República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior

Universidad del Zulia
Facultad de Humanidades y Educación
Escuela de Bibliotecología y Archivología
Cátedra: Gerencia de la Información y el Conocimiento

DIGITALIZAR EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS DE LA CAJA DE AHORRO DE

LA UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA DESDE EL AÑO 2010 HASTA EL 2018.

Realizado por:
Fernández, Darwin
Paz, Angélica

Tutora:

Cambar, Bertha

Maracaibo, Marzo de 2018

 INDICE
Págs.
INDICE.................................................................................................................................. II
INDICE DE TABLAS ........................................................................................................... III
INDICE DE FIGURAS ......................................................................................................... IV
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. V
1. Identificación de la Unidad de Información
1.1. Descripción del archivo ............................................................................................... 1
2. Análisis de la Unidad de Información
2.1. Factores Internos. ................................................................................................... …. 1
2.2. Factores Externos. .................................................................................................. …. 7
3. Formulación del Proyecto
3.1. Planteamiento del Problema................................................................................... …. 9
3.2. Objetivos de la investigación. ................................................................................ ..... 10
3.3. Justificación .......................................................................................................... …. 10
3.4. Delimitación de la investigación. ........................................................................... …. 11
4. Fundamentación del proyecto
4.1. Sustentación Teórica .............................................................................................. …. 11
4.2. Marco metodológico .............................................................................................. …. 17
4.2.1. Técnicas De Recolección De Datos ....................................................................... …. 17
4.2.2. Instrumento de recolección de datos ...................................................................... …. 18
5. Elaboración de la propuesta
5.1. Nombre de la propuesta…. .................................................................................... …. 18
5.2. Propósito ................................................................................................................ …. 18
5.3. Alcance…............................................................................................................... …. 18
5.4. Objetivos ................................................................................................................ …. 19
5.5. Desarrollo de la propuesta...................................................................................... …. 19
5.5.1. Fase Inicial Recepción de documentos:................................................................. ..... 19
5.5.2. Fase Intermedia: Digitalización y Reconocimiento de datos ................................ ..... 20
5.5.3. Fase Final: Almacenamiento de documentos digitales ......................................... ..... 20
5.6. Usuarios ................................................................................................................. …. 20
5.7. Beneficios............................................................................................................... …. 20
5.8. Plan de acción ........................................................................................................ .... . 21
5.9. Cronograma de actividades .................................................................................... .... . 21
5.10. Presupuesto ............................................................................................................ .... . 25
CONCLUSIONES ................................................................................................................. VI
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS .................................................................................. VII
ANEXOS…………………………………………………………………………………... IX

II
 INDICE DE TABLAS
Págs.
Tabla 1: Análisis FODA de la Biblioteca Rafael Urdaneta ................................................... 8
Tabla 2: Matriz ...................................................................................................................... 9
Tabla 3: Plan de Acción......................................................................................................... 23
Tabla 4: Cronograma de Actividades .................................................................................... 24
Tabla 5: Presupuesto.............................................................................................................. 25

III
 INDICE DE FIGURAS
Págs.
Figura 1: Organigrama Institucional de la Universidad Rafael Urdaneta ............................. 5

IV
 INTRODUCCIÓN
Como resultado de la era del internet, los documentos digitales están desplazando a la
documentación en físico, por ello también ha cambiado la forma de transmitir la información y el
conocimiento Actualmente sucede lo mismo en el mundo digital que se ha creado, el cual
moviliza muchos recursos diferentes a los tradicionales y se va cambiando la forma de manejo de
la documentación y el acceso a la misma, se requiere el uso de la tecnología y un cambio de
paradigma por ello lo que sigue es poder implementar en la práctica la documentación digital que
cumpla con ese fin, de transmitir conocimiento y ser nueva fuente de información. Cabe recalcar
que la documentación digital no va a desplazar totalmente a la documentación real en su forma si
no, más bien es un avance en cuanto al tratamiento y difusión de la información ya que es más
fácil conservar y reproducir en esta forma, en la cual no se podrá deteriorar, perder, o romper y
principalmente llegará a mayor cantidad de persona en lugares inimaginables.

Las necesidades de los usuarios y el volumen de tratamiento informativo aumentan cada más
dentro de las unidades de información, Elevaron a esas unidades a organizarse. esto como
consecuencia de la necesidad existente en el campo de la información, de la cual no escapan las
unidades de entonación documental, debido a lo cual son más las unidades que inician los
esfuerzos cooperativos que permitan reunir y ordenar los recursos existentes en cada unidad con
el propósito de eliminar la duplicidad de actividades y materiales a fin de racionalizar el trabajo,
aprovechar mejor el personal y los recursos, establecer la adquisición coordinada y prestar un
mejor servicio a los usuarios.

Por la razones expuestas el presente proyecto tiene como objetivo digitalizar documentos que
reposan en el archivo de control de estudio de la Universidad Rafael Urdaneta correspondiente a
los años 2010 - 2018 puesto que ayudara a la conservación de os documentos deteriorados
además de también permitir el fácil acceso a la documentación a los usuarios.

V
1. Identificación de la Unidad de Información

1.1. Descripción de la Biblioteca Rafael Urdaneta

El archivo de la Caja de ahorro de la Universidad Rafael Urdaneta fue fundado 2 de

noviembre de 1987, funciona como un archivo administrativo, perteneciente al sector financiero
que atiende al personal interno y autorizado de URU, la unidad de archivo custodia, almacena y
gestiona todos los expedientes pertenecientes a los ahorristas de la Universidad, ubicada en la
nueva sede: vereda del lago, av. 2, el milagro con calle 86, parroquia bolívar, municipio
Maracaibo, estado Zuliana en un horario de atención de Lunes a viernes de 08:00 am- 03:00 pm.

2. Análisis de la Unidad de Información

2.1. Factores Internos.

Los principios de gestión, están conformados por un proceso que va de lo general a lo

particular dentro de cualquier organización, debido a que está es la que está integrada por la
visión, la misión, objetivos y valores de una institución (Ruiz & Aceves, 2009), elementos que a
continuación se describirán conceptualmente.

La visión. Según Ruiz (2000), se trata de un enunciado que representa el estado ideal de una
institución, que nunca será alcanzado, pero que al representar una imagen del éxito para ésta, se
constituirá en su guía de lo que siempre intentará lograr. Un aspecto clave del proceso para
definirla es que éste sea participativo, por lo que su enunciación deberá involucrar, de manera
convincente, a todos los grupos de interés, reflejando tanto el propósito y las competencias que la
organización tenga para lograrlo, como las características que la distingan de otras parecidas
(Ruiz & Aceves, 2009).

La misión. Este elemento ayuda a la institución a lograr su visión y se expresa a través de

una declaración pública que orienta a los beneficiarios y grupos de interés sobre lo que hace y el
para qué existe, además de informales sobre cómo se posicionará a sí misma para satisfacer las
necesidades de sus beneficiarios (Ruiz, 2000). Se caracteriza, entre otros aspectos, por estar
basada en una norma de excelencia, englobar los objetivos de la institución en forma mensurable
y diferenciar a ésta de otras instituciones similares. Su ausencia equivaldría a operar sin rumbo
definido, haciendo que sus grupos de interés y unidades organizacionales busquen por su cuenta
sus propios fines.

