Guía de Compras y Ventas

Sistema de Facturación

1. Primera Factura
1.1. Crear una empresa nueva
IMPORTANTE: Si te pasamos una empresa configurada con el logo y el certificado digital,
restaurala desde el módulo de Configuración (Empresas->Restaurar Copia de Seguridad).
Luego cuando entres al programa, elegí la empresa en el login.

Entrar en la pantalla Administrar Empresas desde el acceso directo o desde el módulo de

Configuración (Empresas->Administrar Empresas).

El campo Alias identifica la empresa, es un código. El combo de selección Módulos indica que
módulos vas a crear. No lo cambies, dejalo con el valor que tiene cuando abrís la pantalla. Por
ejemplo, si tenés el sistema de Estudio Contable y ponés la opción Sistema, lo único que obtenés
son tablas adicionales que no vas a usar nunca.

Cuando creas una empresa está vacía, sin datos. Lo ideal es iniciar la empresa tomando como
base otra empresa. El combo Empresa Base indica la empresa donde tomar los datos iniciales. Si
no tenés ninguna empresa, lo mejor es usar la empresa de ejemplo Master.
Luego de crear la empresa, en la botonera del escritorio podés cambiar de empresa presionando
el botón Cambiar de Empresa (tecla rápida F5) o entrando nuevamente al sistema pero
eligiendo otra empresa.
Si apretás el botón de ayuda aparece la guía del módulo donde estés posicionado. Solo hay
que leer el primer capítulo de cada módulo para entender el funcionamiento del programa.
COPIAS DE SEGURIDAD: Es fundamental tener como mínimo una copia mensual de tus
empresas en un pendrive o la nube. Si tu computadora se rompe, podés perder toda la información.

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1.2. Ingresar un nuevo Cliente
Presioná el botón del módulo Ventas y entrá al menú Clientes->Cliente. Cuando entrás a
la pantalla estás en el modo de selección. Ingresá un código de cliente y presioná la tecla Enter. Si
usás un número de CUIT el sistema busca en AFIP y trae los datos.

Si el código de cliente no existe, la pantalla se habilita para ingresar uno nuevo. Ingresás la
Razón Social, CUIT y Condición de IVA. Luego guardá el registro con el botón Insertar [F1].

Luego de crear un cliente nuevo, volvés al principio y te aparece el cursor en el campo Cliente.
Con el cursor titilando en el campo vacío podés apretar Enter o presionar con el mouse el botón
Buscar [F5]. Si en la pantalla de selección rápida escribís te filtra los clientes.

Podés seleccionar un cliente con la tecla Enter o hacer doble click sobre el registro. Esta acción
carga el cliente seleccionado en el formulario. En la botonera ahora aparecen los botones para
Modificar [F2] o Eliminar [F3] el proveedor.

Con la tecla Esc cancelás la edición. Para moverte por los campos del formulario podés usar las
flechas del teclado ←↑↓→. También podés usar la tecla Enter para ir al campo siguiente.
Si modificamos el código del cliente y apretamos el botón Modificar , se actualiza el código
en todo el sistema. Ahora, si modificamos el código del cliente, pero presionamos la tecla Enter, se
duplica el cliente y la botonera se habilita para Insertar un nuevo cliente.

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1.3. Ingresar un producto
Los ítems se pueden ingresar desde los módulos de Ventas , Compras y Stock , en la
ventana Ítems->Ítem. Esta ventana tiene un funcionamiento similar a la ventana de clientes.
Cuando entrás en la pantalla estás en el modo selección. Ingresás un código de producto y presionás
la tecla Enter. El código de producto es arbitrario.

Si el Código de producto no existe, la pantalla se habilita para ingresar uno nuevo. La

Descripción sale en el detalle de la factura, aunque se podría agregar la Presentación también. El
Grupo y Subgrupo sirven para agrupar productos. Podés actualizar precios por grupo, por ejemplo.
El precio se define en el campo Precio de Costo. Luego podemos pivotear entre Precio de
Venta y Ganancia. En el campo Stock se define la existencia del producto.

Si solo dejamos el precio de costo, en la venta aparece ese precio. Si completamos el precio de
venta, se puede calcular la ganancia. Si usamos la ganancia, no hay que usar el precio de venta,
porque el precio sale de hacer el cálculo entre el precio de costo y la ganancia.

Podemos elegir la utilidad presionando el botón de ganancia . La utilidad es otra forma de

calcular la ganancia, pero mirando desde el precio final. Por ejemplo, si aumentamos un 100% el
precio, la utilidad será del 50%.
Costo=100.00 => Precio de Venta = 100.00
Costo=100.00 | Venta = $150.00 => Precio de Venta = 150.00
Costo=100.00 | Ganancia = 100% => Precio de Venta = 200.00
Costo=100.00 | Utilidad = 50% => Precio de Venta = 200.00

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1.4. Ingresar una Factura de venta
Las facturas se ingresan en la ventana Ventas->Factura. Para resumir lo que sigue a
continuación, siempre presioná la tecla Enter a cada paso y la interfaz de usuario te va guiando.

Cuando el formulario se abre, estás en el campo Cliente. Podés apretár Enter con el campo
vació o el botón Buscar [F5]. Esta acción muestra la pantalla de selección rápida del cliente.

Con el botón podés crear un cliente nuevo. Sino, un truco de la interfaz de usuario es
presionar la tecla INSERT estando en el campo cliente para abrir la ventana de ingreso. Es un atajo
que se repite en toda la interfaz de usuario.
Cuando estés en el campo Factura podés elegir el tipo de factura o presionar el botón . Si
apretás la tecla Enter en el campo Número empezás el ingreso de la factura. No te preocupes por
hacer una carga con ceros (00001234), porque el sistema los agrega después.

El campo Número tiene varias funciones:

• Si presionás Enter comienza la carga de la factura.
• Si apretás la tecla F aparece la tabla de tipos de comprobantes.
• Si apretás la tecla P hacés foco en el campo punto de venta.
• Si apretás la tecla A, B o C cambia el tipo de comprobante por FA, FB y FC.
• Si apretás el botón Buscar [F5] aparecen las facturas cargadas.

Cuando estés en el campo Ítem podés presionar la tecla Enter, el botón Buscar [F5] o poner
directamente un texto y presionar Enter. Editás la Cantidad, apretás Enter y se guarda la línea.

Al lado del Importe está el ajuste (+/-) que podés aplicar al producto. Una vez ingresados los
productos podés Insertar [F1], Modificar [F2] o Eliminar [F3] la factura.

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 Para eliminar filas de una factura, seleccionás la fila que querés borrar y
apretás el botón Suprimir (o Delete) según el teclado que tengas.

El botón Vista Preliminar [F6] previsualiza la factura. El botón Impresión [F7]

imprime la factura. Por último están los botones para exportación a PDF y envío por E-Mail .
Datos como la moneda, rubro, condición de venta y otros se cambian en la solapa Datos.
Resumen rápido de ingreso de factura:
1. Apretar Enter en el campo Cliente y elegir uno.
2. Apretar Enter en el campo Factura y elegir uno.
3. Ingresar el punto de venta, número de factura y apretar Enter.
4. Apretar Enter en el campo Item y elegir uno.
5. Ingresar una Cantidad y apretar Enter.
6. Guardar la factura con el botón Insertar .

1.5. Autorizar la Factura Electrónica en AFIP

Para autorizar una factura electrónica están los botones de Autorizar Factura Electrónica . Se
envía la factura a AFIP y vuelve el Código de Autorización Electrónico (CAE).

Si el punto de venta está configurado como autorización automática, al imprimir o guardar la

factura, se autoriza automáticamente (Liquidaciones->Puntos de Venta).

1.6. Formulario Visual de Factura (Punto de Venta, Comercio, Industria)

Existen tres pantallas visuales para ingresar una factura con productos: Punto de Venta,
Comercio e Industria. Podés elegir cualquiera para ingresar facturas, es lo mismo.

