Guía de Stock
Sistema de Stock
1. Ítems de stock
1.1. Crear una empresa nueva
Si te pasamos una empresa configurada con el logo y el certificado digital, deberías restaurarla
desde el módulo de Configuración (Empresas->Restaurar Copia de Seguridad).
Para crear una empresa nueve debés entrar en la pantalla Administrar Empresas desde el
acceso directo o desde el módulo de Configuración (Empresas->Administrar Empresas).
Si apretás el botón de ayuda en la pantalla Administrar Empresas aparece la guía del
módulo de Configuración, donde te da una explicación mas detallada de como iniciar los datos de
una empresa.
IMPORTANTE: Es fundamental tener como mínimo una copia mensual de tus empresas en un
pendrive o en la nube. Si tu computadora se rompe, podés perder toda la información.
1.2. Crear un nuevo ítem
Los ítems se pueden ingresar desde los módulos de Ventas , Compras y Stock , en la
ventana Ítems->Ítem.
Cuando entrás a la pantalla estás en el modo de selección. Ingresá un código de producto y
presioná la tecla Enter. El código de producto es arbitrario, puede ser un número o un texto
descriptivo. Cualquier código es válido, elegí el formato que mas te conviene.
Si el código de ítem no existe, la pantalla se habilita para ingresar un nuevo producto. La
Descripción identifica el producto y la Presentación es optativa, solo es una descripción
adicional. El Grupo sirve para agrupar productos; en los listados vas a poder filtrar por este campo.
Después guardá el registro con el botón de Insertar (podés apretar F1 para evitar usar el
mouse).
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Después de crear un nuevo producto, volvés al principio y te aparece el cursor en el campo Ítem.
Con el cursor titilando en el campo vacío tenés tres opciones. Apretár Enter con el campo vació,
apretar el botón F5 del teclado o presionar con el mouse el botón Buscar . Esto hace que aparezca
la pantalla de selección rápida del ítem. Si empezás a escribir te filtra los ítems que podés visualizar
para encontrarlo mas rápido.
En la pantalla de selección rápida podés apretar la tecla Enter o hacer doble click sobre el
registro. Esta acción carga el producto seleccionado en el formulario y se habilita para actualizar el
mismo. En la botonera ahora aparecen los botones para Eliminar (F2 para ejecutar) o
Modificar (F3 para ejecutar) el cliente.
Para moverte por los campos del formulario podés usar las flechas del teclado ←↑↓→. También
podés usar la tecla Enter para ir al campo siguiente.
Se puede cambiar el código del producto o se puede duplicar el producto. Si modificamos el
código del producto y apretamos el botón Modificar , se actualiza el código en todo el sistema.
Ahora, si modificamos el código del producto, pero presionamos la tecla Enter, se duplica el
produto y la botonera se habilita para Insertar un nuevo producto.
Para cancelar la edición de un ítem tenés que apretar la tecla Esc. Esta tecla te sirve también para
salir del formulario. Si estás en modo de edición y apretás la tecla Esc volvés al modo de selección
del cliente. Si estás en modo de selección y apretás la tecla Esc, cerrás el formulario.
El campo Grupo sirve para agrupar los ítems. La forma en como se utiliza depende de cada
usuario. Por ejemplo, se puede usar expresiones como VENDAS, OVATAS y MACOS, o expresiones que
según la posición indique algo, por ejemplo:
XYYZZ
X = P (Producto terminado), S (Semi Elaborado), M (Materia Prima)
YY = BC (Baja Calidad), AC (Alta Calidad), CM (Calidad Media)
ZZ = tamaño del producto
Al momento de filtrar los ítems se puede utilizar expresiones para individualizarlos, por ejemplo:
Grupo = P*
Grupo = P??09
Grupo = MCM??
1.3. Agregar un precio al ítem
Seguimos en la ventana del ítem para ingresar un nuevo precio. Si elegís la solapa de [Link],
la botonera se adapta para que puedas ingresar los precios. Cuando volvés a la solapa de [Link], la
botenera cambia nuevamente. Por ejemplo, en la figura, podemos ver como la botonera está en
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modo Actualización (podemos modificar o borrar un precio). Pero si miramos en la figura anterior,
la solapa del ítem está en el modo Insertar.
