Guía de Microsoft Word 2016

Primeros pasos
 Introducción
Aprenda los pasos básicos para usar Word 2016, como crear documentos y darles formato,
insertar elementos en los documentos y agregar encabezados y pies de página a
documentos.

Pantalla principal
Barra de Herramientas Minimiz
de Acceso Rápido Barra de Título ar
Ventan Botón
Pestañ a
a Cerrar
Archivo
Cinta de
Opcione
s

Regla
Barra de
Desplazamiento
Vertical Barra de
Desplazamien
Punto de to Vertical
Inserción

Ventana de
Documento

Barra de Control
Estado Barra de Desplazamiento de Zoom

Horizontal Barra de

Desplazamiento
Crear un documento
Word incluye una amplia variedad de plantillas de apariencia
profesional entre las que se puede elegir. Puede seleccionar una
y empezar a utilizarla.

Crear un documento en blanco

1. Seleccione Archivo > Nuevo.

2. Seleccione un documento en blanco.

Crear un documento con una plantilla

1. Seleccione Archivo > Nuevo para buscar una

plantilla de Word. Puede buscar un tipo de
plantillas, como negocios, currículum, factura,
etc. En el cuadro Buscar plantillas en línea.
 2. Seleccione una miniatura de plantilla para
ampliar la vista previa. Use las flechas para
desplazarse por las plantillas relacionadas.

NOTA: Si usa con frecuencia una plantilla específica, puede anclarla para que se muestre cada vez que
inicie Word. Seleccione la plantilla de la lista de plantillas y haga clic en el icono de chincheta que
aparece debajo de la miniatura en la lista de plantillas.

Guardar un documento
1. Seleccione Archivo > Guardar o pulse Ctrl+S. Si
es la primera vez que guarda el documento, se
abrirá el cuadro de diálogo Guardar como.
2. Seleccione la ubicación donde quiera guardar el archivo:

NOTA: Según la configuración de las cuentas en Office, es posible que no vea todas estas opciones.

 Sitios (organización): Guarde un documento empresarial en

una biblioteca compartida.
 Este equipo: Guarde un documento en una carpeta del equipo.
 Agregar un sitio: Para agregar una nueva ubicación en línea.

4
2
 Guardar documentos como PDF y
otros formatos
Se puede guardar los documentos en distintos formatos, como PDF,
como una página web, en formato OpenDocument, texto sin formato, o
texto enriquecido.

Seleccionar un formato de archivo

1. Seleccione Archivo > Exportar.

2. Haga clic en Crear documento PDF o Cambiar
el tipo de archivo, seleccione el formato de
archivo deseado y continúe para dar nombre al
archivo y guardar.

3 5
NOTA: Puede que vea una advertencia donde se indica que cambiar el tipo de archivo puede causar
la pérdida de formato, imágenes y otros objetos del documento.

Imprimir un documento
Desde un mismo lugar, puede ver el aspecto que tendrá un
documento impreso, configurar las opciones de impresión e
imprimir un archivo.

1. En la pestaña Archivo > Imprimir.

2. Escriba el número de copias que desea imprimir en el cuadro
Copias.
3. En Impresora, asegúrese de que está seleccionada la impresora que
desea.
4. En Configuración, se encuentran seleccionados los
valores de configuración de impresión
 predeterminados para la impresora. Si desea
cambiar algún parámetro, haga clic en el mismo y
seleccione otro nuevo.
5. Pulse Imprimir para imprimir.

5 2
Imprimir

3
Impresora

configuración

Dar formato a un documento

En Word puede seleccionar texto, darle formato, crear listas
numeradas o con viñetas, ajustar la alineación del texto y
cambiar el interlineado de un párrafo o de un documento
completo.

Opciones de lista

Formato de texto (negrita, cursiva, color,

Justificación del Interlinead
texto o
 Puede aplicar temas y estilos rápidos para dar al
documento una apariencia coherente y profesional. Tiene
disponibles una amplia variedad de estilos y temas entre
los que elegir.

Aplicar un estilo rápido al texto

1. Coloque el puntero en el texto donde quiera aplicar formato.

NOTA: Si coloca el puntero en un párrafo, el estilo se aplicará en todo el párrafo. Si selecciona texto
específico, solo se aplicará formato en el texto seleccionado.

2. En la pestaña Inicio, seleccione un estilo para comprobar la

apariencia del texto con ese estilo.

Aplicar un tema

Después de aplicar Estilos, puede seleccionar un tema. Un

tema del documento es un conjunto de opciones que incluyen
un conjunto de colores del tema de formato, un conjunto de
temas de fuentes (incluyendo fuentes para encabezados y
cuerpo texto) y un conjunto de efectos del tema (incluyendo
líneas y efectos de relleno).

1. Seleccione la pestaña Diseño > Temas.

2
 2. Seleccione un tema para comprobar su apariencia en el
documento.

Insertar imágenes en un
documento
1. Seleccione la pestaña Insertar > Imágenes.
2. Busque la imagen que quiera usar y, después, elija Insertar.

Trabajar con tablas

1. Seleccione la pestaña Insertar > Tabla.
2. En Insertar tabla, arrastre para seleccionar el número de filas
y columnas que desee.
Convertir texto de un documento
en una tabla
Antes de convertir una lista o texto en una tabla, asegúrese de
que los datos tengan el formato correcto. Estas son algunas
sugerencias:

1. Seleccione la pestaña Inicio > Mostrar u

ocultar para mostrar las marcas de párrafo y
tabulación en el documento.

2. Inserte caracteres separadores (como comas o

tabulaciones) para mostrar dónde se dividirá el
texto en columnas de tabla. Si el texto contiene
comas, use tabulaciones.
3. Use marcas de párrafo para indicar dónde quiere que empiece
una nueva fila de tabla.

En este ejemplo, se insertan dos tabulaciones en el texto para

crear una tabla de tres columnas y se inserta una marca de
párrafo para crear una segunda fila.

Crear la tabla

1. Seleccione el texto que quiera convertir en una tabla.

2. Seleccione la pestaña Insertar > Tabla y, después, seleccione
Convertir texto en tabla.
 3. Establezca el ancho de columna:

 Para establecer un ancho personalizado en

todas las columnas, seleccione Ancho de
columna fijo y seleccione un número de la
lista.
 Para cambiar el tamaño de las
columnas para que se ajusten
al texto, seleccione
Autoajustar al contenido.
 Para cambiar el tamaño de la tabla para
ajustarlo al ancho del espacio disponible,
seleccione Autoajustar a la ventana.

4. En Separar texto en, seleccione el carácter separador que usó

en el texto.

Este es el texto de ejemplo después de convertirlo en una tabla.

Agregar encabezados y pies de

página
En el documento, puede agregar encabezados, pies de página y cambiar
los números de página.

1. Seleccione la pestaña Insertar y luego elija Encabezado o Pie

de página.
 2. Desplácese por los diseños y elija el que quiera usar.
Los espacios del encabezado y pie de página se
abrirán en el documento, además de las
Herramientas de encabezado y pie de página.

3. Escriba el texto que desee en el encabezado o pie

de página. La mayoría encabezados y pies tienen
texto marcador de posición (por ejemplo, "título
del documento") sobre el que puede escribir.

SUGERENCIA: Seleccione una de las Herramientas de encabezado

y pie de página para agregar más datos al encabezado o pie de
página, como la fecha y hora o una imagen. También puede seleccionar
opciones para distintos encabezados en las páginas pares e impares, e
indicar que no quiere que el encabezado o pie de página aparezca en la
primera página.

4. Cuando haya terminado, seleccione Cerrar encabezado y pie

de página.
 Agregar y quitar saltos de página
Insertar un salto de página manual

1. Coloque el puntero en la ubicación donde quiera insertar una

página nueva.
2. Seleccione la pestaña Insertar > Salto de página.

NOTA: Otra manera de hacerlo es pulsando Ctrl+Entrar.

Ver saltos de página

1. Seleccione la pestaña Inicio > Mostrar u ocultar.

NOTA: Para ocultar saltos de página, vuelva a seleccionar Mostrar u ocultar.

Eliminar un salto de página manual

1. Muestre los saltos de página en el documento.

2. Seleccione el salto de página que quiera eliminar y presione
Suprimir.

Cambiar orientación, tamaño y márgenes de una página

1. Puede cambiar orientación, tamaño de papel y

márgenes en la pestaña Formato en la opción de
orientación o tamaño respectivamente.
Aplicar una configuración de márgenes
Nota: Para crear márgenes personalizados seleccione márgenes

personalizados, use las flechas arriba y abajo para ajustar los valores
deseados y pulse Aceptar.

Usar la regla para cambiar los márgenes

1. Para activar la Regla, seleccione Vista y, después, active la

casilla Regla.

2. Los márgenes son de color gris en la regla. Coloque

el cursor sobre la regla y, después, cuando el cursor
se convierta en una flecha doble, haga clic y arrastre
el margen al tamaño que prefiera.

Comprobar el contador de
palabras y estadísticas
Si necesita conocer cuántas palabras, páginas, caracteres,
párrafos o líneas ayer un documento, vea la barra de estado.
Comprobar el número de palabras del documento

1. Compruebe la barra de estado para ver el número de palabras

del documento.

2. Para ver un recuento de palabras parcial, seleccione

las palabras que quiera contar. En la barra de
estado se muestra el recuento de palabras de la
selección y de todo el documento.

Buscar el número de caracteres, párrafos y líneas

1. Haga clic en el recuento de palabras en la barra de estado.

Combinar correspondencia
En el proceso de combinar correspondencia se usan tres documentos:

 El documento principal: contiene texto y gráficos que

son idénticos para todas las versiones del documento
combinado. Algunos ejemplos de contenido idéntico
pueden ser el remite de un sobre o el cuerpo de una
carta.

 La lista de distribución de correo: contiene los

datos que se usan para rellenar la información en el
documento principal. Por ejemplo, una lista de
distribución de correo contiene las direcciones que se
imprimirán en las etiquetas.
 El documento combinado: al combinar el documento
principal y la lista de distribución de correo, se genera el
documento combinado. La información se extrae de la
lista de distribución de correo y se inserta en duplicados
del documento principal, lo que produce documentos
combinados personalizados para diferentes personas.

Orígenes de datos

Word puede extraer datos de una amplia variedad de orígenes

de datos para combinar correspondencia. Si no tiene una lista
de distribución de correo, puede crear una durante el proceso
de combinar correspondencia. Estas son algunas opciones
sencillas de orígenes de datos:

 Usar hojas de cálculo de Excel de contactos para combinar

correspondencia

1. Deberá usar su hoja de cálculo de Excel como

origen de datos de la lista de destinatarios,
siguiendo algunas sugerencias:

 Los nombres de columna en la hoja de cálculo

coinciden con los nombres de campo que desea
insertar en la combinación de correspondencia.
 Todos los datos que se combinarán están
presentes en la primera hoja de la hoja de
cálculo.
 Las entradas de datos con porcentajes,
monedas y códigos postales tienen el
formato correcto en la hoja de cálculo para
que Word pueda leer correctamente los
valores.
 La hoja de cálculo de Excel que se usará
en la combinación de correspondencia se
almacena en su equipo local.

2. Abra el documento de Word para el que quiera combinar

correspondencia.
3. En la pestaña Correspondencia > Iniciar
combinación de correspondencia, elija el tipo
 de combinación que quiere ejecutar.

4. Seleccione Correspondencia > Seleccionar destinatarios.

5. Seleccione Usar una lista existente.
6. Seleccione la hoja de Excel que quiera usar y haga clic en Abrir.
7. Seleccione la hoja de cálculo que quiera usar y haga clic en
Aceptar.
8. Los nombres de hoja de cálculo terminan con $.
9. Seleccione Editar lista de destinatarios para ver
el origen de datos, active las casillas junto a las
personas a las que quiere realizar el envío y haga
clic en Aceptar.

9
 Módulo 3.- Usos habituales en
administración

Guía de Microsoft
Excel
1 ¿Qué es Excel?

Excel es un programa informático para realizar operaciones con

números y datos organizados en una cuadrícula.

Este programa es muy útil para hacer desde simples sumas

hasta cálculos de financieros más complicados.

Además, este programa permite añadir gráficos a las cuentas.

2 Conceptos básicos

Te presentamos algunos
de los conceptos que debes conocer para empezar a usar
Excel.

 Libro: es un documento de Excel.

Cada libro está compuesto por una o varias hojas de
cálculo.

 Hoja de cálculo: es una página en Excel. Cada libro

tiene una hoja de cálculo como mínimo.

 Cuadrícula: son las filas y columnas de cada hoja de

cálculo.

La cuadrícula divide el documento en celdas.

 Celda: es cada casilla que forma la cuadrícula. La celda

es una caja donde se pone información. Esa información
pueden ser letras o números. Cada celda se llama como
su columna y su fila. Por ejemplo, casilla A1 y casilla B2.
  Columna: es la línea de celdas de arriba abajo. Cada
columna se llama con una letra.

Por ejemplo, columna A y columna A.

 Fila: es la línea de celdas de izquierda a derecha.
Cada fila se llama con un número. Por ejemplo, fila 1 y
fila 2.
Un ejemplo de una hoja de cálculo con todos estos elementos:

Celda

Columna

Fila
Más elementos:

 Rango: Es la selección de varias celdas que se trata como

una unidad.
Es un elemento importante para de usar y crear formulas o
funciones.
Se representa con el nombre de la primera celda seguido
del nombre de la última celda.

Ejemplo del rango desde D5:J17

 Tabla: Es un conjunto de datos organizados en filas.

La primera fila se suele llamar encabezado y explica lo que
va en cada fila.
Esta forma de organizar los datos es muy útil porque nos
permiteordenar, filtrar, crear resumen de datos o poner
formatos.
 Un ejemplo de una tabla con encabezado:
 Formula.- Es una operación como una suma o una
multiplicación.
La operación se puede hacer con datos o valores fijos y
otros incluidos en celdas.
Las fórmulas siempre empiezan con el signo = Las fórmulas incluyen un
signo entre los valores. El signo se llama operador y dice lo que
queremos hacer con esos valores.

Por ejemplo, se pueden sumar, restar

o multiplicar.

Hay 3 tipos de operadores:

- numéricos,

- de comparación y

- de texto.
 Aquí puedes ver todos los operadores que se pueden usar en
las fórmulas:

Operadores numéricos

Operador Operación Ejemplo

+ Suma valores = 3+ 5 | =A2+A6
- Resta valores = 5 – 2 | = B4 - B6
* Multiplica Valores = 6*8 | = H8*H9
/ Dividir Valores = 8/2
% Porcentaje = J4%
^ Exponenciacion = 3^3

Operadores comparación

Operador de comparación Significado Ejemplo

= (signo igual) Igual a = A1 = B1

> (signo mayor que) Mayor que = A1>B1

< (signo menor que) Menor que = A1<B1

>= (signo mayor o igual Mayor o igual que = A1>= B1

que)

<= (signo menor o igual Menor o igual que = A1<= B1

que)

<> (signo distinto de) No es igual a = A1<>B1

 Operadores con texto

Operador Significado Ejemplo

detexto

& ("y" Conecta o concatena dos = "Juan" & "Pedro"

comercial)
valores para generarun da comoresultado

valor de texto continuo "JuanPedro.

 Función: Es una fórmula que ya está diseñada que

opera
- convalores (datos fijos o valores de celdas)
- o rangos.
Cada operador se le conoce como un argumento.

Un ejemplo de función:

Sumados dos números escritos en las celdas A1 y A2

= SUM (A1:A2)

3 El entorno del trabajo

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como la de la
imagen.
Vamos a conocer los nombres de losdiferentes elementos.
La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir
exactamente con la que ves en tu ordenador.

Esto es porque cada usuario puede decidir qué elementos

quiere que se vean en cada momento.

Esto también lo aprenderemos después.

El aspecto del programa y sus elementos son muy parecidos al de otros
programas como Word y Power Point.
Ejemplo de pantalla de Excel:
 Menú

En la parte de arriba encontramos un menú con las principales opciones

del programa.

Vamos a explicar estas opciones.

Detalle del menú principal:

Cada opción del menú se activa haciendo clic con el ratón sobre su
nombre. Cada nos ofrece otro menú con más opciones.

Opciones del menú:

Archivo

Contiene el menú de las funciones de crear nuevo libro, Abrir, Guardar,

Guardar como…, imprimir…
Inicio

Contiene el menú de las funciones sobre todo relacionados con la

aplicación de formatos y estilos sobre celdas y documento, copiar, cortar
y pegar celdas.
Insertar

Contiene el menú de las funciones para trabajar con objetos que se

pueden sumar a nuestra Excel; como por ejemplo imágenes, tablas,
gráficos, símbolos…
Diseño de Página
Contiene el menú de las funciones para configurar el libro y las hojas de
nuestra Excel.

Fórmulas
Contiene el menú de las funciones para insertar y depurar formulas.

Datos

Contiene el menú de conexiones para compartir o traerdatos desde

otros programas.

Excel también permite establecer filtros, ordenar y agrupar.

Revisar
Contiene el menú de los diccionarios y correcciones y de proteger libros,
hojas o elementos de una hoja.

Vistas
Contiene el menú de funciones para ver las hojas o libros y crear y
administrar las macros.

Barra Titulo

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en

ese momento.
Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional
Libro1 hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos.
En el extremo de la derecha están los botones para minimizar,
maximizar y cerrar.
Barra Acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de

Excel como Guardar, Deshacer Imprimir o Rehacer y Deshacer.

Cintas de opciones

La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel

porque contiene todas las opciones del programa organizadas en

pestañas.

Al pulsar sobre una pestaña, accedemos a la ficha. Las fichas principales

son

 Inicio,

 Insertar,

 Diseño de página,

 Fórmulas,

 Datos,

 Revisar y

 Vista.

En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones

disponibles.

Cuando trabajamos con determinados elementos aparecen otras de

forma puntual: las fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras

tengamos seleccionado un gráfico, dispondremos de la ficha

Herramientas de gráficos.

Esta ficha nos ofrecerá botones especiales para realizar modificaciones

en los gráficos.

Barra Formulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde
estamos situados.

En la primera casilla desplegable aparece el nombre de la celda

y, en la segunda que es más larga, es donde aparece y se introduce el

valor o la formula.

Barra etiquetas

Nos permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Barra desplazamiento

Nos permite movernos por las hojas del libro de trabajo.

Centro de Ayuda
Se accede pulsando a la tecla F1.

4 Cómo trabajar con documentos

Un archivo de Excel está compuesto por un librocon una o varias hojas.

Sólo puedes tener abierto un libro a la vez, pero ese libro puede tener
muchas hojas.

Crear un nuevo libro

Podemos crearlo haciendo clic sobre la acción
Nuevo, dentro del Menú de Office.

O manteniendo pulsada la tecla CTRL, pulsamostambién la letra “U”

(CTRL+U).

De las opciones que se presente hay que hacer clic sobre el botón “Libro
en blanco”.

Abrir un libro que ya existe

Existen 3 formas de abrir un documento o libro Excel 1.- Desde el

sistema operativo, si estamos en la carpeta donde está el archivo, sólo
hay que hacer doble clic sobre el archivo.
 2.- Selecciona la opción Abrir del MenuOffice. Nos aparece

una ventana como la siguiente.

 Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro

Buscar en. Se desplegaráuna lista con las unidades
disponibles del ordenador.

 Busca en ellas el archivo que quieres abrir.

 Lo seleccionamos con solo clic del ratón y hacemos clic

en el botón de Abrir.
3.- Esta opción solo sirve si el archivo es reciente. Para ello
seleccionamos el Menú Office y dejamos unos segundos y en la
parte de la derecha nosaparecen los últimos archivos de Excel
7con los que hemos trabajado.

Guardar un libro

Cuando empezamos a crear un libro y queremos poder recuperarlo en

otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, o seguir trabajando,
tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco.
Esta operación se denomina Guardar.

También cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para

que los cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de
cerrar. Para almacenar un libro de trabajo podemos utilizar varios
métodos.

Método de guardar 1

Vamos a “Menu de Office” y seleccionamos “Guardar como”.

Nos aparece una ventana emergente como esta:

Tenemos que realizar los siguientes pasos:

1.- En donde poner “Guardar en” y usando la flecha de la derecha

navegamos por las distintas unidades y estructuras de carpetas para
decidir donde guardamos el libro.

2.-En el apartado de “Nombre de archivo”, es donde ponemos el nombre

con el que vamos a identificar o nombrar al libro.
3.- Justo debajo sale la extensión que va a tener, por defecto tendrá la
XLSX que es la extensión de EXEL a partir de la versión Excel 2007 y
superiores.

4.- Hacemos clic en guardar.

Método de guardar 2

En el caso de que el libro ya esté guardado o no se quiera cambiar el

nombre podemos hacer dos cosas:
  Ir a Menú Office y seleccionar “Guardar”
 Utilizar las teclas rápidas pulsando CTRL + G

¡Importante!
Excel cuando se cierra un libro o se cierra el programa y resulta que ha
sufrido un cambio en algunas de las hojas del libro, te preguntará si
quieres guardar los cambios. Pon atención a esta ventana para no
perder tu trabajo.

Cerrar un Libro

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir

de él para no estar utilizando memoria inútilmente.

La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del

documento.

Para ello vamos a Menú Office y seleccionamos “Cerrar”.

Si el libro ha sufrido cambios nos preguntará si queremos guardar los
cambios. Si no se ha guardado nunca, nos dirá si queremos guardarlo
(igual que “Guardar como”).

¿Cómo añadir una hoja a nuestro libro?

Hacemos clic sobre el botón + encerrado en un círculo que aparece en la

parte inferior donde se encuentran los nombres de las hojas.

Si nos situamos sobre el nombre de

la hoja, por defecto será Hoja 1. Si
le damos al botón derecho del ratón
se desplegará un menú con las
opciones que podemos hacer de la
hoja y que son:
Insertar .- Insertar una nueva hoja.

Eliminar.- Elimina la hoja seleccionada

Cambiar nombre.- cambiamos el nombre de la Hoja.

Mover o copiar.- Movemos la hoja de lugar

Proteger la Hoja.- Impedimos que se pueda introducir, modificar o

eliminar valores en la hoja.

Color de etiqueta.- Se pone de fondo de la etiqueta donde aparece el

nombre de la Hoja del color seleccionado.

Ocultar.- Se oculta la Hoja, pero las referencias a la misma se

mantiene
Mostrar.- Se muestra la Hoja que estén oculta.

¿Cómo desplazarnos y seleccionar celdas?

Nos desplazamos por la cuadricula de trabajo con el ratón o con el

teclado:

1- Con el ratón.

 Haciendo clic con el botón izquierdo del ratón sobre la

celda en cuestión, en el caso de que sea una sola
celda.
 Haciendo clic con el botón izquierdo del ratón en la
primera celda de nuestro rango y arrastrar hasta la
última.
 Si queremos seleccionar columnas completas hacemos
clic sobre la letra correspondiente con el botón izquierdo
del ratón.
 Si queremos seleccionar filas completas hacemos clic
sobre el número de fila correspondiente.
 Si queremos seleccionamos toda una hoja, tenemos que
 hacer clic sobre el botón primero, donde empieza la
cuadricula.
2- Con el teclado

 Nos desplazamos con la tecla Tabulador, Intro o flechas

de dirección (coloreadas de lila), manteniendo pulsado el
botón de Mayúsculas (coloreado de amarillo).
Diseño de página

Para configurar la página tenemos varias opciones las principales y las

que son

necesarias configurar si se tiene la intención de imprimir más tarde.

Márgenes.- Seleccionamos los márgenes que queremos que existan

cuando imprimimos una hoja de un libro Excel.
Los primeros son predefinidos y son los más normales.
Si son los que queremos para nuestro documento, simplemente se
hacen clic sobre el que se quiere.
Si se quiere personalizar hacemos clic sobre el botón de “Márgenes
personalizados…”

Indicamos el margen que queremos en cada dirección de la hoja.

Orientación

Si vamos a imprimir horizontalmente o verticalmente simplemente

hacemosclic sobre el que queremos.

Tamaño

Indicamos el tamaño del papel en el que se va imprimir.

Los nombres de los tamaños son A4,A3 ó A5.

Cuando seleccionamos el papel es común que aparezcan unas líneas

discontinuas tanto verticales como horizontales.

Estas líneas son una guía de los límites de impresión y se debe de tomar
como referencia.

Establecer un área de impresión

Hay libros muy grandes que son muy difíciles de imprimir.

En estos casos es útil establecer áreas de impresión o impresiones

parciales de información.

Para ello seguimos los siguientes pasos:

1. Seleccionamos las celdas que queremos imprimir

 Hacemos clic en el icono de “Área de Impresión”

 Seleccionamos la opción de “Establecer área de

impresión”
  A partir de este momento si vamos a imprimir sale solo
los valores contenidos en esta área.
¡Importante!.- No puede haber más de un área de impresión,

por lo que tenemos que borrar una para poder

seleccionar otra.

Imprimir

Hacemos clic en Imprimir, dentro la opción del menú

“Archivo”Se nos presentarán varias opciones:

 Copias.- para indicar el número de copias

que se quieren realizar.
 Impresora.- Indicar la impresora
por la que se quiere efectuar la
impresión. Por defecto saldrá la configurada
en el ordenador.
 Configuración.- Se configura lo que se quiere imprimir, como por
ejemplo “Hojas activas”, “Todo el libro”.. Si se quieren
intercalar, la orientación, márgenes…
 Una vez que está listo, solo tenemos que darle al botón de
“Imprimir”.

Copiar, cortar y pegar elementos entre hojas

En todos estos casos, lo primero es seleccionar las celdas que queremos
copiar, cortar o pegar.

Seleccionamos las celdas que queremos copiar.

 Para Copiar

Opción 1

1. Hacemos clic sobre el menú de

“Inicio” y damos a la opción
“Copiar”
2. Nos situamos en donde queremos
que se copien los valores
3. Hacemos clic sobre el menú de
“Inicio” y damos a la opción “Pegar”

Opción 2

1. Seleccionamos las celdas que queremos copiar.

2. Pulsamos en el teclado a la misma vez las teclas
“Control”+”C”
3. Nos situamos en donde queremos que se copien los
valores
4. Pulsamos en el teclado a la misma vez las teclas
“Control”+”V”.

Opción 3

En el caso de que las celdas que queremos copiar sean contiguas:

1. Situamos el cursor del ratón

en la esquina inferior
derecha, donde aparece el
punto
2. y cuando sale una cruz
arrastramos por las celdas que
 queremos copiar

Para Cortar

Opción 1

1. Hacemos clic sobre el

menú de “Inicio” y
damos a la opción
“Cortar”
2. Nos situamos en
donde queremos
que se copien los
valores
3. Hacemos clic sobre el menú de “Inicio”
4. y damos a la opción “Pegar”

Opción 2

1. Seleccionamos las celdas que queremos copiar.

2. Pulsamos en el teclado a la misma vez las teclas
“Control”+”X”

3. Nos situamos en donde queremos que se copien los

valores.
4. Pulsamos en el teclado a la misma vez las teclas
“Control”+”V”.

5 Trabajar con las celdas

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos,

números o fórmulas principalmente. En todos los casos, los pasos a
seguir serán los siguientes:

1. Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir

los datos y teclear los datos que desees introducir.

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de

Fórmulas.

2. Una vez concluida la introducción de los datos podemos

dar al botón de “Aceptar” o pulsamos INTRO Si nos

sale un error tendremos que ver cuál es el motivo y

solucionarlo.

¡Importante!.- Aunque estemos escribiendo una línea de texto grande

y parezca que estamos en varias celdas, en realidad el texto se está
alojando en la celda activa, esto puede llevar a confusión y a
problemas sobre todo a la hora de imprimir
¿Cómo modificamos datos?

Seleccionaremos la celda adecuada, después activaremos la Barra de

Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de
fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.

La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.

En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al

final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la información.

Después de teclear la modificación pulsaremos.

INTRO o haremos clic sobre el botón Aceptar.

Tipo de datos

Básicamente se trabajan con dos tipos:

1. Un valor fijo (Constante o literal), que es un valor

alfanumérico, una imagen o un objeto.
2. Una fórmula o función es decir, una secuencia
formada por:

- Valores constantes,
- referencias a otras celdas,
- nombres,
- funciones,
- operadores.
 La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe
empezar siempre por el signo =.

Trabajar con las celdas seleccionando tipo

Excel dispone de varios tipos de celdas, dependiendo del valor

que se quiera guardar, el tipo de celda influye en los formatos
o afectarán en los filtros y ordenación.

Entre ellos destacamos los más usuales:

- General.- Es el que viene por defecto.

En este tipo se puede poner letras o números.

- Número.- En este tipo sólo se pueden poner números.

- Moneda,
Contabilidad.- Es este
tipo se ponen cantidades
de dinero.
Por ejemplo, pueden ser euros.
Este tipo nos incluirá el símbolo
de la moneda
configurada por defecto
y con el punto de
separación de miles o
millones.
Por defecto nos mostrará
dos valores decimales
separados por una coma.
- Fecha.- Nos permitirá
introducir valores del tipo
fecha
- Hora.- Nos permite poner valores
que representan Horas,
minutossegundos..
¿Cómo cambiar el tipo de Celda?

