UNIVERSIDAD TÉCNICA DE BABAHOYO
Facultad de Administración, Finanzas e Informática
Departamento de Prácticas y Pasantías Pre-Profesionales
1. INFORME FINAL DEL PRACTICANTE O PASANTE
1.1 TITULO DEL INFORME DE PRÁCTICAS PRE PROFESIONALES
Análisis de los Procesos Administrativos en el Área de Secretaría y Colecturía de la
Unidad Educativa Bolivariano.
1.2 DATOS DE LA PRÁCTICA
Fecha de Inicio Fecha de Culminación
05/03/2025 06/05/2025
Total, Semanas Total, Horas
8,6 240
1.3 DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN
ÁREAS TEMÁTICAS DESCRIPCIÓN
Áreas de intervención Administración Comercial
Gestión Financiera, administrativa, tributaria, auditoria,
Líneas de Prácticas Pre-
Profesionales Control
Identifica los procesos administrativos que debe mantener
Ejes temáticos
toda organización
1.4 OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA
1.4.1 OBJETIVO GENERAL
Analizar los procesos administrativos desarrollados en el área de Secretaría y
Colecturía de la Unidad Educativa Bolivariano, código AMIE 12H01316, con el fin
de identificar oportunidades de mejora y fortalecer la gestión institucional.
1.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Describir las actividades realizadas en el área de Secretaría y Colecturía durante el
periodo de prácticas preprofesionales.
Evaluar la eficiencia de los procedimientos administrativos relacionados con la
atención al usuario, gestión de documentos y recaudación de valores.
Determinar las principales necesidades y oportunidades de mejora en los
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procesos administrativos del área de Secretaría y Colecturía.
1.5 JUSTIFICACIÓN DE LA PASANTÍA
La realización de prácticas preprofesionales representa una etapa fundamental en la
formación académica de los estudiantes, ya que permite aplicar los conocimientos
teóricos adquiridos en entornos reales de trabajo. En este contexto, el presente proyecto
se enfoca en el análisis de los procesos administrativos desarrollados en el área de
Secretaría y Colecturía de la Unidad Educativa Bolivariano, con el propósito de identificar
oportunidades de mejora y fortalecer la gestión institucional.
La Secretaría y la Colecturía son áreas clave dentro de una institución educativa, ya que
gestionan información académica, administrativa y financiera de los estudiantes y del
personal. Su correcto funcionamiento garantiza una atención eficiente y oportuna a la
comunidad educativa, así como una administración transparente de los recursos. Por
esta razón, resulta relevante evaluar cómo se están ejecutando los procesos en estas
áreas y qué aspectos podrían optimizarse.
Durante el periodo de prácticas, se observaron diversas actividades administrativas que
incluyeron la atención al usuario, la organización de documentos, la recepción de pagos y
el uso de herramientas tecnológicas básicas para la gestión de datos. Estas experiencias
permitieron identificar tanto fortalezas como ciertas limitaciones en los procedimientos,
especialmente en relación con la fluidez del trabajo, la organización interna y la atención
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al público.
Analizar estos procesos no solo aporta valor a la formación del estudiante practicante,
sino que también representa una contribución directa a la institución. Mediante esta
evaluación, es posible proponer ideas que faciliten el trabajo administrativo diario,
mejoren la atención a padres y estudiantes, y fortalezcan la eficiencia de los trámites
internos, promoviendo así una cultura de mejora continua.
Otro aspecto importante de esta justificación radica en el compromiso con la calidad
educativa. Una buena gestión administrativa es un pilar que sostiene los procesos
pedagógicos, ya que permite a los docentes y directivos enfocarse en su labor académica
sin distraerse con dificultades operativas. En este sentido, el presente análisis busca
apoyar ese objetivo institucional.
Entre estas necesidades se identifican oportunidades de mejora concretas, como la actualización
de los programas informáticos, especialmente de Microsoft Word y Excel, los cuales son
herramientas fundamentales para la elaboración de documentos, reportes y registros. En
algunos equipos se evidenció el uso de versiones desactualizadas que limitan funciones básicas y
afectan la eficiencia del trabajo diario.
Otra oportunidad relevante de mejora es la adecuación y mejora de las instalaciones físicas de la
oficina. Se observaron espacios reducidos, falta de ventilación adecuada y mobiliario en estado
deteriorado, lo que no solo afecta el desempeño del personal, sino también la calidad de
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atención brindada a los usuarios. Contar con un ambiente cómodo, seguro y funcional es
indispensable para lograr un entorno administrativo eficiente y acogedor.
Además, el desarrollo de este proyecto fortalece las competencias profesionales del
estudiante, como el trabajo en equipo, la comunicación efectiva, la organización y la
responsabilidad. Estas habilidades son esenciales para el desempeño en el mundo
laboral y se ven potenciadas al enfrentarse a situaciones reales que requieren iniciativa y
pensamiento crítico.
