PROCEDIMIENTO OPERATIVO Página: 1/9
ESTÁNDAR
MANEJO DE DEVOLUCIONES
F. de emisión: 11-01-2023
Código: POE-ALM-04 Versión: 02
F. de vencimiento: 11-01-2025
1. OBJETIVO:
Establecer los controles administrativos y operativos para la recepción y manejo de
devoluciones provenientes de clientes, y se realiza en el almacén de IGM.
2. ALCANCE:
Aplica a todos los productos y/o dispositivos médicos, devueltos por los clientes los
cuales se recepcionaran en el almacén de IGM.
3. RESPONSABILIDAD:
Director Técnico de ELH S.A.C., supervisar el cumplimiento del presente procedimiento.
Jefe y auxiliar o asistente de almacén de IGM, cumplir con el presente procedimiento.
Representante legal yCoordinador de almacén de ELH S.A.C., cumplir con el
presente procedimiento.
/o Gerente General de ELH S.A.C., Brindar las facilidades para el cumplimiento del
presente procedimiento.Director Técnico de ELH S.A.C., supervisar el cumplimiento del
presente procedimiento.
4. FRECUENCIA:
Cada vez que se presente una devolución.
5. MATERIALES:
F.ALM-16.4 Acta de recepción de productos (formato de IGM)
F-ALM-07 Registro de devoluciones.
F-ALM-01 Análisis organoléptico de productos y DM.
Etiquetas de Devoluciones ETI-ALM-01, ETI-ALM-02. (etiquetas de IGM)
Guías de Remisión y Facturas.
P-DTA-09 Procedimiento de retiro de productos del mercado.
P-ALM-12 Procedimiento de destrucción de productos.
6. DEFINICIONES:
Canjes: Intercambiar los productos previo acuerdo del cliente con la droguería.
Elaborado por: Q.F. Betty Mendoza Mestanza Revisado y Aprobado por: Carla Ramos Trelles
/ Director Técnico. / Representante Legal
Fecha: 11/01/2023 Firma: Fecha: 11/01/2023 Firma:
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ESTÁNDAR 6
MANEJO DE DEVOLUCIONES
F. de emisión: 1106-0108-
20231
Código: POE-ALM-04 Versión: 021
F. de vencimiento: 1106-0108-
20253
Devoluciones: Es el acto de regresar uno o varios productos o dispositivos médicos por
alguna deficiencia o observación en dicho producto. NA.
Producto y/o dispositivo médico: Incluye, los productos farmacéuticos; dispositivos
médicos; productos sanitarios; alimentos elaborados industrialmente, terminados,
envasados; y material de empaque.
Producto en mal estado: Se le llama al producto que se encuentra dañado, adulterado,
en condiciones no aptas para su uso.
7. PROCEDIMIENTO:
El procedimiento se aplicará en el almacén de IGM.
7.1. DEVOLUCIONDEVOLUCIÓN POR POSIBLE FALLA DE FABRICACION Y/O CALIDAD
7.1.1. Coordinador de almacén deDirector Técnico de ELH S.A.C. informa y a la vez
autoriza al almacén de IGM la recepción de alguna devolución previa
coordinación con el DTGerente General y/o Representante Legal de ELH S.A.C.
7.1.2.
7.1.3. Auxiliar, asistente y/o jJefe de almacén de IGM recibe el(los) producto(s)
devueltos(s) por el destinatario con la documentación respectiva (Guía de Remisión
Remitente, Factura, Guía Factura, etc.).
7.1.4.
7.1.5. Jefe y/o Auxiliar, asistente y/o jefe de almacén de IGM revisa que el documento indique
de manera clara y precisa los datos siguientes:
Nombre del cliente o Representante.
Descripción del producto.
Cantidad.
Lote y expira.
Motivo de la devolución.
Observaciones (indica la posible falla o defecto del producto).
7.1.6. Jefe y/o AAuxiliar , asistente y/o jefe de almacén de IGM contabiliza la devolución en
función al número de bultos y coloca “Recibido” firma los mismos indicando cantidad
de bultos y coloca los productos en el área de recepción.
7.1.7.
7.1.8. El jefe de almacén de IGM revisa los productos devueltos al 100 % a nivel de
código, lote, expira, etc y el estado de las mismas.
7.1.9.
7.1.10. El jefe de almacén de IGM emite el formato F.ALM-16.4 (IGM). El
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ESTÁNDAR 6
MANEJO DE DEVOLUCIONES
F. de emisión: 1106-0108-
20231
Código: POE-ALM-04 Versión: 021
F. de vencimiento: 1106-0108-
20253
7.1.11. Auxiliar, asistente del almacén de IGM confirma las cantidades entregadas por el
jefe de almacén y firma el Formato F.ALM-16.4 (IGM) en señal de conformidad y ubica
los productos físicamente en el área de devoluciones.
