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Organización de un sistema de
información.

Caso práctico
El archivo representa una parte importante de la actividad que se desarrolla
dentro de la empresa. Por eso, Begoña, perteneciente al departamento de
atención al cliente, consumidor y usuario, esta comprobando el archivo, qué tipos
de archivos existen y qué sistemas de clasificación debe conocer para poder
organizar la información que se origina en su departamento.

Sabe que, en la actualidad, es muy importante diferenciar entre el archivo de la

información en soporte de papel o en soporte informático, y cómo funciona cada
uno de ellos. También debe de conocer la normativa vigente sobre la protección
de datos.

Materiales formativos de FP Online propiedad del Ministerio de

Educación, Cultura y Deporte.
Aviso Legal

1.- Archivo de la información en soporte de

papel. Concepto. Naturaleza. Finalidad.

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Caso práctico
Andrea sabe que sus documentos personales como pueden ser la partida de
nacimiento, su título académico y todos aquellos que deba conservar los debe de
tener en un sitio seguro y localizables. Por eso es consciente que en su puesto de
trabajo, donde se genera a diario documentación, el archivo es una parte muy
importante y se pregunta: ¿debo guardar toda la documentación?, ¿se debe dar
una serie de condiciones, para que en la empresa exista un archivo?

En esta unidad debes conocer lo que se entiende por archivo, que es el espacio físico donde
se conservan los documentos. Ese espacio físico o archivo contiene el conjunto de
documentos producidos y recibidos en cualquier empresa, ya sea pública o privada, en
cualquier soporte, bien sea en papel o soporte informático. Por eso cuando se habla de
archivo, debes saber:

Que es un conjunto de documentos que se encuentran ordenados.

Que se deben de guardar en un determinado lugar.
Que se seguirá una serie de normas y criterios de clasificación establecidos.

El archivo es el local donde se guardan, conservan, organizan y consultan los

conjuntos orgánicos de documentos.

La principal finalidad del archivo consiste en la conservación de los

documentos. La conservación o destrucción de estos documentos
depende de la legislación que los regula y de la utilidad o valor que
tengan para la empresa.

Para la empresa existen dos razonas por las que debe de guardar,
conservar y proteger la documentación:

Por el propio interés de la empresa, ya que si los documentos

que emite y los que recibe se encuentran debidamente
organizados, permite mantener disponible y activa la información.
Porque la ley así lo exige. Según el apartado primero del artículo 30 del Código de
Comercio que dice: “los empresarios conservarán los libros, correspondencia,
documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados,
durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se
establezca por disposiciones generales o especiales”.

En el párrafo segundo indica: “El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le
exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus

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herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a

cumplir lo prevenidos en dicho párrafo”.

Es importante que en todo el proceso de gestión y conservación de los documentos se

controle de una manera eficaz, para eso se deben de realizar las siguientes etapas:

La entrada del documento.

Elaboración de datos, registrando los datos y enviándolo al departamento que
corresponda.
Salida para su custodia o archivo definitivo.

La información se puede clasificar en:

Documentos que requiera la legislación (libros contables, inventarios y balances,

registros de facturas emitidas y recibidas, etc.).
Según el Valor documental útil que tiene para la empresa, si la información es
confidencial, si la información es reservada o sin valor.

Debes conocer
Para ayudarte a comprender mejor que es el archivo, sus funciones y el ciclo de
vida de los documentos, en el siguiente enlace encontrarás una presentación que
contiene las funciones del archivo y el ciclo de vida de los documentos.
Resumen textual alternativo

1.1.- Clases de archivo.

Debes de tener en cuenta, que los archivos según diferentes
criterios, se pueden clasificar en:

Según su titularidad y atendiendo a la personalidad jurídica del

mismo:

Archivos públicos: son los que pertenecen a las

Administraciones Públicas y pueden ser:
De la Administración General del Estado. Son los
que recogen documentos de interés para el
Gobierno de una Nación. Se pueden clasificar en archivos militares e
internacionales.
De la Administración Autonómica. Son los que conservan documentos que
corresponden a las Administraciones de las diferentes Autonomías.
De la Administración Local: son los que conservan documentos que corresponden
a los diferentes Ayuntamientos.
De otros órganos de la Administración.
Archivos privados: pertenecen:
De las Empresas. recogen toda la documentación que existe en las empresas.
De Familias y personales. se guardan todos los documentos particulares de las
familias.

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De organizaciones y partidos políticos, etc.

Según la frecuencia de consulta y de su antigüedad:

Archivo activo: lo forman los documentos que son consultados frecuentemente, se

denominan documentos vivos.
Archivo semiactivo: a este tipo de archivos pasan los documentos que están en el
archivo activo y que son consultados de forma esporádica. Son de baja intensidad.
Archivo inactivo: también denominados pasivos o definitivos, reciben la documentación
del archivo semiactivo. Se almacenan documentos que generalmente no se consultan,
no tienen vigencia administrativa, pero pueden ser solicitados por cualquier
departamento. Conviene que estén centralizados.

Según el tipo de empresa u organización tenemos:

Archivos centralizados: todos los documentos de la empresa se encuentran en el

mismo lugar, las peticiones de consulta serán atendidas por un responsable.
Archivos descentralizados: los documentos están distribuidos en diferentes
departamentos, secciones o servicios que tenga la empresa. Con este tipo de archivos
se trata que cada departamento sea independiente, pero sin perder la conexión con el
resto de departamentos.
Archivos mixtos: es la combinación de archivos activos, semiactivos y la centralización y
descentralización de los documentos.

Según la naturaleza de los documentos que custodia, es decir, atendiendo al ciclo vital de los
documentos:

Archivos administrativos.
Archivos históricos.

Según el soporte de la documentación que conserva:

Archivos gráficos. Mapas, dibujos, planos, etc.

Archivos textuales. Cartas comerciales, pedidos, albaranes, facturas, informes etc.
Archivos fotográficos. Imágenes.
Archivos audiovisuales. Cintas, discos, etc.
Archivos electrónicos. Documentos de Word, Bases de datos, Hojas de cálculo, etc.

Citas para pensar

"Nadie ha cometido un error mayor que el que no hizo nada porque sólo podía
hacer poco".

Edmund Burke

1.2.- Sistemas de archivos y organización

de la información.
¿Sabes que existen diferentes materiales y equipos para guardar los

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documentos en la empresa? Son utilizados para que la

documentación se conserve en buen estado y la localización de los
mismos se realice de una manera rápida y eficaz. En general los
más utilizados son:

Materiales de Archivo. Entre otros, se pueden encontrar:

Archivadores de carpetas o archivos vertical: son archivos que

van provistos de unas guías laterales donde van alojadas las
carpetas colgantes, ordenadas por el sistema alfabético, numérico, o alfanumérico (en
este caso se necesitan unas hojas guías de control) o conforme al sistema de
clasificación adoptado por la empresa. Suelen utilizarse para archivar muchos tipos de
documentos como, por ejemplo: listado de personas, catálogos, revistas, etc.
Las guías son utilizadas como separadores, diferenciando grupo de documentos o
grupo de fichas. Tienen una pestaña saliente donde se indica la categoría a la que
corresponden.

Archivo lateral: los documentos se archivan uno al lado del otro. En general cuando se
utiliza este sistema de archivo, los documentos suelen ir en cajas o carpetas que se
colocan paralelamente.
Archivo horizontal: los documentos son almacenados uno encima del otro. Es muy útil
para almacenar planos o mapas.
Cajas de archivo: en estas cajas se guarda la documentación que se quiere cerrar
como definitiva, es decir, la que, en general, no se va a utilizar más, pero si es
necesaria su conservación. El contenido de estas cajas queda reflejado mediante
anotaciones en uno de los laterales de la caja.
Archivo de tarjetas: son fichas que se utilizan cuando se quieren registrar direcciones,
listas de personas etc.; este tipo de archivo se suele utilizar de dos formas :
Como archivo auxiliar, que va unido a un archivo principal y que contiene
información útil para la localización de datos en el archivo principal.
Como archivo independiente, que contiene toda la información, por ejemplo, un
distado de nombres con direcciones y números de teléfono.
Las fichas son cartulinas de diferentes tamaños, se consideran como material auxiliar
del archivo, ya que es complementario de las carpetas.

Mobiliario: a continuación se presentan algunos de los muebles que

se utilizan para guardar los documentos.