Finalmente, este trabajo contribuye a documentar y sistematizar parte de la experiencia
vivida durante las prácticas, lo cual puede ser útil tanto para futuras mejoras dentro de la
Unidad Educativa Bolivariano como para otros estudiantes que ingresen al proceso de
vinculación profesional. De esta manera, se genera un impacto positivo y sostenible en la
institución y en la formación del practicante.
1.6 ACTIVIDADES REALIZADAS EN LA PASANTÍA
N ACTIVIDADES
º
1 Archivar los documentos y cuadro de promoción de los estudiantes de la unidad
educativa bolivariano.
2 Realizar oficios de papeletas de calificaciones y consolidado de la unidad
educativa bolivariano.
3 Registro de inventario de uniformes de la unidad educativa bolivariano.
4 Elaborar listas de control de asistencias.
5 Controlar el inventario de materiales de oficina de secretaría y colecturía.
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6 Escanear documentos, informes.
7 Organizar expedientes de estudiantes y personal docente.
8 Emitir recibos de matrículas y pensiones.
9 Solicitar ingreso de insumos necesarios.
10 Verificar los equipos de computación que estén en buenas condiciones.
1.7 DESTREZAS ADQUIRIDAS POR EL PASANTE
Nº DESTREZAS
1 Habilidades de seguimiento y gestión del personal.
2 Capacidad para mantener la integridad y confidencialidad de la información
archivada
3 Trabajo en equipo
4 Actitud positiva
5 Empatía y Responsabilidad
6 Redacción de correos electrónicos
7 Capacidad para evaluar el estado y solucionar problemas acerca del control de
asistencia, manejo de permisos.
1.8 RELACIÓN DEL TRABAJO REALIZADO CON LOS CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS EN LA
UNIVERSIDAD.
Empresa UTB
Gestión documental y archivística de Administración Comercial
documentos físicos y digitales. Esto
incluye la clasificación de memorando,
acciones de personal y diferentes
formularios.
Asignación de vacaciones, proceso de Planeación estratégica
reclutamiento (verificación de datos en
las hojas de vida) y la planificación y
organización de las actividades de la
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unidad educativa bolivariano.
Confidencialidad de datos de los Ética
funcionarios y la inclusión de todo el
personal
Elaboración de informes y estadísticas Estadísticas
Uso de Excel para distintitas actividades Informatica aplicada
1.9 DETALLE TEÓRICO DE LOS PROCEDIMIENTOS REALIZADOS EN LAS PRÁCTICAS
Procesos Administrativos
(Bozada, 2024) Define que "Los procesos administrativos cumplen un papel relevante en la
dirección de una organización, ya que marcan los lineamientos a seguir para alcanzar los
objetivos establecidos por la dirección en un periodo determinado."
Este enfoque destaca la importancia de los procesos administrativos en la planificación y
ejecución de las actividades organizacionales.
(Hernández Mora, 2024) Los autores definen que "El proceso administrativo sigue estando
vigente en la planeación estratégica de las organizaciones. Las etapas del proceso
administrativo siguen estando vigentes, aunque con variaciones en conceptos más actuales
como la motivación y la capacidad de guiar a través de un liderazgo participativo."
Este análisis resalta la evolución del proceso administrativo, incorporando elementos
contemporáneos como el liderazgo participativo.
Etapas del proceso administrativo
El Autor (Contento Salazar, 2023) define que las etapas de los procesos administrativos son:
Planificación: Es la primera etapa, donde se definen los objetivos y se establecen estrategias
y actividades para lograrlos. Implica prever escenarios, identificar recursos necesarios y fijar
metas a corto, mediano y largo plazo.
Organización: Consiste en estructurar y asignar los recursos, tanto humanos como
materiales, para ejecutar lo planificado. Se define quién hace qué, cómo y con qué
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herramientas.
Dirección: Esta etapa implica poner en marcha lo planificado, guiando y motivando al
personal para que cumpla con sus tareas. Aquí es vital la comunicación, el liderazgo y la
supervisión directa.
Control: En esta última fase se verifican los resultados obtenidos y se comparan con lo
planificado. Si hay desviaciones, se corrigen. El control garantiza que se cumplan los
objetivos con eficiencia y calidad.
Importancia de los procesos administrativos
Mejoran la eficiencia y el orden en las tareas diarias.
Evitan errores en el manejo de documentos, cobros o atención.
Facilitan la toma de decisiones por parte de las autoridades.
Permiten evaluar resultados y corregir fallas.
Contribuyen al buen servicio hacia los estudiantes, padres y docentes.
En una institución educativa, los procesos administrativos se aplican de esta manera:
Planificación: Definir el calendario de matrículas, cobros, entrega de certificados.
Organización: Asignar funciones al personal de colecturía y secretaría.
Dirección: Ejecutar actividades según los lineamientos del rectorado.