Por defecto todas las celdas son del tipo “General”

Opción 1

1.- Seleccionamos las celdas que queremos

cambiar.

2.- Seleccionamos del desplegable el tipo que

queremos.

Opción 2

1.- Hacemos clic sobre la opción “Más formatos

de números”
2.- Seleccionamos la categoría.

Dentro de esta opción también podemos configurar el estilo que

queremos que tenga la celda o conjunto de celdas.
Alineación

Tanto a nivel horizontal como vertical, se puede seleccionar que se

ajuste el tamaño de la celda al texto que contiene.
Tipo de letra (Fuente)

Puedes elegir el tipo de letra, su tamaño y su color.

Borde
Si van a tener borde, que tipo y que grosor.
¡Importante!

Este formato se va a aplicar en las celdas que previamente se hayan

seleccionado. También hay que tener en cuenta que hay opciones
dentro de las Cintas de Opciones, justo debajo del menú que nos
permiten hacer todas estas configuraciones…

Combinar y des combinar Celdas

Combinar es unir dos o más celdas en una sola. Combinar celdas es
muy útil si los valores que van a contener son más grandes que el
espacio que tiene por defecto una celda.

Para combinar lo que hacemos es:

1. Seleccionamos las celdas

que queremos combinar.

2. Hacemos clic sobre la opción del menú “Inicio-> Combinar y

centrar”

A partir de este momento solo existirá una única celda que se llamara
“I1” y que ocupara el espacio de las tres.

Para des combinar, simplemente tenemos que seleccionar la celda

combinada y volver a dar al botón

“Combinar y centrar”.
5.- Formulas y Funciones

Una función es una función de Excel que nos da el resultado de una

operación en una celda. La forma de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

 -Si la función va al comienzo de una fórmula empieza por

el signo =.

 -Los valores de entrada van siempre entre paréntesis.

 No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

 -Los valores pueden ser constantes (número o texto),

fórmulas o funciones.

 Los argumentos deben de separarse por un punto y

coma ;

Vamos a explicar un ejemplo de función:

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la

suma de sus argumentos.
El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así
A1:C8indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la
C8.

Así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B
6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C 5+C6+C7+C8

Las fórmulas pueden contener más de una función y pueden

aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

¡Recuerda! Existen muchos tipos de funciones dependiendo

del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones
matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de
texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda
y referencia y de información.
 Insertar una función con el asistente

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la

celda si conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de una ayuda o
asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.

Si queremos introducir una función en una celda:

- Sitúate en la celda donde queremos introducir la función.Hacer

clic en la pestaña Fórmulas.
Elegir la opción Insertar función.

O bien también podemos hacer clic

sobre el desde la barra

botón de

fórmula
s.

- Aparecerá el siguiente
cuadro de diálogo Insertar
función:
Excel nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una
breve descripción de la función necesitada en el recuadro “Buscar una
función:” ya continuación hacer clic sobre el botón de “Ir” .

De esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que

incorpora Excel ya que él nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar
una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.

También si sabemos que estamos buscando una fórmula de una

categoría, por ejemplo “fecha”, podemos desplegar en la sección
“seleccionar una categoría” y elegir una. De esta manera solo nos
salen las funciones de ese tipo.
Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir “Todo”.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la

función que deseamos haciendo clic sobre ésta.

Observa como conforme seleccionamos una función, se abre una ventana

donde encontramos:

Numero1.- Aquí ponemos las celdas o rango de celdas que componen el

primer argumento.

Número2.- Aquí ponemos si hace falta las celdas o rango de celdas que
componen el siguiente argumento.
Después viene una breve explicación de lo que hace la función y de lo
que significa cada argumento o lo que puede ir.

Una vez escrito solo tenemos que darle al botón de “Aceptar”

¡Importante!
Justo debajo de la explicación de lo que hace la función hay una zona
que pone

“Resultado de la fórmula=”.

Esto es muy útil para ver el resultado, cuando aparece ya directamente

un error, tenemos que pensar que hay algomal en los argumentos.

Fijar filas y columnas

Cuando nosotros copiamos o movemos una celda que contiene una

formula, nos cambian automáticamente el nombre de la fila y la
columna.

Vamos a explicar un ejemplo:

Nosotros tenemos en la celda B3 el valor 5 y en la celda B4 y utilizamos
en la celda B7 la función SUMA (B3;B4) y nos da un valor 11.
Si ahora copiamos la celda B7 (donde está la función) y la copiamos por
ejemplo en la I10 nos da como valor 0 y si vemos la función observamos
que la función pone SUMA(I6;I7).
Esto puede que no sea lo que nos interese. Por eso Excel nos permiten
fijarlas filas y las columnas en una función. Para ello simplemente
tenemos que poner el símbolo “$” delante del nombre de la fila,
columna o el número, dependiendo lo que nos interese cuando estamos
escribiendo la función.

Esto se conoce como fijar filas o rutas absolutas. Vamos a explicarlo

con un ejemplo:

=SUMA($B$3;$B$4).- en este
caso estamos fijando para que
copie donde copie se sume el
valor que hay en B3 y B4

=SUMA($B3;$B$4).- En este caso he fijado del primer

argumento la columnaB, pero en cambio no la fila, mientras
que en el segundo argumento he fijado las dos, si copio solo
va a cambiar el número de fila, el de columna seguirá siendo B

Errores dentro de las celdas

Es muy común que cuando se introduce sobre todo una formula, aunque
más adelante veremos más casos que se produzca un error, el motivo
puede ser:

 La fórmula está mal construida.

 El valor que se ha introducido no está permitido.

En este caso Excel nos avisa por medio de una venta emergente.

También nos indicarán que hay un error si en la celda activa aparece un

símbolo como este: Si hacemos clic sobre él nos dará más información o
nos podrá guiar en donde está el problema. Este cuadro nos dice que la
fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones.
Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no
tiene el mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacentes. Por
ejemplo, que sea una resta y todas las demás sumas.
Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este
error.

Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que

modificarla o no podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de
fórmulas. Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error
para que desaparezca el símbolo de la esquina de la celda.
En otras ocasiones Excel no nos avisa pero si aparecen datos
incoherentes o raros algunas de las razones podrían ser:

Resultado Significado
##### Se produce cuando el ancho de una columna
no essuficiente o cuando se
utiliza una fecha o una hora negativa.

#¡DIV/0! Se está dividiendo por cero

#¿NOMBRE? Excel no reconoce el texto de la formula

#N/A Cuando un valor no está disponible para una

función o
fórmula.

#¡NUM! Cuando se escriben valores numéricos no

válidos enuna fórmula o función.

#¡NULO! Cuando se especifica una intersección de dos

áreas que
no se intersectan.
7 Gráficos

Los gráficos son una forma de representación de los datos que hay
dentro de una o varias hojas.
Es una manera de ayudar a entenderlos y ver su evolución.

Tenemos varios tipos de gráficos según su forma.

 Gráficos Lineales
 Gráficos de Barras
 Gráficos de áreas.
 Gráficas circulares o de tarta.
 Gráficas de dispersión o puntos
 Crear un gráfico

1. Dentro del menú “Insertar”

2. Seleccionamos el tipo de

gráfico quequeremos
hacer.
3. Seleccionamos los datos,
haciendo clicsobre este

4. Seleccionamos todos los elementos que van a intervenir en el

gráfico
- Podemos decidir que elementos se ve
y cuáles no, como por ejemplo la leyenda

- Elegimos los colores y el estilo.

- Filtramos que valores se van a mostrar en

el gráfico y cuáles no.

Dar formato a elementos del gráfico

Haciendo clic sobre el elemento del gráfico, nos aparece una columna

en la parte derecha de la pantalla donde aparecen los distintos valores

que podemos cambiar: colores, tipo de letra, tamaño, relleno.

Guía de Microsoft PowerPoint
Primeros pasos
Introducción

Aprenda los pasos básicos para usar PowerPoint 2016, como darle formato,
insertar elementos en los documentos y agregar imágenes y audios.

Pantalla principal

Crear una presentación en blanco

Para crear una presentación desde cero existen dos maneras:

La primera, en el momento que se inicia el programa, seleccionando

Presentación en blanco.
La segunda, desde Archivo > Nuevo, seleccionando Presentación en
blanco:

Crear una presentación con plantillas

Los temas de PowerPoint ofrecen diseños ya preparados con elementos

integrados, como gráficos, bordes, fuentes y marcadores de posición de
contenido y ayudan a crear más rápidamente una presentación.
También puede utilizar plantillas con contenido, como premios y
certificados.
Seleccionar un tema

Los temas son diseños de presentación ya preparados con elementos

predefinidos (como colores, fuentes y diseños).

1. Seleccione Archivo > Nuevo.

2. Seleccione uno de los Temas.

Variante de color

Para buscar
 3. En la pestaña Inicio, seleccione el desplegable
Nueva diapositiva para ver otros diseños en este
tema.

Abrir una presentación

Para abrir una presentación ya creada, se deberán seguir los siguientes

pasos:

1. Seleccione Archivo > Abrir.

2. Seleccione el lugar donde se encuentra la
presentación a abrir. Si pulsa Examinar podrá buscar
el documento en la carpeta donde se encuentre.
3. Una vez encuentre y seleccione el archivo, pulse Abrir.

4
Guardar los cambios

Si lo que se desea es guardar con un nombre y una localización determinada,

se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Seleccione Archivo > Guardar como.

2. Seleccione una ubicación.
3. Escriba un nombre para la presentación.
4. Seleccione Guardar.

2
3
4

En Archivo > Guardar, únicamente guarda el archivo con el que se esté

trabajando en la localización donde se encuentra dicho archivo y con el
nombre que tiene en el momento de guardado.

Vistas de una presentación

En la pestaña Vistas puede elegir cómo prefiere mostrar en pantalla la

presentación mientras está trabajando con ella.
 1

Nota: También se puede seleccionar una vista concreta en la barra de

estado en la parte inferior de la pantalla.

Vista Normal

También puede seleccionar Normal en la barra de estado, en la parte

inferior de la ventana.

Vista Esquema: Para ver un esquema de texto o un guion gráfico de la

presentación.
Vista Clasificador de diapositivas: Use esta vista para ver el orden de las
diapositivas o para reorganizarlas.

También puede seleccionar Clasificador de diapositivas en la barra de

estado, en la parte inferior de la ventana.

Vista Página de notas: Para trabajar con anotaciones personales que puede
usar al realizar la presentación.

También puede seleccionar Notas en la parte inferior de la ventana

de la diapositiva.

Vista de lectura: Use esta vista para cambiar el tamaño de la

ventana al visualizar animaciones y transiciones.
Mostrar una regla, líneas de cuadrícula o guías con imagen y quitar
texto

Regla: para mostrar reglas

horizontales y verticales.

Líneas de cuadrícula: para mostrar una cuadrícula.

Guías: para mostrar guías de

alineación automáticas.

Agregar y eliminar diapositivas

Estas son algunas formas comunes de agregar, organizar y eliminar

diapositivas de una presentación.

Agregar una diapositiva

 Seleccione Inicio > Nueva diapositiva, o bien seleccione un

diseño en el desplegable Nueva diapositiva. También puede
 presionar Ctrl + M.
1

Eliminar una diapositiva

Seleccione la diapositiva que quiera eliminar y presione


Retroceso o Suprimir en el teclado.
Añadir textos en una diapositiva

Puede agregar texto en una diapositiva con cuadros de texto y formas.

Agregar un cuadro de texto

 Seleccione Insertar > Cuadro de texto.

NOTA: El cuadro de texto se reducirá para ajustarse al tamaño del texto que use, pero el alto y el ancho
se ajustarán al tamaño que creó.

Agregar texto a una forma

 Seleccione Insertar > Formas y, después, seleccione una

forma.
NOTA: Para agregar texto a una forma, necesita seleccionar una forma cerrada (como un rectángulo,
una flecha o un círculo).

Dar formato al texto de una diapositiva

D
ar
fo Tamaño
r Fuente de la
m Fuente Crear lista
at
o
al
te
xt
o

Interlineado

Negrita Subrayado

Cursiva

Añadir hipervínculos a la presentación

Agregue vínculos a la presentación para mostrar información relacionada en la

web, abrir rápidamente otra diapositiva o crear un mensaje de correo
electrónico.
 Vínculo a un sitio web

1. En la vista Normal, seleccione el texto, la forma o la

imagen que quiera usar como hipervínculo, y pulse
botón derecho.
2. Seleccione Hipervínculo.
3. Seleccione Archivo o página web existente y agregue:

 Texto para mostrar: Escriba el texto que quiera que

aparezca para el hipervínculo.
 Información en pantalla: Escriba el texto que
quiere que aparezca cuando el usuario
mantenga el mouse sobre el hipervínculo
(opcional).
 Carpeta actual, Páginas consultadas o Archivos
recientes.
 Dirección: Dirección URL del sitio web al que quiere
vincular.

2 4

NOTA: Si vincula a un archivo en el equipo y mueve la presentación de PowerPoint a otro equipo,

también tendrá que mover los archivos vinculados.

Agregar imágenes y contenido visual

1. Seleccione Insertar > Imágenes.

2. En el cuadro de diálogo que se abra, busque la
imagen que quiera insertar, selecciónela y,
después, haga clic en Insertar.

1
Agregar capturas de pantalla a las diapositivas

Con una captura de pantalla en la presentación de PowerPoint puede crear

atractivos elementos visuales para las diapositivas.

1. Para preparar la captura de pantalla, abra otro

programa de origen (como un explorador web) y vaya
al contenido que quiera usar.
2. Seleccione Insertar > Captura de pantalla > Recorte de
pantalla.

Formato y efectos visuales para imágenes

Después de agregar una foto, un gráfico o una imagen, tiene varias formas
de mejorar la imagen (como fondos, sombras y efectos) para comunicar mejor
su mensaje.
Realizar ajustes y agregar efectos

1. Seleccione la imagen que quiera cambiar.

2. Existen múltiples opciones para ajustar y agregar efectos que
permitan mejorar la imagen.

Utilizar y combinar formas

Girar o voltear un objeto

1. Seleccione un objeto.
2. Seleccione Herramientas de dibujo > Formato > Girar y seleccione
 la opción de giro deseada

Combinar formas: Con esta opción puede unir o combinar distintos objetos
en uno solo, con distintas opciones de superposición entre ellos.

1. Seleccione las formas que quiera combinar. Para

seleccionar varios objetos, pulse Mayús y, después,
seleccione cada objeto.
2. En la pestaña Herramientas de dibujo > Formato >
Combinar formas y, después, seleccione la opción

que prefiera.

Agrupar objetos

1. Mantenga presionada la tecla Ctrl mientras selecciona cada

objeto.
2. En Herramientas de dibujo > Formato, seleccione
Agrupar > Agrupar.

1
3
2

Desagrupar objetos

1. Seleccione un objeto agrupado.

2. En Herramientas de dibujo > Formato, seleccione
Agrupar > Desagrupar.
1
3
2
Cómo funciona el sistema de capas

Al agregar imágenes, formas u otros objetos, se pueden superponer. Pero

puede cambiar el orden de apilamiento. Por ejemplo, puede que quiera
mover una forma que está detrás de otra al frente.

Mover un objeto a la parte delantera o trasera

1. Seleccione el objeto.
2. En Herramientas de dibujo > Formato, seleccione una opción:

 Enviar atrás > Enviar atrás: para mover el objeto

detrás o en la parte posterior de otro objeto.
 Traer al frente > Traer al frente: para mover el objeto delante
de otro objeto.

Añadir encabezado y pie de página

1. Seleccione Insertar > Encabezado y pie de página.

2. En el cuadro Encabezado y pie de página, en la pestaña
Diapositiva, seleccione las opciones que prefiera, como añadir
la fecha, el número de diapositiva o un texto a indicar.
3. Existe la posibilidad de omitir este Encabezado y pie de página en la
diapositiva del título.

1
2

Fecha y hora
 Número de diapositiva

Transiciones entre diapositivas

Las transiciones son los efectos tipo animación que se reproducen al pasar de
una diapositiva a la siguiente durante una presentación.

Agregar una transición a una diapositiva

1. Seleccione una diapositiva.

2. Seleccione la pestaña Transiciones y, después, elija
una transición en la galería de transiciones.

Realizar una presentación de diapositivas

1

Con la vista Moderador, puede ver las notas del orador y la diapositiva
siguiente en la presentación del equipo, para que pueda centrarse en lo que
quiere decir y conectar con el público.

Mostrar la presentación

 Seleccione la pestaña Presentación con

diapositivas y puede iniciar la presentación desde el
principio o desde la diapositiva actual.

Navegar entre diapositivas

1. Para ir a la diapositiva siguiente, haga clic con el ratón o pulse

 la tecla de flecha derecha
2. Para volver, pulse la tecla de flecha izquierda.
3. Pulse Esc para salir de la presentación.

Pantalla en blanco

1. Haga clic con el botón derecho la diapositiva.

2. Seleccione Pantalla > Pantalla en negro o Pantalla >
Pantalla en blanco.

NOTA: Para usar un método abreviado de teclado: Pulse W para usar la pantalla en blanco o pulse B
para usar la pantalla en negro.

Activar la vista Moderador con un monitor

NOTA: La vista Moderador suele usarse con dos monitores.

1. Seleccione la pestaña Presentación con diapositivas.

2. Seleccione la opción Usar la vista Moderador (si aún no
está seleccionada).
3. En el desplegable Supervisar, seleccione el monitor que

quiere que tenga la vista Moderador.

Iniciar la vista Moderador con un monitor

1. Seleccione Presentación con diapositivas > Desde el

principio para iniciar la presentación.
2. Haga clic con el botón derecho en la diapositiva y seleccione
Mostrar vista Moderador.
 1

Usar la vista Moderador

 Temporizador: muestra el tiempo que ha dedicado a presentar la

diapositiva actual.
 Hora actual: muestra qué hora es.
 Diapositiva actual: muestra la diapositiva que ve el público, en el
lado izquierdo.
 Diapositiva siguiente: muestra la siguiente diapositiva de la
presentación, en la derecha.
 Notas del orador: le ayuda a recordar qué decir que sobre la
diapositiva.
 Hacer el texto más grande y Hacer el texto más
pequeño: para aumentar o reducir el tamaño de fuente
de las notas del orador.
 Herramientas de lápiz y puntero láser: para realizar anotaciones.
 Ver todas las diapositivas: para ir a otra diapositiva.
 Acercar la diapositiva: para acercar una diapositiva.
 Presentación en negro o normal: para ver una pantalla en
blanco mientras habla para que el público se centre en sus
palabras.
 Flechas derecha e izquierda: para avanzar o retroceder una
diapositiva.
 FINALIZAR PRESENTACIÓN: para finalizar la presentación con

diapositivas.
Agregar notas para el presentador

Agregue notas del orador para que le resulte más fácil recordar lo que
tiene que decir al exponer la presentación. Podrá ver las notas en el equipo,
pero el público solo verá las diapositivas.

Agregar notas del orador

1. Haga clic en Notas en la parte inferior de la
pantalla para agregar notas debajo de la diapositiva.
2. Escriba sus notas.

3. Seleccione Notas para ocultar las notas del orador.

Imprimir una presentación

Puede imprimir las diapositivas y las notas del orador, y crear documentos para
el público.

1. Seleccione Archivo > Imprimir.

2. En Impresora, seleccione la impresora donde quiera imprimir.
3. En Configuración, seleccione las opciones que prefiera.

2
5

3
1

4
 En Configuración > Diapositivas de página com… puede seleccionar
diferentes tipos de impresión, como varias diapositivas por hoja o que la
impresión incluya las notas. También es posible la impresión en modo
Esquema.

Insertar audio a una presentación

1. Seleccione Insertar > Audio.

2. Seleccione cómo quiere agregar audio:

o Audio en Mi PC: inserte un archivo de audio desde el

equipo.
o Grabar audio: grabe audio con un micrófono

conectado al equipo.
Agregar una grabación de audio

1. Seleccione Grabar audio.

2. Escriba un nombre para el archivo de audio, seleccione
Grabar y, después, hable.
3. Para revisar la grabación, seleccione Detener y, después,
Reproducir.
4. Seleccione Grabar para repetir la grabación o haga clic en
Aceptar si está conforme.
5. Para mover la grabación, seleccione y arrastre el icono
de audio hasta el lugar de la diapositiva que prefiera.
6. Seleccione Reproducir.

NOTA: Si usa más de un archivo de audio por diapositiva, le recomendamos que coloque el icono de
audio en la misma ubicación de la diapositiva para identificarlo fácilmente.

Ajustar grabación de audio

  Seleccione la pestaña Herramientas de audio
> Reproducir y, después, seleccione las
opciones que quiera usar.

1
2

Eliminar audio

Para eliminar audio, seleccione el icono de audio en la


diapositiva y pulse Suprimir.
Agregar animación a objetos en una diapositiva

1. Seleccione los objetos (imagen, forma, cuadro de texto…).

2. Seleccione Animación > Más para ver los tres tipos de animación:

 Entrada: controle cómo aparece un objeto en una diapositiva.

 Énfasis: controle lo que le ocurre al objeto mientras está en la
diapositiva.
 Salir: controle cómo deja un objeto la diapositiva.

3. Seleccione la animación que quiera usar.

1
2

Eliminar una animación

 Haga clic con el botón derecho en la animación en el Panel de

animación y seleccione Quitar. También puede seleccionar una
animación en la parte superior de la diapositiva y presionar Suprimir.
Microsoft Outlook
 1. Introducción Office 365
Office se transforma en un eficaz servicio con el que estarás conectado de
forma segura a todos tus documentos, notas y presentaciones
profesionales. Incluye todo lo que ya conoces y te gusta de Office, pero hay
algunas diferencias interesantes respecto a tu versión actual Office de
escritorio.
Con nuestra suscripción a Office 365 de la Universidad Técnica del Norte,
obtenemos:

 La versión más reciente de Office de escritorio.

 Office Online (versión de Office que puede usar en el navegador
web).
 5 TB de almacenamiento en la nube por usuario.
 Aplicaciones Office Mobile.

Ahora mismo la última versión disponible de Office es Office 2016, pero

continuará obteniendo nuevas actualizaciones: desde pequeños retoques
hasta nuevas características. Y, como funciona con todos los dispositivos,
puede empezar a crear los archivos en el equipo PC o Mac, continuar con la
edición en la tableta y completarla en el teléfono.

Todo esto es posible gracias a que puede guardar sus archivos en la nube
de OneDrive y así obtener acceso a ellos desde cualquier lugar. Almacene
cualquier tipo de archivo, como imágenes, hojas de cálculo, y
presentaciones. Office 365 incluye las versiones móviles de Office para
todos los dispositivos.

Los usuarios de la UTN pueden instalar Office en 5 equipos PC o Mac, en 5

tabletas y en 5 smartphones como máximo.

1.1. Iniciar sesión en Office 365

Inicie sesión y descubra toda la funcionalidad de office:

 1. Identifíquese desde la página principal de la UTN [
https://www.utn.edu.ec ], en el botón Office 365 en la parte
derecha de LOGIN UTN.
2. Escriba su correo electrónico y contraseña institucional.
3. Desde la página de inicio de Office 365 tiene acceso a
instalar las aplicaciones de escritorio y acceder al resto de
aplicaciones desde el icono “Lanzador de aplicaciones”
que se encuentra en la esquina superior izquierda.

1.2. Aplicaciones Office 365 disponibles online

APLICACIÓN FUNCIÓN
CORREO Outlook le permite utilizar su cuenta de correo
electrónico desde cualquier explorador web. Puede
personalizar el aspecto de la bandeja de entrada y
de los mensajes, controlar cómo se procesan y se
almacenan los mensajes y
crear reglas para administrar el correo entrante.
CALENDARIO Utilice el calendario online para crear y realizar el
seguimiento de citas y reuniones. Puede crear varios
calendarios, vincular a calendarios de otras personas
y compartir el calendario con otros usuarios de la
organización.
CONTACTOS Utilice Contactos para administrar sus contactos
personales.
TAREAS Tareas en Outlook. Utilice Tareas para realizar
un seguimiento de las tareas que tenga
pendientes que, sin
embargo, no quiera incluir necesariamente en el
calendario.
DELVE Delve le ayuda a descubrir qué información
personalizada de Office 365 puede resultarle más
interesante en este momento según en lo que esté
trabajando, así como las
tendencias de su alrededor.
ONEDRIVE Lugar en la nube para almacenar, compartir y
sincronizar sus archivos de trabajo. Podrá actualizar
y compartir sus archivos de manera segura desde
cualquier dispositivo. Incluso podrá trabajar en
documentos de Office con otros
usuarios al mismo tiempo.
WORD Word Online le permite crear, editar y compartir
documentos de Word en el explorador. Puede tener
acceso a los documentos desde cualquier dispositivo
y trabajar con otras
personas al mismo tiempo.
EXCEL Excel Online le permite crear, editar y compartir
libros de Excel en el explorador. Podrá tener acceso
a los libros desde cualquier dispositivo y trabajar con
otras personas al
mismo tiempo.
POWERPOINT PowerPoint Online le permite crear, editar y
compartir presentaciones de PowerPoint en el
explorador. Puede tener acceso y entregar
presentaciones desde cualquier
dispositivo y trabajar con otras personas al mismo
tiempo.
ONENOTE OneNote Online le permite crear, editar y compartir
blocs de notas de OneNote en el explorador. Puede
tener acceso a los blocs de notas desde cualquier
dispositivo. Tome notas, realice el seguimiento de
tareas pendientes y trabaje con
otras personas al mismo tiempo.
CLASS Class Notebook permite a un profesor configurar
NOTEBOOK rápidamente un área de trabajo personal para cada
alumno, una biblioteca de documentos de contenido
y un espacio de
colaboración para clases y actividades creativas.
SWAY Le lleva a http://sway.com .
Sway agiliza y facilita la creación de atractivos
informes interactivos, presentaciones, boletines y
mucho más.
Obtenga contenido de varias fuentes con muy poco
esfuerzo y utilice el motor de diseño incorporado
 para crear un aspecto cohesionado con un diseño
que se adapta a
cualquier pantalla.
Aquí encontrará todas sus aplicaciones de Microsoft
DYNAMICS 365 Dynamics 365 (de ventas y servicios a operaciones y
finanzas), junto con aplicaciones de Microsoft
AppSource que funcionan con ellas.

Cree flujos de trabajo sencillos que ejecuten tareas

FLOW automáticamente entre sus aplicaciones, archivos y
datos.

PLANNER Planner le permite crear equipos, compartir objetivos

y seguir el progreso fácilmente para colaborar en
cualquier lugar y en cualquier dispositivo.

FORMS Forms permite crear encuestas, registros, cuestionarios

y mucho más.

POWER APPS Aplicaciones instantáneas con clics, sin código.

Convierta ideas en aplicaciones de negocios
personalizadas, para Windows, iOS o Android, con
sus habilidades de PowerPoint y Excel. Ahora solo
tiene que ver cómo la productividad del
equipo aumenta.
TEAMS Teams es un espacio de trabajo basado en chats que
conecta personas, conversaciones y contenido para
que los equipos trabajen más eficazmente. Podrá ver
el contenido y el historial de chat en cualquier
momento en el chat del equipo o en un chat privado
 de un grupo reducido. Además, podrá acceder
rápidamente a los archivos compartidos y al
resto del contenido directamente desde la aplicación.
SHAREPOINT Las organizaciones usan SharePoint para crear sitios
web. Se puede usar como un lugar seguro donde
almacenar, organizar y compartir información desde
cualquier dispositivo, así como acceder a ella. Lo que
necesita es un explorador web, como Microsoft
Edge, Internet Explorer,
Chrome o Firefox
STAFF Bloc de notas para docentes de OneNote para el
NOTEBOOK ámbito educativo.

VIDEO Vídeo de Office 365 es un lugar ideal para ver y

compartir vídeos para su organización.

STREAM Microsoft Stream es un servicio de vídeo de empresa

donde las personas de su organización pueden
cargar, ver y compartir vídeos de forma segura. Se
pueden compartir grabaciones de clases, las
reuniones, presentaciones, sesiones de aprendizaje
u otros vídeos que faciliten la
colaboración de un equipo.
YAMMER Yammer te ayuda a mejorar la participación de todas
las personas de tu organización a través de las redes
sociales.
 TO - DO To-Do lo ayuda a administrar, priorizar y completar
las cosas más importantes que necesita lograr todos
los días, impulsado por la integración de Office 365.

1.3. Menú de aplicaciones de Office 365

Es un menú de aplicaciones web y servicios

de Office 365 para los que tiene licencia. El
iniciador de aplicaciones rediseñado facilita
más que nunca abrir y cambiar entre las
aplicaciones resaltando las aplicaciones de
Office 365 más usadas y proporcionando
acceso rápido a los documentos de Office
recientes en línea desde cualquier lugar en
Office 365. Esto le proporciona una idea de
qué aspecto tiene:

1.4. Descargar e instalar Office en PC o Mac

Iniciar sesión con su cuenta institucional, y seleccione otras opciones de

instalación.
Elija el idioma que desee y la versión del sistema operativo, a
continuación, clic en Instalar Office.

La descarga e instalación completa de Office llevará unos minutos, así que

asegúrese de permanecer en línea.