Cuando estés en el campo Lista podés apretar Enter con el campo vació, apretar el botón F5
del teclado o presionar con el mouse el botón Buscar . Esto hace que aparezca la pantalla de
selección rápida de las listas de precios. Ahora viene un truco que te va a servir en todas las
pantallas, el botón Insert. Si no tenés ingresada ninguna lista de precios y no querés salir de la
pantalla del ítem, simplemente presioná el botón Insert y te abre el formulario de Lista de Precios.
El Precio se usa como precio de costo. Luego tenés el campo Ganancia o Precio Venta, que le
da forma al precio de venta en una factura. Si la ganancia o el precio de venta no están asignados,
entonces el precio de venta es el mismo que el precio de costo.
El campo Alícuota (el campo grisado que dice 21%) muestra el IVA que viene de la lista de
precios. Si tu producto difiere en el IVA, podés ponerle un IVA diferente a la lista de precios.
1.4. Crear una fórmula de ítem
Las fórmulas de ítems (Stock->Ítems->Fórmula de Ítem) sirven para crear una estructura
compuesta de productos. Se puede indicar por cada ítem, que componentes tiene y por cada
componente, su cantidad. Por ejemplo, un auto puede estar compuesto por cuatro ruedas y un motor.
Al momento de hacer un comprobante de fabricación, se incrementa la existencia del auto y se
decrementa la existencia de las ruedas y el motor.
En la pestaña 1.Fórmula está el campo Cantidad unitaria que generalmente tendrá el valor
de 1, pero se puede poner otro valor, como 100 litros por ejemplo. Si se compran 1.000 litros de
nafta, los componentes se verán afectados en 10 unidades de cantidad (1.000 / 100).
En la pestaña de Componentes se ingresan los componentes de la fórmula de ítem. El campo
Cantidad indica en que cantidad ese ítem compone a la fórmula.
1.5. Listado de ítems
Al entrar en la pantalla de listado Ítems->Listado de ítems podés listar los ítems presionando
el botón Filtrar . También podés apretar el botón F1 y evitás tener que usar el mouse. Lo
mismo pasa con los otros botones del menú, pero solamente tenés que acordarte del F1 y del F5,
que son los mas utilizados.
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El botón Vista Preliminar te muestra como quedaría la impresión, con opción para
imprimir. El botón Impresión imprime los registros. El botón Configuración abre una
ventana para configurar los parámetros de impresión. Ahí podés cambiar el tamaño de página, los
márgenes de impresión, el tipo de letra y otras opciones. Estos cambios son locales y no
permenentes. Para tener un cambio permanente, tenés que ir al módulo de Configuración y ver el
menú de Impresión. Por último están los botones para exportación a PDF y exportación a una
Planilla de Cálculos .
Ahora vamos a hablar de un tema interesante para que puedas buscar la información que quieras.
La ventana de selección siempre tiene dos partes. La primera parte tiene los campos para filtrar
información y la segunda parte tiene la tabla. Los campos de filtro siempre tienen un texto grisado
que te muestran como ejemplo que opciones para filtrar tenés.
Te mostramos algunos ejemplos, pero vos tendrías que pobrarlos por tu cuenta.
Ítem: PA (PANELES, PARTES, PAREDES)
Ítem: *P* (PANELES, PARTES, REPUESTOS, PAREDES, LAPICERAS)
Ítem: A..C (ARENA, BOTELLAS, CAL)
También hay otra forma de filtrar la información, y es con el campo de filtro de la tabla. Este es
un filtro rápido, donde busca en todos los campos de la tabla. Podés cambiar su comportamiento
apretando la lupa que tiene una flecha azul. Se abre un menú donde seleccionás porque campos
filtrar, aunque es una opción poco usada, te puede servir.
El otro botón que está a la derecha de la cabecera de la tabla te sirve para mostrar u ocultar las
columnas que querés ver. Si presionás el botón te aparece un menú con los campos visibles y no
visibles.
