Técnico de

Módulo 2
adquisición y
Descripción
bibliográfica

TÉCNICO BIBLIOTECARIO

Calle. San Martín N° 330 - 2do piso – Distrito de Iquitos – Provincia de Maynas – Departamento de Loreto
Oficina Sucursal Pucallpa: Jr. Atahualpa N° 653 4
Iquitos: (065) 221698/ Pucallpa: (061) 605915
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Competencias

1. INCORPORACIÓN DE NUEVOS FONDOS.

1.1 Adquisición
1.2 Proceso de las adquisiciones.
1.3 Registro y sellado.
1.4 Últimas operaciones.
1.5 Formas especiales de incorporación de fondos.
1.6 Estadísticas.
1.7 Adquisición de materiales especiales.

2. ORGANIZACIÓN DE LA COLECCIÓN: LA DESCRICIÓN

BIBLIOGRÁFICA.
2.1 La catalogación.
2.2 La descripción bibliográfica.
2.3 La "Descripción Bibliográfica Normalizada internacional"(ISBD)
2.4 Recursos utilizados en la descripción bibliográfica.
2.5 La descripción de publicaciones monográficas impresas.
2.6 Descripción en dos o más niveles.
2.7 Catalogación analítica.
2.8 Descripción en obras antiguas.

ANEXO:
Examen.

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Luego de finalizar el estudio del presente módulo el participante deberá
aplicar sus conocimientos, habilidades y valores para:

 Citar las formas tradicionales de adquisición de libros y

publicaciones.

 Explicar el proceso de adquisición.

 Señalar las formas de registro, sellado, estadística y demás

operaciones necesarias a tenerse en cuenta luego de la
adquisición.

 Sugerir mecanismo de adquisición de publicaciones periódicas y

no periódicas, publicaciones oficiales, mapas, música impresa,
materiales audiovisuales y materiales únicos o raros.

 Describir las operaciones de catalogación de una biblioteca.

 Comentar acerca de la descripción bibliográfica y los recursos

que se utilizan.

 Efectuar acerca de la descripción de publicaciones monográficas

impresas y obras antigua.

 Exponer sobre la catalogación analítica.

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 1. INCORPORACIÓN DE NUEVOS FONDOS

1.1 Adquisición

Seleccionar un libro no incluye su necesaria adquisición. Ni la biblioteca

la pública, menos que ninguna por su universalidad puede aspirar a la
exhaustividad, por falta de medios, ni debe aspirar a ella dada la
inevitable distribución de cargas que impone la tendencia actual a la
cooperación interbibliotecaria y a la existencia de redes y sistemas. Lo
seleccionado debe ser siempre más que lo adquirido y el que la
selección culmine en adquisición depende de una determinada política
de adquisiciones subordinada, a su vez a una serie de circunstancias,
como son los medios económicos con que se cuenta y del papel
absoluto (por el tipo de biblioteca de que se trata) y relativo (dentro de
un conjunto de bibliotecas, dentro de un posible plan nacional o
regional de adquisiciones) que desempeña la biblioteca.

Esta política incluye, además, la determinación del sistema o forma de

adquisición a seguir en cada caso. Porque, efectivamente, hay varios
procedimientos para incrementar una colección bibliográfica y a pesar
de su carácter tradicional, no parece que la teletransmisión de textos los
vaya a hacer inútiles todavía durante mucho tiempo. Las formas
tradicionales de adquisición son:

a. El depósito obligatorio o depósito legal. Desde que fue

establecido por primera vez para Francia por Francisco I en 1537,
esta forma de incrementar los fondos bibliotecarios se ha ido
convirtiendo en procedimiento ordinario al menos para
formar la colección bibliográfica nacional, conservada, en
otros tiempos, en las bibliotecas de los reyes y príncipes y,
posteriormente, en la biblioteca nacional de cada país.

b. El canje de publicaciones. Cuando se escribe sobre canje de

publicaciones, le viene a uno la tentación de pensar si no se
tratará de un procedimiento sólo apropiado para países en vías
de desarrollo y sin Infraestructura editorial o librera o para aquellos
otros todos los del mundo socialista, cuya política económica no
les permite el gasto de divisas en materiales bibliotecarios.

Puede parecer acaso que se trata de un atavismo de algo como

pudo ser esa especie de Plan Marshall bibliotecario que fue el
USBE (Universal Seriáis and Book Exchange), nacido como
empresa filantrópica y privada en 1948 para reponer sobre todo
los inmensos fondos bibliográficos que había destruido la guerra
mundial.

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 ¿No estaremos acicalando a un cadáver? En la era de las
técnicas asombrosas de telecomunicación y de reproducción
¿vale la pena el intercambio de publicaciones? El hecho de que
en la actualidad se hable del canje en el contexto del programa
DUP (Disponibilidad Universal de Publicaciones) basado en
colecciones nacionales comunicables entre sí, nos avisa de que el
canje debe ser situado adecuadamente en una política de
adquisiciones.

Porque lo cierto es que el canje es un capítulo importantísimo de

ingresos en las bibliotecas nacionales (y, además, de materiales
de difícil adquisición) y fuente digna de ser tenida en cuenta en
las bibliotecas científicas (universitarias y especiales), aunque en
el caso de las bibliotecas públicas sólo tenga importancia para
sus fondos históricos o de carácter local.

Nada tiene, pues, de extraño que siga editándose un Handbook

on the International exchange of publications que es "una guía
sobre la metodología, organización y administración del canje
internacional de publicaciones; un detallado directorio
actualizado de los centros de canje con responsabilidades
nacionales" y un importante instrumento de trabajo para
planificadores, bibliotecarios y estudiantes de biblioteconomía.

El manual, editado también en francés y en español, se

complementa con un formulario internacional de cartas en cinco
idiomas, preparado para el idioma inglés como principal por Alex
Allardyce.

c. Los donativos. pueden ser tanto una carga inútil como un

enriquecimiento de la biblioteca, según se acomoden o no a los
principios y criterios de selección de la misma. Como en otros
casos, los donativos tienen una importancia considerable
para las bibliotecas nacionales y para las especiales y no
dejan de tenerla para el fondo histórico y local de la pública.

En todo caso, este sistema de adquisiciones implica tres cosas: el

control del mismo de suerte que no interfiera la selección ni
obligue a la aceptación de fondos sin interés, su fomento por la
iniciativa de la biblioteca que mantiene un archivo básico de
donantes de interés y envía las peticiones generales o concretas
para una obra determinada, el cumplimiento de las normas
impuestas por el agradecimiento y la cortesía al mismo tiempo.

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 A veces, los donativos no son más que restos de testamentarias
que no han merecido la atención de los anticuarios o resultado
de traslados precipitados de domicilio. El bibliotecario debe
decidir, en este caso, con conocimiento, si debe aceptarse o no
el donativo; nunca puede darse por no enterado.

Los legados o donativos de colecciones importantes (por sus

fondos, por la importancia del donante] son un medio valioso de
enriquecimiento de colección, pero han de estudiarse en cuanto
a sus condiciones y nunca pueden hipotecar el funcionamiento
de la biblioteca. La parte estimable, de ordinario, para la
biblioteca está constituida por los donativos de obras sueltas que
de forma habitual y mantenida realizan algunos autores.

Esto vale para un capítulo tan importante como las separatas.

Sólo por la vía del donativo es posible muchas veces allegar los
fondos no sólo importantes para una biblioteca, sino necesarios
para hacer la bibliografía de tantos y tantos autores.

El bibliotecario no puede dar ya de lado este procedimiento.

Querámoslo o no, fondos importantísimos de nuestras grandes
bibliotecas son el resultado de legados y donativos.

En los donativos hay que incluir también las subvenciones

destinadas a la adquisición de fondos y las aportaciones que en
otros países realizan las asociaciones llamadas generalmente de
"amigos de la biblioteca". Este tipo de asociaciones que serán
tanto más eficaces cuanto más concreten el objeto de su
amistad, pueden tener además una influencia benéfica en la
radiación local de algunas bibliotecas que, por ser de titularidad
ajena a la comunidad, corren el peligro, de no calar
suficientemente en el interés de los ciudadanos.

El importante papel de estas asociaciones nunca puede llegar a

pretender influir decisivamente en la dirección administrativa o
técnica de la biblioteca.

d. Si exceptuamos las bibliotecas nacionales. Aunque también ellas

tienen que acudir a esta vía para buena parte de sus fondos, la
compra es y debe ser el procedimiento normal para incrementar
los fondos de Las bibliotecas, sobre tocio de las públicas.

A nadie debe extrañar que, siendo las bibliotecas el medio más

importante de acceso a la información y a la cultura, las industrias
culturales que tengan muchas veces en el mundo como
principales clientes a las bibliotecas.

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 Y las normas internacionalmente más acreditadas que señalan el
tanto por ciento de incremento anual en Los distintos tipos de
publicaciones (infantiles, formativas y científicas) así lo confirman.
Por eso precisamente, en los países desarrollados
bibliotecariamente, las bibliotecas son un firme soporte de la
industria editorial, mientras que en los países mal dotados de
infraestructura editorial y distribuidora, las dificultades para formar
colecciones adecuadas son casi insalvables.

Este hecho impone al bibliotecario la obligación no sólo de

conocer el mundo vivo del libro, sino también la de mantener
estrechas relaciones con él como colaborador suyo que es en un
trabajo fundamental de la biblioteca.

Además de las fuentes para la selección que el bibliotecario

debe tener a su disposición, tiene que contar con las fuentes
imprescindibles para hacer sus pedidos, como son las guías y
directorios del mundo editorial y librero.

1.2 Proceso de las adquisiciones

Desde que se decide la adquisición de un libro hasta que pasa al

siguiente servicio (que puede ser, según la clase de materiales y la
organización de la biblioteca, el servicio de encuademación, una
sección especial o la de publicaciones periódicas o bien, sin más, el
servicio de catalogación) hay una serie de etapas que el libro debe
recorrer dentro del servicio o departamento de adquisiciones (Fig. 1.1)
Algunas de estas etapas merecen párrafo aparte, otras se enumeran a
continuación:

a) Operaciones previas. Es preciso comprobar si la obra está o no en

la biblioteca o ha sido ya pedida. Muchas veces será,
además, necesario completar los datos bibliográficos
imprescindibles.

b) Ficha de pedido. Con estos datos completos en la mano, datos

que a veces pueden ser más completos que los mismos que
encontramos en la portada del libro, se rellena o se termina de
rellenar el boletín o ficha de pedido que, con medidas de ficha
bibliográfica de tamaño internacional (75 x 125 mm), ha de estar
hecho con materiales que permitan la ordenación en ficheros y la
obtención simultánea de al menos dos copias.

De esta suerte se enviará el original ai proveedor y las copias

servirán para mantener dos ficheros auxiliares, el de pedidos y el
de proveedores. La ficha debe contener los siguientes datos:
biblioteca o centro que hace el pedido, proveedor, datos

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 bibliográficos, (autor, título, edición, editor y año), datos
complementarios (forma de presentación, precio, número de
ejemplares), forma de pedido (a examen, en firme, suscripción,
con derecho a devolución por inseguridad de la fuente), datos
de control (números del pedido, fecha del mismo, selector,
fuente).

Como es natural puede existir la posibilidad de nuevos datos,

como son los que puede existir la posibilidad de nuevos datos,
como son los que presuponen una respuesta del proveedor
(agotado, sin existencias, etc.) y también se pueden simplificar los
datos bibliográficos utilizando como base del pedido el ISBN,
cuando ia publicación lo tiene.

Figura 1.1. - Departamento de adquisiciones (en una biblioteca central,

en una biblioteca universitaria, en una biblioteca especial, en una
biblioteca nacional).

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En todo caso, debe hacerse una ficha para cada pedido, por las
facilidades que ésta ofrece, dentro de un sistema convencional de
adquisiciones, para el control de las mismas (Fig., 1.2).

c) Fichero de pedidos. Resulta de utilizar una de las copias

ordenándolas alfabéticamente por autores. Es imprescindible su,
consulta cuando se hace un nuevo pedido y es por naturaleza
provisional. Pretender mantenerlo para ahorrarse a la larga la
consulta del catálogo central de la biblioteca a la hora de hacer
los pedidos no está siempre justificado, ya que por resultar de una
catalogación provisional (a menos que el punto de acceso
principal se considere ya definitivo, como fruto de una pre
catalogación) se hace muy inseguro a medida que aumenta su
volumen y no ahorra la consulta que se quería evitar.

