SINTESIS PROCESO DOCUMENTAL

TÉCNICO PROFESIONAL EN PROCESOS FINANCIEROS

ANTONIO JOSE MONTOYA ACEVEDO

LAURA DANIELA ORREGO MACIAS

DILSA MANUELA VERGARA

TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA

YOLOMBÓ

2025
Contenido

CAPITULO 1.....................................................................................................................................3
LEY 594 DE 200............................................................................................................................3
INTRODUCCIÓN.........................................................................................................................3
DESARROLLO DE CONCEPTOS...............................................................................................3
LEY 594 DE 2000.............................................................................................................................3
CONCLUSIÓN..............................................................................................................................4
Capítulo 2...........................................................................................................................................5
Caso de Estudio EPM.....................................................................................................................5
Introducción...................................................................................................................................5
Marco Legal...................................................................................................................................5
Nivel De Madurez..........................................................................................................................5
Base de Datos.................................................................................................................................6
ERP SAP.......................................................................................................................................6
USA SAP CRM.............................................................................................................................6
Conclusiones.................................................................................................................................6
Capítulo 3..........................................................................................................................................6
Ciclo de la Información..................................................................................................................6
La Ley 1581 de 2012.........................................................................................................................8
Derechos de los titulares de datos:.................................................................................................8
Principios del tratamiento de datos:................................................................................................8
Responsabilidades de los responsables del tratamiento de datos....................................................8
Sanciones por incumplimiento:......................................................................................................9
Implementación de la ley 1581 de 2012 en EPM...........................................................................9
CAPITULO 1
LEY 594 DE 200

INTRODUCCIÓN
 El propósito de este escrito es mostrar la ley 590 de 2000 llamada LEY GENERAL
DE ARCHIVOS que define los principios y conceptos archivísticos para organizar
documentos de entidades públicas y privadas , que consta de XII títulos y 52 artículos que
tienen como finalidad y temas principales los siguientes Objeto, ámbito de aplicación,
definiciones y principios generales Órganos asesores, coordinadores y ejecutores
Categorización de los archivos públicos, Administración de archivos, Gestión de
documentos, Acceso y consulta de los documentos, Salida de documentos, Control y
vigilancia Archivos privados Donación, adquisición y expropiación.

Estos muestran detalladamente el tipo de Clasificación, Ordenación, Descripción

de la clase de archivos existentes y la característica de cada uno de ellos, como también los
órganos encargados de acuerdo con el tipo de archivo, mostrando la relevación e
implicaciones del Proceso de Archivar Documentos, y las implicaciones que esto tiene a
nivel nacional e internacional, por esta razón te invito a continuación a conocer más sobre
esta ley.

DESARROLLO DE CONCEPTOS

LEY 594 DE 2000

Los procesos de gestión documental se rigen bajo varias leyes, decretos y normas gran parte
de los deberes documentales y archivísticos es la Ley General de Archivos 594 del 2000.
Que consagra las reglas y principios generales que regulan la función archivística del
estado. La Ley 594 de 2000 tiene como objeto regular la gestión documental en las
entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Su ámbito de aplicación
abarca a todas las entidades del Estado y a las personas naturales o jurídicas que ejercen
funciones públicas.

Los Principios de la Gestión Documental de La ley establece los siguientes principios para
la gestión documental Economía: La gestión documental debe ser eficiente y efectiva en el
uso de los recursos. Integridad: La documentación debe ser completa, precisa y confiable.
Inocuidad La gestión documental no debe causar daños o perjuicios a las personas o a la
sociedad, Organización: La documentación debe estar organizada de manera lógica y
sistemática, Acceso: La documentación debe ser accesible para las personas autorizadas.
Objetivo

Garantizar la transparencia y facilitar la gestión documental Principios Orden original,

procedencia, ciclo vital de los documentos y normatividad archivística Funciones del
Estado, Crear, organizar, preservar y controlar los archivos, Derechos de los ciudadanos,
Acceder a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la ley,
Responsabilidades de las entidades, Elaborar programas de gestión documental,
Conservación de documentos Establecer pautas y normas técnicas generales Estímulos
Establecer premios y estímulos para quienes contribuyan a la salvaguarda del patrimonio
documental

Dentro de los títulos que consagra esta ley se encuentra el titulo V GESTIÓN DE
DOCUMENTOS V Artículo 20, 21, y el titulo IX ARCHIVOS PRIVADOS que muestran
Las entidades públicas que se suprimen o fusionan deben entregar sus archivos a las
entidades que asuman sus funciones. Los archivos deben entregarse al ministerio o entidad
a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. Las entidades públicas deben elaborar
programas de gestión documental. Estos programas pueden contemplar el uso de nuevas
tecnologías y soportes En la aplicación de estos programas se deben observar los principios
y procesos archivísticos. Por su parte el Titulo IX nos habla del conjunto de documentos
pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se derivan
de la prestación de sus servicios, asistencia a los archivos privados, registro de archivos,
declaración de interés cultural.