Objetivos: Afirma Chiavenato (2006): “si no se tiene noción de cuál es su misión y hacia
dónde se dirige, corre el riesgo de ir a la deriva y serán las condiciones del momento las que
determinen qué debe hacer. Estará obligada a aceptar lo que otros decidan y no lo que ella
determina”. (p.15).

1
 Según el referido autor, “los objetivos son los puntos hacia los cuales las empresas
encaminan sus energías y recursos. Si la organización es un medio de lograr los fines mediante la
capacidad de los individuos, los objetivos son metas colectivas que representan aspectos
socialmente significantes” (p.15).

Valores: Según Ruiz, 2000 “Son una guía de conducta deseada que servirá para realizar la
visión y la misión institucionales”. Al expresar las creencias de las personas que laboran en la
institución acerca de lo que es correcto o no, los valores representan pautas a seguir en las
relaciones dentro y fuera de la misma, vinculándose por tal motivo con la misión, por lo que se
debe buscar, entre otras cosas, que los valores sean compartidos por los miembros del grupo.

Según Thompson & Strickland 2003, Los objetivos se podrán definir como los resultados
específicos que pretende alcanzar una organización por medio del cumplimiento de su misión
básica. Los objetivos son esenciales para el éxito de la organización porque establecen un curso,
ayudan a la evaluación, revelan prioridades, permiten la coordinación y sientan las bases para
planificar, organizar, motivar y controlar con eficiencia.

Dentro del archivo de control de estudio de la Universidad Rafael Urdaneta se cuenta con los
siguientes principios de gestión:

 Misión

Es una asociación, comprometida en fomentar el ahorro, recibiendo administrando e

invirtiendo con calidad de servicio, integridad y transparencia los aportes acordados por sus
ahorristas, de beneficios socio económico, también estimulamos la formación de hábitos, de
economía, a través de la administración innovadora y efectiva de los recursos financieros. Al
igual que se encarga de dirigir y coordinar todas las acciones orientadas a la custodia,
conservación y administración del patrimonio documental de la asociación, con el fin de
preservar la memoria y ponerla al servicio de la comunidad ahorrista URU.

 Visión

El Archivo servirá en el futuro, como testimonio en su actividad administrativa, con

liderazgo y reconocimiento en el fomento del ahorro, al igual que persigue asegurar la
conservación permanente del patrimonio documental de la asociación con las garantías precisas
de integridad, autenticidad y legibilidad.

Proyectarnos como una asociación dinámica

 Objetivos
 Garantizar en forma permanente la conservación organización y acceso fácil de los
documentos y expedientes archivados.
 Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de documentos
generados por otros departamentos.
 Proveer información eficiente, oportuna y segura.
2
  Valores
 Ética: Sustentar el modelo gerencial en una conducta basada en la coherencia entre el
pensamiento y la acción y en función de los intereses del Sistema Bibliotecario y hacer de la
gestión, una actividad clara y transparente, donde el liderazgo se fundamente en los méritos y
cualidades del talento humano.
 Excelencia en el servicio: Lograr altos niveles de desempeño en el cumplimiento de los
objetivos y políticas, practicando nuevas y mejores formas de realizar el trabajo.
 Excelencia: Caracterizar la actividad institucional por el trabajo permanente, creativo y de
alta calidad, la promoción y el ascenso en razón de la eficiencia y productividad y la
búsqueda constante de mejores vías de acción en la solución de los distintos problemas
Institucionales.
 Responsabilidad: Compromiso de cada uno de nuestros trabajadores con los objetivos y
políticas establecidas por la organización dentro de un ambiente de confianza y respeto
mutuo.
 Creatividad: Desarrollar las capacidades e iniciativa del recurso humano, a fin de generar
ideas oportunas que permitan mejorar los procesos.
 Motivación al desempeño: Impulso positivo de los trabajadores que incentiva a la ejecución
de niveles de desempeño superiores.
 Cooperatividad: Realizar las actividades en un ambiente de constante participación y
apoyo.
 Compromiso: Identificación con la misión y los valores institucionales.

 Funciones

 Disponer de la documentación organizada, en tal forma que la documentación sea recuperable

y sea eficaz.
 Administrar adecuadamente los documentos, acordes a las pautas y principios establecidos por
la Ley, normas internas y pautas fijadas por el Archivo.
 Disponer de las tecnologías que son responsables de agilizar, facilitar la captura, análisis,
procesamiento y distribución de la información a los usuarios internos y externos de la
universidad.
 Proponer el plan de capacitación para el recurso humano de su área.
 Recibir las transferencias documentales de las diferentes dependencias e departamentos.
 Hacer seguimiento a la documentación que ha sido entregada o de carácter de préstamo.
 Rendir informe anual o cuando así se requiera de las actividades, programas desarrollados
durante su funcionamiento.

3
  Normativa
 Ejercer la función pública de dar constancia oficial de la recepción de los escritos recibidos
por la Universidad Rafael Urdaneta y de la remisión de aquellos que esta dirija a otras
entidades o particulares conforme a la normativa y a la legislación vigente.
 Coordinar y administrar el sistema automatizado de Registro, único y común, y garantizar la
seguridad, fiabilidad y confidencialidad de los datos.
 Organizar y coordinar la gestión de los documentos de la Universidad, a lo largo de todo su
ciclo de vida y sea cual sea su soporte material, naturaleza, fecha o ubicación, en el marco de
un sistema de gestión de archivos que garantice su control, organización, tratamiento,
accesibilidad, conservación y difusión, conforme a la normativa técnica y a la legislación
vigente.
 Gestionar el Archivo General al servicio de su uso para la gestión administrativa, la
información y la investigación, y asegurar su conservación como garantía de derechos y de
preservación de la memoria de la Universidad.
 Contribuir a la implantación de procedimientos, trámites y servicios electrónicos dirigidos a
la comunidad universitaria y a los ciudadanos en general y promover acciones previas de
diseño, adaptación, simplificación, y normalización.

 Estructura Organizativa

La estructura organizacional según Chiavenato, 2006, es el patrón para organizar el diseño de

una empresa, con el fin de concluir las metas propuestas y lograr el objetivo. Al escoger una
estructura adecuada se da a entender que cada empresa es diferente, y toman la estructura
organizacional que más se acomode a sus prioridades y necesidades y se “Debe reflejar la
situación de la organización”.

Tipos de estructuras organizativas u organigramas.

Fleitman, 2000, define a los organigramas como “la representación gráfica de la estructura
orgánica de una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las
áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría”.

Se extraen de la clasificación planteada por Franklin, 2004 las definiciones de los siguientes
tipos de organigramas:

Organigrama Institucional (General): Resalta la información importante de una

organización hasta cierto nivel jerárquico. Este organigrama representa toda la estructura de la
organización pero relacionan la jerarquía entre los departamentos así como también la
dependencia que existe entre ellos. Contienen información representativa de una organización
hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público
pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector
privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina

4
 Adscripción Institucional: La unidad se encuentra adscrita al Vicerrectorado
Administrativo de la Universidad Rafael Urdaneta.

 Organigrama Institucional

Figura 1: Organigrama Institucional de la Universidad Rafael Urdaneta (Creación Propia)

 Personal

Se conoce como personal al conjunto de las personas que trabajan en un mismo organismo,
empresa o entidad. El personal es el total de los trabajadores que se desempeñan en la
organización. El Archivo de la Caja de ahorro de la universidad Rafael Urdaneta cuenta solo con
un profesional de la información, responsable de todas las funciones y actividades dentro de esta
unidad de información.