Estanterías: son conjunto de estantes o baldas que están

instaladas horizontalmente y sirven para colocar y guardar las
diferentes carpetas, archivadores o cajas de archivo.
Armarios con carpetas suspendidas: son muebles archivadores
metálicos, con cajones que contienen las carpetas
suspendidas que descansan sobre las guías.
Los armarios pueden ser: con diferentes tipos de cierre, con
puertas pegables, con puertas correderas, etc. Están preparados para colocar las
carpetas suspendidas, las cajas de archivo, y archivadores A-Z.
Mobiliario de Seguridad: para aquellas empresas que tienen información de vital
seguridad, existe un mobiliario específico para poder protegerla como pueden ser
muebles con clave de acceso, antitérmicos e ignífugos. También es importante tener en
cuenta que es necesario instalar sistemas de seguridad para poner a salvo los
documentos contra incendios e inundaciones.

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Autoevaluación
Las fichas se utilizan como separadores, diferenciando grupos de documentos.
Verdadero.
Falso.

1.3.- El proceso de archivo.

Para que la creación de un archivo sea eficaz debes de tener en
cuenta, entre otras las siguientes recomendaciones:

Establecer un sistema organizado de archivado.

Guardar la documentación útil durante el tiempo que sea
necesario.
Proporcionar un acceso rápido y fácil.
Resguardar, proteger, y custodiar según las normas legales.
Que la empresa tenga un buen servicio de reprografía.

Procedimiento a seguir para archivar:

Decidir que documentos se eliminan.

Recordar que no es necesario archivar toda la documentación que llega o que se
genera en la empresa, por tanto, lo primero es decidir que documentos se eliminan y
cuáles no.
Hay que establecer un criterio de selección de los documentos que no es necesario
archivar y cuáles deben de ser archivados.
Determinar cómo se va a clasificar la documentación.
Clasificar los documentos por series documentales, como pueden ser: por el nombre de
los clientes, localidades geográficas, proyectos, contratos, documentación del personal
de la empresa etc.
Ordenar la documentación, según el sistema de ordenación, alfabético, numérico,
alfanumérico, geográfico, por asuntos, que se quiere utilizar en la empresa.
Prearchivo: después de que han sido catalogados y antes de archivar los documentos
debemos preclasificarlos, se hará según el orden alfabético, o numérico que se haya
establecido, esto agiliza el proceso de colocación de los documentos en los archivos.
Archivar: colocar los documentos en las carpetas, cajas, estanterías, armarios, etc.

Sistemas de clasificación y ordenación de los documentos. Estos pueden ser:

Clasificación alfabética. Consiste en clasificar y ordenar los documentos de la empresa

tomando como referencia la secuencia del alfabeto, respetando el mismo de la A a la Z.
Clasificación numérica. Consiste en organizar los documentos siguiendo el orden de los
números naturales, a cada uno de los documentos se le asigna un número.
Clasificación alfanumérica. Se organizan los documentos tomando como referencia la
combinación de las letras del alfabeto y de los números.
Clasificación geográfica. Los documentos se organizan teniendo en cuenta los lugares
asociados a la misma (domicilio de la empresa o de la persona, el lugar de emisión del
documento, el destino, etc.).
Clasificación cronológica. Se clasifican los documentos según la fecha del documento,
(año, mes y día). Puede clasificarse según el orden ascendente (de la fecha más

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antigua del documento a la más reciente), o según el orden descendente (de la fecha
más reciente a la más antigua).
Clasificación por asuntos o por materias. Consiste en ir agrupando todos los
documentos, teniendo en cuenta la materia, el tema o el asunto y luego ir ordenando
cada uno de los grupos siguiendo alguno de los sistemas de clasificación que has visto
anteriormente, (alfabéticamente, numéricamente, etc.).
Clasificación decimal. Se agrupan los documentos, libros, etc., en diez grandes grupos.

Recuerda
Cuando la documentación de la empresa no es muy numerosa se suele utilizar la
clasificación alfabética.

Debes conocer
Para ayudarte a comprender mejor como se pueden clasificar los documentos, en
el siguiente enlace encontrarás una presentación que contiene los diferentes
sistemas de clasificación.
Resumen textual alternativo

1.4.- Confección y presentación de

informes procedentes del archivo.
Debes saber que el archivo es una parte de la memoria de la empresa y acudiremos a él
cuando necesitemos información para realizar un determinado trabajo, siendo uno de los más
utilizados la elaboración de un informe.

Un informe es un texto a través del cual se presentan unos datos y se da cuenta

de toda la información encontrada en el archivo de la empresa.

El informe es un trabajo cuyo resultado es esperado por personas

distintas a quien lo realiza, por lo que, para la presentación de un
informe escrito se deben tener en cuenta las siguientes
recomendaciones:

Que el informe sea claro y preciso.

Redacción clara y ordenada.
Que incluya diagramas o tablas de datos.
Que evalúe la información que se obtiene de una forma
objetiva y teniendo en cuenta el por qué de la elaboración del
informe.
Por último, la presentación del mismo debe ser agradable y, si va a circular fuera de la
empresa, debe hacerse teniendo en cuenta los intereses de la misma.

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Cuando se solicita la elaboración de un informe a la empresa puede ser por varios motivos,
ya sean informes de investigación comercial, de auditorias, comerciales, etc. Las personas
que están encargadas de su elaboración deben conseguir toda la información que se
considere necesaria para su elaboración. Cuando se tenga toda la información, se clasificará
y organizará y se pondrán en común todos los datos que deben incluirse en el informe y a la
obtención de una conclusión de las personas que lo están elaborando. Una vez finalizada
esta fase se procede a la elaboración del mismo.

Por eso para la elaboración de un informe se tienen que seguir las siguientes etapas:

Un encabezamiento: una portada y una introducción exposición de la razón para

elaborar el informe.
Un contenido: el texto análisis y desarrollo del tema.
El final o cierre: la conclusión recoge los resultados logrados.

Encabezamiento:

En la portada deberá figurar el título del informe, el nombre y razón social de la empresa, el
departamento o equipo de personas responsables de la elaboración del mismo y la fecha en
que se elabora.

La introducción será una exposición breve y sencilla del tema que se va a tratar, para que el
solicitante o los solicitantes se hagan una idea del contenido del informe.

Contenido: es la parte principal del informe. Se especificarán todos los datos obtenidos por
los responsables de su elaboración, guardando un orden estructurado de los asuntos o temas
tratados. También se adjuntarán todos los gráficos, tablas, estadísticas, etc., que deba
contener el informe.

Final o cierre:

La conclusión: es la respuesta que la persona o personas que han elaborado el informe, a la

vista de la información manejada, dan a una pregunta concreta formulada por el solicitante.
Cuando el informe es extenso, este apartado se puede dividir en:

Índice: este apartado también puede aparecer en el encabezamiento, después de la

portada. Se harán constar los distintos apartados de los que está formado el informe,
desde el inicio al final, anotando el número de página al que pertenece.
Anexos: se incluirán todas las tablas, gráficos, etc., que no es necesario incluir en el
contenido del informe, pero son necesarios y ayudan a los destinatarios a comprender
mejor la información.
Extracto: es un resumen del informe en sí.

Citas para pensar

"Bien hecho siempre es mejor que bien dicho". Benjamín Franklin

1.5.- Purga o destrucción de la

documentación.

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¿Sabes lo que debes de hacer cuándo tengas que destruir documentos en la empresa?
¿Crees que es importante la destrucción de los mismos?

La destrucción de archivos importantes en papel, aquellos relacionados con la privacidad de

las personas, se debe hacer con todas las garantías. Debes saber que para ello existen
máquinas destructoras de documentos y también puede recurrirse a empresas
especializadas en destrucción y reciclaje de documentos, que nos garanticen la
confidencialidad presente y futura del contenido de los mismos. Se suele recurrir a estas
empresas, cuándo el volumen de la documentación es grande.

Las destructoras de papel son maquinas eléctricas de oficina cuya función única
es destruir los documentos en papel, de modo que estos queden absolutamente
inservibles e ilegibles.

Las máquinas destructoras de papel son de sencillo manejo, se

coloca el papel en la boca de entrada y se pulsa el botón de
funcionamiento, para que la máquina convierta el papel en tiras finas
que se irán depositando en el recipiente que se encuentra colocado
en su parte inferior. Algunas de estas máquinas cuentan con una
célula fotoeléctrica que al detectar papel en su parte superior, ponen
directamente en funcionamiento el proceso de destrucción sin
necesidad de pulsar el botón de inicio.

Las máquinas destructoras de papel, que encontramos en las

oficinas, pueden admitir indistintamente papel continuo o discontinuo, funcionan a
velocidades que oscilan generalmente, entre los 6 y 15 metros por minuto, con una potencia
de entre 150 y 900 W.

Algunas de estas máquinas tienen indicadores para avisar de que la bolsa está llena o que la
puerta está abierta. Algunos modelos tienen retro marcha automática, de modo que si nos
equivocamos, al introducir un documento que no debíamos destruir, se pueda rescatar el
documento que está entrando por la boca de entrada.