De ordinario, cuando llega la obra, se hace la anotación

pertinente en la ficha y puede utilizarse ésta provisionalmente en
el catálogo central

Como indicación al usuario de que la obra se halla ya en la

biblioteca, aunque todavía en proceso.

Figura 1.2.- Hoja de pedido de la Biblioteca Nacional

d) El fichero de proveedores, compuesto por otra copia de la ficha

de pedido, se ordena alfabéticamente por los nombres de estos o
de acuerdo con la clave utilizada para tos mismos y dentro de
cada uno de ellos cronológicamente por la fecha del pedido. Es
el medio de controlar los pedidos y poder hacer las
reclamaciones necesarias. A la llegada del libro, esta copia
puede ser utilizada con otros fines, por ejemplo como registro o
inventario o como hoja de ruta del libro.

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 Todo esto supone, como es natural, prever en el formato del
boletín o ficha de pedido la futura utilización de cada una de las
copias.

e) Envió de los pedidos. Supone la elección previa de los

proveedores y esta elección no es fácil. Existen algunos problemas
básicos que hay que saber resolver: el de los proveedores locales,
el de las relaciones con los proveedores en general y el de los
descuentos.

Un sistema cooperativo de adquisiciones no debe anular la

colaboración del librero local al que habrá que acudir muchas
veces. Puesto que hay muchas clases de bibliotecas y de libreros,
la solución no es la misma para los distintos tipos de bibliotecas.
Las bibliotecas científicas (nacional, buena parte de las
universitarias, especiales y algunas públicas con responsabilidades
específicas) tienen necesidad de acudir a librerías especializadas
(por razón de la materia) y especiales (por razón de los materiales;
mapas, grabados, música, etc.)

Las bibliotecas públicas necesitan también proveedores

especiales para algunos materiales, pero sobre todo necesitan
proveedores rápidos, pacientes y con posibilidades de ofrecer
libros a examen. Ninguno más adecuado que un proveedor local
o "de cabecera", como los médicos.

Las relaciones con los proveedores deben ser elásticas, propias de

colaboradores. Las situaciones de privilegio de un proveedor son
peligrosas, pero la actitud o el exceso de reclamaciones no
suficientemente justificadas pueden matar el espíritu de servicio.

Las dificultades burocráticas que han de soportar ia mayor parte

de los proveedores y la necesidad que tienen las bibliotecas de
acudir a ellos para salvar con éxito algunas situaciones de
compromiso, obligan a buscar siempre una situación de
comprensivo equilibrio. Debe excluirse toda situación de
enfrentamiento porque las bibliotecas deben ser el principal
cliente de las industrias del libro y, además, su principal
colaborador en la tarea de captación de lectores.

En cuanto al precio de los libros, el bibliotecario no puede

pretender constituirse en excepción de cuanto establecen la
ética y las ordenanzas profesionales de editores y libreros. Por otro
lado, está justificado algún descuento por razones (seguridad en
el pago, volumen de peticiones, claridad del pedido, etc.) que
tienen un peso comercial. Un acuerdo de carácter general
tomado entre los representantes profesionales o administrativos

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 de ambas partes parece la solución más adecuada para evitar
situaciones que tengan el menor viso de chalaneo o de falta de
ética profesional.

f) Entrega y recepción de los libros. Sobre la lista de entrega en el

caso de libros pedidos a examen o sobre la factura pro forma si se
trata de pedidos en firme se examina la integridad individual y
colectiva del pedido, es decir, si están todos los libros y si están
íntegros, así como la conformidad con los precios que, desde la
fecha del pedido, pueden haber sufrido alguna variación. Es
todavía el momento de subsanar errores de acuerdo con cuanto
se haya pactado con e) proveedor. Cuando se acepte la
entrega, éste estará autorizado para hacer la facturación
definitiva.

g) En la administración bibliotecaria moderna por métodos

convencionales la facturación (que debe hacerse al menos por
duplicado con el fin de que quede constancia tanto en el servicio
de adquisiciones como en el de contabilidad) puede ofrecer
algunas facilidades para el registro.

Es muy frecuente que un ejemplar de ia factura al que se añade

el número de registro correspondiente a cada pieza se utilice,
ordenando y encuadernando convenientemente un conjunto de
ellos, para sustituir ai libro registro tradicional: Para que esto sea
posible, debe conseguirse que todos los proveedores adopten un
mismo formato de factura y que en él se contengan los datos
básicos que tradicionalmente solían contenerse en los libros de
registro.

No es preciso decir el trabajo inútil que puede ahorrarse de esta

suerte. Un sistema muy extendido de facturación es el de
facturación individual para el que puede usarse una de las copias
de la ficha de pedido convenientemente adaptada.

El sistema no se utiliza sólo por la facilidad de ordenación

numérica individual para formar ellas (encuadernadas o
simplemente encoladas en bloques de 200 ó 300 unidades) el
registro, sino porque, además, permite la tramitación completa
del resto de los libros pedidos en el caso de errores o de
reclamaciones individuales.

Lo que sí está claro es que el original de la factura,

convenientemente conformado, debe pasar al servicio
económico.

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1.3 Registro y sellado

El registro es el acto por el que un libro incorpora formalmente a la

colección; en el libro registrado quedará como signo un número
precedido generalmente de la letra R. El sellado es el acto por el que se
declara formalmente la propiedad de un libro; en el libro quedará la
huella de un sello, en tinta o en seco, en el que consta el nombre del
centro propietario.

Claro está que el sellado debiera hacerse después del registro, es decir,
después de que el libro ha entrado a ser propiedad de la biblioteca. La
misma práctica favorece este sistema por el hecho de que registre y
sellado que han de realizarse en partes del libro muy próximas pueden
hacerse también simultáneamente.

El si debe hacerse inmediatamente después del registro, está

respondido en lo que acabo de decir, pero en algunas bibliotecas se
sigue la práctica de dejar el sellado par la última

Parte del proceso de elaboración del libro, porque, después de los

trabajos de catalogación, es posible descubrir todavía que el libro no
debiera haberse adquirido (por defectos, por multiplicidad de
ejemplares, etcétera).

El sellado es tarea delicada en bibliotecas de conservación hasta en

todos los ejemplares no sometidos al préstamo. En todo caso, el sello -
que es más un testimonio que una garantía de seguridad - no debe
ponerse nunca en la portada, sino en el reverso de la misma o página
de derechos.

Es lamentable la situación en que han quedado raros y bellos

ejemplares por no haber tomado esta mínima precaución. Precaución
aun mayor hay que tener en el momento de multiplicar los sellos en el
interior del libro. Esta operación ha de hacerse de manera respetuosa
con el libro y estudiando de forma adecuada la materia del sello y la
composición de las tintas para que no resulte dañada ni la escritura ni la
materia escritora.

Porque la verdad sea dicha que es preferible, a veces, que el libro sea
robado por otros a que sea asesinado por sus guardianes. La práctica
actual, sólo utilizable para los libros que se suponen de corta vida, de
sellar los cortes o, al menos, la parte superior o cabeza de los mismos, no
es tampoco una garantía contra el robo.

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El tamaño discreto del sello es también otra señal de sensatez; no
debemos olvidar que en una buena parte de los libros habrá que
anular, andando el tiempo, la eficacia de este sello con un contrasello.
El Reglamento español de 1901 debe tanto ser admirado todavía en
algunas de sus previsiones como corregidas en algunas otras.

Registrar es tanto como inventariar y libro registro equivale a inventario.

Aunque las tantas veces citado Reglamento de 1901 considera
inventario al catálogo topográfico y no al registro general de entrada,
la verdad es que éste, aparte su valor estadístico sobre la colección y
de fuente para determinados estudios históricos sobre la biblioteca,
constituye el verdadero inventarío de una biblioteca.

Esta operación bibliotecaria da lugar a un documento que constituye

una especie de última instancia informativa sobre una obra, cuando
hay problemas sobre la misma como objeto físico, y tradicionalmente
adopta la forma de libro apaisado y de gran formato. Pero el valor
administrativo de esta operación puede ser obtenido perfectamente
por un registro formado, como ya hemos dicho, por una copia de la
ficha de pedido o de la factura de las adquisiciones capaces de
contener los mismos datos que un libro registro y de cumplir el carácter
básico de anotación descriptiva y numerada hecha por orden
cronológico de entrada.

Los datos que debe contener el registro son los necesarios para
identificar bibliográficamente (y sumariamente) la pieza (autor, título,
editor y año), los datos de interés estadístico de acuerdo con la política
de ¡a biblioteca (número de volúmenes, fecha de ingreso), datos
relacionados con la adquisición (precio, forma de adquisición,
proveedor), datos relacionados con la historia del ejemplar
(generalmente en "observaciones") y número de identidad que debe
ser distinto para cada ejemplar de una misma obra y el mismo para las
distintas partes de una obra (Fig. 1.3).

En las grandes bibliotecas, además del registro general de impresos,

existen registros especiales para distinta clases de materiales
(manuscritos, Incunables, música impresa, grabados, discos, etc.) que
necesitan datos especiales de identificación o una mayor abundancia
de datos sobre su adquisición.

Pero en todas las bibliotecas debe existir ai menos el registro especial de

publicaciones periódicas y de seriadas no periódicas en el que,
numéricamente y procediendo siempre por orden cronológico de
adquisición, se anota la primera parte adquirida por la biblioteca de la
unidad bibliográfica de que se trate.

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Dado que en este caso, como en el de todas las obras que se
publiquen y adquieran por partes, ha de atribuirse el mismo número de
registro a todas ellas, es necesario contar con los medios adecuados de
control de los que se tratará más adelante

Figura 1.3,- Hoja del libro registro de la Biblioteca Nacional

Con la Inscripción de las obras no terminan los trabajos de un servicio de

adquisiciones en el libro registro.

Habrá que volver muchas veces a él para anotar con una palabra,
"desaparecido", lo que en los estantes se anuncia con un testigo físico,
habrá que avisar de que el libro perdido ha sido "sustituido por otro" con
un número que también consta ya en el registro, habrá que mantener
pequeños archivos o ficheros de perdidos, duplicados, múltiples para el
canje, libros descabalados, etc.

Toda una larga serie de instrumentos que hacen posible trabajos de

gran interés bibliotecario. Y habrá, por fin, que encauzar los distintos
materiales hacia su nuevo destino, una nueva etapa en los trabajos
técnicos de la biblioteca. No todo tiene el mismo tratamiento técnico,
pero todo tiene que ser tratado de alguna manera para que, siendo ya
propiedad de la biblioteca, constituya de verdad la colección de una
biblioteca.

Como hemos visto, la forma de llevar el registro admite bastantes

variaciones, aun dentro del sistema de libro registro. Puede llevarse un
único libro para toda clase de materiales y de formas de adquisición,
con tal de que el libro esté dotado del número suficiente de casillas
para hacer las anotaciones pertinentes. Puede también hacerse uso de

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varios libros, sobre todo en aquellas bibliotecas grandes y con varias
secciones necesitadas de aquilatar los datos estadísticos.

Pero, sea cual fuera el sistema utilizado, el registro, en su condición de

inventario y de espejo histórico de la colección bibliográfica, tiene gran
importancia administrativa y es imprescindible para los trabajos de
evaluación y estadística de la colección, ya que es el testimonio de que
un documento ha entrado a formar parte de la misma, de la situación
de ésta en un determinado momento y en su conjunto, y de las
transacciones encaminadas a su aumento en un determinado periodo
de tiempo.