 Fondo Documental

Según Valiente (2010) un fondo documental es el conjunto total de los documentos

producidos y recibidos por una institución pública o privada en el ejercicio de sus actividades.

La ISAD (G) define el fondo y la colección en los términos siguientes (2000, p. 16-17 de la
versión española):

• Fondo. Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte,

producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona física, familia o entidad en el
transcurso de sus actividades y funciones como productor.

5
 • Colección. Conjunto artificial de documentos acumulados sobre la base de alguna
característica común sin tener en cuenta su procedencia. No debe confundirse con el fondo.

El fondo documental del Archivo de la Caja de ahorro de la Universidad Rafael Urdaneta se

encuentra constituido por expedientes administrativos y contables generados por los ahorristas
inscritos de la institución a la cual sirve dicha unidad de información.

 Procesos de Gestión Documental

 Producción: este proceso comprende los aspectos de origen, creación y diseño de

documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de la organización.
 Recepción: se verifica que los documentos estén completos, que correspondan a lo
anunciado y sean competencia de la organización para efectos de su radicación y registro con
el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes
 Organización: en este proceso se realizan un conjunto de acciones orientadas a la
clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte
integral de los procesos del archivo
 Clasificación: se identifican y establecen las series que componen cada agrupación
documental de acuerdo a las funcional de organización
 Ordenación: corresponde a la Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas
series en el orden previamente acordado dentro del archivo
 Descripción: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones,
que permite su identificación, localización y recuperación
 Disposición: en este proceso se prosigue a la Selección de los documentos en cualquier
etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación
conforme a los periodos establecidos por la organización
 Consulta: corresponde a el Acceso a los documentos con el fin de conocer la información
que contienen

 Herramientas Tecnológicas y Sistemas de Información automatizados.

Cuenta con dos computadoras disponibles para su uso, en cuanto a la digitalización de los
expedientes, dentro de la unidad funciona un software de gestión documental denominado
(Documentum), es una plataforma de gestión de contenidos donde se almacena de forma segura
la documentación, permite la gestión de documentos, clasificación, búsqueda y acceso a la
información, con el fin de agilizar la entrada, salida, y flujo de trabajo dentro del Archivo.

 Infraestructura-física y Distribución espacial.

La infraestructura-física del Archivo de la Caja de ahorro cuenta con un espacio físico

aproximado de 21 mts2 donde se encuentra toda la estructura del archivo, esta unidad se
encuentra en óptimas condiciones, cuenta con líneas de emergencias, planes de evacuación,
señalización y vigilancia. Hay dotación de equipos de seguridad (batas, guantes y tapabocas) para
el personal que manipule los documentos.
6
  Usuarios

Los usuarios del Archivo de la Caja de ahorro de la Universidad Rafael Urdaneta, son los
ahorristas de la institución que se encuentran autorizados para tener acceso a la documentación
que en el archivo se resguarda, es decir alrededor de 20 usuarios al día, además del personal
encargado de realizar las actividades de auditorías en determinado periodo de año.

 Servicios

Como servicio que presta el Archivo a sus usuarios solo podemos encontrar:

Consultas al personal de la institución: Préstamo interno administrativo de expedientes al

personal autorizado para su consulta.

2.2. Factores Externos.

 Usuarios

La biblioteca de la Universidad Rafael Urdaneta, tiene como usuarios principales los

estudiantes activos y profesores de la Universidad, puesto que existe poca demanda de usuarios
externos a la institución.

 Proveedores

El Archivo de la Caja de ahorro de la Universidad Rafael Urdaneta cuenta con diversos

proveedores que le facilitan los materiales necesarios para los procesos de gestión documental.

 Tecnología

Este factor es uno de los más importantes para un desarrollo eficiente de las actividades de
cualquier unidad de información, puesto que va a permitir ofrecer servicios de calidad,
consiguiendo diferenciarse de la competencia al poseer una ventaja competitiva. Actualmente
existen equipos de buena calidad dentro de la Caja de Ahorro de la Universidad Rafael Urdaneta,
que permite la accesibilidad y usabilidad de la información y el conocimiento de manera efectiva
y de calidad.

 Análisis FODA de la Biblioteca Rafael Urdaneta.

El análisis FODA consiste en realizar una evaluación de los factores fuertes y débiles que en
su conjunto diagnostican la situación interna de una organización, así como su evaluación
externa; es decir, las oportunidades y amenazas. Thompson (1998) establece que el análisis
FODA estima el hecho que una estrategia tiene que lograr un equilibrio o ajuste entre la
capacidad interna de la organización y su situación de carácter externo; es decir, las
oportunidades y amenazas.

7
 Fortalezas: Es algo en lo que la organización es competente, se traduce en aquellos
elementos o factores que estando en su control, mantiene un alto nivel de desempeño, generando
ventajas o beneficios presentes y claros, con posibilidades atractivas en el futuro".

Oportunidades: significa una deficiencia o carencia, algo en lo que la organización tiene los
niveles de desempeño y por tanto es vulnerable, denota una desventaja ante la competencia, con
posibilidades pesimistas o poco atractivas para el futuro constituye un obstáculo para la
consecución de los objetivos, aun cuando está bajo el control de la organización".

Debilidades: son factores del entorno que resultan en circunstancias adversas que ponen en
riesgo el alcanzar los objetivos establecidos, pueden ser cambios o tendencias que se presentan
repentinamente o de manera paulatina, las cuales crean una condición de incertidumbre e
inestabilidad en donde la empresa tiene muy poca o nula influencia.

Amenaza: son aquellas circunstancias del entorno que son potencialmente favorables para la
organización y pueden ser cambios o tendencias que se detectan y que pueden ser utilizados
ventajosamente para alcanzar o superar los objetivos.

FI. FORTALEZAS FE. OPORTUNIDADES FI. DEBILIDADES FE. AMENAZAS

 El fondo  Incremento de las  Cuenta solamente con  Disponen de

documental se relaciones de canje con un personal capacitado poco talento
encuentra en buen otras instituciones. en el manejo exclusivo humano.
estado.  Personal comprometido del área de archivo.  Injerencia
 Cuenta con con su mejoramiento  Falta de un sistema de política.
herramientas profesional. digitalización de  Exposición a
tecnológicas como el  Posibilidad de digitalizar documentos con el fin constantes
Documentum. el fondo documental. de respaldar los contaminaciones
 Dispone de equipos  Posibilidad de ingresar expedientes. ambientales.
tecnológicos personal nuevo y  Espacio físico reducido
avanzados. pasantes. (área de archivo y
 Disponibilidad de depósito).
recursos económicos  Sobrecarga de trabajo y
para el falta de personal.
levantamiento de los
distintos procesos
documentales.
FI. Factor Interno
FE. Factor Externo

Tabla 1: Análisis FODA de la Biblioteca Rafael Urdaneta

8
 3. Formulación del Proyecto

De acuerdo a lo planteado se dispone delimitar ciertas problemáticas para ser abordadas a la

brevedad, contemplando a continuación una matriz.