Trabaje desde cualquier lugar. Los archivos que se crean en

office.com y en las aplicaciones de Office Online se guardan
automáticamente en OneDrive, de modo que puede compartirlos, colaborar
y obtener acceso a ellos desde cualquier lugar: el equipo, la tableta o el
teléfono.

1.5. Restablecer la contraseña de Office 365

Para recuperar su cuenta.

1. Escriba su Id. de usuario y los caracteres que encontrará en
la imagen o el audio de abajo.
2. Siguiente.
3. Elija el método de contacto para autenticación.
 2. Introducción Outlook
La primera acción es configurar su cuenta de Outlook. Después, estará
listo para empezar a recibir y enviar correo electrónico, usar las tareas
calendario, crear contactos y trabajar con Outlook.

Outlook organiza los correos electrónicos, calendarios, contactos, tareas y

listas de tareas pendientes, todo en un mismo lugar. Esa organización
comienza con su cuenta de correo electrónico. Desde allí puede empezar a
trabajar con correos electrónicos, convertirlos en tareas o citas, y almacenar
información sobre las personas con las que interactúa en sus contactos para
que nunca tenga que recordar una dirección de correo electrónico o un
número de teléfono.

2.1. Crear un nuevo mensaje de correo

1. Inicie sesión en Office 365.
2. En la parte superior de la página, seleccione el “Lanzador de

aplicaciones” y, a continuación, pulse Outlook.

3. Clic en nuevo mensaje de correo electrónico.
4. Cuando haya finalizado de redactar el correo clic en enviar.
 2.2. Configurar firma de correo electrónico a los
mensajes
La firma puede incluir texto, imágenes, su tarjeta de presentación
electrónica, un logotipo o incluso una imagen de su firma manuscrita. Puede
configurar Outlook para que las firmas se agregan automáticamente a todos
los mensajes salientes.

1. Clic en configuración de la cuenta.

2. Elija correo.
3. Clic en Firma de correo electrónico.

4. Incluir firma personalizada automáticamente.

5. Clic en guardar.
Cada vez que redacte un nuevo mensaje, reenvíe o responda se agregará
automáticamente la firma creada.

2.3. Datos adjuntos desde el equipo

1. Para adjuntar un archivo a un mensaje, abra un mensaje

nuevo o responda a un mensaje existente y seleccione
Adjuntar > Equipo.
2. Elija el origen que desee utilizar en Elegir archivo para cargar.
3. Examine para encontrar el archivo que desee adjuntar.
4. Seleccione el archivo y, a continuación, seleccione Abrir
para añadirlo a su mensaje.

2.4. Datos adjuntos desde ubicación en la nube

1. Para adjuntar un archivo a un mensaje, abra un mensaje

nuevo o responda a un mensaje existente y seleccione
Adjuntar > Ubicación en la
nube.
2. Elija el origen que desee utilizar en Elegir archivo para cargar.
3. Examine para encontrar el archivo que desee adjuntar.
4. Seleccione el archivo y, a continuación, seleccione Abrir
para añadirlo a su mensaje.

2.5. Calendario y correo electrónico

Ya sea para hacer el seguimiento de su bandeja de entrada o para
programar el próximo evento, Outlook le permite estar conectado y ser más
productivo y organizado en el trabajo, en casa y en cualquier otro lugar.

Outlook agrupa todos los mensajes de correo electrónico, eventos del

calendario y archivos para que tenga todo al alcance. Así, puede planear
reuniones con colaboradores o compartir entre amigos su disponibilidad en
cuestión de segundos.

2.6. Eliminar varios correos electrónicos

Puede eliminar rápidamente varios correos electrónicos de una carpeta y

seguir manteniendo los correos electrónicos importantes o no leídos para
más tarde.

1. Selecciones los mensajes que desee eliminar.

2. Clic en el icono eliminar.
3. Los mensajes se guardan la bandeja de elementos eliminados.

2.7. Instalar Outlook desde aplicación Google Play

Store
 1. Ingresar a Google
Play Store del
dispositivo.
2. En la barra de
búsqueda digite
Outlook.
3. Instalar.

3. Introducción a Calendario
Calendario es el componente de programación y calendario de Outlook que
está totalmente integrado con el correo electrónico, los contactos y otras
características.

Al igual que escribe en un bloc de notas, puede hacer clic en cualquier

intervalo de tiempo en el calendario Outlook y empezar a escribir. Mediante
el uso del calendario, puede crear citas y eventos, organizar reuniones, Ver
calendarios de grupo y mucho más.

1. Iniciar sesión con una cuenta institucional de la UTN.

2. En el menú de aplicaciones seleccionar calendario.

3. Clic en el icono.

3.1. Cree citas y eventos

Haga clic en un intervalo de tiempo en el calendario Outlook y empiece a

escribir para crear su cita o evento. Puede optar por que un sonido o
mensaje le recuerde las citas, reuniones y eventos, y puede colorear los
elementos para obtener una identificación rápida.
 3.2. Organizar reuniones

Seleccione una hora en el calendario, cree una convocatoria de reunión y

seleccione las personas a las que desea invitar. Outlook le ayuda a encontrar
la primera hora en la que todos los invitados están libres. Cuando envíe la
convocatoria de reunión por correo electrónico, los invitados recibirán la
solicitud en su bandeja de entrada. Cuando los invitados abran la solicitud,
podrán aceptar, aceptar provisionalmente o rechazar la reunión haciendo clic
en un solo botón. Si la solicitud entra en conflicto con un elemento del
calendario de los invitados, Outlook muestra una notificación. Si, como
organizador de la reunión, desea permitir, los invitados pueden
proponer una hora de reunión alternativa.

3.3. Compartir calendario a todos los usuarios por

correo electrónico

Puede enviar el calendario a un destinatario de correo como calendario de Internet,

pero mantener el control sobre la cantidad de información que se comparte. La
información del calendario aparece en el cuerpo del mensaje de correo electrónico
como datos adjuntos del calendario de Internet que el destinatario puede abrir en
Outlook.

3.4. Eliminar calendario

Todos los calendarios que haya creado se pueden eliminar a excepción del calendario
principal de Outlook que se usa para convocatorias de reunión que envía y acepta.
Calendarios adicionales que se abren, como compartidos, grupo o los calendarios de
SharePoint pueden quitarse para que no aparecen en la Panel de navegación o
aparecen en la vista de calendario.

1. En mis calendarios, haga clic con

el botón secundario en el nombre del
calendario que desee eliminar.
2. Clic en eliminar.

4. Introducción a contactos
Es donde se almacenan sus contactos personales y donde puede ver las
libretas de direcciones que se han configurado para su organización.

1. Iniciar sesión en office 365.

2. Clic en el menú de aplicaciones.
3. Seleccionamos contactos.
4. Muestra lista de contactos más frecuentes.
 4.1. Agregar nuevo contacto

Una vez que haya guardado una persona como contacto, puede escribir las
primeras letras de su nombre en un correo electrónico, los nuevos contactos
pueden ser de la misma organización o externos.

1. Clic en nuevo contacto.

2. Agregamos información del contacto, nombres, dirección de correo,
teléfono.
3. Clic en guardar.
4. Verificamos en la lista de contactos si se agregó correctamente.

4.2. Crear un grupo de contactos

Para crear un grupo de contactos, seleccione la carpeta situada debajo de

Mis contactos en la que desea crear el grupo, seleccione nuevo y, a
continuación, seleccione Crear grupo.
Se abrirá un formulario en blanco del grupo. Escriba el nombre del grupo que
desee y las notas. Para agregar a miembros, escriba el nombre de la persona
que desea agregar miembros.
Outlook, buscará una coincidencia en sus contactos y libreta de direcciones
de su organización. Si no encuentra una coincidencia, puede buscar de esa
persona. También puede escribir una dirección de correo electrónico

directamente en los miembros.

Seleccione el tipo de privacidad que desee y cuando haya

finalizado, seleccione Crear para guardar los
cambios o en Descartar, para descartarlos.

4.3. Crear lista de contactos

Para crear una lista de contactos, seleccione la carpeta situada debajo de Mis
contactos en la que desea crear la lista.

1. Seleccione nuevo y, a continuación, seleccione Crear Lista.

2. Digite nombre de la lista.
3. Agregue miembros.
 4. Guardar.

Outlook, buscará una coincidencia en sus contactos y libreta de

direcciones de su organización.

4.4. Importar contactos

Outlook dispone de un asistente para importar y exportar que facilita la

importación de contactos desde un archivo CSV.

1. Seleccione la carpeta de Mis contactos.

2. Clic en administrar.
3. Seleccionar importar contactos.

4. Seleccionar la opción de preferencia.

5. Iniciar sesión en la cuenta de correo
deseada.
6. Contactos y exportar.
7.Elija que carpeta de contactos
quiere importar y seleccione el
formato CSV de Outlook.
8. Seleccione exportar.
9. Seleccione guardar en disco y luego
aceptar.
10. Desde la página de
Outlook vaya a la ubicación
del archivo que acaba de
descargar.
11. Cargar.
 4.5. Exportar contactos

1. Seleccione la carpeta de Mis

contactos.
2. Clic en administrar.
3. Seleccionar exportar contactos.

4. Seleccione tipo de contacto.

5. Seleccione formato para
exportar CSV de Microsoft
Outlook.
6. Clic en exportar.
7. Se descarga un archivo en Excel en
formato
.csv.

5. Introducción a Tareas (To - Do)

Use su carpeta Tareas para realizar un seguimiento de las cosas que necesita hacer
pero que no desea que figuren en su calendario.

5.1. Crear tarea

1. Inicie sesión en office 365 de la organización.

2. Seleccione menú de aplicaciones.

3. Clic en Tareas.
4. Agregar tareas.
 5.2. Administra y planifica tu día

Empieza la mañana con una hoja en blanco con Mi día. La lista de Mi día está
vacía para que puedas centrarte en lo que quieres hacer. Las sugerencias
analizan las tareas pendientes de tus listas y te recomiendan las más
importantes del día.

5.3. Crear listas en Tereas

Crea listas para todo lo que quieras: el trabajo, la escuela, la compra,

películas o tareas domésticas. Incluso puedes personalizar las listas con
distintos temas y colores para identificarlas de forma más rápida.

5.4. Compartir lista de Tareas

Comparte listas con compañeros, amigos y familiares. Colabora en proyectos

para completar el trabajo de forma más rápida.

1. Seleccionar lista.
2. Clic en compartir.
3. Se genera vínculo para
compartir con cualquier miembro
de la organización.

6. Introducción a OneDrive
 Empresarial
OneDrive para la Empresa es un lugar excelente en el que puede almacenar,
sincronizar y compartir sus archivos de trabajo. Como parte de la suscripción
de Office 365, puede guardar los archivos en OneDrive para la Empresa y,
después, trabajar con ellos desde cualquier dispositivo. Todos sus archivos
serán privados a menos que decida compartirlos. Use OneDrive para la
Empresa en el explorador Web o en la aplicación de OneDrive, disponible en
todos sus dispositivos favoritos, incluidos Android, iOS o Windows Phone.

6.1. Almacenar documentos

1. Inicie sesión en Office

365 de la organización.
2. En el menú de aplicaciones.
3. Seleccione OneDrive.
4. Clic en cargar archivos.

6.2. Sincronizar OneDrive con su equipo

Para

sincronizar
OneDrive
para la
Empresa con
su equipo
local,
necesitará la
aplicación
de
 sincronizació
n OneDrive
para la Empresa, que le permite sincronizar archivos con su PC o Mac. Esta
aplicación de sincronización está disponible con Office 2013, Office 2016 o
con suscripciones de Office 365 que incluyen aplicaciones de Office 2016. Si
no tiene Office, también está disponible una descarga gratuita de la
aplicación de sincronización de OneDrive.

6.3. Compartir archivos en OneDrive

Puede usar OneDrive para compartir fotos, documentos de Microsoft Office,

otros archivos y carpetas enteras con otros usuarios. Los archivos y
carpetas que almacene son privados hasta que decida compartirlos.
Asimismo, puede dejar de compartirlos en cualquier momento.

1. Seleccione el archivo o carpeta que desee compartir.

2. Clic en compartir.
3. Escoger el tipo de privacidad.
4. Digitar el usuario destinatario que se desea compartir.
5. Enviar.

6.4. En qué se diferencia OneDrive empresarial a

OneDrive

 OneDrive es el almacenamiento personal en línea que

obtienes al configurar una cuenta de Microsoft para usar
servicios como Outlook.com o Xbox. Use OneDrive para
guardar documentos, fotos y otros archivos en la nube,
compartirlos con amigos e incluso colaborar en el contenido.
 Al suscribirse a Office 365, obtiene 5 TB de almacenamiento
y características de OneDrive Premium.

 OneDrive para la Empresa es almacenamiento en línea para

el trabajo o la escuela. Su OneDrive para la Empresa está
administrada por su organización y le permite compartir y
colaborar en documentos de trabajo con compañeros de
trabajo. Los administradores de la colección de sitios de su
organización controlan lo que puede hacer en la biblioteca
de OneDrive.
 7. Introducción a Forms
Con Microsoft Forms, puede crear encuestas, cuestionarios y sondeos, invitar
a otros usuarios para que respondan a él con casi cualquier explorador Web
o dispositivo móvil, ver resultados en tiempo real a medida que se envían,
usar análisis integrados para evaluar las respuestas y exportar resultados a
Excel para realizar análisis o clasificaciones adicionales.

7.1. Crear nuevo formulario

Con Microsoft Forms, podrá crear cuestionarios y encuestas, además de ver
los resultados enseguida fácilmente.

1. Inicie sesión en Office 365.

2. Seleccione el menú de aplicaciones.

3. Clic en Forms.
4. En Mis formularios, haga clic en Nuevo
formulario
5. Escriba un nombre para el
formulario. De manera opcional, también puede escribir un
subtítulo opcional.
6. Haga clic en Agregar pregunta para agregar una nueva
pregunta al formulario. Elija entre las preguntas de
 elección, texto, clasificación o fecha. También puede hacer
clic en más

7. Las preguntas de texto también le permiten establecer

restricciones cuando necesita tener números como respuesta.
Haga clic en más configuraciones para la pregunta y, a
continuación, seleccione restricciones.

8. Haga clic en Vista previa en la parte superior de la ventana de

diseño para ver el aspecto de su formulario en un equipo. Si desea
probar el formulario, escriba las respuestas de las preguntas en
modo de vista previa y, a continuación, haga clic en Enviar.

7.2. Compartir un formulario para colaborar

En Microsoft Forms, puede hacer que varias personas colaboren en la estructura y el

diseño de cuestionarios y formularios. Cuando se comparte un cuestionario o
formulario para colaborar, se crea un vínculo especial que permite a otros usuarios
ver y realizar cambios en el diseño de un cuestionario o formulario iniciado. Todos
los colaboradores de su cuestionario o formulario también pueden ver, editar y
eliminar respuestas. Los colaboradores también pueden compartir el cuestionario o
formulario con otras personas enviándoles el vínculo de colaboración formulario.

1. En Microsoft Forms, abra el formulario

que desee compartir para colaborar.
2. Haga clic en Compartir.
3. En el panel compartir, haga clic en
obtener un vínculo para ver y editar.
4. Asegúrese de que el botón Vínculo
está seleccionado y, después, seleccione
Copiar junto a la dirección URL del
formulario o cuestionario.
5. Pegue el vínculo donde los alumnos
puedan verlo: por ejemplo, en un bloc de
notas, los alumnos pueden seguir el
vínculo para realizar el formulario o
cuestionario.

7.3. Enviar un formulario y recopilar respuestas

Puede copiar un vínculo al formulario o cuestionario que ha creado y pegarlo en un

área compartida, enviar un código QR para el formulario, insertar el formulario o
cuestionario directamente en un blog o una página web, o enviar el vínculo de
formulario en un correo electrónico. Al hacer clic en el vínculo o escanear el código
QR, las personas pueden responder al formulario o cuestionario y enviar sus
respuestas con su explorador Web de escritorio o móvil. También puede elegir
opciones para permitir que cualquier persona pueda enviar respuestas o restringir
respuestas solo a personas de la UTN.

7.4. Establecer la configuración de autenticación

De forma predeterminada, solo las personas de la UTN pueden enviar respuestas a
un formulario o cuestionario. Si desea permitir que cualquier persona envíe
respuestas, haga clic en la lista desplegable solo los usuarios de mi organización
pueden responder y, a continuación, haga clic en cualquier persona con el vínculo
puede responder. Para alternar entre estas dos opciones de configuración, haga clic
en la lista desplegable.

7.5. Enviar un vínculo de formulario a otros usuarios

1. Si no tiene las direcciones de correo electrónico de los contactos que

quiere que vean el formulario o cuestionario, o si no quiere usar el
correo electrónico para este propósito, puede copiar fácilmente un
vínculo personalizado que le permitirá enviar el formulario a otros
usuarios.
2. En Microsoft Forms, abra el formulario que quiera enviar.
3. Haga clic en Compartir.
4. Asegúrese de que el botón vínculo está seleccionado y, a
continuación, haga clic en copiar junto al cuadro de texto que
muestra la dirección URL de un formulario.
5. Copie y pegue este vínculo donde los destinatarios previstos puedan
verlo y hacer clic en él para obtener acceso al formulario o
cuestionario (por ejemplo, un bloc de notas de clase compartido).

7.6. Enviar un código QR de formulario

1. En Microsoft Forms, abra el formulario que quiera enviar.

2. Haga clic en Compartir.
3. Haga clic en el botón QR para ver el código QR del formulario.
4. Haga clic en Descargar y, a continuación, pegue este vínculo donde
el público deseado pueda digitalizarlo con un escáner de código QR,
como un dispositivo móvil, para obtener acceso al formulario o
 cuestionario (por ejemplo, un bloc de notas de clase compartido).

7.7. Insertar en una página web

1. En Microsoft Forms, abra el formulario que quiera enviar.

2. Haga clic en Compartir.
3. Haga clic en el botón Insertar.
4. Haga clic en copiar junto al cuadro de texto en el que se
muestra el código para insertar y, a continuación, escriba o
pegue este código para insertar en un blog o una página
web para insertar el formulario dentro del documento.
 8. Introducción a Office Online
Los programas de Microsoft Office Online forman parte de la mayoría de los planes de
Office 365. Office Online facilita el trabajo en la nube porque los documentos de
Word, Excel, PowerPoint, OneNote y PDF se abren en el explorador web.

8.1. Word Online

1. Inicie sesión en Office 365.

2. Seleccione el menú de aplicaciones de Office 365 y luego
seleccione.

3. Seleccione Nuevo documento en blanco, abra un archivo

reciente o seleccione una de las plantillas.
Word Online lo abrirá en el explorador. El diseño y el formato del documento
serán idénticos a los que tendría en la vista de diseño de impresión de Word.

8.2. Excel Online

Organice sus datos en hojas de cálculo y libros de trabajo conocidos, con

todos los cambios guardados automáticamente. Cree imágenes modernas
que conviertan los números en información valiosa. Trabajen juntos en
tiempo real, sabiendo que todos están en la misma página.

Excel aprende sus patrones y organiza sus datos para ahorrarle tiempo. Cree
hojas de cálculo fácilmente desde plantillas o por su cuenta, y realice
cálculos con fórmulas modernas.

1. Inicie sesión en Office 365.

2. Seleccione el menú de aplicaciones de Office 365 y luego
seleccione.

3. Seleccione Nuevo libro en blanco, abra un archivo reciente

o seleccione una de las plantillas.

8.3. PowerPoint Online

Convierta sus ideas en presentaciones atractivas utilizando plantillas de

aspecto profesional. Use animaciones, transiciones, fotos y videos en línea
para contar historias únicas. Presentaciones del equipo de coautor al mismo
tiempo, desde cualquier lugar.
 1. Inicie sesión en Office 365.
2. Seleccione el menú de aplicaciones de Office 365 y luego
seleccione.

3. Seleccione Nueva presentación en blanco, abra un archivo

reciente o seleccione una de las plantillas.

8.4. OneNote Online

Microsoft OneNote Online extiende la experiencia de Microsoft OneNote al

explorador web, de modo que ya puede trabajar directamente con los blocs
de notas desde los sitios web donde se encuentran almacenados.

Puede escribir y dar formato al texto como se hace habitualmente, y puede

usar los comandos de copiar o pegar y de deshacer o rehacer. Puede dar
formato al texto aplicando estilos y todas las opciones de formato de texto
que ve en la cinta de opciones. Además, puede agregar tablas, imágenes,
imágenes prediseñadas e hipervínculos. Las imágenes prediseñadas vienen
de la colección de imágenes disponibles en Office.com.

1. Inicie sesión en Office 365.

2. Seleccione el menú de aplicaciones de Office 365 y luego
seleccione.

3. Seleccione Nuevo Blog de notas en blanco, o seleccione

Nuevo Blog de Notas de Clase.
 8.5. Edición de documentos

De manera predeterminada, el documento se abre para el modo de edición y

los cambios se guardan automáticamente. Para cerrar el documento y volver
a la lista de archivos, haga clic en uno de los vínculos de ruta de navegación
en la parte superior de la página.

También puede crear un documento directamente desde OneDrive,

haciendo clic en Nuevo y, después, en el nombre del tipo de documento que
quiere crear.

8.6. Guardar documentos Online

Sus archivos se guardan en línea en OneDrive.com, así como en la carpeta OneDrive
de su equipo. Almacenar archivos en la carpeta OneDrive permite trabajar sin
conexión, además de en línea, y los cambios se sincronizan cuando se vuelve a
conectar con el Internet.

8.7. Trabajar mejor juntos

Comparta su libro con otros y trabaje siempre en la última versión para la

colaboración en tiempo real para ayudar a hacer el trabajo más rápido. Con Office
365, trabaje dentro de un archivo de Excel desde dispositivos móviles, de escritorio y
web.

9. Introducción a SharePoint
Las organizaciones usan SharePoint para crear sitios web. En Office 365, puede crear
un sitio desde la página principal de SharePoint. También obtendrá un sitio de grupo
de SharePoint siempre que cree un equipo de Office 365 en Outlook Online u Office
365. Si está en SharePoint Server, puede crear un equipo o una serie de sitios de
otros tipos. Puede usar los sitios como lugar seguro para almacenar, organizar y
compartir información, además de acceder a ella, en cualquier dispositivo.

1. Inicie sesión en Office 365.

2. Seleccione el menú de aplicaciones de Office 365 y luego
seleccione.

3. Seleccione crear sitio o crear una noticia.

 9.1. Crear nuevo sitio

Cree un sitio de grupo de SharePoint

Online para proporcionar una
ubicación en la que todo su equipo
pueda trabajar en proyectos y
compartir información desde cualquier
lugar con cualquier dispositivo.

9.2. Compartir archivos en

SharePoint
Los miembros del grupo recibirán
1. Clic en crear nuevo sitio. un correo electrónico dándoles la
2. Digitar nombre del sitio, bienvenida al nuevo sitio y grupo
descripción del sitio. de Office 365

3. Configuración de privacidad.
4. Seleccionar el idioma.
5. Siguiente.
6. Agregar miembros al grupo.
7. Finalizar.
 Los archivos que se guardan en un sitio de SharePoint normalmente están
disponibles para todos los usuarios con permisos para el sitio.

1. Seleccione el archivo que desee compartir y elija Compartir.

2. Haga clic en la lista desplegable para cambiar el tipo de vínculo. Se
abre el panel de detalles, donde puede cambiar quién puede tener
acceso al vínculo y si las personas pueden editar el elemento que
está compartiendo.
Cualquiera da acceso a cualquier persona que reciba este vínculo, tanto si lo han recibido
directamente de su parte o se lo ha reenviado otra persona. Se incluyen personas de
fuera de su organización.

Personas de su organización da acceso al vínculo a todas las personas

de su organización, tanto si lo han recibido directamente de su parte o se lo
ha reenviado otra persona.

3. La opción Permitir edición está activada de manera

predeterminada. Si desea que los usuarios solo puedan ver
sus archivos, anule la selección de la casilla.
4. Cuando haya terminado, haga clic en Aplicar.
5. Indique los nombres de las personas con las que desea
compartir archivos y escriba un mensaje, si así lo desea.
6. Cuando esté listo para enviar el vínculo, seleccione Enviar.

9.3. SharePoint Online incluye

Almacenamiento de archivos. OneDrive proporciona como mínimo a cada

usuario 5 TB de almacenamiento personal en la nube.

Uso compartido externo. Comparte archivos y contenido de forma segura con

los contactos de dentro y fuera de tu organización.

Administración de contenido. Organiza y administra contenido en

bibliotecas y listas con metadatos, administración de registros y directivas de
 retención.

Sitios de grupo. Proporciona un lugar para que el equipo se organice

y colabore en el contenido, los datos y noticias para que estén en sintonía.

Sitios de comunicación. Comunica ampliamente el mensaje de tu

grupo y compártelo con los miembros de la organización con sitios de
comunicación atractivos y dinámicos.

Intranets. Informa e involucra a tu organización con intranets y sitios para

contar
tu historia, anunciar las novedades, compartir recursos, simplificar los procesos
e involucrar a los contactos.

Aplicaciones móviles. Obtén acceso a las intranets, sitios de grupo y contenido

con la aplicación móvil de SharePoint para Android™, iOS®, y Windows y las

aplicaciones móviles de OneDrive para Android, iOS y Windows.

Automatizar el trabajo. Automatiza los procesos empresariales

con alertas y flujos de trabajo.

Detección. Descubre los contactos relevantes y el contenido

importante cuando más lo necesites.

Búsqueda. Personaliza la búsqueda empresarial y los resultados

con características mejoradas para que aparezcan los recursos en Office
365.

eDiscovery. Busca contenido en formato electrónico para

escenarios de retención o auditoría.

Funcionalidades DLP. Usa las funcionalidades de prevención de

pérdida de datos (DLP) avanzadas para identificar, supervisar y proteger la
información confidencial.
 Conservación local. Usa la conservación local para prevenir la
eliminación o edición de contenido mediante programación.

9.4. Rol de Administrador en SharePoint

Los administradores globales de Microsoft 365 pueden asignar usuarios al rol de
administrador de SharePoint para ayudarle con la administración de
SharePoint Online. El administrador global ya tiene todos los permisos de un
administrador de SharePoint. Cuando adquiere una suscripción de Microsoft
365 o de Office 365, se crea automáticamente un sitio de grupo y el
administrador global está establecido como administrador de la colección de
sitios primaria.

10. Introducción a Sway

10.1. Crear en Sway

Puede crear un nuevo Sway desde cero, a partir del contenido de un archivo
existente o a partir de un tema.

1. Seleccione Introducción.
2. En la página Le damos la bienvenida a Sway, seleccione
una de las siguientes opciones:
3. Crear nuevo: para empezar desde cero.
4. Empezar desde un tema: si quiere que Sway le proporcione
contenido base. Escriba el tema en el cuadro Escribir un
tema y, después, seleccione Crear esquema.

10.2. Familiarizarse con el guion

El Guión es donde escribe, inserta, edita y da formato al contenido que cuenta la

historia. Estos son algunos conceptos básicos del guión:

 El contenido se organiza en orden secuencial agregando "tarjetas".

  Cada tarjeta contiene el tipo de contenido que quiere, por
ejemplo, texto, imágenes, vídeos e incluso documentos de
Office.
 Puede reorganizar las tarjetas en cualquier momento
para adaptarlas a sus necesidades.

10.3. Agregar contenido en Sway

1. Seleccione el icono + en la parte inferior de la tarjeta en la

que desee agregar contenido después.
2. Seleccione el texto, la imagen, el vídeo y otros tipos de contenido.

10.4. Buscar contenido para agregar al Sway

Puede buscar y agregar contenido adicional al sway, por ejemplo una imagen
almacenada en su equipo o dispositivo móvil. Sway también puede buscar
contenido relevante en la web, como vídeos, y agregarlo al sway.

1. En la barra de menús, seleccione Insertar.

2. Seleccione el menú de fuentes de contenido y, después,
seleccione la fuente de contenido que quiere buscar.
3. Escriba cualquier palabra clave o frase de búsqueda en el
cuadro Buscar en fuentes.

4. Haga clic en Buscar .

 10.5. Diseñar y compartir en Sway

1. En la pestaña Diseño de la barra de menús, seleccione estilos.

2. Seleccione el tema que quiera usar.
3. Seleccione Personalizar en el panel Estilos para ajustar una
parte específica del tema actual, como el color, las fuentes o
las marcas de énfasis de animación.

10.6. Vista previa de su Sway

Cuando ve una vista previa de su sway, puede ver cómo se mostrará a otras
personas cuando lo comparta.

1. En su trabajo en curso en cualquier momento haciendo clic en la

pestaña Diseño.
2. Seleccione Mostrar en la barra de menús superior para
 obtener la experiencia completa de su sway (incluidas las
opciones de interactividad que agregó).

10.7. Compartir el Sway

Es sencillo compartir los sways terminados. Familiares, amigos, compañeros de

clase y compañeros de trabajo pueden ver sus creaciones en Internet sin
suscribirse, iniciar sesión o descargar nada.