7.1.12.
7.1.13. El jefe de almacén de IGM entrega el formato F.ALM-16.4 al Director Tecnico de
ELH S.A.C. para que inicie su evaluación.
7.1.14.
7.1.15. El Director TTécnico de ELH S.A.C., revisa los productos devueltos, para
confirmar los defectos del producto, objeto de reclamo de calidad y deriva los mismos
al área correspondiente según análisis organoléptico efectuado.
7.1.16.
7.1.17. El Director TTécnico de ELH S.A.C., entrega al jefe y/o auxiliar, asistente y/o jefe
de almacén de IGM el formato F.ALM-16.4. Además, adjunta el registro en el formato
FOR-ALM-07 “Registro de devoluciones” mediante el sistema SIGA , plataforma de
IGMel F-ALM-01 con el status de los productos y debidamente firmada.
7.1.18.
7.1.19. Auxiliar, asistente de almacén de IGM entrega la documentación de la devolución
junto con el formato F.ALM-16.4 al jefe de almacén de IGM para que este sea
procesado en el sistema.
7.1.20.
7.1.21. Auxiliar , asistente de almacén de IGM ubica los productos físicamente en el área
correspondiente de acuerdo al formato el formato F-ALM-01
7.1.22. .
7.1.23. Auxiliar , asistente de almacén de IGM entrega el formato F.ALM-16.4 al jefe de
almacén de IGM debidamente firmada como constancia de haber realizado el traslado.
7.2. PRODUCTOS NO RECEPCIONADOS EN DESTINO
7.2.1. El cliente comunica a nuestro transportista Transportes Alesa S.A.C., el motivo por
el cual no recibe los productos.
7.2.2.
7.2.3. El Transportista comunica al coordinador Director Técnicode almacén de ELH
S.A.C., acerca de la no recepción total o parcial de los productos.
7.2.4.
El Director Técnico de Coordinador de almacén de ELH S.A.C., comunica al jefe de almacén de
IGM sobre la devolución, recibe los productos devueltos en función a la Guía de Remisión, o
Factura e ingresa los mismos al área de recepción.
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ESTÁNDAR 6
MANEJO DE DEVOLUCIONES
F. de emisión: 1106-0108-
20231
Código: POE-ALM-04 Versión: 021
F. de vencimiento: 1106-0108-
20253
7.2.5. Coordinador de almacén de ELH S.A.C., indica si la devolución ingresara al área de
almacenamiento o se reprogramara su despacho, previa indicación del cliente
7.2.6. Después del ingreso al almacén de IGM, Si la devolución pasa a almacenamiento:
7.2.7. el Auxiliar , asistente de almacén de IGM rotula el embalaje y almacena en el área de
devoluciones para una fácil identificación y seguimiento.
7.2.8.
7.2.9. Jefe de almacén de IGM sigue los pasos pasos indicados del ítem del 67.1.
(Devolución por posible falla de Fabricación o Calidad) para las revisiones de
productos no recepcionados en destino.
7.2.10.
7.2.11. Si la devolución es reprogramada:
No debe presentar indicios de aforo por parte del transportista.
Auxiliar, asistente de almacén de IGM entregara la documentación al Jefe de almacén de
IGM y sacara fotocopia del documento haciéndolo visar por el mismo, autorizando el
envío al área de despacho
7.2.12. Auxiliar, asistente de almacén de IGM entregara el total de bultos recepcionados al
Jefe de almacén con copia firmada del documento.
Jefe de almacén de IGM verifica que el total de los bultos este conforme según la
fotocopia de los documentos entregados, para posteriormente visar dichos documentos y
entregar al auxiliar, asistente de almacén y colocar los bultos en zona de despacho, para
que sea cargado a la unidad de distribución.
7.3. DEVOLUCIONDEVOLUCIÓN POR ERRORES DE PICKING (SOBRANTES Y/O
FALTANTES)
7.3.1. Auxiliar , asistente de almacén y/o jefe de Almacén de IGM seguirá los pasos
mencionados en el ítem del 67.1. (Devolución por posible falla de fabricación o
calidad) para la recepción de productos devueltos por errores de picking.
7.3.2.
7.3.3. Jefe de almacén de IGM coordina con el coordinador de almacén deDirector Técnico de
ELH S.A.C. sobre la devolución y solicita se le indique las acciones a seguir con los
productos devueltos.