Esta ley ofrece todas las herramientas importantes para la gestión documental en Colombia.
Establece los principios y obligaciones para las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas, y busca garantizar la organización, conservación y acceso a los
documentos de manera eficiente y efectiva.

CONCLUSIÓN
La ley 594 del 2000 es una ley que le permite al Estado colombiano, a sus
entidades públicas y privadas que prestan servicios públicos, organizar,
coordinar, reglamentar, producir y manejar los archivos y documentos que se
producen en sus funciones. Además de presentarlas directrices que se deben seguir,
nos brinda de forma clara la conceptualización que se maneja a la hora de
enfrentarnos a la organización e implementación de un proceso de gestión
documental, además de esto nos provee de la información correspondiente al
manejo que se le debe dar a los archivos o documentos de importancia histórica o
que poseen un interés cultural para nuestra nación.

Capítulo 2
Caso de Estudio EPM
Introducción
Empresas Públicas de Medellín (EPM) Empresa colombiana de servicios públicos
Domiciliarios fundada en 1995, con sede en Medellín, Ofrece servicios de gas, Agua,
saneamiento y Telecomunicaciones
Hace parte del Grupo EPM (Opera en Colombia, Chile, México, El salvador, Guatemala y
Panamá)
Marco Legal
Naturaleza Jurídica: Empresa Industrial y Comercial del estado, Propiedad del Municipio
de Medellín

Ley 142 de 1994 Código de Comercio y otras

Ley 143 de 1994
Normas aplicables al régimen
Servicios Públicos
Energía Eléctrica de empresas estatales
Domiciliarios

Nivel De Madurez
Avanzado 2
Realiza Procesos de mejora continua a los productos teniendo en cuenta las necesidades e
orden administrativas, legales, funcionales y Tecnológicas.

Etapas del Proceso Documental

1: Cuenta con un sistema de Gestión Documental (SGD) que organiza, protege y control el
acceso a la información
2: Usa Herramientas Digitales como Gestor Documental Alfresco, integrada al ERP
3: Aplica Normas de archivo según el archivo general de la Nación
4: Clasificación de Documentos según su tipo: Técnico, Legal, Administrativo, Financiero
5: Gestión de Documentos Físicos y Electrónicos (Digitalización y Conservación)

Base de Datos
ERP SAP
EPM usa un ERP llamado SAP este sistema permite controlar y coordinar las operaciones
internas de la empresa como Pagar Sueldos, Comprar Materiales, Hacer Mantenimiento,
Controlar Gastos
USA SAP CRM
Con este sistema, EPM puede atender mejor a sus usuarios, Cuando alguien llama a
escribe, todo queda registrado, Se puede hacer seguimientos a los casos, El cliente no tiene
que repetir su historia cada vez que se comunica

Conclusiones
Epm es un gran ejemplo de como una empresa pública puede ser organizada, moderna y
eficiente, Gracias al uso de herramientas como ERP y CMR, puede gestionar bien tantos
sus procesos internos, como la atención a sus usuarios, además su gestión documental
garantiza que toda la información este ordenada y protegida cumpliendo con la ley

Capítulo 3
Ciclo de la Información
1- Defina el ciclo de vida de la información.
El ciclo de vida de un sistema de información es un enfoque por fases de análisis y diseño
que analizan que los sistemas son desarrollados mejor por un ciclo de actividades del
analista y del usuario; existen tres estrategias: el método clásico de ciclo de vida de
desarrollo de sistemas, método de desarrollo por análisis estructurado y el método de
prototipos de sistema Puede ser definido como la organización y realización de un conjunto
de tareas y actividades diversas que abarcan desde el nacimiento del reconocimiento de su
necesidad hasta que estos sistemas se convierten en obsoletos y son sustituidos por otros.

2- Nombre 5 de las 7 fases del ciclo de vida de un sistema de información.

Fase de planificación: En esta fase se prepara el diseño y posterior implementación
del sistema. Es necesario definir el alcance del proyecto, justificarlo y escoger una
metodología para su desarrollo. También es preciso asociar las diferentes actividades a
plazos de tiempo y designar roles y responsabilidades.

Fase de análisis: Una vez que el equipo de proyecto se decide por una metodología de
desarrollo determinada, da comienzo la segunda etapa en el ciclo de vida de un sistema
de información. Es la que tiene que ver con el análisis y donde se busca concretar una
serie de requisitos, que son los que regirán el nuevo sistema o los cambios a introducir
en el antiguo, si con el proyecto se busca su actualización.

Fase de diseño: En este estadio el equipo de proyecto tendrá que determinar cómo el
nuevo sistema de información cumplirá con los requisitos aplicables. Es por ello que, a
estas alturas del ciclo de vida de un sistema de información conviene identificar
soluciones potenciales, evaluarlas y elegir la más conveniente. Ésta será o la más
efectiva, o la más eficiente en costes o la menos compleja. Una vez completadas esas
 tareas, habrá que continuar haciendo la selección tecnológica de software y hardware,
desarrollando las especificaciones para las distintas aplicaciones y obteniendo
aprobación de la gerencia para poder proceder a la implementación del nuevo sistema.

