1.

Ley 223 de 1995 (Vigente)

Regula las formas de gestión documental en Colombia, estableciendo
principios y directrices sobre la legalidad, eficiencia y conservación de la
documentación pública y privada. Aplica al expediente electrónico en cuanto
a la necesidad de conservar los documentos de forma adecuada y garantizar
su accesibilidad a largo plazo.
2. Ley 527 de 1999 (Vigente)
Regula el comercio electrónico y las firmas digitales, esenciales para la
validez de los documentos electrónicos. Establece el marco jurídico para el uso
de las firmas electrónicas y la validación de documentos electrónicos, lo
cual es fundamental para el expediente electrónico, ya que asegura la
integridad y autenticidad de los documentos digitales.
3. Ley 594 de 2000 (Vigente)
Conocida como la Ley General de Archivos, regula la gestión de archivos
en Colombia, y establece el marco para la preservación y conservación de
documentos. Aplica al expediente electrónico al exigir que los documentos
digitales se gestionen bajo los mismos principios que los documentos en papel,
con procedimientos adecuados para su conservación y acceso.
4. Ley 1952 de 2019 (Vigente)
Es la Ley Orgánica de la Jurisdicción Contencioso Administrativa, que
regula la gestión de documentos judiciales electrónicos y la adopción de
herramientas digitales para la administración de justicia. Esta ley impulsa el
uso de expedientes electrónicos en el sector judicial.
5. Ley 1150 de 2007 (Vigente)
Establece las normas de contratación pública, incluyendo la gestión
electrónica de los procesos. Esta ley permite el uso de expedientes
electrónicos en la contratación pública, garantizando transparencia, eficiencia y
acceso a la información.
6. Ley 1437 de 2011 (Vigente)
Es la Ley del Procedimiento Administrativo que regula la gestión
electrónica de los trámites administrativos. La ley establece la validez de
los documentos electrónicos en los procedimientos administrativos, lo que
implica que los expedientes electrónicos pueden ser utilizados para la
tramitación de procedimientos administrativos ante entidades públicas.
7. Ley 019 de 2012 (Vigente)
Esta ley establece medidas contra la corrupción y regula la transparencia
en la gestión pública. Aplica al expediente electrónico al asegurar que los
documentos sean fácilmente accesibles y estén protegidos contra
manipulaciones ilegales.
8. Ley 1564 de 2012 (Vigente)
Es el Código General del Proceso y establece las normas procesales para el
uso de herramientas electrónicas en los procedimientos judiciales. La ley
permite que los expedientes judiciales sean manejados en formato electrónico,
lo cual facilita el acceso y la agilización de los trámites.
9. Ley 1581 de 2012 (Vigente)
Regula la protección de datos personales y establece las condiciones bajo
las cuales se pueden recolectar, almacenar y tratar datos personales en
formato electrónico. Aplica al expediente electrónico en cuanto a la necesidad
de garantizar la seguridad y privacidad de los datos personales contenidos en
documentos digitales.
10. Ley 1712 de 2014 (Vigente)
Regula el derecho de acceso a la información pública en Colombia.
Establece que los documentos electrónicos generados por las entidades
públicas deben estar accesibles para los ciudadanos, garantizando su derecho
a la información pública.
11. Ley 2015 de 2020 (Vigente)
Esta ley crea el Sistema de Gestión Documental Electrónica, que regula la
creación, almacenamiento, gestión y conservación de documentos electrónicos
en el sector público. Es clave para la implementación del expediente
electrónico en las entidades públicas.
12. Decreto 1080 de 2015 (Vigente)
Reglamento que organiza la gestión documental en el sector público y
establece las normas para el archivo y la preservación de documentos
electrónicos. Establece que los expedientes electrónicos deben seguir los
mismos criterios de conservación y gestión que los expedientes físicos.
13. Decreto 1499 de 2017 (Vigente)
Establece directrices adicionales sobre la gestión de archivos en el sector
público, incluyendo el uso de documentos electrónicos, fortaleciendo el uso del
expediente electrónico en la administración pública.
14. Decreto 1008 de 2018 (Vigente)
Promueve el gobierno digital y la transformación digital de la
administración pública, facilitando el uso de expedientes electrónicos para
mejorar la eficiencia en la gestión pública.
15. Decreto 2364 de 2012 (Vigente)
Regula el uso de la firma electrónica, lo cual es crucial para la validación de
los documentos en el expediente electrónico. Establece los requisitos para que
la firma electrónica sea válida y tenga efectos legales.
16. Decreto 1413 de 2017 (Vigente)
Regula el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), lo cual
también aplica al manejo de expedientes electrónicos, pues promueve una
gestión pública eficiente, transparente y moderna.
17. Decreto 767 de 2022 (Vigente)
Reforma y establece las bases del gobierno digital, promoviendo el uso de
expedientes electrónicos y la digitalización de los trámites administrativos.
18. Decreto 088 de 2022 (Vigente)
Establece el uso de tecnologías de la información en el gobierno,
apoyando la implementación de expedientes electrónicos en la administración
pública.
19. Resolución 8934 de 2014 (Vigente)
Establece los requisitos y procedimientos para la gestión documental
electrónica y la preservación de documentos electrónicos, aplicando a los
expedientes electrónicos.
20. Resolución 1510 de 2020 (Vigente)
Regula la implementación de sistemas de gestión de documentos
electrónicos en las entidades públicas, favoreciendo el uso de expedientes
electrónicos en el gobierno.
21. Circular 002 de 2012 (Vigente)
Establece directrices para la gestión documental electrónica, alineándose
con la normativa vigente sobre el manejo de documentos digitales.
22. Circular 005 de 2012 (Vigente)
Complementa la Circular 002, proporcionando directrices adicionales sobre la
gestión de archivos electrónicos en el ámbito gubernamental.
23. Circular 001 de 2015 (Vigente)
Establece lineamientos para la conservación de documentos electrónicos
dentro de las entidades públicas.
24. Circular 001 de 2019 (Vigente)
Refuerza las disposiciones relacionadas con la digitalización de documentos
y la implementación de expedientes electrónicos en la administración
pública.
25. Directiva Presidencial 02 de 2019 (Vigente)
Esta directiva establece lineamientos específicos para la implementación de
políticas de transformación digital en las entidades públicas, favoreciendo
el uso de expedientes electrónicos.
ACTIVIDAD 2
Consulte y explique cuales son las “Etapas de la Gestión Documental
Electrónica – GDE”

