Manual del gestor

EGAF

Referencia: AST_EGAF_ManualGestor.docx
Categoría: Público

Compañía: Eurohelp Consulting

Autor: Eurohelp Consulting
Versión: 1.0.0
Fecha de creación: 01 de febrero de 2021
Última actualización: 26 de marzo de 2021
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EGAF

Contenido

Introducción .................................................................................................................................................... 3
Inicio ............................................................................................................................................................... 4
Mantenimientos .............................................................................................................................................. 5
Órganos........................................................................................................................................................................................ 5
Contabilidad ............................................................................................................................................................................... 10
Tipologías ................................................................................................................................................................................... 10
Destinatarios .............................................................................................................................................................................. 10
Resto .......................................................................................................................................................................................... 12
Recursos ..................................................................................................................................................................................... 12
Planes.............................................................................................................................................................14
Cursos ............................................................................................................................................................18
Cursos ........................................................................................................................................................................................ 18
Colaboradores............................................................................................................................................................................ 22
Solicitudes ......................................................................................................................................................26
Asistencia y penalizaciones .............................................................................................................................30
Hoja de firmas ............................................................................................................................................................................ 30
Faltas .......................................................................................................................................................................................... 31
Penalizaciones............................................................................................................................................................................ 32
Penalizaciones en vigor.............................................................................................................................................................. 33
Diplomas y certificados ...................................................................................................................................34
Diplomas .................................................................................................................................................................................... 35
Certificados ................................................................................................................................................................................ 39
Panel de control..............................................................................................................................................42
Estadísticas ................................................................................................................................................................................ 42
Informes ..................................................................................................................................................................................... 43

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Introducción
El presente documento tiene por objeto describir la funcionalidad de la aplicación de gestión del portal
de acciones formativas del Gobierno de Aragón, eGAF.

Desde esta aplicación se podrá gestionar todo lo referente a las acciones formativas, tanto para la
administración pública como local, desde la administración de los distintos perfiles que pueden acceder
a la aplicación hasta la generación de diplomas y certificados, una vez haya finalizado un curso.

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Inicio
A esta aplicación porá acceder el personal del Gobierno de Aragón dado de alta en la aplicación mediante
su correo corporativo.

Pantalla de acceso

Una vez que se accede se nos presentan los distintos menús que abarca toda la funcionalidad de la
aplicación, para los cuales se tendrá acceso parcial o total, dependiendo del perfil conectado.

Menú de la aplicación

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Mantenimientos
Desde este apartado podremos definir todos los datos que se van a necesitar para poder gestionar los
distintos aspectos de los cursos y lo relacionado con ellos.

La mayoría de las entradas de este menú son similares entre sí, por lo que no vamos a entrar en el
detalle de todas ellas. Todas ellas permiten distintas opciones: consultar, añadir, modificar, activar /
desactivar, pero éstas estarán restringidas según el tipo de perfil conectado.

Únicamente el perfil de administrador podrá añadir o editar los distintos registros, excepto en algún caso
como el de colaboradores, que también podrán dar de alta un perfil gestor de órgano.

Órganos
Órganos gestores

Se establecen los distintos órganos gestores que van a poder acceder a la aplicación.

Mantenimiento de órganos gestores

Al dar de alta un órgano gestor, definimos también los datos para realizar la firma digital de los diplomas
y certificados.

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Habilitación de módulos

Se establece la matriz que permite asignar la gestión de un determinado módulo de la aplicación a un

determinado órgano gestor.

Matriz de habilitación de módulos

Perfiles

Se establecen los diferentes perfiles que van a poder acceder a la aplicación.

Dependiendo del perfil con el que se acceda, se tendrá permiso a unas acciones u otras.

Usuarios

Se establecen los diferentes usuarios que van a poder acceder a la aplicación y sus respectivos perfiles,
debiendo tener al menos uno asignado.

Estos usuarios deben de estar dados de alta como personal del Gobierno de Aragón. Una vez que se
introduce el correo electrónico de la persona, se rellena automáticamente la información del NIF y
nombre correspondiente.

Sectores

Se establecen los diferentes sectores de los distintos órganos gestores.

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Plantillas

Se establecen las diferentes plantillas que se van a usar tanto para la generación de diplomas para los
participantes como para la generación de certificados de colaboración.