Otra de las cosas que podés hacer en la tabla es cambiar el orden de los campos. Tenés que
presionar sobre una cabecera y arrastrarla a otro lugar. Estos cambios después se ven reflejados en
los listados. También si hacés click sobre una columna te cambia el orden de la tabla.
No te olvides de la tecla Esc que te permite salir del formulario sin usar el mouse. Si estás en
modo de edición y apretás la tecla Esc volvés al modo de selección. Si estás en modo de selección y
apretás la tecla Esc, cerrás el formulario.
Ahora te vamos a contar otro truco de la interfaz de usuario, para facilitarte la navegación. Si
hacés doble click o apretás la tecla Enter sobre un registro del listado de ítems, se abre la pantalla de
Ítems para que puedas modificar o eliminar ese producto. Este comportamiento está en toda la
interfaz de usuario, siempre tratá de hacer doble click o presionar la tecla Enter cuando veas un
listado de registros, porque siempre te acorta las distancias de navegación en la interfaz de usuario.
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2. Precios
2.1. Lista de precios
Una lista de precios se ingresa en la ventana Precios->Lista de Precios.
El campo IVA Incluido establece si el precio definido en la lista ya viene o no con el IVA
incluído. La Alícuota indica el porcentaje de IVA del precio. Esto no significa que todos los
precios van a tener una alícuota del 21%, porque podés definir alícuotas diferentes en una misma
lista de precios. En la figura podemos ver en gris la alícuota de 21%, que se toma de la lista de
precios. Y en verde está la alícuota 10.5% asignada a un precio. Con los colores es fácil identificar
las alícuotas específicas.
Los Decimales sirven visualmente en las tablas, donde muestra el precio con la cantidad de
decimales definida en la lista de precios. El Redondeo toma el importe de una línea de factura y lo
redondea.
2.2. Ingreso de precios
Los precios podés ingresarlos en la pantalla de Ítem como explicamos anteriormente o podés
hacer un ingreso mas general desde la pantalla Precios->Precios. En esta pantalla tenés dos
formas de ingresar precios: [Link] por Lista y [Link] por Ítem. En la primera pestaña,
cuando elegís la lista de precios, te trae todos los precios de la lista. En la segunda pestaña, al elegir
un ítem, te trae todos los precios del ítem. Son dos formas de ver los precios.
El Precio se usa como precio de costo. Luego tenés el campo Ganancia o Precio Venta, que le
da forma al precio de venta en una factura. Si la ganancia o el precio de venta no están asignados,
entonces el precio de venta es el mismo que el precio de costo. El campo Alícuota (el campo
grisado que dice 21%) muestra el IVA que viene de la lista de precios. Si tu producto difiere en el
IVA, podés ponerle un IVA diferente a la lista de precios.
En la tabla se puede ver el Precio de Costo, el Precio de Venta y el Precio con IVA o sin IVA
dependiendo de como esté definido en la lista de precios.
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2.3. Ajuste de Precios
Si querés hacer un ajuste general de precios para una lista en particular, tenés que entrar en la
ventana Precios->Ajuste de precios.
IMPORTANTE: antes de realizar cualquier ajuste de precios es necesario una copia de
seguridad de la empresa. Cuando ajustás precios es probable que te puedas equivocar y una vez
realizado el cambio no hay vuelta atrás. Por eso la necesidad de hacer una copia de seguridad, para
poder restaurar la empresa con los precios originales.
Podemos ajustar todos los valores de la lista de precios, como se ve en la figura. Si apretamos el
botón Filtrar podés previsualizar el ajuste, pero sin que se modifiquen los precios
permanentemente. Si estás convencido de lo que ves, presionás el botón Modificar para realizar
la modificación de precios.
En campo Ajuste de Precio definís el ajuste en el precio de costo. Lo mismo para los campos
Ajuste de Precio de Venta, Ganancia y Alícuota. Al lado de cada campo se ve un botón con
una imagen. Esa imagen establece el tipo de ajuste que se realizará al valor. Si apretás el botón se va
cambiando el tipo de ajuste del cambio.