Hay muchos momentos en los que cualquier empresa decide deshacerse de los documentos
que tiene almacenados, ya sea porque no caben más en los archivos y los documentos ya
han prescrito, o que ya no es obligatorio almacenarlos porque se utilizaban como listados
para consultas, etc.

En cualquiera de los casos, las medidas para la destrucción de los documentos serán las
siguientes:

Se procederá a la destrucción de las copias o reproducciones desechadas, de forma

que se evite el acceso a la información contenida en las mismas o su recuperación
posterior.
Se consultará al abogado de la empresa acerca del tiempo mediante el cual deben

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conservarse en el archivo determinados tipos de información, es recomendable que se

apunte con lápiz la fecha en la que puede eliminarse el material archivado.
Para la destrucción de una manera segura toda la información que se precise, se
utilizarán máquinas destructoras de papel, que hacen imposible tanto la reconstrucción
como la recuperación de la información que pueda contener este tipo de documento.
También existe la posibilidad de contratar una empresa que, utilice máquinas
destructoras industriales y que se dedican a la destrucción de material confidencial;
algunas ofrecen un certificado de destrucción de la información. Si se opta por esta
posibilidad, la destrucción de la documentación puede realizarse en la misma empresa,
es decir, la empresa contratada recoge la documentación y la va acumulando hasta la
espera de su reciclaje.

Recuerda
Existe la obligación de conservar la documentación y los libros empresariales
durante seis años.

Según el código de comercio la documentación es la relacionada con las

operaciones que originen derechos y obligaciones de la empresa frente a otras
personas y esta obligación continua después del cese de la actividad empresarial.

1.6.- Confidencialidad de la información y

documentación.
¿Sabes que se deben implantar obligatoriamente una serie de
medidas para la información de carácter confidencial? Todas las
empresas están obligadas, por la ley, a tomar las medidas de
seguridad en el tratamiento de los datos, para poder garantizar la
seguridad de los ficheros de datos.

Estas medidas de seguridad de ficheros de datos se clasifican en

tres niveles:

Nivel básico: los datos identificativos de las personas.

Nivel medio: la información de carácter personal, ficheros de morosos, seguridad social
entre otros.
Nivel alto: los datos de salud, religión, entre otros.

Los sistemas de archivos físicos que contienen archivos de nivel básico y medio de seguridad
deben disponer de mecanismos que obstaculicen su apertura, y los que contienen
documentos de nivel alto además de almacenar la información en armarios archivadores con
cerradura, estarán colocados en áreas cerradas y de difícil acceso.

La Constitución Española, en su artículo 10, reconoce el derecho a la dignidad de la persona.

Por su parte, el artículo 18.4, dispone que la ley limitara el uso de la informática para
garantizar el honor y la intimidad personal y familiar de los ciudadanos y el pleno ejercicio de
sus derechos.

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De ambos preceptos deriva el derecho fundamental a la protección de datos de carácter

personal, que ha sido definido como autónomo e independiente por la Sentencia del Tribunal
Constitucional 292/2000, de 30 de noviembre.

El desarrollo del citado artículo 18.4, y como transposición al ordenamiento jurídico español
de la Directiva 95/46/CE (Directiva sobre protección de datos), fue aprobada la Ley Orgánica
15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD). La Ley
tiene por objeto garantizar y proteger, en lo que concierne al tratamiento de datos personales,
las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas, y especialmente
su honor e intimidad personal y familiar.

La LOPD establece las obligaciones que los responsables de los ficheros y los encargados
de los tratamientos, tanto de organismos públicos como privados, han de cumplir para
garantizar la observancia del derecho a la protección de los datos de carácter personal.

Para saber más

En el siguiente enlace encontrarás una breve lista de los derechos fundamentales
de los ciudadanos sobre la protección de datos.

Derechos fundamentales de los ciudadanos sobre la protección de datos.

La Ley 32/2003, de 3 de noviembre, General de Telecomunicaciones (LGT) y la Ley 34/2002,

de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico
(LSSI) atribuyen a la Agencia la tutela de los derechos y garantías de abonados y usuarios en
el ámbito de las comunicaciones electrónicas, en relación con las comunicaciones
comerciales remitidas por correo electrónico o medios equivalentes y sobre el empleo de
dispositivos de almacenamiento de la información en equipos terminales.

Autoevaluación
De los siguientes apartados que forman parte de la estructura de los informes
procedentes del archivo, señala los que forman parte del encabezamiento.
Conclusión.
Introducción.
Anexo.
Portada.

1.7.- Los ficheros de clientes.

Sabes que la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) define el fichero como:

"Todo conjunto de datos de carácter personal organizado de forma no automatizada y

estructurado conforme a criterios específicos relativos a personas físicas, que permitan

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acceder sin esfuerzos desproporcionados a sus datos personales, ya sea aquél centralizado,
descentralizado o repartido de forma funcional o geográfica".

Todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la

forma o modalidad de su creación, almacena miento, organización y acceso se
denomina fichero.

La LOPD regula la creación de nuevos ficheros de datos de carácter personal en los artículos
20 (para las entidades públicas) y 25 (para las entidades privadas).

Entidades Públicas:

El artículo 20.1 LOPD establece: "la creación, modificación o supresión de ficheros de las
Administraciones Públicas sólo podrán hacerse por medio de disposición general publicada
en el Boletín Oficial del Estado o diario oficial correspondiente".

Recuerda
Para la creación de un Fichero de titularidad pública será necesaria la aprobación
de una Orden por el Organismo competente, que habrá de ser publicada en un
Boletín Oficial.

Entidades Privadas:

El artículo 25 de la LOPD establece: “podrán crearse ficheros de titularidad privada que

contengan datos de carácter personal cuando resulte necesario para el logro de la actividad u
objeto legítimo de la persona, empresa o entidad titular y se respeten las garantías que esta
Ley establece para la protección de las personas”.

Además, el artículo 26.1., de la LOPD establece: “toda persona o entidad que proceda a la
creación de ficheros de datos de carácter personal lo notificará previamente a la Agencia
Española de Protección de Datos”.

Recuerda
Es requisito imprescindible para la creación de nuevos ficheros de datos de
carácter personal, la previa inscripción en el Registro de la Agencia Española de

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Protección de Datos.

Sobre la persona responsable del fichero recaen las principales obligaciones establecidas por
la LOPDy le corresponde velar por el cumplimiento de la Ley en su organización. Por eso el
responsable o la responsable debe:

Notificar los ficheros ante el Registro General de Protección de Datos para que se
proceda a su inscripción.
Asegurarse de que los datos sean adecuados y veraces, obtenidos lícita y
legítimamente y tratados de modo proporcional a la finalidad para la que fueron
recabados.
Garantizar el cumplimiento de los deberes de secreto y seguridad.
Informar a los titulares de los datos personales en la recogida de éstos.
Obtener el consentimiento para el tratamiento de los datos personales.
Facilitar y garantizar el ejercicio de los derechos de oposición al tratamiento, acceso,
rectificación y cancelación.
Asegurar que en sus relaciones con terceros que le presten servicios, que comporten el
acceso a datos personales, se cumpla lo dispuesto en la LOPD.
Cumplir, con lo dispuesto en la legislación sectorial que le sea de aplicación.

Cuándo se recogen y tratan el nombre, apellidos, fecha de nacimiento, la dirección postal o la

dirección de correo electrónico, el número de teléfono, el NIF, la huella digital, una fotografía,
el número de S.S., etc., se están usando datos que identifican a una persona, ya sea directa
o indirectamente. Se están tratando datos personales y se deben cumplir las obligaciones
que impone la LOPD Por eso los datos deben.

Recogerse con fines determinados explícitos y legítimos. No usarlos para otros fines.
Ser adecuados, y no excesivos en relación con esa finalidad. No recogerlos si no son
necesarios.
Ser exactos y responder con veracidad a la situación del titular. Mantenerlos
actualizados.
Conservarse sólo durante el tiempo necesario para las finalidades del tratamiento para
las que han sido recogidos. Cancelarlos si ya no son necesarios.

2.- Archivo de la información en soporte

informático: bases de datos para el
tratamiento de la información.

Caso práctico
Andrea sabe que toda empresa debe mantener una gran cantidad de datos
acerca de su actividad empresarial, ya sea datos de clientes, de proveedores, de
productos, de sus trabajadores, etc. Por eso es muy importante que conozca bien
el funcionamiento de las bases de datos, ya que mucha de la información que
tiene en papel estaría en soporte informático y con ello ahorrarían en espacio y
tiempo.