Mantenimiento de plantillas

Cada una de estas plantillas lleva asociado un archivo PDF que se ha generado con unas características
determinadas. Deben tener 14 párrafos en el que se incluirá el texto que definamos para cada uno de
ellos desde esta sección. Para cada uno de estos párrafos, podremos definir un texto fijo o dinámico,
apoyándonos en una serie de etiquetas disponibles. Son las siguientes:

Etiquetas referentes al curso:

#codigo#: Código del curso con el formato “(año / contador - texto libre)”

#actividad#: Dependiendo del tipo de la actividad establecida en el curso, tomará uno de los siguientes
valores:

• "en un curso organizado"

• "en una jornada organizada"
• "en unas jornadas organizadas"
• "en un seminario organizado"
• "en una actividad organizada " (en caso de no tener actividad establecida)

#titulo#: Título del curso

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#localidad#: Municipio del aula principal del curso, en el caso de que sea presencial.

#fecha_inicio#: Fecha de inicio del curso

#fecha_fin#: Fecha de fin del curso

#horas_lectivas#: Horas lectivas del curso

#valoracion#: Valoración del curso

#creditos#: Créditos del curso

#num_expediente#: Número de expediente del curso

#temario#: Temario del curso

#destinatarios_acreditados#: Destinatarios acreditados del curso

Etiquetas referentes al participante (para los diplomas):

#nombre#: Nombre del participante

#apellidos#: Apellidos del participante

#nif#: NIF del participante

#aprovechamiento#:

El valor de esta etiqueta depende de un check disponible en el momento de la generación de los diplomas
(“Aprovechamiento”). Si este check está seleccionado se sustituirá la etiqueta por: “ con
aprovechamiento ”. Si no está seleccionado se sustituirá por cadena vacía.

#num_orden#:

Valor que aparece en el número de registro de un diploma y que equivale al orden de emisión del mismo.

El número de registro de un diploma se forma con la concatenación del número de orden (que es un
número consecutivo según el orden alfabético de los apellidos de los participantes) y el código del curso.
Ejemplo: 1-2020/0001-AEA.

Se han separado los tags para poder reutilizar el #codigo# del curso, así que hay que indicar
#num_orden#-#codigo# en el lugar donde corresponda poner el número de registro.

Etiquetas referentes a la persona colaboradora (para los certificados):

#nombre_colaborador#: Nombre de la persona colaboradora

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#apellidos_colaborador#: Apellidos de la persona colaboradora

#nif_colaborador#: NIF de la persona colaboradora

#tipo_colaboracion#: Tipo de colaboración

#horas_colaborador#: Horas de colaboración

El valor de esta etiqueta depende de las horas de colaboración indicadas para cada colaboración.

Si estas horas son CERO, esa etiqueta se sustituirá por cadena vacía. En otro caso se sustituirá por el
siguiente texto: ", en el que impartió un total de <horas>".

A la hora de definir el texto que llevará un diploma o certificado, podemos usar las etiquetas en los 14
párrafos que dispone la plantilla.

Edición de una plantilla

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Contabilidad
Desde esta entrada de menú se podrán establecer los distintos elementos referentes a la contabilidad
que se va a usar en el resto de la aplicación. Estos elementos son:

• IRPF
• Precio dietas (a parte de estas dietas, en la aplicación existe la posibilidad de dar de alta una
dieta libre que no esté tipificada en este apartado)
• Precio hora
• Tipos Fuentes Financiación
• Otros Motivos Pago
• Apoyo Videoconferencias

Tipologías
Desde esta entrada de menú se podrán establecer los distintos elementos referentes a las distintas
tipologías de cursos que va a gestionar la aplicación. Estos elementos son:

• Áreas AFEDAP
• Áreas
• Subáreas
• Materias
• Estrategias
• Competencias
• Niveles
• Familias

Destinatarios
Desde esta entrada de menú se podrán establecer los distintos elementos referentes a los destinatarios
objeto de los cursos que va a gestionar la aplicación. Estos elementos son:

Grupos

Se establecerán los distintos grupos a los que puede ir destinado un curso.

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Categorías

Se establecerán las distintas categorías a las que puede ir destinado un curso.

Se podrán dar de alta manualmente o bien, importar las categorías ya existentes en la base de datos
interna de “SIRHGA”. Para esto último pulsaremos en “Actualizar categorías SIRHGA” y se sincronizarán
con nuestra aplicación.

Mantenimiento de categorías

Existe una categoría predefinida que no puede ser desactivada que es la categoría “TODAS”. Esta
categoría se usa cuando un curso está dirigido a todas las categorías.