1.4 Últimas operaciones

El departamento de adquisiciones se halla íntimamente ligado en su

trabajo a otros servicios técnicos de la biblioteca. La comprobación y
conformación de las facturas desembocan en el departamento
administrativo del centro; el libro no debiera abandonar este
departamento de adquisiciones sin establecer la conexión con el resto
del proceso bibliográfico por medio de la "hoja de ruta" u "hoja de
proceso"; en las grandes bibliotecas, el buen servicio a las necesidades
de los usuarios aconsejarán la existencia de un catálogo "provisional".

a) La hoja de proceso es, además de un instrumento de control de

las distintas etapas del proceso bibliográfico, un medio
imprescindible para la evaluación de resultados y para la
estadística de los trabajos técnicos.

La hoja permite el aprovechamiento de los datos ya

establecidos en firme, evita duplicaciones inútiles, garantiza la
unidad y la exhaustividad del proceso en las bibliotecas que
utilizan muchas y distintas manos para este trabajo y permite,
además, los siguientes usos:

Seguir los pasos del libro hasta su llegada a los estantes; añadir
datos de interés para el mantenimiento de los catálogos, como
puede ser el número de ejemplares de las fichas que han de
imprimirse de cada asiento; recibir datos de interés para la
preparación final del libro (signatura, forma de
encuademación, condiciones de préstamo, destino final del
libro, posibles reservas para usuarios, etcétera); constituir con
las hojas originales el índice central o "catálogo de trabajo" de la
biblioteca.

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 La "hoja de proceso" tiene de ordinario un formato mayor que el
de la ficha bibliográfica de tamaño internacional, pero también
puede ser utilizada como tal una de las copias de las fichas de
pedido, con tal de que se haya tenido la precaución de utilizar su
reverso para contener los datos que no caben en el anverso ni
son necesarios para los trabajos de adquisiciones.

b) El catálogo provisionales necesario y suele mantenerse en las

bibliotecas en las que la entrada de una obra y su disponibilidad
para el público se hallan separadas por un lapso considerable de
tiempo. Se ordena alfabéticamente y su finalidad es permitir el
control y la utilización de un libro aun antes de que haya sido
catalogado y, desde luego, antes de que las fichas hayan sido
intercaladas en los catálogos públicos.

El catálogo provisional puede ser mantenido de las siguientes

formas; usando una copia de la ficha de pedido, utilizando el
mismo fichero de pedidos o incorporando los asientos a los
catálogos generales. En el primer caso, una de las copias del
fichero de pedidos, después de anotar en ella la fecha de
llegada de la obra, pasa a formar parte de un fichero alfabético
que consulta el bibliotecario.

En el segundo, el uso de un fichero que reúne las fichas de libros

pedidos y no recibidos con las de los llegados hace poco tiempo
(y que, por consiguiente, contienen ya la fecha de llegada y el
número de registro) permite, sin nuevo fichero, la información
necesaria para saber si un libro ha entrado o no en la biblioteca,
antes de que llegue la información a los catálogos generales.

Tanto en éste como en el caso anterior deben realizarse

frecuentes expurgos para eliminar los asientos de aquellos libros
cuyas fichas ya han recibido su destino definitivo.

Por último se utiliza a veces una copia más de la ficha de pedido

(que hace notar su carácter de provisional por su simple color)
que se intercala en los ficheros del público desde el mismo
momento del pedido o, al menos (si se utiliza una copia del
fichero mismo de pedidos), cuando recibe el dato de la fecha de
entrada y el del número de registro, y que, por fin, se retira del
catálogo cuando se intercala en él la ficha definitiva.

1.5 Formas especiales de incorporación de los fondos

Hay fondos en la biblioteca cuya adquisición presenta características

especiales. Son, sobre todo, las obras que se adquieren por suscripción:
publicaciones monográficas en curso (por volúmenes, por fascículos, en

19
hojas sueltas...); colecciones monográficas, generalmente de alta
especialización, publicadas por entidades de investigación (academias,
universidades, institutos científicos...); publicaciones seriadas, periódicas
o no.

En muchos de estos casos, la adquisición supone una economía de

esfuerzos, al ahorrarse la repetición del pedido y del control económico
para cada parte. Por otro lado, no es necesario repetir
innumerablemente los datos del registro para cada una de ellas.
Además, es necesario asegurar el control de llegada de cada parte; es
decir, poder comprobar que la obra está o va estando completa en la
biblioteca.

Por fin, es preciso poder asignar el mismo número de registro a todos los
componentes de una misma unidad bibliográfica, como son las obras
en curso y las publicaciones seriadas.

Para conseguir todo esto, las bibliotecas utilizan el fichero de obras en

curso, el de series (generalmente monográficas) y el de publicaciones
seriadas. Para el primero pueden utilizarse fichas de tamaño
internacional, aprovechando, una vez más, una de las copias del
fichero de pedidos.

Para los otros dos suelen utilizarse fichas de mayor formato (al menos
A5), en cuya cabecera figuran datos bibliográficos y económicos
comunes toda la publicación, como son el título, el editor, la
periodicidad, los volúmenes por año, el precio de suscripción, el número
de registro, la forma de adquisición (canje, compra, etc.), el proveedor.
También pueden contener datos adicionales como la forma de
encuademación.

En el cuerpo principal de la ficha, debidamente diseñado, se anotan los

datos propios de cada parte que son, sobre todo, la fecha de aparición
y la numeración. En el caso del fichero de series (como si se tratara de
una catalogación resumida en dos niveles) habrá que añadir autor,
título y número de registro de cada parte (Figs. 1.4, 1.5, y 1.6).

El modo más internacionalmente acreditado y ordinario de

conservación y de consulta de estas grandes fichas es el horizontal que
permiten muebles del tipo "kardex" (Fig. 1.7.).

20
1.6 Estadística

Una simple ojeada a la norma ISO 2789-1974 (versión española UNE 1-

086-79) sobre "Estadísticas internacionales de bibliotecas" nos hace ver
la importancia del servicio de adquisiciones para fines de estadística, ya
que, entre otros, se piden los siguientes datos: estado de la colección
(Por número de metros lineales de estantería en el caso de los impresos
y de rollos o de unidades en el caso de microfilme y de otra ciase de
microcopias, respectivamente), adquisiciones anuales (por títulos y
volúmenes, rollos y unidades físicas, según los casos) y número de títulos
en el caso de las publicaciones seriadas

Figura 1.4.- Control de entrada de publicaciones periódicas semanales

21
 Figura 1.6.- Control de entrada de publicaciones senadas (a partir de
mensuales)

Pero la estadística que deben proporcionar los datos recogidos por este
servicio tienen que extenderse a mucho más (como es natural, el
tratamiento electrónico de los datos proporciona mayores
posibilidades) y llevarnos al conocimiento de las distintas materias, de las
distintas clases de materiales, de las distintas formas de adquisición y de
muchos aspectos económicos, comenzando por el precio medio de las
adquisiciones.

El resultado será el conocimiento exacto de la colección y la posibilidad

de establecer una política acertada de adquisiciones, teniendo en
cuenta que esta política deberá establecer previsiones económicas
bastante móviles, sobre todo cuando se trata de la adquisición de
materiales extranjeros o de compromisos a medio o largo plazo, como
acontece en el caso de las suscripciones.

22
1.7 Adquisición de materiales especiales

Decir materiales especiales es una manera de salir del paso. Dividir el

mundo de los "documentos" en libros y en "medios" o en libros y
"materiales no librarlos" es algo a lo que se resiste el bibliotecario
español. "Documento" es palabra muy ligada al mundo de los archivos;
"medio" ha sido muy absorbido por los de comunicación social y, entre
nosotros (a menos que se utilice en forma latina, "media"), apenas
quiere decir nada desligado de un adjetivo.

Y en vez de "librario" nos queda "libresco" que designa algo

perteneciente o relativo al libro. Así que habríamos de quedarnos con
"materiales no librescos". A menos .que acudamos y esto parece lo más
sensato a "materiales no libros".

Pero dado que los límites de este concepto dependen de los que tenga
la palabra libro, tendremos que volver a comenzar de continuo, ya que
el término "libro", en sentido general y no como opuesto a folleto, se
refiere más bien a una forma física válida para impresos y manuscritos
que sólo excluye de si las hojas sueltas. Dada la imprecisión
terminológica me limitaré por ahora a enunciar en cada caso los
materiales a los que me refiero.

a) Publicaciones periódicas y seriadas no periódicas. La variedad

formal de las publicaciones periódicas, que en España
designamos con términos como "revistas" (para las de carácter
periódico no diarias o para las que tienen documentación
gráfica), "diarios" y "periódicos" (para las de periodicidad diaria o
para las publicaciones en un determinado formato), es muy
considerable.

Este tipo de publicaciones está presente en todas las bibliotecas

en mayor o menor número y es sólo cuestión de cantidad el que
su tratamiento constituya o no un servicio especial, lo mismo que
ocurre en el caso de otros materiales. Pero siempre plantean
problemas propios de adquisición y de proceso, entre otros.

De esta suerte, nos encontramos en principio con los que se

refieren al coste inicial, al compromiso de continuidad que
supone una suscripción y a los problemas de almacenamiento, sin
olvidar que, en bibliotecas públicas de gran importancia y en las
de carácter científico, buena parte de las publicaciones
periódicas han de ser extranjeras.

El compromiso de continuidad a veces tiene también carácter

retrospectivo, ya que alcanza a los números ya publicados antes

23
de la fecha de suscripción. Este hecho no tiene gran importancia
en la biblioteca pública (espejo de la actualidad cultura y no
archivo de los conocimientos), pero sí la tiene en las bibliotecas
científicas y con responsabilidades de conservación. Completar
colecciones es tarea importante.

Como lo es el darse de baja, decisión que es un acto positivo y

que supone para la biblioteca la existencia de "torsos" o
colecciones incompletas. También hay que tener en cuenta las
posibilidades de conservación. Por fin, hay que tener presente
que la prensa periódica tiene asimismo importancia para
determinados estudios científicos.

Lo que sucede es que los criterios de selección no bastan, porque

ninguna biblioteca está tan bien dotado económicamente que
pueda soportar la adquisición de todo aquello que una pura
aplicación de los criterios le aconsejaría.

El terrible millón y medio de títulos al que nos acercamos para el

año 2000, la enorme variedad de tipos de publicaciones que van
desde la gran revista científica o cultural hasta la simple hoja de
los boletines financieros o de las "circulares" o "newsletter", la
temible falta de uniformidad editorial y de distribución, causa de
que muchas publicaciones (sobre todo las que forman la masa
de la "literatura gris") escapen del control bibliográfico y de los
cauces comerciales accesibles, todo eso obliga a que las
bibliotecas con responsabilidades científicas sitúen la adquisición
de las publicaciones periódicas bajo una política bibliotecaria por
encima de ellas mismas.

Con esta política delante de los ojos, los bibliotecarios pueden

emprender un camino de acción que de otra suerte se convertiría
en batalla individual de una guerra perdida.

Esta política comienza, como es natural, por un estudio de la

situación de las colecciones y de las necesidades de los usuarios
reales y Potenciales, sigue por un examen de la infraestructura
legal y funcional existente y desemboca en un plan cooperativo,
centralizado o descentralizado, de adquisiciones (la British Library
y el sistema de la República Federal de Alemania son,
respectivamente, ejemplos de dichos sistemas, como tendremos
ocasión de decir).

Este sistema engloba un procedimiento más bien centralizado de

canje internacional de publicaciones y se complementa
necesariamente con un sistema nacional de préstamo que no es

24
posible sin un catálogo colectivo nacional de publicaciones
periódicas.

La Adquisición e ingreso de estas publicaciones presupone su

selección. En las bibliotecas públicas manda la actualidad, la
información general y la divulgación científica y puede servir de
orientación la norma 39 de la IFLA: 50 revistas cada 1,000
habitantes. El rigor en el control bibliográfico y la conservación de
los ejemplares en desuso están mutuamente ligados y dependen
de la naturaleza de ¡as bibliotecas. Hemos dicho muchas veces
que una buena parte de las bibliotecas públicas españolas
cargan o han de cargar con responsabilidades científicas.

Por otro lado, todas !as de capitales de provincia son depositarías

del depósito legal. Por último, no hay ninguna que de suyo no
tenga que especializarse de alguna manera en temas locales.
Estas responsabilidades, distintas en grado y extensión, determinan
las obligaciones en las tareas de selección, adquisición y registro,
de catalogación analítica y de conservación de las colecciones
de publicaciones senadas.