Podés definir una pantalla por defecto, para que se abra siempre cuando querés consultar en un
listado de facturas. Presioná el botón de Interfaz de Usuario . Seleccionás el formulario que
mas te guste, apretás el botón Guardar y queda por defecto. Reiniciá el programa para que quede
configurado en el menú.

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1.7. Ingresar una Factura de Compra (solo impuestos)
A diferencia de una factura con productos, el ingreso de una Factura por Impuestos solo acepta
importes. Este tipo de ingreso es ideal para facturas como supermercado, estacionamientos, etc. Las
facturas por impuestos se ingresan en la ventana Compras->Factura [Impuesto].

Considerando que leíste el punto anterior de la guía para ingresar una factura, la carga de la
factura por impuesto comienza cuando apretamos Enter en el campo Número de Factura. Se
habilitan los campos para ingresar los importes e impuestos. Según el tipo de comprobante y su
modelo, los campos aparecen con diferentes distribuciones.

La carga de la factura comienza cuando apretamos Enter en el campo Número. Se habilitan los
campos para ingresar los importes e impuestos. Según el tipo de comprobante, los campos aparecen
con diferentes distribuciones, que son configurables (leer 6.2 Modelo de Comprobantes).

El ingreso es rápido, aprovechá la tecla Enter para ingresar los importes. Por ejemplo, si ponés
un importe en el Neto 21% y apretás Enter se calcula el campo IVA 21%. También podés poner el
importe en el Total y se calcula el Neto 21% y el IVA 21%. Las flechas del teclado ←↑↓→ sirven
para moverte entre los campos.
Calculadora: el campo importe tiene una calculadora. Si apretás la tecla de suma ( +) y ponés otro
importe, en el mismo campo se realiza el cálculo. También podés usar los operadores de resta ( -),
multiplicación (*) y división (/).
Nuevos Impuestos: ¿Puedo agregar nuevos impuestos en la carga del comprobante? Si apretás la
tecla INSERT en cualquier campo del comprobante, se abre la ventana de impuestos. Por ejemplo,
estás en un modelo donde solo se ve el Neto e IVA y necesitás cargar un importe exento. Al
presionar INSERT podés agregar ese importe exento. Si en la próxima factura querés que aparezca
ese importe exento precargado, tenés que modificar el modelo de comprobante.
Para guardar el comprobante, presioná la tecla Enter en el campo Total. También tenés los
botones Insertar [F1], Modificar [F2] o Eliminar [F3].

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1.8. Listado de Facturas
Las facturas se pueden ver en la ventana de Ventas->Listado de facturas. Presionando el
botón Filtrar [F1] podés listar todas las facturas.

El botón Vista Preliminar te muestra como quedaría la impresión. El botón Impresión

imprime los registros. El botón Configuración abre una ventana para configurar los parámetros
de impresión. Estos cambios son locales y no permanentes. Para cambios permanentes tenés que ir
al módulo de Configuración->Impresión->Formato de Informe. Por último están los botones
para exportación a PDF y exportación a una Planilla de Cálculos .
Filtros: Los campos de filtro siempre tienen un texto grisado que muestran opciones de ejemplo
para filtrar.

Por ejemplo, para filtrar por fecha de comprobante se podría poner:

Fecha: 2013 (filtrás todo el año 2013)
Fecha: 2011..2013 (filtrás el rango de años 2011 hasta 2013)
Fecha: 6/2013 (filtrás el mes 6 del año año 2013)
Fecha: 1/2013..6/2013 (filtrás el primer semestre del año año 2013)
Fecha: 6/2012..2013 (filtrás un año y medio)
Fecha: 1/2013..3/2013,6/2013..9/2013 (filtrás dos trimestres separados)
Fecha: 1/1/2013 (filtrás un día en el año)
Fecha: 1-1-2013 (filtrás un día en el año pero con guiones)

A continuación se presentan filtros con cadenas de caracteres:

Factura: FA,FB
Período: *2020
Ítem: PA (PANELES, PARTES, PAREDES)
Ítem: *P* (PANELES, PARTES, REPUESTOS, PAREDES, LAPICERAS)
Ítem: A..C (ARENA, BOTELLAS, CAL)

También hay otra forma de filtrar la información, y es con el campo de filtro de la tabla misma.
Este es un filtro rápido, donde busca en todos los campos de la tabla. Podés cambiar su
comportamiento apretando la lupa que tiene una flecha azul.
El otro botón que está a la derecha de la cabecera de la tabla te sirve para mostrar u ocultar las
columnas. Si presionás el botón te aparece un menú con los campos visibles y no visibles.

Ahora te vamos a contar otro truco de la interfaz de usuario. Si hacés doble click o apretás la
tecla Enter sobre un registro del listado de facturas, se abre la pantalla de factura para que puedas
modificar o eliminar ese comprobante. Si hacés doble click sobre la columna Cliente, se abre la
pantalla de cliente para modificar ese cliente. Este comportamiento está en toda la interfaz de
usuario, siempre tratá de hacer doble click o presionar la tecla Enter cuando veas un listado de
registros, porque siempre te acorta las distancias de navegación en la interfaz de usuario.

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1.9. Liquidaciones
Para crear una nueva liquidación hay que ir al menú Liquidaciones->Liquidación. Al igual
que las otras pantallas que venimos explicando, ponés un código en el campo Período y cuando
apretás la tecla Enter se habilita para ingresar un nuevo período. Si ponés un código con el formato
MM/AAAA, automáticamente te ingresa los campos Fecha Desde y Fecha Hasta. Si ponés solo el
año AAAA te carga todos los períodos del año.

Una liquidación puede estar Abierta, Cerrada o Activa. Una liquidación cerrada puede volver
a abrirse. El estado cerrado evita que modifiques accidentalmente una liquidación. Cuando ingresás
facturas, o emitís informes, siempre te aparece la última liquidación activa.

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2. Pagos y Cobros
2.1. Pago y Cobro por Recibo
Cuando ingresás una factura que vas a pagar por diferido o parcialmente, se usa el pago por
recibo en la ventana Compras->Pago.

La explicación del Pago es similar al Cobro. En esta

sección vamos a explicar desde el lado del Pago.

Lo primero es elegir el proveedor presionando Enter o el botón Buscar [F5]. El número de

pago está compuesto por dos números, el Talonario y el Número. Luego presionamos Enter en el
campo número para empezar la carga del pago.

El segundo paso es elegir que facturas se van a pagar. Se pueden seleccionar varias facturas con
el botón de facturas o se puede buscar la factura con el campo de selección.

En la tabla de facturas se puede ver el Total de la factura, lo que se pagó y el pendiente.

Aclaración: No hay que poner el importe a pagar de la factura, porque se va completando solo
cuando se eligan los medios de pago.

En la solapa Medios de Pago se eligen las distintas modalidades de pago para saldar las
facturas. Tenemos dos formas de elegir las modalidades, con el campo Modalidad y los botones de
modalidades.

Si apretás la tecla Enter en el campo Modalidad o el botón Buscar [F5] aparece la lista de
modalidades de pago.

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 En el campo Importe aparece el saldo a pagar en caso de modalidades como Caja, Cuenta o
Tarjeta. En el caso de los cheques y certificados, el importe es el valor del mismo.
Luego del pago, si miramos el saldo del proveedor en Informes->Saldo de Cuentas
Corrientes por Proveedor, sale el siguiente resultado:

Ahora vamos a agregar una nueva factura por $1000 y un pago parcial por $700. En la pantalla
de facturas aparece el importe pendiente a pagar y lo pagado.

Luego de pagar la factura por el total de $700, miramos el saldo de cta. cte. del proveedor:

Si realizamos un pago para saldar la deuda de $300, la cuenta corriente queda:

¿Que pasa cuando pagamos mas que el valor de la factura? En esos casos, te queda un saldo a
cuenta que podés usar en otro pago. Por ejemplo, si pagamos $3.500 una factura de $3.000, nos
queda un saldo a cuenta de $500.