1. Producción
La producción es la primera etapa del ciclo de vida de un documento
electrónico. En esta fase, el documento se crea, redacta o genera en formato
digital. La producción involucra tanto los documentos internos (como
memorandos, informes, comunicaciones) como los documentos provenientes
de interacciones con otras entidades o partes externas (por ejemplo, contratos,
solicitudes de información, comunicaciones oficiales).
Aspectos clave de la Producción:
 Creación de documentos: Los documentos pueden generarse en
diversos formatos electrónicos, como PDF, Word, Excel, etc.
 Captura de información: Los datos o contenidos del documento se
ingresan y se almacenan en el sistema correspondiente.
 Aplicación de la firma electrónica: Para garantizar la autenticidad y
validez, se puede aplicar una firma digital o electrónica a los
documentos.
2. Mantenimiento
La fase de mantenimiento se refiere a la gestión, organización y
conservación de los documentos electrónicos una vez que han sido creados.
Esto incluye la clasificación, el almacenamiento seguro y la preservación de los
documentos durante el tiempo que sean necesarios.
Aspectos clave del Mantenimiento:
 Clasificación y indexación: Los documentos deben ser organizados y
categorizados para facilitar su búsqueda y recuperación.
 Almacenamiento seguro: Es fundamental garantizar la seguridad de
los documentos electrónicos, protegiéndolos contra accesos no
autorizados y posibles pérdidas.
 Preservación a largo plazo: Los documentos deben mantenerse en
condiciones adecuadas para su conservación, y se deben establecer
políticas para asegurar que los documentos no se pierdan debido a
obsolescencia tecnológica.
3. Difusión
La difusión es la fase en la que los documentos electrónicos se ponen a
disposición de los usuarios que necesitan acceder a ellos, ya sea dentro de la
organización o a través de plataformas digitales externas (como portales de
acceso público). En esta etapa se asegura que los documentos sean accesibles
de manera eficiente, mientras se cumple con las normativas de privacidad y
seguridad.
Aspectos clave de la Difusión:
 Accesibilidad: Se establecen procedimientos para garantizar que los
documentos sean fácilmente accesibles por los usuarios autorizados,
dentro de los plazos establecidos.
 Cumplimiento de la normatividad: Es fundamental asegurar que el
acceso a los documentos se realice en el marco de la legislación vigente,
respetando los derechos de acceso a la información pública y la
protección de datos personales.
 Transparencia: En algunas entidades, la difusión también incluye la
publicación de documentos de interés público, promoviendo la
transparencia y el derecho a la información.
4. Administración
La administración es la etapa final del ciclo de vida del expediente
electrónico. Implica la gestión del ciclo de vida completo de los
documentos hasta su expulsión o eliminación cuando ya no son
necesarios. En esta fase, se gestionan aspectos relacionados con la
conservación, disposición final y eliminación segura de los documentos que
han cumplido su función.
Aspectos clave de la Administración:
 Evaluación del valor documental: Se evalúa el valor de los
documentos para determinar su necesidad de conservación a largo plazo
o su eliminación. Los documentos que tienen valor permanente se
conservan, mientras que los que tienen valor transitorio pueden ser
eliminados.
 Eliminación de documentos: Los documentos que ya no tienen valor
administrativo o legal deben eliminarse de manera segura, de acuerdo
con las políticas de gestión documental.
 Cumplimiento normativo en la gestión: Durante toda esta etapa, se
deben seguir estrictamente las normativas sobre conservación y
eliminación de documentos electrónicos. Esto incluye el cumplimiento de
plazos de retención establecidos por las normativas internas y externas.
ACTIVIDAD 3
Generalidades del Expediente Electrónico de Archivo
El expediente electrónico de archivo es un conjunto de documentos que,
originalmente en formato físico, se han digitalizado y gestionado en medios
electrónicos durante su ciclo de vida. Su finalidad es garantizar una gestión
documental eficiente, asegurando la accesibilidad, integridad, y conservación
de los documentos a lo largo del tiempo, todo dentro de un sistema digital. A
continuación se detallan sus aspectos clave.
1. Concepto de Expediente Electrónico de Archivo
Un expediente electrónico de archivo es una colección organizada de
documentos electrónicos que contienen información relevante generada en
el contexto de procedimientos administrativos, legales, judiciales, o de
cualquier otra índole. Estos documentos pueden ser digitalizados a partir de
los documentos en papel o generados directamente en formato electrónico.
Este expediente está compuesto por información que puede estar en diversos
formatos (PDF, Word, Excel, imágenes, entre otros), y se organiza y gestiona
electrónicamente durante todo su ciclo de vida, lo que incluye la producción,
mantenimiento, difusión, conservación y disposición final de los documentos.
2. Finalidad del Expediente Electrónico de Archivo
La principal finalidad del expediente electrónico de archivo es mejorar la
gestión documental dentro de las instituciones y organizaciones, facilitando
el acceso, la conservación, la seguridad y la organización de los documentos a
lo largo del tiempo. Específicamente, las finalidades del expediente electrónico
de archivo son:
 Eficiencia administrativa: Permite optimizar los procesos, reduciendo
tiempos y costos asociados con el manejo de documentos en formato
físico.
 Accesibilidad y consulta remota: Facilita el acceso a los documentos
de manera rápida y desde cualquier lugar, eliminando las barreras físicas
de las carpetas o archivos físicos.
 Conservación y preservación: Garantiza que los documentos se
conserven de manera segura durante el tiempo estipulado por las
normativas de archivo y conservación documental.
 Transparencia y cumplimiento normativo: Asegura que los
documentos estén disponibles y sean accesibles de acuerdo con la
legislación vigente, promoviendo la transparencia administrativa.
 Reducción de riesgos: Minimiza los riesgos de pérdida, daño o
deterioro de documentos físicos.
3. Tipos de Expediente Electrónico y Características
Existen diferentes tipos de expedientes electrónicos, dependiendo del tipo
de documentación que contienen y del contexto en el que se utilizan. Los más
comunes son:
a) Expediente Administrativo Electrónico
 Características:
o Documentos administrativos relacionados con procedimientos
internos de la entidad, tales como comunicaciones oficiales,
informes, memorandos, solicitudes, entre otros.
o Se utiliza principalmente en la gestión pública y en instituciones
que requieren un seguimiento detallado de las actividades
administrativas.
b) Expediente Judicial Electrónico
 Características:
o Contiene documentos legales y judiciales, como demandas,
sentencias, pruebas, escritos, notificaciones, entre otros.
o Utilizado por entidades judiciales o de resolución de conflictos.

