Informe de documentos electrónicos
GAES - 5
Sofia Gil
Nicole Conde
María Paula Mesa
Felipe Torres
Jaison Velásquez
29/04/25
Sena - Sede alterna Salitre
Atención Comercial Y Operación En seguros
Introducción
Debido a su creciente importancia en el mundo actual, donde la digitalización ha
transformado la manera en que gestionamos, almacenamos y compartimos la
información. A medida que las organizaciones y las personas adoptan cada vez más
estas herramientas digitales, se hace necesario comprender sus ventajas, como la
eficiencia, accesibilidad y ahorro de recursos, así como los desafíos que presentan,
como los riesgos de seguridad y la necesidad de cumplir con normativas legales.
Un documento electrónico es la información de cualquier tipo, archivada en un
soporte electrónico, como una computadora o un disco duro, y accesible a través de
dispositivos electrónicos. Estos documentos pueden ser creados, enviados,
recibidos y almacenados electrónicamente, y son reconocidos legalmente con la
misma validez que los documentos en papel, siempre que cumplan con los requisitos
legales correspondientes.
Diferencias ente Documentos físico y digitales
A diferencia de los archivos físicos, que se guardan en papel o soportes físicos, los
archivos digitales existen en formato electrónico y se almacenan en
dispositivos como computadoras, discos duros, nubes o servidores.
No requieren espacio físico para su almacenamiento y el costo de mantenerlos es
generalmente bajo, ya que solo se necesita espacio en servidores o discos duros.
Requieren espacio físico (archivos, estanterías) para su almacenamiento, y el costo
de gestión de estos documentos puede ser alto, especialmente cuando se acumulan
muchos.
Listado de documentos electrónicos:
1. PDF
2. DOCX
3. XLSX
4. PPTX
5. TXT
6. HTML
7. XML
8. CSV
9. Emails
10. JPEG
11. PNG
12. TIFF
13. MP3
14. MP4
15. JSON
16. EPUB
17. RDP
18. CAD
19. Mark Down (.md)
Algunas Características de los documentos electrónicos:
Tienen características como autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad
Ventajas:
1. Eficiencia
2. Accesibilidad
3. Ahorro de espacio
4. Reducción de costos
5. Seguridad
6. Facilidad de búsqueda
7. Facilidad de edición y actualización
8. Sostenibilidad
Desventajas:
1. Dependencia tecnológica
2. Riesgos de seguridad
3. Obsolescencia tecnológica
4. Falta de tangibilidad
5. Problemas de compatibilidad
6. Dependencia de la energía
7. Dificultades para la conservación a largo plazo
Normativas y aspectos legales
Ley de Firma Electrónica: Requisitos legales para que un documento electrónico
tenga validez.
Protección de Datos: Cumplimiento de regulaciones como GDPR (Reglamento
General de Protección de Datos) si es relevante.
Conservación: Requisitos legales sobre la conservación de documentos
electrónicos.
Aplicaciones y Usos Comunes
En empresas (gestión de contratos, almacenamiento de registros, etc.).
En la educación (material académico, investigaciones, etc.).
En el gobierno (trámites electrónicos, archivos digitales, etc.).
En la vida cotidiana (formularios online, facturación electrónica, etc.).
Conclusión
El documento ha cubierto las ventajas y desventajas de los documentos electrónicos,
los tipos más comunes, las características principales y los desafíos, como la
seguridad y la obsolescencia tecnológica. También se han abordado los aspectos
legales y normativos. Los documentos electrónicos son importantes en la era digital
para permitir y facilitar la eficiente gestión de la información y el acceso remoto.
Además, los documentos permiten ahorrar costos y espacio y optimizar procesos en
varias áreas, como negocios, educación y administración pública.
Smith, J. (2020). La evolución de los documentos electrónicos. Editorial Digital.
Pérez, M., & López, A. (2019). Documentos electrónicos y su impacto en la
administración pública. Revista de Tecnología y Gestión, 34(2), 45-59.