PROBLEMAS CAUSAS CONSECUENCIAS

No posee un sistema de Dificultad para el

Falta de personal especializado
digitalización procesamiento
en el área
documental. documental

Mayor tiempo de
Falta de profesionales de
Sobrecarga de trabajo respuesta de los servicios
información
de información
Inexistencia de equipos
Sobrecarga de trabajo
tecnológicos para el Poco interés por parte de la
para la persona encargada
apoyo de la gestión organización hacia el archivo
del archivo
documental

Tabla 2: Matriz

3.1. Planteamiento del Problema

Las organizaciones se encuentran inmersas en una era donde la información es el factor que
interviene en la evolución efectiva de sus procesos, es necesaria la búsqueda de adaptación y
mejoramiento completo de todas las áreas que intervienen en sus procesos con el fin de lograr
una sistematización optima que genere un fortalecimiento eficiente.

El Archivo de control de estudio de la universidad Rafael Urdaneta, a través de sus

actividades, genera un elevado volumen de información, integrada por la data producida por cada
dependencia que integra. El conjunto de la documentación debe ser vista como activo de
información tomando en cuenta la gestión de la misma incorporándolo como un proceso
elemental para la eficiencia de sus actividades que garantice su funcionalidad y aprovechamiento,
por esta razón es preciso plantear el desarrollo de un sistema de digitalización que genere el
adecuado control de los documentos debido a la falta de más de un profesional de la información
que proporcione eficacia en la realización de los proceso internos que intervienen dentro del
archivo.

Con lo estudiado, se considera que la unidad está fallando ya que no cuenta con una sistema
de digitalización, provocando que las respuestas no se realicen al tiempo necesario, además de la

9
desorganización y descontrol total de la documentación que se maneja, impidiendo una adecuada
estructuración de la información, evitando así contar con esta herramienta que proporciona el
elemento fundamental para la integración y la generación de mejoras en los procesos.

Únicamente se dispone de un software de gestión documental denominado Documentum,

que registra los ingresos de los expedientes de documentos que pasan a ingresar los anaqueles del
archivo, pero únicamente registrados hasta el año 2010. Esta aplicación local constituye una
solución inmediata, pero no supera el control limitado del ingreso e inventario de documentos,
sin llegar a constituir una plataforma tecnológica cuyo alcance sobrepase los límites locales hasta
llegar a cubrir todos los ámbitos de actuación de archivo y sus necesidades específicas de gestión
de información.

3.2. Objetivos de la investigación.

 Objetivo General.
 Digitalizar expedientes administrativos de la Caja de Ahorro de la Universidad Rafael
Urdaneta desde el año 2010 hasta el 2018.
 Objetivos específicos.

 Realizar pasos requeridos para la digitalización de los expedientes.

 Determinar estándares de calidad de imagen digital de los documentos originales.
 Almacenar expedientes digitalizados de la Caja de Ahorro de la Universidad Rafael
Urdaneta desde el año 2010 hasta el 2018.

3.3. Justificación

Es importante destacar, que la propuesta de digitalización para el Archivo de la Caja de

ahorro de la Universidad Rafael Urdaneta, es fundamental por la necesidad que existe en el
empleo efectivo de una información veraz, oportuna y exacta, lo que permite a cualquier
organización tome las decisiones más acertada y por consiguiente, el éxito de la gerencia,
tomando en consideración que digitalización de expedientes es una herramienta eficaz para las
organizaciones modernas.

Aunado a lo anterior, desde el punto de vista administrativo, la investigación se justifica por

orientarse a facilitar un servicio de calidad, simplificando cada procedimiento con seguridad y
respaldo en el almacenamiento, lo cual contribuye con el proceso de clasificación, codificación,

10
archivo y ubicación de los comprobantes para facilitar la información requerida en el momento
oportuno.

La principal razón que justifica esta investigación en la formulación de una propuesta de

digitalización para el Archivo de la Caja de ahorro, por consiguiente el cumplimiento de estos
objetivos tendrá como base metodológica la implementación de instrumentos y técnicas
archivísticas que permitan la recolección de datos y la validez de ser un modelo acorde a los
parámetros de esta investigación. De esta manera se plantea la digitalización de los documentos
de este archivo como medida prioritaria en función de desahogar el equipo rodante disponible y
permitir de hecho el crecimiento progresivo de su producción documental diaria contribuyendo a
disminuir el volumen de esta.

Finalmente, las propuestas generadas de este trabajo deberán direccionarse a proporcionar

mayor visibilidad de la información apoyados en las TIC´S a través del sistema de respaldo
NUBE considerado tecnología vanguardista y/o de última generación para tal fin, en virtud de sus
múltiples beneficios y ventajas competitivas actuales en esta materia.

3.4. Delimitación de la investigación.

El proyecto se realizó durante el II periodo 2017, en el lapso comprendido entre el mes de

Noviembre del 2017 hasta Marzo del 2018, en las instalaciones de la Biblioteca de la Universidad
Rafael Urdaneta, ubicada en su Nueva Sede: Vereda del Lago, Av2, El Milagro con Calle 86,
Estado Zulia, Municipio Maracaibo, Parroquia Bolívar.

4. Fundamentación del proyecto

4.1. Sustentación Teórica

Según Arias (2007), las bases teóricas comprenden un “conjunto de conceptos y

proposiciones que constituyen un punto de vista o enfoque determinado, dirigido a explicar el
fenómeno o problema planteado. Esta sección puede dividirse en función de los tópicos que
integran la temática tratada o de las variables que serán analizadas” (p. 27).

Por lo antes citado, las bases teóricas van a permitir presentar una serie de aspectos que
constituyen un cuerpo unitario por medio del cual se sistematizan, clasifican y relacionan entre sí

11
los fenómenos particulares estudiados. A continuación se presenta un conjunto de aspectos
teóricos que sustentan la investigación con la finalidad de ubicarla en un marco contextual.

 Gestión documental:

Es un proceso que abarca desde la identificación del documento hasta su archivo, búsqueda y
recuperación. Según Ponjuán, (2004) la define como ese proceso administrativo que permite
analizar y controlar sistemáticamente, a lo largo de su ciclo de vida, la información registrada que
se crea, se recibe, se mantiene y sus operaciones. También se considera como un proceso para
mantener la información en un formato que permita su acceso oportuno, y por ello requiere tareas
y procedimientos para cada fase y la explotación de esta información registrada, que es evidencia
de las actividades y transacciones de las organizaciones y que les permite lograr una mayor
eficiencia en todos sus procesos. Para Ponjuán los documentos reflejan un contenido, tienen una
estructura y un significado en función del contexto que se generen, transmitan y conserven. La
gestión documental es un proceso vital para la organización, debido a la magnitud que alcanzan
los documentos. Provocada por diferentes razones como son:
 El amplio alcance y complejidad de las actividades gubernamentales y empresariales.
 El incremento del sector de servicios donde se realizan muchas actividades relativas al
manejo y transferencia de datos e información.
 El aumento de las regulaciones y las normativas oficiales que reglamentan el empleo de
documentos.
 La incorporación y extensión de medios técnicos (fotocopiadores, impresoras, etc.…) que
generan grandes volúmenes de información registrada en diversos formatos.
 Automatización:

Según Álvarez León, Luisa y Lucena Villegas, Jhoisy Carolina (2007), la automatización, es
el proceso que tiende hacia la mecanización de las actividades industriales de las
comunicaciones. Esta automatización creciente, desempeña una función importante en la técnica
documentalista, gracias al empleo de máquinas electrónicas de calcular y de otras llamadas
elaboradoras de datos

Al implementar la automatización dentro del área de archivo se estarán optimizando los

recursos tanto humanos como materiales, beneficiando así al productor y al usuario, agilizando

12
los procesos de ingreso, registro, búsqueda y mantenimiento de los documentos presentes en la
sección reglamentaria.