o La adopción del expediente judicial electrónico en muchos países

ha transformado la manera en que se gestionan los casos,
promoviendo un proceso más ágil y transparente.
c) Expediente de Contratación Electrónica
 Características:
o Este expediente se utiliza para gestionar todos los
documentos relacionados con los procesos de contratación
pública, como pliegos de condiciones, ofertas, contratos
firmados, etc.
o Es clave para garantizar la transparencia y el cumplimiento
normativo en el proceso de contratación pública.
d) Expediente de Recursos Humanos Electrónico
 Características:
o Reúne todos los documentos relacionados con la gestión del
personal dentro de una organización, como contratos de trabajo,
actas de contratación, evaluaciones de desempeño, etc.
o Es utilizado por los departamentos de gestión de personal y
recursos humanos.
e) Expediente Clínico Electrónico
 Características:
 o Contiene los registros médicos de los pacientes, como
diagnósticos, tratamientos, recetas y otros datos relevantes para
la salud.
o Se utiliza principalmente en el sector de salud y tiene estrictas
regulaciones sobre privacidad y confidencialidad.
4. ¿Cómo se Conforma el Expediente Híbrido?
Un expediente híbrido es aquel que combinan documentos físicos y
electrónicos. Se configura cuando, en un proceso de transición hacia la
digitalización, algunos documentos aún se encuentran en formato físico y otros
ya están digitalizados, pero se mantienen en un solo archivo o sistema de
gestión documental.
Características del Expediente Híbrido:
 Diversidad de formatos: Incluye tanto documentos digitalizados (en
formato PDF, Word, etc.) como documentos físicos (como cartas,
informes, contratos, etc.).
 Integración de ambos tipos de documentos: Los documentos físicos
se digitalizan y se integran al sistema electrónico de gestión, creando un
archivo que combina lo mejor de ambos formatos.
 Transición hacia el expediente 100% electrónico: Los expedientes
híbridos representan una fase intermedia en la transformación digital
de las organizaciones, donde aún persisten documentos en papel
mientras se culmina el proceso de digitalización total.
 Gestión de los dos tipos de documentos: Los documentos físicos
deben ser manejados con un procedimiento de digitalización y
almacenados adecuadamente en el sistema electrónico para facilitar su
consulta y recuperación.
ACTIVIDAD 4
Los principios archivísticos son las normas fundamentales que guían la
gestión de documentos en archivos, asegurando su organización,
conservación y acceso adecuado. En el contexto del expediente
electrónico de archivo, estos principios se aplican para garantizar que los
documentos digitales sean gestionados de forma eficiente, accesible y segura
a lo largo de su ciclo de vida. A continuación, se describen los principios
archivísticos y lo que implica cada uno de ellos en el expediente electrónico de
archivo.
1. Organización en el Expediente Electrónico de Archivo
La organización es el proceso mediante el cual se estructura y agrupa la
información dentro de un sistema de gestión documental de manera lógica y
accesible. Este principio implica definir cómo se organizarán los documentos
electrónicos en el sistema para facilitar su búsqueda y recuperación.
En el expediente electrónico, la organización implica:
 Establecer una estructura de carpetas o directorios para almacenar
los documentos según criterios predefinidos (por ejemplo, por fecha, tipo
de documento o temática).
 Asignar etiquetas o metadatos a los documentos para mejorar su
localización y acceso en el sistema.
 Determinar niveles jerárquicos en la organización de la
documentación electrónica (ejemplo: una carpeta principal con
subcarpetas correspondientes a diferentes tipos de documentos).
2. Clasificación en el Expediente Electrónico de Archivo
La clasificación es el proceso de agrupar los documentos según su tipo,
función, o valor dentro de una estructura jerárquica. En el expediente
electrónico, este principio busca facilitar la gestión y el acceso a los
documentos mediante una distribución lógica y coherente.
En el expediente electrónico, la clasificación implica:
 Asignar categorías a los documentos según su tipo o función (por
ejemplo: documentos administrativos, judiciales, contratos, etc.).
 Elaborar un sistema de categorías o subcategorías basadas en la
naturaleza de los documentos, facilitando su ubicación y recuperación.
 Utilizar metadatos como criterios de clasificación (por ejemplo, fecha
de creación, autor, asunto, etc.).
 Asegurarse de que los documentos estén clasificados según su valor
documental y preservación a largo plazo.
3. Ordenación en el Expediente Electrónico de Archivo
La ordenación hace referencia a la disposición secuencial de los documentos
dentro de las categorías y subcategorías previamente definidas. El objetivo de
la ordenación es que los documentos sean accesibles y fáciles de encontrar
dentro del sistema de gestión documental.
En el expediente electrónico, la ordenación implica:
 Definir el orden temporal (por ejemplo, por fecha de creación o
recepción) o alfabético (por nombre de autor, asunto, etc.).
 Establecer un procedimiento claro para nombrar los archivos de
manera consistente y sin confusión (por ejemplo, el uso de códigos,
nombres estándar, etc.).
 Asegurarse de que los documentos tengan una estructura interna
ordenada dentro de las carpetas del sistema, lo que permitirá una
recuperación más rápida y eficiente.
4. Descripción en el Expediente Electrónico de Archivo
La descripción se refiere al proceso de proporcionar información adicional
sobre los documentos electrónicos para facilitar su identificación y acceso.
Esto incluye crear resúmenes, títulos, palabras clave, y otros metadatos que
ayuden a entender el contenido de los documentos sin necesidad de abrirlos.
En el expediente electrónico, la descripción implica:
 Crear metadatos descriptivos para cada documento, como el título,
fecha de creación, autor, palabras clave, resumen, etc.
 Establecer un sistema de índices que permita buscar rápidamente los
documentos a partir de sus descripciones, facilitando su localización en
grandes volúmenes de información.
 Utilizar estándares de descripción archivística para garantizar la
uniformidad en la forma en que se describen los documentos, lo que
facilita la interoperabilidad entre diferentes sistemas de gestión
documental.