Entidades

Se establecerán las distintas entidades a las que puede hacer referencia la aplicación.

Se podrán dar de alta manualmente o bien, importar las entidades ya existentes en la base de datos
interna de “SIRHGA”. Para esto último pulsaremos en “Actualizar entidades SIRHGA” y se sincronizarán
con nuestra aplicación.

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Resto
Desde esta entrada de menú se podrán establecer los siguientes elementos:

• Métodos Selección´
• Tipos de penalización
• Tipos de colaboración
• Motivos no completar
• Párrafos

Recursos
Aulas

Desde esta entrada de menú se establecen las distintas aulas usadas en la aplicación.

En la tabla que muestra los resultados de la búsqueda, tenemos como opción ver la ocupación de esa
aula en concreto.

Ocupación de un aula

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Colaboradores

Desde esta entrada de menú se establecen las personas que han colaborado o van a hacerlo en los
cursos gestionados desde la aplicación.

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Planes
Desde esta entrada de menú se podrán gestionar los planes de formación, fuentes de financiación y
cursos presupuestados de un órgano gestor determinado.

Planes

Se podrán consultar los planes de formación existentes o crear / modificar nuevos.

Consulta o creación de un plan de formación

Dado un plan, se podrán añadir sus distintas fuentes de financiación y sus cursos presupuestados.

Fuentes de financiación

En la consulta de un plan aparece, en una primera pestaña, la relación de sus fuentes de financiación,
así como un resumen de los cursos que han sido asignados a esa fuente de financiación y la información
contable de la misma. Igualmente se incluye una última fila, en el que se engloban los cursos que no
tienen una fuente de financiación asociada (“-no consta”).

Relación de fuentes de financiación de un plan de formación

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Se podrá exportar la información que aparece en la pantalla a un archivo Excel, pulsando sobre el icono
que aparece en la parte superior de la tabla.

Para cada fuente de financiación se da la opción de modificar.

Edición de fuente de financiación de un plan de formación

Cursos presupuestados

En la consulta de un plan aparece, en una segunda pestaña, la relación de sus cursos presupuestados,
en el que aparece la información básica de los mismos.

Para mayor facilidad en la realización de la consulta, se incluye un filtro con distintos criterios de
búsqueda.

Se podrá exportar la información que aparece en la pantalla a un archivo Excel, pulsando sobre el icono
que aparece en la parte superior de la tabla.

Relación de cursos presupuestados de un plan de formación

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Para cada curso presupuestado se dan las opciones de consultar y/o modificar. En el modo consulta
aparece la misma información pero con los datos no editables.

Para crear / modificar un curso presupuestado debemos informar una serie de campos.

Creación de un curso presupuestado

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En la parte superior hay tres campos obligatorios, de los cuales tendremos que informar la fuente de
financiación y el estado. El campo del presupuesto se rellena automáticamente en función de los costes
que se definan en la segunda pestaña de presupuesto.

En la sección de “Destinatarios” de la primera pestaña de “Datos básicos”, si no se selecciona ningún

valor, cuando guardemos el curso, automáticamente se asignarán todos los grupos y categorías/cuerpos
existentes en la aplicación.

En la segunda pestaña “Presupuesto” indicaremos los costes presupuestados relativos a la formación. El

valor del presupuesto del curso se calcula automáticamente en función de estos costes, así como los
campos “Importe” de las secciones de docencia, videoconferencia y dietas.

Presupuesto de un curso presupuestado

Se podrán añadir varias dietas. Para cada una de ellas, informaremos los valores necesarios y
pulsaremos el botón “Añadir”. Esta se incluirá en la lista de dietas.

Toda esta información sólo se guardará en el curso cuando pulsemos “Guardar”.

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Cursos
Desde esta entrada de menú se podrán gestionar tanto los cursos como las personas que tienen algún
tipo de colaboración en los mismos.

Cursos
Se podrán consultar los cursos existentes o crear / modificar nuevos.
Para mayor facilidad en la realización de la consulta, se incluye un filtro con distintos criterios de
búsqueda.

Relación de cursos

Se podrá exportar la información que aparece en la pantalla a un archivo Excel, pulsando sobre el icono
que aparece en la parte superior de la tabla.