Las bibliotecas universitarias cuentan con la colaboración de

bibliotecarios de referencia (para grandes áreas temáticas) y del
personal docente (para disciplinas más concretas). La norma del
título por usuario suele apuntarse en manuales extranjeros. Pero el
peso de las publicaciones periódicas es muy distinto en el
conjunto de las adquisiciones de cada facultad o instituto
universitario.

El director de la biblioteca universitaria, que debe intervenir y

controlar todas las adquisiciones, debiera ser la última instancia
en el planeamiento de las mismas y en la distribución anual del
presupuesto.

Las bibliotecas especiales, con bibliotecarios especialistas o al

menos especializados, tienen claro su ámbito de elección. No
existe dificultad mayor que la de determinar los campos
tangenciales a los que puede llegarse.

Las bibliotecas nacionales suelen tener claras sus normas y deben

funcionar con especialistas por países o áreas culturales.

El problema de la selección no es de difícil solución, puesto que

las editoriales suelen preocuparse de enviar números gratuitos en
sus comienzos y se cuenta con repertorios adecuados para las ya
en curso.

25
Tampoco los criterios de selección aplicables son muchos, si nos
referimos a los de carácter general, importancia científica o
informativa del organismo responsable, autoridad del editor,
permanencia o duración de la revista, frecuencia de citas en las
publicaciones científicas y en las bibliografías, posibilidades de
completar la colección retrospectivamente, existencia de medios

Informativos auxiliares (índices, etc.), puesto ocupado en los

estudios bibliométricos... Pero no es tan fácil la aplicación de estos
criterios, cuando las necesarias limitaciones presupuestarías
obligan a afinar la puntería.

El destino de lo adquirido también presenta problemas propios. En

los depósitos de libre acceso, las revistas suelen hallarse
colocadas con los libros, en una parte determinada de la materia
correspondiente. Las bibliotecas universitarias deben escoger
entre el sistema centralizado o descentralizado de conservación o
adoptar sistemas elásticos descentralizando materias muy
específicas o sólo los últimos números de una publicación.

Los diarios y revistas de información general plantean serios

problemas de conservación y de almacenamiento por su
volumen, por su gran formato (que obliga a veces a la
conservación horizontal) y por la baja calidad de sus materiales.

La biblioteca pública, con responsabilidades de conservación

para lo local, las hemerotecas centrales y las bibliotecas
nacionales, deben estudiar con detenimiento la posible
conservación en microfotografía con posibilidades de obtener
"copias duras" por medio de las máquinas lectoras- impresoras.

Aun en los casos en que los periódicos, o al menos los originales,

no hayan de conservarse, pueden servir para la formación de
archivos de recortes.

Los anuarios (juntamente con otros tipos de publicaciones

semejantes, como "Memorias", "Informes", actas de congresos y
asambleas anuales, etc.) son un tipo de publicaciones que
interesan, sobre todo, a bibliotecas científicas, pero las que se
refieren a organizaciones políticas, sindicales, culturales, religiosas,
administrativas, profesionales, etc. pueden ser de gran interés
también en la biblioteca pública.

Desde el punto de vista organizativo de las adquisiciones, hay que

hacer notar que el registro de publicaciones periódicas y de
seriadas no periódicas no excluye el fichero de pedidos de las

26
 mismas. La razón de utilizar, además, un fichero de pedidos está
en el mejor control de éstos para asegurar el comienzo del
suministro y en los cambios que suele haber en los títulos
provisionales de los pedidos comparados con los títulos reales de
las publicaciones cuando llegan; a nadie se le escapa que la
exactitud del título es fundamental en la recuperación de este
tipo de documentos.

Una copia de este fichero de pedidos (encuadernada en

bloques) puede servir, también aquí, de registro o inventario por
orden numérico.

Este número de inventario debe constar en cada fascículo de la

publicación (y es distinto del número de exposición que le
corresponda en el depósito provisional de revistas) y en la ficha
grande del registro de entrada de las distintas partes. Por fin, no
debe olvidarse el sellado de cada parte recibida con numeración
propia y del posible material complementario.

Estadísticamente, las publicaciones seriadas se expresan por

número de títulos y por número de volúmenes encuadernados,
tanto para estadísticas en curso, como retrospectivas. El cálculo
de los volúmenes se hace sobre una media de seis-ocho
volúmenes por título y año, dependiente de la mayor o menor
incidencia, dentro de la colección, de los diarios y de las revistas
de información general.

En los archivos del depósito legal centralizado, como es el caso

de la Biblioteca Nacional, es posible que haya de acudirse a una
media cercana a diez. Las entradas anuales se expresan, además
de por títulos, por el número de unidades con numeración propia.

Para el control del registro de entrada, las necesidades de

personal se cifran en una persona por cada 2,000 títulos.
Naturalmente, en este cálculo no se incluyen tos trabajos de
pedido ni mucho menos los de reclamación o control del pedido,
pero si todo tipo de anotaciones en la ficha de registro.

b) Las publicaciones oficiales, prescindiendo de los boletines o

gacetas oficiales, no son fáciles de adquirir. El bibliotecario debe
conocer los medios necesarios para llegar a este tipo de
publicaciones, cuyo control bibliográfico está bastante
descuidado en España.

La Sección de Publicaciones Oficiales de la Biblioteca Nacional

debiera convertirse en un centro de información sobre esta clase
de publicaciones de órganos administrativos nacionales,

27
 regionales o locales y sobre las de instituciones internacionales de
carácter gubernamental o no.

También debiera ser la fuente segura de suministro de los

documentos primarios. El Centro de Canje Internacional de
Publicaciones (ahora en la Biblioteca Nacional de Préstamo
y, con ésta, en la Biblioteca Nacional) es el interlocutor natural
para el establecimiento de colecciones de publicaciones oficiales
en aquellas bibliotecas cuyas necesidades no puedan
satisfacerse con lo que debiera ofrecer la Sección de
Publicaciones Oficiales.

La solución española que haya de darse pasa necesariamente

por ajustar convenientemente la llamada Biblioteca Nacional
de Préstamo dentro del organigrama de la Biblioteca Nacional,
imitando en esto la solución adoptada por la British Library para
su Landing División.

c) Microformas. Microfilme y microficha pertenecen de lleno al

mundo de libro y de la escritura, son cultura impresa, aunque
sea en miniatura y, sobre todo, aunque tengan necesidad
de que se utilicen aparatos electores para llegar a su contenido.

Es esta necesidad el mayor obstáculo que ha tenido la

microformas para imponerse en la biblioteca pública, cuyos
bibliotecarios y lectores están demasiado familiarizados con el
tacto directo del libro. Y es más que probable que, como ha
pasado en otros campos de la técnica, cuando la microformas
parezca poder llegar a imponerse, tenga que ceder el paso a
otras formas de transmisión de imágenes ya presentes en el
mundo de la comunicación.

Las dudas sobre la posible duración de este soporte cuando no se

trata de película de sales de plata ha sido otra causa de
reticencias para su aceptación.

Pero hoy todas las bibliotecas, por razones de espacio y de precio

y por necesidad, han debido aceptar el microfilme (en 35 o 16
mm - más en el primer formato-) o la microficha (de 105 x 148
mm).

En el caso de las bibliotecas de conservación, para constituir un

archivo de seguridad del tesoro bibliográfico o para preservar a
éste un uso excesivo e innecesario; en las bibliotecas importantes
para reponer y sustituir originales ya agotados; en todos los casos,
para evitar obras demasiado voluminosas o que hay que poner al

28
día muy frecuentemente y para la adquisición de documentos
publicados únicamente en esta forma.

Un laboratorio propio, pequeño o grande, o la colaboración de

empresas comerciales en la mayoría de los casos, permiten
obtener los duplicados de seguridad o de sustitución del original
valioso. La petición, directa o a través de un servicio nacional, a
los centros que tienen los originales y a editoriales especializadas,
es el otro camino de adquisición.

Micropublishers Trade List Anual (MTLA) publica anualmente en

microficha los catálogos de los principales editores especializados
del Mundo, Cuide to mícroforms in print (ed. John J. Walsh,
Westport, Conn.

Microform Review Inc) y Subject guide to microform in print son un

complement de la obra anterior , Directory of library reprographic
services; a world guide tiene un alcance mundial. University
Microfilms International publica Seriá is in microform y Saur
Microform Market Place.

Grandes bibliotecas, como la del Congreso en Washington y la

Vaticana publican sus propios catálogos, importantes los de
aquélla para publicaciones periódicas y Los de ésta para libros
raros.

Centros nacionales como el Centro Nacional de Microfilm de

España (desaparecido ahora por el Decreto 565/1985 de
reorganización del ministerio de Cultura) publican sus catálogos
(Publicaciones en microfilm y microficha, Madrid, 1975).

Micrcforms in librarles; a resder de Albert J, Díaz (Weston, Conn.,

Microform Review Inc., 1975) para el estudio de los problemas
fundamentales y la obra de Aller Veaner, The evaluation of
micropublications; a handbook for librarians (Chicago, ALA , 1971)
sobre criterios de selección, son obras básicas, Microform Review
(Westport, Conn., Microform Review Inc., 1972) es una publicación
de la que no se puede prescindir para estar enterado de todo
cuanto se refiere a la utilización bibliotecaria de las microformas,
así como de la novedades editoriales en este tipo de material.

Los problemas de adquisición y de registro de estos materiales son

los mismos del libro, salvo en lo que se refiere, como es natural, a
la fijación sobre el documento tanto del número de registro como
del sello de propiedad que, muchas veces, como en el caso de la
microficha, no podrán ir sobre el documento, sino sobre su
envoltura.

29
d) Los mapas. son también materiales bibliotecarios. Atlas
(geográficos, lingüísticos, Históricos.....), mapas (de muy
distintas clases), planos, son materiales que necesitan, en distinta
medida y por distintas razones, las bibliotecas.

La bibliografía nacional especializada debe ser la fuente principal

para las adquisiciones. Su pedido, adquisición y registro, puede
hacerse tanto individualmente como por colecciones.

e) La música. impresa (partituras y partes musicales) puede ser

objeto de adquisición tanto de la biblioteca pública para la
música popular, ligera o clásica (cuando los estudiosos o
ejecutantes no tienen otra fuente de aprovisionamiento),, como
de otro tipo de bibliotecas que deben proporcionar material de
estudio para la historia, ciencia, pedagogía, etc., de la música.

La bibliografía nacional especializada y los catálogos de casas

productoras y distribuidoras constituyen la base para la selección.

f) Las estampas, tanto las reproducciones de gran tamaño corno los

llamados grabados originales firmados por el artista y en
pequeñas tiradas, las tarjetas postales y las fotografías (de
edificios, de paisaje, artísticas, iconográficas, etc.) constituyen
objetos bibliotecarios tanto por su propia entidad como por su
valor informativo.

Bajo el primer punto de vista contribuyen a la formación del

gusto artístico (formación que se complementa con la
correspondiente información literaria que proporciona un fondo
bibliográfico especializado) y suele dar lugar a secciones de arte
o a artotecas en algunas bibliotecas extranjeras, en las que este
tipo de materiales, convenientemente protegido, es objeto de
préstamo.

Su valor informativo radica en su condición de material ilustrativo

de textos impresos o en su contenido. Cualquier biblioteca
pública puede justificar la existencia de este tipo de materiales
entre los fondos de su colección.

El control bibliográfico nacional de esta clase de fondos no es

fácil, ya que no se demuestra muy eficaz el depósito legal para la
recolección de la obra artística gráfica.
Esta falta de eficacia se refleja naturalmente en la parte
correspondiente de la bibliografía nacional, donde se publique.
El seguimiento de las editoriales especializadas, de las galerías

30
 y talleres de estampación, el mismo trato directo con artistas y
coleccionistas, es trabajo básico para las adquisiciones.