• Si el tipo de ajuste es Porcentaje , entonces el precio o valor se ajuste en el porcentaje
dado. Este ajuste es útil en los precios.
• Si el tipo de ajuste es Simple , el precio se modifica con el valor indicado. Esto puede ser
útil en el ajuste de ganancia, donde queremos simplemente cambiar su valor.
• Si el tipo de ajuste es Suma , el precio se modifica sumando el valor. También puede ser
útil en el ajuste de ganancia.
• Si el tipo de ajuste es Borrar , entonces se borra el valor. Pero acordate de poner un valor
cero en el campo de ajuste, sino no se borra el valor.
Por último, el campo Redondeo sirve para redondear los precios en el ajuste. Por ejemplo, un
precio de 2,1536, podés ajustarlo a 2.2, según el valor que pongas en el redondeo. Ejemplos de
redondeo son:
1.0709 => Redondeo 0.05 => 1.10
3.3813 => Redondeo 0.01 => 3.39
2.4. Copia de lista de precios
La copia de lista de precios se realiza en la ventana Precios->Copia de lista de precios.
Por ejemplo, podés tener una lista de precios base y luego mediante la copia de listas crear una lista
para público general y otra lista para mayoristas.
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Los campos de ajuste Ajuste de Precio, Ajuste de Precio de Venta, Ganancia y
Alícuota tienen el mismo comportamiento que el ajuste de precios explicado en el punto anterior
de la guía. Así que podés leerlo para continuar. Acordate de la importancia de hacer una copia de
seguridad antes de realizar la copia de lista de precios.
A diferencia del ajuste de precios, en esta pantalla tenés tres formas de copiar la lista de precios:
• El botón Copiar lista realiza una copia de la lista de precios, borrando los precios
anteriores y copiando los nuevos.
• El botón Agregar precios copia los precios nuevos que no existen en la lista destino y
también modifica los precios existentes de la lista destino.
• El botón Modificar precios solo modifica los precios que coinciden entre la lista origen y
la lista destino, sin agregar precios nuevos.
2.5. Ajuste de precios por fórmula
Esta es una característica sobresaliente del módulo de Stock, poder ver el árbol de precios que
conforma un producto. La ventana para modificar los precios Precios->Ajuste de precios por
fórmula. Esta ventana te da la información de como está compuesto el porcentaje de precios de un
ítem. Podés saber la incidencia de precios que tiene cada componente de tu producto.
En la imagen se puede observar que los tornillos tienen una incidencia del 8% en el precio del
auto. Ahora vamos a hacer una prueba para mostrarte como funciona esta ventana. Supongamos que
aumenta el precio de los tornillos y modificamos su precio.
Al listar nuevamente, el informe nos muestra que precios son incorrectos siguiendo la
composición del ítem. Como el tornillo aumentó y el precio de la rueda no, entonces aparece en
color rojo, el precio que debería ser. Pero hay un botón mágico que soluciona esto, la
Modificación automática de precio . Al presionar este botón te modifica todos los precios
de forma automática.
El último campo a considerar es Redundancia ± que sirve para emparejar el precio de fórmula
con el precio calculado. Como el precio calculado se genera en el momento, puede haber una
pequeña redundancia respecto al precio real. Para evitar que aparezca como un precio incorrecto
ponemos un valor de redundancia para evitar eso.
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3. Comprobantes
3.1. Introducción
Lo primero que debés saber es que los comprobantes solo afectan la existencia de los ítems de
stock que tengas cargados. Podés crear un comprobante de Compras, pero solo afecta la existencia,
no registra lo que te salió comprar algo. Para eso tenés los módulos de Compras y Ventas del
módulo Facturación. Este módulo está mas orientado a una fábrica que tiene órdenes de
producción, fabricaciones, movimiento de mercadería, desarme de componentes, control de lotes,
etc. Si tenés un comercio donde solo llevás el inventario, te conviene crear un comprobante de
Compra en el módulo de Compras y simplemente incrementás tu Stock. El Stock se maneja desde
este módulo, pero podés afectar las existencias desde los módulos de Compras y Ventas también.