 Digitalización:

Según González, (S/A), la digitalización consiste en la captura de la imagen de los

documentos mediante un proceso de escaneo, y su posterior almacenamiento en un soporte óptico
o magnético.

Para Montagut, (S/A), la digitalización es el procesamiento de información por medio de la

captura de imágenes a partir de documentos físicos o electrónicos o imagines digitales. Según
Arenjo X. y Hernández, F. (1995) La digitalización electrónica se refiere a la captura de
documentos en forma electrónica por medio de un proceso de escaneo y digitalización. La
imagen escaneada se almacena electrónicamente, normalmente en un medio óptico o magnético.
La imagen almacenada electrónicamente puede ser transformada posteriormente para su
comprensión o interpretación; y consecuentemente puede ser seleccionada para ser usada por
tecnologías de acceso, distribuida por medio de tecnologías de distribución o visualizada por
medio de tecnologías de presentación. Esta herramienta facilita la consulta simultánea, seguridad,
preservación del documento original, entre otros elementos que hacen posible que sea ésta una
herramienta adaptada a cada necesidad tanto del productor como del usuario.

 Preservación del material digitalizado:

La preservación digital se puede entender como la preservación de los artefactos físicos

mediante su digitalización, así como la preservación de los propios recursos digitales.

La preservación digital es diferente de la copia de seguridad, ya que éstas son una protección
contra eventos catastróficos, mientras que la preservación digital se preocupa de salvaguardar los
recursos digitales. El objetivo es retardar la degradación de la información contenida en un
soporte lógico.

Al momento de preservar hay que tener en cuenta: Qué guardar, Porqué, Dónde, Por cuánto
tiempo, Cómo recuperarlo y Cómo darle uso adecuado.

Para Arenjo X. y Hernández, F. (1995) Las Ventajas de la digitalización, la microfilmación y

la digitalización son actualmente los dos medios disponibles más adecuados para la preservación
del documento original así como para su acceso y difusión. La microfilmación había sido hasta
13
hace unos pocos años el único existente; sin embargo, las nuevas tecnologías han permitido el
desarrollo de otros como la digitalización que está comenzando a desbancar al microfilm gracias
a que supera sus limitaciones y ofrece nuevas ventajas en cuanto a control de la calidad de la
imagen obtenida, a las posibilidades de navegación y al acceso al documento digitalizado.

En un principio los proyectos de digitalización tenían un carácter de innovación y de

prestigio que hoy en día, gracias al abaratamiento y a la implantación generalizada de
computadores y periféricos en nuestra sociedad, han pasado a ser considerados como básicos y
abordables por muchos centros.

 Ventajas de la digitalización:

Elevada capacidad de almacenamiento, permite la copia de imágenes digitalizadas a alta

velocidad y sin pérdida de calidad, control de calidad durante la adquisición de la imagen
digitalizada, por lo que hace posible la mejora de las imágenes con legibilidad reducida, permite
la automatización del servicio a usuarios y del proceso de copia, posibilita el acceso en línea, a
varios usuarios al mismo tiempo, sobre redes de comunicación, por ejemplo a través de internet,
los equipos necesarios resultan populares y de bajo coste, tanto para consulta como para
impresión, permite la migración o refrescado de los datos almacenados sin pérdida, permite la
estabilidad y permanencia de las imágenes durante décadas, coste de las imágenes similar al
microfilm.

Existen variedad de software que puedan servir para complementar la gestión de la

documentación y digitalización de documentos, los cuales se exponen brevemente:

 Alfresco:Es la plataforma de código abierto para la colaboración y gestión de documentos

críticos para la empresa. Al automatizar los procesos empresariales que utilizan muchos
documentos y permitir la colaboración a gran escala, Alfresco ayuda a las empresas a
mejorar la prestación de servicio a los clientes y a adaptarse con mayor rapidez a los
cambios del mercado. Dicho en otras palabras, es un sistema de administración de
contenidos libre, desarrollado en Java, basado en estándares abiertos y de escala
empresarial para sistemas operativos tipo Unix y Otros. Se distribuye en dos variantes
diferentes:
- Alfresco Community Edition: Es software libre, con licencia LGPL de código abierto
y estándares abiertos.

14
 - Alfresco Enterprise Edition: Se distribuye bajo licencia de código abierto y estándares
abiertos con soporte comercial y propietario a escala empresarial.

Es importante resaltar, que este sistema está diseñado para usuarios que requieren un alto
grado de modularidad y rendimiento escalable. Alfresco incluye un repositorio de contenidos, un
framework de portal WEB para administrar y usar contenido estándar en portales, una interfaz
CIFS que provee compatibilidad de sistemas de archivos en Windows y sistemas operativos tipo
Unix, un sistema de administración de contenido WEB, con capacidad de virtualizar aplicaciones
WEB y sitios estáticos vía Apache Tomcat, búsquedas vía el motor Lucene y flujo de trabajo en
jBPM.

Alfresco es utilizado como software de gestión documental, colaboración, gestión de

expediente, gestión de información, páginas web, registros, imágenes y desarrollo colaborativo de
contenido.

 DocsBD: o lo que es lo mismo “The Documents Database” (la base de datos de

documentos), se utiliza desde hace varios años como una solución de gestión documental para
solucionar distintas necesidades, facilita también de forma ordenada e intuitiva la gestión y
digitalización de expedientes históricos.

Cabe aclarar, que el nombre de la plataforma de gestión documental DocsDB, ha cambiado

el nombre a Semántica DMS, el mismo tiene dos ventajas. En primer lugar hay una relación
directa entre el producto y el proveedor. Por otra parte, DMS (Document Management System)
añade una mejor indicación de las posibilidades de la plataforma.
Ahora bien, Semántica DMS es un sistema de gestión documental para administrar los
documentos en papel, los documentos electrónicos y el correo electrónico en un único archivo
digital. Semántica ayuda a las organizaciones en las tareas de archivar, buscar y compartir
documentos, para que puedan trabajar más eficientemente. Los usuarios, emplean Semántica
DMS para, por ejemplo, expedientes de proyectos, clientes, pacientes, judiciales, personales y
financieros. Semántica DMS está disponible como una instalación en la propia infraestructura de
TI o como solución SaaS / ASP, donde la gestión del software y los servidores es tarea de
Semántica.

15
  ARTEMISIA: Es un sistema de computación empotrado, es una herramienta comercial
sencilla y fácil de implementar que proporciona una intranet adaptada a la dimensión de la
empresa, con las principales funcionalidades de productos más complejos.
- Brinda una dinámica Gestión Documental y de contenidos, de una forma muy
intuitiva completando todas las fases del ciclo de vida de los expedientes y
documentos (creación, validación, utilización, evolución y eliminación).
- Es un producto valido para todos los sectores con el que podrá gestionar documentos
de tex, hojas de cálculos, presentaciones, correos, fotografías, gráficos, archivos de
sonidos y videos, PDFS, entre otros.
- Diseñado para un entorno Microsoft, es accesible desde cualquier navegador y se
integra con las herramientas Microsoft office, sus características principales son:
 Usuario, grupos, roles
 Ciclo de vida de expedientes y documentos
 Consultas y búsquedas
 Interface con Microsoft Office y Outlook
 Flujo de trabajo de documental trazabilidad.