Esto sirve también para el trabajo que una biblioteca pública

puede ejercer como centro de información sobre el arte y su
movimiento en el ámbito local.

g) Otros materiales impresos que puedan ser de utilidad a la

biblioteca lo constituyen la "literatura gris" (publicaciones al
margen de los cauces comerciales y de distribución normal, y mal
o nada controlada bibliográficamente, cuya importancia se
reduce a medida que se intensifica el control bibliográfico
nacional e internacional), las publicaciones menores y
"ephimera" y los recortes que pueden constituir lo que se llama el
"archivo vertical".

La adquisición de este tipo de materiales no procede de pedidos

individuales ni siquiera colectivos, sino que llegan a la biblioteca
por depósito legal o por donativos tanto permanentes como
circunstanciales en el caso de ventas o donativos hechos por
coleccionistas.

El archivo de recortes está facilitado ahora por la posibilidad de

igualar los formatos con el uso de fotocopias y, en una biblioteca
pública, compartirá de ordinario su espacio con buena parte de
los materiales gráficos.

h) Materiales audiovisuales. son tanto los registros de sonido (discos y

casetes), como los de imágenes (filmes, diapositivas) o los de
ambas cosas a ia vez (cine sonoro, vídeo...). Son medios que de
suyo no almacenan ni difunden la escritura y que necesitan de
aparatos especiales para su «lectura» o interpretación.

En conjunto son fuentes de conocimiento por sí mismos y,

además, constituyen muchas veces un medio de comunicación
al servicio de la escritura o del libro, como complemento
pedagógico, gráfico o documental, es decir, que presta ayuda a
la inteligencia del texto o que amplía su información.

Es fácil ver su importancia en el estudio de la música, de los

idiomas y hasta de la literatura (sobre todo del teatro); en la
enseñanza de las ciencias y de la historia del arte; por fin, como
documentos, paca la historia.

31
 La bibliografía nacional, los prospectos, catálogos e índices de las
casas productoras o distribuidoras son base para la selección.
Nunca como aquí se hace necesaria la ayuda de servicios más o
menos centralizados que filtren adecuadamente la publicidad.

Muchas bibliotecas, como las universitarias, tendrán que

almacenar además los productos de la misma universidad.

La reproducción directa de los programas de TV sólo puede

hacerse circunstancialmente y no es un medio de adquisición de
materiales por impedirlo el derecho de propiedad intelectual.

La técnica de pedido, adquisición y registro de estos materiales

no se distingue mucho de la de los libros. Sólo en las diapositivas la
forma de tratamiento bibliográfico será casi siempre colectiva o
por series.

i) Materiales únicos o raros. Las bibliotecas públicas españolas

tienen riquísimos fondos históricos, generalmente como
consecuencia de haberse constituido en depósitos de los
despojos (a veces no se llegó a más) de fas leyes
desamortizadoras. Baste citar casos como Toledo, Huesca,
Cáceres.

El personal responsable de las mismas, tanto el del Cuerpo

Facultativo de Archiveros y Bibliotecarios, como el de Ayudantes
de Archivos, Bibliotecas y Museos, se ha distinguido siempre más
por la erudición y por el amor a las piezas singulares que por su
inquietud comunicativa.

La redacción de un catálogo con tres docenas de incunables ha

sido profesión a la mente más estimada que la puesta en marcha
de un servicio de préstamo o el cuidado de una flota de
bibliobuses.

Muchas bibliotecas universitarias guardan tesoros provenientes del

mismo origen, cuando no los tienen ya, valiosísimos, de sus
antiguos colegios mayores. No es preciso, pues, tratar de
convencer a nadie de que estas colecciones, así como las
posibles colecciones de manuscritos o archivos literarios, pueden y
deben permanecer in situ.

Este hecho supone también una responsabilidad de conservación

y no lleva generalmente consigo la necesidad de ser un
especialista en manuscritos, incunables o libros raros, aunque los
bibliotecarios españoles suelen serlo. Un país se salva con la
existencia de especialistas en los centros adecuados.

32
 Tampoco es preciso decir que en cualquier biblioteca pública de
importancia (a veces hasta en alguna municipal) viene bien un
fondo que sirva para el estudio de ia historia de ia comunicación
por la escritura y el libro (consiguientemente, por las bibliotecas).

No se trata de que el bibliotecario pueda «matar el gusanillo». Es

que toda biblioteca es especializada ante todo en sí misma.

2. ORGANIZACIÓN DE LA COLECCIÓN: LA
DESCRIPCION BIBLIOGRAFICA

2.1 La catalogación

Formar una colección rica y bien adaptada a las características de La

biblioteca y a las necesidades del usuario no garantiza sin más la
difusión de la misma. Por supuesto que la «memoria» del bibliotecario, es
decir, su mediación personal, su trabajo de comunicación directa sigue
siendo esencial en el trabajo bibliotecario.

Es más, la evolución de la profesión que ha llevado al nacimiento del

bibliotecario especializado y hasta del informador científico es una
confirmación de la necesidad de apelar de continuo a esta memoria
del bibliotecario.

Pero, como es natural, ni el bibliotecario es capaz de constituirse en

memoria universal, dada ia cantidad y variedad de los fondos que
forman una colección de biblioteca, ni suficiente para mantener el
diálogo informativo con todos los usuarios. De esta insuficiencia nace el
catálogo.

El bibliotecario no es, pues, por naturaleza un bibliógrafo, o, por decirlo

en término menos ambiguo, un catalogador, aunque debe poder serio
por dos razones fundamentales:

a) Porque en ia mayoría de los casos no tendrá más remedio que

echar mano de ese sustituto suyo (nada menos, pero también
nada más) que es el catálogo.

b) Porque muchos bibliotecarios tendrán que ejercer de

bibliógrafos, sobre todo los que tienen la responsabilidad de
control bibliográfico nacional, los que cuidan colecciones de alto
valor histórico y los que profesionalmente ejercen la información

33
científica hasta formando a veces parte de los mismos equipos de
investigación.

Lo que importa advertir es que la profesión no se agota ni se mide

por la capacidad para formar un catálogo de cuidadísima
artesanía.

Toda biblioteca medianamente dotada necesita una «memoria»,

que es el catálogo, utilizada para encontrar, cuando se precise, lo
que la biblioteca contiene. Por supuesto que ia búsqueda
bibliográfica se hace en función de algo que ya se sabe (el
Nombre de un autor, el título de una obra, el término que designa
a una materia o asunto...) y por algo que se quiere saber (sobre
dicho autor, dicha obra, dicha materia...}. Pero toda la eficacia
de la búsqueda informativa descansa sobre la posibilidad de
identificar y de localizar un documento.

Para ello es necesario confeccionar otro documento en el que

consten tanto los dates necesarios para la identificación de una
obra (asiento bibliográfico) como los que se requieren para la
localizador) (asiento catalográficos) de un ejemplar concreto de
ella. En ambos casos, el término «asiento» ha sustituido al viejo y
usual de «ficha», por la variedad de soportes sobre los que
actualmente se registran los datos y que ya comienzan 3 no ser las
fichas, que se llamaban a mediados del siglo XIX, cuando fueron
introducidas en el uso, «papeletas» o «cédulas».

El conjunto ordenado de estos asientos constituye una

bibliografía, cuando sólo contiene descripciones, o un catálogo,
cuando además se dan los datos para la localización de lo
descrito. Conviene, con todo, tener en cuenta que ni la distinción
es en la práctica tan neta (piénsese, por ejemplo, en las obras
bibliográficas de José Simón Díaz en las que suelen abundar las
signaturas topográficas) ni los catálogos se distinguen de las
bibliografías simplemente por los datos localizadores, ya que todo
catálogo es la descripción de una colección concreta y no de
simples unidades bibliográficas en abstracto.

Para que los asientos bibliográficos constituyan un conjunto

ordenado, hay que buscar en ellos una «ratio ordínis», un
elemento ordenador que son los distintos puntos de acceso (los
encabezamientos, en las antiguas fichas). Así que además de los
datos de identificación y de localización, el asiento debe contar
con tos elementos de indización.

34
La catalogación comienza con la descripción de cada
documento, y termina con la confección de un catálogo, es
decir, de un índice ordenado de los asientos que presentan los
fondos de una biblioteca y que constituyen su memoria. Memoria
de otra memoria.

Por eso los asientos y los catálogos son documentos secundarios.

Antes de proceder a la catalogación propiamente dicha es
preciso que el bibliotecario tenga algunas ideas ciaras y que la
biblioteca establezca una política de catalogación respondiendo
a preguntas básicas como qué hay que catalogar, cómo hay
que catalogarlo y para qué se hace.

De ordinario, toda biblioteca necesita hacer una catalogación

selectiva, ya que ni siquiera en una biblioteca nacional debe
catalogarse todo lo que ingresa.

Establecer qué parte de los fondos ingresados ha de ser

catalogada y qué parte no, es el primer paso que hay que dar. El
segundo consiste en determinar no sólo las normas de
catalogación que hay que seguir en cada caso, sino la
profundidad y rigor de su aplicación, ya que ni todas las
bibliotecas ni todos los fondos exigen el mismo tratamiento. Por
último hay que tener en cuenta el fin del catálogo en función de
los usuarios para fijar las ciases y formas de catálogos que ha de
mantener la biblioteca.

Porque, efectivamente, un catálogo no sólo se redacta, sino que

se mantiene. He aquí un esquema de operaciones necesarias
para poder hablar de un catálogo de biblioteca:

a. Descripción formal de un documento. La

descripción formal prescinde del valor informativo del
documento, aunque no se limita necesariamente a datos
genéricos o comunes a muchos, ya que puede tratarse de
un ejemplar único o de un manuscrito.
b. Redacción de los puntos de acceso o medios de
indización
c. Reproducción de los asientos.
d. Ordenación de los asientos. Su resultado es el catálogo.
e. Mantenimiento del catálogo. Además de las ayudas de
búsqueda, como son las guías, referencias, etc., implica
tanto la intercalación de nuevos asientos como la
agregación de nuevos datos en las llamadas fichas
«abiertas».
f. Revisión del catálogo, necesaria desde varios puntos de
vista: cambios en los fondos catalogados que provocan

35
 cambios en sus asientos, deterioros de las copias de los
asientos producidos por el uso o por cualquier otra causa,
reajustes provocados por los cambios en las distintas
normas utilizadas en los trabajos técnicos.

2.2 La descripción bibliográfica

La descripción bibliográfica constituye la primera parte de la

catalogación. Esta verdad de apariencia tan simple constituye toda
una novedad.

Sólo en la última edición de las AACR2 (Anglo-american cataloging

rules, 2a ed., 1979), por citar el código de normas más extendido e
influyente, y en las Reglas de Catalogación. I. Monografías y
publicaciones seriadas, se da por formalmente aceptada esta verdad.
Tanto en uno como en otro caso, las reglas relacionadas con la
descripción bibliográfica ocupan la primera parte de la obra. Antes no
era así.

Este hecho no es una casualidad, sino que es debido a la importancia

adquirida por la descripción en los programas de la biblioteconomía
internacional, sostenidos, como era de esperar, sobre todo por la IFLA,
pero también por otros organismos como la Unesco y la ISO.

Así que la importancia de la descripción bibliográfica en la actualidad

es fruto de un movimiento histórico normalizador que desemboca en
dos de los programas básicos de la IFLA que fueron precisamente los
primeros de los programados entre los actualmente vigentes: el Control
Bibliográfico Universal (= CBU) y el de la Disponibilidad Universal; de
Publicaciones (== DUP).

Todo ello ha sido ayudado seguramente, en primer lugar, por la

unificación de la estructura formal del libro que es la clase de material
que ahora nos ocupa.

La estructura formal del libro de carácter monográfico y científico ha

quedado establecida en las siguientes partes:

a. Páginas preliminares:
 Portadilla.
 Portada y otros preliminares.
 Dedicatoria.
 Prólogo.
 índice sistemático o sumario (que a veces sigue siendo
colocado al final del Libro).

36
 b. Texto:
 Introducción.
 Texto de la obra.
 Notas (cuando no va a pie de página).
 Epilogo.
 Lustraciones (dentro del texto o como complemento),

c. Complementos:
 Bibliografía.
 Índices.
 Apéndices.