Control: Verificar que los cobros estén bien registrados o que los certificados
tengan los datos correctos.
Secretaría
La Secretaría es el área encargada de gestionar eficientemente los procesos administrativos y
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documentales dentro de una organización, sirviendo como enlace entre los diferentes
departamentos y facilitando la comunicación interna y externa. (Congreso Anual de
Secretarias,, (2023))
En contexto educativo
En las instituciones educativas, el área de secretaría tiene como objetivo garantizar la
correcta gestión de procesos como matrícula, emisión de certificados, control de asistencia y
archivo de documentos, siendo fundamental para el orden institucional y la atención al
usuario.
Colecturía
(Farina, 2023)
La colecturía es un organismo técnico encargado del cobro y administración financiera de los
valores a favor de la institución y el registro de cada uno de ellos mediante procesos
transparentes, lo cual permite dar el cumplimiento oportuno a la propuesta educativa que
plantea la institución.
Administración comercial
(Formación, 2023) La administración comercial abarca todas las habilidades, conocimientos
y actividades necesarias para administrar una empresa u organización, incluyendo
contabilidad, finanzas, marketing, recursos humanos y operaciones.
Planificación estratégica
(Steiner, (2007)) La planeación estratégica es un proceso esencial en la organización que se
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encarga de trazar los objetivos por alcanzar y las directrices para definir los planes de acción
para lograrlos, generando ventajas competitivas y sostenibilidad a largo plazo.
Ética
(Cortina, (2024)) La ética es una rama de la filosofía que estudia la conducta humana en
relación con los conceptos de lo correcto e incorrecto, lo bueno y lo malo, la virtud, la
felicidad y el deber. Su objetivo es reflexionar sobre los principios y normas que guían el
comportamiento humano, buscando promover una convivencia justa y armoniosa en
sociedad.
1.10 CONCLUSIONES DE LAS PRÁCTICAS
Las prácticas preprofesionales en la Unidad Educativa Bolivariano han sido una experiencia
enriquecedora, tanto a nivel profesional como personal. A través de mi participación activa
en las áreas de secretaría y colecturía, pude adquirir un conocimiento profundo sobre la
gestión administrativa y financiera dentro de una institución educativa, lo que me permitió
comprender la importancia de la organización, la transparencia y la eficiencia en estos
procesos.
En el área de secretaría, aprendí a manejar documentación oficial, coordinar agendas, y
brindar un servicio ágil y eficiente tanto a estudiantes como a docentes y personal
administrativo. Este rol no solo refuerza la capacidad de organización, sino que también
mejora la comunicación interna y externa dentro de la institución.
Por otro lado, la colecturía me permitió familiarizarme con los procesos financieros
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esenciales, como la gestión de cobros, pagos y la administración de recursos económicos, que
son vitales para el buen funcionamiento de la institución educativa. A través de esta
experiencia, comprendí la relevancia de una adecuada planificación y control financiero para
garantizar la sostenibilidad y calidad educativa.
1.11 BIBLIOGRAFÍA Y CITAS REFERENCIALES EMPLEADAS EN LA PRÁCTICA.
Bozada, y. A. (2024). Proceso administrativo y su importancia en las actividades del
departamento de talento humano del Gobierno Autónomo Descentralizado del
cantón Isidro Ayora. . Obtenido de Universidad Estatal del Sur de Manabí. :
[Link]
Congreso Anual de Secretarias,. ((2023)). Obtenido de
[Link]
Contento Salazar, J. (2023). UNACH. La gestión administrativa y su incidencia en el
desarrollo organizacional.
Cortina, A. ( (2024)). ¿Ética o ideología de la inteligencia artificial?. Obtenido de
[Link]
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Coulter, R. (2010). Administración. Mexico : Pearson .
Farina, C. (2023). Colegio Farina. Obtenido de
[Link]
Formación, A. (2023). Academy Formación . Obtenido de
[Link]
Gema, S. (2023). Centro de estudios profesionales Santa Gema.
Hernández Mora, N. C. (2024). Documentos de Trabajo ECACEN,. Obtenido de
[Link]
Mera, J. (2024). Fiscalia General del Estado .
Nayar, L. (2020). La Gestion documental, concepto basicos .
Obando, R. (2024). Hubspot .
Steiner. ( (2007)). Planeación estratégica: Fundamentos y aplicaciones . Obtenido de
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Realizado por:
f………………………………………………………………………………… Fecha: 9 de mayo de 2025
ESTUDIANTE: Jesé Jesús Valencia Cantos
C.I. 1250166251
Ing. Jorge Jofre Miranda Mejía Ing. Reyes Johan Calderón Angulo
DOCENTE - TUTOR COORDINADOR DE PRÁCTICAS PRE-
PRÁCTICAS PRE-PROFESIONALES PROFESIONALES DE LA CARRERA COMERCIO
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