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Últ. actualización: 26/03/2021 Pág. 18 de 46

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Para cada curso se ofrecen varias opciones, que pueden variar entre un curso y otro debido a que las
acciones se controlan en función del estado del curso y los permisos que tenga la persona conectada.
Las distintas opciones son:

• Detalle: podremos ver todos los datos de un curso en modo consulta, en el que todos los campos
aparecerán deshabilitados y no se podrán modificar.
• Modificar: podremos modificar los datos de un curso, salvo los campos autocalculados, como el
campo “año” del código (que por defecto es el actual), el contador si elegimos el tipo de contador
automático, el “órgano gestor” y el “estado”.
El estado del curso se va autocalculando en función de las fechas que vamos estableciendo:

Fechas de un curso

Si no hay ninguna fecha, el curso estará en estado “Preparación”.

En el momento que se establece una fecha de convocatoria, además de informar los datos
obligatorios que en ese momento se requieran, al guardar el curso pasa a estado “Convocado”.
Por otro lado, si indicamos una fecha de anulación, el curso pasará a estado “Anulado”.
Si se requiere que un curso que ya está finalizado pase al estado “Cerrado”, tendremos que pulsar
el botón “Cerrar curso”.
• Copiar: podremos crear un curso nuevo a partir de los datos de un curso ya existente.
• Activar / Desactivar: con esta opción, podemos activar o desactivar un curso.
• Eliminar: con esta opción eliminamos el curso. Esta acción es irreversible.

Cuando se elimina un curso, el código del contador queda libre, quedando la secuencia con números no
usados. Esos números que se quedan sin uso se pueden volver a reutilizar. Para ello, desde la consulta
de los cursos, tenemos la opción “Ver contadores no utilizados”.

Búsqueda de cursos y ver contadores no utilizados

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Últ. actualización: 26/03/2021 Pág. 19 de 46

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Si se quiere usar uno de esos contadores, al dar de alta un curso, hay que seleccionar “Manual” en el
“Tipo contador” e indicar uno de los contadores no usados.

Tip contador manual

Cuando damos de alta un curso, podemos indicar un curso presupuestado. A medida que vamos
escribiendo en este campo, nos va sugiriendo los cursos presupuestados de los que hay dados de alta
en el plan de formación para el año y órgano gestor del curso. Al seleccionar uno de ellos se importan
los datos que tenga dicho curso presupuestado.

Las jornadas de un curso se introducen en la quinta pestaña: “Calendario / Horario”.

Para ello tendremos que añadir al menos un período, indicando los datos que se requieren.

Añadir periodo en las jornadas de un curso

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Últ. actualización: 26/03/2021 Pág. 20 de 46

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Para cada periodo, se introducirán la fecha de inicio y fin, los días de la semana y los tramos horarios
incluyendo, si es el caso, los minutos no lectivos de cada tramo. Puede haber varios tramos horarios por
periodo.

En el ejemplo de la imagen siguiente se han definido dos periodos. El primero del 01/02/2021 hasta el
14/02/2021 (solamente los lunes, miércoles y viernes) con dos tramos horarios (uno de mañana y otro
de tarde) con 30 minutos de descanso en cada uno de ellos. El segundo periodo del 15/02/2021 al
28/02/2021 (solamente los martes y jueves) con solo un tramo horario de mañana, con 10 minutos de
descanso.

Curso con dos períodos de distintos tramos

Cada uno de ellos se podrá modificar o eliminar.

Igualmente, se podrán ver una lista de todas las jornadas resultantes del curso (“Ver jornadas”).

Toda esta información sólo se guardará en el curso cuando pulsemos “Guardar”.

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Últ. actualización: 26/03/2021 Pág. 21 de 46

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Colaboradores
A partir de una búsqueda de cursos, se podrán consultar las personas que tienen algún tipo de
colaboración en los mismos.

Para mayor facilidad en la realización de la consulta, se incluye un filtro con distintos criterios de
búsqueda.

Relación de cursos

Para cada curso se ofrecen varias opciones, que pueden variar entre un curso y otro en función de los
permisos que tenga la persona conectada.

• Detalle: podremos ver la relación de colaboraciones de un curso en modo consulta.

• Modificar: podremos modificar las colaboraciones de un curso.

En ambos casos se podrá exportar la información que aparece en la pantalla a un archivo Excel, pulsando
sobre el icono que aparece en la parte superior de la tabla.

A modo cabecera, se incluye un resumen con la información de los costes (presupuestados para el curso
y los realmente ejecutados) del curso.

Desde la primera pestaña de la pantalla de edición, se podrán añadir, modificar y eliminar lo relativo a
las colaboraciones de ese curso.