En el próximo pago se puede ver el saldo a cuenta. Con el botón de cuenta corrientes podés
elegir el saldo para pagar parte de las facturas.

También podés elegir la cuenta corriente desde el campo Modalidad.

¿Cómo ingresamos un cheque nuevo? Podemos

presionar la tecla Insert en el campo Modalidad o apretar el
botón de Insertar Modalidad . Igualmente podemos ir al
módulo de Fondos y crear un cheque por fuera del pago.

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2.2. Pago y Cobro en la Factura
En la misma factura podés realizar el cobro. Internamente ambos tipos de cobros son iguales,
pero a diferencia del cobro por recibo, el cobro por factura solo te permite elegir una factura (la que
estamos cobrando). El cobro se realiza en la solapa Cobro.

El cobro desde la factura se pensó para cobros a consumidores finales, cobros que no te interesan
ver en un listado. Podés elegir cualquiera de las dos formas, es lo mismo a nivel programa. Incluso
podés hacer cobros parciales. No estaría del todo bien, porque un cobro parcial tiene una línea
temporal. Pero igualmente queda bien a nivel saldo de cuenta corrientes.
El funcionamiento de la interfaz de usuario es similar al cobro por recibo, así que no vamos a
detenernos ahí. Si realizamos el cobro al contado y miramos el saldo del cliente en la ventana de
Informes->Saldo de Cuentas Corrientes por Cliente, sale el siguiente resultado:

En el gráfico se observa que la venta y el cobro salen en la misma fila, asumiendo que es un
cobro al contado.

2.3. Pago y Cobro a cuenta

Los cobros a cuenta son fáciles de hacer, simplemente se ingresa un cobro sin facturas. Ese cobro
a cuenta puede ser utilizado en otro cobro. Si apretamos el botón Cobros a Cuenta, el sistema
muestra una lista de los cobros a cuenta sin asignar a otro cobro.

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3. Comprobantes Adjuntos
3.1. Adjuntar presupuestos a la factura
Un presupuesto puede ser adjuntado en la factura, y evitás ingresar los productos nuevamente.
En la solapa Adjuntos podés adjuntar comprobantes y archivos.

Estando en el campo Adjunto podés presionás el botón F5 del teclado, hacer click en el botón
Buscar o apretás la tecla Enter. Esta acción te permite buscar un comprobante para adjuntar.
También podés presionar el botón de Comprobantes o de Ítems de Comprobante para
seleccionar varios comprobantes para adjuntar.

Al seleccionar el comprobante, se cargan automáticamente los productos en la factura. Si elegiste

dos o mas comprobantes, puede darse el caso de que compartan el mismo producto, entonces se
suman en la factura. Si los productos de ambos presupuestos difieren en el precio, entonces se
ponen como líneas separadas.

En la figura se ve el ejemplo de dos presupuestos adjuntados en la factura y el resultado final. La

factura integra los dos presupuestos. Estos comportamientos se pueden ajustar con unos botones
debajo del campo de Adjunto.

El primer botón Filtro de Adjuntos indica si filtrás comprobantes que ya fueron entregados o
no. Puede suceder que un comprobante fue entregado pero necesitás adjuntarlo. Entonces
deshabilitás el botón de adjunto. El segundo botón Filtro de Clientes indica si querés tomar
solo los comprobantes del cliente de la factura o todos los comprobantes sin distinguir el cliente. El
filtro Unión de Ítems indica si dos o mas productos iguales se juntan en una sola línea.

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3.2. Control de entregas
Cuando se adjunta un comprobante, como un remito, se puede llevar un control de productos
entregados. Si adjuntamos el remito completo, en la ventana de Listado de comprobantes se
puede ver una columna que indica si el remito fue Entregado.

También podés hacer entregas parciales del remito. Cuando adjuntamos el remito a la factura, se
cargan todos los productos, pero ahora vamos a modificar una línea de la factura para entregar
menos cantddad y que el remito quede pendiente de entrega.

La columna Entregar puede ser modificada manualmente, pero conviene que su valor cambie de
forma automática, en base a los cambios realizados en la factura. Al realizar el listado nuevamente
de los comprobantes nos queda como:

Ahora vamos a crear una nueva factura para terminar la entrega. Si elegimos el mismo remito, la
factura se crea con los productos pendientes y así podemos cerrar la entrega. En la figura siguiente
podemos ver como el programa indica que faltan entregar 3.000 ovatas.

Este proceso puede realizarse a la inversa con las facturas adjuntadas a un comprobante.
También se puede adjuntar una factura en una nota de crédito.

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4. Comprobantes Avanzados
4.1. Factura de Crédito Electrónica
La Factura de Crédito Electrónica (FCE) debe utilizarse con determinados clientes cuando se
supera un monto mínimo de facturación. Actualmente es de $546.737 (13/04/2023).

Tres cosas son necesarias, a) la fecha de vencimiento, b) nuestro CBU y c) el tipo de

transferencia. El CBU y la Transferencia se ingresan en la solapa Datos->FCE MiPyme de la
factura.

4.2. Nota de Crédito Electrónica

En las notas de crédito, se ingresa el campo Anulación con los valores SÍ y NO. Si la factura de
crédito fue rechazada, entonces el valor de anulación debe ser SÍ. Si la factura de crédito no fue
rechazada por el comprador, el valor de anulación debe ser NO.
Hay que adjuntar la factura FCE en la solapa de Adjuntos para poder autorizar una NCE.

4.3. Tipo de Comprobante y FCE

Los días de vencimiento se pueden definir en el tipo de comprobante ( Liquidaciones->Tipo
de Comprobante). En esa ventana se modifica el campo Días Vencimiento (VTO).

Cuando creamos una nueva factura FCE, queremos que el sistema recuerde el CBU de la factura
anterior. El campo Campos Auto hace que traiga los valores de la factura anterior.

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5. Factura Electrónica
5.1. Crear el certificado digital
El certificado digital se crea en la ventana Liquidaciones->Crear Certificado AFIP.

En la Carpeta Certificado se encuentran los archivos que se van generando para el

certificado. Puede ser cualquier carpeta que vos elijas. El Alias es el identificador del certificado en
AFIP. Generalmente usamos el nombre de la empresa. Yo suelo usar letras minúsculas y trato de
usar el dominio de la página web por ejemplo. Si la página web es www.argentina.com, entonces
uso como alias argentina. En la Clave suelo poner lo mismo que el alias, para no olvidarme. Estos
son consejos, pero podés tener tus propias reglas.
Definido los datos es momento de crear los archivos para el certificado digital. El primer paso es
apretar el botón Crear Key . El segundo paso es apretar el botón Crear CSR que vamos a usar
en la página de AFIP.
Desde la página web de AFIP seleccionamos Administración de Certificados Digitales
para agregar un certificado por alias. Si apretas el botón de Ayuda aparece la guía para configurar
el certificado digital en AFIP. Luego de agregar el alias nos queda una imagen como:

Si presionamos el enlace Ver podemos descargar el archivo de certificado X.509 (extensión .crt).

Si apretamos el botoncito azul descargamos el certificado y lo guardamos en la misma carpeta

donde están los archivos para el certificado. Luego apretamos el botón Afip CRT para que lo
cargue y por último apretamos el botón Crear P12 .

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5.2. Configurar el certificado digital
Para configurar la factura electrónica primero debemos copiar el certificado digital en el sistema.
Tenés que entrar en la pantalla de Liquidaciones->Configurar Certificado AFIP.