1. En la barra de menús superior, haga clic en Compartir.

2. Seleccione una opción para compartir el Sway
 11. Introducción Video de Office 365
Vídeo de Office 365 es un portal en un sitio de intranet donde las personas de su
organización pueden publicar y ver vídeos. Se trata de un servicio de
transmisión de vídeo para su organización que está disponible con
SharePoint Online en Office 365. Este es un buen lugar para compartir, por
ejemplo, vídeos de comunicaciones ejecutivas o grabaciones de clases,
reuniones, presentaciones o sesiones de capacitación. Vídeo de Office 365
muestra una imagen en miniatura de cada archivo de vídeo en el sitio. Solo
tiene que seleccionar una miniatura para ver un vídeo concreto.

11.1. Cargar Videos

Para cargar un vídeo, cargue un canal determinado. Puede cargar varios vídeos
en un canal al mismo tiempo. Cualquier persona de su organización que
tenga permiso de edición de un canal determinado puede cargar vídeos en
ella. Por ejemplo, Vídeo de Office 365 incluye un canal preconfigurado, que
se denomina Comunidad. De forma predeterminada, todos los usuarios
tienen permiso de edición y la vista para el canal de la Comunidad, para
cualquier usuario puede cargar y ver vídeos en él.
 11.2. Ver un video

Puede ver los vídeos desde donde están destacados en la página principal de
Vídeo de Office 365 y desde canales específicos. Cuando selecciona una
miniatura de vídeo, el vídeo se reproducirá en la misma ventana del
explorador.

 Al reproducir el video muestra las siguientes opciones:

 Nombre del usuario de subió el video
 Numero de visualizaciones
 Agregar comentario mediante Yammer
 Descargar el video
 Incrustar video
 Enviar video mediante correo electrónico.
 11.3. Buscar los videos más populares

Para ver qué vídeos son los más populares en la organización, seleccione Inicio
en la barra de navegación superior de Vídeo de Office 365 y consulte la
sección Populares que encontrará en la página principal. Para ver qué vídeos
son especialmente populares en un canal determinado, seleccione Canales
en la barra de navegación superior de Vídeo de Office 365, seleccione un
canal y consulte la sección Populares que encontrará en la página de ese
canal.

12. Introducción a Yammer

Yammer es una red social privada para organizaciones y se ha creado en torno a
formas de comunicación abierta. Por ejemplo, puede usarlo para solucionar
de manera eficaz problemas de soporte, recopilar comentarios sobre
proyectos y documentos, y publicar procedimientos recomendados. Los
grupos de Yammer son un lugar donde los miembros pueden ponerse al día
rápidamente en un proyecto, participar en discusiones encadenadas y
mantener informados a clientes y proveedores sobre conversaciones.
Yammer también le ayuda a descubrir información relevante, grupos,
archivos y usuarios, para que todos puedan compartir sus conocimientos en
diferentes departamentos y zonas horarias.

12.1. Iniciar sesión en Yammer

1. Iniciar sesión en office 365.

2. En el menú de aplicaciones seleccionar.

La interfaz de usuario es similar a otras redes sociales que puede que use en su
vida personal. Por ejemplo, puede dar un me gusta, responder a un mensaje
o publicar su propio mensaje.
 12.2. Colaborar de forma eficaz

Empiece a colaborar con el uso de grupos. Los grupos se muestran en la parte

izquierda de la página y es fácil navegar entre los diferentes grupos. Los
grupos suelen estar basados en equipos, proyectos o temas de interés, y
pueden ser públicos o privados. Yammer consolida la comunicación grupal
en un lugar abierto como hilos de conversación, por lo que se conserva el
contexto.

12.3. Crear un sondeo en Yammer

Crear un sondeo, elogian a un compañero de trabajo o realizar un anuncio es

todas las excelentes formas para interactuar con personas de su red de
Yammer.

1. Seleccione Sondeo.
2. Escriba su pregunta y las opciones de respuesta.
 3. Agregue quién quiere que vaya la encuesta.
4. Seleccione Publicar.

12.4. Elogiar a alguien

Elogie a alguien de su red que ha compartido algo útil o la celebre un éxito.

1. Seleccione Elogiar.
2. Escriba a quién desea elogiar.
3. Seleccione una imagen para elogiar.
4. Escriba por qué los está elogiando.
5. Agregue a quién notificar, como su jefe.
6. Seleccione Publicar.

12.5. Realizar un anuncio

Si es un administrador de grupo, también puede hacer anuncios para

compartir información necesaria con un grupo completo.
 1. Seleccione Anuncio.
2. Escriba un título y escriba el anuncio.
3. También puede adjuntar un archivo, Notificar a usuarios
específicos o Agregar temas si lo desea.
4. Para agregar un GIF, seleccione Agregar un GIF y busque y
elija la opción que quiera.
5. Cuando haya terminado, seleccione Publicar.
6. Todos los usuarios del grupo recibirán una notificación en su
Bandeja de entrada y un correo electrónico.

12.6. Fomentar la participación continua

Cuando un grupo está en marcha, hay que mantener el impulso. Estas son
algunas recomendaciones para los propietarios del grupo:

 Dar la bienvenida y animar a los miembros nuevos que se

presenten.
 Formular preguntas
 Etiquetar a un experto para que comparta su opinión o
conocimiento en una conversación.
 Compartir conversaciones pertinentes con el grupo en la red.
 Publicar resúmenes semanales o contenido relacionado al grupo.
 Elogiar a los miembros del grupo por cosas que le gustaría
 que otros miembros del grupo hiciesen.
 Asegurarse de que todas las publicaciones del grupo tengan
respuestas. Mencionar a alguien con @mention si no está
seguro de cómo responder a una pregunta que aparece.
 Agregar contenido pertinente: cargar archivos y notas para
agregar el contexto a las conversaciones.

Usar anuncios para actualizaciones importantes que deben llegar al grupo completo.
Conectarse con otros con Yammer y hacer que su red de administradores de la
comunidad crezca con la comunidad de Microsoft Tech.

13. Introducción a Microsoft Teams

Microsoft Teams es una aplicación de colaboración con la que su equipo podrá
organizarse y mantener conversaciones, todo en un único lugar.
 Equipos: busque los canales de los que quiere formar parte o
cree uno. Dentro de los canales, puede organizar reuniones in
situ, mantener conversaciones y compartir archivos.
 Reuniones: compruebe que tiene todo listo para el día o la
semana. O bien, programe una reunión. Este calendario se
sincroniza con el de Outlook.
 Llamadas: en algunos casos, si su organización lo ha
configurado, puede llamar a quien desee desde Teams, incluso
si esa persona no lo está usando.
  Actividad: póngase al día con todos los mensajes no leídos, las
@menciones, las respuestas y otras muchas cosas que tenga
pendiente.

13.1. Instalar Aplicación de

Escritorio
Para descargar la Aplicación para PC y cualquier dispositivo móvil se debe seguir
los siguientes pasos:
1. Nos dirigimos a la dirección de office
https://www.microsoft.com/es-ww/microsoft- teams/download-
app.
2. Seleccionamos para que dispositivo queremos la aplicación.
3. Descargamos la Aplicación.
4. Abrimos nuestro archivo y lo ejecutamos.
5. Esperamos unos minutos hasta que se finalice la instalación de nuestra
Aplicación.
6. Verifique que si se instaló en su Ordenador.

13.2. Iniciar sesión en Teams

 Inicie Teams en cualquier dispositivo en el cual lo tenga instalado.
 En Windows, haga clic en Inicio > Microsoft Teams.
 En Mac, vaya a la carpeta Aplicaciones y haga clic en Microsoft
Teams.
 En dispositivos móviles, pulse el icono Teams
 Inicie sesión con su nombre de usuario y contraseña de Microsoft
365.
 13.3. Seleccionar un equipo y un
canal
Un equipo es una colección de personas, conversaciones, archivos y herramientas
que se encuentran en un mismo sitio. Un canal es un debate en un equipo, que
está dedicado a un departamento, un proyecto o un tema.

1. Seleccione Teams en el lado izquierdo de la aplicación y, a

continuación, elija un equipo. Si no está en ningún equipo y
quiere crear uno, vea Unirse a un equipo o Crear uno.
2. Seleccione un canal y explore las fichas Conversaciones y Archivos,
entre otras.

13.4. Crear un equipo

1. Seleccione Equipos > Unirse o crear un equipo > Crear un equipo.
2. Seleccione una plantilla de equipo basada en el escenario de
equipo que desee. Cada plantilla de equipo viene con canales y
aplicaciones agregadas para mejorar el escenario
o el sector elegido. También puede seleccionar Desde cero para crear un equipo
desde cero, o seleccionar Desde un grupo o equipo para crear uno a partir de un
grupo existente de Microsoft 365.
3. Elegir un nivel de privacidad: Privado o Público.
4. Agregue detalles sobre su equipo, como el nombre y la descripción del
mismo.
5. Si ha elegido una plantilla de equipo, edite los nombres de los
canales para personalizar aún más su equipo.
6. Seleccione Crear.
 13.5. Chatear y compartir archivos
en Teams
A veces no es suficiente con las palabras y necesita publicar un archivo en una
conversación de canal.

1. En la conversación de canal, haga clic en Adjuntar debajo

del cuadro en el que escriba el mensaje.

Seleccione entre las opciones siguientes:

• Recientes

• Buscar equipos y canales

• OneDrive

• Cargar desde mi equipo

2. Seleccionar un archivo > Compartir un vínculo.

3. Si va a cargar un archivo desde el equipo, seleccione un archivo,

haga clic en Abrir y, después, en Enviar .
 13.6. Crear un Canal
Cree un canal en Microsoft Teams para centrar las conversaciones en un tema,
proyecto o departamento específicos.

1. Use un canal General para compartir anuncios y noticias que todos

necesitan. Cada equipo tiene un canal General de
manera predeterminada. Para crear un canal, seleccione Más
opciones (...) > Agregar canal.

2. Agregue un nombre y una descripción.

3. Seleccione un nivel de privacidad: Estándar o Privado.

4. Elija si quiere mostrar automáticamente el canal en la lista de

canales de todos los usuarios.
5. Cuando esté listo, seleccione Agregar y el canal aparecerá en la
lista de canales de su equipo.

13.7. Mostrar u ocultar canales

Muestre y oculte canales en Microsoft Teams para mantenerse al día con los
canales importantes y ocultar los que no necesita.

Ocultar o mostrar un canal

 • Desde dentro del canal, seleccione más opciones > ocultar.

• Si desea que se muestre el canal, seleccione canales ocultos >

Mostrar.

Personalizar las notificaciones del canal

1. Seleccione más opciones > notificaciones de canal.

2. Elija la configuración que desee, como nuevas notificaciones

de publicación o menciones de canales.
3. Haga clic en Guardar.

Las notificaciones aparecen en función de la configuración que prefiera.

13.8. Programar una reunión en

Teams
Su calendario en Teams está conectado a su calendario de Exchange. En otras
palabras, cuando programe una reunión en Outlook, se mostrará en Teams, y
viceversa.
 Hay varias formas de programar una reunión en
Teams:

• Seleccione Programar una reunión en un chat (debajo del

cuadro donde escribe un mensaje nuevo) para reservar una
reunión con las personas del chat.

• Vaya a Calendario en el lado izquierdo de la aplicación y

seleccione Nueva reunión en la esquina superior derecha.
• Seleccione un intervalo de tiempo en el calendario. Se
abrirá un formulario de programación.

Cuando haya terminado de rellenar los detalles, seleccione Guardar. Se cerrará el

formulario de programación y se enviará una invitación a las bandejas de entrada de
Outlook de todos.

Invitar a personas ajenas a la organización

Teams le permite invitar a personas ajenas a su organización, incluidas aquellas que no
tienen una licencia de Teams. Necesitará su dirección de correo electrónico completa
para invitarlos.

1. Vaya donde aparece Agregue los asistentes necesarios. Si

alguien es un asistente opcional, seleccione Opcional en su
lugar.
2. Escriba la dirección de correo electrónico completa de

la persona (ejemplo: [email protected]).

3. Seleccione Invitar. Recibirán un correo electrónico con un vínculo a la

reunión.

Convertirla en una reunión de canal

1. Seleccione Nueva reunión.

2. Escriba el nombre de un canal donde se indica Agregar un canal

(en los campos de fecha y hora).

Los canales no se pueden editar ni se pueden agregar después del envío de la

invitación. Tendrá que enviar una nueva invitación con el canal actualizado.
Notas:

• Cuando tenga una reunión en un canal, todos los miembros del

equipo podrán verla y unirse a ella en ese canal.
• Esta función no está disponible en canales privados.

Si se trata de una reunión periódica, abra el menú desplegable junto a No se repite

(justo debajo de la fecha). Elija la frecuencia con la que quiere que se produzca
en las opciones predeterminadas o seleccione Personalizado para crear su
propia frecuencia.

13.9. Evitar el uso de Micrófonos y

Cámaras
Después de programar la reunión y enviar la invitación, el organizador de la
reunión puede deshabilitar los micrófonos y cámaras para que los asistentes no
puedan usarlos durante la reunión. Todos los asistentes (pero no los
presentadores) se unirán a la reunión con el micrófono y la cámara
desactivadas.

1. Vaya a Calendario y haga doble clic en la reunión.

2. Seleccione Opciones de reunión cerca de la parte superior de la

pantalla.
 1. ¿Desactiva el micrófono Permitir a los asistentes? o ¿Permitir cámara
para los asistentes? activa y selecciona Guardar.

13.10.Ver y descargar Informes de

asistencia a reuniones en Teams
Si ha organizado una reunión Teams, puede descargar un informe de asistencia
actual durante la reunión, así como un informe final después de la reunión. El
informe incluye el nombre de cada persona en la reunión y la hora en que se
unieron y se fueron.

Notas:

• Solo los organizadores de la reunión pueden descargar los informes

de asistencia.

• El administrador debe activar esta característica para que esté

disponible.
Durante la Reunión

1. Si el panel de participantes no está abierto, seleccione Mostrar

participantes en los controles de la reunión.

2. Seleccione la flecha abajo junto a Personas para descargar
la información de asistencia actual como un archivo .CSV que
puede abrir en Excel.

Busque el archivo en la carpeta Descargas del dispositivo.

Nota: Para reuniones grandes, el informe incluirá solo una lista parcial de asistentes.

Después de la reunión

1. En Teams, vaya a Calendario , abra la reunión y seleccione la

pestaña Asistencia.

Puede ver los datos directamente en Teams.

 2. Para las reuniones periódicas, seleccione el informe que
desea ver en la lista desplegable.

Notas:

• El informe de asistencia también está disponible en la pestaña

Detalles.

• La pestaña Asistencia no está disponible para las reuniones del canal.

13.11. Grabar una reunión en Teams

Cualquier Teams reunión o llamada se puede grabar para capturar audio, vídeo y
actividad de uso compartido de pantalla. La grabación se produce en la nube y
se guarda para que pueda compartirla de forma segura en toda la organización.

Notas:

• Las pizarras y las notas compartidas no se capturan

actualmente en las grabaciones de reuniones.
• Cuando vea una grabación de reunión, no verá más de cuatro
transmisiones de vídeo de personas a la vez.

Grabar una reunión o llamada

1. Inicie una reunión o únase a ella.

2. Para iniciar la grabación, vaya a los controles de la reunión y

seleccione Más opciones

…> Iniciar grabación.

Se notifica a todos los usuarios de la reunión que se ha iniciado la grabación. La
notificación de reunión también se publica en el historial de chat.

Notas:

• No se pueden realizar varias grabaciones de la misma reunión a la

vez. Si una persona inicia la grabación de una reunión, dicha
grabación se almacenará en la nube y estará disponible para todos
los participantes.
• Los participantes de la reunión tienen la opción de ver la
transcripción durante la reunión.

Para detener la grabación, vaya a los controles de la reunión y seleccione Más opciones

> Detener grabación.

3. A continuación, la grabación se procesa y se guarda en
SharePoint si se trataba de una reunión de canal o OneDrive si
era cualquier otro tipo de reunión.

4. La grabación de la reunión se muestra en el chat de la reunión

o en la conversación del canal, si se reúne en un canal. La
grabación no expira.
 13.12. Almacenamiento de
grabación de reuniones
Teams grabaciones de reunión se almacenarán en OneDrive o SharePoint,
según el tipo de reunión.

Reuniones de canal
Para las reuniones de canal, la grabación se almacenará en una
carpeta Grabaciones de la pestaña Archivos del canal.

La pestaña Archivos almacena todos los archivos en un SharePoint y biblioteca

de documentos para el canal. Todos los usuarios que forman parte del canal
tendrán permiso para editar y ver la grabación

Todas las demás reuniones

Para reuniones que no sean de canal, la grabación se almacenará en la
carpeta
Grabaciones del directorio OneDrive de la persona que inició la grabación.

Nota: Solo el organizador de la reunión y la persona que inició la grabación

podrán editar la grabación. Pero todos los invitados a la reunión podrán ver la
grabación

13.13. Compartir un vínculo de una

reunión con otras personas
Si ha grabado u organizado la reunión, puede compartir la grabación con
personas que no han sido invitadas a la reunión, simplemente compartiéndola
como si compartiese cualquier otro archivo.

Solo tiene que buscar el archivo en OneDrive o SharePoint y compartirlo

directamente con personas o copiar un vínculo y compartirlo como quiera.

Si ya guardó un archivo a SharePoint o a OneDrive, siga los pasos que se

presentan a continuación.

1. Abra el documento que quiera compartir.

2. Haga clic en Archivo > Compartir > Compartir con otras

personas (o, en Word 2013,

Invitar a personas).

3. Escriba los nombres o los correos electrónicos de los usuarios

con los que está compartiendo algo.
4. Si lo desea, haga clic en Puede modificar o Puede ver. La
primera opción permite que sus colaboradores cambien el
archivo. La segunda mantiene una mayor seguridad en el
archivo.
5. Si quiere, escriba un mensaje en el cuadro que hay debajo de
la línea de dirección y, después, haga clic en Compartir.
 14. Introducción a Microsoft Visio
Visio es una aplicación de diseño y personalización de diagramas visuales que
comunican información en un vistazo. Por lo que su uso se resume en generar
plantillas, organizar y conectar formas y añadir textos a dichas formas.

Existe muchos tipos de diagramas que nos ofrece Visio, incluyendo organigramas,
diagramas de red, flujos de trabajo y planes de hogar u oficina.

14.1. Características de Microsoft

Visio 365
 Al iniciar sesión en Microsoft 365, podrá ver los diagramas de sus
colegas sin ninguna licencia de Visio.
 Accesibilidad de ingreso a la plataforma por medio de cualquier
navegador web además de compartir tus comentarios de forma
directa en un diagrama.
 Todos los miembros del equipo pueden ver, comentar y compartir
efectivos diagramas de Visio en plataformas Teams con o sin una
licencia de Visio.
  Puede Acceder a los archivos que necesita en cualquier lugar y
en cualquier momento. Si los archivos se almacenan en línea,
puedes abrirlos y observarlos desde cualquier dispositivo,
incluidos iPhone o iPad. Para ver archivos sin conexión, solo
tienes que descargar la aplicación web Visio Viewer.

14.2. Acceder a la aplicación Microsoft

Visio
1. Ingresamos a la pagina de office 365 e iniciaremos sesión con
nuestra cuenta.

2. Luego de iniciar sesión, nos iremos la opción Iniciador de

aplicaciones
localizado en la parte superior izquierda de nuestra plataforma.
3. Al hacerlo nos aparecerá una lista de opciones en los cuales
estarán cada aplicación que ofrece office 365.
4. Seleccionaremos la aplicación Visio. En caso de que no nos
muestre la aplicación Visio, podemos seleccionar la opción
Todas las aplicaciones, y buscar la aplicación Visio.
5. Finalmente nos dirigirá a la aplicación Visio para diseñar
nuestros diagramas de formas.

14.3. Elegir y abrir una plantilla

1. Abra Visio en la web. Si Visio ya está abierto, seleccione Archivo >
Nuevo.
2. Seleccione Crear en la plantilla que desee o seleccione Crear
en Diagrama básico para empezar desde cero.

Nota:

Cada uno de los diagramas básicos se guardarán en la carpeta general

de nuestra cuenta de OneDrive.

14.4. Organizar y conectar formas

1. En la ventana Formas, seleccione una forma y arrástrela al lienzo.

2. Mantenga el mouse sobre una de las flechas y aparecerá una
mini barra de herramientas con las cuatro formas principales
en el área Formas rápidas.

Seleccione la forma que desee y se conectará automáticamente a la

flecha seleccionada.
3. También puede arrastrar todas las formas al lienzo. Después,
mantenga presionado el mouse sobre una forma hasta que
aparezcan las flechas. Después, toma una flecha y arrástrala a
la forma a la que quieras conectarte.
 4. Si usa la aplicación de escritorio de Visio, también puede
arrastrar una nueva forma directamente desde la ventana
Formas a las flechas de una forma existente y conectarlas
automáticamente.

14.5. Administrar formas en Visio

Visio para la Web tiene muchas formas que se organizan en conjuntos de

formas. Cada diagrama tiene conjuntos de formas iniciales. Pero también puede
agregar conjuntos de formas a la paleta de formas, para poder acceder
rápidamente a otras formas que desee. Por ejemplo, para crear un diagrama de
proceso informal, puede agregar el conjunto Formas para diagramas de flujo
básicas.
14.6. Agregar un conjunto de formas
1. Abra el diagrama para editarlo.

2. En la región de pestañas (visible en el margen izquierdo de la

imagen de arriba), seleccione Agregar formas .
3. Para ver qué se encuentra disponible, desplácese por la lista de
conjuntos de forma.

4. Para mostrar las formas disponibles en un conjunto de formas,

seleccione Vista previa.

5. Para agregar el conjunto de formas, seleccione Agregar.

14.7. Ver un conjunto de formas que se haya agregado

Ya ha agregado un conjunto de formas, pero puede que no esté visible todavía.

1. Abra el diagrama para editarlo.

2. En la región de pestañas, seleccione el icono de conjunto de
formas. Puede mantener el mouse sobre el icono para ver el
nombre del conjunto de formas.
14.8. Quitar un conjunto de formas
1. Abra el diagrama para editarlo.
2. En la región de pestañas de forma, haga clic con el botón
derecho en el icono de conjunto de forma y, después,
seleccione Quitar.

14.9. Aplicar un tema a un diagrama de Visio

1. En la pestaña Diseño, mueva el puntero del mouse sobre los distintos
temas.

Visio aplica temporalmente cada tema mientras mantiene el puntero del

mouse sobre ellos.

2. Haga clic en el tema que desea aplicar al diagrama y se

cambiara el diseño de las formas.
14.10. Agregar y editar texto en una forma
1. Abra el diagrama para editarlo.
2. Siga uno de estos procedimientos:
3. Para agregar texto, seleccione una forma y empiece a escribir.

4. Para editar el texto, haga doble clic en la forma que quiera.

 Visio cambia a la edición de texto y es posible que acerque la forma.

5. Para dejar de agregar texto, haga clic fuera de la forma o presione

Esc.

14.11. Girar texto en incrementos de 90 grados

Puede girar texto fácilmente en 90 grados:

1. Seleccione el cuadro que contiene el texto que desea girar.

2. En la pestaña Forma de la cinta de opciones, haga clic en Girar

Y nos aparecerá una sección donde podremos girar en 90 grados a la derecha

o a la izquierda.

Finalmente seleccionamos la opción que deseemos y nuestro texto

habrá girado 90 grados.
14.12. Girar texto a cualquier ángulo
1. Seleccione el cuadro que contiene el texto que desea girar.
2. Seleccione el controlador de giro encima del cuadro.

3. Empiece a mover el puntero del mouse en una dirección

circular. Suelte el botón del mouse cuando el texto se gire a la
posición que desee.

.
 14.13. Diagramas y plantillas destacados de Visio
En Visio podemos usar distintas plantillas que nos ofrece la plataforma.

1. En el menú de inicio de Visio, observamos algunas plantillas

destacadas que generalmente usamos

2. Vamos a la opción Más plantillas

3. Nos aparecerá un menú en el cual estarán una gran
cantidad de plantillas de diagramas populares.
 Cada plantilla esta categorizado por el tipo de diagrama que necesite
Además de que cada diagrama tiene una descripción de su uso además
de las plantillas disponibles para dicho diagrama.

4. Podemos ver una vista previa del diagrama si seleccionamos la

opción lupa
.
 5. Finalmente seleccionamos el diagrama que vamos a usar y al
seleccionar la opción

Crear
Nos dirigirá a nuestro diseño de diagramas con la plantilla anteriormente
seleccionada.

Nota:
 Cada uno de los diagramas generados en la sección de plantillas
personalizadas, guardarán en la carpeta general de nuestra cuenta de
OneDrive.

14.14. Compartir un diagrama con otras

personas en Sharepoint o
Onedrive.

Puede compartir un diagrama con otros usuarios enviando un vínculo a este

en el correo electrónico.
1. Abra el diagrama en Visio para la Web.
2. Siga uno de estos procedimientos:

 Al ver el diagrama, seleccione Compartir

 Al editar el diagrama, seleccione Archivo > Compartir
> Compartir con otras personas.

En el cuadro de diálogo Compartir seleccione Enviar.

14.15. Compartir con otras personas que no tienen

SharePoint o Onedrive

Puede compartir un diagrama enviando un vínculo. Los usuarios pueden verlo en

cualquier explorador web, incluso si no tienen la Visio de escritorio.

1. Abra el diagrama en Visio para la Web.

2. Siga uno de estos procedimientos:
  Al ver el diagrama, seleccione Compartir .
 Al editar el diagrama, seleccione Archivo > Compartir >
Compartir con otras personas.
3. En el cuadro de diálogo Compartir seleccione Copiar vínculo.

14.16. Compartir un diagrama con otras

personas en Microsoft Teams
Puede compartir un diagrama con otros usuarios mediante Microsoft Teams. Si el
archivo está disponible en un canal Teams archivo:
1. Vaya al canal Teams y seleccione elVisio dibujo que desea
compartir.
2. Siga uno de estos procedimientos:
. En la cinta de opciones, seleccione Copiar vínculo.

a. Seleccione la opción más (...) junto al nombre del archivo

 y seleccione Copiar vínculo.

3. En el cuadro de diálogo, establezca los permisos y seleccione Copiar.

Si ya tiene el vínculo al archivo desde uno de los métodos anteriores, haga lo

siguiente:

1. Envía el vínculo a otras personas en un Teams o chat.

2. Después de enviar el archivo, el otro usuario que intenta
abrir el archivo puede seleccionar entre más opciones y elegir
Editar en Teams también.
 GOOGLE
WORKSPACE

Capítulo 1: Introducción a Google

Workspace
Cuando Google lanzó por primera vez su aplicación de correo electrónico, Gmail, el
Día de los Inocentes de 2004, no parecía la aplicación de correo electrónico que
podría desplazar el dominio de Microsoft Exchange en el mercado del correo
electrónico empresarial. Era innovadora, sin duda, con un generoso almacenamiento
de 1 GB en aquel momento, y su organización del correo basada en etiquetas y su
rápida búsqueda seguían diferenciándola de otros servicios de correo electrónico.
Pero era sobre todo un competidor de Hotmail y otros servicios de correo electrónico
personal.

Sin embargo, Google ha ido construyendo pieza a pieza una suite preparada para la
empresa. Microsoft creó la suite ofimática original, pero fue necesario que Google la
llevara más allá de los ordenadores de sobremesa y a la nube. Al año siguiente,
adquirió Writely, una sencilla aplicación de escritura en línea que se convirtió en Google
Docs. Pronto le siguieron otras aplicaciones, agrupadas en lo que entonces se llamaba
Google Apps for Your Domain, que más tarde se simplificó a Google Apps for Business
antes de su reciente cambio de nombre a Google Workspace.

Google Workspace reúne todas las aplicaciones de Google en la suite ofimática

original. Lo más probable es que ya utilices algunas de las aplicaciones de Google a
diario. Quizás tu correo electrónico personal esté en Gmail, o tus fotos estén
respaldadas en Google Drive. Tal vez ya colaboras con tus colegas en Google Docs y
Sheets

Lo mejor es llevar eso a tu negocio. En lugar de comprar Microsoft Office u otra suite
de herramientas ofimáticas, a partir de 5 dólares al mes puedes obtener esas mismas
aplicaciones junto con funciones de gestión y marca personalizada para tu equipo,
en tu propio dominio. Obtendrás las mismas funciones que tu equipo ya está
acostumbrado a utilizar en su vida personal, listas para hacer que tu equipo sea más
productivo en el trabajo.
 Las aplicaciones de Google

Correo electrónico. Contactos. Calendarios. Estas tres aplicaciones forman el trío principal
del paquete de correo electrónico: son las tres aplicaciones que deberías esperar
obtener con cualquier cuenta de correo electrónico nueva, el mínimo que deberías
querer para tu equipo.

Documentos, hojas de cálculo, presentaciones y notas: son los archivos que hacen que
el trabajo funcione, que muestran tu nuevo proyecto y el rendimiento del último
trimestre y tus ideas para el futuro. Son una parte tan crucial de la informática que es
difícil imaginar un ordenador hoy en día sin un paquete ofimático.