Resumen de los Principios Archivísticos en el Expediente Electrónico

de Archivo:
1. Organización: Estructuración lógica de la documentación electrónica en
el sistema de gestión, estableciendo carpetas, metadatos y jerarquías
para facilitar su acceso.
2. Clasificación: Agrupación de documentos electrónicos según su tipo,
función o valor para permitir una organización más eficiente.
3. Ordenación: Disposición secuencial de los documentos dentro de las
categorías de acuerdo con criterios como la fecha o el nombre,
facilitando la recuperación.
4. Descripción: Asignación de metadatos y descripciones adicionales a los
documentos para proporcionar contexto y facilitar su identificación y
acceso rápido.
ACTIVIDAD 5
El ciclo vital del expediente electrónico de archivo es el conjunto de
etapas que atraviesa un documento electrónico desde su creación hasta su
disposición final. A lo largo de su ciclo, el expediente electrónico se somete a
diversas actividades de gestión que incluyen la producción, el mantenimiento,
el acceso y, finalmente, la conservación o eliminación. Este ciclo es
fundamental para asegurar que la documentación se gestione de manera
eficiente, segura y cumpliendo con los principios archivísticos.
1. Creación/Producción
Descripción:
La etapa de producción o creación del expediente electrónico de archivo es
el punto de inicio de su ciclo de vida. Aquí, los documentos se generan en
formato digital o se digitalizan a partir de documentos físicos.
Actividades en esta etapa:
 Generación de documentos electrónicos: Los documentos son
creados mediante software (como procesadores de texto, hojas de
cálculo, formularios electrónicos, etc.).
 Digitalización de documentos físicos: Los documentos en papel se
convierten en formato electrónico mediante escáneres u otros
dispositivos de captura de imágenes.
 Firma electrónica: En esta fase, si es necesario, se aplica una firma
electrónica para garantizar la validez legal del documento.
 Metadatos: Se asignan metadatos a los documentos para su correcta
identificación y clasificación en el sistema de gestión documental.
2. Recepción/Ingreso
Descripción:
La etapa de recepción se refiere al momento en que el documento electrónico
es recibido dentro de un sistema de gestión documental o archivo. Este paso es
crítico para asegurar que los documentos sean correctamente almacenados y
accesibles.
Actividades en esta etapa:
 Ingreso en el sistema: El expediente electrónico se ingresa a una
plataforma o sistema de gestión documental para su almacenamiento y
control.
 Validación: Se valida que el documento esté completo y no haya sido
alterado durante su transmisión o creación.
 Asignación de ubicación: Los documentos se asignan a las carpetas o
repositorios correspondientes dentro del sistema para asegurar su fácil
localización.
3. Mantenimiento
Descripción:
En la etapa de mantenimiento, el expediente electrónico se conserva y
organiza a lo largo del tiempo para su fácil acceso y consulta. Se gestionan
aspectos relacionados con su conservación, ordenación y seguridad.
Actividades en esta etapa:
  Clasificación y organización: Los documentos se organizan y
clasifican en categorías o subcategorías según su tipo, tema o función.
 Control de acceso: Se gestionan los permisos de acceso a los
documentos, asegurando que solo las personas autorizadas puedan
consultarlos o modificarlos.
 Preservación digital: Se implementan medidas para preservar los
documentos en formato electrónico, incluyendo la reducción de
riesgos tecnológicos (por ejemplo, migración a nuevos formatos para
evitar la obsolescencia).
 Seguridad y protección: Se garantiza la seguridad de los
documentos mediante respaldo de datos y la protección contra
alteraciones no autorizadas.
4. Difusión/Acceso
Descripción:
En la etapa de difusión o acceso, los documentos electrónicos se ponen a
disposición de los usuarios o de los interesados, de acuerdo con las políticas de
acceso y los requisitos legales o institucionales.
Actividades en esta etapa:
 Consultas: Los usuarios autorizados pueden acceder y consultar los
