Tema 14 del libro (11 nuestro)
1. La dirección de la empresa y sus funciones
1.1. La función directiva
La dirección de una empresa se encarga de coordinar e integrar los recursos materiales y
humanos quela forman para poder conseguir los objetivos. Las funciones de la dirección
son: planificación, organización, dirección o gestión de recursos humanos y control.
1.2. Los niveles de la dirección
Dentro de la dirección se distinguen tres niveles:
- La alta dirección. Formada por el presidente y los altos cargos de la empresa que
normalmente toman las decisiones estratégicas (a largo plazo) de la empresa.
- El nivel intermedio. Suelen ser los responsables de áreas o de departamentos y se
encargarán de garantizar que se ejecuten los planes de la alta dirección.
- Dirección operativa o de primera línea. Son los encargados o responsables de asignar
a los trabajadores las diferentes tareas y que controlan y evalúan el trabajo de estos
en el día a día. Por tanto, ponen en acción las órdenes del nivel intermedio y están en
contacto con los trabajadores.
1.3. Las funciones de la dirección
a) Planificación. En esta función determinamos cuáles son los objetivos que deseamos
conseguir y cómo los vamos a conseguir a través de diferentes estrategias.
b) Organización. Consiste en establecer la estructura organizativa de la empresa,
distribuir las tareas entre los miembros de la organización y sus responsabilidades y
determinar las relaciones de autoridad entre todos ellos.
c) Dirección o gestión de recursos humanos. Se ocupa de la selección, formación y
asignación de personas a los distintos puestos de trabajo, así como del diseño de
sistemas de recompensas e incentivos que sirvan de motivación a las personas.
d) Control. Es la comparación de los objetivos conseguidos con los planificados. Por
tanto, con esta función se puede comprobar si los resultados reales se alejan de los
previstos y así hacer las correcciones oportunas.
2. Planificación
La planificación proyecta el futuro de la empresa (fines) y los recursos necesarios para poder
conseguirlos (medios).
En toda planificación hay que distinguir entre los planes estratégicos, que consideran la
empresa como un todo y los planes tácticos, que son el desarrollo de los planes estratégicos.
La planificación estratégica se divide en seis secuencias o etapas:
1. Diagnóstico de la situación (dónde estoy). Hay que realizar un análisis externo para
detectar las oportunidades y amenazas así como un análisis interno para identificar
los puntos débiles y fuertes. Para ello suele utilizarse el análisis DAFO.
2. Fijación de objetivos (dónde queremos llegar). Para ello hay que establecer:
La misión y visión de la empresa. La misión es su razón de ser. Esto incluye los
valores o convicciones de la empresa en la sociedad. Por su parte, la visión es
la guía general de la empresa.
Los objetivos establecidos por la misión o visión que son:
o Estratégicos o a largo plazo.
o Operativos a corto plazo.
3. Diseño de estrategias (por dónde queremos ir). Habrá que escoger la estrategia
competitiva de la empresa para situarse en el mercado.
4. Implantar la estrategia (acciones que realizaremos). Para poder llevar a cabo la
estrategia es necesario tener políticas, procedimientos y reglas.
Políticas. Es una guía que define la forma de pensar y de actuar de manera
general de la empresa.
Procedimientos. Es una guía de cómo actuar en situación muy concreta.
Reglas. Indican lo que se debe de hacer siempre en una determinada
situación. No admite interpretaciones.
5. Establecer un presupuesto (con qué recursos contamos). Hay que definir los ingresos
y gastos disponibles.
6. Control (ver si se cumple el objetivo). En la última fase comparamos los resultados
reales con lo planificado. Se hace de manera periódica para poder llevar a cabo
correcciones.
3. Organización
La organización consiste en definir las tareas que se van a desarrollar así como dividirlas y
distribuirlas entre las personas que las van a realizar. Además se establecen las relaciones entre
dichas tareas así como las responsabilidades.
3.1. La organización formal e informal
La organización formal de la empresa es la que viene establecida por la dirección y
tiene que ser aceptada por todos. La organización formal viene establecida enla
estructura organizativa y refleja los puestos de trabajo
La organización informal de la empresa son relaciones personales y sociales que surgen de
manera espontánea porque las personas se relacionan más allá de lo que establece la
dirección. Surgen amistades, intereses comunes y líderes naturales a los que los compañeros
respetan y siguen. Todo esto provoca que miembros de diferentes departamentos se
comuniquen entre sí.
3.2. Principio de división del trabajo y departamentalización
Uno de los principios más básicos de la economía consiste en la división del trabajo. De esta
forma cada persona tendrá asignada una determinada tarea que repetirá de forma recurrente
en el tiempo y que le permitirá especializarse aumentando la productividad.
La división del trabajo nos lleva a la departamentalización que es la división de las actividades y
los trabajadores en unidades que reciben el nombre de departamentos. Puede realizarse de las
siguientes formas:
- Funcional o por funciones. Es la división más utilizada. Los trabajadores se agrupan
siguiendo las áreas funcionales básicas de la empresa: producción, finanzas, marketing
y recursos humanos.
- Geográfica. Los trabajadores se agrupan según la zona a la que va dirigido el producto.