 Programa Open Km
Es un sistema de gestión documental electrónicos de código abierto (GLP), dicho en otras
palabras, la solución de software empresarial, orientada a la optimización del flujo de contenidos
en la empresa y a la creación de una red colaborativa entre los trabajadores. Es de hacer notar,
que Open KM es una aplicación Web, que por medio de su interfaz de usuario permite: compartir
documentos, estableciendo funciones de seguridad, de auditoría de sistemas de documentos,
encontrar documentos y registros de la empresa. Es importante resaltar, que es un software que se
centra en crear un Sistema de Gestión Documental Open Source, que debido a sus características,
puede usarse tanto en grandes empresas como en las PYMES.
De hecho, toda la información es recopilada y almacena para que pueda ser visualizada y
utilizada en un único espacio de trabajo. Esto permite a los usuarios explorar, enriquecer y
modificar la información recopilada de diversas fuentes dentro de una sola aplicación. De esta
manera, los equipos de trabajo pueden enriquecer y modificar los documentos compartidos, editar
la información de cualquier tipo de archivo y la vinculación de un documento final a todos los
materiales de apoyo.

16
 Finalmente, es un sistema que se ofrece en distintas modalidades de soporte, dependiendo de
las necesidades de cada empresa y puede ser ejecutado en diferentes plataformas, es de bajo
costo, así mismo se adapta a las necesidades y características de las diferentes organizaciones,
solucionando las dificultades que tienen éstas a la hora de la implantación de este tipo de
soluciones informáticas. Entre sus funciones generales, el programa Open KM cuenta con
indexación de documentos de texto, Office, Open Office, PDF, Bases de Datos, entre otros. El
motor de búsqueda indexa los documentos para posteriormente poder realizar búsquedas
concretas sobre los contenidos guardados dentro de sistema. A través de estos sistemas, tanto la
información como el conocimiento generado en la organización, están disponibles globalmente.

4.2. Marco metodológico

En este apartado se explican los diferentes aspectos relacionados con la metodología para el
desarrollo de la investigación, Para Méndez (2007: 237), el marco metodológico consiste en “la
adquisición, organización, sistematización, exposición de conocimientos; en base a un conjunto
de procesos que conducen a la explicación de un fenómeno dentro de su contexto en la realidad”.
En tal sentido, a continuación se presenta el tipo de investigación, diseño, población, técnicas e
instrumentos de recolección de datos y por último el modelo de análisis.

4.2.1. Técnicas De Recolección De Datos

Se utilizó la técnica: entrevista no estructurada. Según Arias (2006) se entenderá por técnica,
el procedimiento o forma particular de obtener datos o información. Ahora bien, la aplicación de
una técnica conduce a la obtención de información, la cual debe ser guardada en un medio
material de manera que los datos puedan ser recuperados, procesados, analizados e interpretados
posteriormente. La observación directa es definida por Tamayo (2004), como “aquella en la cual
el investigador puede observar y recoger datos mediante su propia observación”, La entrevista no
estructurada, según Arias (2006), “más que un simple interrogatorio es una técnica basada en un
dialogo o conversación “cara a cara”, entre el entrevistador y el entrevistado acerca de un tema
previamente determinado, de tal manera que el entrevistador pueda obtener la información
requerida”. Las entrevistas y el entrevistar son elementos esenciales en la vida contemporánea, es
comunicación primaria que contribuye a la construcción de la realidad, instrumento eficaz de
gran precisión en la medida que se fundamenta en la interrelación humana. Galindo (2009),

17
Proporciona un excelente instrumento heurístico para combinar los enfoques prácticos, analíticos
e interpretativos implícitos en todo proceso de comunicar.

Sabino, (2007), comenta que la entrevista, desde el punto de vista del método es una forma
específica de interacción social que tiene por objeto recolectar datos para una investigación. El
investigador formula preguntas a las personas capaces de aportarle datos de interés, estableciendo
un diálogo peculiar, asimétrico, donde una de las partes busca recoger informaciones y la otra es
la fuente de esas informaciones.

4.2.2. Instrumento de recolección de datos

Como instrumento de recolección de datos se diseñó un cuestionario. Riquez (1999),

manifiesta que los instrumentos de recolección de datos son los recursos utilizados para facilitar
la recolección y el análisis de los hechos observados, estos son numerosos y varían de acuerdo
con los factores a evaluarse. Según Ander-Egg (2005), es aquella parte de “un estudio o
investigación que se realiza en contacto directo con la comunidad, grupo o personas que son
motivo de estudio”. Así mismo, Chávez (2008), establece que los cuestionario son documentos
estructurados o no que contienen un conjunto de reactivo relativo a los indicadores de una
variable y las alternativas de respuestas.

5. Elaboración de la propuesta

5.1. Nombre de la propuesta

Digitalizar expedientes administrativos de la Caja de Ahorro de la Universidad Rafael

Urdaneta desde el año 2010 hasta el 2018.

5.2. Propósito

La finalidad de esta propuesta es la digitalización de los documentos existentes en la caja de

ahorro de la universidad Rafael Urdaneta, con el fin de poder contar con un formato y soporte
digital que permita recuperar la información rápida y oportuna.

5.3. Alcance

Este proyecto se encuentra especialmente dirigido al archivo de la Caja de ahorro de la

Universidad Rafael Urdaneta, sin embargo esto no significa que pueda servir de base e incentivo

18
para ser aplicado en otras unidades de información que deseen llevar a cabo un proyecto de la
misma índole.

5.4. Objetivos

 Automatizar los procesos documentales del archivo de la Caja de ahorro de la

Universidad Rafael Urdaneta
 Facilitar las labores archivística realizadas dentro de la unidad de información
 Garantizar la rapidez de respuesta a los usuarios del archivo
 Proporcionar ahorro económico a la organización
 Disminución aproximada de 90% de Préstamo Físico y recuperación de Expedientes (sólo
para los casos en que se requiera constatar algún documento contra el original).
 Control del Estado de los Expedientes (Inactivo / Desincorporado).

5.5. Desarrollo de la propuesta

Se iniciara un proceso de digitalización que permita la incorporación de los documentos ya

existentes en la unidad de información, y en el caso de la futura documentación, se hará el
registro de la misma de forma directa al sistema ya implementado.

Para la digitalización se realizaran las siguientes fases:

5.5.1. Fase Inicial: Recepción de documentos

El primer pasó en el proceso de digitalización de documentos es la recepción de los mismos

y en la cual se deben realizar los siguientes procesos:

 Identificación: se identificara la documentación a digitalizar la cual será los expedientes

administrativos de la Caja de Ahorro de la Universidad Rafael Urdaneta desde el año
2010 hasta el 2018.
 Clasificación: se clasificaran y ordenaran los documentos antes de proceder a su captura,
no sólo para garantizar el éxito de la digitalización sino para facilitar las fases posteriores
de la misma.
 Preparación: se prepara la documentación a capturar, revisando uno a uno los
documentos, deshaciéndose de cualquier elemento que impida la ágil captura de las
mismas o que puedan entorpecer o imposibilitar el proceso de digitalización. Como lo es
quitar las grapas entre documentos, eliminar clips, despegar las etiquetas, separar
documentos con varias páginas unidas, girar las páginas que se encuentren invertidas,
entre otros.