El nombre del alias debe ser el de tu empresa, nosotros usamos la palabra miempresa solo de
ejemplo. Cuando entrás a esta pantalla, lo primero que hay que hacer es elegir en el campo
Certificado AFIP el archivo con extensión .p12 creado en el punto anterior. Luego ponemos la
Contraseña, el CUIT y definimos el serivico Factura Electrónica. El campo Empresa no es
necesario, pero se utiliza cuando en una misma empresa tienen dos o mas CUITs para facturar. Por
ejemplo, dos monotributistas que facturan pero quieren llevar todo el stock en una sola empresa.

Después de configurar el certificado, es hora de probarlo. El botón Probar Web Service

sirve para probar el servicio de AFIP. El segundo botón Probar Ingreso controla si podemos
conectarnos a la AFIP con el certificado. Si presionás muchas veces el botón, la AFIP te dará un
error porque no se pueden crear muchas conexiones al mismo tiempo.
En la ventana Liquidaciones->Puntos de Venta habilitados en AFIP podemos consultar
directamente desde AFIP los puntos de venta creados para facturar de forma electrónica.

5.3. Punto de Venta Electrónico

Para facturar de forma electrónica necesitás definir el punto de venta en la ventana
Liquidaciones->Punto de Venta.

Si la Autorización es Manual, la factura se autoriza cuando presionamos el botón Autorizar

Factura Electrónica en la factura. Si es Automático, la factura se autoriza al crearla con el
botón Insertar .

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5.4. Confirmación de facturas electrónicas
Hay dos formas de confirmar una factura electrónica en la AFIP. La primera forma es desde la
misma factura apretando el botón de Autorizar Factura Electrónica , que envía la factura a
AFIP y devuelve el CAE que se reflejara en la factura.

La segunda opción sirve para hacer una confirmación de varias facturas electrónica. La pantalla
se abre desde Ventas->Autorizar Facturas Electrónicas en AFIP.

Cuando se abre la ventana aparecen las las facturas electrónicas pendientes de autorización. Al
igual que en la ventana de Facturación tenés el mismo botón para confirmar las facturas.

Luego de autorizar las facturas, el sistema muestra el CAE y podés imprimir todas las facturas,
crear archivos PDF o mandarlas por email.

5.5. Consultar facturas electrónicas desde AFIP

En la ventana Ventas->Listado de Facturas Electrónicas de AFIP podés ver que facturas
hay en AFIP autorizadas. Este listado no se relaciona con las facturas que tenés cargadas localmente
en tu sistema, sino que consulta directamente en la AFIP. Te puede servir de control, pero también
para importar esas facturas al sistema si es que las borraste y no tenés una copia de respaldo.

Si presionás el botón Filtrar te trae las últimas facturas según el tipo de comprobante, para
saber desde que número tenés que continuar facturando. Si ponés una liquidación, o el rango de
fecha desde y hasta, te trae todas las facturas contempladas en esas fechas. El botón Insertar
crea la factura electrónica en el sistema si es que no existe, o te actualiza el número de CAE si la
factura ya estaba cargada.

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5.6. Solución al problema del número de factura o fecha incorrecta
Si al facturar sale el siguiente mensaje de error, es porque el número siguiente de factura es
incorrecto o la fecha es menor a la última fecha facturada. Por ejemplo, si la última factura es la
número 20 y queremos autorizar la factura 22, la AFIP no te deja autorizar la factura. Lo mismo
sucede con la fecha, si queremos facturar con una fecha menor a la última, no se autoriza la factura.

¿Porqué sucede esto? A veces, el usuario autoriza una factura con importe en cero, y la borra
para hacer una nueva. Pero esa factura sigue existiendo en AFIP, y no se puede autorizar un número
de factura que ya fue autorizado. Pueden darse otras situaciones, pero el resultado es el mismo.
¿Cómo se soluciona? Fácil, listás las facturas en AFIP en la ventana Ventas->Listado de
Facturas Electrónicas de AFIP para saber que hay guardado en AFIP.

Luego listas tus facturas en la ventana Ventas->Listado de Facturas y comparás.

En el ejemplo se visualiza una factura autorizada en AFIP con importe 0. Pero en nuestro listado
de facturas, está la misma factura (que fue borrada previamente) pero con otro importe. Los pasos
para solucionar este problema serían:
a) Modificar la factura de tu computadora y ponerle un número mas, el 201.
b) En el listado de facturas de AFIP apretar el botón Insertar para crear la factura 200
nuevamene en tu computadora.
c) Autorizar la factura 201 que se modificó.

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6. Configuración de Facturas y Comprobantes
6.1. Tipo de Comprobante
Hasta el momento aprendiste como ingresar las facturas de compras y ventas. Pero lo bueno del
sistema, es que podés crear tus tipos de comprobante personalizados. Para crear un tipo de
comprobante tenés que ir al menú Liquidaciones->Tipo de Comprobante.

El campo Documento indica si un comprobante de tipo Factura, Interno o Comprobante. Por

ejemplo, los remitos y presupuestos son de tipo Comprobante. El Saldo determina si el
comprobante suma o resta los totales de la factura en los informes. Por ejemplo, una nota de crédito
te restaría el importe. La Cta.Cte. estable si el tipo de comprobante suma, resta o no hace nada al
calcular la cuenta corriente del cliente o proveedor. El Concepto define si una factura es de
Servicio, Producto o Producto/Servicio. Este dato es tomado por AFIP al momento de facturar. Por
ejemplo, una factura de Servicio tiene un margen de +-10 días para facturar. En cambio, una factura
de Producto tiene +-5 días para facturar.
La Lista de Precios se asigna a la factura y tiene un campo adicional que modifica en un
porcentaje los precios al momento de facturar. La Moneda se asignan cuando creamos una factura
nueva. Si el IVA Incluido tiene el valor en Si, entonces los precios de la factura se verán con el
IVA incluido, de lo contrario se verá el precio sin IVA incluido. Los Días de Vencimiento se
suman a la fecha de la factura para obtener la fecha de vencimiento.
Los campos Guardar Tipo y Guardar Punto indican si se guarda en el cliente/proveedor el tipo
de comprobante y/o el punto de venta. Por ejemplo, si creamos una factura nueva para un
proveedor, el tipo de comprobante se guarda en el proveedor, así la próxima factura trae el mismo
tipo, para acelerar la carga.
El Trabajador se usa cuando queremos saber quien agregó una factura. Por ejemplo, un
trabajador puede ser un vendedor. Cuando entra el vendedor al programa y hace una factura, queda
guardado.
Los campos Campo Hora y Campo Hasta son visuales. Cuando se ingresa una factura, aparecen
o no estos campos para facilitar la carga. Por ejemplo, el campo Hasta solo se usa en los tickets y se
puede definir que esté visible.
En la solapa Letras se definen las letras que puede tener el tipo de comprobante.
Generalmente con una letra es suficiente, porque tenemos la factura FA, FB y FC. Pero para la nota
de crédito NC podríamos poner las letras A, B y C, en lugar de usar los tipos de comprobante NCA,
NCB y NCC. Podés elegir lo que mas te guste.

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 El campo Comprobante AFIP es fundamental para que puedas exportar tus facturas al Régimen
de Información de Compras y Ventas. Este campo indica cual es el código de comprobante AFIP
asociado al tipo de comprobante. Lo mismo sucede a la inversa, cuando queremos importar facturas
en línea, donde AFIP devuelve el código 001. Apretando la tecla Insert o en la ventana
Liquidaciones->Códigos de Comprobante AFIP se pueden agregar códigos nuevos.
El Formulario Principal determina el modelo de impresión de la factura. El Formulario
Secundario es un formulario optativo que puede salir o no en la factura.
El Modelo de Asiento crea el asiento contable cuando se guarda un comprobante. En el
capítulo de Asientos se explica como definir la contabilidad de la empresa.
En la solapa Stock se define como afecta al inventario cada tipo de comprobante. En una
factura de venta la Existencia resta el stock. Luego tenés dos combos que dicen Producción y
Comprometido. Esos combos están mas orientados a la fabricación, así que no hay que prestarle
atención.