2.3 La «Descripción Bibliográfica Normalizada Internacional» (ISBD)

La ISBD constituye el primer instrumento puesto por el CBU en manos del

catalogador-bibliógrafo. Las reglas para esta descripción están
recogidas en las Regias de catalogación I (Madrid, Dirección General
del Libro y Bibliotecas; desde ahora RCI): el capítulo 1 contiene la
descripción bibliográfica en general utilizable en cualquier clase de
materiales; el capítulo 2 la de publicaciones monográficas; el capítulo 3
la de publicaciones seriadas; el capítulo 8 la catalogación analítica o
descripción de partes de una publicación.

En RCII se recogerán las regías específicas, que ya han aparecido o que

aparecerán en un futuro inmediato, para la descripción de otras clases
de materiales,

Al haber nacido para la solución de un problema bibliotecario, la ISBD

fue aplicada en primer lugar a las publicaciones monográficas -ISBD
(M), la forma documental más usada todavía en las bibliotecas, la más
utilizada en el mundo de la información y, por supuesto, la más
abundante con mucho por lo que se refiere a los soportes en que se
contiene en la actualidad el conocimiento social.

Esta primacía del libro hizo que su descripción sirviera de campo de

experimentación para el Grupo de Trabajo creado expresamente Por la
IFLA.

La experiencia sirvió no solo para afinar los detalles y la seguridad en ia

descripción, sino también para llegar a la conclusión de que era
urgente distinguir entre las reglas aplicables a la descripción de todo
tipo de materiales y aquellas que solo son aplicables a una clase de
ellos.

37
El asiento bibliográfico contiene, como hemos dicho antes, tres series de
datos: tos que sirven para la identificación del documento, los que
sirven para su localización dentro de una colección determinada y los
que sirven para la indización de los asientos.

Es evidente que algunos de ellos sirven para varios fines al mismo

tiempo, corno ocurre con las notas bibliográficas referidas ai ejemplar
entre las que se halla también la del número de registro en la biblioteca.

También es claro que el bloque más voluminoso de datos corresponde

a los de identificación, cuya búsqueda y redacción corresponde a la
descripción bibliográfica, «aparte hasta ahora más normalizada del
asiento. Parece que Cutter tuviera razón al llorar la muerte del
catalogador una medida». Pero no es así.

La normalización hace posible el intercambio bibliográfico, la

catalogación cooperativa y centralizada, el control bibliográfico
universal, pero sólo alcanza a las bibliotecas y centros comprometidos
en este esfuerzo.

La normalización no cierra el camino para su aplicación inteligente y no

mecánica cuando la importancia de una colección o de un ejemplar o
la necesidad de los usuarios así lo aconsejan.

2.4 Recursos utilizados en la descripción bibliográfica

Toda norma es un esfuerzo unificador. Y todo esfuerzo unificador supone

una formalización, es decir, la reducción de una multitud de
características a unas determinadas categorías.

De esta manera se simplifica y se consigue una cierta uniformidad en la

descripción que facilita no sólo el trabajo catalogador, sino también la
búsqueda en catálogos con asientos en distintos idiomas y/o alfabetos,
además de ofrecer múltiples posibilidades en el tratamiento electrónico
de los datos bibliográficos.

La descripción bibliográfica está más o menos conscientemente

basada en una serie de recursos que, no sin ciertas aprensiones, vamos
a intentar enumerar.

a) División de la descripción en campos o áreas fijas, áreas que, a su

vez, pueden constar de varios elementos, los cuales pueden
repetirse o contener varías menciones. Tanto las distintas áreas
como los distintos elementos posibles son fijos en su número y en el
orden de citación. Este recurso, tan aparentemente rígido, queda
muy mitigado, como veremos a continuación.

38
 Las áreas y elementos de la descripción bibliográfica son:

1. Área de título y de mención de responsabilidad.

 Título propiamente dicho.

 Designación general de la clase de material.
 Título paralelo.
 Subtítulo y/o información complementaria sobre el título.
 Mención de responsabilidad.

2. Área de edición.

 Mención de edición.
 Mención de edición paralela.
 Menciones de responsabilidad relativas a la edición.
 Mención de edición adicional.
 Menciones de responsabilidad relativas a una mención de
edición adicional.

3. Área de la designación específica de la clase de material (o tipo

de publicación)

(Esta área, utilizable prácticamente sólo en la descripción de

música impresa, para los distintos formatos musicales de una
misma obra, de publicaciones seriadas, para la numeración de las
mismas, y en la de material cartográfico, para detalles
matemáticos, rompe la rigidez del esquema, ya que, además de
no ser utilizada de ordinario, los datos contenidos en ella pueden
ser transcritos en otras áreas.)

4. Área de publicación y/o de distribución

 Lugar de edición, distribución, etc.

 Nombre del editor, del distribuidor, etc.
 Mención de ia función de editor, distribuidor, etc.
 Fecha de publicación, distribución, etc.
 Lugar de fabricación.
 Nombre del fabricante.
 Fecha de fabricación.

5 Área de descripción física

 Designación del tipo específico de material y extensión.

 Otros detalles físicos.
 Dimensiones.
 Mención del material anejo.

39
6. Área de serie

 Título de la serie.
 Título paralelo de la serie.
 Subtítulo de la serie y/o información complementaria sobre el
título de la serie.
 Menciones de responsabilidad relativas a la serie.
 Número Internacional Normalizado de Publicación Seriada
(ISSN).
 Número de serie
 Número y/o título de la subsane.
 Título paralelo de la sub serie.
 Subtítulo de la sub serie y/o información complementaria sobre
el título de la sub serie.
 Menciones de responsabilidad relativas a la sub serie.
 ISSN de la sub serie.
 Número de sub serie.

7. Área de notas.

También aquí se rompe la rigidez formal, ya que, aunque se

aconseja ia máxima concisión, las posibilidades de variación son
muchas. Cada una de las notas recibe el tratamiento formal de
un área en la descripción. En cuanto a su orden, pueden dividirse
en dos grupos:

 Notas relativas a un área determinada.

 Notas no relacionadas con un área determinada.

Las primeras siguen el orden de las áreas. Las segundas, el de la

discreción y muchas de ellas se alejan ya considerablemente de
la descripción formal, ya que puede haber notas no sólo
referentes al contenido, sino también referentes a un ejemplar
concreto.

8. Área del número normalizado (o equivalente) y de las

condiciones de adquisición.

 Número normalizado (ISBN, ISSN, etc.).

 Título clave.
 Condiciones de adquisición y/o precio.
 Otros ISBN, ISSN, etc.

b) Concepto de «unidad bibliográfica». Unidad bibliográfica es todo

documento, conjunto de documentos o parte de documento
susceptible de recibir una descripción bibliográfica propia.

40
 La unidad bibliográfica como concepto orienta en buena parte
la descripción bibliográfica. De ahí la importancia concedida al
hecho de que exista o no título colectivo, ya que el título es la
descripción más breve de un libro sobre -todo de su contenido- y,
por consiguiente, su principal elemento unificador.

El concepto de unidad bibliográfica es netamente distinto del de

unidad física (volumen, etc.), unidad biblioteconómico (obra,
título, etc., es decir, las unidades que se registran con número
propio) y unidad informativa (documento).

El concepto de unidad bibliográfica salta por encima de estas

distinciones. Como además se aplica indistintamente a cualquier
clase de materiales, la simplificación de la descripción queda
asegurada.

c) Recursos gráficos. El recurso más llamativo es el de la fijación de

un código de signos de puntuación. Lo que importa hacer
observar es que, a mi juicio, los signos se utilizan con un valor
notablemente equivalente al que suelen tener
gramaticalmente y que están muy precisamente codificados.
Se terminan, pues, las viejas angustias de algunos catalogadores.

La tendencia es a utilizar lo menos posible los signos muy utilizados

en la escritura, como son el punto y la coma, a los cuales se les
deja prácticamente su valor habitual y son utilizados en los casos
en los que su sustitución por otro equivaldría a utilizar éste en la
misma área con dos valores descriptivos distintos.

Así, por ejemplo, cuando hay dos títulos más dos menciones de
responsabilidad, conjuntos que se separan por punto, se hace así
porque el punto y coma se utiliza dentro de la misma área para
separar entre sí varios títulos o varias menciones de
responsabilidad.

No sin razón podemos decir que los signos utilizados son más
característicos de función que de área, así que de ordinario
pueden repetirse en distintas áreas y cuando coindicen con el
mismo signo usado con valor puramente ortográfico en la unidad
que se cataloga, obligan a éste a convertirse en otro más o
menos equivalente.

Los signes dobles -[ ], ( )- se consideran como uno sólo y todos

(menos. v,) van precedidos y seguidos de un espacio.

Los signos utilizados son los siguientes:

.- Indica separación de áreas;

41
 = Indica repetición del mismo elemento o mención bajo
distinta forma.

[] Indica información tomada fuera de la fuente principal,

Designación general de la clase de material o mención de
función del editor, distribuidor, etc.
Su uso más frecuente es con el primer valor. Se usa también
para interpolaciones lógicamente necesarias;

... Indica supresión de partes de elementos;

/ Indica responsabilidad en relación con el elemento
precedente;

: Indica elemento lógicamente (por ejemplo, en cuanto al

sentido) complementario del anterior;

; Indica repetición de la misma clase de elemento (indica

además número de serie y sub serie, y las dimensiones en la
descripción física);

, Indica mención de edición adicional o fecha o ISSN o tiene

su valor habitual en una enumeración, y
. Indica el número y/o el título de la sub serie (en los demás
casos tiene prácticamente su valor habitual).

Otros recursos gráficos son el uso de abreviaturas, muy

pocas, de las cuales son obligatorias:

cm = centímetros;
mm = milímetros;
et al. = ef. alii (suple la enumeración de más de tres responsables);
s.l. = sine loco (lugar de publicación, etc., desconocido), y
s.n. = sine nomine (nombre del editor, etc., desconocido).

Asimismo, la simplificación en el uso de mayúsculas que se reduce a los

hábitos o normas ortográficas en curso y la libertad para transcribir
signos -sobre todo tipográficos- especiales.
a) El concepto de «fuente»-. La cercanía o lejanía, así corno ia mayor
o menor abundancia de información para describir la unidad
bibliográfica de que se trata, son los criterios que hay que
conjugar para establecer cuál es la fuente, cuál es la principal
entre ellas cuando hay varias y cuál de ellas prevalece cuando
existen fuentes múltiples del mismo rango. Evidentemente la
fijación de fuentes es específica en cada clase de materiales.

42
 b) La fijeza terminológica. La descripción ha consagrado una
nueva terminología, suficientemente establecida por los glosarios
de términos que constituyen un parte importante al comienzo de
cada IS8D, La nueva terminología contribuye claramente a la
nitidez de la descripción.

c) Economía de medios. Esta economía se manifiesta en la

apelación constante que se hace a la lógica (por ejemplo,
permitiendo la interpolación que aclare una mención ambigua o
haciendo prevalecer la conexión gramatical sobre el esquema
formal de la descripción). De esta suerte se evita repetir un
elemento ya transcrito por exigencias gramaticales, se evita la
prolijidad permitiendo, por ejemplo, designaciones colectivas (al
estilo de "pág. variada») y sin cargar demasiado la descripción al
usar el recurso de enviar a las notas la solución de los casos
dudosos o de las descripciones demasiado detalladas.

d) Variedad de opciones. La variedad de opciones facilita la

aplicación de unas normas que en muchos casos pueden resultar
prolijas y hasta inútiles. La posibilidad de utilizar hasta tres niveles
distintos de detalle en la descripción, la presencia de datos
obligatorios y opcionales en el nivel más detallado y la posibilidad
de describir en varios niveles una misma publicación son la
manifestación de esta variedad.

e) Lengua y escritura de la descripción. La tendencia a la

uniformidad supone el mayor respeto posible a la lengua y
escritura de la publicación que se describe.

El uso de la lengua original en la descripción obliga, en primer

lugar, a determinar cuál es dicha lengua original cuando la
publicación aparece en varias y a utilizarla en las áreas en que
debe utilizarse.