Fase de desarrollo: El desarrollo software marca un antes y un después en la vida del

sistema y significa, además, el inicio de la producción. El cambio es una constante
durante esta etapa, en la que suele ser recomendable poner el foco en la formación y
capacitación de los usuarios y el equipo técnico.

Fase de integración y periodo de pruebas: El objetivo de esta etapa es corroborar que el

diseño propuesto cumple con los requisitos de negocio establecidos. Puede ser
necesario repetir las pruebas tantas veces como haga falta para evitar errores y, de
hecho, conviene que el usuario final dé su conformidad con el resultado. Por último,
este estadio concluye con la verificación y validación, que ayudan a asegurar la
compleción del programa con éxito.

3- ¿Por qué es importante la fase de planificación?

Es importante porque es allí donde se realiza el diseño y se da la base para la
implementación del sistema. También se define el alcance del proyecto, se justifica y
se selecciona la metodología para su desarrollo. Definiendo también actividades, los
tiempos para ejecutarlos y designan roles y responsabilidades.

4- ¿Qué tareas de realizan en la fase de implementación?

Las tareas que se Realizan en esta etapa son las siguientes
 instalación del hardware y software elegidos
 crear las aplicaciones correspondientes, someterlas a pruebas,
 crear la documentación pertinente y capacitar a los usuarios.
 La conversión de datos

5- ¿A qué se denomina backup?

Es una copia de seguridad o el proceso de copia de seguridad. Backup se refiere a la copia y
archivo de datos de la computadora de modo que se puede utilizar para restaurar la
información original después de una eventual pérdida de datos. La forma verbal es hacer
copias de seguridad en dos palabras, mientras que el nombre es copia de seguridad.

6- ¿Por qué las empresas realizan backups de información?

Las Empresas realizan backups de la información porque se crea una copia de seguridad
de todos los archivos que manejan, buscando proteger su información, protegerla ante
amenazas de agentes externos y es importante porque esto les permite restaurar las
actividades críticas en un tiempo prudente y regresar a la normalidad de las operaciones de
manera progresiva con la copia de seguridad generada.

La Ley 1581 de 2012

También conocida como la Ley de Protección de Datos Personales, busca garantizar el
derecho fundamental de las personas a conocer, actualizar y rectificar la información
personal que se encuentra en bases de datos o archivos. Establece principios, derechos y
obligaciones en relación con el tratamiento de datos personales, con el objetivo de proteger
la privacidad y la intimidad de las personas.
Principales puntos de la Ley 1581 de 2012:
Derechos de los titulares de datos:
 Acceder, conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la información
personal.
 Solicitar la eliminación de sus datos.
 Ser informados sobre el tratamiento de sus datos.
 Solicitar la protección de sus datos personales frente a usos indebidos.
Principios del tratamiento de datos:
 Legalidad: El tratamiento de datos debe estar autorizado por la ley.

 Finalidad: Los datos deben ser tratados para fines legítimos y específicos.
 Consentimiento: Se requiere el consentimiento del titular para el tratamiento
de sus datos.
 Transparencia: El titular debe ser informado sobre el tratamiento de sus
datos.
 Seguridad: Se deben tomar medidas de seguridad para proteger los datos
contra el acceso no autorizado.
 Responsabilidades de los responsables del tratamiento de datos:
 Implementar políticas de protección de datos.
 Garantizar la confidencialidad y seguridad de los datos.
 Atender las consultas y reclamos de los titulares.
Sanciones por incumplimiento:
La ley establece sanciones por incumplimiento de sus disposiciones, como multas y
suspensión de actividades.
 Control y vigilancia:
La Superintendencia de Industria y Comercio es la entidad encargada de vigilar el
cumplimiento de la ley.
En resumen, la Ley 1581 de 2012 es un marco legal fundamental para la protección de la
privacidad y los derechos de los ciudadanos en relación con el tratamiento de datos
personales.
Importancia de la ley 1581 de 2012
Es Importante y Fundamental porque Garantiza el derecho a la autodeterminación, protege
a los individuos al permitir conocer, actualizar y rectificar la información personal que se
encuentra en base de datos, teniendo la seguridad que su Información está blindada y en
suma reserva

Implementación de la ley 1581 de 2012 en EPM

Epm garantiza la seguridad y privacidad de la información personal de sus clientes y
empleados , cumpliendo con principios como consentimientos, finalidad, transparencia y
seguridad, Derecho de los titulares , mediante acciones para cumplir la protección de datos
como Capacitación al persona, evaluación de riesgos, Controles de Acceso, contratos de
confidencialidad, registro de actividades de tratamiento , designación de un Delegado de
Protección de Datos , Políticas y procedimientos, Y Atención a la superintendencia de
industria y comercio