El Lote se utiliza solo si tenés productos con lotes. En la venta de un producto, el sistema busca
los lotes según el criterio definido. El Depósito establece donde se resta o suma el inventario.
En un remito no se ingresan precios, para eso está el campo Insertar Precio. El campo
Modificar Precio le niega al usuario la opción de modificar el precio en una factura. Cuando
tenemos facturas y precios de diferentes monedas, podemos unificar los importes con el campo
Unificar Precio.
En la solapa Modelos se establecen que modelos de factura están asociados al tipo de
comprobante. El modelo determina que impuestos aparecen al ingresar la factura.

20
 Y la solapa IVA es útil porque definís que tipos de comprobantes deberían verse, según la
condición de IVA del cliente o proveedor. Esto evita errores de carga al momento de ingresar las
facturas. Si no hay nada cargado, entonces muestra todos los tipos de comprobante.

6.2. Modelo de Factura

En el modelo de comprobante se establece que importes podés cargar en el comprobante. Podés
crear un comprobante solamente para ingresar el Neto IVA 21%, podés crear un comprobante para
ingresar un importe No Gravado, podés crear un comprobante donde ingresando el total te calcula el
Neto y el IVA del comprobante. Para crear un modelo de comprobante tenés que abrír la pantalla
Liquidaciones->Modelo de Factura.

En la pestaña Modelo tenés el campo Módulo que indica a que módulo pertenece el modelo. Si
ese campo no está definido, entonces el modelo aparece en Compras y en Ventas.

En la pestaña Impuestos ingresás los impuestos que aparecen en el ingreso de la factura. El

campo Columna Interfaz establece en que posición aparece el impuesto en la pantalla. Tenés tres
columnas para ubicar el impuesto. En la figura se pueden ver dos ejemplos, donde una
configuración separa los impuestos en dos columnas para que sea mas ordenado. En la figura de al
lado se ve como se ubicaron los impuestos en una sola columna.

Como vimos anteriormente, para ingresar un nuevo impuesto primero tenés que elegir el
Impuesto. Estando en el campo presionás la tecla F5 o apretás el botón Buscar para seleccionar
un impuesto. También podés escribir el código si ya lo conocés y apretar la tecla Enter. Para
agregar el impuesto a la lista podés apretar Enter en el campo Orden o podés apretar el botón
Insertar de la botonera. Si querés modificar una fila podés hacer doble click o apretar Enter
sobre la misma.

21
6.3. Crear un Impuesto
Los impuestos se crean en la ventana Liquidaciones→Impuestos.

El campo Tipo establece el comportamiento del impuesto. Tenés los impuestos (o subtotales)
Neto, IVA, Exento, No Gravado e Impuestos. El Neto generalmente lleva definido el porcentaje en el
campo Alicuota para indicar si es 21%, 10,5% o 27%. De esta manera, cuando ingreses el importe
en la pantalla de factura va a saber calcular el importe IVA correspondiente. El tipo IVA se
relaciona con el tipo Neto por la alícuota, de esta forma el Neto se calcula a partir del IVA o
viceversa.
Los tipo Impuesto sirven para los impuestos internos, las percepciones de IVA o IB, entre otros.
El alícuota en los tipo Impuesto se aplica sobre el subtotal de la factura (Neto+Exento+No
Gravado). Si la alicuota es 0, entonces el impuesto hay que ingresarlo manualmente.
El tipo Subtotal se utiliza para ingresar importes en el comprobante, pero no afectan el total.
Supongamos que tenemos un comprobante donde quiero poner el total para calcular el neto 21% y
10.5% y que automáticamente me calcule el Neto 21%, IVA 21%, Neto 10.5% e IVA 10.5%.
Ingresando solamente el Importe Total no me sirve, porque no puedo diferenciar que parte del
importe se utiliza para calcular el 21% y que parte del importe se utiliza para calcular el 10.5%.
Entonces para solucionar esto existe el tipo Subtotal.

El alias sirven para cambiar la etiqueta de las columnas Impuesto 1 al 9 en los informes. Para
poner tu propia etiqueta, tenés los alias de tipo, donde permite relacionar un tipo de impuesto con un
alias. Cuando vas a listar los informes, se toman estos alias y el informe queda como te gusta.

Según la configuración de la figura de ejemplo, en los informes vemos las columnas así:

Acordate del botón que está a la derecha de la cabecera de la tabla, que sirve para mostrar u
ocultar las columnas.

6.4. Múltiples percepciones de IB o IVA

En este apartado te vamos a explicar como agregar varias percepciones de Ingresos Brutos.
Podés agregar todas las percepciones en el ingreso del comprobante. Tenés nueve lugares para
agregar impuestos. En la empresa Master usamos el tipo Impuesto 1 para ingresar las percepciones
de IVA y el tipo de Impuesto 2 para las percepciones de Ingresos Brutos. Si tenés varias provincias,

22
la mejor configuración es ocupar como mucho tres tipos de impuestos:
Impuesto 2 = Buenos Aires (o tu jurisdicción principal)
Impuesto 3 = Ciudad de Buenos Aires (o tu segunda jurisdicción principal)
Impuesto 4 = Las demás provincias o jurisdicciones.
El primer paso es renombrar la percepción vigente como PERCEPCION_IB_BSAS. Para eso
cargamos el impuesto, le cambiamos el nombre del código y apretamos el botón Modificar .

El segundo paso es duplicar la percepción que tenemos para facilitar la carga de la nueva
percepción. Cargamos la percepción que recién modificamos, le cambiamos el nombre como
PERCEPCION_IB_CABA y apretamos la tecla Enter. Si te fijás en la botonera se habilita el botón
Insertar para ingresar la nueva percepción. No te olvides cambiar el alias.

Es importante que completes la solapa AFIP donde ponés el código de jurisdicción y el grupo
de la percepción. Estos datos se usan en los exportadores para los aplicativos de AFIP. Por ejemplo,
si no asignamos un grupo a la nueva percepción, esta no sumará en la exportación del Régimen de
Compras y Ventas de AFIP y va a dar error. Estando en el campo Grupo o Provincia, presionás la
tecla F5 o apretás el botón Buscar para seleccionar los valores disponibles.

El tercer paso es agregar las demás percepciones pero agrupándolas en el tipo Impuesto 4. En el
alias podrías que poner IB.Otras, para que en el libro de IVA se entienda mejor.

Luego de Ingresar las demás percepciones te debería quedar la lista de impuestos como sigue:

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 En el Libro de IVA las columnas te quedarían como muestra la imagen:

Despreocupate por la agrupación de las percepciones de las demás provincias, porque se pueden
ver por separado en otros informes.

6.5. Impuestos Otros Tributos (Facturas en Línea)

Cuando hacés una importación de facturas en línea, a veces pueden venir impuestos que no tenés
creados. Por ejemplo, en la imagen siguiente te muestra una factura PDF emitida por AFIP y los
tributos adicionales que puede tener:

La AFIP no envía un código de impuesto en el archivo para importar las facturas, solo envía las
líneas y una descripción. Para que el sistema pueda encontrar esos impuestos, hay que crear un
impuesto nuevo que tenga una descripción similar a lo que envía AFIP.

Por ejemplo, para representar el tributo “Per./Ret. De Impuesto a las Ganancias” usamos la
descripción “Impuesto a las Ganancias”. Lo mismo para “Impuestos Internos”. No necesariamente
tiene que ser igual, pero si debe encontrar una expresión que lo pueda emparentar.

