La digitalización de documentos es un proceso tecnológico que permite,
mediante la aplicación de técnicas fotoeléctricas o de escáner, convertir la imagen
contenida en un documento papel en una imagen digital, fomentando la
utilización del Archivo Digital, como repositorio único de documentos
electrónicos.
Este proceso proporciona numerosos beneficios tales como la accesibilidad de la
información pública por parte de la ciudadanía; la reducción de costos, tiempos y
del traslado del papel teniendo en cuenta los peligros que eso conlleva (extravío
de documentación, manipulación indebida, deterioro del papel.); y la
optimización de los recursos del Estado.
Objetivo general
Estandarizar los procesos de digitalización de los documentos en los organismos
de la administración pública de la provincia de Entre Ríos para propiciar mayores
niveles de transparencia y eficiencia.
Objetivos específicos
Promover el resguardo y la preservación de la documentación pública.
Garantizar la calidad del proceso de digitalización.
Facilitar y automatizar los procesos de captura, reduciendo al máximo el
tiempo de operación.
Promover la conformación de archivos digitales y estandarizar los
requisitos para su almacenamiento.
Fomentar la implementación de procesos de digitalización.
Componentes
La digitalización de documentos es un proceso integral que requiere de un
trabajo coordinado y simultáneo en el marco de cuatro componentes principales:
Procesos: Adecuación de los procesos de tratamiento de la
documentación para incluir las tareas de digitalización.
Normativas: Adaptación de la normativa existente para incluir los
procesos de digitalización dentro de los procedimientos administrativos
vigentes.
Soporte técnico: Incorporación de las herramientas técnicas necesarias
(hardware y software) para la realización de la digitalización de
documentos.
Cultura de la organización: Comunicación y difusión del cambio que
supone la incorporación de la digitalización de documentos en los
procesos, así como la creación de nuevos roles, tareas y
responsabilidades de los agentes sociales involucrados.
Fases del Proceso de Digitalización de Documentos
Todo proceso integral de digitalización se desarrolla en etapas diferenciadas con
el fin de garantizar su calidad.
1. Identificación
Las tareas a realizar en esta primera fase son: identificar la documentación a
digitalizar, seleccionarla y establecer el alcance del proceso, es decir, de todos los
documentos que forman parte de un expediente o una serie y definir si todos
ellos van a ser digitalizados o no e indicar su finalidad (copia digitalizada, copia
auténtica o compulsa); identificar el soporte (tipo de papel y tamaño); establecer
la relación entre los documentos y la tipología y serie documentales del Archivo
Digital; determinar cuándo y dónde se va a realizar la digitalización en base a
criterios como el tipo de documentos y la necesidad de uso y acceso a los
mismos.
2. Búsqueda, transporte y recepción
En caso de que la información no se encuentre ubicada físicamente en las
mismas oficinas donde se llevará adelante el proceso de digitalización la siguiente
etapa es de búsqueda, transporte y recepción de la misma. Se debe recogerla
del lugar correspondiente con los remitos necesarios, transportarla y receptarla
antes de la siguiente fase.
3. Clasificación
En esta etapa se debe identificar si la captura de los documentos se ejecutará de
forma unitaria (uno a uno) o de forma masiva (por lotes). En el primero de los
casos bastará con realizar la ordenación de los documentos, mientras que de
hacerlo por lotes se deberá seleccionar el mecanismo de clasificación, además de
la ordenación unitaria de cada uno de los documentos.
4. Preparación
La preparación consiste en acondicionar la documentación a capturar, revisando
uno a uno los documentos, deshaciéndose de cualquier elemento que impida la
ágil captura de los mismos, que dañen los escáneres o que puedan entorpecer o
imposibilitar el proceso de digitalización. Las tareas más significativas a realizar
en la fase de preparación son: quitar las grampas entre documentos, eliminar
clips, despegar las pegatinas, separar documentos con varias páginas unidas,
girar las páginas que se encuentren invertidas y revisar los documentos no
estándar (Ejemplo: sobres).
5. Digitalización
En quinto lugar se lleva adelante la etapa de Digitalización propiamente dicha.
Esta fase es también conocida como de captura o escaneo, ya que consiste en la
obtención de la imagen digital del documento original en soporte papel. El
proceso variará significativamente si los documentos se capturan uno a uno o si
cada lote preparado se sitúa en la bandeja del escáner para proceder a la captura
de todo el conjunto que compone un lote. Esta etapa tiene un elemento técnico
importante y es preciso que durante la misma se realicen las siguientes tareas:
definir el formato del archivo que contiene la imagen digitalizada del documento
original papel (para la carga de un documento en el Archivo Digital es
recomendable que el formato final del mismo sea un PDF/A, con una o varias
páginas); establecer los parámetros de digitalización (resolución, profundidad de
bits, etc.); garantizar el equilibrio entre una calidad visual aceptable para el
usuario y el tamaño del archivo; decidir si se va a crear un único archivo (con una
o varias páginas) por cada documento original o varios archivos (una por cada
página). Para la carga de un documento en el Archivo Digital es necesario que se
cree un único archivo final (con una o varias páginas) por cada documento
original a almacenar, por lo que se recomienda que siempre que el software de
digitalización proporcione esta opción se haga uso de ella.