La determinación de la lengua original se hace teniendo en

cuenta la lengua predominante o bien, cuando no está claro el
predominio, acudiendo a la intención del editor manifestada en
los recursos tipográficos o en ia secuencia de los textos. El uso de
la lengua original es obligatorio en las áreas 1, 2, 3, 4 y 6 (menos la
[designación general de la clase de material] en la 1 y la
[mención de la función de editor, distribuidor, etc.] en la 4),
mientras que se utiliza la lengua del centro catalogador en la b", 7
y 8 (a excepción del título clave de las citas en la 7) (cuadro 2.1)
Cuadro 2.1
Descripción bibliográfica normalizada. Estructura (Plano general con
indicación de las distintas áreas, elementos y menciones posibles y de
los signos de puntuación que les corresponden. Se utiliza (r) para dar 3

43
entender que el elemento al que se pospone en este plano puede
repetirse. La cursiva indica el carácter opcional del elemento en la
descripción.)

2.5 La descripción de publicaciones monográficas impresas

El término «publicaciones monográficas impresas» es tanto una

designación de la clase de material como una designación de forma
especial de impreso. Bajo el primer punto de vista, se excluyen las
monografías que puedan constituir una clase especial de material (por

44
ejemplo, un microfilme) y, bajo el segundo, se excluyen las
publicaciones seriadas que se publican por partes, cuando éstas son
indefinidas, ai menos en la intención.

Este tipo de materiales incluye a los libros o publicaciones con más de 50

páginas, a los folletos o publicaciones con más de cuatro y menos de 50
páginas más la cubierta y a las hojas sueltas o publicaciones de una a
cuatro páginas.

A pesar de su carácter básica o puramente formal, la descripción de

este tipo de publicaciones en la biblioteca no tiene sólo importancia
para un estudio histórico de las distintas artes y técnicas del libro y de la

Imprenta, sino que constituye también el paso previo para determinar

los elementos de indización o puntos de acceso y, además, supone un
valor informativo por sí misma, ya que hay muchos usuarios a los que
interesa conocer el número de ediciones, una edición determinada, el
idioma, etc., de una publicación. Cuando comienza la catalogación
por la descripción, el bibliotecario está realizando ya una tarea
informativa.

Al aplicar las normas generales de descripción a este Upo de

publicaciones, el catalogador debe tener en cuenta algunas
observaciones previas:

a) Las características de esta clase de materiales convierte en

opcionales algunos de los elementos de la descripción;

 En el área 1 la designación general de la ciase de

documento.
Este dato sólo tendría valor en el caso de que la descripción
formara parte de un catálogo integrado por varias clases
de materiales en el que las publicaciones monográficas no
fueran predominantes.

 En el área 2 la mención de edición paralela. Este dato es, sin

embargo, de importancia en las publicaciones seriadas.

 El área 3 no se utiliza más que en el caso de publicaciones

que pueden describirse tanto Siguiendo la pauta de las
monográficas como las de otra clase de materiales, cual es
el caso de los atlas.

 En el área 4 los datos relativos al distribuidor o al (impresor),

a no ser, en este último caso, que los datos sirvan para suplir
o completar los referentes al lugar de edición, editor y/o
fecha de edición, o que se trate de publicaciones antiguas.

45
 Las características del comercio librero hacen que los datos
relativos al distribuidor no sean opcionales en la descripción
de publicaciones periódicas.

Las dificultades previsibles en la adquisición de un libro son

las que deben a contar el uso de este dato opcional y
hasta su complemento con la dirección completa del editor
o del distribuidor.

 En el área 5 el material anejo.

 En el área 6 el subtítulo y/o información complementaría

sobre el título de la serie, las menciones de responsabilidad
relativas a la serie y todos estos mismos elementos
Relativos a la sub serie.

 En el área 7 sólo son obligatorias las notas que sirven para

aclarar elementos insuficientemente expresados en las
áreas anteriores en relación con los datos que proporcionan
las fuentes.

Como ya hemos dicho, esta área es la menos rígida y

permite al bibliotecario adaptar su descripción a la
importancia de la colección o del ejemplar y a las
necesidades del usuario.

 En el área 8 no tiene aplicación el título clave que es propio

de las publicaciones seriadas. El hecho de que no sea
obligatorio Indicar todos los editores de una publicación y,
sin embargo, sí lo sea la transcripción de los distintos ISBNs
correspondientes a cada uno, parece dar a entender la
cada vez mayor eficacia identificadora de este número
normalizado.

b) La mayoría de los términos que designan los distintos elementos de

la descripción se adaptan en los casos necesarios. Tal es el caso
de «edición» por publicación, de «impresión» por fabricación, de
«ilustraciones» por «otros detalles físicos».

Pero hay términos generales que perseveran, como acontece

con el de «responsabilidad», seguramente por su trascendencia
catalográficos que influye en la elección de los
puntos de acceso. Efectivamente «responsabilidad» no
incluye sólo la idea de causalidad respecto al contenido
intelectual c artístico de la publicación, sino también respecto a la
existencia física de la obra.

46
c) El concepto de «fuente» viene a quitar su importancia a la
portada en la catalogación, aunque pueda parecer lo contrario.
Resulta natural en una descripción formal que se enfrenta con
formas de catalogación histórica y hasta arqueológica presentes
todavía hasta ia última edición de las Instrucciones y mucho más
en la práctica que repetía hasta la saciedad y sin ningún valor
informativo fórmulas como la de «Precede al tít.:».

Las nuevas reglas establecen la necesidad de acudir a fuentes de

información, establecen que alguna de ellas es principal y hasta
que, a veces, es posible establecer un orden entre las principales.
Pero resulta que las fuentes principales son las siguientes:

 Para el área 1 la portada o parte de la publicación que la

sustituya.
 Para las áreas 2 y 4 la portada o parte de la publicación
que la sustituya, los demás preliminares y el colofón.
 Para las áreas 5 y 6 toda la publicación.
 Para las áreas 7 y 8 cualquier fuente de información.

Y un análisis de este hecho nos hace ver que no sólo la portada

no es siempre fuente principal de información (sólo en las áreas I,
2 y 4), sino que ni siquiera cuándo lo es lo es sola, ya que el
concepto de portada deja de ser algo topográficamente muy
determinado para convertirse en aquella parte de la publicación
que nos proporciona unos determinados datos.

En la catalogación actual, de acuerdo con el carácter

informativo de la biblioteca, la portada no es algo que se
transcribe, sino algo que sirve de fuente de información.

Es probable que ni siquiera históricamente sea vulnerable esta

práctica, ya que ni en la actualidad todos los editores tienen
prácticas siempre ortodoxas en la estructura formal del libro ni la
portada ha existido siempre ni en todos los libros (por no recordar
que la descripción sirve también para folletos y hojas sueltas). La
portada comenzó a aparecer tímidamente alrededor de 1520 y,
en un principio, unió en sí tanto la función de informar
rápidamente al lector como la, de atraerlo.

No es de extrañar, pues, que, mientras en los siglos XVI-XVII la

portada incluía elementos como las marcas o escudos de
impresor (que después se convertirían en datos obligatorios por
razones de responsabilidad), en los siglos XVII-XVIII fuera ganando
en importancia artística. Hasta llegar a la situación actual en la
que recobra su estricto valor informativo; dejando

47
 encomendadas a la cubierta y a la camisa las funciones de
reclamo.

d) La complicación de la descripción bibliográfica es sólo aparente.

La multiplicidad de sus distintos campos y la enorme casuística
que puede aturdir a quien maneja una norma ISBD no constituyen
más que un mundo de posibilidades que nunca es necesario usar
simultáneamente y que se utilizan con la aplicación de unos
recursos mínimos, como hicimos ver anteriormente (cuadro 2. 2;
Figs.2.1 y 2.2)

Cuadro 2.2
Descripción paralela de distintas clases de materiales

48
Figura 2.1.- Descripción bibliográfica normalizada

49
 1. Área de título y de la decisión de la responsabilidad.
2. Área de la edición
4. Área de la publicación, distribución, etc.
5. Área de la descripción física.
6. Área de serie
7. Área de notas
8. Área de números normalizados

Figura 2.2.- Modelo de descripción bibliográfica de publicación impresa

monográfica con su estructura.

Figura 2.2.- (continuación)

50
2.6 Descripción en dos o más niveles

Una publicación puede constar de varias partes que constituyen

unidades físicamente distintas. Estas partes pueden ser descritas en el
asiento de la publicación en una escala de posibilidades que va desde
la simple indicación de la extensión (por ejemplo, 3 v.) hasta la
descripción en dos o más niveles, pasando por la nota de «contiene:».

Esta última nota es imprescindible cuando nos encontrarnos con una

ficha o asiento «abierto»; es decir, que describe una obra cuyas partes o
no han sido todavía publicadas o sencillamente no se tienen en la
biblioteca.

La descripción en dos o más niveles es el procedimiento utilizado para la

descripción de publicaciones monográficas en varios volúmenes o
partes cuando éstos no se consideran unidades bibliográficas
independientes. En un primer nivel se describen los elementos comunes
a todas las partes; es decir, se hace la descripción de lo que hemos
llamado la unidad bibliográfica, y en un segundo nivel -pero dentro de
ia misma descripción o asiento se hace la descripción de cada una de
las partes.

Claro está que cada una de estas partes puede, a su vez, constar de
otras, y así se nos abre la puerta para bajar a un tercer nivel.

Este procedimiento tiene sus límites. Darnos por supuesto que la

descripción está condicionada siempre por el catálogo o bibliografía
de que formará parte y por el destino de éstos. Los límites están
impuestos, de un lado; por la nota bibliográfica de «Contiene:» y, de
otro, por la catalogación analítica.

La nota debe bastar cuando las partes individualmente consideradas

no tienen suficiente independencia informativa o documental y,
consiguientemente, no es probable su búsqueda por separado. Éste es
el caso, por ejemplo, de la mayor parte de los. Diccionarios,
enciclopedias y manuales de un autor.

La catalogación analítica es obligada cuando una obra consta de

muchas partes y éstas tienen características informativas y
documentales suficientes para suponer que pueden y deben ser
buscadas por separado. Baste, además, pensar en el inútil trabajo
que supondría repetir un asiento.

Interminable (por el número de descripciones de partes que puede

contener) innumerables veces (por el número de asientos secundarios
precisos para agotar todos los puntos de acceso). Así que la descripción
en dos o más niveles debe ser muy poco utilizada.

51
La prudencia del bibliotecario debe fijar hasta dónde puede llegar con
la descripción en dos o más niveles. Esta sigue las mismas normas que la
descripción en un solo nivel, pero la descripción de cada parte debe ir
precedida de la indicación de esta circunstancia en los términos
utilizados por el original, aunque echando mano de las abreviaturas
aceptadas; un espacio y dos puntos siguen a dicha indicación; 1 : , 1.° :
, Vol, 1 ; , Parte 1.a , Fase. 2. °: etc. (véanse figuras, 2.3/2.5).

2.7. Catalogación analítica

Catalogación analítica es la descripción de una unidad bibliográfica

que forma parte de otra unidad bibliográfica también descrita en el
mismo o en otro asiento. Ésta puede ser una serie, una colección, una
publicación monográfica, bien unitaria, bien en varias partes o
volúmenes, o una publicación seriada.

En el primer caso, la importancia bibliográfica de la parte es tanta que

ocupa casi toda la descripción, quedando reducida la descripción de
la «obra» completa al área de serie.

En el segundo caso, lo importante bibliográficamente es el todo y la

descripción de la parte queda reducida a lo que se llama un
encabezamiento de autor-título, por constar en él únicamente estos
datos de la descripción.

En el tercer caso, acontece también, a veces, que las partes aparecen

cronológicamente distantes y que tienen gran autonomía tanto
documental o bibliográfica (título propio, autor propio, desaparición del
título común de la portada, subdivisión en partes propias, etc.) corno
informativa (asunto propio, introducciones y complementos propios,
etc.). Cuando esto ocurre, la obra completa puede pasar a tener la
consideración de serie y estaríamos en el primer caso.

Pero de ordinario se describe la parte como tal, es decir, haciendo

notar su pertenencia a otra unidad bibliográfica descrita en otro
asiento.