6.6. Fórmulas en los Impuestos

El botón Fórmula se utiliza para casos particulares. Generalmente no se usa, pero hay
usuarios que necesitan definir comportamientos específicos en el cálculo de los importes del
comprobante. El botón Validar sirve para validar la fórmula a medida que la escribís. En
fórmulas simples no hace falta, pero cuando hacés fórmulas mas complicadas a veces es necesario.
Igualmente, cuando guardás el impuesto, se valida si la fórmula está bien hecha. Por ejemplo, para
calcular el IVA a partir de un Neto:
NETO_21 * 0.21
NETO_21 * 21 / 100

Para calcular un Neto a partir del total:

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Neto 21% = IMPORTE_TOTAL / 1.21
IVA 21% = IMPORTE_TOTAL - NETO_21

Si apretás el botón Buscar aparecen todas las funciones que podés usar en la fórmula. Hay
impuestos como el ITC o el Cigarrillo, que necesitan de cálculos adicionales para hacer un ingreso
fácil en la factura. En estos casos la fórmula se convierte en un aliado.

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7. Diseño de facturas, comprobantes y cobros
7.1. Diseño de facturas
Los diseños de factura se editan en la ventana Informes->Diseño de Formularios->Diseño
de Facturas.

En la pestaña Formulario se define la orientación de la página, las dimensiones y los

márgenes. En la pestaña Parámetros se define los parámetros que se imprimen en la factura.

Los campos Columnas y Filas indican como se van a distribuir las facturas en la impresión. Por
ejemplo, si tenemos una hoja A4 horizontal donde queremos imprimir dos facturas A5, entonces
indicamos que se imprima en dos columnas y una fila. También se puede utilizar el campo Copias,
que si le ponemos el valor 2 tiene el mismo resultado. El Formulario Hermano se utiliza para
encadenar otros diseños para que salga en la impresión.

El campo Texto puede tener variables y/o una cadena de caracteres (usar el botón de Buscar
para ver las variables disponibles). Por ejemplo:
Texto = EMPRESA_LOCALIDAD (variable)
Texto = Localidad (texto)
Texto = CLIENTE_PROVINCIA CLIENTE_LOCALIDAD (variable + variable)
Texto = $ TOTAL_NETO (texto + variable)

También existen fórmulas dentro del texto y son:

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Texto = LOGO
Texto = LOGO(<imagen>)
Texto = BARCODE(<número>) y DATAMATRIX(<alfanumérico>)
Texto = FORMULA(<fórmula de exportación>)

La FORMULA se utiliza cuando las variables que hay no son suficiente, entonces se puede poner
una fórmula de la factura, con expresiones condicionales también, para obtener un valor. El
BARCODE y el DATAMATRIX convierten un número en una imagen con el código de barras y una
matriz de datos.
Los campos Posición X/Y determinan en que posición estará el parámetro en el comprobante,
considerando los márgenes asignados al recibo. Los campos Dimensión H/V establecen la
dimensión del rectángulo, texto o imágen. El campo Fuente le da el formato al texto que aparecerá
en el recibo. El campo Borde sirve en caso de querer hacer cajas de texto o rectángulos para adornar
el recibo. El campo Fondo es el color del fondo del parámetro. El campo Espesor define el grosor
de las líneas. El campo Arco redondea las puntas de un rectángulo. El campo Imprimir indica si ese
parámetro se debe imprimir o no; sirve para anular parámetros que no se quieran usar por un
determinado motivo, pero se quieren conservar para un uso posterior. La Altura Variable
establece si un campo de texto se expande hacia abajo si el texto es mayor.
Con el botón se puede previsualizar el formato del formulario.

Para practicar podés hacer es cambiar el color o el tipo de fuente de algunos parámetros ya
cargados y después ver el resultado en la impresión de los comprobantes. Es importante que hagas
una copia de seguridad antes de modificar un diseño, así podés volver al diseño anterior.

7.2. Agregar un logo a la factura

Para agregar un logo primero hay que tener una imagen en formato PNG o JPG. Un logo debería
ser de aproximadamente 50 KB en promedio. Si el logo ocupa mucho espacio, hay que achicarlo,
sino los archivos de facturas en formato PDF van a ocupar mas. Podés hacerlo con un editor gráfico
si sabés, de lo contrario pasá esas imáganes por email así las editamos. El logo se guarda en los
datos de la empresa, en Tablas Comunes→Empresa.

Después abris el Diseñador de Facturas (leer el punto anterior de la guía) y tenés que modificar
el parámetro EMPRESA_LOGO. En ese parámetro tenés que modificar el campo Imprimir en Sí y
cambiar las dimensiones y la posición del logo, para que no salga estirado.

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8. Exportación / Importación
8.1. Importación de Listas de Precios
Si tus proveedores te dan una lista de precios en un archivo Excel (o planilla de cálculo) podés
importarla al sistema. El primer paso es convertir tu archivo Excel en formato CSV. El formato CSV
es lo mismo que un archivo Excel, pero sin formato. Internamente es un archivo de texto que separa
los campos con punto y coma ( Campo 1;Campo 2;Campo 3;...). El formato CSV es universal y
podés convertir cualquier planilla de cálculo (Excel, ODT, etc.) a ese formato.

Una vez creado el archivo CSV lo abrís para mirar como configurar el importador de precios,
desde la ventana Exportación->Formato de Importación de Lista de Precios.

Cada columna con datos del archivo CSV (o Excel) se define en el importador. En la figura
vemos un ejemplo simple de lista de precios, donde en la primera columna está el código del ítem,
en la segunda columna la descripción y en la tercer columna el precio.
En el importador se asgina al campo Ítem el valor A de la columna del Excel, en el campo
Descripción está la columna B y en el campo Precio la columna C. Por último elegimos el
Formato Decimal para importar los precios. En este caso vemos que el precio utiliza la coma (,)
para separar los decimales.

El campo Lista de Precios indica la lista a importar. El campo Depósito sirve solo para
importar las existencias desde la lista. Los cuadros de selección Actualizar Precio, Ítem y
Existencia definen que querés insertar o modificar en la importación. Generalmente se marcan los
dos primeros, para que ingrese el ítem y el precio. Los campos Módulos se marcan todos, porque
indican los módulos donde se ven los precios importados.

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 Muchas veces la lista de precios vienen con un agrupador de precios. En el ejemplo vemos dos
grupos visibles: Accesorios y Repuestos. El grupo no está definido por línea, sino que está en una
primera línea y debajo aparecen los productos. Debajo de Accesorios le siguen cuatro precios y
luego viene el grupo Repuestos. La imagen siguiente muestra como quedaría la importación:

El campo Grupo Bandera indica cuando empieza un grupo nuevo. La bandera es un campo
vacío, generalmente es la columna del código del producto. Si miramos el ejemplo, la bandera sería
la columna A. El importador detecta que es un grupo general cuando el campo bandera está vacío y
el campo grupo no, de esa forma se diferencia de la descripción del producto.

El campo Orden de Ítem numera los productos. Si no ponemos este campo, los productos se
orden de forma alfabética. Este campo es importante cuando importamos muchas listas de precios,
porque podemos indicar que a partir del orden 1 están los precios de un proveedor, a partir del orden
3.000 están los precios de otro proveedor y apartir del orden 15.000 los precios del tercer proveedor.
Esto nos da un marco de ordenamiento de nuestros ítems para que no se mezclen.
Para la descripción y la presentación hay tres columnas y dos etiquetas respectivamente. Las
descripciones se suman y forman una sola. Pero puede darse el caso de la figura siguiente:

Si solo usamos las columnas, la descripción quedaría como “Zapatillas Flecha 40”, pero si
aprovechamos el campo etiqueta, la descripción sería: “Zapataillas Flecha Talle 40”.
El campo Alícuota no sirve para poner un porcentaje de IVA, sino que indica en que columna
tenemos el porcentaje de IVA del precio. Hay listas de precios que tienen una columna donde se
indica si el IVA es 21% o 10.5%. La Moneda puede entender el símbolo de la columna. Por ejemplo,
si el símbolo de la moneda es U$S, entonces toma el dólar. Estas columnas no son usadas
habitualmente.

