Herramienta todo en uno para RRHH
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Herramienta todo en uno para RRHH
Gestión del proceso de desvinculación
Cuando un empleado entrega su renuncia o se produce un despido, es el momento de que RRHH inicie el
proceso de desvinculación.
TAREA Periodo de tiempo RESPONSABLE
Formaliza la renuncia o el despido
Si se trata de una renuncia, el empleado deberá
entregar a la empresa una carta de renuncia
formal para que quede constancia de ella. Si por
el contrario se trata de un despido, la empresa
tendrá que cumplir con lo estipulado en el
Estatuto de los Trabajadores y entregar al
empleado los documentos necesarios para
formalizar la desvinculación.
Programa una entrevista de salida
Programa una reunión con el empleado antes de
que abandone la empresa para hacer una
valoración sobre su experiencia laboral y darle la
oportunidad de dar una opinión constructiva
antes de marcharse sobre aquellos aspectos que
mejoraría.
Informar al equipo
Informa al equipo de la salida del empleado de
forma clara y transparente explicando los
motivos de la desvinculación del trabajador. En
esta conversación, también conviene aclarar si se
va a realizar una nueva contratación para cubrir
la posición vacante y los tiempos en los que se va
a llevar a cabo.
Comunicación con los clientes
Si el empleado ha tenido contacto con clientes,
será conveniente informarles de la nueva
situación e indicarles quién será la persona de
contacto con la que podrán comunicarse.
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Preparación de los trámites de desvinculación
Un proceso de desvinculación implicará comprobar el contrato del empleado para, entre otros aspectos,
repasar los acuerdos de confidencialidad firmados antes de que el empleado deje la empresa y poder aclarar
cualquier cuestión pendiente.
TAREA Periodo de tiempo RESPONSABLE
Preparar los documentos de despido,
prestaciones e impuestos
Al iniciar el proceso de desvinculación será
necesario revisar si al empleado le corresponde
una indemnización u otro tipo de pagos como,
por ejemplo, una compensación por vacaciones
no disfrutadas. Este proceso puede incluir lo
siguiente:
Verificación de los cobros pendientes del
empleado.
Confirmar que no hay gratificaciones o
tiempo libre pendiente de pago.
Preparación de los documentos fiscales y
de prestaciones que el trabajador debe
llevar consigo antes de marcharse.
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Transferencia de responsabilidades
Para garantizar una transición fluida y que la productividad no se vea afectada, será necesario buscar un
reemplazo o decidir de qué forma se van a cubrir las tareas realizadas por el empleado que deja la empresa. Si
se opta por iniciar un proceso de reclutamiento, será conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos:
TAREA Periodo de tiempo RESPONSABLE
Determinar las características del nuevo perfil
Una vez que se haya decidido que se va a
contratar a un nuevo empleado, será necesario
redactar el perfil del nuevo candidato en base a
las funciones desempeñadas por la persona que
deja la empresa.
Determinar las necesidades de formación
Cuando se haya encontrado a la persona
adecuada, es conveniente determinar qué
formación adicional a sus competencias se
requiere para el puesto en concreto y el modo en
que se le va a proporcionar.
Preparar toda la información, archivos
y documentos para el traspaso
Es conveniente que el empleado que se marcha
recopile toda la información o los archivos
necesarios para la persona que tomará el relevo.
Por ejemplo, contraseñas, listas de cuentas,
información de clientes, conocimientos sobre
cómo desempeñar determinados procesos, etc.
Hacer una lista de tareas para los últimos
proyectos y tareas
Junto con el empleado saliente, se deberán
determinar las tareas y proyectos a realizar antes
de su último día. Por su parte, los responsables
de departamento deberán hacer un seguimiento
para que no queden proyectos abiertos.
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Crear un inventario de la empresa
El departamento de RRHH deberá hacer un inventario para revisar que los materiales de trabajo se entregan
correctamente. Estos pueden ser los siguientes:
TAREA Periodo de tiempo RESPONSABLE
Bienes de la empresa
Todo el equipo de trabajo proporcionado por la
empresa debe ser devuelto antes de que el
empleado se marche. Estos artículos pueden ser,
entre otros, los siguientes:
Tarjetas de identificación
Portátiles
Auriculares
Teléfonos móviles
Uniformes
Tarjetas de aparcamiento
Tarjetas de crédito de la empresa
Retirar los objetos personales
El empleado debe retirar de su mesa o taquilla
los objetos personales que haya traído a la
oficina.
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Cambio de contraseñas
La empresa deberá cambiar las contraseñas o retirar el acceso a aquellas plataformas y espacios que el
empleado que deja su puesto haya utilizado. En este sentido, es conveniente realizar lo siguiente:
TAREA Periodo de tiempo RESPONSABLE
Retirar el acceso a cuentas de correo electrónico
u otros sistemas y plataformas internas.
Cambiar las contraseñas de las cuentas de la
empresa a las que el empleado tenía acceso.
Notificar el cambio de personal a los equipos o
puntos de contacto pertinentes.
Redirigir los correos electrónicos y las llamadas a
la persona que tome el relevo.
Actualización del organigrama de la empresa y
de aquellos espacios en los que aparezca el
empleado, como la página web de la compañía.
Eliminar al empleado de los calendarios y
reuniones de la empresa.
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Finalización de la incorporación
Es conveniente mantener una buena relación hasta el último día de trabajo y, por supuesto, tratar al empleado
con respeto, valorando su contribución a la empresa. Estos son algunos detalles que la compañía puede tener
con el empleado que se marcha:
TAREA Periodo de tiempo RESPONSABLE
Escribir una nota de agradecimiento.
Hacer un regalo personal.
Distribuír una tarjeta de despedida en la oficina
para que el equipo la firme.
Organizar una fiesta o una cena de despedida.
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