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Caso práctico 2

Gonzalo Saldarriaga

Jaime Enrique Ávila Álvarez

Dirección de Proyectos 2

2025
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Caso a desarrollar

Una empresa de tecnología decide emprender un proyecto para desarrollar un nuevo

software. La gestión de costos del proyecto implica la identificación de todos los recursos

necesarios, desde el personal técnico hasta la infraestructura tecnológica. Se establece un

presupuesto detallado que incluye costos de desarrollo, licencias de software y cualquier otro

gasto asociado. Dado que el nuevo software tiene el objetivo de ser líder en el mercado, la

gestión de la calidad es esencial. Se implementan procesos rigurosos de desarrollo de software

que incluyen revisiones de código, pruebas exhaustivas y aseguramiento de la calidad en cada

etapa del ciclo de vida del proyecto. El equipo de desarrollo del proyecto se compone de

expertos en diversas áreas, desde programadores hasta diseñadores de experiencia de usuario. La

gestión de recursos humanos se enfoca en la asignación efectiva de roles, la formación continua

y la motivación para garantizar un equipo altamente competente y comprometido.

La comunicación efectiva es clave para coordinar las actividades del equipo y mantener a

todas las partes interesadas informadas. Se establece un plan de comunicación que incluye

reuniones regulares, informes de progreso y canales de comunicación abiertos para abordar

cualquier problema o cambio en los requisitos. Conscientes de la naturaleza innovadora del

proyecto, se realiza una exhaustiva identificación de riesgos. Se establece un plan de respuesta a

riesgos que aborda posibles desafíos, como cambios en los requisitos del cliente, fluctuaciones

en la disponibilidad de recursos y problemas técnicos inesperados. La adquisición de

herramientas y tecnologías específicas es parte integral del proyecto. Se establecen relaciones

con proveedores confiables y se negocian contratos que garanticen la entrega oportuna de las

herramientas necesarias para el desarrollo del software. Los stakeholders incluyen no solo a los

líderes de la empresa, sino también a posibles usuarios finales del software. Se implementan
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estrategias de gestión de stakeholders para asegurar que sus expectativas sean comprendidas y

consideradas durante todo el proyecto.

Cuestiones

1. ¿Cuáles son los elementos esenciales de un plan de comunicación efectivo en un proyecto de

desarrollo de software? – Describe un ejemplo y construye una matriz para este caso específico.

2. ¿Cómo la gestión proactiva de riesgos ayuda a la capacidad del equipo para enfrentar desafíos

inesperados durante el desarrollo del software? – Describa un riesgo hipotético en este proyecto

y cómo la gestión de riesgos ayuda a su control para evitar la materialización.

3. ¿Qué consideraciones se tienen en cuenta al negociar contratos con proveedores para la

adquisición de herramientas y tecnologías necesarias?

Solución del caso

1. ¿Cuáles son los elementos esenciales de un plan de comunicación efectivo en un proyecto

de desarrollo de software? – Describe un ejemplo y construye una matriz para este caso

específico.

Un plan de comunicación de un proyecto por lo general es la hoja de ruta que indica el

cronograma de cómo y a quien se va a comunicar toda la información de un proyecto. En

este cronograma se debe de especificar los objetivos del proyecto y la duración de dicho

plan de comunicación, que será la misma que duración del proyecto. Todo el plan de
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comunicación de un proyecto forma breve y parte del mismo, donde se explicará también

la hoja de ruta.

Pasos para elaborar un plan de comunicación de un proyecto

 Asignar a los responsables y identificar las partes interesadas

 Definir el método de comunicación

 Establecer el objetivo de la comunicación

 Definir la frecuencia de la comunicación

 Decidir qué información hay que informar

“La definición de plan de comunicación es bastante simple. Es un tipo de documento en

la gestión de proyectos con el resumen de todos los tipos de comunicación que se realizarán

dentro del proyecto, los interesados que se comunicarán (por ejemplo, los miembros del equipo,

los ejecutivos, los usuarios finales del resultado del proyecto), y con qué frecuencia se hará.”(

(blog.ganttpro.com, 2025)

Ejemplo: el proyecto del desarrollo de software para un ERP de una compañía se

establece que se deben establecer unas reuniones regulares, redactar informes de progreso del

proyecto y establecer los canales de comunicación los cuales serán de ayuda para identificar

novedades que puedan poner en riesgo el avance del proyecto, pero se identifica que el equipo de

trabajo al igual que los interesados, desconocen el método de trabajo para cumplir los objetivos

del proyecto. El director del proyecto decide realizar una reunión donde presentara el plan de

comunicación del proyecto.