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Últ. actualización: 26/03/2021 Pág. 22 de 46

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Edición de colaboraciones de un curso

En la pantalla de creación / edición de una colaboración debemos indicar la información tanto de la

persona / empresa colaboradora, que debe estar dada de alta en la aplicación, como de los costes que
supone al curso.

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Últ. actualización: 26/03/2021 Pág. 23 de 46

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Datos de colaboración en un curso

La casilla “A certificar” indicará si es necesario generar un certificado de esa colaboración en el curso.

El valor de los campos de importe de docencia y dietas se calculan en base a los datos introducidos en
sus respectivas secciones.

Se podrán añadir varias dietas. Para cada una de ellas, informaremos los valores necesarios y
pulsaremos el botón “Añadir dieta”. Esta se incluirá en la lista de dietas.

Toda esta información sólo se guardará en el curso cuando pulsemos “Guardar”.

Desde la segunda pestaña de “Pagos” podremos generar el fichero multiterceros para poder realizar los
pagos de importes mayores que cero de las colaboraciones, siempre que sean personas físicas.

Ref.: AST_EGAF_ManualGestor.docx

Últ. actualización: 26/03/2021 Pág. 24 de 46

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En esta pantalla aparecen una serie de datos predefinidos, necesarios para generar el fichero XML de
pago, que tiene una estructura determinada. Estos datos se podrán cambiar en el momento de la
generación del fichero. Una vez generado el fichero de pago, se podrá descargar para su posterior
tratamiento.

Para generar este fichero es importante que todos los datos de las colaboraciones implicadas estén
informados. Si no es así, se mostrará un mensaje de error para que revise estos datos desde el apartado
“Mantenimientos > Recursos > Colaboradores”.

Ref.: AST_EGAF_ManualGestor.docx

Últ. actualización: 26/03/2021 Pág. 25 de 46

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Solicitudes
Desde esta entrada de menú, a partir de una búsqueda de cursos, se podrán gestionar las solicitudes
que se han hecho para cada uno de ellos. Se podrá tanto decidir quién va a participar en el mismo,
incluyendo el envío de correo, como enviar correos a los participantes en caso modificación o anulación.

Para mayor facilidad en la realización de la consulta de cursos, se incluye un filtro con distintos criterios
de búsqueda.

Relación de cursos para la gestión de solicitudes

Para cada curso se ofrecen una única opción, que es la de gestión de solicitudes.

En esta pantalla hay dos pestañas: “Solicitudes” y “Correos”

Solicitudes

Desde esta pantalla podremos seleccionar las personas candidatas a ser admitidas en el curso. Para ello
nos podremos ayudar en ciertos criterios de exclusión y ordenación de solicitudes.

Se pueden seleccionar motivos de exclusión a la realización del curso para distinguir las solicitudes, así
como el orden en que se quiere que aparezcan.

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Últ. actualización: 26/03/2021 Pág. 26 de 46

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Motivos de exclusión de solicitudes

Criterios de ordenación de solicitudes

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Últ. actualización: 26/03/2021 Pág. 27 de 46

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Además de seleccionar los criterios de ordenación que se requieran en ese momento, se pueden
“arrastrar” a posiciones superiores o inferiores, de manera que el primero que aparezca seleccionado es
el criterio de ordenación principal, pudiendo haber varios.

Una vez configurados todos los criterios, podemos pulsar “Aplicar criterios” para ver el efecto de los
mismos en la relación de solicitudes. Hay distintos códigos de color pada distinguir cada solicitud:

• Blanco: Solicitado (estado por defecto de una solicitud).

• Rojo: Solicitado y excluido tras aplicar los criterios de exclusión.
• Amarillo: Solicitud en estado de renuncia o desistimiento por parte de la persona que ha
realizado la solicitud o en estado de exclusión por no conformidad por parte de su responsable.
• Verde: Admitido en el curso.

Relación de solicitudes de un curso

Las columnas de la tabla resultante también son configurables para este curso. Si pulsamos en el botón
“Columnas” de la parte superior, podremos ver todas las disponibles y mostrar/ocultar según nos
convenga.

Toda la configuración de esta pantalla y su apariencia personalizada para cada curso puede guardarse
para poder seguir trabajando en el mismo punto la siguiente vez que se acceda.

Se podrá exportar la información que aparece en la pantalla a un archivo Excel, pulsando sobre el icono
que aparece en la parte superior de la tabla.

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Últ. actualización: 26/03/2021 Pág. 28 de 46

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Correos

Una vez que tengamos seleccionadas las solicitudes que queremos admitir para un curso, vamos a la
segunda pestaña “Correos”.