En el cuarto caso, se describen partes de unidades bibliográficas, cuya

descripción total sería prácticamente imposible.

La catalogación analítica vendría a ser lo contrario de la descripción en

dos o más niveles. En la descripción en dos o más niveles, la descripción
de la parte complementa a la descripción del todo

En la analítica, la descripción del todo complementa a la descripción

de la parte. En el primer caso, se considera que los puntos de acceso
más importantes son los del asiento de la obra completa; en el segundo,

52
que son de la- misma importancia, ya que tanto el asiento analítico
como el de la obra completa son asientos «principales».

En el primer caso, la búsqueda de las partes se realiza a través de

puntos de acceso secundarios; en el segundo, a través de puntos de
acceso principales. En el primer caso, el asiento contiene siempre la
descripción de todas las partes; en el segundo caso, no las contiene y
hay que acudir al asiento de, la obra completa. Cada uno de los
procedimientos tiene sus propias virtudes informativas, sus ventajas y sus
inconvenientes.

Hay veces en que un asiento secundario o un asiento secundario de

autor-título es el procedimiento más económico y eficaz. Se trata de los
casos en los que ni la publicación consta de muchas partes ni éstas son
muy independientes (están en el mismo volumen, son del mismo autor o
de varios en colaboración, la materia continúa fluidamente, hay
apéndices, etc., comunes...).

Pero en otras ocasiones no sólo la descripción de la obra completa -

que, además, habría que multiplicar muchas veces en los asientos
secundarios- sería interminable, sino que ni siquiera es posible. Tal es el
caso de las publicaciones periódicas.

Y es que la catalogación analítica no es sólo la descripción como

publicaciones monográficas de partes de publicaciones monográficas,
sino también la descripción como publicaciones monográficas de
partes de publicaciones periódicas.

La descripción analítica consta de dos zonas: la descripción de la parte

y la descripción de la obra completa.

a. En la primera, se contienen los datos relativos a las áreas 1 y 2 y

todos aquellos de las demás áreas que no consten o difieran de
los que constan en la descripción de la segunda zona. Los datos
del área 8 pueden indicarse, aunque deberán constar en el
asiento de la obra completa.
b. La segunda, precedida de la preposición En, debe contener el
principal punto de acceso de la obra completa para y poder
completar la información sobre ella en caso necesario, así como
el título uniforme y los datos esenciales y comunes de las áreas 1,
2, 4 y 5. Por fin, se indicará la parte de la extensión de la obra
completa correspondiente a la obra que se cataloga.
Aunque se trata de un dato correspondiente a la parte (es decir,
no es un dato común), la costumbre ha hecho que en España se
consigne este dato al final de la segunda zona y no de la primera.
Esta parte puede, a su vez, hallarse dentro de una publicación
parcial que forma parte de otra completa (figuras.2.6, 2.7 y 2.8).

53
Figura 2.6.- Descripción en los niveles y analítica (primer caso) al mismo
tiempo

Figura 2.7.- Descripción bibliográfica. Asiento analítico de publicación

monográfica (tercer caso)

Figura 2.8.- Descripción bibliográfica. Asiento analítico de publicación

monográfica (cuarto caso)
2.8. Descripción de obras antiguas

La catalogación de libros antiguos y, más en general, la catalogación

retrospectiva pertenece de lleno a las preocupaciones de nuestro
tiempo y está en el programa a medio plazo de la IFLA para el
quinquenio en curso. Su normalización no es fácil. Hasta el presente, más
que normas se seguían modelos acreditados.

54
Pero la cooperación interbibliotecaria y el proceso de datos han
llegado también a esta clase de fondos.

El catálogo colectivo de obras del siglo XVII de España se realiza con

asistencia del ordenador, aunque otros como el del siglo XVI alemán se
sigan haciendo con medios convencionales.

La ISBD aplicada a esta clase de fondos suponía una especie de

intervención violenta por su alteración del orden de los elementos, la
intercalación de una puntuación propia y el acortamiento o ignorancia
de algunos elementos.

La norma ISBD(A) de 1979 y la BDRB de la L. of C. de 1981 suponen un

mayor respeto a la fuente en la transcripción (aun repitiendo los datos, si
es preciso), se admite a veces la puntuación original como opcional y
se tiene cuidado de no abreviar demasiado, máxime teniendo en
cuenta la posibilidad de búsqueda automatizada por palabras y el
hecho de que muchos de estos libros no han recibido ninguna suerte de
catalogación por materias.

El catálogo colectivo italiano del siglo XVI tiene además la

particularidad de incorporar experimentalmente la «huella tipográfica»
o impronta en sus descripciones.

Las RCI, siguiendo una tendencia internacional consideran

publicaciones antiguas las anteriores a 1801. No faltan en la actualidad
tendencias doctrinales y, sobre todo, prácticas (en la confección de
catálogos, etc.) que consideran ya antiguas las anteriores a 1901.

En realidad, no sería mala idea llamar antiguas a las que, al menos bajo
un punto de vista y paradójicamente, tienen más probabilidades de
supervivencia por razón del papel, al estar fabricadas con calidades
superiores, por menos acidas, a las que la fabricación industrial en masa
del papel de celulosa impuso ya en la primera mitad del siglo XIX.

En cualquier caso, el término de publicaciones antiguas se aplica en

RCI, como hemos dicho, a los libros, folletos y hojas sueltas anteriores a
1801 y de suyo las reglas sirven hasta para la catalogación de
incunables. Estas reglas son las mismas que las aplicadas a la
descripción de publicaciones monográficas, pero con las siguientes
particularidades contenidas en las RCI 2.10:

a) Transcripción del título. Aunque en los catálogos y bibliografías

especiales se utiliza una transcripción cuasi facsimilar que tiene en
cuenta no sólo el máximo respeto a la grafía y a la división de
líneas del original, sino también a la indicación de la clase de tipos
de impresión utilizados (letra romana, gótica, cursiva, etc.), en

55
esta descripción la transcripción queda notablemente
simplificada y, en lo ortográfico, se acepta el uso mantenido en la
publicación, menos en los siguientes casos:

U y V en posición inicial se transcriben siempre por v; en los demás

casos por u. La razón está en que así lo hacen en su texto las
mismas publicaciones que se describen:

VARIARVM RESOLVTIONVM = Variarum resolotionum

IJ finales se transcriben por ij; en los demás casos /y/se transcriben

siempre por f.

JVRIS PONTIFICO = luris pontificij

U gótica se transcribe siempre como v.

Las letras minúsculas antiguas (letras con nexo, s larga, r

cuadrada) que no han pasado a nuestro alfabeto se transcriben
por sus equivalentes actuales:

In lucem emiffae = in lucem emissae Las minúsculas /y/, u y /se

transcriben tal como figuran en la fuente.

La descripción de folletos y hojas sueltas antiguas obligará con

frecuencia al uso de títulos facticios (formados con las primeras
palabras suficientemente significativas) o con títulos uniformes
formales:

Mogiganga con que se ha de celebrar... la colocación de la

gloriosa Virgen y Proto-Martyr
Santa Tecla en su nueva magnífica capilla...
[Bando]
[Relación]
La abreviación del título, indicada por el signo establecido,
comenzará siempre por la supresión del título alternativo, en el
caso de que se considere innecesario. A veces, no es fácil
distinguir entre un título alternativo y un subtítulo o información
complementaria sobre el título:

Dios sólo o Congregación para los intereses de Dios sólo pero

Prefacio general sobre los libros del Antiguo Testamento: o
Introducción para la inteligencia de estos divinos libros...

56
b) En el área de edición, debe guardarse una mayor fidelidad a los
términos utilizados en el original cuando están en la fuente
principal cuando no es así, se permite una mayor libertad en el
uso de abreviaturas y en usar cifras arábigas por romanas.

c) En el área de publicación, etc., se respetan también !as

fórmulas consagradas o utilizadas por los libros antiguos y,
además, se ponen tanto el lugar de publicación como el nombre
del editor entre corchetes, aunque aparezca en la fuente
principal, cuando se presenta sólo en otra área y formando parte
de ella.

Se permite mayor libertad en la transcripción de la fecha. Por otra

parte, conviene tener en cuenta la importancia que en esta área,
dada la evolución histórica de la producción librera, tiene el lugar,
nombre y fecha de impresión, datos que no sólo nunca son
opcionales, sino que con frecuencia equivalen a los actuales de
edición.

Turnoni : Sumptibus Laurentii Durand, 1635,

Barcinone : ex typographia lacobi a Cendrat, 1608.
En Madrid : en la oficina de GaDriel Ramírez, 1719.
En Roma : por el Várese, 1676.

d) En el área de descripción física, perviven, como es

natural más abundantes reminiscencias que podemos llamar
arqueológicas.

Es aquí donde el bibliotecario, que en otras partes de la

descripción tiene que echar mano de sus conocimientos
bibliográficos, debe acudir a los que tenga de historia del libro y
de la imprenta. Estamos ante la antigua «colación».

La extensión habrá que expresarla muchas veces, por no existir

foliación ni paginación, en términos de signaturas tipográficas. No
es esto una desgracia, ya que esta forma de expresión, además
de ser más segura, porque el origen de los cuadernos era
cuidadosamente comprobado antes de la encuademación,
tiene la ventaja de ser más elocuente por dar el número de los
cuadernos.
Su técnica se halla suficientemente expuesta en las Instrucciones
para la catalogación de incunables.

El tamaño se expresa en términos de formato y dimensiones. Sólo

cuando el formato no es identificable se acude a las dimensiones
como único dato.

57
 La determinación del formato no puede hacerse a simple vista, ya
que las dimensiones de los pliegos eran muy variables y ni siquiera
basta deducir el número de pliegues por la dirección de los
puntizones y corondeles, puesto que un cuadernillo puede estar
formado por más de un pliego.

Hay que conjugar un conjunto de indicios (entre ellos la posición

relativa de las marcas de agua) que el bibliotecario avezado
sabe conjuntar.

También para esto hay alguna orientación en la Instrucción para

formar los índices de impresos existentes en la Biblioteca Nacional
que contienen también en resumen un pequeño y denso tratado
de encuademación.

Se trata de las primeras reglas oficiales de catalogación

españolas y de una lectura todavía útil para los bibliotecarios.
Frases como la de «ejemplar intonso» o «ejemplar muy fatigado»
siguen teniendo el sabor agradable de lo añejo.

e) El área de notas se presta a toda clase de finuras, sobre todo

cuando la descripción puede servir después para catálogos
especiales (de encuademaciones, de libros góticos, etc.).

Las referencias bibliográficas, las indicaciones de procedencia y

las relativas al área de descripción física son las más comunes. Las
últimas pueden omitirse cuando la fuente citada en la referencia
bibliográfica las incluye.

Aquilatar los tipos, dar la medida o altura aparente de los

caracteres con los procedimientos de Proctor- Haebler, son
recursos que sólo se justifican en los estudios sobre piezas raras y
mal identificadas. Casi lo mismo hay que decir del procedimiento
de identificación tipográfica por medio de la «huella o impronta
tipográfica»

58
Figura 2.9.- Asiento de un pliego de cordel

59
Figura 2.10.- Descripción bibliográfica de publicación monográfica
anterior a 1800

60
Figura 2.10.- La misma obra en edición posterior.

61
 EXAMEN DEL MÓDULO

Técnico de adquisición y Descripción bibliográfica

1. Cite las formas tradicionales de adquisición de libros y

publicaciones.

2. Explique el proceso de adquisición.

3. Señale las formas de registro, sellado, estadística y demás

operaciones necesarias a tenerse en cuenta luego de la
adquisición.

4. Siguiera mecanismo de adquisición de publicaciones periódicas y

no periódicas, publicaciones oficiales, mapas, música impresa,
materiales audiovisuales y materiales únicos o raros.

5. Describa las operaciones de catalogación de una biblioteca.

6. Comente acerca de la descripción bibliográfica y los recursos que

se utilizan.

7. Efectué acerca de la descripción de publicaciones monográficas

impresas y obras antiguas.

8. Exponga sobre la catalogación analítica.

62