documentos electrónicos según las normativas y procedimientos
establecidos.
 Transparencia: En el caso de documentos de interés público, estos
pueden ser divulgados a través de plataformas públicas o sistemas de
acceso.
 Interoperabilidad: Los documentos pueden ser accesibles desde
diferentes sistemas o plataformas que respeten los estándares y
formatos establecidos.
5. Conservación
Descripción:
La etapa de conservación se refiere al proceso de asegurar que los
documentos electrónicos sean almacenados y mantenidos por un periodo de
tiempo determinado, de acuerdo con su valor administrativo, legal o histórico.
Actividades en esta etapa:
 Definición de plazos de conservación: Los documentos se clasifican
según su valor (permanente, transitorio, etc.), y se definen plazos de
conservación.
  Preservación a largo plazo: Se toman medidas para garantizar que
los documentos se mantengan accesibles a lo largo del tiempo,
utilizando tecnologías de preservación digital.
 Migración de formatos: Los documentos se actualizan periódicamente
a nuevos formatos para evitar la obsolescencia tecnológica y garantizar
su acceso futuro.
6. Eliminación/Disposición Final
Descripción:
La etapa final del ciclo de vida del expediente electrónico es la eliminación o
disposición final. En esta fase, los documentos que ya no tienen valor o que
han cumplido su tiempo de conservación son eliminados de manera segura.
Actividades en esta etapa:
 Evaluación de valor: Se evalúa si el documento debe ser conservado
permanentemente o si ya puede ser destruido.
 Eliminación segura: Los documentos que no tienen valor deben ser
eliminados de forma segura, garantizando que no puedan ser
recuperados ni utilizados indebidamente.
 Eliminación digital: Los archivos electrónicos son eliminados de los
sistemas de gestión documental y de las copias de respaldo para evitar
el riesgo de retención innecesaria de información.

Resumen del Ciclo Vital del Expediente Electrónico de Archivo:

1. Creación/Producción: Generación de documentos electrónicos y
digitalización de documentos físicos.
2. Recepción/Ingreso: Almacenamiento de los documentos en el sistema
de gestión documental, validación y asignación de ubicación.
3. Mantenimiento: Conservación, organización, seguridad, y control de
acceso a los documentos electrónicos.
4. Difusión/Acceso: Poner los documentos a disposición de los usuarios
autorizados y promover la transparencia en los documentos de interés
público.
5. Conservación: Asegurar la conservación a largo plazo de los
documentos electrónicos, aplicando migración de formatos y
preservación digital.
6. Eliminación/Disposición Final: Evaluación de los documentos y
eliminación segura de aquellos que ya no tienen valor.
ACTIVIDAD 6
Componentes del Expediente Electrónico de Archivo
Un expediente electrónico de archivo está compuesto por varios elementos
que permiten su correcta gestión, organización, almacenamiento y acceso.
Entre estos componentes, el índice electrónico, los metadatos y la firma
electrónica son fundamentales para garantizar la integridad, accesibilidad y
autenticidad del expediente. A continuación se describen los componentes más
importantes:

1. Índice Electrónico: ¿Qué es?

El índice electrónico es una estructura organizada que contiene información
sobre los documentos dentro de un expediente electrónico. Sirve como un
referente de búsqueda que facilita la localización de los documentos al
proporcionar detalles sobre los archivos que componen el expediente, como el
nombre del documento, la fecha de creación, el autor, y otros datos relevantes.
El índice electrónico también actúa como un catálogo o tabla de contenido
del expediente electrónico, permitiendo que se pueda consultar rápidamente la
información sin tener que acceder a cada uno de los documentos de forma
individual.
Funciones del Índice Electrónico:
 Facilita la búsqueda y recuperación de documentos específicos
dentro del expediente.
 Mejora la organización del archivo y su accesibilidad.
 Proporciona un resumen de los documentos contenidos en el
expediente, junto con sus metadatos.