3.2. Tipo de Comprobante
La parte mas importante del sistema de Stock es la configuración del tipo de comprobante. Acá
definimos como queremos que sea nuestro sistema. En esta pantalla definimos los comprobantes
que queremos ingresar y como deben afectar las existencias de los ítems. Para entrar en la ventana
tenés que ir a Stock->Comprobantes->Tipo de Comprobante.
La mejor forma de entender esta pantalla son con ejemplos de menor a mayor, para que veas que
no es una pantalla complicada, por el contrario, es muy simple de entender y te da una flexibilidad
tal que podés configurar un comercio que solo quiere ingreso y egreso simple de su inventario o una
fábrica que necesita controlar ítems, fórmulas y lotes.
Antes de los ejemplos vamos a explicar el campo Secuencia N° Línea y Tiempo límite para
Ajuste. El campo para secuencia te sirve para el ingreso de las líneas de ítem del comprobante. Si
la secuencia tiene el valor 1, entonces la numeración automática será 1, 2, 3, 4, etc. Si la secuencia
tiene el valor 5 la numeración automática será 5, 10, 15, 20, 25, etc.
El campo de ajuste sirve para establecer cuanto tiempo tiene el usuario para modificar un
comprobante. Si ponemos 10 días, entonces pasados los 10 días, el usuario ya no podrá modificar el
comprobante. Es una medida de seguridad.
Ejemplo 1: Comprobante de Compra
Este comprobante te sirve para agregar una compra y poder incrementar tus existencias. Tenés
que modificar el campo Existencia y opcionalmente el campo Depósito.
El campo Existencia puede tener los valores: Suma, Resta o No Calcula. Si el valor está en
Suma, significa que la cantidad ingresada en el comprobante se suma a la existencia del ítem.
El campo Depósito te ayuda a que la carga del comprobante sea mas rápida. Si ponés un
depósito por default, cuando ingreses un nuevo comprobante ya te aparece cargado ese depósito.
Igualmente podés cambiarlo en el ingreso del comprobante.
Ejemplo 2: Comprobante de Venta
Este comprobante es la inversa del comprobante de compra. En este caso simplemente le
asignamos el valor Resta al campo Existencia.
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De esta forma, cuando ingresemos un comprobante de Venta, se van a decrementar las
existencias.
Ejemplo 3: Comprobante de Fabricación Simple
Avanzando un poco mas con los ejemplos, tenemos el campo Fórmula que sirve para afectar las
existencias de los componentes de un ítem del comprobante. Por ejemplo, si fabricamos un auto, lo
normal sería que aumente su existencia, pero también que disminuya sus materias primas. Para
lograr esto tendríamos que Sumar la Existencia y Restar la Fórmula.
Ahora falta un detalle mas, la profundidad hasta donde queremos que afecte la existencia de los
componentes. Cuando creamos un ítem podemos indicarles como está compuesto. Un auto puede
estar compuesto por cuatro ruedas, un motor. Pero a su vez, una rueda está compuesta por una llanta
y cuatro tornillos. El campo Profundidad indica hasta donde afectar la existencia de la fórmula.
Ejemplo 4: Orden de Producción
Vayamos a un ejemplo mas complicado, donde tengamos que usar el campo Auxiliar. Cuando
emitimos una Orden de Producción, hay materias primas que están en el proceso de fabricación pero
todavía no se usaron definitivamente. Entonces podemos usar el campo Auxiliar para indicar una
existencia en depósito como de tránsito o de producción, el significado lo ponés vos. Por ejemplo,
veamos la siguiente configuración:
Estamos definiendo una orden de producción para un producto terminado o un producto
semielaborado. La existencia aumenta y la fórmula de sus componentes disminuye solo un nivel de
profundidad. Hasta ahí está claro, es como veníamos explicando. Pero el detalle de color es el
campo Auxiliar, donde le ponemos el valor Suma tanto en Existencia como en Fórmula.
Supongamos un ejemplo donde enviamos a producir 10 Ruedas que tiene como fórmula 1 Llanta y
5 Tornillos. El resultado sería el siguiente:
En la imagen podemos decir que la existencia de la Rueda aumento en 10 unidades, pero
tenemos también 10 unidades en la columna Auxiliar, que asumimos como columna de producción.