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Plan de comunicación de proyecto de software ERP

comunicación responsable objetivo interesados método frecuencia

del proyecto

Acta de inicio director del objetivos que se deberán Director de proyecto presencial Inicio
proyecto cumplir en el proyecto, e interesados proyecto

planificación Director del Método de trabajo y Gerente y equipo de presencial Inicio

proyecto alcance del proyecto trabajo proyecto
Control y Equipo de Reportar el avance del Director de proyecto Mixta semanal
seguimiento trabajo proyecto
reportes Director del Entrega de informes de Gerente e Reunión Mensual
proyecto avance del proyectó a inversionista gerencial
gerentes presencial

2. ¿Cómo la gestión proactiva de riesgos ayuda a la capacidad del equipo para enfrentar

desafíos inesperados durante el desarrollo del software? – Describa un riesgo hipotético

en este proyecto

La estrategia de gestión integral de riesgos de un proyecto consiste en identificar,

planificar y controlar los riesgos potenciales. Esto no quiere decir que todo saldrá mal,

pero es una medida que se debe contemplar en proyectos de alta complejidad como la

implementación de un nuevo software, probablemente todo resulte perfecto. Pero una

evaluación de riesgos proactiva puede ser muy útil para tomar decisiones y estar

preparado y corregir el curso rápidamente en caso de necesitarlo y así, cumplir con

los objetivos del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.

 Riesgos más comunes en los proyectos de software
Complejidad tecnológica  Desconocimiento de la tecnología base del 6
proyecto.
 Necesidad de tecnología inmadura.
 Alto nivel de complejidad técnica.
 Integraciones con sistemas externos
desconocidos

Entorno organizacional  Continuos cambios en el entorno

organizacional.
 Conflictos entre los departamentos o áreas
 Falta de involucramiento del sponsor del
proyecto.

Equipo de trabajo  Perfiles inadecuados en el equipo.

 Falta de experiencia del líder de equipo.
 Falta de claridad en los roles.
 Tamaño inadecuado del equipo.

Planificación y control  Estimación inadecuada del tiempo de ejecución.

 Los objetivos del proyecto no son realistas.
 Planeación y compromisos de entrega sobre
alcances sin mucho detalle.
 Falta de actividades de seguimiento oportunas.

Requerimientos  Falta de claridad por parte del equipo de trabajo

sobre las necesidades del cliente.
 Alta variación de los requerimientos.
 Falta de una adecuada priorización.
 Falta de claridad en los requerimientos.
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Usuarios  Falta de compromiso por parte del cliente con el

proyecto.
 Solicitud de cambios continuamente sin evaluar
el valor.
 Falta de formación adecuada por parte de los
usuarios en el uso del producto.
 Falta de apertura al cambio.

Uno de los riesgos más comunes en los proyectos de implementación de nuevo software

es la compatibilidad con los servidores ya existentes por lo general esto causa retrasos y

sobrecostos ya su puesta a punto requiere de tiempo en pruebas y esto solo se hace en línea con

los servidores de las compañías.” as API simplifican y aceleran el desarrollo de software y

aplicaciones permitiendo a los desarrolladores integrar datos, servicios y capacidades de otras

aplicaciones, en lugar de desarrollarlas desde cero. Las API también ofrecen a los propietarios de

aplicaciones una forma sencilla y segura de poner los datos y las funciones de sus aplicaciones a

disposición de los departamentos de su organización. Los propietarios de aplicaciones también

pueden compartir o comercializar datos y funciones con asociados de negocios o terceros.”

(www.ibm.com, 2025)

3. ¿Qué consideraciones se tienen en cuenta al negociar contratos con proveedores para la

adquisición de herramientas y tecnologías necesarias?