2. Estructura del Índice

La estructura del índice en un expediente electrónico es un formato
organizado que se utiliza para almacenar la información de los documentos
dentro del expediente. Este índice generalmente contiene los siguientes
elementos:
Elementos comunes en la estructura del índice electrónico:
 Nombre del documento: El título o nombre del archivo digital.
 Tipo de documento: Clasificación del documento (por ejemplo,
contrato, informe, carta, etc.).
 Fecha de creación: La fecha en que el documento fue generado o
recibido.
  Autor/Responsable: Persona o entidad que creó o emitió el
documento.
 Ubicación: El enlace o la ruta dentro del sistema de gestión documental
donde se encuentra almacenado el archivo.
 Descripción: Resumen o breve descripción del contenido del
documento.
 Identificación única: Un código o número único que puede ser
utilizado para identificar el documento de forma individual dentro del
sistema.
Este índice puede presentarse en diversos formatos, como una base de datos
o un archivo de texto que describe los documentos contenidos en el
expediente.

3. Estructura XML
La estructura XML (eXtensible Markup Language) es un formato de marcado
utilizado para representar datos estructurados de manera legible tanto para
humanos como para máquinas. En el contexto del expediente electrónico, la
estructura XML se usa para representar el índice electrónico y los metadatos
asociados de forma estándar.
Características de la estructura XML en el expediente electrónico:
 Facilidad de intercambio: XML permite que los datos sean fácilmente
intercambiados entre diferentes sistemas de gestión documental y otras
plataformas.
 Jerarquización de información: Los elementos dentro del archivo XML
se organizan en una estructura jerárquica, lo que facilita la
representación de relaciones entre diferentes componentes del
expediente (por ejemplo, un documento principal y sus anexos).
 Flexibilidad: XML permite agregar nuevos campos o atributos sin
afectar el resto de la estructura.
4. Firma Índice Electrónica: ¿Cómo se Genera? ¿En Qué Consiste?
La firma electrónica en un expediente electrónico es un mecanismo utilizado
para garantizar la autenticidad e integridad del índice y de los documentos
que contiene. La firma electrónica asegura que los datos no hayan sido
alterados después de su emisión y confirma la identidad de quien firma el
documento.
Generación de la Firma Electrónica:
 Generación: Se utiliza una clave privada para generar la firma digital
sobre el índice electrónico o los documentos. Esta firma se crea
 aplicando un algoritmo criptográfico que genera un código único
asociado a los datos del índice.
 Proceso: La firma se produce en función de los metadatos del índice, el
cual incluye la fecha, el autor, el contenido de los documentos, y otros
detalles, de manera que cualquier modificación posterior a la firma será
fácilmente detectada.
 Certificación: Para mayor seguridad, la firma electrónica suele estar
asociada a un certificado digital emitido por una autoridad
certificadora, lo que garantiza que la firma es válida y proviene de una
fuente confiable.
Características de la Firma Electrónica:
 Autenticidad: Confirma que el documento fue firmado por la persona o
entidad que dice haberlo hecho.
 Integridad: Asegura que el contenido no ha sido alterado desde su
firma.
 No repudio: Impide que el firmante niegue haber firmado el
documento.
Ejemplo de cómo se genera la firma electrónica:
1. El autor firma electrónicamente el índice utilizando su clave privada.
2. El sistema genera un hash del índice y lo cifra utilizando la clave
privada.
3. El índice firmado incluye tanto el documento como la firma
electrónica asociada, que puede verificarse con la clave pública del
firmante.

5. Metadatos del Expediente

Los metadatos son los datos que describen el contenido y las características
de los documentos dentro del expediente electrónico, facilitando su
organización, clasificación y recuperación. Los metadatos ayudan a
contextualizar el expediente electrónico y son esenciales para la gestión del
archivo.
Tipos de Metadatos en un Expediente Electrónico:
 Metadatos descriptivos: Describen el contenido del documento y su
contexto, como el título, el autor, la fecha de creación, la descripción y el
tipo de documento.
 Metadatos estructurales: Definen la organización del expediente y la
relación entre los documentos. Por ejemplo, si un documento es parte de
 un conjunto o tiene otros documentos relacionados (anexos,
subdocumentos).
 Metadatos administrativos: Relacionados con la gestión del archivo,
como las fechas de ingreso y eliminación, los controles de acceso y la
ubicación física o digital de los documentos.
 Metadatos de preservación: Incluyen información necesaria para
garantizar la conservación a largo plazo del documento, como el formato
del archivo y las actualizaciones de su estructura.
Resumen de Componentes del Expediente Electrónico de Archivo:
1. Índice Electrónico: Estructura organizada que facilita la localización de
los documentos dentro del expediente.
2. Estructura del Índice: Organización de información clave de los
documentos, como nombre, tipo, autor, fecha, y ubicación.
3. Estructura XML: Formato estándar utilizado para representar datos
estructurados del expediente y sus metadatos, facilitando su
intercambio y acceso.
4. Firma Electrónica: Garantiza la autenticidad e integridad del índice
electrónico y los documentos mediante un mecanismo criptográfico y un
certificado digital.
5. Metadatos: Información adicional que describe, clasifica, organiza y
contextualiza los documentos dentro del expediente, facilitando su
gestión y preservación.
ACTIVIDAD 7
1. Documento Electrónico
Un documento electrónico es cualquier tipo de información, archivo o
comunicación que se genera, almacena o transmite en formato digital. Es un
documento que no tiene una forma física, sino que existe como un archivo
digital, accesible a través de dispositivos electrónicos. Los documentos
electrónicos pueden ser de diversos tipos, como textos, imágenes, vídeos o
combinaciones de estos, y pueden ser generados a través de software o
aplicaciones digitales.

