Proyecto Final
YARIZMETH PACHECO SALAZAR
DIRECCION ESTRATEGICA DE PROYECTOS
Jonathan Cuallo Hernandez
MARZO DE 2025
INTRODUCCIÓN:
10 pasos cruciales para la planificación de un proyecto exitoso:
La buena planificación de un proyecto se fundamenta en la preparación y
ejecución de etapas clave. La articulación de dichas etapas o fases, busca
lograr un objetivo último: el desarrollo del proyecto.
Si eres un gerente de proyecto o project manager, entre tus misiones se
encuentran:
La determinación del alcance,
el establecimiento de los objetivos,
la definición de la matriz de planificación del proyecto,
la concepción de planes de contingencia, etc.
La buena planificación de un proyecto se fundamenta en la preparación y
ejecución de etapas clave. La articulación de dichas etapas o fases, busca
lograr un objetivo último: el desarrollo del proyecto.
Si eres un gerente de proyecto o project manager, entre tus misiones se
encuentran:
La determinación del alcance,el establecimiento de los objetivos,la definición
de la matriz de planificación del proyecto, la concepción de planes de
contingencia, etc.
En este artículo, Appvizer te cuenta cómo planificar un proyecto a partir de
10 etapas y te ofrece técnicas de planificación de proyectos en las cuales te
puedes basar para asegurar el éxito de los tuyos.
¿Para qué sirve la planificación de un proyecto?
La planificación de un proyecto tiene como objetivo la realización del mismo
en las condiciones ideales y asegurando los mejores resultados.
Los directores y gestores de proyecto, como encargados de esta misión,
requieren contar con procesos de planificación que les permitan anticipar y
asegurar un Project management a prueba de eventuales imprevistos.
Parte de la capacidad que dichos directores tendrán para la correcta
ejecución del proyecto tendrá que ver con la buena planificación que se haya
realizado del mismo.
10 pasos para elaborar un proyecto: ¿cómo se hace la ejecución y
planificación de un proyecto?
1. Define el alcance y los objetivos del proyecto
El alcance de un proyecto es lo que determina hasta dónde se va a llegar con
la ejecución del mismo. Por ejemplo, dentro de la planificación de un
proyecto de ingeniería para la construcción de una represa, el alcance
deberá detallar cuáles son las actividades que se espera que la empresa
constructora realice al término del plazo de ejecución:
Provisión de material rocoso y disposición en acopio en la Represa
Hidroeléctrica de Salto Grande, y su correspondiente obra de reparación.
1. Define el alcance y los objetivos del proyecto
El alcance de un proyecto es lo que determina hasta dónde se va a llegar con
la ejecución del mismo. Por ejemplo, dentro de la planificación de un
proyecto de ingeniería para la construcción de una represa, el alcance
deberá detallar cuáles son las actividades que se espera que la empresa
constructora realice al término del plazo de ejecución:
Provisión de material rocoso y disposición en acopio en la Represa
Hidroeléctrica de Salto Grande, y su correspondiente obra de reparación.
2. Planifica la gestión de recursos
La estimación de recursos de un proyecto contempla el cálculo de:
La cantidad de profesionales o empleados necesarios para
desarrollar la línea de acción de tu proyecto, según las habilidades
técnicas con las que deban contar.
El número de horas, meses o años que serán necesarios para ejecutar
el proyecto.
La lista de materiales y equipos sin los cuales no será posible el
desarrollo del proyecto.
3. Organiza la gestión de tareas
Divide tu proyecto en tareas. El progreso de tu proyecto debe incluir pasos y
tareas a realizar en un orden específico. Puesto que algunas tareas pueden o
deben ser desarrolladas simultáneamente, es necesario saber cómo priorizar
el trabajo.
4. Coordina tareas y recursos
Establece las tareas de tu personal. A cada uno asígnale su carga de trabajo,
de acuerdo a sus habilidades profesionales. La coordinación y la cohesión
revelarán tu liderazgo.
Si quieres visualizar claramente cómo avanzan los procesos de tu proyecto y
cuáles son sus hitos clave, monday.com te ayuda a organizarte. Gracias a sus
funcionalidades, planificas eficazmente tus actividades, determinando quién
hace qué y cuándo. Con monday.com puedes asignar propietarios a cada
elemento de acción.
5. Programa la gestión de tiempo y mejora la previsibilidad
Define los tiempos de entrega. ¿Cuánto tiempo necesitará una persona para
procesar una tarea y cuál será el entregable que resultará al finalizar la
misma?
Los tableros y herramientas de seguimiento te permiten saber en tiempo real
si tienes o no fechas límites. Te dicen, además, exactamente qué tareas
necesitas para mejorar tu productividad.
Con Microsoft Project, la administración del tiempo se vuelve una tarea
sencilla. Gracias a sus plantillas integradas y sus Diagramas de Gantt, la
planeación de proyectos se simplifica y logras visualizar escalas de tiempo. A
partir de ellas, asimismo, puedes generar informes en tiempo real.
6. Haz una estimación del presupuesto y comprueba la rentabilidad del
proyecto
Implementar un plan de gestión eficaz requiere determinar el alcance del
proyecto, coste del mismo y cuál será el tiempo hora/persona necesaria. A
partir de esta información, será posible realizar una estimación más precisa
del presupuesto global necesario.
Establece umbrales y alertas que te notifiquen cuándo no estás respetando
tu presupuesto, de manera que puedas reaccionar a tiempo, sin excederte.