En esta pestaña sólo aparecen las que están seleccionadas en la pestaña anterior (check de la primera
columna).

La primera vez que entremos (todavía no se ha hecho el proceso de admisión) aparecerán todas las
solicitudes chequeadas. En el momento en que pulsemos el botón de “Enviar correo de admisión”, el
estado de todas ellas pasará a ser “Admitido” y se les enviará un correo electrónico informándoles de
ello. Igualmente, el estado del curso en ese momento pasará a ser “Publicados admitidos” y se informará
el valor de la fecha de publicación de los admitidos del curso con la de ese momento.

Desde esta pestaña, también se da la opción de poder informar a los participantes en caso de que alguna
característica del curso cambie (por ejemplo, el aula donde se va a realizar). Para ello seleccionamos a
las personas que queremos notificar y pulsamos el botón “Enviar correo de modificación”. Nos saldrá un
cuadro de diálogo en el que tendremos que indicar lo que queremos incluir en el correo a enviar.

Igualmente tendremos la opción de “Exportar a Excel las incompatibilidades”. Esto es útil para saber si
las personas que están seleccionadas para este curso tienen otras solicitudes que se solapan en el tiempo
con la realización de este curso.

Se podrá exportar la información que aparece en la pantalla a un archivo Excel, pulsando sobre el icono
que aparece en la parte superior de la tabla.

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Últ. actualización: 26/03/2021 Pág. 29 de 46

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Asistencia y penalizaciones
Desde está entrada de menú, a partir de un listado de cursos, se podrán gestionar las asistencias y
penalizaciones de los participantes de un curso.

Hoja de firmas
Desde esta pantalla se podrá generar el fichero PDF qué contendrá todas las hojas de firmas para cada
una de las sesiones de un curso, ya sea presencial o no.

Generación de la hoja de firmas de un curso

En la hoja de firmas generada, por defecto, para cada participante, se deja el hueco para indicar su
nombre y su firma. En caso de requerir algún dato de los que aparecen en la pantalla (DNI,
departamento, puesto de trabajo, email), se seleccionará para que se incluya al generar el fichero.

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Últ. actualización: 26/03/2021 Pág. 30 de 46

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Faltas
Desde esta pantalla se podrán gestionar las faltas de asistencia de los participantes de los cursos, una
vez que ya han sido admitidos.

Relación de faltas de asistencia de los participantes de un curso

Se podrá exportar la información que aparece en la pantalla a un archivo Excel, pulsando sobre el icono
que aparece en la parte superior de la tabla.

Se podrá consultar la relación de faltas de asistencia, dar de alta nuevas, modificar las que ya hay o
eliminarlas.

Creación de falta de asistencia

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Últ. actualización: 26/03/2021 Pág. 31 de 46

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Penalizaciones
Desde esta pantalla se podrán gestionar las penalizaciones de un participante, ya sea por acumular más
faltas de las permitidas en el curso o por otros motivos contemplados en la aplicación. El no dar el
diploma a dicho participante una vez que finalice el curso se considera como otra posible penalización.

En la pantalla aparece la relación de todos los participantes del curso con información adicional, como el
número de faltas de asistencia acumuladas, y si está penalizado o no.

Se podrá exportar la información que aparece en la pantalla a un archivo Excel, pulsando sobre el icono
que aparece en la parte superior de la tabla.

Relación de penalizaciones de los participantes de un curso

Como opciones para cada participante aparecen el poder crear una penalización, en caso de no tenerla
o modificar o eliminar una ya existente. Se permite crear una penalización de manera que esté vigente
sólo en un rango de fechas, de manera que, una vez pasada la fecha de fin de la penalización, se
considera que ese participante ya no está penalizado.

Creación de una penalización de un participante de un curso

Ref.: AST_EGAF_ManualGestor.docx

Últ. actualización: 26/03/2021 Pág. 32 de 46

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Penalizaciones en vigor
Desde esta pantalla se podrá consultar la relación de todas las penalizaciones que hay en vigor en el
momento en que se hace la consulta, para todos los participantes de todos los cursos.

Relación de penalizaciones en vigor

Para cada una de ellas, podremos ir a la gestión de penalizaciones de ese curso concreto.

Se podrá exportar la información que aparece en la pantalla a un archivo Excel, pulsando sobre el icono
que aparece en la parte superior de la tabla.