2. Documento Electrónico de Archivo

Un documento electrónico de archivo es un documento digital que se
conserva de manera organizada y estructurada dentro de un sistema de
gestión documental o archivo. Este tipo de documento no solo se guarda como
un archivo electrónico, sino que también se gestiona para su preservación,
acceso y control a largo plazo, asegurando que se mantenga íntegro y
accesible cuando sea necesario. Es utilizado en procesos administrativos y
jurídicos, por lo que debe cumplir con las normativas de conservación y
accesibilidad del archivo.

3. Mensaje de Datos
Un mensaje de datos es cualquier tipo de información que se transmite
electrónicamente entre dos o más partes, ya sea por medio de correo
electrónico, mensajes instantáneos, o en plataformas de comunicación digital.
Este mensaje puede contener texto, archivos adjuntos, imágenes u otros
formatos de datos y puede ser enviado de manera directa entre dispositivos.
Los mensajes de datos tienen la característica de ser estructuras de
información digitales y, en muchos casos, se usan como prueba en
transacciones o procesos legales.

4. Equivalencia entre Documento Electrónico y Mensaje de Datos

La equivalencia entre un documento electrónico y un mensaje de datos
radica en que ambos son formas de información digitalizada que no requieren
de formato físico para ser comprendidas o utilizadas. La principal diferencia es
que un documento electrónico es un archivo formal, creado y diseñado para
ser almacenado y gestionado en un archivo, mientras que un mensaje de
datos es típicamente una forma de comunicación informal o transacción que
puede o no ser un documento formal y que generalmente tiene una naturaleza
transitoria o comunicativa.
En resumen:
 Documento electrónico: Archivo formal, utilizado para
almacenamiento y archivo.
 Mensaje de datos: Comunicación digital entre partes, que puede
contener documentos o información importante.

5. Documento Digitalizado
Un documento digitalizado es un documento físico (en papel u otro medio)
que ha sido convertido a un formato digital a través de un proceso de escaneo
o captura de imagen. La digitalización implica transformar un documento físico
en un archivo digital (como un archivo PDF o una imagen), lo que permite su
almacenamiento, acceso y manipulación en sistemas informáticos sin
necesidad de mantener la versión física.

6. Firma Electrónica
La firma electrónica es un mecanismo utilizado para autenticar la identidad
del firmante de un documento digital y garantizar que el contenido de dicho
documento no ha sido alterado. La firma electrónica tiene el mismo valor legal
que una firma manuscrita, siempre y cuando cumpla con los requisitos técnicos
y legales establecidos por las leyes correspondientes. Es una herramienta que
permite validar documentos de manera digital, especialmente en entornos
donde se manejan documentos electrónicos.

7. Tipos de Firma Electrónica

Existen varios tipos de firma electrónica, cada uno con diferentes niveles de
seguridad y aplicaciones:
1. Firma Electrónica Simple (FES): Es una firma básica que se utiliza en
documentos electrónicos y que puede incluir elementos como un nombre
escrito o una marca digital. No requiere una clave o proceso criptográfico
robusto, pero es adecuada para acuerdos menos formales.
2. Firma Electrónica Avanzada (FEA): Utiliza mecanismos adicionales,
como una autenticación más robusta para garantizar que el firmante es
quien dice ser. Suele implicar el uso de un sistema de identificación,
como una contraseña o token, que ofrece un nivel de seguridad superior.
3. Firma Electrónica Reconocida (FER): Es la más segura y tiene el
mismo valor legal que una firma manuscrita. Se genera utilizando una
firma digital y está vinculada a un certificado digital emitido por una
autoridad certificadora que verifica la identidad del firmante. Esta
firma no solo asegura la autenticidad del firmante, sino también la
integridad del documento.

8. ¿Cómo Funciona la Firma Digital?

La firma digital funciona mediante el uso de criptografía de clave pública
y privada. El proceso es el siguiente:
1. Generación de la firma:
o El firmante utiliza su clave privada (que es única y secreta) para
crear una firma digital. Esta clave privada cifra un hash (resumen)
del documento, creando así la firma digital.
o El hash es un valor que representa de forma única el contenido
del documento, y cualquier cambio en el documento modificará el
hash.
2. Verificación de la firma:
 o El receptor utiliza la clave pública del firmante para verificar la
firma digital. Si la clave pública puede descifrar el hash y coincide
con el documento original, se confirma que el documento no ha
sido alterado y que fue firmado por quien dice ser el firmante.
3. Certificado digital: La firma digital está respaldada por un certificado
digital, emitido por una autoridad certificadora. Este certificado
asegura que la clave pública realmente pertenece a la persona que firmó
el documento, proporcionando confianza adicional.
En resumen, la firma digital garantiza la autenticidad del firmante y la
integridad del documento mediante el uso de criptografía avanzada.