Antes teníamos 500 llantas y ahora nos quedan 490, lo mismo sucede con los tornillos, que
teníamos 1000 y ahora nos quedan 950. Si vemos la columna Auxiliar también deducimos que hay
10 llantas y 50 tornillos en la fase de producción.
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Ejemplo 5: Fabricación
Para cerrar la Orden de Producción, debemos hacer la Fabricación. Cuando termina el proceso de
una orden, vuelve los datos reales de lo que se fabricó. Por ejemplo, la orden puede indicar 10
ruedas, pero en una fábrica, a veces se produce de mas o de menos. En la orden podemos indicar
que materias primas se necesitan, pero en la producción real, esas materias primas pudieron ser mas
o menos. Ahí es cuando nos sirve el comprobante de Fabricación, para plasmar esta realidad.
Nuestra tarea es ingresar en el sistema que se gastó realmente en materias primas y cuantas materias
primas o semielaboradas se fabricaron realmente.
El primer paso es establecer el campo Auxiliar Manual en Si para habilitar el panel Cantidad
auxiliar del comprobante. El campo Profunidad Fórmula debe estar en 0, porque vamos a indicar
manualmente, tanto para los productos terminados como para los componentes de la fórmula el
valor real de lo que se gastó.
En la figura podemos analizar el panel Cantidad del comprobante, donde los valores son
invertidos en referencia a la Orden de Producción explicada antes. Lo que hace de alguna forma es
volver atrás la Orden de Producción para darle paso a los valores reales que ingresemos en el campo
Auxiliar del comprobante. La figura siguiente muestra un ejemplo de esta configuración:
Los valores ingresados en el campo Auxiliar suman la existencia si son productos terminados o
semielaborados y restan la existencia si son materias primas.
Ejemplo 6: Ajuste de Stock
Todo proceso de producción no es exacto, siempre hay variaciones a fin de mes. Podemos crear
un comprobante simple para ajustar el stock poniendo el valor Suma o Resta en la Existencia. Es
un comprobante similar a la compra, pero tiene la ventaja que podemos hacer listados de
comprobantes donde vemos los ajustes de stock que fuimos haciendo en el mes. A partir de esto se
pueden obtener deducciones interesantes, como si un proveedor realmente nos está entregando las
cantidades que nos dice, o si nos están robando mercadería del depósito.
3.3. Numeración de Lotes, Partidas y Protocolos
Antes de explicar como configurar el loteo de la producción en los tipos de comprobante,
primero tenemos que configurar como es la numeración de Lotes, Partidas y Protocolos. Los Lotes
son para Productos Terminados, las Partidas son para Productos Semielaborados y los Protocolos
son para Materias Primas.
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En la ventana de Numeración de Lote (Stock->Existencias->Numeración de Lote) se
configura la forma de numerar los lotes. Tenés que definir cual será la letra o número para el año en
curso, cual será la letra o número para el mes y cual será la letra o número para el día.
Los dos tipos de numeración mas utilizados son la numeración Secuencial o la Numeración por
Fecha. La numeración Secuencial generalmente se reserva para las materias primas, donde el
número de lote se crea tomando la letra del Protocolo mas un número secuencial. Ejemplo: U001,
U002, U003. La numeración por Fecha se utiliza mas en la elaboración de productos terminados o
semielaborados y se crea concatenando las letras de Año, Mes y Día. Ejemplo: E2H1, E2H2, E2H3.
3.4. Tipos de Comprobantes con Lotes
Para finalizar de explicar los tipos de comprobantes, hay que ver la configuración de lotes. La
configuración mas simple es la Compra de materia prima.
En el campo Lote ponemos el valor Nuevo. Esto significa que por cada ítem ingresado en el
comprobante, se crea un nuevo lote (protocolo en este caso, ya que compramos materias primas).
Como es un protocolo, generalmente al campo Lote Formato le ponemos el valor Secuencial, para
que la numeración sea al estilo D001, D002, D003. El campo Lote Numeración sirve para indicar
como es la numeración de protocolos. El funcionamiento sería así:
• Individual: crea un nuevo número de lote por cada ítem del comprobante.