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Diplomas y certificados
Desde esta entrada de menú, a partir de un listado de cursos, se podrán gestionar los diplomas para los
participantes y los certificados para las personas colaboradoras de los cursos.

Es importante conocer el flujo de los estados de estos diplomas y certificados (a partir de ahora,
documentos) para llevar a cabo su emisión. Lo describimos a continuación.

Una vez que un curso ha finalizado (una vez superada la fecha establecida como fecha de fin del curso)
éste pasará automáticamente a estado “Finalizado” y sus documentos quedarán pendientes de emitir.
El estado de los mismos será entonces “Pendiente de validar”.

Mientras los documentos se encuentren en estado “Pendiente de validar”, se podrán revisar y modificar.
Una vez que estemos conformes con los documentos generados, se podrán “Validar”.

Esta acción sólo la podrán realizar los perfiles de gestor de órgano y gestor de sector en los documentos
de los cursos sobre los que tienen permiso. Esta acción bloqueará la edición de los documentos y los
dejará preparados para su firma y posterior almacenado en el gestor documental del Gobierno de
Aragón.

La firma se realizará por un proceso programado en horario nocturno. De esta manera se da un margen
de tiempo para poder “Devolver” los documentos, lo que revertirá la acción de “Validar” y los dejará de
nuevo en estado “Pendiente de validar”.

El proceso nocturno firmará, con sello de órgano, los documentos que ya estén validados y se le enviará
un correo electrónico a la persona interesada para informarle de ello.

Una vez realizado este proceso, el estado de los documentos será “Firmado” y no se podrá revertir en
ningún caso.

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Diplomas
En esta pantalla se nos presenta, en primer lugar, un filtro por código de curso, título y estado en el que
se encuentran los diplomas del curso. Por defecto, en el filtro de búsqueda, se establecerá el año actual
y el estado de los diplomas en “Pendiente de validar”.

Relación de cursos con diplomas pendientes de validar

Para cada curso, podremos pasar a la pantalla de edición de diplomas, donde aparece la relación de
participantes que tienen derecho a los mismos.

Edición de diplomas de un curso

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Para cada participante podremos seleccionar las opciones de “Aprovechamiento” y “Acreditado”.

El campo “Aprovechamiento” afectará al texto del diploma en caso de utilizar la etiqueta

#aprovechamiento# en la plantilla usada para su generación (consultar esta etiqueta dentro del
apartado de Mantenimientos > Órganos > Plantillas).

Si se selecciona “Acreditado”, para la generación de este diploma se utilizará la plantilla establecida en

el campo “Plantilla acreditados” del curso. En caso contrario, se usará la plantilla establecida en el campo
“Plantilla”.

Campos del curso para definir las plantillas de diplomas

Una vez editados estos datos, es necesario que se guarden para poder generar los borradores de todos
los diplomas (hasta ese momento el botón de “Generar Borrador” aparecerá deshabilitado).

Cuando pulsemos “Generar borrador” se generarán los diplomas según la plantilla que corresponda en
cada caso y podremos visualizar el documento PDF resultado para cada uno de los participantes.

Diplomas en estado “Pendiente de validar” de un curso y generado su borrador

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En este momento también se genera el número de registro correspondiente a cada diploma, cuya
secuencia sigue el orden alfabético ascendente de los apellidos de los participantes.

Se podrá modificar la configuración de los diplomas tantas veces como sea necesario. Cuando pulsemos
“Guardar” será necesario volver a generar los borradores para que se reflejen los cambios.

Una vez que demos por válidos los diplomas, pulsaremos “Validar”, que nos pedirá una confirmación
antes de pasar su estado a “Validado” y dejarlos pendientes de firma y posterior almacenado en el gestor
documental.

Los diplomas en estado “Validado” se podrán ver en modo consulta. No se podrán modificar. Lo que sí
nos dará opción antes de que sean firmados es de “Devolver” para revertir la acción y dejarlos de nuevo
en estado “Pendiente de validar".

Diplomas en estado “Validado” de un curso

En caso de que el proceso de firma y almacenamiento se ejecute correctamente para todos los diplomas
del curso, el estado de los mismos pasa a ser “Firmado” y en ningún caso se podrán modificar. Desde la
pantalla en modo consulta podremos visualizar tanto el código CSV generado como el fichero PDF
resultante.

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Diplomas en estado “Firmado” de un curso

En todo momento se podrá exportar la información que aparece en la pantalla a un archivo Excel,
pulsando sobre el icono que aparece en la parte superior de la tabla.