Resumen:
 Documento Electrónico: Archivo creado y almacenado en formato
digital.
 Documento Electrónico de Archivo: Documento electrónico
gestionado y preservado dentro de un sistema de archivo.
 Mensaje de Datos: Información transmitida electrónicamente entre
partes.
 Equivalencia: El documento electrónico es más formal y gestionado,
mientras que el mensaje de datos es una comunicación más transitoria.
 Documento Digitalizado: Documento físico convertido a formato
digital.
 Firma Electrónica: Método digital para autenticar documentos y su
firmante.
 Tipos de Firma Electrónica: Incluyen la firma simple, avanzada y
reconocida, cada una con diferentes niveles de seguridad.
 Firma Digital: Utiliza criptografía de clave pública y privada para
garantizar la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos.
ACTIVIDAD 8
Los documentos electrónicos de archivo se pueden clasificar de diferentes
maneras, dependiendo de su forma de creación, su origen y su forma y
formato. A continuación, te explico cada una de estas categorías:

1. Por su Forma de Creación

Según la forma en que se crea un documento electrónico de archivo, existen
diferentes tipos. Esta clasificación depende de cómo se origina y genera el
documento:
  Documentos Electrónicos Originales: Son documentos creados
directamente en formato digital desde el principio, sin una versión en
papel o físico previa. Por ejemplo, un correo electrónico, un informe
redactado en un procesador de texto o una presentación digital
creada en software específico.
 Documentos Electrónicos Derivados: Son aquellos que se generan a
partir de un documento físico que fue digitalizado. Un ejemplo sería un
contrato que originalmente existía en papel, pero fue escaneado y
guardado en formato digital como un archivo PDF.

2. Por su Origen
Dependiendo del origen del documento electrónico de archivo, podemos tener
varias clasificaciones. Este tipo de clasificación considera el contexto y la
fuente de creación del documento:
 Documentos Electrónicos Administrativos: Son aquellos creados
dentro de un proceso administrativo o de gestión de la información de
una organización. Por ejemplo, informes, solicitudes, registros de
correspondencia y otros documentos generados en el contexto de la
administración pública o privada.
 Documentos Electrónicos Jurídicos: Son los documentos creados o
utilizados dentro de procedimientos legales o contractuales. Ejemplos
incluyen contratos firmados electrónicamente, sentencias
judiciales, actas de audiencias y decretos emitidos por autoridades
competentes.
 Documentos Electrónicos Financieros: Son aquellos que tienen que
ver con operaciones financieras, contables o fiscales. Algunos ejemplos
incluyen facturas electrónicas, certificados de pagos,
comprobantes de transacciones bancarias, entre otros.
 Documentos Electrónicos Técnicos: Son documentos generados en
contextos más especializados, como informes técnicos, proyectos,
estudios, planos, manuales de operación de equipos, etc. Un ejemplo
serían los planes de proyecto de una empresa o especificaciones
técnicas.

3. Por su Forma y Formato

La clasificación por forma y formato se refiere a la naturaleza del archivo
digital y al tipo de archivo en que se presenta el documento. Los tipos de
documentos electrónicos pueden clasificarse de acuerdo a su formato de
archivo y cómo se presentan:
  Documentos de Texto: Son documentos compuestos principalmente
por texto escrito y pueden tener diferentes formatos. Ejemplos de
formatos comunes son PDF, Word (.docx), texto plano (.txt) o
formato RTF. Estos documentos incluyen informes, cartas, contratos,
entre otros.
 Documentos de Imagen: Son documentos que consisten en imágenes
escaneadas o capturadas digitalmente. Ejemplos incluyen fotografías
de documentos, escaneos de recibos o contratos y otros tipos de
imágenes. Los formatos más comunes para documentos de imagen
incluyen JPEG, PNG, TIFF y GIF.
 Documentos de Video: Estos documentos contienen material
audiovisual en formato digital. Algunos ejemplos incluyen grabaciones
de reuniones, videos de capacitaciones, o cualquier tipo de video
grabado y almacenado digitalmente. Los formatos comunes incluyen
MP4, AVI, MOV y MKV.
 Documentos de Audio: Son archivos de sonido o grabaciones que
pueden ser utilizados como documentos. Ejemplos de documentos de
audio incluyen grabar entrevistas, mensajes de voz o
audioconferencias. Los formatos más comunes son MP3, WAV y AAC.
 Documentos Combinados: Algunos documentos electrónicos
contienen más de un tipo de formato (por ejemplo, un archivo de Word
que también incluya imágenes, tablas o gráficos). Estos documentos son
una combinación de texto, imágenes y otros elementos multimedia en
un solo archivo. En este caso, los formatos más utilizados son PDF o
Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel, etc.).

Resumen de Clasificación de Documentos Electrónicos de Archivo

1. Por su Forma de Creación:
 Originales: Creado desde el inicio en formato digital.
 Derivados: Creado a partir de un documento físico escaneado.
2. Por su Origen:
 Administrativos: Documentos generados en un contexto
administrativo.
 Jurídicos: Documentos legales, como contratos o sentencias.
 Financieros: Documentos relacionados con operaciones
financieras.
 Técnicos: Documentos especializados en áreas técnicas o
científicas.
3. Por su Forma y Formato:
 De Texto: Documentos basados en texto, como PDF, Word, etc.
 De Imagen: Documentos en formato imagen, como escaneos o
fotografías.
 De Video: Archivos que contienen material audiovisual, como
grabaciones.
 De Audio: Documentos que contienen grabaciones de sonido o
voz.
 Combinados: Documentos que combinan texto, imágenes y otros
elementos multimedia.