Para las compañías hoy en día es muy importante tener una buena gestión de contratación de

proveedores, ya que de esto depende la identificación, selección y garantía de contar con

relaciones sólidas con proveedores confiables, la gestión de contratación también ayuda a buscar

y establecer los mejores términos y condiciones de contratación con la finalidad de maximizar el

valor y reducir los riesgos asociados a la contratación de un bien o producto, para esto es muy
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importante saber que se establece un contrato se debe tener en cuenta la calidad del producto y/o

servicio que nos pueden ofrecer, en este caso las herramientas y tecnologías específicas para el

desarrollo del software buscando garantizar dos enfoques fundamentales, garantizar que el

contrato este sujeto a pólizas donde se especifique las condiciones del contrato y el bien

contratado esto con el fin de garantizar que se cumplan los requerimientos de ambas partes.

Negociación del Contrato de Software

Ámbito prioritario Aspectos que hay que tener en cuenta:

Adquisición  Estrategia de negociación

 Solicitud de creación de propuesta
 Lista de comprobaciones sobre precios

Aspectos jurídicos y contratos  Desarrollo y revisión del contrato

 Condiciones y requisitos jurídicos

 Lista de comprobación de términos y condiciones

 Revisión del contrato y base de datos

Necesidades de la empresa  Necesidades de la empresa en comunicación

 Rendimiento de procesos

 Requisitos de software y hardware

 Estándares tecnológicos

Desarrollo de aplicaciones  Gestión de proyecto

 Creación frente a compra

 Labores de personalización

Finanzas y contabilidad  Presupuesto

 Coste total de la adquisición (TCA)

 Análisis del coste total de propiedad (TCO)

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 Repercusión financiera y en contabilidad

Seguridad de la información  Política de seguridad de TI

 Privacidad de datos

 Cumplimiento de normativas

Gestión de proveedores  Relación

 Cuantificación del rendimiento

“Al licenciar un producto, es importante considerar más que solo los costos iniciales.

Costos ocultos, como tarifas por escalar o personalizar el software, pueden acumularse. Negociar

un límite de precio puede limitar cuánto tienes que pagar, incluso si excedes ciertos límites.

Planificar para periodos de alta demanda es crucial para evitar sorpresas. Mientras negocias tu

contrato, ten en cuenta los riesgos involucrados. Detalles como la propiedad de la URL pueden

afectar cómo utilizas el software. Asegúrate de que los servicios descritos en el acuerdo se

alineen con tus necesidades, especialmente con respecto a los cambios en el alcance del uso. Es

esencial aclarar detalles como el soporte para usuarios adicionales o subcontratistas temporales.”

(wise-meetings.com, 2025)
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Aplicación práctica del conocimiento

Gestión de costos y gestión de calidad dos temas muy importantes en todo proyecto.

la gestión de costos es la encargada de realizar las estimaciones y controlar el costo del

proyecto por otro lado tenemos la gestión de calidad está centrada en que el proyecto se

desarrolle en las normas de calidad establecidas para proyecto y producto, es muy interesante

entender como estos dos temas costos y calidad unidos nos ayudan a controlar los proyectos de

una manera responsable y eficaz, pero a esto también toca sumarle el recurso humano conformar

un equipo base con las competencias, conocimientos y experiencia adecuada para el proyecto

facilita su ejecución.

En mi entorno laboral participe en la planeación y ejecución del proyecto de cambio del

ERP de la empresa pasamos del software SIGA al software SAP esto fue algo que involucro

todas las áreas de la compañía donde se definió que se necesitaba y los términos de contratación

con el proveedor y el tipo de contrato y tiempos de ejecución del proyecto.

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Bibliografía

blog.ganttpro.com. (13 de 01 de 2025). https://blog.ganttpro.com/es/ejemplos-de-

plan-de-comunicacion-de-un-proyecto/.

centro-virtual.com/recursos. (13 de 01 de 2025). https://www.centro-

virtual.com/recursos/casos_practicos/CUA-E-GPII_u2.pdf.

wise-meetings.com. (13 de 01 de 2025). https://wise-meetings.com/3-consejos-para-

reducir-costos-y-riesgos-al-negociar-una-nueva-compra-de-software/.

www.ibm.com. (13 de 01 de 2025). https://www.ibm.com/mx-es/topics/api.