• Grupo: crea un nuevo número de lote por grupo de ítem. Los ítems del mismo grupo dentro
del comprobante llevan el mismo número de lote.
• Familia: crea un nuevo número de lote por familia de ítem. Los ítems de la misma familia
dentro del comprobante llevan el mismo número de lote.
Pasemos a otro ejemplo, la Orden de Producción donde necesitamos simular la fabricación para
poder obtener las cantidades y los lotes (o protocolos y partidas) tentativos para la producción. Para
el producto terminado o semielaborado le indicamos el valor Nuevo al campo Lote y el valor
Primero al campo Lote Fórmula.
Lo interesante de este ejemplo, es el valor Primero, que también puede ser Último. Esto indica de
que lote sacamos las materias primas y para eso es importante establecer el valor del campo Lote
Cola. El campo Lote Cola generalmente lleva el valor FEFO (First Expired First Out). El otro
valor es FIFO (First Input First Output). Ahora vamos a explicar estos dos conceptos que pueden
resultar confusos. Cuando se crea un Lote (o Protocolo) nuevo, tiene una fecha de Ingreso, pero
también tiene una fecha de Vencimiento. Cuando creamos un ítem nuevo en el formulario de Ítems,
tenemos el campo Vencimiento donde establecemos cuantos días tiene un ítem de vida útil hasta
que esté vencido. Entonces, al crear un nuevo lote, se pone la fecha de Ingreso del comprobante y la
fecha de vencimiento se calcula con los días de vencimiento que tenga el ítem. Supongamos que
sacamos las materias primas del primer lote que sería el mas viejo. ¿Pero cual es el lote mas viejo?
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¿El que ingresó primero o el que está por vencer primero? Si ponemos el valor FEFO toma las
materias primas que están por vencer primero, sino toma las materias primas que ingresaron
primero.
Por último tenemos el campo Lote Manual, que nos permite o no ingresar un lote de forma
manual. En caso de que tengamos un lote ya ingresado, al momento de procesar el comprobante,
toma el lote ingresado, por mas que en los campos Lote y Lote Fórmula tengan valores para tomar
el último o primer lote.
3.5. Ingreso de Comprobantes
El ingreso de comprobantes está en la opción de menú Stock->Comprobantes->Comprobante.
Cuando estás en el campo Comprobante podés apretár Enter con el campo vació, apretar el botón
F5 del teclado o presionar con el mouse el botón Buscar . Esto hace que aparezca la pantalla de
selección rápida de los tipos de comprobantes que hay. El campo Número se carga con el próximo
número secuencial. Al presionar Enter sobre el número secuencial se habilita la edición de un nuevo
comprobante. La Fecha se carga de forma automática y el Depósito también si está definido en el
tipo de comprobante.
Definido los datos generales del comprobante podemos empezar a ingresar los ítems. Al lado del
número de ítem tenemos tres botones de ayuda, que pueden servir según el tipo de comprobante.
El botón Familia sirve para cargar de forma automática todos los ítems que pertenencen a una
familia. Por ejemplo, una orden de producción generalmente está asociada a una familia de ítems
pero con diferentes medidas.
El botón Comprobante selecciona un comprobante para tomar sus ítems. Por ejemplo, en una
Fabricación necesitamos tomar todos los ítems de una Orden de Producción para no ingresarlos
manualmente. Al seleccionar un Comprobante te carga de forma automática los ítems implicados en
la orden de producción.
El botón Copiar te sirve cuando tenés un comprobante que te permite ingresar una Cantidad y
una Cantidad Auxiliar. Al presionar el botón te copia las cantidades de un campo al otro para
ayudarte en la carga.
Para finalizar la carga del ítem, ingresamos la cantidad y presionamos la tecla Enter para insertar
el ítem. También podemos apretar el botón de Insertar .