La mejor opción en el pasado era ejecutar Microsoft Exchange u otro servicio

de correo electrónico en el servidor de correo electrónico de su empresa para
las tres primeras aplicaciones, y luego comprar una copia de Microsoft Office
para cada uno de los ordenadores de su equipo para las tres últimas
aplicaciones. Google Workspace de Google ofrece una opción más sencilla, con
una cuenta en línea que te proporciona las 6 aplicaciones en los navegadores
de tus equipos. No hay que instalar nada, y en una hora más o menos,
puedes configurar todo el conjunto de software para tu equipo.

Las aplicaciones individuales de Google Workspace son magníficas por sí solas,

herramientas modernas con todo lo necesario para realizar documentos, hojas de
cálculo y presentaciones. Sin embargo, las funciones individuales no son la principal
razón para utilizarlas.

Lo que hace que Google Workspace sea excelente es que está diseñado para la
colaboración. Puedes compartir tus archivos con cualquier persona -incluso
públicamente en la web si lo deseas- y dejar que todos participen y ayuden a crear
una obra maestra. Puedes editar en directo con otras personas al mismo tiempo, o dejar
comentarios que Google enviará por correo electrónico para que te den su opinión más
tarde (incluso directamente desde la bandeja de entrada: solo tienes que responder al
correo electrónico para responder al comentario del documento).

Y como Google Workspace vive en el navegador, funciona en cualquier momento y

lugar. Incluso puede funcionar mientras duermes. Añade un formulario de Google a tu
hoja de cálculo de Google Sheets y las nuevas respuestas aparecerán en tu hoja
automáticamente, listas la próxima vez que accedas. Añade algunos complementos e
integraciones a tu cuenta de G Suite y tus hojas de cálculo podrán hacer números por
sí solas.

Es más sencillo de configurar, más sencillo de administrar, con nuevas y modernas

herramientas que ayudarán a su equipo a trabajar juntos de forma más eficiente.
Esto es lo que obtendrás con esa cuenta: Gmail, la aplicación de correo electrónico
que conoces y adoras, es la herramienta perfecta para gestionar las comunicaciones
de tu empresa. Con Google Workspace, obtendrás todas las funciones de Gmail en tu
propio dominio, con el logotipo de tu empresa en la esquina superior izquierda. Google
puede incluso guardar registros de los correos electrónicos de tu equipo para cumplir
con la normativa, si es necesario, o permitirte borrar remotamente el dispositivo de un
empleado si lo pierdes o te lo roban, una de las muchas ventajas de utilizar Google
Workspace frente a las cuentas personales de Gmail.
 Gmail

Saca más partido a Gmail con la guía de Zapier con más de 30 formas de
optimizar Gmail.
Contactos de Google

El nuevo diseño de los Contactos de Google es una de las mejores cosas de Gmail. Lo
más probable es que rara vez lo utilices; en su lugar, añadirás contactos y los
autocompletarás en los nuevos correos electrónicos directamente desde Gmail. Si
abres un correo electrónico, los contactos de Google ya están ahí, mostrando los
detalles y la información relacionada en la barra lateral. Es una libreta de direcciones lo
suficientemente potente como para que la consideremos una de las mejores
aplicaciones de CRM gratuitas que puedes utilizar.
 Calendario de Google

para los eventos del calendario

Todo tu trabajo no ocurre detrás de una pantalla, por eso necesitas Google Calendar.
Gestiona tus citas, te ayuda a planificar las reuniones cuando encajan en la agenda
de todos y se asegura de que lo recuerdes con suficiente antelación. Incluso
comparte una sencilla lista de tareas, Tareas de Google, con Gmail para que también
puedas gestionar tus tareas de forma sencilla.

Saca el máximo partido a Google Calendar con la guía de Zapier sobre más de
30 formas de potenciar Google Calendar.

Google Docs
para documentos
Google Docs es, junto con Gmail, la aplicación original de Google Workspace, la
herramienta que hizo que empezáramos a abrir un navegador para hacer tareas de
oficina. Es un potente procesador de textos que abre archivos de Word de forma
más fiable que la mayoría de sus competidores, con funciones de colaboración que lo
convierten en una de las formas más sencillas de crear un flujo de trabajo editorial
hoy en día.
Las hojas de cálculo fueron la aplicación original de los ordenadores, y Google Sheets
es una de las mejores razones para utilizar Google Workspace. Es una potente
aplicación de hoja de cálculo que puede extraer datos de la web y permitir que tu
equipo trabaje en una hoja al mismo tiempo. Con 351 funciones admitidas -junto con
una amplia gama de complementos, incluidos muchos diseñados originalmente para
Excel-, puede resolver casi cualquier problema de cálculo numérico que le plantees.

Google Sheets es tan potente que también hemos escrito un libro sobre
él. No dejes de consultar la Guía definitiva de Zapier sobre Google
Sheets para sacar el máximo partido a la aplicación de hojas de cálculo
de Google.

Google Slides
para las presentaciones

¿Necesitas presentar tus hallazgos? Google Slides es una forma sencilla de hacer
presentaciones sobre cualquier cosa que necesites. No es tan llamativo como
Keynote o PowerPoint -con menos animaciones, por ejemplo- pero facilita la
presentación desde cualquier lugar, ya que todo lo que necesitas es un navegador.

Formularios de Google
para formularios y encuestas.

Puedes añadir datos manualmente a tus hojas de cálculo de Google Sheets, pero
sería mucho más fácil si alguien lo hiciera por ti. Google Forms es la herramienta para
 ello. Está a un clic de tus hojas de cálculo de Google Sheets, con campos de
formulario de arrastrar y soltar para reunir los datos que necesitas. Cuando lleguen
nuevas respuestas, se añadirán automáticamente a tu hoja de cálculo, listas para que
las analices más tarde.

Obtenga más información sobre los formularios de Google en nuestra Guía de

Zapier para los formularios de Google.

Google Keep
para las notas

¿Necesitas una forma rápida de guardar las cosas que encuentras en Internet, anotar
una lista rápida de tareas y hacer una lluvia de ideas para tu próximo proyecto en
notas adhesivas virtuales? Google Keep es la aplicación de notas para ti. Keep, una
de las más recientes incorporaciones a Google Workspace, es una gran herramienta
para escribir notas rápidas sobre cualquier cosa que necesites recordar.
Obtén más información sobre Google Keep en nuestra guía sobre el uso
de
Google Keep junto con Google Docs para facilitar la investigación en línea.

Google Drive
para la sincronización y el almacenamiento de archivos

Necesitas un lugar donde almacenar todos los documentos y hojas de cálculo que
hace tu equipo, junto con los demás archivos que haces fuera de Google Workspace.
Google Drive te cubre. Con 30 GB de almacenamiento por usuario (o
almacenamiento ilimitado en el plan Business de G Suite, de 10 dólares al mes por
usuario), puedes almacenar y guardar todos los archivos que necesite tu empresa y
compartirlos con todo el equipo.

Sitios de Google
para páginas web y sitios de intranet

¿Necesitas convertir ese informe en un sitio web, o maquetar una nueva página de
aterrizaje para tu equipo? Tal vez sólo necesites una intranet sencilla, una forma de
crear documentos de referencia para compartir dentro de tu empresa. Google Sites
es perfecto para eso y mucho más. Añade rápidamente texto, fotos y vídeos a tu
página, e incrusta archivos de Google para mostrar rápidamente tu trabajo.

Google Hangouts
para el chat del equipo

Tu equipo también necesita hablar sobre tu trabajo, y por muy bonito que sea
Gmail, no es la mejor manera de obtener rápidamente respuestas de un colega.
Hangouts te permite hacer una rápida llamada de voz o de vídeo. Reúne a todo tu
equipo para hablar de ideas o, en el nuevo Hangouts Chat, puedes mantener la
conversación durante todo el día en salas de chat de texto.

Obtenga más información sobre Google Hangouts en

nuestra Guía Zapier de Google Hangouts Meet and Chat.

El administrador de Google Workspace es el panel de control de las aplicaciones de

Google de tu empresa. Aquí es donde configurarás tu cuenta, añadirás nuevos
usuarios y mantendrás la seguridad. Es donde desactivarás las aplicaciones que tu
empresa no necesita, harás un seguimiento del uso de Google Workspace por parte
de tu equipo y gestionarás los dispositivos y los usuarios cuando sea necesario. Es la
única herramienta que necesitas para administrar el correo electrónico de tu
empresa y otras herramientas de oficina, y es donde pasaremos la mayor parte del
tiempo en este libro.

Obtenga hoy el paquete ofimático del futuro

Con más de 10 de las mejores herramientas ofimáticas, todas ellas diseñadas para
ayudar a su empresa a trabajar de forma más eficiente, Google Workspace es uno de los
conjuntos de software más importantes que podría añadir al flujo de trabajo de su
equipo. Todo lo que tienes que hacer es crear una cuenta de Google Workspace para
tu empresa, personalizarla según la forma de trabajar de tu equipo, introducir tus
propios datos y hacer que todos trabajen juntos en un solo lugar.

En lugar de necesitar un equipo entero para gestionar las TI de su empresa,

cualquiera puede configurar Google Workspace y obtener una gestión del correo
electrónico y de los documentos de nivel empresarial para su empresa, desde las
startups de 5 personas hasta las de Fortune 500.

Comencemos y cree su nueva cuenta de Google Workspace.

Créditos de las imágenes: Foto del título a través del sitio Google Workspace de Google.

Capítulo 2: Configuración de la
 Cuenta de Google
Cómo añadir Google Workspace a tu dominio y
añadir cuentas para tu equipo

Gmail ha servido a tus necesidades de correo electrónico durante años, Google Docs
te ha ayudado a escribir tus documentos más importantes y Google Hangouts te
permite charlar sobre tus ideas con tus colegas. Pero ahora has creado una empresa
y has conseguido un nuevo y brillante nombre de dominio. Ha llegado el momento de
dar una imagen profesional y enviar correos electrónicos desde @tudominio.com en
lugar de @gmail.com.

Sin embargo, no tienes que dejar atrás a Gmail ni a ninguna otra aplicación de
Google. En cambio, con Google Workspace, puedes obtener todas las herramientas
de productividad de Google en tu propio dominio. Es el mismo Google Apps que te
gusta, con funciones adicionales para que tu nuevo equipo trabaje mejor.

Todo lo que se necesita son 5 dólares al mes por miembro del equipo, una hora más
o menos para configurar las cosas y quizás un día para que el correo electrónico de tu
dominio empiece a funcionar.

Vamos a profundizar.
 ¿Qué es Google Workspace?
Anteriormente llamado Google Apps for Business, Google Workspace es la versión

empresarial de todo lo que ofrece Google.

Al igual que una cuenta de Gmail te permite utilizar todas las herramientas de
Google para tus necesidades personales, una cuenta de Google Workspace te ofrece
las versiones empresariales de las mismas herramientas con una dirección de correo
electrónico que utiliza el dominio .com u otro de tu empresa. Las aplicaciones online
tienen el mismo aspecto y funcionan igual, en su mayor parte, con el logotipo de tu
empresa en lugar del de Google en las aplicaciones. Y para los administradores de TI de
tu empresa, Google Workspace viene con algunas herramientas adicionales de uso
compartido y gestión de Google Workspace para ayudar a tu equipo a trabajar mejor y
mantener tus datos seguros.
Es una de las mejores maneras de tener el correo electrónico en tu propio dominio,
junto con el resto de las aplicaciones de Google que ayudarán a los miembros de tu
empresa a colaborar.

¿Cuánto cuesta Google Workspace?

Gmail es famoso por ser gratuito -como la mayoría de las aplicaciones de consumo de
Google- con 15 GB de almacenamiento para tus correos electrónicos y archivos. Sin
embargo, para el correo electrónico empresarial y la colaboración, necesitarás una
cuenta de Google Workspace de pago.
Para la mayoría de los equipos, Google Workspace cuesta 5 dólares al mes por
cada persona de tu equipo para una cuenta básica. Esto te dará la experiencia
completa de las aplicaciones de Google que esperas, con Gmail en el dominio de tu
empresa y 30 GB de almacenamiento por usuario. También incluye asistencia
telefónica y en línea las 24 horas del día, junto con herramientas básicas de gestión y
uso compartido, como calendarios compartidos por el equipo y gestión de dispositivos
móviles con borrado remoto.

¿Necesitas más almacenamiento, políticas de archivo y retención de correos

electrónicos e informes de auditoría para hacer un seguimiento de lo que hace tu
equipo en Google Workspace? El plan Google Workspace Business de 10 dólares al
mes por usuario ofrece precisamente eso, con almacenamiento y archivo ilimitados
para cada usuario.

En cualquier caso, puedes empezar de forma gratuita con una prueba de 14 días
mientras configuras las cosas, y luego puedes elegir el mejor plan para tu equipo, o
empezar con el plan Básico y actualizarlo a Business a medida que crecen las
necesidades de tu equipo.

Sugerencia: ¿Necesitas correos electrónicos con alias,

como [email protected], que van a tu aplicación de
asistencia técnica, o correos electrónicos de Google Group
para enviar mensajes a todo tu equipo a la vez? Puedes
añadir todos los que necesites de forma gratuita, sin
necesidad de añadir un usuario adicional por dirección.

Configurar su cuenta de Google Workspace

¿Estás listo para crear la cuenta de Google Workspace de tu empresa? Sólo
tienes que hacer clic en el botón "Get Started" en el sitio de Google Workspace.
Introduce el nombre de tu empresa y selecciona el número de empleados que
tiene. No te preocupes, siempre puedes añadir más personas cuando tu
equipo crezca.
A continuación, selecciona la ubicación de tu empresa a efectos de localización y
facturación, e introduce una dirección de correo electrónico actual, tal vez la cuenta de
Gmail que ya utilizas. Ahí es donde Google enviará la información de tu cuenta
después de que te registres.
A continuación, puedes introducir tu nombre de dominio actual o buscar un nuevo
nombre de dominio para utilizarlo con Google Workspace si aún no tienes uno. Google
cobra 12 dólares al año por los nombres de dominio .com.
Lo único que queda es crear tu propia cuenta de Google Workspace. Introduce tu
nombre y una dirección de correo electrónico que quieras utilizar para ti con tu
dominio, junto con una contraseña para tu nueva cuenta de Google Google
Workspace. Utilizarás esta dirección de correo electrónico y esta contraseña para
acceder a cualquier aplicación de Google en el futuro.

A continuación, Google te dará un número de teléfono para que llames a un asesor de

Google y dejes que te guíe por los pasos para configurar tu cuenta de Google
Workspace. Pero no es tan difícil, así que si te sientes cómodo gestionando tu nombre
de dominio y tu sitio web, no deberías tener problemas para configurar Google
Workspace por tu cuenta.

Haz clic en Siguiente y verás la pantalla de configuración de Google Workspace.

Esto hace que la configuración del resto de tu cuenta sea tan sencilla como
rellenar un formulario de Google.

Añadir usuarios de Google Workspace durante la

configuración

El primer paso es añadir tu equipo a Google Workspace. Puedes introducir los

nombres de cada uno de los miembros de tu equipo y la dirección de correo
electrónico que quieres que tengan en tu dominio. O, si lo deseas, puedes añadirlos en
bloque en cualquier momento posterior desde la configuración del administrador de
Google Workspace.

En cualquier caso, marca la casilla He añadido todos los usuarios actuales y Google
Workspace te mostrará una plantilla de correo electrónico que enviará a cada nuevo
usuario. Tendrás que añadir cada una de sus direcciones de correo electrónico actuales
para que Google pueda enviarles la información.

Consejo: Google enviará inmediatamente los correos

electrónicos de notificación a tu equipo, aunque tus
direcciones de correo electrónico personalizadas no
funcionarán todavía. Es probable que tengas que esperar
un día más antes de confiar en tus nuevas direcciones de
correo electrónico.
Verifique su nombre de dominio con Google Workspace

Ya casi has terminado. Ahora sólo queda verificar tu nombre de dominio y configurar
tu servidor DNS para que envíe los correos electrónicos de tu empresa a Gmail de
Google Workspace.

En primer lugar, verificar su dominio. Google detectará dónde está alojado su nombre
de dominio, si es posible, y le dará el enlace para acceder a la página de gestión de
su dominio. Una de las formas más sencillas de verificar su dominio es añadir una
metaetiqueta a la sección de cabecera de su sitio web o subir un archivo HTML al
servidor de su sitio web. La primera opción es fácil si tu sitio web funciona con
WordPress. Sólo tienes que abrir la página de administración de tu sitio en
yoursite.com/wp-admin, hacer clic en Apariencia -> Editor en el menú de la izquierda
y seleccionar Encabezado en la lista de archivos de la derecha. Añade la etiqueta meta
antes de la etiqueta </head> en el editor de código y guarda los cambios.
A continuación, tendrás que modificar la configuración de tus DNS para que los correos
electrónicos de Gmail lleguen a tu dominio, y puedes añadir un registro adicional para
verificar tu dominio al mismo tiempo si prefieres no añadir una nueva etiqueta meta a
tu sitio. Para ello, dirígete al registrador de tu nombre de dominio, a la cuenta de
alojamiento o a la configuración del servidor y busca la configuración de tu nombre de
dominio. En Digital Ocean, por ejemplo, encontrarás la configuración de DNS en las
opciones de red. En muchos alojamientos compartidos o VPS, utilizarás cPanel para
gestionar tu sitio y tiene una página dedicada a la configuración de DNS.

En cualquier caso, añade la configuración de DNS que Google muestra en la página de

configuración de Google Workspace y guarda los cambios. A continuación, puedes
decirle a Google que verifique tu dominio, y empezará a hacerlo, con un temporizador
de una hora hasta que tu cuenta esté lista.

Nota: los cambios de DNS pueden tardar hasta un día en

propagarse por Internet, por lo que es posible que quieras
esperar un día más o menos antes de empezar a utilizar tu
nueva dirección de correo electrónico.

Gestione su nueva cuenta de Google

Workspace
 Y eso es todo: tu equipo tiene ahora cuentas de Gmail en tu propio dominio, junto con
todas las demás aplicaciones fantásticas de Google. Si ya has añadido a los

miembros de tu equipo, puedes parar aquí. Google Workspace mantendrá el

funcionamiento de Gmail, Google Drive y otras aplicaciones de tu equipo sin que
tengas que modificar nada.

Sin embargo, si desea modificar la configuración de su equipo y personalizar Google

Workspace para su equipo, sólo tiene que acceder a Google Workspace Admin con la
nueva dirección de correo electrónico de su empresa. Lo primero que debes
comprobar es la configuración del perfil, donde puedes establecer el nombre de tu
empresa, el idioma, la zona horaria y otras configuraciones locales. También puedes
subir el logotipo de tu empresa para sustituir el de Google en cada una de las
aplicaciones de Google, como ha hecho nuestro equipo.

Sugerencia: Hay muchas otras configuraciones que

puede ajustar como administrador de Google Workspace;
consulte nuestra guía sobre cómo trabajar en equipo en
Google Workspace para saber cómo personalizar la cuenta
de Google Workspace de su empresa.
Añadir más usuarios a su cuenta

¿Todavía necesitas añadir miembros del equipo a tu cuenta de Google Workspace?

Encontrarás un enlace para hacerlo en la página de inicio del administrador de Google
Workspace, o puedes abrir la página de configuración de los usuarios para añadirlos
desde allí. En cualquier caso, puedes añadir personas individualmente, al igual que
harías durante la configuración inicial.

Sin embargo, la mejor opción es añadir usuarios de forma masiva. Google incluye un
archivo de hoja de cálculo que puedes descargar y añadir todos los nombres,
direcciones de correo electrónico y otra información de contacto de tus usuarios a la
vez. Guarda ese archivo, vuelve a cargarlo en Google Workspace admin y, en unos
minutos, Google podrá añadir a tu equipo tantas personas como necesites.
Los nuevos usuarios serán usuarios estándar, no administradores, por defecto. Si
quieres añadir otros usuarios administradores que puedan ayudarte a gestionar
Google Workspaces, sólo tienes que abrir la configuración de usuario de Google
Workspace y seleccionar el miembro del equipo que quieras convertir en
administrador. Haz clic en Mostrar más en su página de configuración, selecciona
Roles de administrador y, a continuación, haz clic en Gestionar roles. Allí, puedes
establecer que sea un administrador, con los derechos de cuenta que necesitas que
tenga su cuenta.

Capítulo 3: Importar los

datos de su
 Equipo a Google
Workspace
Cómo importar, exportar, hacer copias de seguridad y migrar los datos de Google

Apps

Es emocionante tener por fin una nueva cuenta de Google Workspace para tu equipo,
con la dirección de correo electrónico que has deseado durante tanto tiempo. Lo
único que falta es, bueno, todo lo de tus antiguas cuentas. Todos los correos
electrónicos que has enviado durante los últimos años y los contactos que has
acumulado no deberían desperdiciarse, y tampoco deberías tener que iniciar sesión
en tu antigua cuenta para conseguirlos.

Lo más importante de tus aplicaciones son los datos que contienen. Por lo tanto,
cuando obtengas una nueva cuenta de Google Workspace, no la dejes atrás. En su
lugar, debes hacer una copia de seguridad de los datos de tu antigua cuenta y, a
continuación, importarlos a tu nueva cuenta de Google Workspace. A continuación te
explicamos cómo hacerlo.

Migración de todo el equipo a Google

Workspace (administración)
Lo peor de cambiarse a un nuevo ordenador o a una nueva cuenta de aplicaciones es
tener que descargar y copiar todo lo que hay en el antiguo y trasladarlo al nuevo. Con
Google Workspace, sin embargo, puede que no tengas que pasar por ese problema.

Si eres un administrador de Google Workspace, puedes copiar los correos electrónicos

de casi cualquier cuenta de correo electrónico e importar en masa el correo
electrónico, los contactos y los calendarios de todo tu equipo desde los servidores de
Microsoft Exchange. Curiosamente, no puede copiar los contactos y calendarios de otras
cuentas de Gmail o Google Workspace, pero puede copiar tus correos electrónicos sin
problemas.

Sólo tienes que abrir la página de administración de Google Workspace y seleccionar

Migración, o ir directamente a admin.google.com/AdminHome# Selecciona lo que
quieres importar y haz clic en continuar.
Para el correo electrónico, seleccione el servidor de correo que utilizaba la antigua
cuenta de correo de su empresa. Google Workspace puede importar el correo
electrónico de otras cuentas de G Suite, de cuentas estándar de Gmail, de Microsoft
Exchange, de GoDaddy o de la mayoría de los servidores IMAP. En todos los casos,
excepto en el de las cuentas de Gmail, deberás introducir tus credenciales de acceso
de administrador para ese servidor y Google podrá importar las cuentas de todos a la
vez.
Es posible que no lo quieras todo: los correos electrónicos basura y los eliminados
pueden no ser importantes, y tal vez sólo quieras los mensajes más recientes.
Establece la configuración que desees para la importación de tu equipo, y luego

continúa.

Lo único que queda es emparejar las cuentas del servidor antiguo con la nueva
cuenta de Google Workspace. Con las cuentas de Exchange, IMAP o Google Workspace,
puedes hacerlo de forma masiva subiendo un archivo .csv con las cuentas de correo
electrónico antiguas y nuevas.

Si tu equipo utilizaba anteriormente cuentas personales de Gmail, tendrás que añadir

a cada persona individualmente desde el icono + de la página. Introduce su
cuenta de Gmail y su nueva cuenta de correo electrónico en tu Google Workspace. A
continuación, toca Autorizar y accede con su cuenta de Gmail, o bien haz clic en
Autorizar, copia el enlace y envíalo a tu equipo para que acceda por su cuenta. En
cualquier caso, obtendrás un código único válido durante 10 minutos. Cópialo,
añádelo al asistente de migración de Google Workspace y Google empezará a copiar
los correos electrónicos.
 Esto llevará un tiempo -alrededor de una hora para copiar una antigua cuenta de
Gmail en nuestras pruebas- pero una vez que hayas terminado, la cuenta de correo
electrónico de G Suite de cada usuario tendrá todos los mensajes que tenía antes en
su antigua cuenta de correo electrónico.

¿Quieres migrar los contactos y calendarios de tu equipo? Sólo tienes que volver a la
página de migración de datos, seleccionar el elemento correcto y acceder a tu
servidor de Exchange como antes. Sin embargo, sólo puedes importar los calendarios
y los contactos de forma masiva desde Exchange; si tu equipo utilizaba antes Gmail u
otro servicio, cada miembro del equipo tendrá que importar sus propios datos con los
pasos que se indican a continuación. La buena noticia es que tampoco es difícil.

¿Quieres trasladar *todo a Google Workspace automáticamente? AppBridge, un servicio

que Google ha adquirido recientemente, puede migrar tus archivos y datos locales de
otras cuentas de Google, así como de Office 365, Box y otros, a tu nueva cuenta de
Google Workspace. Sin embargo, tendrás que ponerte en contacto con el equipo de
AppBridge para realizar una consulta y planificar el inicio de la migración de datos.*
Exportar todos los datos de Google Apps

(cual
quier
a)

Estos pasos funcionan muy bien para los equipos que cambian de Microsoft Exchange
a G Suite de una sola vez, pero ¿qué ocurre si estás trasladando tus cuentas
personales de Gmail o quieres importar tus propios datos a la nueva cuenta de
Google Workspace de tu empresa?.

Google tiene la herramienta perfecta para ti: Google Takeout. Desde

google.com/settings/takeout, puedes descargar casi todo desde tu cuenta de Google.

Sólo tienes que abrir la página de Takeout y acceder con la cuenta de Google desde
la que quieres exportar los datos. Si has iniciado sesión en varias cuentas de Google,
haz clic en el icono de la esquina derecha y vuelve a comprobarlo. A continuación, verás
19 aplicaciones de Google de las que puedes exportar datos, desde Gmail y Contactos
de Google hasta Blogger y Fit.
Es probable que no lo quieras todo, así que puedes tocar el botón "No seleccionar
ninguna" y luego tocar cada cuenta que quieras para añadirla a tu exportación. A
continuación, puedes elegir la configuración que desees. Para reimportar tus datos a
una nueva cuenta de G Suite, esto es lo que debes elegir:

• Gmail: La opción predeterminada de Todo el correo es estupenda, a

menos que sólo quieras mensajes específicos; en ese caso, elige las
etiquetas con los mensajes que necesites.
• Contactos de Google: Selecciona el formato de valores separados por
comas (.csv), ya que es el que necesitarás para volver a importar los
contactos a Google Contacts.
• Google Calendar: La opción predeterminada Todos los calendarios es
probablemente lo que quieres; cada uno se guardará en su propio archivo
.ical.

• Google Drive: Las opciones predeterminadas convertirán tus archivos de

Google Docs, Sheets y Slides a sus formatos de Microsoft Office. Eso
funcionará, aunque si solo quieres ver los archivos y quieres asegurarte
de que tienen el mismo aspecto que antes, puede que quieras
 seleccionar el formato PDF en su lugar.

La exportación de todos tus datos puede llevar un tiempo, por lo que Google te
enviará un correo electrónico cuando todo haya terminado. Haz clic en el enlace,
accede de nuevo y podrás descargar un archivo zip con todos tus datos exportados.
Ahora estás listo para importar todo a tu nueva cuenta de Google.

Exporta tus datos desde otras aplicaciones

¿Tienes datos de otra cuenta de correo electrónico que quieres importar a Google? A
menudo, la mejor manera de hacerlo es sincronizar tus correos electrónicos con una
aplicación de correo electrónico de escritorio y luego exportarlos. Esta es la forma
más sencilla de exportar los mensajes de iCloud, Outlook.com, Yahoo! y otras
cuentas de correo electrónico, contactos y calendarios estándar. A continuación te
explicamos cómo hacerlo:

• Microsoft Outlook: Si sincronizas tus correos electrónicos con Outlook,

puedes exportar tu correo, contactos y calendario directamente desde la
aplicación. En un Mac o PC, abre el menú Archivo, selecciona Abrir y
Exportar, luego elige Importar/Exportar y selecciona las opciones correctas
para tus archivos.
• Apple Mail: Lo mismo funciona para el correo electrónico con la
aplicación Mail de tu Mac. Abre Mail, selecciona Buzón, luego selecciona
Exportar Buzón y sigue las instrucciones. También encontrarás opciones
similares en las aplicaciones Calendario y Contactos.

O bien, puede que no tengas que exportarlos. Solo tienes que sincronizar los correos
electrónicos con tu aplicación de correo, y luego pasar al siguiente paso.
En realidad, no hay una forma integrada de importar correos electrónicos por tu
cuenta a Gmail. Sin embargo, hay una solución, la misma solución para exportar tus
correos electrónicos desde la mayoría de las cuentas de correo electrónico.

Sólo tienes que acceder a tu nueva cuenta de Google y a tu antigua cuenta de correo
electrónico en una aplicación de correo electrónico de escritorio como Outlook en un
PC o Mail en un Mac. Una vez que tus correos electrónicos se hayan sincronizado,
selecciona las carpetas de correos electrónicos que quieras mover de tu antigua
cuenta y arrástralas a tu nueva cuenta de Google Workspace o Gmail. Deja la
aplicación por un tiempo y deja que se sincronice; puede tomar un tiempo copiar todo
si tu cuenta de correo electrónico tiene años de mensajes.

Una vez que haya terminado la sincronización, abre tu nueva cuenta de Gmail y verás
todos tus antiguos correos electrónicos organizados con etiquetas en lugar de tus
antiguas carpetas. Además, podrás buscar entre todos tus mensajes antiguos o
responder para reiniciar una antigua conversación, tal y como podías hacer en tu
antigua cuenta.