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En la actualidad cualquier empresa opera con una gran cantidad de datos, tantos que apenas
puede manejarlos y fácilmente se incurre en errores. ¿Sabes que para gestionar y almacenar
toda esta información se utilizan las bases de datos? Éstas facilitan el manejo de la
información de una forma sencilla y clara. Un archivo que contiene datos no forma por si
mismo una base de datos; simplemente es una enumeración de apuntes, datos, nombres,
cifras o números

Una base de datos es un conjunto de información cuyos datos están agrupados y

organizados.

En realidad funciona como un almacén que nos permite guardar una gran cantidad de
información de forma organizada y a la que podemos acceder fácilmente. Desde el punto de
vista informático, una base de datos, es un conjunto de datos que están organizados en
archivos. Los archivos se almacenan en discos; además, hay un conjunto de programas
(software) muy específico (SGBD - sistema de gestión de base de datos) que permite que se
relacionen y combinen esos datos entre si de una manera lógica y, permite también el acceso
directo a ese conjunto de información.

La utilización de bases de datos de las empresas presenta una serie de ventajas, como son:

Independencia de los datos que las empresas quieren tener, permite tener información
en archivos separados.
Permite compartir información, ya que una sola base de datos puede dar información a
diferentes usuarios; por ejemplo, la base de datos del departamento de Recursos
Humanos, el personal que se dedica a nóminas, las altas y bajas por enfermedad, los
datos médicos de los empleados etc.
Accesibilidad limitada, ya que una base de datos permite que se tenga acceso a la
totalidad de los datos o a tan solo a una parte de ellos. En el ejemplo del área de
Recursos Humanos, el personal que se dedica a nóminas no tiene ni debe tener acceso
a los datos médicos de los empleados.
Mejora en la disponibilidad de los datos, ya que una base de datos permite acceder a la
información de una manera rápida.
Rapidez en el cambio de datos; cuando la empresa tiene necesidad de modificar los
datos, no es necesario modificar o sustituir ningún programa; tan solo necesita
actualizar o revisar esa parte de los datos que necesita.

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Mayor facilidad para el cumplimiento de las normas de protección de datos, ya que

permite aplicar las restricciones de seguridad que le exigen.

También presentan desventajas:

En muchas empresas es necesario contar con un equipamiento adicional, ya que suele

necesitarse mayor espacio de almacenamiento.
Complejidad, para obtener el mayor rendimiento es necesario conocer el
funcionamiento de las bases, ya que suelen ser programas que pueden presentar
dificultad.

Recuerda
Una base de datos es un conjunto de datos persistente que es utilizado por los
sistemas de aplicación de alguna empresa dada.

Pero, ¿por que usar una base de datos?

Compactacion: no hay necesidad de archivos en papel voluminosos.

Velocidad: la máquina puede recuperar y actualizar datos mas rapidamente que un
humano, las consultas especificas sin mucha elaboración pueden ser respondidas con
rapidez sin necesidad de busquedas manuales o visuales que lleban tiempo.
Menos trabajo laborioso, se puede eliminar gran parte del trabajo de llevar los archivos
a mano.
Actualidad, en el momento que la necesitemos tendremos a nuestra disposicion
informacion precisa y actualizada.

2.1.- Estructura de las bases de datos.

Cuando ves una base de datos, puede parecer que es un archivo de información, pero la
finalidad que tiene es la de relacionar varios archivos interrelacionados y diferentes. La
estructura de las bases de datos hace referencia al tipo de datos, a las restricciones a las
relaciones, a todos los vínculos que debe tener la información que se encuentra almacenada.
Solamente debe facilitar aquella información que es solicitada. Una base de datos posee la
siguiente estructura:

Tablas: conjunto de datos, registros determinados e interrelacionados entre si, esos datos se
subdividen en columnas y filas. Todos los datos que se almacenan en las tablas se
estructuran en campos y registros. Un ejemplo de tabla sería los datos de todos nuestros
clientes.

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A su vez todos los datos que se encuentran almacenados en la tabla se organizan en Campo
y Registro.

Campos: cada columna tiene una parte de la información sobre cada elemento que
queremos guardar en la tabla. Por ejemplo la primera columna contiene el nombre de
un cliente o clienta, la segunda columna el apellido, la tercera columna el teléfono y la
cuarta la dirección de correo electrónico.

Registros: cada fila contiene la totalidad de los datos que se piden en cada una de las
columnas. Es decir el registro va agrupando la información asociada a uno de los
elementos de la tabla y está compuesto por campos. Siguiendo el ejemplo anterior, la
primera fila contendría el nombre, apellido, teléfono y dirección de correo electrónico
que percibe ese cliente o clienta, la segunda fila los datos del cliente o clienta siguiente
y así sucesivamente.

Recuerda
En una base de datos los registros son las filas y los campos las columnas.

Lenguaje SQL (Structured Query Language): leguaje de consulta estructurado. SQL es un

lenguaje de acceso a base de datos que permite especificar diversos tipos de operaciones y
también permite hacer cambios y efectuar consultas con el fin de recuperar información.

Debes conocer
En el siguiente enlace encontrarás un tutorial de OpenOffice bases, para poder
saber elaborar bases de datos.

Tutorial OpenOffice de bases de datos.

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Recuerda
Cuando se introducen datos en las bases de datos se debe de tener mucho
cuidado de no cometer errores de transcripción, porque se gravarán tal como se
han escrito, es decir incluyendo todos los errores cometidos.

2.2.- Tipos de bases de datos.

Para conocer un poco más de las bases de datos, a continuación
vamos a ver que las bases de datos se pueden agrupar en varios
tipos o modelos teóricos: modelo jerárquico, En red, relacional. A
continuación, se explica en que consiste cada uno de ellos.

Sistemas relacionales.

Una base de datos es un conjunto de datos relacionados entre sí.

Un sistema de gestión de base de datos (SGBD) es un conjunto de
programas que permiten almacenar y procesar la información
contenida en una base de datos.

Una base de datos relacional es aquella en la cual toda la información se almacena en tablas.
Una tabla está formada por filas y columnas. Las bases de datos grandes pueden llegar a
contener varias decenas de tablas, cada una con miles o millones de filas. Cada tabla tiene
un nombre único y un conjunto de filas y columnas.

Recuerda
Una fila contiene información sobre una única entidad. Por ejemplo, cada fila de la
tabla facturas, contiene información sobre las facturas. Una columna contiene
información sobre una única propiedad o atributo de las entidades. Por ejemplo, la
columna nombre de la tabla clientes contiene los nombres de los clientes. Una
celda es una intersección de una fila y de una columna. Cada celda puede
contener bien un valor o bien ningún valor.

Cuando no contiene ningún valor, se dice que tiene el valor nulo. Las filas de las tablas no
están ordenadas ni tienen una posición fija. La clave primaria es una columna o conjunto de
columnas que identifiquen de forma única a cada una de las entidades (filas) que componen
las tablas. La clave ajena es una columna o conjunto de columnas cuyos valores coinciden
con algunos valores de una clave primaria de una tabla.

Sistema jerárquico:

El sistema jerárquico más comúnmente conocido es el sistema IMS (Information

Management System) de IBM. Esta base de datos tiene como objetivo establecer una
jerarquía de fichas, de manera que cada ficha puede contener a su vez listas de otras fichas,
y así sucesivamente. Por ejemplo., una ficha de clientes puede contener una lista de fichas

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de facturas, cada una de las cuales puede contener a su vez una lista de fichas de líneas de
detalle que describen los servicios facturados.

Una base de datos jerárquica está compuesta por una secuencia de bases de datos físicas,
de manera que cada base de datos física se compone de todas las ocurrencias de un tipo de
registro o ficha determinada.
Una ocurrencia de registro es una jerarquía de ocurrencias de segmento. Cada ocurrencia de
segmento está formada por un conjunto de ocurrencias o instancias de los campos que
componen el segmento.

Modelo en red:

Se puede considerar al modelo de bases de datos en red como de una potencia intermedia
entre el jerárquico y el relacional. Su estructura es parecida a la jerárquica aunque bastante
más compleja, con lo que se consiguen evitar, al menos en parte, los problemas de aquél.
Los conceptos fundamentales que debe conocer el administrador para definir el esquema de
una base de datos jerárquica, son los siguientes:

Registro: viene a ser como cada una de las fichas almacenadas en un fichero
convencional.
Campos o elementos de datos: son cada uno de los apartados de que se compone una
ficha.
Conjunto: es el concepto que permite relacionar entre sí tipos de registro distintos.

Podemos imaginar los registros simplemente como fichas de un fichero. Para ilustrar el
concepto de conjunto, supongamos que tenemos un tipo de registro de clientes, y un tipo de
registro de vuelos de avión, y supongamos que queremos asociar ambas informaciones, de
manera que para cada vuelo queremos saber cuáles son los pasajeros que viajan en él. La
forma de hacerlo es a través de un conjunto. Un conjunto relaciona dos tipos de registro. Uno
de ellos es el registro propietario del conjunto, y el otro es el miembro.