6. Reconocimiento de datos
Esta fase está indiscutiblemente relacionada con la de digitalización (fase
anterior) y en muchos casos se realiza simultáneamente. El objetivo es la
extracción de la información relevante contenida en el propio documento con el
fin de facilitar su tratamiento posterior. Esta información constituirá alguno de los
metadatos a incorporar al Archivo Digital. Existen dos tipos de reconocimiento de
datos:
a) Reconocimiento manual. Una vez digitalizado el documento se tipean los
datos significativos que identifican al documento en la aplicación de gestión
correspondiente.
b) Reconocimiento automático. Se harán uso de técnicas para la extracción
automatizada de los datos significativos del documento:
b1) Utilización de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres, por su
sigla en inglés). La tecnología OCR proporciona la habilidad de
convertir imágenes de caracteres en letra de máquina, en caracteres
capaces de ser interpretados o reconocidos por un ordenador.
b2) Utilización de ICR (Reconocimiento Inteligente de Caracteres, por
su sigla en inglés). La tecnología ICR proporciona la habilidad de
convertir caracteres en letra manuscrita (no cursiva) en caracteres
capaces de ser interpretados o reconocidos por un ordenador. Esta
opción es similar a la anterior.
b3) Reconocimiento de código de barras asociado al documento. En
el caso de que se hayan generado hojas identificativas durante la
fase de Clasificación, se procederá al reconocimiento de los datos
identificativos contenidos en las mismas.
7. Indexación
En esta etapa se reúne toda la información identificativa de los documentos
(relacionada con la fase de Clasificación y con el resultado obtenido en el
Reconocimiento de datos) junto con la información necesaria para su
incorporación al Archivo Digital (como pueden ser, entre otros, el tipo documental
y serie). Se debe obtener toda la información necesaria para la carga en el Archivo
Digital: implícita (puede ser el número de expediente, fecha del documento,
número de registro u otras), y explícita (por ejemplo tipo documental, serie).
Toda esta información es necesaria para la carga de datos en el Archivo Digital y
es relevante para la identificación del documento y sus futuras consultas. Las
tareas a realizar en esta etapa son:
A) Reunir la información identificativa de los documentos pudiendo darse
dos escenarios:
En el caso de que no se hayan obtenido todos estos datos de forma
automática en la fase de Reconocimiento de datos, se deberá disponer
de una interfaz para que se puedan introducir manualmente.
En el caso de que se hayan obtenido todos estos datos de forma
automática en la fase de Reconocimiento de datos, no será necesaria
ninguna intervención manual.
B) Asegurar que se ha generado un único documento digital a almacenar en
el Archivo Digital por cada documento original, ya sea de una o varias páginas. En
caso de que en la fase de digitalización se haya decidido generar un documento
por cada página, deberá ejecutarse un proceso desarrollado para convertir todos
los documentos correspondientes a cada página en un único documento
multipágina en formato PDF/A.
8. Control de calidad
Consiste en verificar que tanto la imagen digital como los datos significativos
obtenidos en el proceso de digitalización son fieles al documento original en
papel y cumplen con requisitos mínimos de calidad. El mismo abarca
procedimientos y técnicas para verificar la calidad, precisión y consistencia de los
productos digitales. Si durante esta fase se determinara que la digitalización no
ha sido correcta (por ejemplo, que el documento no es legible o no presenta la
calidad mínima suficiente) se realizará una nueva captura. Las tareas más
significativas a realizar son:
a) Establecer un programa de control de calidad donde se definan en detalle
todos los pasos para la comprobación de que la digitalización es correcta
así como los requisitos mínimos que deben cumplir las imágenes
digitalizadas.
b) Definir el alcance del control de calidad, si se inspeccionarán todas las
imágenes o solamente un subconjunto de prueba.
c) Determinar si el control de calidad se va a realizar de forma manual (visual),
de forma automática (software específico, comprobaciones de páginas en
blanco y oscuras en base al tamaño del fichero, etc.) o de forma mixta
(primer filtro de forma automática y un segundo filtro de forma visual).
d) Indicar las condiciones por las que se establece realizar una nueva
digitalización del documento.
e) Llevar a cabo un seguimiento de digitalización.
9. Carga de datos en el Archivo Digital
Una vez que se dispone de los metadatos necesarios para cargar el documento
(datos reunidos en la fase de Indexación) y el propio archivo que contiene la
imagen digital del mismo, se puede proceder a la carga de toda esta información
en el Archivo Digital.
10. Devolución o expurgo
La documentación en papel tiene que ser archivada, devuelta o expurgada según
corresponda en cada caso. En esta fase se debe determinar cuál de esas opciones
se llevará a cabo tras la finalización del proceso de digitalización (Archivo,
Devolución o Expurgo). Si la misma está incluida en la normativa de Expurgo
podrá ser eliminada de forma definitiva.
Elaborado por la Secretaría de Modernización del Estado, Ciencia y Tecnología del Gobierno de Entre Ríos.
Enero 2018