19
 5.5.2. Fase media: Digitalización y reconocimiento de datos

La fase de digitalización, también conocida como de captura o escaneo, es en la que se

obtiene la imagen digital del documento original en soporte papel. Esta fase variará
significativamente si los documentos se capturan uno a uno o si cada lote preparado se sitúa en la
bandeja del escáner para proceder a la captura de todo el conjunto de los documentos que
componen el lote. En cuanto al reconocimiento de datos se utilizara la herramienta de OCR
(Reconocimiento Óptico de Caracteres), con la cual se podrá transformar la imagen de la página
en texto. Esto permitirá crear un documento de texto que podremos editar o incorporar a otro con
el que se esté trabajando.
5.5.3. Fase final: Almacenamiento de documentos digitales

Esta fase del proyecto, hace referencia a los medios donde se almacenan los archivos de
imágenes, a lo cual debe darse gran importancia, ya que de una buena elección de un disco duro,
depende la conservación de los archivos digitales. Dado lo anterior, se utilizaron criterios de
velocidad, capacidad y costo para evaluar la pertinencia de utilizar o no un disco duro para
almacenar los archivos de imágenes digitales.

El Almacenamiento de la información para una futura búsqueda o consulta, es fundamental

debido a que lo más importante del proceso es mejorar el acceso a la información y para
optimizar la búsqueda se puede realizar a través de metadatos y una vez que se dispone de todos
los metadatos necesarios para cargar el documento (datos reunidos en la fase de digitalización) y
el propio fichero que contiene la imagen digital del mismo, se puede proceder a la carga de toda
esta información en el Archivo Digital. Por último se dará paso a determinar cómo se va a
gestionar los expedientes administrativos de la Caja de Ahorro de la Universidad Rafael Urdaneta
desde el año 2010 hasta el 2018, en papel tras la finalización del proceso de digitalización en la
cual se llevara a cabo las acciones necesarias para su Archivo, Devolución o Expurgo.

5.6. Usuarios

De manera directa será de beneficio para la persona encargada del archivo de la

organización, y de manera indirecta a todo el personal que labora dentro de la Universidad Rafael
Urdaneta que de alguna manera necesita de los servicios que el archivo ofrece.

5.7. Beneficios

 Estratégicos
 Posicionamiento del archivo dentro de la institución
 Incremento de la ventaja competitiva de la organización
 Incremento de la moral y satisfacción del personal

 Financieros
 Ahorro económico para la organización, debido a que no será necesario la contratación de
personal adicional para que sea de apoyo en el desarrollo y gestión del archivo
20
 Aumenta la producción laboral

 Técnicos
 Agilización de los procesos documentales
 Control constante de la documentación
 Rápida localización de la documentación
 Mejores niveles de seguridad en cuanto al acceso de la documentación
 Rapidez de respuesta a los usuarios
 Disminución considerada del manejo físico de la documentación

5.8. Plan de acción

Un plan de acción es una presentación resumida de las tareas que deben realizarse por ciertas
personas, en un plazo de tiempo para cumplir con ciertos objetivos y metas, utilizando un monto
de recursos asignados con el fin de lograr un objetivo dado, es un espacio para discutir qué,
cómo, cuándo y con quien se realizaran las acciones De esta manera, un plan de acción se
constituye como una especie de guía que brinda un marco o una estructura a la hora de llevar a
cabo un proyecto.

5.9. Cronograma de actividades

El cronograma es la transcripción a tiempos de los procesos y acciones para llevar a cabo un

proyecto. En él se establece cuánto tiempo va a costar a la organización que sus recursos lleven a
cabo cada proceso. Además, sirve de guía para establecer el grado de avance en la consecución
de objetivos. Comprende la realización de toda la secuencia lógica para hacer realidad los
resultados. Es una de las herramientas más utilizadas no sólo para controlar el avance, también
para reajustar continuamente lo necesario para gestionar los recursos, costes u objetivos de cada
proyecto.

El cronograma es un registro pormenorizado del proceso que se ha de seguir para llegar a un

fin preestablecido. Consiste en analizar y fraccionar las actividades necesarias para generar los
productos que darán solución al problema o mejorarán una situación específica. “En él se anotan
las fechas probables para todas y cada una de la actividades…” (García Córdoba, 2008).

Según Weiss y Wysocki (1994), el diagrama de Gantt, “Es una representación gráfica de las
actividades que componen el proyecto. La dimensión vertical enlista las actividades (una por

21
línea) en tanto que la dimensión horizontal es el tiempo. Una vez que se han determinado las
fechas de inicio y conclusión programadas para cada actividad, se puede construir el diagrama de
Gantt.

Aunado a lo anteriormente expuesto se hace necesario la elaboración del siguiente plan de

acción y cronograma de actividades (Grafica de Gantt):

22
 Tabla 3: Plan de Acción

OBJETIVO GENERAL: Digitalizar expedientes administrativos de la Caja de Ahorro de la Universidad Rafael Urdaneta desde el año 2010
hasta el 2018.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS ACTIVIDADES RECURSOS TIEMPO RESPONSABLES

Identificación
Computadoras.
Clasificación Hojas blancas tipo carta
Realizar pasos requeridos para  Lcda.
Ordenación Lápices
la digitalización de los Bibliotecología
Escáner 4 Semana
expedientes. Descripción de las agrupaciones Archí-Practic y Archivología
documentales (inventario). Carpetas  Ayudantes
Captura con escáner del documento Saca Grapa
físico.
Edición de las imágenes
Revisión de la calidad de las
Determinar estándares de imágenes  Lcda.
Computadoras. Bibliotecología
calidad de imagen digital de los Cotejo de los materiales con el Licencia Adobe Reader.
4 Semanas y Archivología
documentos originales. inventario.  Ayudantes
Conversión de la imagen a formato PDF

Desempaquetado y
Almacenar expedientes Ordenamiento de las imágenes.
digitalizados de la Caja de  Lcda.
Computadoras.
Almacenar expedientes digitalizados en Bibliotecología
Ahorro de la Universidad Rafael Escáner 2 Meses
el Archivo Digital. Sistema de almacenamiento y Archivología
Urdaneta desde el año 2010
 Ayudantes
hasta el 2018.
Realizar copia de seguridad.