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Certificados
En esta pantalla se nos presenta, en primer lugar, un filtro por código de curso, título y estado en el que
se encuentran los certificados del curso. Por defecto, en el filtro de búsqueda, se establecerá el año
actual y el estado de los diplomas en “Pendiente de validar”.

Relación de cursos con certificados pendientes de validar

Para cada curso, podremos pasar a la pantalla de edición de certificados, donde aparece la relación de
colaboraciones que tienen derecho a los mismos.

Edición de certificados de un curso

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Cuando pulsemos “Generar borrador” se generarán los certificados según la plantilla establecida en los
datos del curso para tal efecto, en el campo “Plantilla certificados”.

Campo del curso para definir la plantilla de certificados

Podremos visualizar el documento PDF resultado para cada una de las colaboraciones.

Certificados en estado “Pendiente de validar” de un curso y generado su borrador

Una vez que demos por válidos los certificados, pulsaremos “Validar”, que nos pedirá una confirmación
antes de pasar su estado “Validado” y dejarlos pendientes de firma y posterior almacenado en el gestor
documental.

Los certificados en estado “Validado” se podrán ver en modo consulta. No se podrán modificar. Lo que
sí nos dará opción antes de que sean firmados es de “Devolver” para revertir la acción y dejarlos de
nuevo en estado “Pendiente de validar".

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Certificados en estado “Validado” de un curso

En caso de que el proceso de firma y almacenamiento se ejecute correctamente para todos los
certificados del curso, el estado de los mismos pasa a ser “Firmado” y en ningún caso se podrán
modificar. Desde la pantalla en modo consulta podremos visualizar tanto el código CSV generado como
el fichero PDF resultante.

Certificados en estado “Firmado” de un curso

En todo momento se podrá exportar la información que aparece en la pantalla a un archivo Excel,
pulsando sobre el icono que aparece en la parte superior de la tabla.

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Panel de control
Desde esta entrada de menú, se podrán obtener determinados datos estadísticos y distintos informes
relativos a los cursos, de cara a la memoria anual.

Estadísticas
En esta pantalla se nos presenta, en primer lugar, un filtro por año, órgano gestor y sector que
determinará la búsqueda de la información seleccionada. En el panel izquierdo se muestran todas las
consultas cuyos datos estadísticos podemos obtener. Al pulsar sobre cada una de ellas, se nos mostrará
la información en el panel derecho de la pantalla.

Estadísticas del panel de control

Cada una de estas consultas se podrá exportar a un archivo Excel, pulsando sobre el icono que aparece
en la parte superior de la tabla.

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Informes
Desde el menú de informes, podremos acceder a distintos informes referentes a diferentes aspectos.

Todos ellos incluyen un filtro criterios de búsqueda para acotar el resultado. En algunos casos los
resultados se mostrarán en una tabla (que se podrá exportar a un fichero Excel) y en otros los resultados
se exportarán directamente a un fichero Excel.

Aulas

Se exportará a Excel la ocupación prevista de un aula en un intervalo de fechas, que cumplan los criterios
de búsqueda establecidos.

Informe de aulas

Faltas

Se exportará a Excel la relación de faltas de los participantes de los cursos en un intervalo de fechas.

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Informe de faltas

Pagos

Se exportará a Excel la relación de pagos a las colaboraciones de los cursos que cumplan los criterios de
búsqueda establecidos.

Informe de pagos

Datos estadísticos

Se exportará a Excel la relación de cursos que cumplan los criterios de búsqueda establecidos.

Informe de datos estadísticos de un curso

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Personas

Se exportará a Excel la relación de cursos realizados por los participantes que cumplan los criterios de
búsqueda establecidos.

En un primer lugar se buscará la persona de la cual queremos obtener la información y a partir de ella,
se podrá generar el informe Excel completo con toda la información de los cursos y diplomas obtenidos.

Informe de personas

Colaboradores

Se exportará a Excel la relación de personas que han tenido colaboración en cursos que cumplan los
criterios de búsqueda establecidos.

En un primer lugar se buscará la persona de la cual queremos obtener la información y a partir de ella,
se podrá generar el informe Excel completo con toda la información de los cursos y certificados
obtenidos.

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Informe de colaboraciones

Penalizaciones

Se exportará a Excel la relación de penalizaciones a los participantes de los cursos en un intervalo de

fechas, que cumplan los criterios de búsqueda establecidos.

Informe de penalizaciones

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