Modelo orientado a objetos:

En la actualidad la creación de programas más grandes y complejos, ha hecho avanzar los

métodos de programación hacia nuevas formas que permiten el trabajo en equipo de una
forma más eficaz y en la que se disminuyen los problemas de coordinación.

Uno de estos métodos consiste en la programación orientada a objetos (POO), que trata los
problemas desde un punto de vista realista, y modelando cada uno de ellos como si se
tratase de un conjunto de elementos u objetos que interrelacionan entre sí para solucionar el
problema.

2.3.- Funciones de las bases de datos.

Debes de conocer cuales son las funciones de una base de datos,
para poder tenerlas en cuenta a la hora de trabajar con ellas, entre
otras estas pueden ser:

Permitir a los usuarios almacenar datos en la base de datos, para

poder acceder a ellos, modificarlos y actualizarlos. Es la función
principal de un SGBD, pero también debe mantener oculta cómo ha
sido diseñada la base de datos, la organización de ficheros, la
estructura de almacenamiento, etc.

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Proporcionar un sistema que garantice todo el conjunto de acciones que modifiquen el

contenido de la base de datos cuando se realicen todas las actualizaciones de aquellos datos
almacenados.

Tener acceso simultáneo a la base de datos por parte de varios usuarios y asegurar la
actualización de los datos cuando dos o más usuarios modifiquen dichos datos al mismo
tiempo, evitando que se produzcan modificaciones en la estructura de la base de datos.
Puede surgir un problema cuando uno de los usuarios modifica el contenido de la base de
datos, pues en este caso interfiere en las consultas realizadas por otros usuarios.

Restringir el acceso a la base de datos de personas no autorizadas, incluso los accesos que
pueden ser accidentales.

Recuperar los datos en el caso de que la base de datos resulte dañada por el defectuoso
funcionamiento del hardware o el software. En estas situaciones el SGBD debe avisar al
usuario de que la base de datos funciona mal y permitirle grabar los datos introducidos, sin
que se produzca ninguna pérdida de la información.

Realizar copias de seguridad de toda la información que contienen las bases de datos.

Integrar un software de comunicaciones ya que las bases de datos suelen estar integradas
en redes y los usuarios que las utilizan no suelen encontrarse en el mismo departamento o
espacio físico, por lo que es necesario un programa de comunicaciones que permita a los
usuarios intercambiar información en el momento de compartir esa base de datos.

Se deben cumplir las normas de seguridad y protección de datos.

Autoevaluación
De las siguientes proposiciones, señala las que son funciones de las bases de
datos.
Limitar el acceso a las bases de datos.
Solo puede acceder un usuario a las bases de datos.
Efectuar copias de seguridad.
No se pueden modificar los datos almacenados.

Autoevaluación
Completa los huecos con los términos correctos:
Una base de datos es aquella en la que toda la se almacena en . Un sistema de
de base de datos es un conjunto de que permiten y la información contenida en
una base de datos.

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Citas para pensar

"Siempre estoy haciendo aquello que todavía no puedo, para intentar aprender
cómo hacerlo". Vicent Van Gogh

2.4.- Archivos y carpetas de la información

en soporte informático.
¿Conoces que son los archivos y carpetas utilizadas en el soporte informático? A
continuación verás en que consiste cada uno de ellos.

Los archivos son un conjunto de datos que están almacenados en el disco duro
del ordenador.

Un archivo puede ser una foto, un documento de cualquier

procesador de texto, como por ejemplo: Word, una base de datos,
un programa, o una canción, que está almacenado en el disco duro.

Cada uno de estos archivos tiene un nombre por el cual podemos

distinguirlos de otros archivos, por ejemplo, a lo largo del curso
académico, un alumno tiene un montón de folios que contiene
apuntes y fotocopias de las distintas materias, cada conjunto de
folios de apuntes contiene un tema; si este tema lo pasara a un
procesador de textos y le pusiera un nombre y una fecha, sería un
archivo que podría llamarse ordenación alfabética.

Si se solicita información de un archivo determinado, el sistema informático nos da una serie

de datos sobre el mismo, como pueden ser: el nombre que tiene ese archivo, el tamaño que
esta ocupando en el disco, el tipo de archivo que es (de texto, imagen, base de datos, hoja
de cálculo, etc.) y la fecha en que ha sido modificado por última vez.

Para poder trabajar con los archivos es necesario organizarlos, ya que si no tendríamos
problemas a la hora de ponernos a trabajar con ellos. Estos archivos se guardan en carpetas
y quedan organizadas en el disco duro de nuestro ordenador.

Pero, ¿Qué se entiende por carpeta? Pues es un almacén donde se guardan los diferentes
documentos (archivos), otras carpetas e incluso otros programas. A las carpetas también se
les tiene que dar un nombre para poder distinguir unas de otras.

Cuando gestionamos la información en soporte informático, se realiza de una forma más

rápida, más fácil y más barata que cuando la realizamos en soporte papel. Y podemos
realizar con los archivos y carpetas:

Crear, copiar y mover.

Ordenar.
Proteger.
Dar nombre y renombrarlas.
Eliminar y borrar.

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Buscar, ver y examinar el contenido.

Para poder liberar espacio, se pueden comprimir.

Las propiedades que tienen las carpetas son:

Generales. Se pueden ocultar los archivos y las carpetas no se verán, cuándo se desee
volver a verlas se desactivará la opción de ocultar. También se puede poner como solo
lectura y se evitará poder modificar el nombre de esa carpeta. Las podemos compartir
cuando estamos trabajando en red y toda la información que contiene la carpeta será
compartida con otros usuarios.
De seguridad. Se pueden conceder permisos a todos los usuarios de la red o del
ordenador donde se encuentra dicha carpeta. Estos permisos son adjudicados por el
administrador o administradora del puesto de trabajo y pueden ser: Modificar, controlar
totalmente la carpeta, ver su contenido, escribir y modificar su contenido, etc.
Personalizar. Se puede modificar el aspecto de las carpetas, por ejemplo se puede
poner una imagen en la carpeta para poder recordar lo que contiene la misma.

Recomendación
Debes poner una contraseña cuando quieras proteger toda la información
personal o confidencial, con la que estás trabajando.

3.- Herramientas de gestión de las

relaciones con clientes: CRM y bases de
datos.

Caso práctico
Begoña, sabe que actualmente se esta llamando CRM a programas informáticos
de bases de datos Según lo estudiado en la unidad primera ya conoce que
existen herramientas como puede ser la atención telefónica o, lo que es lo mismo,
los "Call Center", para poder alcanzar una eficaz relación con sus clientes. Pe ro
se pregunta, ¿de que manera su empresa podría manejar sus relaciones con sus
clientes y clientas? No conoce muy bien en que consiste el CRM y por ello se
pone a repasar, para poder tomar la solución más acertada para la empresa. Por
ello, se reúne con su Directora General.

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Debes saber que las herramientas CRM (Customer Relationship

Management) son herramientas informáticas que emplean las
empresas para gestionar las relaciones con sus clientes. Es una
gran base de datos, en la que se almacenan datos sobre las
relaciones cliente-empresa, y una serie de aplicaciones que
permiten analizar mejor los datos y proporcionar resultados precisos
y concretos.

Una empresa que implanta una solución CRM pretende mejorar la

relación que tiene con sus clientes actuales, fidelizarlos y aumentar
su número. Por eso, es necesario que conozca el comportamiento de éstos y la forma en la
que interactúan con la empresa. Ejemplo: Implantando correctamente un CRM podemos
analizar las compras de todos y cada uno de nuestros clientes, lo que nos permite
personalizar la información que verán cada vez que entren en nuestra tienda virtual,
ajustándola a sus gustos.

Las fases para implantar un CRM en la empresa son:

Determinar las funciones que se desean automatizar.

Implicar a toda la empresa en el proceso de implantación.
Realizar un prototipo del sistema.
Formar y motivar al personal que va a emplear para el sistema.
Crear un centro de soporte interno para el sistema.
Implantar y administrar el sistema.

Pero CRM es algo más que un conjunto de programas de software, CRM es una filosofía
empresarial que se basada en:

El cliente o la clienta es el centro de la relación cliente-empresa.

Es necesario conocer a los clientes para desarrollar productos y servicios que se
adapten a sus necesidades.
Modificar las relaciones con los clientes y clientas, de manera que exista una mayor
interacción cliente-empresa.
Personalizar la relación con los clientes.
Permite realizar marketing directo.
Fidelizar a sus clientes.