7.4. CANJES POR FECHA DE VENCIMIENTO
7.4.1. La política de manejo de vencimiento cercano es de 90 días calendarios, se
establecen el período para considerar este manejo y autorizan los ingresos y canjes
por estos motivos.
7.4.2.
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ESTÁNDAR 6
MANEJO DE DEVOLUCIONES
F. de emisión: 1106-0108-
20231
Código: POE-ALM-04 Versión: 021
F. de vencimiento: 1106-0108-
20253
7.4.3. Toda devolución por canje debe tener como precedente un correo por parte del
coordinador del almacén deDirector Técnico de ELH S.A.C., informando sobre los
productos a recibir.
7.4.4.
7.4.5. Auxiliar, asistente de almacén de IGM seguirá los pasos del ítem 67.1. (Devolución
por posible falla de fabricación o calidad) para la recepción de productos devueltos
por canje.
7.4.6.
7.4.7. Jefe y Auxiliar, asistente de almacén de IGM seguirá los pasos del ítem 67.1.
(Devolución por posible falla de fabricación o calidad) para la revisión de productos
devueltos por errores de picking.
7.4.8.
7.4.9. Jefe de almacén de IGM sigue los pasos 7.1. (Devolución por posible falla de
Fabricación o Calidad).
7.4.10. El Director TTécnico de ELH S.A.C. determinará el destino final del producto,
según las evaluaciones correspondientes y los acuerdos con el Gerente General y/o
Representante Legal de ELH S.A.C. si corresponde destrucción se procederá según
el P-ALM-12 “Procedimiento de destrucción de productos“
7.5. RETIRO DE MERCADO.
7.5.1. Si la devolución corresponde a productos retirados del mercado por orden de la
DIGEMID o alertas DIGEMID, el Director Tecnico de ELH S.A.C., procederá según el
POE-DITA-09 “Procedimiento de rRetiro de productos del mercado”“.
7.5.2.
7.5.3. El Director Tecnico de ELH S.A.C., debe registrar toda devolución confirmada en el
formato FOR-ALM-07 “Registro de devoluciones”, Para posterior al ingreso a IGM se
envié los productos al área de bajas.“
8. HISTORIAL DE CAMBIFORMATOS:O:
F.ALM-16.4 Acta de recepción de productos (formato de IGM)
Etiquetas de Devoluciones ETI-ALM-01, ETI-ALM-02. (etiquetas de IGM)
Guías de Remisión y Facturas.
FOR-ALM-07 “Registro de devoluciones”.
POE-DIT-09 Procedimiento de retiro de productos del mercado.
9. ANEXO:
No aplica
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ESTÁNDAR 6
MANEJO DE DEVOLUCIONES
F. de emisión: 1106-0108-
20231
Código: POE-ALM-04 Versión: 021
F. de vencimiento: 1106-0108-
20253
10. HISTORIAL DE CAMBIO:
Fecha
Versión Descripción Del Cambio
Aprobación
00 - Procedimiento Nuevo. 02-2013
01 - Actualización por vigencia. 01-2014
02 - Actualización por traslado de almacén 10-2015
- Actualización por ampliación de almacén con temperatura
03 05-2018
controlada de 15 a 25°C.
- Actualización por ampliación de almacén con temperatura
04 03-2019
refrigerada de 2 a 8°C.
- Objetivo (ver texto en negrita y subrayado)
- Alcance (ver texto en negrita y subrayado)
04 - Responsabilidad (ver texto en negrita y subrayado) 03-2019
- Materiales (ver texto en negrita y subrayado)
- Procedimiento (ver texto en negrita y subrayado)
04 - En el siguiente punto 7.5. 07-2019
04 - Revisión de POES por nueva Direccion Técnica 08-2019
04 - Revisión de POES por nueva Direccion Técnica 01-2020
- Cambio de versión
- Modificación de fecha emisión y vencimiento
05 03-2021
- Se elimina todos los ítems relacionados a productos
refrigerados
- Cambio versión
- Modificación/cambio del encabezado y logotipo
01 08-2021
- Modificación de fecha emisión y vencimiento
- Nueva dirección Dirección Técnica
- Se cambia versión
- Se modifica fecha de emisión y vigencia
- Se actualiza nombredel director técnico
02 - Se actualiza nombre de Representante Legal 12-2022
- Se cambia código de procedimiento de P-ALM-04 a POE-
ALM-04
- Se actualiza los códigos de los formatos involucrados
Versió
Descripción Del Cambio Fecha Aprobación
n
00 Procedimiento Nuevo. 02-2013
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ESTÁNDAR 6
MANEJO DE DEVOLUCIONES
F. de emisión: 1106-0108-
20231
Código: POE-ALM-04 Versión: 021
F. de vencimiento: 1106-0108-
20253
01 Actualización por vigencia. 01-2014
02 Actualización por traslado de almacén 10-2015
Actualización por ampliación de almacén con temperatura
03 05-2018
controlada de 15 a 25°C.