Importar tus contactos de Google

Google Contacts facilita un poco la importación, al menos desde su versión antigua.

Sólo tienes que abrir Google Contacts en contacts.google.com, y tocar el botón Ir a la
versión antigua en la parte inferior izquierda (o hacer clic aquí para abrir
directamente la versión antigua.

En el menú, haga clic en Más y luego seleccione Importar. Puedes importar un archivo
.csv de tus contactos, el formato que la mayoría de las aplicaciones de correo
electrónico y contactos utilizan para almacenar tu archivo de contactos. Si has
guardado tus contactos en una hoja de cálculo, puedes importarla con la misma
facilidad. También puedes importar archivos individuales de contactos v Card, pero la
importación de una hoja de cálculo será la más rápida.

Importar tus calendarios de Google

La importación de calendarios de Google funciona de forma muy similar. Solo tienes que
abrir calendar.google.com, tocar la flecha hacia abajo junto a la lista Otros
calendarios en la barra lateral y seleccionar Importar calendario.

A continuación, puedes seleccionar el archivo de exportación de tu calendario y elegir a

cuál de tus calendarios quieres añadir los eventos importados. Si los quieres en su
propio calendario, vuelve atrás y crea un nuevo calendario desde el menú que hay
junto a la lista de Mis Calendarios, y luego importa el antiguo calendario a ese
calendario que acabas de crear.

Google Calendar está repleto de prácticas funciones ocultas;

a continuación, te explicamos cómo utilizarlas.
 Importar tus archivos de Google Drive

Migrar los archivos de Google Drive es un poco como trasladar tus correos
electrónicos de Gmail. La mejor opción es simplemente arrastrar los archivos desde tu
antigua aplicación de almacenamiento de archivos y soltarlos en Google Drive. Si
tienes una cuenta antigua de Google Drive, Dropbox, Box o OneDrive, primero
tendrás que sincronizarlos con tu ordenador o descargar un archivo completo de tus
archivos. A continuación, instala la aplicación de Google Drive y arrastra y suelta los
archivos allí, o simplemente arrástralos a Google Drive en tu navegador.

La sincronización de los archivos tardará un poco, probablemente más que la

sincronización de tus correos electrónicos con Gmail, pero tendrás todo en el lugar
que quieres.
Si tienes archivos de Google Docs, hojas de cálculo y presentaciones de una cuenta
anterior, la mejor opción podría ser simplemente compartirlos con tu nueva cuenta.
Abre tu antigua cuenta de Google Drive, selecciona los archivos que quieras
compartir y, a continuación, compártelos con tu nueva dirección de correo electrónico de
Google Workspace. Ahora puedes abrir esos archivos desde cualquiera de las dos
cuentas, y podrás editarlos en las aplicaciones de Google Docs sin que se produzcan
los cambios de importación/exportación que podrían producirse de otro modo.

Haz una copia de seguridad automática de tus

datos de Google

Ahora que tus datos están donde quieres, es el momento de pensar en el futuro.
Haces copias de seguridad de tu ordenador con regularidad (o al menos deberías
hacerlo). Sin embargo, con la mayoría de nuestros datos importantes en las
aplicaciones hoy en día, es igualmente importante hacer una copia de seguridad de
tus aplicaciones.

Podrías exportar tus datos con Google Takeout todos los meses, y tal vez establecer
un recordatorio en el calendario para asegurarte de que no se te olvida. O bien,
podrías automatizarlo para asegurarte de que siempre tienes una segunda copia de
tus datos más importantes. La forma más sencilla de hacerlo es con los flujos de
trabajo automatizados de Google de Zapier, que pueden copiar los nuevos datos a
otra aplicación en cuanto se añaden a tu cuenta de Google.
 Digamos que quieres guardar una copia de los correos electrónicos personales que
recibes en tu cuenta de trabajo. Solo tienes que añadirles una etiqueta y hacer que
Zapier observe esa etiqueta y reenvíe los correos electrónicos a tu cuenta personal
de Gmail automáticamente. O bien, Zapier podría guardar esos correos electrónicos
en una libreta, o registrarlos en una hoja de cálculo para tener una copia de
seguridad del correo electrónico más accesible.

Zaps:

• Enviar correos electrónicos basados en el contenido de Gmail

• Guardar los correos electrónicos de Gmail en Evernote.
• Añadir nuevas filas a las hojas de cálculo de Google para los
nuevos correos electrónicos de Gmail

Los contactos de Google son aún más fáciles. Su formato de exportación por defecto
es una hoja de cálculo .csv, así que basta con que Zapier guarde cada nuevo contacto
en una hoja de cálculo, quizás al final del archivo de Contactos que acabas de
exportar, y siempre tendrás una lista de contactos completa para importar en
cualquier lugar. O bien, puedes hacer que Zapier copie los nuevos contactos de tu
cuenta de trabajo a tu cuenta personal para que puedas enviar correos electrónicos a
los clientes potenciales desde cualquier lugar.

Zaps:

• Añadir contactos de Google a las hojas de cálculo de Google

• Copiar nuevos contactos de Google a otra cuenta de contactos de
Google

Para los eventos de Google Calendar, la mejor copia de seguridad podría ser
simplemente mantener dos cuentas y hacer que Zapier copie los nuevos eventos en
cada una de ellas.

Zaps:

• Copiar nuevos eventos de Google Calendar a otro Google Calendar

• Añadir notas de OneNote para los próximos eventos de Google Calendar
 • Añadir eventos de Office 365 desde nuevos eventos de Google Calendar

Y en el caso de Google Drive, Zapier puede copiar los archivos nuevos en su otro
servicio de almacenamiento en la nube para obtener una copia adicional. Incluso
puedes añadir un filtro a tu Zap para buscar archivos de Google Docs y Google
Sheets, y guardarlos en sus formatos de Office para que puedas abrirlos en cualquier
lugar.

Zaps:

• Copiar nuevos archivos de Google Drive a Dropbox

• Copiar nuevos archivos de Google Drive a OneDrive
• Copiar nuevos archivos de Google Drive a una carpeta de Box
• Copiar nuevos archivos de Google Drive a otra carpeta de Google Drive

Archivar toda la cuenta de Google Workspace con Google Vault

(Admin)

¿Necesitas mantener un archivo de los datos de todo tu equipo, quizás por motivos
legales? Google Vault es un nuevo servicio que, por un precio adicional de 5 dólares
al mes por usuario, permite guardar un archivo detallado de todos los correos
electrónicos y mensajes de chat enviados por tu equipo.

Vault puede registrar los mensajes de correo electrónico y los chats de su empresa
de forma indefinida, o durante el intervalo de tiempo que necesite. A continuación,
puede utilizar la búsqueda para examinar todos los mensajes de la empresa en busca
de términos o plazos específicos, con pistas de auditoría para ver lo que se ha
buscado y a lo que se ha accedido. Es una forma avanzada de gestionar los datos de
tu equipo, perfecta para la rendición de cuentas y las auditorías legales.

La cuenta de Google Workspace de tu equipo está configurada, con los datos de

todos importados y un sistema para hacer copias de seguridad en adelante. Ahora, es
el momento de que todos trabajen juntos.

Capítulo 4: Personalizar G Suite y

compartir todo con su equipo
Añade a Google Workspace firmas de correo electrónico de la empresa,
plantillas de documentos, calendarios de eventos y mucho más.

Lo mejor de utilizar Google Workspace con el .com de tu empresa es que tu equipo

puede trabajar mejor de forma automática. Por defecto, las cuentas de Gmail de tu
equipo tendrán las direcciones de correo electrónico de todos los miembros del
equipo, y cualquiera puede compartir un archivo con todo el equipo en un par de
clics.

Sin embargo, con un poco más de tiempo de configuración, puedes hacer que Google
Workspace sea aún mejor para la colaboración. Puedes hacer que tu equipo comparta
los mismos eventos del calendario, las firmas de correo electrónico y los archivos del
equipo sin necesidad de volver a compartir cada elemento con cada nuevo miembro
del equipo.
 A continuación, te explicamos cómo configurar el Google Workspace de tu equipo
para que funcione mejor.

Nota: Para configurar la mayoría de estas funciones, necesitarás ser

administrador de Google Workspace; hemos indicado qué opciones
necesitan acceso de administrador al principio de las secciones. Además,
ten en cuenta que algunas de estas funciones no están disponibles en las
antiguas aplicaciones gratuitas de Google. por lo que tendrás que
actualizarte a una edición de pago de Google Workspace si quieres esas
funciones.

Añadir un pie de página personalizado para las cuentas de Gmail de

tu equipo (administradores).
Es probable que Gmail sea la primera aplicación de Google Workspace que
utilices cuando te registres en una nueva cuenta de Google Workspace de la
empresa, y por una buena razón. El correo electrónico sigue siendo la forma
más fácil de comunicarse con cualquier persona en línea, y es su pasaporte
en línea de muchas maneras. La mayor parte del resto de las cuentas de la
empresa, así como la mayor parte de las comunicaciones con personas ajenas
a la empresa, pasarán por la cuenta de Gmail de la empresa.

Por ello, como administrador, querrá que los correos electrónicos de su

equipo tengan un aspecto coherente y profesional.

Tal vez quiera añadir el logotipo de su empresa al final de cada correo electrónico,
junto con su sitio web y su eslogan. Dependiendo de tu sector, puede que tengas que
añadir también un aviso legal al final de todos los correos electrónicos de tu empresa.

No te preocupes. Todo lo que tienes que hacer es añadir un pie de página

personalizado a las cuentas de Gmail de tu equipo. Los miembros del equipo pueden
seguir añadiendo sus propias firmas a sus correos electrónicos, pero el pie de página

de tu empresa aparecerá siempre debajo de su firma y se añadirá a todos los correos

electrónicos que envíe tu equipo.
Añadir un pie de página personalizado a Google Workspace Gmail es fácil. Sólo tienes
que abrir el administrador de Google Workspace de tu equipo en
admin.google.com/AdminHome, seleccionar Apps, elegir Gmail y abrir la configuración
avanzada. Desplázate hacia abajo hasta la sección Cumplimiento y encontrarás la
configuración de Adjuntar pie de página, o simplemente busca pie de página para acceder
a esa sección. Pulsa "Configurar" y añade un nombre para el pie de página.

A continuación, puedes añadir lo que quieras al pie de página en un editor clásico al

estilo de Gmail. Hay opciones para establecer el color de fondo y de primer plano,
junto con las opciones estándar de formato de texto. Sin embargo, los atajos de
teclado no son compatibles, así que tendrás que hacer clic en el icono B para añadir
texto en negrita, por ejemplo.

¿Quieres incluir una imagen en las firmas de tu empresa? Sube primero la foto a tu
propio servidor o a otro servicio de intercambio de imágenes y copia el enlace a la
foto. A continuación, haz clic en el icono de la foto en el editor de firmas y pega el
enlace de la imagen. Para añadir un enlace a la imagen, selecciona la imagen
pulsando Shift y tu tecla de flecha mientras escribes en el editor, luego haz clic en el
icono de la cadena y añade el sitio de tu empresa para que la gente pueda abrirlo
haciendo clic en el logotipo en tus correos electrónicos.
Por último, marque el botón Añadir el pie de página a los mensajes que se envíen dentro
de su organización si desea que este pie de página se añada a los correos electrónicos
entre los miembros de su equipo, o déjelo sin marcar para que sólo se añada este pie
de página cuando se envíen correos electrónicos a personas ajenas a su empresa.

Como de costumbre, guarde su configuración al final, y dentro de una hora el pie de

página aparecerá para todos los correos electrónicos de su equipo. Cada uno de ellos
puede añadir su propia firma, pero el pie de página de tu empresa aparecerá siempre
debajo de su propia firma. Es una forma sencilla de marcar los correos electrónicos de
tu equipo y de asegurarte de que cumplen con los avisos legales que debes mostrar.

¿Gestionas tu Google Workspace a través de las API de Google? Puedes utilizar la API
de Gmail para añadir una firma predeterminada para cada usuario, aunque si utilizas
este método, los miembros de tu equipo pueden editar o eliminar la firma de sus
propias cuentas.

Envía correos electrónicos a todos los miembros de

tu equipo a la vez con Grupos de Google
(administradores y usuarios)
Grupos de Google es una de las aplicaciones más útiles de Google, aunque aparentemente
olvidada, y es la mejor manera de enviar correos electrónicos a todos los miembros de
tu equipo. Es, en muchos sentidos, una aplicación de foro tradicional. Cualquier
persona en su empresa puede crear un nuevo grupo y compartirlo con su equipo,
y luego puede seguir el grupo por correo electrónico o comprobando las respuestas
en línea.

O, como administrador de Google Workspace, puedes crear un grupo para toda la

empresa para compartir cosas con todo el equipo. Añadirás un nuevo grupo, le darás una
dirección de correo electrónico como [email protected] y, a continuación, cada vez
que necesites compartir algo con el equipo, podrás enviar un correo electrónico a esa
dirección y Google compartirá el mensaje con todos los miembros de tu empresa.

Consejo: aunque no quieras enviar correos electrónicos

a todo tu equipo a la vez, crear un grupo sigue siendo útil
porque puedes utilizar la dirección de correo electrónico
del grupo para compartir eventos de Google Calendar,
 archivos y carpetas de Google Drive, etc.

Sin embargo, primero tendrás que añadir la aplicación Grupos de Google a tu panel de
administración de Google Workspace. Solo tienes que abrir el panel de administración
de Google Workspace, hacer clic en Más controles en la parte inferior y arrastrar el
icono de Grupos a la configuración principal.
Ahora, haz clic en el icono de Grupos, y haz clic en el icono + de la parte inferior
derecha para añadir un nuevo grupo. Dale un nombre al grupo, añade una dirección de
correo electrónico y una descripción. En la parte inferior, marca Añadir todos los
usuarios para asegurarte de que todas las personas de tu empresa se añaden a este
grupo automáticamente.

Sugerencia: Si marca *Añadir todos los usuarios, los nuevos usuarios

que se añadan a su cuenta de Google Workspace en el futuro también se
añadirán automáticamente a este grupo.*

A continuación, puede elegir los ajustes de publicación para crear su grupo:

• Público para que cualquier persona de su empresa pueda unirse, leer y

publicar mensajes: es la opción por defecto.
• Equipo para que sólo los administradores puedan invitar a personas,
pero cualquier miembro puede publicar y leer mensajes. Esta opción le
permite invitar a su grupo a personas ajenas a su equipo de Google
Workspace, quizás como una forma de compartir correos electrónicos
con su equipo y sus socios.
• Sólo para anuncios, de modo que cualquier persona de su empresa
puede unirse y leer los mensajes, pero sólo los administradores pueden
publicar mensajes y ver la lista de miembros.
• Restringido para que sólo los administradores puedan invitar a la
gente, pero cualquier miembro puede ver la lista de miembros, leer y
publicar mensajes.

Un grupo restringido o de sólo anuncios probablemente tenga más sentido para los
anuncios de la empresa; una lista pública podría tener sentido para compartir
lanzamientos de productos o hacer listas menos exclusivas. Los grupos de equipo son
ideales para que los equipos más pequeños de la empresa colaboren.

Una vez hecho esto, sólo tienes que abrir tu cuenta de Google Workspace Gmail y
enviar un mensaje a tu nuevo correo electrónico de grupo. Segundos después, todos
los miembros de la empresa recibirán ese mensaje en su bandeja de entrada y sus
respuestas se compartirán con todos.
Para modificar la configuración de los grupos de Google de tu empresa, vuelve al panel
de control de Google Workspace, selecciona Aplicaciones, luego Google Workspace y
haz clic en la opción Grupos para empresas. Esto te permitirá configurar en toda la
empresa el tipo de grupos que se pueden crear y habilitar los grupos públicos para
compartir información en Internet. Pero ten cuidado: es probable que no quieras que los
correos electrónicos de toda la empresa se publiquen en línea.

Consejo: ¿Quieres leer los mensajes de tu grupo en tu navegador? Sólo

tienes que ir a
groups.google.com/a/yourdoma sustituyendo tudominio.com por tu dominio de
Google Workspace, y tugrupo por la dirección de correo electrónico de tu
grupo con el @tudominio.com.

Comparte los contactos de Google con todo tu

equipo

Querrás que todo tu equipo pueda estar en contacto con los demás fácilmente. Los
Contactos de Google de Google Workspace te lo ponen fácil al compartir
automáticamente toda la información de contacto de la empresa con todos los
miembros del equipo. Sólo tienes que abrir Google Contacts y, por ahora, seleccionar
la opción Ir a la versión antigua para obtener las funciones de uso compartido. Allí,
selecciona el grupo Directorio en el menú de la izquierda y podrás ver los nombres de
los miembros de la empresa, sus correos electrónicos y otros datos de contacto
compartidos. ¿Quieres guardar un contacto en tus propias listas de contactos? Sólo
tienes que seleccionarlos y añadirlos al grupo que quieras.

Por defecto, los Contactos de Google de Google Workspace añadirán a cada miembro del
equipo al directorio, mostrando su dirección de correo electrónico y sus perfiles de
dominio. En la configuración de los Contactos de Google de Google Workspace,
puedes optar por ocultar la información de contacto si lo deseas. También puedes
habilitar los contactos compartidos de dominio, y así podrás compartir otros
contactos, como los de proveedores y vendedores, con toda la empresa. La única
pega es que requiere un poco de trabajo.

Compartir contactos de Google a través de los contactos

compartidos del dominio (administradores).
¿Quieres compartir un conjunto de contactos externos con todo tu equipo por
defecto? Sólo hay una manera de hacerlo: Añadir contactos compartidos de dominio
a tu cuenta de Google Workspace. Esto, por desgracia, es más complicado de lo que
parece.

La única forma oficial es añadir contactos compartidos de dominio con el API de

Google. Mediante una API de estilo ATOM (similar a un canal RSS), enviarás nuevos
contactos a tu cuenta de Google Workspace, que aparecerán automáticamente en las
cuentas de Google Contacts de toda la empresa si habilitas los contactos compartidos
de dominio en el paso anterior. Puedes añadirlos con tu propia aplicación, o puedes
añadir contactos de dominio compartidos desde el Terminal utilizando CURL con esta
guía de StackOverflow.

Otra opción es utilizar una aplicación de terceros de Google Workspace Marketplace

para añadir y gestionar los contactos del dominio compartido. Las mejores
opciones para esto hoy en día incluyen:

• Servicio de contactos compartidos (99 $ de pago único) para una

interfaz al estilo de Google Contacts para ver y editar el dominio y los
contactos compartidos de tu equipo.
• CloudPages (3,50€/año por usuario) para importar en bloque los
contactos compartidos y permitir que cualquier usuario de tu equipo
 comparta sus contactos con la empresa o con otros miembros del
equipo.

Compartir contactos de Google con miembros específicos del

equipo (cualquiera).
Otra opción un poco más sencilla es utilizar la propia opción de compartir de Google

Contact. Escondida en el menú hay una opción para delegar contactos. Esto te
permite compartir todos tus contactos con otra persona de tu empresa, tal vez para
compartir todos tus contactos con otros miembros del equipo de marketing. Lo mejor
de todo es que cualquier persona, incluso los que no son administradores de Google
Workspace, pueden añadir esto a su cuenta.

Sólo tienes que abrir tu cuenta de contactos de Google Google Workspace y hacer
clic en el menú desplegable Más. Selecciona Gestionar la configuración de la
delegación para compartir tus contactos. Allí verás un panel de uso compartido
estándar al estilo de Google Docs, donde puedes añadir la dirección de correo
electrónico de Google Workspace de cualquier miembro del equipo junto con un
mensaje opcional para compartir tus contactos.

Una vez que lo hayas hecho, los miembros del equipo con los que hayas compartido
los contactos verán todos tus contactos de Google Workspace, junto con las
actualizaciones que hagas o los nuevos contactos que añadas. Incluso pueden añadir
contactos y actualizaciones por ti, para mantener todo al día.

Es más manual, ya que tendrás que añadir a cada nuevo miembro del equipo, y no
 hay forma de compartir sólo una parte de tus contactos, pero es una forma útil de
colaborar.

Añadir flujos de trabajo de Google Contacts para compartir nuevos

contactos (cualquiera).

Otra opción medio automatizada y medio manual es compartir contactos con un flujo
de trabajo de Zapier. Solo tienes que configurar el flujo de trabajo que aparece a
continuación y, cada vez que añadas un nuevo contacto a tu cuenta de Google
Contacts, Zapier podrá copiarlo a otra cuenta de Google Contacts, una forma perfecta
de añadir nuevos contactos a las cuentas de los miembros de tu equipo si todos
necesitáis compartirlos.

Puedes crear una nueva cuenta de Google Workspace para una cuenta de Google Contacts de grupo y utilizar
una contraseña en ella que puedas compartir con todos los miembros de tu equipo. Siempre que quieras
añadir un nuevo contacto que se comparta con todo el equipo, inicia sesión en esta cuenta de Google
Workspace compartida y añade el contacto allí para que cualquier persona con sus datos de acceso pueda
verlo. A continuación, cada miembro del equipo puede añadir sus propios flujos de trabajo de Zapier para
copiar los contactos compartidos que necesiten a su cuenta personal de Google Contacts, o bien podrían
"delegar" los contactos de la cuenta compartida a su cuenta personal para verlos juntos. La empresa tendría
que pagar una cuenta adicional de Google Workspace al mes, pero sería una forma de crear una cuenta
compartida que permitiera a todos colaborar en los contactos compartidos.

Zap:
• Copiar nuevos contactos de Google a otra cuenta de contactos de Google

Consejo: ¿Necesita colaborar más con sus contactos? La mejor opción

es actualizar tu equipo con una aplicación de CRM o gestor de relaciones
con los clientes. Echa un vistazo a nuestro.

Cree documentos coherentes con las plantillas de Docs para toda la empresa
(cualquiera)
Una opción aún más sencilla es compartir plantillas de archivos con tu equipo, algo
que cualquiera en un equipo de Google Workspace puede hacer por defecto. Puedes
hacer cualquier documento, hoja de cálculo, presentación o formulario que quieras,
incluyendo texto, formato, imágenes y cualquier otra cosa que necesite tu
documento. A continuación, puedes compartir ese elemento como plantilla con tu
equipo en unos pocos clics.

Para crear una nueva plantilla, primero haz el documento, la hoja de cálculo o la
presentación que deseas convertir en una plantilla. A continuación, abre tu cuenta de
Google Workspace Google Drive, haz clic en Nuevo y pasa el ratón por encima del
icono de la aplicación del tipo de documento que quieres compartir. Haz clic en la

flecha que aparece y selecciona Desde una plantilla.

La primera vez que hagas clic en eso, si nadie más en tu equipo ha añadido una
plantilla, verás una página en blanco diciendo que no hay plantillas disponibles. De lo
contrario, es posible que veas algunas plantillas ya hechas por otros miembros de tu
equipo o por Google. En cualquier caso, haz clic en el botón Enviar plantilla para
empezar a convertir tu archivo en una plantilla.

Selecciona el archivo de Google Drive, luego marca la opción Enviar una copia de
este archivo y añade el nombre que quieres usar para la plantilla. Añade una
categoría para la plantilla y envíala.
 Después, la próxima vez que tú o cualquier otra persona de tu equipo cree un
documento nuevo, verás esa plantilla junto con las demás plantillas que Google ha
añadido a tu cuenta. Haz clic en la plantilla para hacer una nueva copia de ese
documento, y no dudes en editar cualquier cosa: el documento original está a salvo
en su carpeta original.

Consejo: ¿No quieres que tu equipo comparta plantillas de documentos? Abre

la configuración de Google Drive y Docs en Google Workspace, selecciona
*Plantillas y desmarca la opción Habilitar plantillas
personalizadas. También puedes añadir nuevas categorías
para ayudar a organizar las plantillas, si quieres
mantenerlas habilitadas.

Ayude a su equipo a trabajar mejor en Google

Workspace
El trabajo en equipo no tiene por qué ser tan difícil. Las aplicaciones de Google están
diseñadas para compartir, pero fuera de la caja no trabajan juntas tanto como se
esperaría.

Lleva un poco de tiempo extra configurar todo para compartirlo, pero con el tiempo
valdrá la pena al hacer de Google Workspace un lugar aún mejor para trabajar juntos.

Su equipo está a punto de sumergirse en sus nuevas cuentas, pero antes tendrá que
enseñarles a utilizar Google Workspace. Tal vez tenga que enumerar las políticas y
los procedimientos estándar de su empresa, o compartir recursos internos.

Google Sites es una de las mejores formas de hacerlo, como una simple intranet para
tu empresa-así que en el siguiente capítulo, vamos a construir un sitio en Google
Sites. Sólo te llevará 5 minutos más, de verdad.

Créditos de las imágenes: Foto del encabezado a través del sitio de Google
Workspace.
Manual para navegar en Internet
 Capítulo 1

Introducción

Hace unos años, la forma que más utilizada para compartir información entre computadoras era grabar los
archivos en algún medio de almacenamiento externo. De esta forma, los archivos se podían acceder más
tarde desde otra computadora. Un documento que una persona creaba en su computadora podía ser obtenido
por una impresora o corregido desde otra computadora.

Se dio un paso adelante cuando aparecieron las primeras redes de computadoras. Muchas computadoras
podían transferir información entre ellas. Esto agilizaba considerablemente el trabajo en las oficinas o en los
centros de investigación.

Hoy en día, todas las grandes empresas tienen las computadoras conectadas por Red. De esta forma, una
sucursal en Barcelona puede acceder a los datos de la sucursal en alguna provincia Argentina, por ejemplo.
Los cajeros automáticos consultan la información de una cuenta bancaria a través de una Red de
computadoras que une todos los cajeros del país.

Objetivos

En esta unidad se pretende que los alumnos logren:

 Comprender a qué se denomina red de computadoras.

 Describir ventajas y desventajas de utilizar una red de computadoras.

 Describir y diferenciar los conceptos: protocolos TC/IP, modelo cliente/servidor,

direcciones IP y nombre de dominio.

 Identificar y reconocer las distintas topologías de red. Diferenciando entre topología

lógica y física.

 Identificar los distintos dispositivos necesarios para la conexión a Internet.

 Nombrar y describir los distintos servicios que brinda Internet.

 Reconocer las características del servicio WWW de Internet.

  Describir la utilidad de un navegador y un buscador Web. Diferenciar y ejemplificar.

Esquema

11. ¿Qué es internet?

Algunos definen Internet como "La Red de Redes", y otros también la definen como "La
Autopista de la Información".

Efectivamente, Internet es una Red de Redes porque está hecha a base de

unir muchas redes locales de computadoras, o sea de unas pocas
computadoras en un mismo edificio o empresa. Además, ésta es "La Red de
Redes" porque es la más grande. Prácticamente todos los países del mundo
tienen acceso a Internet. Por la Red Internet circulan constantemente
cantidades increíbles de información. Por este motivo se le llama también La
Autopista de la Información. Se dice "navegar"

porque es normal el ver información que proviene de muchas partes distintas del Mundo en una sola sesión.

Una de las ventajas de Internet es que posibilita la conexión con todo tipo de computadoras, desde las
personales, hasta las más grandes que ocupan habitaciones enteras. Incluso se puede ver conectados a la Red
cámaras de vídeo y robots. Internet es una red de alcance mundial que une una gran cantidad de redes
grandes de computadoras. Esto afecta al usuario de Internet, puesto que le permite contactar con gente y
computadoras de todo el mundo desde su propia casa.
 11.1 ¿Qué se necesita para conectarse a Internet?

Para conectarse a Internet se necesitan varios elementos. Hay algunos elementos que varían según el tipo de
conexión que elijamos y otros que son comunes. Vamos a ver de forma genérica los distintos elementos y
cuando hablemos de cada tipo de conexión los veremos de forma detallada. En general, necesitaremos una
terminal, una conexión, un módem, un proveedor de acceso a Internet y un navegador.

Terminal es el elemento que sirve al usuario para recibir y enviar información. En el caso más común el
terminal es una computadora personal, pero también puede ser una televisión con teclado o un teléfono
móvil. La calidad del acceso a Internet es la velocidad de la conexión, y ésta depende del tipo de conexión
que utilicemos, no de la computadora; por lo que es preferible gastar en un buen monitor más que en un
procesador muy potente. Lo que hay que tener claro es que para que Internet vaya rápido lo que importa es
tener una conexión rápida, una computadora rápida no sirve de mucho por sí solo.

Monitor Un monitor de 24" nos permitirá trabajar con una resolución más alta (por ejemplo 1920x1080
pixeles) con lo cual veremos las imágenes más nítidamente y tendremos más sitio en la pantalla para tener
varias ventanas abiertas a la vez. Con un monitor de 15" la resolución recomendada es de 800x600. El
número de colores depende de los que pueda soportar la tarjeta gráfica, pero suele ser bastante alto en la
mayoría de los casos.

Conexión la comunicación entre nuestra computadora e Internet necesita transportarse a través de algún
medio físico. La forma más básica es a través de la línea telefónica, pero como veremos más adelante
también puede ser a través de otros medios.