El CRM permite segmentar el mercado de una forma más precisa, además de crear perfiles
representativos de cada uno de esos segmentos. A continuación algunas empresas que
utilizan bases de datos:

Owest, dos veces al año filtra su lista de clientes para dar con los que tienen más
potencial de rentabilidad. La base de datos de la empresa contiene cerca de doscientas
observaciones sobre el patrón de las llamadas telefónicas de cada uno de sus clientes.
Royal Caribbean, utiliza su base de datos para enviar ofertas de crucero de última hora
a sus clientes con el fin de llenar los camarotes de sus barcos.
Mars, es líder del mercado no solo en el sector de los dulces, sino también en los
alimentos para mascotas. En Alemania, ha recopilado el nombre de casi todas las
familias que tienen gatos contactando con clínicas veterinarias y ofreciendo un libro
informativo gratuito titulado “Como cuidar su gato”, los que reciben el libro rellenan un
formulario incluyendo los datos del gato: el nombre, la edad y cumpleaños. Cada año,
Mars envía una felicitación a cada gato, junto con una muestra de un producto
alimenticio nuevo o con cupones descuento para sus marcas.

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Las herramientas CRM tratan, de facilitar el enfoque, poniendo a nuestra

disposición instrumentos para recoger, almacenar y procesar grandes cantidades
de información.

3.1.- Definición y características de las

bases de datos de clientes.
Las empresas necesitan conocer a sus clientes, por lo que deben recopilar información sobre
ellos y almacenarla para poner en marcha el marketing de base de datos.

Una base de datos de clientes es un conjunto organizado de información sobre

clientes individuales reales o clientes potenciales que está actualizada, es
accesible y manipulable para conseguir propósitos de marketing como la
generación de clientes, su clasificación, la venta de un producto o servicio o el
mantenimiento de relaciones con el cliente.

El marketing de base de datos es el proceso de confección,

mantenimiento y utilización de las bases de datos de clientes, así
como de otras bases de datos (productos, proveedores, vendedores)
con el fin de ponerse en contacto y operar con los clientes, y de
establecer relaciones sólidas con ellos.

El antiguo director de marketing de Amazon, decía que cuando uno

entra por la puerta de una tienda Macy, el vendedor no tiene ni idea
de quien está entrando. Sin embargo, cuando uno se registra en
Amazon, lo saludan por su nombre, y le presentan sugerencias de
productos, en función de compras anteriores junto con opiniones de otros compradores.
Asimismo cuando uno se desconecta, se le solicita permiso para enviar ofertas especiales
por correo electrónico.

Muchas empresas confunden las listas de direcciones con bases de datos. Una lista de
direcciones de clientes no es más que un conjunto de nombres, direcciones y números de
teléfonos.

Una base de datos de clientes incluye mucha información recopilada a través de

transacciones con los clientes, información de registro, encuestas telefónicas, cookies y
cualquier contacto establecido con los clientes.

Las bases de datos sirven para almacenar información de forma organizada y

para obtener información rápida y segura, mediante consultas e informes.

Una base de datos de clientes debería incluir información sobre compras pasadas,
información demográfica (edad, ingresos, familiares, cumpleaños). Información psicográfica
(actividad, intereses y opiniones), información mediográfica (medios de comunicación
preferidos) y demás información relevante.

Una base de datos de clientes industriales debe incluir información sobre compras pasadas,

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volúmenes, precios y utilidades; información sobre los integrantes del equipo de compras
(edad, fecha de nacimiento, aficiones y comidas favoritas), información sobre el estado de los
contratos actuales, un cálculo de la participación del cliente, información sobre los
proveedores competidores , una valoración de los puntos fuertes y débiles de la cuenta del
cliente e información sobre las prácticas, patrones y políticas de compra relevantes.

A continuación vas a ver algunas de las características de las bases de datos:

Su organización es independiente del soporte que las contiene y de las aplicaciones

utilizadas.
Las pueden utilizar varios usuarios.
Integridad de los datos.
Se pueden realizar consultas complejas optimizadas.
Tienen seguridad de acceso.
Son rápidas, fiables y flexibles.

Autoevaluación
Las herramientas CRM son herramientas informáticas que emplean las empresas
para gestionar las relaciones con sus clientes, que permiten analizar mejor los
datos y proporcionar resultados precisos y concretos.
Verdadero.
Falso.

3.2.- Creación de bases de datos de

clientes.
Para la creación de una base de datos de clientes debes de conocer
que se necesita tener:

Ordenador central y equipos informáticos adicionales.

Programa informático propio o ajeno.
Esfuerzos de recogida y organización de la información.

En esta unidad se trabaja con OpenOffice.base y por eso debes de

saber que es una aplicación de bases de datos que es utilizada para
la creación y gestión de las bases de datos. Su extensión por
defectos es .odb.

Mediante su uso se puede recuperar, la información solicitada rápidamente de la base de

datos, así como su actualización.

También puede mostrar los datos de una forma ordenados y filtrados y nos permite importar y
exportar datos de aplicaciones externas y de la web.

La creación y el diseño de las bases de datos en las empresas esta a cargo de aquellas
personas profesionales como pueden ser entre otras:

Un administrador que es la persona o personas encargadas de crear e implementar los

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procedimientos adecuados para que las Bases de datos tengan un buen

funcionamiento.
Un diseñador de bases de datos que es la persona o personas que tienen como función
identificar los datos que se almacenarán en la base de datos y elegir que estructura es
la más apropiada.
Usuarios de las bases de datos que son las personas que tienen contacto con el
sistema de las bases de datos desde que ésta se diseña, elabora, termina y se usa.

En el diseño de las bases de datos se especificara el tipo de información que se

va a manejar en la empresa, así como las operaciones que se realizaran sobre
esos datos.

A la hora de crear las bases de datos es importante que se tenga claro y muy bien definido:

Qué tipos de datos se van a almacenar en nuestra base de datos.

Los tipos de datos que se pueden introducir en la base de datos pueden ser:
texto, numéricos, fecha/hora, de tipo lógico, etc.
Cuál de los componentes de interfaz de usuario de la aplicación base creemos que se
utilizará con más frecuencia a la hora de utilizar esas bases de datos.
Qué numero de tablas necesito. Por ejemplo: una llamada clientes y otra llamada
facturas.
Qué campos debe de contener cada una de las tablas. Por ejemplo para la tabla de
clientes, necesito, nombre, apellidos, domicilio, localidad, código postal, número de
referencia del cliente, y teléfono.
Qué clave principal llevará.
Qué relación existe entre esas tablas.

Para saber más

Con el fin de que comprendas mejor que tipo de información debe de contener las
bases de datos en el siguiente enlace encontrarás un documento con ejemplos de
elementos de información de una base de datos de clientes.

Elementos de información de una base de datos.

Debes conocer
En el siguiente enlace encontrarás un tutorial de OpenOffice bases, para poder
saber crear una base de datos.

Tutorial OpenOffice de bases de datos.

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Citas para pensar

"La información no pesa, aunque se mida en kilos…" Miguel Mauri Llenares

3.3.- Manejo de las bases de datos de

clientes.
¿Sabes que las empresas pueden utilizar sus bases de datos de
cinco maneras diferentes?:

1. Para identificar clientes potenciales. Muchas empresas

generan ventas a través de la publicidad de sus productos o
servicios. Los anuncios contienen, por norma general, un
sistema de respuesta como una tarjeta de presentación o un
número de teléfono gratuito. A partir de estas respuestas es
como se confecciona la base de datos. La empresa selecciona
dentro de la base de datos, a los mejores clientes potenciales,
se pone en contacto con ellos, por teléfono o les hace una visita, con el fin de
convertirlos a clientes reales.
2. Para decidir qué clientes deberían recibir una oferta especial. Las empresas están
interesadas en identificar oportunidades de venta, conseguir ventas y realizar ventas
cruzadas. Establecen criterios que describen a su cliente objetivo ideal para una oferta
concreta. A continuación buscan en su base de datos de clientes a los que más se
parecen a su tipo ideal. Si registra el índice de respuestas de los clientes. Con el
tiempo, la empresa podrá mejorar aún más su precisión al seleccionar el público meta.
Tras conseguir una venta, la empresa puede establecer una secuencia automática de
actividades; enviar una nueva oferta, 10 semanas después (si el cliente no ha
respondido), llamarlo por teléfono y ofrecerle un descuento especial.
3. Para aumentar la lealtad de los clientes. Las empresas pueden generar interés y
entusiasmo recordando las preferencias de los clientes, enviando los obsequios
adecuados, cupones descuento apropiados y un material de lectura interesante.
4. Para reactivar las compras de los clientes. Las empresas pueden instalar programas de
correo electrónico automático (marketing automático) para enviar felicitaciones de
cumpleaños o de aniversario, recordatorios de promociones navideñas y ofertas
especiales de temporada, La base de datos de clientes puede ayudar a la empresa a
hacer ofertas atractivas y oportunas a sus clientes.
5. Para evitar graves errores. Un gran banco ha confesado haber cometido una serie de
errores por no utilizar adecuadamente su base de datos de clientes. En una ocasión, el
banco gravó una comisión de penalización a un cliente por retrasarse en el pago de su
hipoteca, sin darse cuenta de que esa persona dirigía una empresa que era uno de los
principales clientes del banco. El cliente abandonó el banco. En otra ocasión dos
empleados diferentes telefonearon al mismo cliente ofreciendo el mismo crédito con
condiciones diferentes. Ningún empleado sabía que el otro había realizado tal llamada.