- Por productos o servicios. Los trabajadores se dividen según los diferentes productos
que se fabrican. Es habitual para empresas que fabrican productos diferentes.
- Por procesos. Se establecen los departamentos en base a las diferentes etapas del
proceso productivo. Por ejemplo: departamento de aprovisionamiento, departamento
de producción, de productos terminados…
3.3. El diseño de la estructura organizativa
La estructura organizativa de la empresa establece qué puestos de trabajo y departamentos
existen, cuáles son los niveles de autoridad y cómo funciona la comunicación entre
trabajadores, departamentos y niveles jerárquicos.
Se diferencias las siguientes estructuras organizativas:
Estructura lineal o jerárquica. Se basa en el principio de unidad de mando, es decir,
todos los empleados dependen de un superior que indica qué hay que hacer
(autoridad militar). Por tanto, cada persona está subordinada a un inmediato superior.
La principal ventaja de este modelo es la simplicidad en el funcionamiento, ya que cada
persona debe responder ante un solo superior.
Con respecto a las desventajas, se podría provocar una excesiva concentración de la autoridad
y falta de flexibilidad para adaptarse a los cambios.
Estructura funcionalSe caracteriza por la existencia de especialistas en cada uno de los
departamentos. De esta manera ya no existe el principio de unidad de mando, ya que
los trabajadores pueden recibir instrucciones de cada uno de los especialistas. Estas
personas están jerárquicamente por encima de los empleados, pero por debajo de los
jefes o directivos.
La gran ventaja de este modelo es que existen especialistas que realizan la supervisión, por lo
que los trabajadores estarán mejor asesorados.
El principal inconveniente viene derivado de que cada empleado puede recibir órdenes de más
de un jefe, de hecho, cabe la posibilidad de que estos entren en un conflicto.
Estructura lineal y de asesoramiento (staff). Este modelo intenta solucionar los
inconvenientes de los dos anteriores. Se caracteriza por una estructura central
jerárquica, con soporte por parte de un departamento de asesoramiento (staff), que
sirven para ayudar, pero no tienen ningún tipo de autoridad dentro de la organización.
Por ejemplo, un grupo de abogados externo que pueda asesorar en temas jurídicos.
La principal vetaja es que se permite la intervención de especialistas que asesoren a los
departamentos sin perder la relación de mando.
El principal inconveniente de este modelo es la lentitud en la toma de decisiones ya que hay
que consultar a los departamentos de asesoramiento, además, existe un coste adicional.
Estructura matricial. Es un modelo propio de las empresas industriales que combina
una doble autoridad. Por un lado, la del director del proyecto (horizontal), y por otro,
del director de departamento (vertical). Una de las dos autoridades es superior a la
otra, generalmente el director del proyecto.
Como ventaja puede destacarse la flexibilidad en función del número de proyectos que se
presenten.
Sin embargo, es necesario coordinar a las personas que intervienen en el proyecto. Lo que
puede conducir a conflictos entre los directores.
3.4. Otros modelos organizativos
Ante las nuevas evoluciones las empresas deben adaptarse y surgen nuevos modelos. Por
ejemplo:
La organización virtual o en red. Surge como consecuencia de generalización de la
cooperación entre las empresas y la subcontratación. El funcionamiento se basa en
que la empresa realiza aquellas actividades que considera claves subcontratando el
resto a otras empresas.
El modelo en trébol. Es una variante similar al modelo de red aunque se supone que
se divide en hojas. En una de ellas están los directivos y trabajadores de la empresa, en
otra se agrupan las actividades que se subcontratan y en la última los trabajadores que
tienen un contrato flexible. Además, incluye una cuarta hoja para la parte del trabajo
“que hacen los propios clientes” como el autoservicio o los cajeros automáticos.
3.5. La representación de la organización: el organigrama
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa. Representa los
distintos componentes, así como su distribución y su orden jerárquico. Formalmente, lo
integran una serie de figuras geométricas (cajas rectangulares, cuadrados…) conectados entre
sí por un conjunto de líneas. No obstante, las formas y disposiciones son variadas.
A continuación se muestra una clasificación de los organigramas.
4. Dirección y gestión de recursos humanos
Es el tema del que acabamos de examinarnos de recursos humanos.
5. La función de control
La función de control se basa en verificar que todo sale como se ha planificado, tanto en los
objetivos planteados como en las estrategias planteadas.
5.1. Fases de la función de control
- Establecimiento de estándares. Tenemos que fijar unos resultados previstos que
puedan ser medibles. Por ejemplo, vender 3.000 unidades en un año.
- Medición de resultados reales. Hay que obtener todos los datos a tiempo. Por
ejemplo, controlar las unidades vendidas cada mes.
- Comparación de resultados con estándares. Se calcula las diferencias entre los datos
reales y lo que habíamos planificado (desviaciones) y se intenta analizar cuáles son los
motivos que han llevado a ello.
- Análisis de las diferencias. Es conveniente analizar las causas de las diferencias.
- Corrección de las deviaciones. Se buscarán tomar las medidas oportunas para que se
puedan conseguir los objetivos planificados. Por ejemplo, podría ser necesario hacer
algunas ofertas.