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8.2. Importación de Listas de Precios de Proveedores
Si manejás listas de precio que te envían tus proveedores, lo mejor es crear una lista por
proveedor. Simplifica la administración de los precios y los mas importante, facilita la actualización
de los precios cuando envían una lista nueva.
El primer paso es crear una lista por proveedor. En la guía del módulo de Stock te explica como
crear nuevas listas. Como ejemplo, vamos a hacer tres listas de precios.

El segundo paso es crear un importador por lista de precios. Es fundamental definir un prefijo
por cada lista, para diferenciar la importación de ítems. En el primer importador usamos el prefijo
PRA_ para que al importar la lista, le agregue a los ítems un prefijo. Por ejemplo, si el código de
artículo del Proveedor A es 001, entonces el código resultante de la importación sería PRA_001 y así
con todos los códigos.

El Orden de ítem es fundamental para organizar los productos, además del prefijo. Lo ideal es
contar cuantos ítems se importaron del Proveedor A para saber cual sería el próximo número de
orden. Si el Proveedor A tiene una lista de 8.500 artículos, entonces el orden siguiente para el
Proveedor B sería el 10.000, así le damos un margen de espacio para futuras importaciones del
Proveedor A.

Es muy importante seguir este método, porque vas a tener la información ordenada. Además no
interesa que tengas varias listas, porque al momento de cargar el ítem en la factura, te toma el precio
de la lista de forma automática.
IMPORTANTE: siempre hay que hacer una copia de seguridad antes de importar una lista de
precios, porque no hay vuelta atrás. Si te equivocás con una importación, podés volver a la copia de
seguridad creada.

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8.3. Importación de Facturas Electrónicas en Línea (AFIP)
El primer paso es bajar el archivo ZIP desde la página de AFIP. Deberías usar el botón del
medio, Exportar Duplicados Electrónicos (Todos) para obtener el archivo comprimido en formato
ZIP para importar al sistema. También podés usar el tercer botón Exportar Ventas (Todas) en caso
de que el botón del medio no funcione.

En el menú Exportación->Importación de Facturas Electrónicas en Línea importás las

facturas que vienen en el archivo ZIP. No te olvides de crear la liquidación del período a importar
en Liquidaciones->Liquidación.

El archivo a importar tiene que ser el comprimido ZIP que sale de AFIP.

8.4. Importación de Mis Comprobantes (AFIP)

Para importar desde Mis Comprobantes hay que abrir la pantalla Exportación->Importación
de Facturas. Primero tenés que bajar los archivos CSV desde el aplicativo de AFIP. La imagen
siguiente muestra el botón CSV que hay que presionar luego de hacer la consulta. Este archivo solo
se descarga, no hace falta abrirlo.

Luego en la ventana de importación elegímos el período y el archivo CSV y por último

apretamos el botón Insertar .

Si te falta el importador en el combo de selección, entonces podés copiarlo de la empresa master

desde la ventana Exportación->Importación de Tablas. Elegís la fila Importación de facturas y
apretás la tijera para copiar de la empresa master los importadores nuevos.

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8.5. Importación de Facturas (Excel)
Podés importar un archivo Excel de facturas de tus clientes, para hacer luego la exportación al
nuevo régimen de Compras y Ventas de la AFIP. El primer paso es convertir tu archivo Excel en
formato CSV. El formato CSV es lo mismo que un archivo Excel, pero sin formato. Internamente es
un archivo de texto que separa los campos con punto y coma ( Campo 1;Campo 2;...). El formato
CSV es universal y podés convertir cualquier planilla de cálculo (Excel, ODT, etc.) a ese formato.

Una vez creado el archivo en formato CSV lo abrimos para empezar a configurar el importador.
El importador se crea en Exportación->Formato de Importación de Comprobantes.

Para configurar el importador hay que mirar las columnas del archivo CSV (o Excel) para decirle
donde están los datos. El campo Período indica el período en el cual se van a importar las facturas.
Si solo está definido el campo Fecha, entonces el período se toma en base a la fecha. El problema
puede estar en las compras, donde la fecha de la factura puede ser menor a la fecha del período. Si
no se define el período, se puede poner manualmente al momento de importar las facturas. Como se
ve en la figura, el período lo ponemos como columna A y la fecha como columna B. No te olvides
de tener creado el período (Liquidacciones->Liquidacción).

El campo CUIT indica el emisor de la factura. No es necesario usar el campo Razón Social
porque con el CUIT se buscan los datos del proveedor/cliente. El campo Comprobante establece el
tipo de factura (Factura, Tiquet, etc.). El contenido de este campo debería coincidir con lo que está
cargado en el sistema. Por ejemplo, si tenés como tipo de factura en el Excel el texto "Factura A",
no se importa correctamente. La solución es reemplazar los textos que sean " Factura A" por "FA".
La combinación de teclas Ctrl+B en el Excel muestra el recuadro para hacer este reemplazo.

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 Los campos Letra, Punto y Número indican el número de factura. Como en el ejemplo que
venimos siguiendo están en la misma columna, entonces repetimos el valor de columna D en los tres
campos. También puede suceder que tengas la letra en una columna y el punto de venta y número
en otra columna. En ese caso ponemos la letra con el valor de columna C y el punto de venta y
número con el valor de columna D. El importador está preparado para mas combinaciones, así que
tratá de ser intuitivo para poner los valores de columnas.

El paso siguiente es configurar el formato del número para importar. Por ejemplo, podemos tener
números con diferente formato: 1234.00, 1.234,00, 1234,00. Según el formato del número es lo
que tenemos que poner en el campo Formato Decimal. El verdadero formato lo ves cuando abrís el
archivo CSV con un editor de texto plano, como el Notepad, por ejemplo. También podemos tener
diferentes formatos de fecha, como: 11/10/2015, 2015/10/11, 11.10.2015. En el campo Formato
Fecha definimos ese formato para lograr una importación con éxito.

Por último se definen los impuestos desde la pestaña Impuestos. Definimos todos los impuestos
que vemos en el archivo CSV y le indicamos la columna donde están.

Un detalle a considerar es cuando tenemos un archivo Excel que viene con una columna que
indica la Alícuota y en otra columna el importe. En ese caso tenemos que definir cual es la
columna alícuota y todos los netos 10.5%, 21%, 27% deberían estar en la misma columna. El
importador cuando detecta una alícuota del 21%, entonces toma el Neto 21%.
El campo Total sirve para controlar que la factura coincida con los impuestos declarados. Si no
coinciden, el importador avisa.

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8.6. Libro de IVA Digital (LID)
Para exportar tus facturas de venta o compra al Libro de IVA Digital de AFIP tenés que usar la
ventana Exportación->Exportación de Archivos.

Esta pantalla te permite elegir los exportadores para crear los archivos de texto que se importan
en los aplicativos. El primer paso es elegir la exportación Libro IVA Digital – Ventas y luego
apretamos el botón Buscar para traer los comprobantes.

El segundo paso es exportar los comprobantes con el botón Exportar Dividido . Este botón
crea dos archivos, uno por solapa existente LID_VENTAS y LID_VENTAS_ALICUOTAS.. Estos son los
archivos para importar en AFIP.
¿Cómo encontrar errores? Si AFIP te dice que la línea 10 tiene un problema, vamos al
exportador y busccamos la fila 10 y luego hacemos doble click sobre la primera columna (Fecha
del comprobante en el ejemplo). Esto abre la pantalla para ver la factura que genera esa fila.
¿Cómo pasar el nuevo exportador? Para pasar los exportadores nuevos de la empresa Master a
tus empresas hay que abrir la ventana Exportación->Exportación de Tablas.

Seleccionamos la fila Exportación de Archivos y presionamos el tercer botón .

