ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
PRESENTADO POR
LUZ DARY PALENCIA TORRES
CC 1.090.529.527
FICHA 368349
SENA
2025
INTRODUCCIÓN
El ensayo se enfoca en la importancia de los archivos en donde debo plasmar terminología
archivística sobre la Importancia de los archivos teniendo como base su origen, evolución,
sus cualidades, clasificación, categorización y aplicación en medio actual.
ARGUMENTACION
El archivo es fundamental en la evolución de cultural, social, política y científica de la
humanidad además representa la conservación de los documentos y consulta de la
información, actualmente el archivo es funcional y de fácil manejo para su consulta ya que
los medios tecnológicos facilitan aún más su modo de información.
Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de
control de la población y de la riqueza. Los archivos, principalmente, tienen tres funciones
importantes que son recoger, conservar y servir. En su evolución la información puede estar
contenida en documentos sobre papel o cualquier otro soporte: medios legibles o por
sistema operativo, los archivos son parte esencial de los recursos de información, en su
documentación se evidencia, en forma original, el desarrollo histórico de su misión,
funciones y actividades. Su importancia parte del valor que tiene para: la administración,
investigación, comunidad, desarrollo económico, social, científico y tecnológico, los
archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida por
una entidad grupo o persona en función delas actividades que ésta realiza. archivos, son
creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines,
cualquier entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha realizado
o recibido, verificar pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, responderá
trámites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de las
personas
CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS
Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la organización, de
manera que su correcta implementación adiciona elementos de competitividad al contar con
herramientas sustentables de la información generada, patrimonio invaluable de
conocimiento institucional. Son características de los documentos que componen un
archivo:
Económicos: Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las
búsquedas de documentación.
Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla
Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de
manera eficiente.
Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.
Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no
delegar equivocadamente al personal técnico de archivo. Los archivos se clasifican
según su uso y organización.
SEGÚN SU USO
Archivo activo: Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la
relevancia de la información fecha, creación u modificación. Son considerados
importantes.
Archivo semi activo: Contiene información que puede ser de relevancia, pero cuya
consulta no se realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que contienen
información importante pero que los mismos no resultan de observancia cotidiana.
Archivo histórico o permanente Contiene la información vital y va conformando su
historia. Se denomina archivo inactivo, porque su consulta es baja. Además,
contiene información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de un
país.
POR SU ORGANIZACIÓN
Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la organización que
la empresa elija el manejo de la información que, de ser centralizada, o
descentralizada o descentralizada con control central.
Centralizada: Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir,
sin mediar el departamento que haya emitido la documentación, todos estos
archivos son resguardados en un solo organizador con la finalidad de que los
mismos puedan ser ubicados con facilidad en un solo espacio.
Descentralizada: Esta clasificación de archivos permite que cada departamento
maneje su propio archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los
departamentos podrá organizar, crear y mantener en resguardo los documentos que
cree y modifique siendo responsable de la seguridad y comunicación de estos.
Descentralizado con control central: Es la combinación de dos sistemas anteriores.
El trámite de la documentación está centralizado. Allí reposa la rotación de la
información; la diferencia radica que cada correspondencia conserva únicamente las
copias de correspondencia despachada, las cuales podrían destruir anualmente, en su
mayoría, por encontrarse en el archivo central.
SEGÚN SU CICLO VITAL
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigne a cada una de sus etapas,
las cuales se explicarán a continuación:
Archivo de gestión: Es toda la documentación que se encuentra depositada y está
sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por
diferentes archivos de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan
frecuente, pero siguen en vigencia.
Archivo histórico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo
central al archivo de conservación permanente.
Categorización de los archivos
Se clasifican en:
A. Archivo general de la nación
B. Archivo general del departamento
C. Archivo general del municipio
D. Archivo general del distrito
La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en la actualidad son
muy útiles para todo tipo de necesidades en la búsqueda de los archivos, igual han tenido
que adaptarse a modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, valoración y
selección, preservación, y acceso y su uso. Sin dejar atrás el más importante de los
documentos de archivo son los que están plasmados como evidencia histórica y son
tratados con suma delicadeza para conservar su preservación
CONCLUSIONES
El archivo es fundamental en la evolución cultural, social, política y científica de la
humanidad. El archivo es la historia de una entidad pública, privada o un país en la
conservación de los documentos. El archivo parte consulta de la información. El archivo
genera información eficaz y contundente, el archivo es funcional de fácil manejo y
consulta. El archivo conserva información verídica