Módem es el elemento que permite establecer la conexión entre nuestra PC y la línea telefónica o de
transmisión. La PC trabaja con información digital (ceros y unos) mientras que las líneas telefónicas
trabajan normalmente de forma analógica (diferentes amplitudes y frecuencias de onda). El módem permite
transformar la información analógica a digital y viceversa, de ahí su nombre, Modulador Demodulador.
Según el tipo de conexión a Internet que elijamos tendremos que utilizar un tipo de módem distinto, un
módem para línea telefónica básica no sirve para una línea ADSL. Para conexiones por línea telefónica se
puede utilizar un módem telefónico externo de 56 Kbps. Aunque en este caso el módem puede ser interno, si
va instalado dentro de la computadora, que es la opción más común.

11.2 Servicios de Internet

Las posibilidades que ofrece Internet se denominan servicios. Cada servicio es una manera de aprovechar la
Red. Una persona podría especializarse en el manejo de sólo uno de estos servicios sin necesidad de
saber
nada de los otros. En las secciones que siguen se mencionarán en detalle los servicios más
importantes brindados por Internet.

A continuación se mencionan los servicios más conocidos a los que tienen acceso los usuarios de Internet:
Servicios de comunicación (E-mail, Chat, Foro).

Servicios de recuperación de la información

(FTP). Servicios de búsqueda de información
(Google, Yahoo). Servicios de acceso remoto
(Telnet).

Servicios de información hipertexto/hipermedia (WWW).

Servicios de almacenamiento de información (Dropbox, Skydrive, Google Drive).

 La World Wide Web, o WWW se inventó a finales de los 80 en el CERN, el Laboratorio

de Física de Partículas más importante del Mundo. Se trata de un sistema de distribución de
información similar a una revista. En la Red quedan almacenadas lo que se llaman Páginas
Web, que no son más que páginas de texto con gráficos o fotos. Aquellos que se conecten a
Internet pueden pedir acceder a dichas páginas y éstas aparecerán luego en la pantalla de su
computadora. Este sistema de visualización de la información revolucionó el desarrollo de
Internet. A partir de la invención de la WWW, muchas personas empezaron a conectarse a
la Red desde sus domicilios, como mero entretenimiento. Internet recibió un gran impulso,
hasta el punto de que hoy en día casi siempre que hablamos de Internet, nos referimos a la
WWW.

 El Correo Electrónico (E-mail) nos permite enviar cartas escritas con la computadora a
otras personas que tengan acceso a la Red. Las cartas permanecen acumuladas en Internet
hasta el momento en que se desee. Es entonces cuando son enviadas a la computadora del
destinatario para que pueda leerlas. El correo electrónico es casi instantáneo, a diferencia
del correo normal, y además muy barato. Es posible el intercambio de e-mail con cualquier
persona del Mundo que disponga de conexión a Internet.

 El FTP (File Transfer Protocol) nos permite enviar y recibir archivos de datos por
Internet. Básicamente, el servicio de FTP se realiza a través de un programa FTP que se
 encuentra en un servidor y que se encarga de gestionar todas las transacciones que solicita
el cliente.

Para poder acceder a un servidor FTP es necesario conocer la dirección de dicho servidor. Luego el
acceso se puede realizar de dos maneras diferentes:

 Por medio de un browser, en este caso es necesario anteponer a la dirección del

servidor en la barra de direcciones lo siguiente: ftp://. Con esto le estamos indicando
al browser que vamos a usar otro protocolo ya que no estamos por acceder a una
página web.

 Por medio de un cliente de FTP. Estos son programas específicos que nos facilitan
el uso de este servicio. En general estos programas presentan dos ventanas. En una
se muestran los datos que se encuentran en el servidor remoto y en la otra se
muestran los datos disponibles en la maquina local.

Una vez que hayamos accedido al servidor, este nos va a pedir que ingresemos el nombre de usuario
y contraseña. Existen dos tipos de acceso a un servidor FTP:

 Público, o también conocido como anónimo. En este caso debemos ingresar como
nombre de usuario la palabra “anonymous” y como contraseña nuestra dirección de
e-mail. Este tipo de acceso permite a cualquier usuario acceder a la información
disponible en el servidor.

 Privado, para los casos en que el administrador del servidor FTP no desee colocar
la información en forma pública y solo quiera que un grupo pequeño de usuarios
puedan acceder a dicha información. Aquí se les suministra a los usuarios
seleccionados, en forma privada, un nombre de usuario y una contraseña.

Finalmente, dos operaciones de transferencia de archivos son posibles, estas son:

 Download o bajada, cuando se produce una transferencia desde el servidor hacia la

maquina local.

 Upload o subida, cuando la transferencia se realiza desde la maquina local hacia el

servidor.

 Terminal remota (Telnet) cuando se estableció el protocolo TCP/IP, se estableció la

 herramienta para poder operar en forma remota una computadora conectada a una red
en cualquier lugar del mundo.

El modo más modesto de utilizar remotamente una computadora conectada a una red es Telnet,
que consiste en conectarse a la misma por intermedio de dicha red a través del protocolo TCP/IP.
De esta manera se puede usar una PC común, y operar cualquier computadora del planeta (si se
tiene el permiso de acceso correspondiente). Una de las posibilidades que nos brinda Internet es
la de poder utilizar una computadora al otro lado del mundo como si fuera la del otro lado del
pasillo.

A estas conexiones remotas se las denomina “Login Remoto“. Puede usar la computadora remota
de dos maneras diferentes:

1. Puede conectarse a una computadora (que tenga sist. operativo UNIX) en la que Ud.
tenga una cuenta. (significa que debe tener un identificador de usuario y una palabra
clave). Una vez iniciada la sesión, se puede utilizar la computadora normalmente.

2. Hay muchas computadoras de Internet que ofrecen algún tipo de servicio a través de
Telnet. Estos sistemas están disponibles para cualquier usuario y normalmente no
requieren una palabra clave.

Ej.: telnet gopher.unsl.edu.ar (Trabajará con el gopher de la U.N.S.L.)

El tráfico de la red Internet suele ser muy alto y la respuesta de una computadora muy alejada puede ser
lerda. Cada vez que se pulsa una tecla en nuestra computadora, ésta se envía a la computadora remota. Cada
vez que la computadora remota produce una respuesta, se envía a nuestra computadora que la muestra en
pantalla. Por ese motivo, aparecerá ese pequeño retardo entre el lapso de la presión de una tecla hasta la
visualización de ésta en nuestra pantalla.

 CHAT es un servicio en tiempo real que nos permite comunicarnos con otras personas en
cualquier parte del mundo que estén usando el mismo servicio en ese mismo instante.

Los servidores de CHAT se organizan por medio de salas temáticas, las cuales son administradas por
moderadores que son los que se encargan de que se cumplan las reglas específicas de cada sala.

Este servicio en general es accesible a través de la WWW. Solo hay que saber la dirección URL de algún
sitio que provea dicho servicio. Por Ej.: https://www.msn.com o https://login.live.com. También es posible
usar algún programa específico para acceder al CHAT.
  Servicios de Almacenamiento es un servicio que provee el
procesamiento y almacenamiento masivo de datos en
servidores que alojen la información del usuario, se lo conoce
también como “La nube”.

La idea detrás de todo esto nace en el acceso instantáneo y en todo

momento a los datos, estés donde estés y a través tanto de dispositivos
móviles (teléfonos inteligentes, tabletas, etc.), como de computadoras
de escritorio o notebooks. Se está utilizando la nube a diario. Uno de
los ejemplos más claros es el uso de correo electrónico a través del
navegador.

El almacenamiento en la nube o (Cloud storage) es un modelo de almacenamiento basado en redes, en el

cual los datos están alojados en espacios de almacenamiento virtuales. El almacenamiento en la nube provee
al usuario de agilidad, escalabilidad, elasticidad y multiposesión.

: es un conjunto de aplicaciones disponibles en web (http://dropbox.com) y versiones

para PC, celulares y tablets que permiten tener una copia de archivos en Internet, siendo sencillo
recuperarlas en cualquier momento. También ofrece la posibilidad de compartir archivos con otras personas
sin tener que adjuntarlos en e-mails, siendo ideal para distribuir de forma pública o privada ficheros de gran
tamaño.

Dropbox es gratuito para los usuarios que no necesiten más de 2 Gigas de espacio en su cuenta. Este espacio
puede ampliarse de varias formas, siendo las invitaciones a amigos una de las más comunes.

No solamente se encarga de tener un backup de fotos, documentos, vídeos y demás archivos, también es
responsable por mantener dicha copia constantemente actualizada. Solo tenemos que indicar, en la
aplicación instalada de la PC, cuál es el directorio que debe analizarse constantemente en busca de
actualizaciones. De esta forma, cuando se guarda, actualiza o elimina un nuevo archivo en el directorio
especificado, Dropbox detectará la alteración y modificará la versión que guarda en Internet.

: es un espacio de almacenamiento online gratuito que permite almacenar todo tipo de

archivos, fotos y documentos, así como hacer copias de seguridad o edición de archivos Office online desde
la PC, celular o smarthphone de forma gratuita. También ofrece la posibilidad de compartir aquellos
archivos que resulten demasiado pesados para ser enviados. Además la posibilidad de establecer distintos
permisos y especificar que las carpetas sean privadas, públicas o compartidas con las personas que se
indique. Se maneja en un entorno Windows (en las nuevas versiones) pero es compatible en Apple OS X e
iOS, con Outlook.com y para Android y Windows Phone 8. El almacenamiento que propone Skydrive a la
fecha es de 7 GB free.

: ha sido creado para dar soporte a una de las divisiones creada con anterioridad
en Google, Docs. Si hasta su llegada solo era posible añadir documentos en esta parte con acceso desde
Gmail, con la aparición de Google Drive se ofrece una ventaja adicional: disponer de los mismos archivos
también en la PC, sincronizados con Google Docs pero accesibles también cuando no se tiene acceso a
Internet. De este modo, se cuenta con la ventaja de disponer de los archivos tanto en forma local como en la
Red. Esto permite la sincronización con diferentes dispositivos, y por tanto la posibilidad de acceder a la
información desde cualquiera de ellos.

Para acceder a todos los archivos y carpetas existen tres opciones:

 Acceso a la unidad de Google desde drive.google.com

 Abrir la carpeta de Google Drive en la computadora.

 Acceder desde la aplicación correspondiente para dispositivos Android.

Google Drive ofrece de forma gratuita 5 GB de información a sus usuarios, que pueden ampliarse pagando
una cuota mensual.

12. Redes

Se denomina "redes informáticas o de computadoras" a la combinación de dos tecnologías: computación y

comunicaciones.

Una red puede estar formada por dos computadoras conectadas en una habitación, o por cientos de PC’s
repartidas geográficamente (a lo largo de una ciudad, país o toda la tierra), la única diferencia es la extensión
de la misma. La conexión entre dos o más computadoras autónomas y la posibilidad de comunicarse entre sí
es lo que constituye una red.

Cada computadora conectada a la red recibe el nombre de nodo (Host). Puede variar su tamaño desde una
pequeña microcomputadora hasta una gran supercomputadora, incluso algunos hosts son sistemas dedicados
a una única tarea en particular (por ejemplo, solamente impresión).

La comunicación en la red se realiza a través del envío de información de un host a otro. Si bien las
computadoras pueden ser de distintos tipos y a su vez, cada una puede tener un sistema operativo diferente;
la forma de comunicarse (cómo enviar, recibir e interpretar la información) debe ser general o estándar; para
lograr esto se establece una serie de reglas que todo host debe respetar, a este conjunto de reglas se lo llama
Protocolo de Comunicación.

De la misma forma que se puede encontrar diferentes tipos de computadoras y diferentes Sistemas
Operativos, también se puede encontrar diferentes formas de conectar los nodos; a cada tipo de conexión se
lo llama la Topología de la Red.

A su vez, como pueden existir diferentes topologías, cada una con su propia estructura y su propio
protocolo de comunicación, para establecer una comunicación entre dos redes distintas se necesita una
especie de traductor entre una u otra denominado Router o Gateway.

A pesar de sus diferencias, las redes tienen un mismo objetivo: comunicar a sus integrantes. Estas permiten
que la información enviada por un host llegue a su destino correctamente y además la operación resulte
sencilla para el operador del mismo.

Cuando un integrante de la red quiere enviar información, debe informar a qué otro integrante de la misma
ésta va dirigida; para esto cada host tiene su propio nombre o dirección que lo identifica unívocamente
dentro de la red, esta dirección se debe poner para que la información llegue a destino, como así también se
debe especificar la dirección del host que envía los datos para que el receptor sepa a quién contestar.

12.1 Tipos de redes

Dependiendo del tamaño de la red y del área que ella cubre, se la puede clasificar como:

Redes Locales (LAN: Local Area Network)

Son redes que unen computadoras cercanas, en la misma habitación o edificio. Se caracterizan por su
gran rapidez en la transferencia de datos y son relativamente sencillas de instalar.

Redes de Área Amplia (WAN: Wide Area Network)

Son cables de comunicaciones que unen redes locales separadas por grandes distancias. Son más lentas que
las Redes Locales, y sólo se pueden instalar por empresas especializadas en Telecomunicaciones.

Redes de área metropolitana (MAN: Metropolitan Area Network)

Cubren toda una ciudad y operan a la velocidad de una LAN. Las tecnologías más usuales son el
Cable Coaxil y las Microondas.
Para que una PC se conecte a una Red Local se necesita que disponga de una Tarjeta de Red. Sirve para
enviar y recibir la información entre la PC y la Red. La tarjeta es un circuito electrónico del tamaño de un
libro pequeño que va introducido en la caja de la computadora. Un cable de Red se ha de conectar a esta
tarjeta para unir físicamente la red y la PC.

12.2 Topologías Lógicas y Topologías Físicas

Hay varias maneras de conectar dos o más computadoras en red.

Para ellos se utilizan cuatro elementos fundamentales: servidores de archivos, estaciones de trabajo
(PCs), tarjetas de red y cables.

Los cables son generalmente de dos tipos: UTP par trenzado y coaxil.

La manera en que están conectadas no es arbitraria, sino que siguen estándares físicos llamados topologías.

Dependiendo de la topología será la distribución física de la red y dispositivos conectados a la misma, así
como también las características de ciertos aspectos de la red como: velocidad de transmisión de datos y
confiabilidad del conexionado.

Topología física: Es la forma que adopta un plano esquemático del cableado o estructura física de la
red, también hablamos de métodos de control.

Topología lógica: Es la forma de cómo la red reconoce a cada conexión de estación de trabajo.

12.2.1 Topología lineal o bus

Consiste en un solo cable al cual se le conectan todas las estaciones de trabajo.

En este sistema una sola computadora por vez puede mandar datos los cuales son escuchados por todas las
computadoras que integran el bus, pero solo el receptor designado los utiliza.

Ventajas: Es la más barata. Apta para oficinas medianas y chicas.

Desventajas: Si se tienen demasiadas computadoras conectadas a la vez, la eficiencia baja notablemente. Es

posible que dos computadoras intenten transmitir al mismo tiempo provocando lo que se denomina
“colisión”, y por lo tanto se produce un reintento de transmisión. Un corte en cualquier punto del cable
interrumpe la red.
 Fig. 1

12.2.2 Topología estrella

En este esquema todas las estaciones están conectadas a un concentrador o HUB con cable por computadora.
Para futuras ampliaciones pueden colocarse otros HUBs en cascada dando lugar a la estrella jerárquica.

Por ejemplo en la estructura CLIENTE-SERVIDOR: el servidor está conectado al HUB activo, de este
a los pasivos y finalmente a las estaciones de trabajo.

Ventajas: La ausencia de colisiones en la transmisión y dialogo directo de cada estación con el servidor.
La caída de una estación no anula la red.

Desventajas: Baja transmisión de datos.

Fig. 2

12.2.3 Topología anillo (token ring)

Es un desarrollo de IBM que consiste en conectar cada estación con otra dos formando un anillo.

Los servidores pueden estar en cualquier lugar del anillo y la información es pasada en un único sentido de
una a otra estación hasta que alcanza su destino. Cada estación que recibe el TOKEN regenera la señal y la
transmite a la siguiente. Por ejemplo en esta topología, esta envía una señal por toda la red.

Si la terminal quiere transmitir pide el TOKEN y hasta que lo tiene puede transmitir. Si no está la señal la
pasa a la siguiente en el anillo y sigue circulando hasta que alguna pide permiso para transmitir.

Ventajas: No existen colisiones, Pues cada paquete tiene una cabecera o TOKEN que identifica al destino.

Desventajas: La caída de una estación interrumpe toda la red. Actualmente no hay conexiones físicas entre
estaciones, sino que existen centrales de cableado o MAU que implementa la lógica de anillo sin que estén
conectadas entre sí evitando las caídas. Es cara.
 Fig. 3

12.2.4 Topología árbol

En esta topología que es una generalización del tipo bus, el árbol tiene su primer nodo en la raíz y se
expande hacia fuera utilizando ramas, en donde se conectan las demás PCs. Esta topología permite que la
red se expanda y al mismo tiempo asegura que nada más existe una ruta de datos entre dos terminales
cualesquiera.

Fig. 4

12.2.5 Topología mesh

Es una combinación de más de una topología, como podría ser un bus combinado con una estrella. Este tipo
de topología es común en lugares en donde tenían una red bus y luego la fueron expandiendo en estrella.
Son complicadas para detectar su conexión por parte del servicio técnico para su reparación.

Fig. 5
 12.3 Modelo cliente/servidor

Internet funciona con la estrategia “Cliente/Servidor”, lo que significa que en la Red hay computadoras
Servidores que dan una información concreta en el momento que se solicite, y por otro lado están las
computadoras que piden dicha información, los llamados Clientes.

12.4 Protocolo TCP/IP

Existe una gran variedad de “lenguajes” que usan las computadoras para comunicarse por Internet. Estos
“lenguajes” se llaman Protocolos. Se ha establecido que en Internet, la mayor parte de la información ha de
ser transmitida mediante el Protocolo TCP/IP.

TCP/IP son las siglas de “Transfer Control Protocol / Internet Protocol”. Éste es el lenguaje establecido
para la Red Internet. El protocolo TCP/IP presenta varias ventajas con respecto a otros protocolos de red,
siendo quizá ésta, la razón de que se haya establecido como standard en la red Internet. La principal
característica del TCP/IP es que establece la comunicación por medio de paquetes de información. Como el
TCP/IP funciona en base a paquetes, siempre queda abierta la posibilidad de volver a solicitar un paquete en
caso de que se haya perdido, y completar la información sin necesidad de volver a transferir todo el conjunto
de datos.

12.5 Direcciones IP y Nombres de Dominio

Para que la correspondencia llegue a su destino, es necesario que tenga una dirección de entrega, y ésta
debe coincidir con la del receptor. Las direcciones de Internet no son muy diferentes. Cuando adquirimos el
derecho de conectarnos a Internet, recibimos una dirección única y exclusiva, que será nuestra
identificación en la RED. En pocas palabras, cada computadora que se conecta a Internet se identifica por
medio de una dirección IP.

La dirección IP se compone de 4 números comprendidos entre el 0 y el 255 ambos inclusive y separados por
puntos. Así, por ejemplo una dirección IP podría ser: 155.210.13.45.

No está permitido que coexistan en la Red dos computadoras distintas con la misma dirección, puesto que
de ser así, la información solicitada por uno de las computadoras no sabría a cuál de ellas dirigirse.

Cada número de la dirección IP indica una sub-red de Internet. Hay 4 números en la dirección, lo que quiere
decir que hay 4 niveles de profundidad en la distribución jerárquica de la Red Internet. En el ejemplo
anterior, el primer número, 155, indica la sub-red del primer nivel donde se encuentra nuestra PC. Dentro de
esta sub- red puede haber hasta 256 “sub-subredes”. En este caso, nuestra computadora estaría en la
“sub-sub-red”

210. Así sucesivamente hasta el tercer nivel. El cuarto nivel no representa una sub-red, sino que indica una
PC concreta. Resumiendo, los tres primeros números indican la red a la que pertenece nuestra computadora,
y el último sirve para diferenciar nuestra PC de las otras que “cuelgan” de la misma red. Esta distribución
jerárquica de la Red Internet, permite enviar y recibir rápidamente paquetes de información entre dos
computadoras conectadas en cualquier parte del mundo a Internet, y desde cualquier sub-red a la que
pertenezcan. Un usuario de Internet, no necesita conocer ninguna de estas direcciones IP. Las manejan las
computadoras en sus comunicaciones por medio del Protocolo TCP/IP de manera invisible para el usuario.
Sin embargo, necesitamos nombrar de alguna manera las computadoras de Internet, para poder elegir a cual
pedir información. Esto se logra por medio de los Nombres de Dominio.

Los nombres de dominio, son la traducción para las personas de las direcciones IP, las cuales son útiles sólo
para las computadoras. Así por ejemplo, yahoo.com es un nombre de dominio. Como se puede ver, los
nombres de domino son palabras separadas por puntos, en vez de números en el caso de las direcciones IP.
Estas palabras pueden darnos idea de la computadora al que nos estamos refiriendo. Cuando sepamos un
poco más sobre nombres de dominio, con sólo ver yahoo.com podremos concluir que: “Una empresa de
EE.UU. que da cierta información por Internet es Yahoo”. No todas las computadoras conectadas a Internet
tienen un nombre de dominio. Sólo suelen tenerlo, las computadoras que reciben numerosas solicitudes de
información, o sea, las computadoras que tienen la función de servidor. Por el contrario, las computadoras
cliente, los que consultan por Internet, no necesitan (aunque pueden tener) un nombre de dominio, puesto
que ningún usuario de la Red va a pedirles información.

El número de palabras en el nombre de dominio no es fijo. Pueden ser dos, tres, cuatro, etc.

Normalmente son sólo dos. La última palabra del nombre de dominio representa en EE.UU qué tipo
de organización posee la computadora a la que nos referimos.

Así se puede encontrar:

Dominio Tipo de Organización

edu Instituciones educativas
com Organizaciones comerciales
gov Organizaciones gubernamentales
mil Instituciones militares
org Otras organizaciones
net Recursos de la red
tur Turismo y recreación
Los dominios que identifican a los países son numerosos y no serán todos listados aquí. Algunos de ellos son:

Dominio Pais
Ar Argentina
Br Brasil
Ca Canadá
Cl Chile
Cn China
Cz República Checa
De Alemania
Dk Dinamarca
Es España
Fr Francia
It Italia
Jp Japón
Mx México
Nl Holanda
No Noruega
Ru Rusia
se Suecia
tw Taiwán
uk Reino Unido

Es bueno aclarar que si este dominio no está incluido en el nombre, se asume como país predeterminado
Estados Unidos.

Por ejemplo si tomamos el dominio www.unsl.edu.ar se puede deducir que dicha dirección representa a una
institución educativa que se encuentra en la Argentina, que en este caso es la UNSL.

12.6 Conexiones a Internet

Vamos a explicar cada tipo de conexión partiendo de la clasificación según el medio que
utilizan.

a) Línea telefónica.
  Línea convencional. RTB (red telefónica básica): es un sistema bastante utilizado,
principalmente porque es el más barato y porque casi todos los lugares disponen de la
línea telefónica básica. Es un sistema lento y no permite utilizar el teléfono mientras se está
conectado a Internet, ya que es el módem el que está ocupando la línea telefónica llamando
al servidor de Internet. Los módems actuales tienen una velocidad de transferencia máxima
de 56 Kbps, aunque debido a la saturación de la línea telefónica o a la capacidad limitada del
proveedor del servicio casi nunca se alcanza esa velocidad.

 Línea digital. RDSI: Este tipo de conexión también utiliza la línea telefónica pero
mientras que en el caso anterior la línea es analógica, en este caso la línea es digital contando
con dos canales: un canal para hablar por teléfono y otro para Internet. Las velocidades que
puede alcanzar es de hasta 128 Kbps.

 ADSL: Este tipo de conexión utiliza la línea telefónica básica pero permite que los datos
se transmitan de forma asimétrica con lo cual se aprovecha mejor el ancho de banda
disponible. La conexión es permanente, 24 h. al día, con dos canales como para RDSI. Las
velocidades ven desde 256 Kbps hasta 20 Mbps.

b) Cable: se utiliza un cable de fibra óptica que tiene que ser instalado, salvo que ya estuviese
para ver la televisión por cable, ya que por este cable se pueden enviar también señales de
teléfono y de televisión. La compañía suministradora instala el cable hasta el interior del
domicilio y este se conecta a una tarjeta de red ethernet que hay que instalar en la computadora.
Las velocidades de conexión suelen ser de 128 Kbps, 300 Kbps, 1 Mbps y 4 Mbps..

c) Telefonía móvil: a través del teléfono móvil hay que distinguir entre tres formatos distintos
Web y Wap. El formato Web es el que conocemos a través de la computadora personal y que
está escrito en HTML. El formato Wap está pensado para las pequeñas pantallas de los
teléfonos móviles y está escrito en WML, que sólo permite texto y gráficos simples.

d) Satélite: A través de una antena parabólica, la velocidad de recepción puede ser muy alta,
teóricamente hasta 38 Mbps. Para este tipo de conexión es conveniente una computadora de
gama media-alta, lo que junto con el precio del módem y la antena parabólica suma una
cantidad elevada para el usuario doméstico.

e) Red eléctrica: puede aprovecharse las líneas eléctricas para transmitir datos a alta velocidad.
Es la forma de conexión más novedosa ya que los datos llegarán a los hogares por la línea
 eléctrica y a través de un módem específico colocado en el enchufe eléctrico pasarán a la
computadora. Puede recibirse a una velocidad de cerca de 12 Mbps.

f) Redes inalámbricas: una red inalámbrica utiliza la tecnología WIFI (Wireless Fidelity),
también llamada WLAN (wireless lan, red inalámbrica). Su velocidad y alcance (unos 100-300
metros), la convierten en una fórmula perfecta para el acceso a Internet sin cables. Para poder
conectarnos a una red WIFI necesitamos un dispositivo WIFI instalado en nuestra computadora.

13. La World Wide Web

El servicio con más éxito en Internet es la World Wide Web (que traducido es la Telaraña de alcance
mundial). También se llama WWW o W3, por abreviar.

La WWW consiste en páginas de información enlazadas. Cada página de información contiene texto,
imágenes y enlaces. Esto es lo que se llama hipertexto, puesto que no es sólo texto, sino que también tiene
elementos multimedia como las imágenes y además cada página puede estar enlazada con otras muchas.

Se puede explorar WWW desde nuestra computadora cuando nos conectamos a Internet con la ayuda de un
programa Navegador (o Browser, en inglés), como por ejemplo el Internet Explorer de Microsoft, el
Mozilla de FireFox o el más utilizado en estos días el Chrome de Google.

El aspecto que presenta la WWW con estos programas es como el de una revista. Cada página contiene
texto e imágenes. Sólo hay una diferencia: lo normal en una revista es leerla página a página, una tras otra;
en cambio las páginas Web se leen por asociación, a través de sus enlaces.

En la World Wide Web se puede encontrar información sobre muchos temas no sólo relacionados con
informática o la propia Internet. Por ejemplo, se puede leer las noticias más recientes en las páginas Web de
los periódicos más importantes de tirada nacional, o ver la previsión del tiempo en la página de Antena 3
TV, o dar un paseo virtual por el Gran Cañón del Colorado.

Encontramos también mucha información sobre temas educativos, como son por ejemplo, el programa de
cursos de nuestra universidad o proyectos innovadores en otros centros educativos del país, o publicaciones
de carácter cultural con artículos literarios, o históricos.

13.1 Navegadores

Los navegadores son los programas de computadora que nos permiten visualizar la World Wide Web, son
también conocidos como browser. No hay que confundir el navegador con el programa que establece la
conexión telefónica. El navegador funciona correctamente sólo si antes hemos establecido la conexión.
Los navegadores más conocidos y usados actualmente son Chrome, Microsoft Internet Explorer y Mozilla
Firefox. En estos productos, cada cierto tiempo, medio año o un año, aparece una nueva versión con grandes
mejoras respecto a la anterior.

13.2 Chrome de Google

La primera versión estuvo disponible en 2008 y fue desarrollado por Google. Es un navegador simple con
una interfaz amigable y es gratuito bajo condiciones de servicio específicas. Actualmente el navegador está
disponible para los sistemas operativos de escritorio Microsoft Windows, Mac OS X, variadas
distribuciones de Linux y en sistemas operativos móviles en Android y iOS. Hoy en día es el navegador más
utilizado por ser multiplataforma y por contar con actualizaciones y mejoras constantes.

Fig. 6 Navegador Chrome

13.2.1 Mozilla de Firefox

En 2005 surgió con fuerza un nuevo competidor para Internet Explorer, se trataba de Firefox, el navegador
de la organización Mozilla y la continuación del abandonado Netscape. Esta organización pertenece al
mundo del código abierto y no al mundo empresarial como Microsoft. Firefox es un navegador moderno con
características muy interesantes como por ejemplo tiene un bloqueador de las ventanas emergentes (pop-
ups), también tiene la posibilidad de abrir nuevas páginas web en la misma ventana utilizando diferentes
solapas o tabs. En Firefox hay integrados, en la parte superior derecha, varios de los buscadores más
utilizados, como Google, Yahoo, etc.
 Fig. 7 Navegador Mozilla

13.2.2 Internet Explorer de Microsoft

Microsoft Internet Explorer fue uno de los navegadores más usados. Su éxito se debe principalmente a su
integración con el sistema operativo Windows, lo cual lo hace más rápido que su principal competidor.