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8.7. Régimen de Información de Compras y Ventas (ex Citi Ventas/Compras)
Para exportar tus facturas de venta o compra al nuevo Régimen de Información de la AFIP tenés
que usar la ventana Exportación->Exportación de Archivos.
Esta pantalla te permite elegir entre varios exportadores para enviar a otros aplicativos, como el
SIAp, por ejemplo. El primer paso es apretar el botón Buscar para traer los comprobantes que
luego se exportarán a un archivo de texto. El segundo paso es exportar los comprobantes con el
botón Exportar . El archivo generado sirve para importarlo al aplicativo que lo necesite. Por
ejemplo, el nuevo Régimen de Información de la AFIP necesita dos archivos, uno de Comprobantes
y otro de Alicuotas para Compras.

Si hacemos doble click sobre la primera columna (Fecha del comprobante en el ejemplo) se
abre la pantalla para ver la factura que genera esa fila. Esto nos ayuda para poder comparar la
factura con la línea de exportación generada para detectar problemas.

8.8. Importación de CUITs desde AFIP

Usar el CUIT para traer los datos del cliente/proveedor funciona si tenés Internet. Si trabajás sin
Internet o si el servicio de consulta de AFIP no está funcionando, tenés la opción para importar los
contribuyentes de AFIP. No significa que vas a tener 4 millones de clientes/proveedores en tu
empresa, sino que cuando vos ingreses un número de CUIT te trae los datos del cliente/proveedor.
Esta importación de contribuyentes no es obligatoria, pero te ayuda mucho en la carga de facturas o
en la importación. Para importar los contribuyentes entrá en el menú Exportación->Importación
de Contribuyentes de AFIP.

El área de texto tiene una breve explicación de como bajar el archivo de contribuyentes de forma
manual. Pero para hacerlo de forma automática podés apretar el botón Guardar para que baje el
archivo en una carpeta temporal y luego lo borre. Podés apretar el botón Guardar como... para
que baje el archivo en un lugar específico. En caso de que la AFIP tenga algún problema podés
bajar el archivo de contribuyentes con el botón Guardar desde Sistema Software.... El archivo
de la AFIP ocupa 60 MB aproximdamente.

Después de bajar el archivo apretás el botón Insertar para guardar todos los contribuyentes.
Puede suceder que por un problema en la conexión de Internet se baje mal el archivo, en ese caso
tenés que seguir intentando varias veces hasta que lo logres.
IMPORTANTE: esta importación solo se hace una vez y sirve para todas las empresas.

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9. Asientos
9.1. Modelo de Asiento
El modelo de asiento transforma un comprobante en un asiento contable. Las cuentas contables
asociadas a impuestos generalmente son comunes en todos los comprobantes. Lo que cambia es la
cuenta contable asociada al rubro del proveedor.

Comprobante Modelo de Asiento

Asiento

La ventana para crear un modelo de asiento se inicia en Exportación->Modelo de Asiento.

En la pestaña Asiento se define el cuerpo del asiento. El campo Fecha guarda la fórmula que
establece la fecha del asiento. Si apretás el botón Buscar o presionás la tecla F5 aparecen las
fórmulas disponibles.
• FECHA: genera la fecha del asiento con la fecha del comprobante.
• FECHA_PERIODO: no permite que la fecha del asiento sea menor al período.
• FECHA_EJERCICIO: no permite que la fecha del asiento sea menor a la fecha del ejercicio.
El campo Leyenda guarda la fórmula para crear la leyenda del asiento. Por ejemplo, si ponemos
la función COMPROBANTE, cuando se genere el asiento, en la leyenda aparecerá el número del
comprobante. También se pueden poner palabras entre comillas en la fórmula, por ejemplo:
Leyenda = PERIODO + " Venta " + TIPO_COMPROBANTE + " " + COMPROBANTE
Leyenda = "Comprobante N° " + COMPROBANTE

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 En la pestaña Movimientos se crean los movimientos del asiento, donde elegís la cuenta contable
y el saldo Debe/Haber.

Después tenés el campo Importe donde va la fórmula que calcula el importe que tendrá el
movimiento. Ahí se escriben expresiones como:
Importe = NETO_21 + IVA_21
Importe = IMPORTE_TOTAL

Y por último tenés el campo Leyenda, que es la leyenda del movimiento, donde también es un
campo fórmula, pero con la leyenda del asiento es suficiente, este campo generalmente queda vacío.
La figura siguiente muestra un ejemplo de como quedaría un asiento de venta.

9.2. Rubros de Proveedores

La mejor forma de vincular una cuenta contable con un proveedor, es con el rubro. Los rubros se
ingresan en la ventana Tablas Comunes->Rubros.

En la ventana del Proveedor se puede asociar el rubro, que luego será tomado por el asiento
modelo para vincular la cuenta contable.

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 La imágen siguiente muestra un ejemplo de un asiento modelo para compras. Las líneas 2 y 3
asocian la cuenta contable con el rubro. Para agregar mas rubros solo hay que continuar vinculando
cuentas contables con los rubros.

La primera fórmula es una condición con formato IF(<condición>,<verdadero>,<falso>). Si

tenemos una factura que no tiene rubro entonces la condición RUBRO=NULL será verdadera. Entonces
el movimiento con la cuenta contable 4.2.03.007.0000 (Gastos Varios) tendrá el valor total del neto
de la factura y en consecuencia va a aparecer en el asiento resultante.

9.3. Asociar los modelos de asiento para contabilizar las facturas

La forma mas simple de asociar los modelos de asiento con los comprobantes es con el botón de
Asignar Modelos. Si un comprobante no tiene un modelo de asiento, no se genera el asiento.

Otra forma de asignar el modelo de asiento es en la ventana del tipo de comprobante . desde el
menú Liquidaciones->Tipo de Comprobante.

En la pestaña Contabilidad de la ventana Cliente/Proveedor también se puede indicar cual es el

modelo de asiento o los movimientos personalizados.

Por último están los movimientos personalizados, que casi no se usan. Lo que hacen es
reemplazar el movimiento contable en el asiento generado. Por ejemplo, si definimos un
movimiento 1 en el cliente, entonces al generarse el asiento contable, se reemplaza el primer
movimiento del asiento por el movimiento personalizado. Si no coincide el número, entonces el
algoritmo se fija en la fórmula. Si encuentra una fórmula similar en los movimientos del asiento, la
reemplaza por el movimiento personalizado.

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 Con estas asociaciones, cuando se generen los asientos para el módulo contable, el sistema para
crear cada asiento contable realiza los siguientes pasos:
• Primero se fija en el modelo de asiento del cliente/proveedor.
• Si no existe, se fija en el modelo de asiento del tipo de comprobante.
• Por último, resuelve los movimientos personalizados.

9.4. Generar un ejercicio completo de asientos

En la ventana Liquidaciones->Recalcular Asientos podés rehacer todos los asientos
contables de los comprobantes. Es útil cuando ingresaste comprobantes sin definir un modelo de
asiento y necesitás que se hagan los asientos o cuando descubriste que venías haciendo mal los
asientos y querés que se modifiquen todos al mismo tiempo sin tener que ir comprobante por
comprobante.

El primer paso es filtrar los comprobantes que querés recalcular con el botón Filtrar . Luego
apretás el botón Recalcular Asientos . Podés ir al módulo de contabilidad y verificar que todo
esté bien.

También podés borrar todo el ejercicio contable y volver a rehacer los asientos en un paso. Esto
te da una gran ventaja al momento de hacer la contabilidad.

9.5. Asiento manual en el comprobante

Cuando entrás al comprobante de venta/compra, tenés el botón Asiento para abrir la ventana
y poder crear un asiento manual que quede asociado al comprobante.

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 Cuando estás en la ventana del asiento, el número de asiento está vacío y no te deja editarlo
porque el asiento no existe todavía. Una vez creado el comprobante, cuando entrás para modificarlo,
el número de asiento va a aparecer.

Podés agregar los movimientos del asiento y luego presionás el botón Guardar . Cuando
guardás el comprobante, el asiento se crea y queda asociado al comprobante. Si borrás el
comprobante, se borra el asiento también.

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