23
 Tabla 4: Cronograma de Noviembre 2017 Enero 2018 Febrero 2018 Marzo 2018
Actividades Semanas Semana 2 Semana 3 Semana 4

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Actividades Días Días Días Días Días Días Días Días Días Días Días Días Días Días Días Días
X X X X X X X X
Identificación
X X X X X X X X
Clasificación
Ordenación
Descripción de las agrupaciones
documentales (inventario).
Captura con escáner del
documento físico.
Edición de las imágenes
Revisión de la calidad de las
imágenes
Cotejo de los materiales con el
inventario.
Conversión de la imagen a formato
PDF
Revisión de la calidad de las
imágenes
Desempaquetado y X X X X X X X X X X
Ordenamiento de las imágenes. X X X X X X X X X X
Almacenar expedientes X X
digitalizados en el Archivo Digital. X X
X X X X
Realizar copia de seguridad.
X X X X

Obj. 1. Estructurar los diferentes pasos Obj. 3. Digitalizar los expedientes seleccionados del Archivo
Obj. 2. Evaluar el sistema para la Tiempo para realizar
requeridos para la digitalización de los de la Caja de ahorro de la Universidad Rafael Urdaneta del
digitalización la actividad
expedientes año 2010 al 201/8.

24
 5.10. Presupuesto

Según Burbano (2005), el presupuesto es una expresión cuantitativa formal de los objetivos
que se propone alcanzar la administración de la empresa en un período con la adopción de las
estrategias necesarias para lograrlas, de igual forma, este autor indica que es una estimación
programada, de manera sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener
por un organismo en un periodo determinado.

Por su parte, Welsch y otros (2005) lo denominan planificación y control integral de

utilidades, y lo definen como un enfoque sistemático y formalizado para el desempeño de fases
importantes de las funciones administrativas de la planificación y control. En este sentido, se
puede establecer que el presupuesto ayuda a determinar cuáles son las áreas fuertes y débiles de
las organizaciones, el control presupuestal genera la coordinación interna de esfuerzos y en virtud
de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos contables y financieros de la
empresa, con el propósito de ofrecer una visión más amplia del proceso administrativo junto con
la estructura organizacional de la entidad, como la base para un eficaz sistema de planificación y
control.

PRESUPUESTO
Digitalizar expedientes administrativos de la Caja de Ahorro de la Universidad
Nombre del proyecto: Rafael Urdaneta desde el año 2010 hasta el 2018.
Responsables: Fernández, Darwin & Paz, Angélica
Fecha del Proyecto: Inicio: Noviembre 2017 Final: Marzo 2018
Fecha de presupuesto: 19/03/2018 Valides: 30 Días
COSTO DE MATERIAL

Descripción Materiales Cantidad Precio C/U Bs. F Subtotal Bs. F

Computadora 2 25.000.000 50.000.000

Lápices 10 20.000 200.000

Realizar pasos
requeridos para la Archi-Practic 50 185.000 9.250.000
digitalización de los
expedientes. Carpeta 100 14.000 1.400.000
Resma de Hojas
Blancas Tipo Carta
1 1.000.000 1.000.000

Saca Grapas 5 45.000 225.000

25
 Computadora 2 25.000.000 50.000.000
Determinar estándares
de calidad de imagen
digital de los
documentos originales. Licencia Adobe
1 1.000.000 1.000.000
Reader

Almacenar expedientes Computadora 1 25.000.000 25.000.000

digitalizados de la
Caja de Ahorro de la
Universidad Rafael
Escáner 3 50.000.000 150.000.000
Urdaneta desde el año
2010 hasta el 2018.
Total Costo de Material: 288.075.000
COSTO DE PERSONAL
Personal Cantidad Sueldo Subtotal
Lcda. Bibliotecología y
1 1.307.646 1.307.646
Archivología
Ayudante 4 1.307.646 5.230.584
Total Costo de Personal: 6.538.230
TOTAL DE PRESUPUESTO
Costo de Material: 277.200.000
Costo de Personal: 6.538.230

Total: 294.613.230
Tabla 5: Presupuesto.

26
 CONCLUSIÓN
Los beneficios que aporta la digitalización de documentos mediante software, son múltiples
y ya han sido suficientemente fundamentados en las anteriores páginas. Sin embargo, pueden
resumirse en pocos puntos que es importante subrayar: contribuye a preservar fuentes primarias
de información; pone a disposición la documentación sin necesidad de estar físicamente en un
lugar determinado facilitando el acceso, difusión y consulta de los datos; es una técnica
relativamente sencilla y de escaso costo; es un método rápido, confiable y seguro, sin representar
una intrusión violenta ni peligrosa en los documentos; garantiza la accesibilidad a la información,
ya que basta con una computadora para consultar el material en cualquier momento.

Al igual que asegura la fidelidad de los documentos, a diferencia de las versiones digitales
transcriptas; proporcionan una alta calidad de imagen, a la vez que permiten la realización de
correcciones digitales reduciendo la posible pérdida de información en documentos en
pronunciado proceso de deterioro; asegura un almacenamiento del material en soporte digital de
muy bajo costo, lo que facilita su copiado, intercambio, almacenamiento y transporte; permite
una fácil difusión de la información para su aprovechamiento por parte de los usuarios, sean éstos
estudiantes, investigadores e instituciones; admite la creación de copias en diversas calidades y
con finalidades distintas; favorece la migración de los documentos a formatos y tecnologías que
sean desarrollados en el futuro.

VI
 BIBLIOGRAFÍA

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VIII
 ANEXOS

Anexo 1: Cuestionario

República Bolivariana de Venezuela

Ministerios del Poder Popular para la Educación Universitaria
Universidad del Zulia
Facultad de Humanidades y Educación
Escuela de Bibliotecología y Archivología
Cátedra: Gerencia de la Información y el Conocimiento

Digitalizar expedientes administrativos de la Caja de Ahorro de la Universidad Rafael

Urdaneta desde el año 2010 hasta el 2018.
Cuestionario dirigido a profesionales de la información del Archivo de la Caja de ahorro de la
Universidad Rafael Urdaneta

Autoras:
Fernández, Darwin
Paz, Angélica

Tutora:
Cambar, Bertha

MARACAIBO, MARZO DE 2018

IX
 República Bolivariana de Venezuela
Ministerios del Poder Popular para la Educación Universitaria
Universidad del Zulia
Facultad de Humanidades y Educación
Escuela de Bibliotecología y Archivología
Cátedra: Gerencia de la Información y el Conocimiento

Cuestionario dirigido a profesionales de la información del Archivo de la Caja de ahorro de

la Universidad Rafael Urdaneta

Lea con detenimiento cada una de las preguntas que se le presentan a continuación y marque con
una equis (X) la alternativa de respuesta que considere pertinente:

Nº PREGUNTAS SI NO

1 La unidad de información ha digitalizado documentos anteriormente

El documento electrónico tiene valor legal cuando se demuestra su autenticidad,

2
integridad y confiabilidad.

Los pasos ordenados del proceso de digitalización son Digitalización, Indexación y

3
Almacenamiento

Se adoptan decisiones y se estimulan acciones necesarias para la mejora continua de la

4
política de gestión y archivos de la organización

Se exige a los sistemas de información flexibilidad y alto grado de adaptabilidad

5
tecnológica

Se capturan o convierten los documentos de archivo a los formatos admitidos para la

6
fase de archivo

7 Se incorporan los metadatos mínimos obligatorios de digitalización

Se valida y controla la entrada de los metadatos mínimos obligatorios así como inclusión
8
de otros metadatos asociados a los documentos electrónicos

9 Se coteja entre el resultado del proceso y el documento original, para validar la garantía

Se logra localizar y recuperar la documentación solicitada por las unidades y ofrecerla en

10
consulta con rapidez

X
Anexo 2: Diseño de infografía del Archivo de la Caja de Ahorro de la Universidad Rafael
Urdaneta

XI