7. Define y automatiza la facturación
Si necesitas facturar cada paso clave de tu proyecto y tu facturación es
recurrente, es necesario determinar con antelación las fechas de facturación.
8. Construye la matriz de planificación del proyecto
Llevar a cabo el seguimiento de tu proyecto es sumamente importante. Crea
y configura una serie de alertas que te permitan seguir de cerca el progreso
del proyecto. Gracias a la utilización de una matriz o cuadro de mando
integral visualiza más fácilmente tu proyecto.
9. Asegura toda la logística necesaria
La logística y organización adecuada con terceros te asegura que logres los
resultados esperados. La implementación operativa a menudo depende de la
calidad de tus proveedores de servicios.
10. Controla los imprevistos
Cada proyecto es único y presenta ciertas particularidades que pueden
considerarse al final del día como imprevistos.
Por ejemplo, ¿tus equipos trabajan de forma remota o están constantemente
viajando?
Asegúrate de equipar a tu personal con herramientas que ofrezcan una
versión móvil de su software de gestión de proyectos. De esta manera, la
fuerza de trabajo se mantiene productiva y funcional aun cuando se
encuentra fuera de la oficina.
Caso práctico: ejemplo detallado de planificación de un proyecto
Pongámonos en situación: estás en una empresa emergente de consultoría
de marketing digital, y se te presenta el desafío de lanzar una campaña
integral para un nuevo cliente del sector gastronómico. Aquí es donde la
magia de una planificación efectiva entra en juego.
¿Cómo hacer una planeación por este proyecto?
Paso 1: Definición de objetivos. Se establecen objetivos claros y
cuantificables: aumentar la presencia online del restaurante del cliente
en un 30% y elevar sus reservas online en un 25% en un trimestre.
Objetivos ambiciosos, sí, pero ¿quién dijo miedo?
Paso 2: Identificación de tareas y asignación de roles. Desglosas el
proyecto en tareas manejables:
Creación de contenido atractivo que refleje la esencia del restaurante,
Diseño de una campaña en redes sociales,desarrollo de estrategias de
SEO para mejorar el ranking en buscadores y análisis del
comportamiento del consumidor en línea.
Ana se encargará del diseño gráfico y Luis se sumergirá en el mundo
del SEO.
Paso 3: Planificación temporal. Se establecen cronogramas. La
campaña de redes sociales necesita arrancar en dos semanas para
coincidir con la temporada alta del restaurante, mientras que el
contenido del blog se actualizará semanalmente para mantener el
interés.
Paso 4: Herramientas de gestión de proyectos. Se utiliza una
herramienta de gestión de proyectos para mantener todo bajo control.
Esta herramienta te permite asignar tareas, establecer plazos y hacer
un seguimiento de cada paso del proceso. Cada integrante del equipo
puede actualizar su progreso en tiempo real, manteniendo a todos en
la misma página.
Paso 5: Revisión y ajustes. Se revisa el progreso de forma semanal.
Se analizan métricas y se ajustan estrategias si es necesario. Por
ejemplo, si la campaña en redes sociales no está generando el impacto
esperado, se realza con contenido interactivo o promociones
especiales.
Resultado del ejemplo
Tras tres meses de duro trabajo, la campaña es un éxito rotundo. El
restaurante ve un incremento del 35% en su presencia online y un 30% en
las reservas a través de su sitio web. La planificación detallada y el uso
eficiente de herramientas de gestión han sido clave para sobrepasar los
objetivos.
Gestión de proyectos: técnicas de planificación para tu equipo
Saber gerenciar un proyecto requiere madurez profesional y el uso de
herramientas
confiables. Implementar un software de gestión de proyectos y un sistema
de información integrado, te garantiza el control en la dirección de
proyectos.
Esto se debe a la capacidad de medición en tiempo real, organización y
trabajo colaborativo que ofrecen.
Conclusión:
Un proyecto surge como respuesta a la concepción de una "idea" que busca
la solución de un problema o la forma de aprovechar una oportunidad de
negocio.
Es una herramienta que nos permitirá aprovechar todos los recursos que la
vida nos va ofreciendo en el camino y así llegar más fácilmente a nuestras
metas. Consiste en reunir varias ideas para llevarlas a cabo, y es un
emprendimiento que tiene lugar durante un tiempo limitado, y que apunta a
lograr un resultado único. Surge como respuesta a una necesidad, acorde
con la visión de la organización, aunque esta puede desviarse en función del
interés.
Es una herramienta de gestión de actividades y procesos dirigidos a generar
cambios y, por ende, al logro de objetivos concretos.
Bibliografía:
Burke R., “Project Management. Planning and Control techniques”, Wiley &
Sons, 2003
Caamaño Eraso, J. Elementos básicos de Ingeniería de Proyectos.
Publicaciones
ESIB, Bilbao, 2009
De Cos, M. Introducción a la Ingeniería de Proyectos. Teoría general del
Proyecto. Ed.
Síntesis. Madrid. 1997
De Cos, M. La Dirección de Proyectos. Ed. Síntesis. Madrid. 1997
Gómez Senent, E. Las fases del Proyecto y su metodología. Univ. Politécnica
de
Valencia. 1992
Horine, G. “Gestión de proyectos”, ANAYA Multimedia, 2010
Kerzner H., PhD. “Project Management. A systems approach to planning,
scheduling
and control” 10th edition, Wiley & Sons, 2009