El manejo de las bases de datos consiste en introducir los datos de forma

organizada y las operaciones que realizamos sobre estos datos, y acceder a esos
datos cuando los necesitamos de la forma más rápida posible.

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El gestor de bases de datos nos permite trabajar con tablas, consultas, informes, formularios,
etc.

Una vez que tenemos introducidos todos los datos en la base de datos, esta nos proporciona
varias herramientas para poder cambiar el aspecto, ordenar todos los datos, localizar
información en los registros, etc.

Modificar el aspecto, de la hoja de datos, se puede cambiar el ancho y alto de las

columnas, el tipo de fuente y cambiar el aspecto de la cuadrícula de la hoja de datos.
Ordenar los datos. Nos da la opción de ordenar los registros de la tabla por cualquiera
de los campos que la forman.
Filtrar la información. Consiste en seleccionar un conjunto de registros, que cumplen un
determinado criterio de selección Por ejemplo seleccionar todos los clientes que son de
Toledo.

Autoevaluación
La extensión por defecto de los ficheros de la base de datos de OpenOffice es
.mdb.
Verdadero.
Falso.

3.4.- Introducción, grabación, modificación

y actualización de datos.
Alguna vez has oído decir que las empresas recopilan información
cada vez que un cliente o clienta entra en contacto con cualquiera
de sus departamentos. Los puntos de contacto incluyen compras,
llamadas de servicio solicitadas por el cliente, preguntas "online" o
tarjetas de respuesta con reenvío pagado. Los bancos, las empresas
de tarjetas de crédito, las empresas de telefonía, los vendedores por
catálogo y otras muchas empresas consiguen una gran información
sobre sus clientes, además de direcciones y números de teléfono, como por ejemplo sus
transacciones, edad, número de integrantes del núcleo familiar, ingresos y demás información
demográfica.

El centro de contacto de la empresa agrupa toda esta información y la organiza en un

almacén de datos. El personal de una empresa puede recuperar, cuestionar y analizar la
información. Así se pueden obtener conclusiones sobre las necesidades y las respuestas de
cada cliente o clienta. De este modo, las personas que atienden a los clientes por teléfono
pueden responder a sus preguntas con una imagen global de la relación que mantiene la
empresa con el cliente.

Se considera que una base de datos propia supone una gran ventaja competitiva para la
empresa.

Por eso, una vez creada la tabla y añadidos todos los campos que son necesarios para la
empresa y asignada la clave primaria, el siguiente paso será introducir toda la información

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que se desea almacenar en la tabla. Es cierto que los formularios son una herramienta
específica para ir añadiendo información en una base de datos, se puede prescindir de ellos
a la hora de realizar pequeñas operaciones de edición, por eso en estos casos se puede
trabajar directamente sobre las tablas de la base de datos que tenemos creada, añadiendo
nuevos registros, modificando valores o eliminando cualquier dato y actualizando la base de
datos.

Los formularios nos permiten cambiar la forma en la que se mostrarán los registros de la hoja
de datos. Es una forma de presentar la información que tenemos en nuestra base de datos o
es una forma de controlar la ejecución de una aplicación.

Reflexiona
Cuándo en una base de datos se realizan modificaciones, si no se guardan los
cambios realizados al salir de OpenOffice Base, se perderán.

Debes conocer
En el siguiente enlace encontrarás un tutorial de OpenOffice bases, para poder
saber añadir, modificar o eliminar atributos.

Tutorial OpenOffice de bases de datos (I).

En el siguiente enlace encontrarás un tutorial de OpenOffice bases, para poder

saber elaborar formularios en la base de datos.

Tutorial OpenOffice de bases de datos (II).

Citas para pensar

"Si no tienes tiempo para hacer algo bien, ¿Dónde vas a encontrar tiempo para
arreglarlo?" Stephen King

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3.5.- Búsqueda de información en una

tabla de la base de datos.
¿Sabes que se debe hacer para buscar información en las bases de datos? Cuando se
trabaja con las base de datos, se suele buscar la información a través de las Consultas, pero
en muchas ocasiones lo que se quiere localizar es unos pocos datos. Esta búsqueda se
puede realizar utilizando la herramienta de búsqueda en tablas.

Con esta herramienta se puede localizar cualquier registro a partir del contenido de
cualquiera de sus campos.

Hacemos clic en el botón Buscar registros de datos, se mostrará un cuadro de diálogo que
esta dividido entre otras en las siguientes secciones:

Opción Texto, situada en la sección Buscar por será donde introduciremos la palabra (o
dato) que deseamos buscar en la tabla. Se puede buscar campos con un campo vacío.
Podemos especificar una cadena de caracteres o un número.
Otra sección será Área especificaremos lo que queremos que la Base busque, bien por
todos los campos de la tabla o que solo se limite a buscar en un campo específico.

Autoevaluación
Completa los huecos con los términos correctos:
Los son una forma de presentar la que tenemos en nuestra . Son una especifica
para ir añadiendo en una base de datos.

Autoevaluación
Relaciona cada una de los siguientes conceptos con el elemento de las bases de
datos que corresponda, escribiendo el número asociado a cada elemento en el
cuadro correspondiente.

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eXe https://aulasfp2324.castillalamancha.es/blocks/recopila/view.php?id=...

Ejercicio de relacionar

Elementos de las
Conceptos Relación
bases de datos

Facilitan las tareas de introducción de

1. Tabla.
datos.

Contiene información sobre un tipo de

2. Registro.
dato dentro de una tabla.

Permiten almacenar los datos. 3. Formulario.

Cada fila contiene la totalidad de los datos

que se piden en cada una de las 4. Campo.
columnas.

3.6.- Realización de consultas.

Sabes que, con frecuencia, se necesita saber: ¿cuántos pedidos entraron ayer?, ¿cuántos
clientes tengo de la zona norte?, ¿cuántos clientes tienen facturas por importe menor de 650
euros? Para dar respuesta a todas estas preguntas es necesario crear las consultas en las
bases de datos. Lo primero de todo es tener una base de datos con tablas. Estas consultas
permiten seleccionar en una o varias tablas de una base de datos varios campos a los que le
podemos poner una serie de condiciones, para poder seleccionar solamente aquellos
registros que las verifiquen y poder presentarlas en un determinado orden.

La consulta permite ordenar, extraer y modificar toda la información que contiene

una tabla o un conjunto de tablas relacionadas, dependiendo de las condiciones
que se establezcan y de los tipos de consultas que se realicen.

Las consultas pueden proporcionar datos que están filtrados en las tablas o en otras
consultas.

Se conocen dos tipos de consultas:

Consultas de selección. Son tablas que los datos se han filtrado y sólo muestran los
datos cuyos criterios se hayan especificado.
Consultas de acción. Son las que realizan cambios de registro y a su vez, pueden crear
nuevas tablas, de actualización, de eliminación, de actualización, etc.

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Recuerda
Las consultas son muy útiles a la hora de elaborar los formularios y los informes.

En OOo Base tenemos dos opciones para crear las consultas que pueden ser en:

Modo Diseño. Crea una consulta especificando filtros, tablas de entrada, nombres de
campo y las propiedades para organizar o agrupar.

Debes conocer
En el siguiente enlace encontrarás un tutorial de Openoffice bases, para poder
saber elaborar una consulta en modo diseño en las bases de datos.

Tutorial Openoffice de bases de datos (III).

Utilizando el asistente. Con esta opción va guiando por los pasos necesarios para crear
la consulta.

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Debes conocer
En el siguiente enlace encontrarás un tutorial de OpenOffice bases, para poder
saber elaborar una consulta utilizando el asistente en las bases de datos.

Tutorial OpenOffice de bases de datos (IV).

Utilizando SQL. Leguaje de consulta estructurado Crea la consulta especificando

directamente una instrucción SQL. En esta unidad no se tratará este apartado.