Internet Explorer fue publicado por última vez en 2013 y actualmente su sucesor es Microsoft Edge (a partir
de Windows 10).

Actualmente si se está trabajando con cualquier sistema operativo de Microsoft, no será necesario bajar de la
red el Microsoft Internet Explorer o Microsoft Edge debido a que este viene incorporado a cualquiera de los
sistemas operativos mencionados.

Fig. 8 Navegador Internet Explorer Fig. 9 Navegador Edge

13.2.3 Direcciones URL

Las páginas Web que encontramos en Internet se designan mediante la dirección URL (Universal Resource
Locator: Localizador Universal de Recursos). Cuando queremos cargar de la red una página, escribimos su
dirección URL en la celda dispuesta para este propósito en el navegador. Así, por ejemplo, cuando
queremos ver la página de la universidad, escribimos la dirección http://www.unsl.edu.ar. Ésta es
precisamente la URL de la página principal de la Universidad Nacional de San Luis.

Una URL tiene tres partes:

• Siglas del Protocolo: indican qué protocolo vamos a usar para la transmisión de datos. Lo
normal es usar el protocolo de hipertexto, o sea, páginas Web, que es el HTTP
(HyperText Transfer Protocol: Protocolo de Transferencia de Hipertexto).
Normalmente, se pone después del protocolo los siguientes caracteres: “://”, por lo que
las siglas del protocolo de páginas Web serán: “http://”.

• Nombre de Dominio de la computadora servidor: indica qué computadora será el

servidor de Internet y nos va a dar la información solicitada. Normalmente, las
computadoras que son servidores de páginas Web tienen por nombre de dominio algo
parecido a lo siguiente: www.nombre.ar. Las tres letras “w” del principio indican que la
computadora que está destinado a servir páginas Web en Internet.

• Ruta en el servidor: indica la posición del archivo que concretamente se ha solicitado

dentro de la computadora servidor. Los archivos están en el servidor ordenados
jerárquicamente en una estructura de directorios o carpetas, como si fuera un disco duro.
Una carpeta se separa de su sucesora mediante una barra de dividir. Así, por ejemplo, la
siguiente ruta: /personal/fulanito/imagen, significa que la información que solicitamos
se encuentra en la carpeta principal llamada personal, y dentro de esta en la carpeta
fulanito, y por último en la carpeta imagen que está, a su vez, dentro de la anterior. La
ruta no sólo se compone de la posición de los datos en el sistema de archivos, como
acabamos de ver, sino que también hay que poner el nombre del archivo donde se
encuentra la información que queremos visualizar. Estos archivos suelen tener por
extensión las siglas .htm o bien .html (HTML: HyperText Mark-up Language: Lenguaje
de Hipertexto a base de Marcas: Lenguaje de descripción de páginas Web). De
este modo, una ruta completa podría ser: /personal/fulanito/imagen/galeria.htm.

Juntando estos tres elementos, formamos una URL completa. Un ejemplo, sería:

http://www.nombre.com/personal/fulanito/imagen/galeria.htm
 13.3 Buscadores Web

Intentar buscar algo por la red de redes resultaría una tarea agotadora y tediosa si no fuera por la ayuda que
brindan los distintos buscadores disponibles.

En el mercado existen gran cantidad de buscadores web, depende del tipo de búsqueda a realizar se elegirá
uno u otro, como ejemplos se puede nombrar a Yahoo, Microsoft msn, altavista, Lycos y el más actualmente
usado y conocido Google.

Los puntos fundamentales que hay que tener en cuenta para utilizar adecuadamente los buscadores, son:

 Si escribimos dos o más palabras buscará páginas que incluyan todas las palabras que
hayamos escrito. Es decir, si escribimos universidad nacional no encontrará páginas que
tengan el término universidad o que tengan el término nacional, sino páginas que
contengan ambos términos. Si escribes san no encontrará sanatorio, ni pasan es decir sólo
busca palabras iguales a san.

 Se dedican a buscar palabras, no frases. Si se quiere que busque una frase completa debe
escribirse entre comillas dobles. Ignorando una serie de palabras que no consideran
significativas, por ejemplo: artículos, preposiciones y conjunciones. Las diferencias del
resultado al variar el orden de las palabras en una frase y realizar una nueva búsqueda son
pequeñas, pero puede ser significativas en algunos casos.

 Todas las palabras están en minúsculas. Tampoco tiene en cuenta si una palabra lleva
acento (tilde). Por lo tanto, da igual escribir en mayúsculas o minúsculas, con acentos o
sin acentos.

 Cuando uno se equivoca al teclear una palabra, se suele mostrar una sugerencia con la
palabra correcta. Por ejemplo: al escribir tarbajo, aparecerá una línea que dice: Quizas
quiso decir: trabajo.

 Si se buscan palabras en Inglés desde un buscador español, se podrá obtener páginas en

Inglés, pero con un enlace que dice: [traduzca esta página], para una traducción de la
página, la cual no es perfecta pero puede ser útil.

13.3.1 ¿Qué es Hipermedia?

Hipertexto es un texto que en lugar de tener una organización unidimensional, está organizado de forma
multidimensional. Aunque un texto común se divide en varias líneas que ocupan varias páginas, cuando lo
leemos estamos actuando como si el texto ocupara una línea muy larga: después de leer una palabra leemos
la que está inmediatamente a la derecha, si es la última de la línea leemos la primera de la próxima línea y si
es la última de la página, leemos la primera de la página siguiente. En un hipertexto existen ciertos tramos
de texto que se encuentran asociados a otros tramos de texto que no es que lo sigue en el 'orden secuencial'.

Multimedia es un método de presentación de la información que incluye, además de texto, sonido, gráficos,
fotografía, animaciones y video. Un ejemplo de este tipo de presentación son los juegos de computadoras.

Hipermedia es una presentación multimedial a la cual se le ha agregado la capacidad de vincularse o

“navegar”. Es una extensión del hipertexto que agrega la capacidad de manejar información multimedial.
Por ejemplo: las actuales enciclopedias en CD-ROM.

13.3.2 ¿Qué es un vínculo?

Un vínculo (link) es una conexión entre una página y otra. Palabras coloreadas y/o subrayadas, así como
también imágenes o iconos, pueden servir como vínculos.

13.2.1 Búsqueda normal y búsqueda avanzada

La pantalla del Google es muy simple, por lo que nos guiaremos con este buscador para explicar los pasos a
realizar para ambas búsquedas. La figura siguiente nos muestra la ventana que se despliega al escribir en un
navegador la dirección URL de Google (www.google.com.ar, en su versión de Argentina):

Fig. 10

Para realizar la búsqueda normal, debemos escribir lo que deseamos buscar en el área de texto central y
luego presionamos la tecla “Enter” para iniciar la búsqueda.

La búsqueda avanzada puede ayudar a encontrar más eficientemente lo que se quiere ya que permite
agregar datos para restringir la búsqueda, el objetivo es utilizarla cuando no se encuentre lo que se busca por
medio de la búsqueda normal. Para abrir la búsqueda avanzada se tiene que ir a la búsqueda normal de
Google y a la derecha del cuadro de búsqueda se verá un enlace que dice Búsqueda avanzada. La búsqueda
avanzada propiamente dicha tiene una primera parte, Buscar resultados, que permite introducir las palabras
de búsqueda con diferentes condiciones de existencia: todas, frase exacta, algunas y sin. La segunda parte
tiene cuadros desplegables que aplican nuevas condiciones adicionales que restringen la búsqueda anterior:
idioma, formato, fecha, presencia, dominios, derechos de uso y SafeSearch. Esta segunda parte es opcional,
mientras que es obligatorio introducir alguna palabra en los campos de Buscar resultados. Una vez
introducidas las palabras y seleccionados los desplegables que nos interesen debemos hacer clic en el botón
Búsqueda en Google.

13.2.2 Barras de direcciones y búsqueda

Actualmente, la mayoría de los navegadores permite utilizar la barra de direcciones como buscador,
simplificando la interface del navegador. Al escribir “ampelis“, automáticamente se muestran páginas
con

caracteres similares. También, otro aspecto es que el resaltado de palabras en la barra de direcciones, no solo
se ha limitado a resaltar las páginas visitadas sino también a las que tengamos en nuestros marcadores.

Fig. 11

13.2.3 Tipos de Buscadores

Existen distintos tipos de búsquedas de información, ciertos buscadores pueden tener disponible más de un
método, algunos de éstos se explican a continuación:

 Buscadores por palabras clave: Son los buscadores más comunes, el usuario introduce
una palabra clave y el motor del buscador examina su base de datos para mostrar las
páginas encontradas. Por ejemplo, Google, Facebook y YouTube.

 Buscadores por categorías: están organizados por temas de forma que al elegir un tema
nos muestra otra pantalla con más temas sobre el tema que hemos elegido. Es como un
 árbol de categorías, se empieza por la raíz y se va avanzando hacia las hojas. Por ejemplo,
Universidad → Facultad → Departamento → Carreras Ingeniería. Es decir en estos
buscadores se puede buscar eligiendo categorías en lugar de introducir palabras claves.

 Metabuscadores: realizan varias búsquedas simultáneas en los demás buscadores y

muestran los resultados ordenados por buscador. Como ejemplo se puede nombrar a
Metacrawler que busca en Google, Yahoo, Ask Jeeves.

 Buscadores específicos: contienen información sobre un tema concreto, por ejemplo,

buscadores de legislación, buscadores de libros, etc.

13.3 Descarga de Archivos

13.3.1 Grabación de Páginas Web

Resultaría de gran interés disponer de la posibilidad de grabar en el disco duro de nuestra computadora
páginas Web que hayamos visitado y nos gusten.

Todos los navegadores disponen de la posibilidad de grabar una página Web al disco duro. En Google
Chrome, encontramos esta opción de grabar en el menú “Personaliza y controla Google Chrome”, en la sub-
opción “Más herramientas” y “Guardar página como”.

Fig. 12
En la ventana correspondiente a guardar página web, se puede almacenar en el disco la página web
completa, para que luego se pueda ver tal cual aparece en el navegador. O se puede guardar la página sólo
como html, o bien como texto plano.

Si se quiere guardar una imagen específica, pulsamos el botón derecho del ratón sobre la imagen deseada.
Aparecerá un menú con varias opciones. Debemos escoger la opción “Guardar Imagen como...”. Pulsando
con el botón izquierdo del ratón sobre esta opción, la computadora nos preguntará dónde grabar dicha
imagen y con qué nombre. Por defecto, la imagen tendrá un nombre, que es el que le ha dado el creador de
la página Web que estamos tratando. La extensión de la imagen será gif, jpg o bien bmp, que son los
formatos de imagen permitidos en la World Wide Web.

13.3.2 Tipos de programas

En Internet se puede encontrar muy buenos programas gratuitos que se puede cargar en nuestra
computadora para posteriormente usarlos. Hay varios tipos de programas en Internet, según sus leyes de
distribución:

 Freeware: Programas gratuitos, que puedes copiar, instalar y ejecutar cuantas veces se
desee e incluso se puede distribuir libremente a otras personas.

 Shareware: Programas distribuidos por Internet, con el fin de darlos a conocer a

muchos usuarios. Estos programas suelen ser versiones limitadas, o sea, que no son tan
completas como las versiones comerciales. Su limitación puede consistir en que algunas
partes del programa no funcionen, o en que al cabo de 15 ó 30 días caduque y no se
pueda usar más, porque el propio programa lo impide. Siempre se ofrece la posibilidad
de registrarse, o sea, conseguir una licencia a cambio de pagar una determinada
cantidad de dinero al autor. Los precios de este tipo de programas no suelen ser tan
elevados como los programas comerciales.

 Demo: Son versiones de demostración. Esto significa que son programas

completamente funcionales, como los freeware, aunque la idea es que el usuario pruebe
la versión de demostración, y luego compre la versión completa. Se pueden encontrar
gran cantidad de demos de juegos o de importantes programas comerciales. La principal
diferencia entre una demo y un programa shareware es que la primera la hace una
importante empresa de software, mientras que la segunda la hace un particular
aficionado a la programación.
 Capítulo 2

Introducción

La llegada de internet provocó el desarrollo de los medios que permiten comunicar y compartir información
a través de la red. Medios que antes parecían de ciencia ficción, hoy en día son una realidad que está al
alcance de la mano de todos los usuarios con acceso a internet.

Mensajería instantánea, video conferencias, televisión en vivo son algunas de las formas que disponemos
para conectarnos con el resto del mundo.

Objetivos

En esta unidad se pretende que los alumnos logren:

 Conocer el concepto de Correo Electrónico.

 Identificar los software destinados a la administración de correo electrónico.

 Conocer las ventajas del uso de web mail.

  Conocer el servidor web que se utiliza en la UNSL.

 Conocer los servicios FTP y TELNET.

 Identificar el Chat y la mensajería instantánea.

 Conocer los servicios que se ofrecen desde internet Servicios Comerciales, Educativos,
La web 2.0

 Conocer los distintos servicios que ofrece la UNSL a través de internet.

Internet
Correo
Electrónico Servicio
Otros
Squirrel Servicios
Direccione Mail FTP TELNE Cha
s T
Datos
Necesarios
Web 2.0 Comercial

Educativo
 Contenidos
14. Correo Electrónico

El correo electrónico (“E-Mail” ó “Electronic Mail” en Inglés) es el segundo servicio más usado de la Red
Internet (El primero es la navegación por la World Wide Web). Dos personas que tengan acceso a una
cuenta de correo en Internet pueden enviarse emails (o mensajes escritos en este apunte se tratarán
indistintamente) desde cualquier parte del mundo a una gran velocidad. Lo normal es que un mensaje tarde
entre unos pocos segundos y unos pocos minutos, dependiendo de la cantidad de texto que se envíe.

Hay tres formas básicas de utilizar el correo: a través de un programa de correo, mediante webmail y a
través de los programas de mensajería instantánea.

 Programa de correo. Por ejemplo el Windows Live Mail de Microsoft, el Thunderbird

de Mozilla, Eudora, la aplicación Correo de Windows 10, etc. Estos son programas
específicos para trabajar con el correo y que necesita estar instalado y configurado en la
PC a utilizar, la primera vez hay que configurarlos con los datos de la cuenta y servidor
de correo. Por lo tanto sólo es práctico utilizarlos en la computadora de casa y del trabajo.
Pueden manejar varias cuentas a la vez sin importar quién haya proporcionado la cuenta.

 Webmail. Como su nombre indica, consiste en utilizar el correo desde la Web. Una de las
ventajas del webmail, es que desde cualquier computadora que tenga conexión a Internet
se puede leer y enviar correo sin tener que configurar nada.

 Mensajería instantánea no tiene que ver directamente con el correo electrónico, pero
tiene la característica de que cuando llega un correo avisa en el mismo instante, también
informa cuando se conecta algún miembro de una lista de usuarios que fue creada
previamente. En ese momento se puede decidir escribirle un correo o establecer una
conversación por medio del chat.

El correo electrónico o e-mail se puede traducir como una forma de enviar mensajes entre computadoras
conectadas a través de Internet.

Como la mayoría de los servicios de Internet el correo se basa en la arquitectura cliente/servidor. Los
clientes son las computadoras de los usuarios que utilizan el correo y el servidor es la computadora que
gestiona el correo, el servidor pertenece a la entidad proveedora del correo.

Cuando alguien envía un correo, primero llega a su servidor de correo que lo envía al servidor del
destinatario, donde el mensaje queda almacenado en el buzón del destinatario. Cuando el destinatario se
conecte al servidor, éste le enviará todos sus mensajes pendientes.

El buzón tiene un tamaño fijo, por lo tanto si se acumulan muchos mensajes en el servidor y el cliente no los
lee su buzón puede bloquearse. Aunque antes el servidor suele enviar un mensaje de aviso para que
vaciemos el buzón, cuando dice que una cuenta de correo es de, por ejemplo, 2 Gb. se refieren al espacio del
que disponemos en el buzón del servidor.

14.1 Direcciones de Correo Electrónico

En el correo convencional hay que indicar de alguna manera la persona a la que se desea mandar una carta.
Para ello, se escribe sus datos personales (Nombre y Dirección) en el sobre que contiene el texto. En el
correo electrónico se hace algo parecido, cada carta que se envía por correo electrónico lleva asociada una
cabecera, en la que se indican los datos necesarios para que la carta llegue correctamente a su destino. Uno
de estos datos es la dirección electrónica de la persona a la que se envía la carta.

Cada usuario de Internet que tenga una cuenta de correo, dispone automáticamente de una dirección de
correo.

Como ya se dijo anteriormente, todo el correo que envía y recibe un usuario de la Red, pasa a través de su
Proveedor Internet, el que dispone de una computadora dedicada a gestionar el servicio de correo de sus
clientes y tiene un nombre de dominio con el que se identifica en Internet. Por ejemplo: si nuestro Proveedor
es Infovia, el nombre de dominio será infovia.com.ar. Las direcciones de correo de los clientes de Infovia
siempre terminarán por infovia.com.ar. De este modo todos los correos que se envíen a estos clientes, en
primer lugar viajarán hasta el Proveedor, y luego hasta el usuario.

Para diferenciar un cliente de otro, hay que añadir un nombre de cliente a la dirección de correo.
Normalmente, este nombre es un alias, o sea, un apodo o unas siglas, puesto que el Proveedor tiene varios
miles de clientes y muchos de ellos pueden tener el nombre repetido.

La dirección de correo completa es la unión del alias y del nombre de dominio del Proveedor, separados por
una arroba: “@”.

Normalmente coincide el alias de la dirección de correo con el nombre de usuario que usamos para
conectarnos a Internet por teléfono.

Se puede concluir que una dirección es una serie de información que sirve para identificar un lugar en
particular. Veamos un ejemplo en particular y qué significa cada grupo de caracteres

Nombre de la cuenta de
usuario (login).
Generalmente es un
nombre

[email protected]

[email protected]

Símbolo @ (arroba) es el
separador
entre la información
de dominio y el nº de
cuenta .

[email protected]

Dominio que
identifica el lugar
en que se
encuentra la
computadora.
(Nombre de la
empresa, tipo de
actividad, etc.)

[email protected]

Para completar la
dirección, un
identificador de país, ar
en el caso de Argentina.

14.2 El Chat.

El Chat o charla por Internet permite la comunicación instantánea escrita entre dos o más personas a través
de Internet.
Si no se ha participado nunca en un chat puede imaginárselo como una sala donde se reúne gente para hablar
de un tema sin ningún moderador ni reglas estrictas. Lo que ocurre es que en lugar de utilizar la voz para
comunicarse se utiliza el teclado y la pantalla de la computadora, aunque los participantes pueden estar a
miles de km. de distancia unos de otros la conversación es en tiempo real.

Antes de entrar al chat se tendrá que elegir un apodo o seudónimo ("nick"), que será el nombre que los
demás verán en el chat. Es conveniente no dar el verdadero nombre.

También se elegirá una de entre las salas de chat disponibles, cada una sobre un tema distinto. Por ejemplo:
amistades, trivial, jóvenes, negocios, deportes, amor, etc.

En la parte central se ven los mensajes que los participantes envían, delante de cada mensaje está el nombre
del que lo envía. Justo debajo hay una línea en blanco donde escribes tu mensaje, para enviarlo hay que
pulsar el botón [Enviar] que está a la derecha.

En la columna de la derecha hay una lista con los seudónimos de los participantes. Cuando alguien se
incorpora o deja el chat aparece una línea que informa de ello.

Si hay pocos participantes en el chat es posible leer los mensajes de todos los demás y establecer una charla
entre todos, pero si hay muchos participantes se hace un poco difícil.

La solución es pasar al chat privado entre dos, para ello basta hacer doble clic en un nombre de la derecha y
se abrirá una ventana como esta, en la que sólo intervienen dos personas.

14.2.1 Tipos de Chat

Los chats más conocidos son los que tienen lugar a través de la web para charlar en plan divertido, pero hay
otros tipos de chat en cuanto a su función y en la forma de realizarse.

Chats por la Web. Es el chat más utilizado ya que no hace falta instalarse ningún programa, ni darse de alta
en ningún sitio. Simplemente entrar en una página web, dar un apodo y comenzar a charlar.

Los chat más conocidos están en los grandes portales como Terra, Hispavista, etc., pero también los hay en
sitios más pequeños. Un sitio web puede crearse un programa propio que implemente una sala de Chat a
partir de los programas de libre distribución existentes en diversos lenguajes, como pueden ser Java, PHP,
Perl, etc.

Algunos proveedores de alojamiento de páginas web también ofrecen un servicio de chat para que sus
clientes lo utilicen en su sitio web. De esta forma los visitantes del sitio web dispondrán de un chat sobre el
tema propio de ese sitio.
Chats comerciales. Una empresa puede dar información comercial a otras empresas o clientes a través del
chat. Puede ser un medio muy efectivo en algunos casos, sobre todo debido a la inmediatez del medio. Por
ejemplo, en una tienda virtual un posible cliente que se interesa por un artículo y es atendido en ese mismo
instante para resolver unas dudas puede decidirse a comprar más fácilmente.

Otro ejemplo sería una web de formación on-line en la que los alumnos pueden preguntar al profesor en
directo a través del chat.

14.3 Otros Servicios en Internet

14.3.1 Servicios Comerciales.

El comercio electrónico (en inglés Electronic Commerce, E-Commerce, ecommerce o EC) consiste
principalmente en la distribución, compra, venta, mercadotecnia y suministro de información
complementaria para productos o servicios a través de redes informáticas como Internet u otras. La industria
de la tecnología de la información podría verlo como una aplicación informática dirigida a realizar
transacciones comerciales.

Hay dos tipos de comercio electrónico: directo (que, por referirse a bienes o servicios digitales, se concerta
y ejecuta completamente por vía informática) e indirecto (referido a bienes o servicios físicos que aun
cuando permitan una celebración por medios tecnológicos, requieren del medio físico tradicional para su
cumplimiento).

La oferta de productos en Internet crece rápidamente y resulta muy cómodo comprar a través de este medio.
Los productos que se comercializan van desde bienes físicos (CDs, máquinas digitales, libros, aberturas, etc)
hasta servicios (reservas de viajes y hoteles).

Se puede decir que hay ciertos productos que se prestan más a la compra por Internet porque su calidad es
conocida previamente y no variará por el hecho de comprarlos por Internet, como por ejemplo los libros.
También hay servicios que su calidad depende más de la profesionalidad del que los presta que del medio
por el que se realizan, como por ejemplo las agencias de viajes.

Por último, hay servicios y productos que sólo se pueden encontrar en Internet o que mejoran en su versión
online como los juegos en red.

De todos modos, hay que tomar precauciones cuando se compra por internet:

 Lo importante es no comprar en empresas desconocidas, que ofrecen super ofertas, que

están en otros países o no dan la dirección, y que sólo permiten pagar con tarjeta de
 crédito. Un sitio web que trabaja con un servidor seguro se reconoce porque aparece un
pequeño candado en la barra inferior del navegador.

 La opción siempre es pagar en contrareembolso que ofrece más garantías, ya que no se

paga hasta que no se tiene el producto.

 Se puede comprar o consultar por productos en hipermercados (Carrefour, Waltmart,

Easy), tiendas de libros (Amazon) y discos (Musimundo), etc.

Como servicios comerciales además de la compra online se puede mencionar:

 La gestión de las cuentas bancarias a través de Internet que es una de las mayores áreas
de negocio actuales, prácticamente todos los bancos ofrecen la posibilidad de gestionar
sus cuentas por Internet, servicio conocido como Banca Online.

 La información de la bolsa a través de Internet supera con creces a las que se puede
ofrecer por teléfono u otros medios, ya que es más útil y rápido ver una pantalla con los
datos y gráficos de las cotizaciones que oir los datos por teléfono.

 En las subastas online pueden participar miles de personas a la vez sin moverse de su
casa comprando y vendiendo con lo cual la oferta es muy amplia.

14.3.2 Servicios Educativos.

El e-Learning (Electronic Learning) utiliza las herramientas de la Tecnología de la Información y las

Comunicaciones (TIC), facilitando la creación, adopción y distribución de contenidos, así como la
adaptación del ritmo de aprendizaje y la disponibilidad de las herramientas de aprendizaje,
independientemente de límites horarios o geográficos. Las herramientas que componen esta estrategia de
educación son: diferentes utilidades para la presentación de los contenidos (textos, animaciones, gráficos,
vídeos) y herramientas de comunicación entre alumnos y tutores de los cursos (correo electrónico, chat,
foros). El e-Learning, como todo proceso educativo, requiere de un diseño instructivo o instruccional sólido
y que tome en cuenta, además de las consideraciones pedagógicas, las ventajas y limitaciones de Internet y
el comportamiento de los usuarios de la misma. La educación por Internet está experimentando un gran
auge, cada día hay más sitios web que ofrecen cursos online y cada vez hay más alumnos que siguen
estos cursos y la mayoría se muestran satisfechos con la enseñanza recibida. Hoy ya es posible
establecer una verdadera aula virtual si se dispone de suficiente ancho de banda.

Cuando la práctica se realiza ocupando únicamente Internet, se habla de e-Learning puro u online. Y cuando
se realiza bajo un diseño instructivo que mezcla clases y actividades pedagógicas presenciales con clases y
actividades 100% online, se ocupa el término b-Learning (por Blended Learning o aprendizaje mezclado)

15. La web

El término Web 2.0 se utilizó por primera vez en el año 2004, en una conferencia en la que expusieron sobre
el renacimiento y evolución de la Web, Tim OReilly y Dale Dougherty1. El término Web 2.0 se utilizó para
hacer referencia a una nueva noción de páginas Web donde los contenidos compartidos y la producción de
los propios usuarios se conforman como su base.

Esta nueva concepción permitió que los usuarios pudieran efectuar cambios en los contenidos de un sitio
Web, en contra punto a los sitios Web en los que las acciones de los usuarios se delimitan a la visualización
pasiva de la información proporcionada.

El conjunto de aplicaciones que componen la Web 2.0 se desarrollan para ofrecer servicios accesibles
directamente desde el navegador Web, marcando una clara diferencia con la forma de operar que manejan
otras aplicaciones donde se requieren de procesos de instalación.

Desde un aspecto tecnológico se pueden mencionar las siguientes características de la Web 2.0: la evolución
como proceso que no termina sino que se reconstruye constantemente, la utilización de lenguajes que
permitan desarrollar aplicaciones con mayor velocidad de comunicación y el acceso al código por parte de
otros programadores permitiendo promover de esta manera desarrollos como las aplicaciones del tipo
hibrido.

15.1 Servicios asociados a la Web

Correo y Ofimática (Gmail, livemail, yahoo, Google Drive, Zoho)

Redes sociales (Sixdegrees, MySpace, Facebook)

Multimedia (Youtube, Flickr, Picasa, Magtoo, Camstudio, matic, Metacafè)

Marcadores sociales ( Memorizame.com, Mister Wong)

Blog (Blogger, Wordpress)

Wikis (Wikia, Wetpaint, Wikipedia)

Ejemplos más populares Ofimática

Contenidos y herramientas online en diferentes formatos, presentaciones, documentos de textos, planillas,
videos, etc. Se permite crear documentos en colaboración con otros usuarios, modificarlos, publicarlos
editarlos, etc.

Redes sociales:

Este tipo de aplicaciones responden a una Web con una interconexión social mucho mayor en la que las
personas pueden realizar contribuciones en la misma medida en la que consumen información y utilizan
servicios. Son espacios Webs que cuentan con herramientas que dan origen a la formación de comunidades
de personas que rápidamente comienzan a intercambiar información, ideas, proyectos, reencontrarse con
otras personas, ofrecen sus servicios, etc.

Multimedia:

Esta área, es sin duda, una de las áreas con mayor crecimiento en la Web. Se han incrementado, e incluso
potenciado los servicios que facilitan almacenar y compartir contenido multimedial. En la actualidad, son
literalmente millones de personas las que participan en compartir e intercambiar productos multimediales,
produciendo sus propios posdcasts, videos, fotografías, presentaciones, documentos, etc. Por otra parte, la
mayoría de sitios que facilitan almacenar y compartir contenido multimedial ofrecen la opción de visualizar
los contenidos almacenados en cualquier blog o página Web.

Blogs:

Es un sitio Web que facilita la publicación instantánea de entradas (posts) y permite a sus lectores dar
retroalimentación al autor en forma de comentarios. Las entradas quedan organizadas cronológicamente
iniciando con la más reciente. El acto de escribir un “Blog” se conoce como “blogging”; por extensión, una
persona que escribe un “Blog” es un “blogger”. En pocas palabras, un blog

Wikis:

Constituyen otra modalidad de espacios Web de desarrollo colaborativo, organizado básicamente en una
estructura hipertextual de páginas webs. Es decir, es una página Web o un conjunto de páginas Web donde
los usuarios con permiso de acceso pueden editar fácilmente desde cualquier lugar. En pocas palabras, es un
sitio web de construcción colectiva, con un tema específico, en el cual los usuarios tienen libertad para
adicionar, eliminar o editar los contenidos.