Actualización por ampliación de almacén con temperatura
04 03-2019
refrigerada de 2 a 8°C.
En los siguientes:
1. Objetivo (ver texto en negrita y subrayado)
04 2. Alcance (ver texto en negrita y subrayado) 03-2019
3. Responsabilidad (ver texto en negrita y subrayado)
5. Materiales (ver texto en negrita y subrayado)
7. Procedimiento (ver texto en negrita y subrayado)
04 En el siguiente punto 7.5. 07/2019
04 Revisión de POES por nueva Direccion Técnica 08/2019
04 Revisión de POES por nueva Direccion Técnica 01/2020
-Cambio de versión
-Modificación de fecha emisión y vencimiento
05 03/2021
-Se elimina todos los ítems relacionados a productos
refrigerados
-Cambio versión
-Modificación/cambio del encabezado y logotipo
01 08/2021
-Modificación de fecha emisión y vencimiento
-Nueva dirección Dirección Técnica
11. REFERENCIA BASE LEGAL:
Ley de los Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios. Ley
29459. Del 25 de noviembre del 2009.
Reglamento de Establecimientos Farmacéuticos D.S. Nº 014-2011-SA. Del 27 de julio del
2011. y sus Modificatorias.
Reglamento para el Registro, Control, y Vigilancia Sanitaria de Productos Farmacéuticos,
Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios D.S. 016-2011-SA. Del 27 de julio del 2011 y
sus modificatorias.
Manual de Buenas Prácticas de Almacenamiento de Productos Farmacéuticos,
Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios en Laboratorios, Droguerías, Almacenes
PROCEDIMIENTO OPERATIVO Página: 8/9
ESTÁNDAR 6
MANEJO DE DEVOLUCIONES
F. de emisión: 1106-0108-
20231
Código: POE-ALM-04 Versión: 021
F. de vencimiento: 1106-0108-
20253
Especializados y Almacenes Aduaneros. R.M. N° 132-2015/MINSA. Del 2 de marzo de
2015.
Resolución Ministerial N° 833-2015/ MINSA “Manual de Buenas Prácticas de Distribución y
Transporte de Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios”
Decisión 833, Armonización de Legalizaciones en materia de Productos Cosméticos.
Ley de los Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios. Ley
29459. Del 25 de noviembre del 2009.
Reglamento de Establecimientos Farmacéuticos D.S. Nº 014-2011-SA. Del 27 de julio del
2011. y sus Modificatorias.
Reglamento para el Registro, Control, y Vigilancia Sanitaria de Productos Farmacéuticos,
Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios D.S. 016-2011-SA. Del 27 de julio del 2011 y
sus modificatorias.
Manual de Buenas Prácticas de Almacenamiento de Productos Farmacéuticos,
Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios en Laboratorios, Droguerías, Almacenes
Especializados y Almacenes Aduaneros. R.M. N° 132-2015/MINSA. Del 2 de marzo de
2015.
Decisión 516, armonización de legislaciones en materia de Productos Cosméticos.
Decisión 705, circulación de muestras de productos cosméticos sin valor comercial.
Resolución 797, reglamento de la decisión 516 sobre control y vigilancia sanitaria de
productos cosméticos.
Después de firmar el presente REGISTRO, afirmo haber COMPRENDIDO el contenido del
presente procedimiento y me comprometo a EJECUTARLO
Nº Apellidos y Nombres Cargo Firma Fecha
01 Meiling Janeth Quispe Gamboa Director Técnico 06/08/2021
02 Martha Alfaro Bardales Representante legal 06/08/2021
PROCEDIMIENTO OPERATIVO Página: 9/9
ESTÁNDAR 6
MANEJO DE DEVOLUCIONES
F. de emisión: 1106-0108-
20231
Código: POE-ALM-04 Versión: 021
F. de vencimiento: 1106-0108-
20253
Elaborado por: Q.F. Meiling Quispe Gamboa Revisado y Aprobado por: Martha Alfaro
/ Director Técnico. Bardales / Representante Legal
Fecha: Fecha:
Firma: Firma:
06/08/2021 06/08/2021
