrónica. Editorial UOC.
3. García-Santamarta, M. (2003). Conservación de documentos. Universitat de València.
4. Martínez, A. (2016). Conservación preventiva en archivos y bibliotecas: Guía para la elaboración de planes de conservación
preventiva. Trea Ediciones.
5. Ramírez Fernández, J. I. (2005). Gestión documental y archivos: Manual para archiveros, bibliotecarios y documentalistas.
Editorial Síntesis.
6. Saracevic, T. (2011). La organización de la información y la gestión de los documentos. Editorial UOC.
7. Sánchez González, J. C. (2018). Archivos y patrimonio documental: Conceptos básicos y aplicaciones. Editorial UOC.
8. Ortiz-Repiso Jiménez, R. (2006). Archivística: Archivos, documentos, información y conocimiento. Editorial UOC.
9. Torres, P. A. (2006). Manual de archivos de oficina: Génesis, organización, funcionamiento y conservación de documentos de
gestión. Editorial UOC.
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
Nombre Cargo Dependencia Fecha
Autor (es) Amanda Melgarejo Muñoz Instructora Coordinación Febrero 15 2025
Articulación_SENA–
Centro de
Biotecnología
Agropecuaria (CBA).
8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)
Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio
Autor (es)
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