3.6. Búsqueda de Comprobantes
La forma mas común de buscar un comprobante es apretar el botón F5 del teclado o presionar
con el mouse el botón Buscar cuando estás en el campo Número del comprobante. Otra opción es
hacer un listado de (Stock->Comprobantes->Listado de comprobantes) y hacer doble click o
presionar Enter sobre la fila de la tabla. Eso abre el formulario de comprobante para editarlo.
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4. Existencias
4.1. Modificación manual de existencias
Las existencias se modifican cuando ingresás, modificás o eliminás un comprobante. Las
existencias aumentan o disminuyen dependiendo la configuración del tipo de comprobante. Pero
podés modificar las existencias manualmente si lo necesitás. Se pueden modificar en la solapa
Existencias del ingreso del Ítem o en la ventana de Existencias ( Stock->Existencias-
>Existencia).
En esta ventana tenés dos solapas: Existencias por Depósito y Existencia por Ítem. En la primera
solapa vemos todas las existencias por depósito. En la segunda solapa vemos las existencias
centradas en el ítem.
4.2. Modificación manual de lotes
Al igual que las existencias, los lotes (partidas o protocolos) se crean y se actualizan con el
ingreso de comprobantes. Pero también se pueden modificar manualmente, estableciendo el valor
que vos quieras. Eso lo podés realizar en la ventana de Lote (Stock->Existencias->Lote).
4.3. Eliminar comprobantes sin afectar existencias
Cuando pasan los años, se van acumulando muchos comprobantes en la base de datos. Podés
eliminar comprobantes sin afectar las existencias de los ítems. Para eliminar varios comprobantes al
mismo tiempo tenés la ventana Eliminar Comprobantes (Stock->Comprobantes->Eliminar
comprobantes).
Primero podés hacer un listado de comprobantes para ver cuales van a ser eliminados con el
botón Filtrar . Cuando estés decidido podés apretar el botón Eliminar .
Siempre recomendamos hacer un backup de tu base de datos para este tipo de operaciones, ya
que suelen ser riesgosas y podés perder información si te equivocaste en los filtros.
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5. Informes
5.1. Informe de Entradas y Salidas
Este informe es interesante porque te permite definir las entradas y las salidas de los ítems de
stock. No es un informe fijo, sino que vos definís los comprobantes que afectan el informe. Por
ejemplo, si queremos hacer un informe para las ventas, podemos definir en la salida las cantidades
del comprobante de venta y en la entrada las devoluciones de compra.
Lo primero que hay que hacer es abrir el Formato de Informe de Entrada/Salida ( Stock-
>Informes->Formato de Informe). Veamos una configuración simple con un ejemplo. En la
figura vemos que las compras suman en la columna entrada y las ventas suman en la columna de
salida. Lo contrario sucede con la devolución, si hacemos una devolución entonces se resta en la
entrada. Y si nos devuelven una venta restamos en la columna de salida.
Es muy bueno este informe cuando lográs interpretarlo. Este informe fue pedido por el dueño de
una fábrica textil y lo usa semanalmente para controlar las entradas y salidas de stock. Además se
adapta a tus comprobantes, haciéndolo muy flexible.
Para crear el informe, vamos seleccionando cada tipo de comprobante y le decimos que hacer
con las cantidades. Tenemos dos áreas, la Entrada y la Salida. En el área de la entrada definimos
que sucede con las cantidades del comprobante, si Suman, Restan o No calculan. También se
considera las cantidades que no se ven, las que se generan cuando se aplica una fórmula. Es decir, si
nuestro comprobante es de fabricación, la cantidad que se ve son los 10 autos que pedimos, pero
internamente el comprobante tiene las cantidades que se usaron para fabricar el auto.
Una vez configurado el informe, tenemos dos informes para usar: el Informe de Entradas y
Salidas y el Informe de Movimientos de Entradas y Salidas. El informe de Entradas y Salidas se
abre desde el menú Informes->Informe de Entradas/Salidas. Este informe refleja las entradas
y salidas totales por cada ítem de stock.
El informe de Movimientos de Entradas y Salidas se abre desde el menú Informes->Informe
de Movimientos de Entradas/Salidas. Este informe refleja el movimiento que tuvo un ítem de
stock. En la figura se puede ver como los comprobantes fueron afectando las existencias del ítem.
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