Se pueden utilizar combinaciones externas para devolver más datos. Una combinación
devuelve registros de dos tablas, en las que un valor da la clave principal de una tabla
coincide con un valor de la clave externa de la tabla relacionada. Pero supongamos que
desea devolver todos los registros de una parte de la combinación, existan o no registros
relacionados. En este caso, se deberá utilizar una combinación externa. Ejemplo una
consulta que muestre los clientes y pedidos, incluidos que no tienen pedidos.

3.7.- Elaboración de informes.

Alguna vez te has preguntado: ¿Qué son los informes y de dónde se sacan los informes en
las bases de datos? Los informes sirven para imprimir los datos de forma clara y resumida,
calculan totales y subtotales. Se pueden obtener de una tabla o de una consulta.

Los informes son documentos que se utilizan para presentar los datos que
tenemos almacenados.

Su objetivo es recuperar información de la base de datos, igual que las consultas, pero con
un formato que facilita su presentación e impresión en papel, pero también se pueden
visualizar en pantalla. Los informes y las consultas suelen complementarse ya que los
informes suelen construirse a partir de consultas almacenadas y no a partir de las tablas.

En OOo Base, para elaborar los informes se tiene que usar el asistente para
informes.

Los informes se pueden crear:

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Creando un informe simple.

Debes conocer
En el siguiente enlace encontrarás un tutorial de Openoffice de bases, para poder
saber elaborar un informe simple de los datos almacenados en las bases de
datos.

Tutorial Openoffice de bases de datos (V). (Suite ofimática).

Creando un informe agrupando por campos.

Debes conocer
En el siguiente enlace encontrarás un tutorial de Openoffice bases, para poder
saber elaborar un informe agrupando por un campo los datos almacenados en las
bases de datos.

Tutorial Openoffice de bases de datos (VI).

Creando un informe agrupando por más de un campo.

Debes conocer
En el siguiente enlace encontrarás un tutorial de Openoffice bases, para poder
saber elaborar un informe agrupando, en más de un campo, los datos
almacenados en las bases de datos.

Tutorial Openoffice de bases de datos (VII).

Se conocen dos tipos de informes:

Los dinámicos: Si optamos por este tipo de informe la Base de OpenOffice creará ese
informe, en el que los datos mostrarán cualquier cambio que se haya realizado sobre
los registros ejecutados.
Los estáticos. Si elegimos esta opción se elaborará el informe sobre todos los datos
que se han seleccionado, pero no reflejará si se han modificado cambios sobre los

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datos que se han creado.

4.- Protección de datos.

Caso práctico
Andrea sabe que vive en una sociedad donde la información y los datos
personales están muy presentes, tanto a nivel personal como profesional, por
eso, para ella es importante conocer la Ley Orgánica de Protección de Datos de
Carácter Personal. Andrea tratará de proteger la privacidad y confidencialidad de
los datos personales de sus clientes.

Debes saber que toda empresa o profesional que realice una

actividad mercantil en España y maneje datos de carácter personal,
está obligado a cumplir la normativa sobre protección de datos. En
concreto, debe realizar una serie de actuaciones que se recogen en
la Ley Orgánica de Protección de Datos del año 1999 y en sus
normas de desarrollo y que pueden resumirse en las siguientes:

Notificar a la Agencia Española de Protección de datos los

ficheros de clientes, de proveedores, de los trabajadores de la
empresa etc. También se pueden notificar, en función de las
distintas aplicaciones informáticas que se utilicen en la entidad.
La normativa de protección de datos deja libertad a las empresas y empresarios en este
tema, siempre que los ficheros que se comuniquen a la Agencia Española de
Protección de Datos tengan una finalidad muy concreta; por ejemplo, si se notifica un
fichero denominado Contaplus, su finalidad debe ser la gestión contable de la empresa.
La forma de notificar estos ficheros a la Agencia Española de Protección de Datos es a
través del sistema.

Según la LOPD dice que un dato de carácter personal es "cualquier información concerniente
a personas físicas identificadas o identificables".

Las empresas que en el desarrollo de su actividad que lleven a cabo tratamiento de datos de
carácter personal de las personas físicas, deben de cumplir la normativa legal vigente en
materia de protección de datos y para ello deben de tomar las medidas que a continuación se
nombran:

Deben inscribir en el Registro General de Protección de Datos de la Agencia Española

todos los ficheros de datos de carácter personal.
Informar a los interesados de la existencia de un fichero de datos y solicitarle un

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consentimiento para poder tratar sus datos, teniendo en cuenta las excepciones
establecidas en la LOPD.
Dar respuesta al titular de los datos cuando solicite, acceso, rectificación, cancelación o
se oponga a que sus datos personales sean tratados.
Actualizar e implantar medidas organizativas y técnicas para evitar pérdida, alteración y
acceso no autorizado de los datos personales.

Para saber más

En el siguiente enlace encontrarás el formulario para la inscripción de ficheros de
las empresas, sobre la protección de datos de Carácter Personal.

Ley Orgánica de la protección de datos.

En el siguiente enlace encontrarás la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre,

sobre la protección de datos de Carácter Personal.

Ley Orgánica de la protección de datos. (0.07 MB)

En el siguiente enlace encontrarás un artículo sobre un fallo de seguridad que

compromete los datos de millones de españoles.

Fallo de seguridad compromete datos de millones de españoles.

Anexo I.- Elementos de información de una

base de datos.
Bloque dirección. Información cliente. Interacciones con cliente.

Calle, nº piso, puerta. Datos operativos. Solicitudes y correspondencia.

Localidad.
Código postal. División interna. Fecha.
País. Código de territorio. Código origen.
Tipo de dirección. Contacto de venta.
Fecha último cambio. Código de prioridad. Información de compra
Código origen.
Fecha.
Datos perfil cliente. Tipos de productos.
Montante de las
Empresa: compras.
Fuente.
Clasificación. Promoción.
Industrial. Oferta recibida.
Números teléfono. Lugar de compra/canal.
Nombres contactos. Forma de compra.
Clave. Forma de pago.
Efectivos de personal. Situación crediticia.
Cifra de ventas.

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Designación sede. Acciones de marketing directo

Nivel crediticio. enviadas.
Sistema de compra.
Fecha.
Persona: Código de marketing.

Edad. Reacción al marketing.

Nivel cultural.
Nivel económico. Fecha.
Estado civil. Tipo.
Números hijos. Fuente.
Propiedades. Volumen.
Profesión.
Acción del
Tiempo residencia.
tratamiento/ejecución.

Fecha de envío.
Pedido /respuesta.
Devoluciones.
Cambios.
Reclamaciones.
Impagos.

Reacciones a encuestas.

Respuestas codificadas.
Fecha respuesta.

Anexo.- Licencias de recursos.

Licencias de recursos utilizados en la Unid

Recurso (1) Datos del recurso (1) Recurso (2)

Autoría: Microsoft.
Licencia: Copyright.
Procedencia: http://office.microsoft.com/es-es/images
/results.aspx?qu=archivadores#ai:MP900422117|

Autoría: Microsoft.
Licencia: Copyright.
Procedencia: http://office.microsoft.com/es-es/images
/results.aspx?qu=iconos#ai:MC900439822|

Autoría: Microsoft.
Licencia: Copyright.
Procedencia: http://office.microsoft.com/es-es/images
/results.aspx?qu=archivas#ai:MP900422611|

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eXe https://aulasfp2324.castillalamancha.es/blocks/recopila/view.php?id=...

Autoría: Microsoft.
Licencia: Copyright.
Procedencia: http://office.microsoft.com/es-es/images
/results.aspx?qu=trituradoras#ai:MC900356857|

Autoría: Microsoft.
Licencia: Copyright.
Procedencia: http://office.microsoft.com/es-es/images
/results.aspx?qu=mazos%20de%20juez#ai:MC900344105|mt:0|

Autoría: Microsoft.
Licencia: Copyright.
Procedencia: http://office.microsoft.com/es-es/images
/results.aspx?qu=proceso%20de%20datos#ai:MP900385341|mt:0|

Autoría: Microsoft.
Licencia: Copyright.
Procedencia: http://office.microsoft.com/es-es/images
/results.aspx?qu=archivadores#ai:MC900384324|

Autoría: Microsoft.
Licencia: Copyright.
Procedencia: http://office.microsoft.com/es-es/images
/results.aspx?qu=tecnolog%C3%ADa#ai:MP900382670|

Autoría: Microsoft.
Licencia: Copyright.
Procedencia: http://office.microsoft.com/es-es/images
/results.aspx?qu=confusi%C3%B3n#ai:MC900237491|mt:0| PDF

Autoría: Microsoft.
Licencia: Copyright.
Procedencia: http://office.microsoft.com/es-es/images
/results.aspx?qu=procesos%20de%20datos#ai:MP900178419|

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