Hoja de Cálculo - FUNDAMENTOS EXCEL
Excel es el programa informático que puede clasificarse dentro del conjunto de
las hojas de cálculo.
Como herramienta de trabajo, es muy versátil. Con facilidad podemos realizar
análisis de sensibilidad, agregar funciones importantes aplicables a negocios,
estadísticas, trigonometría, entre otras muchas cosas, haciendo de complejos
análisis financieros, una cuestión de rutina. Pero también en Medicina tendrá una
utilidad importante en el campo de las ciencias básicas, clínica y epidemiología,
por ejemplo.
¿A quién está dirigido?
A toda aquella persona que trabaje con números, que necesite acceso rápido y
efectivo a información previamente almacenada o, en general, a toda aquella
persona que necesite ejercer una función de planificación y control (como el
manejo de historias clínicas, protocolos de investigación, etc). En la actualidad el
lenguaje estadístico-matemático es ineludible y valioso en el campo de la salud y
Excel ofrece las herramientas para concretar este objetivo. Por otra parte su
utilidad es admitida y propiciada a nivel mundial en el ámbito universitario
La característica principal de las hojas de cálculo se centra en la facilidad para realizar
todo tipo de operaciones con datos. Igualmente posee grandes cualidades para
representar los resultados de forma de gráficos, e incluye funciones de manejo de
tablas o bases de datos sencillas, análisis de la información, programación, etc.
Hoja de cálculo
Una hoja de cálculo es un programa, aplicación, software, que permite utilizar
datos numéricos, alfanuméricos y textos dispuestos en forma de tablas
compuestas por celdas, que están organizadas en una matriz bidimensional
de filas y columnas.
Su función es realizar operaciones matemáticas y procesar números.
Ayuda a realizar cálculos, desde los más simples hasta los más complejos,
que implican utilizar números y realizar muchas operaciones numéricas.
Conceptos básicos de una hoja de cálculo
Una hoja de cálculo es una tabla bidimensional formada por filas y
columnas. La intersección entre cada fila y cada columna de dicha matriz se
denomina celda y es el elemento principal de Excel. La hoja de cálculo será
el conjunto de celdas formado por todas las filas y columnas de la hoja.
Cada celda es como un pequeño contenedor de información
elemental y, por lo tanto, podemos introducir un dato en cada una
de ellas.
También podemos introducir otro tipo de elementos (operaciones,
referencias, funciones etc.).
Las filas se etiquetan con números y las columnas con letras, de
forma que para referenciar a una celda determinada lo haremos
mediante su identificador de columna (letra) y el de su fila
(número)
Aquella celda que tenga los bordes de
un grueso superior al resto se denomina
CELDA ACTIVA, y es sobre la que se
aplicará cualquier acción que
realicemos, bien sea una orden o la
introducción de un dato.
La ventana de Excel dispone de varias zonas. Cada una de ellas está diseñada para realizar
determinadas operaciones. A continuación se indican dichas zonas: La funconalidad de cada una de
ellas es:
· Barra de título: aparece el nombre del libro sobre el que estamos trabajando.
·Botones de maximizar/minimizar/restaurar/cerrar: los habituales en las ventanas de
Windows.
·Cinta de herramientas, que contiene diversas pestañas, grupos de herramientas,
botones de comandos y lanzadores de cuadros de diálogo.
·Pestaña Archivo (también llamada trastienda o backstage).
·Barra de acceso rápido.
·Barra de fórmulas; dividida en tres zonas, nos muestra la dirección (o nombre) y
contenido de la celda activa, y permite la edición de la misma.
·Área de trabajo: celdas en las cuales se van a introducir los contenidos necesarios
para resolver el problema planteado.
·Encabezado de las filas y columnas: permiten la selección y edición de las
características de las mismas.
·Botón de selección de hoja completa: permite la selección de todas las celdas de
la hoja de cálculo.
·Etiquetas (solapas) con el nombre de las diferentes hojas del libro abierto.
·Barras de desplazamiento vertical/horizontal y botones de división de la hoja, que
permiten separar dos vistas de la hoja en cada sentido, de modo que se pueda
tener a la vista zonas muy distantes de la hoja.
·Barra de estado, que nos da información adicional, como el modo, la vista de la
página y zoom.
·Menús contextuales: dependiendo del elemento desde dónde se invoquen
(haciendo clic con el botón derecho), nos ofrecen diferentes opciones a realizar
sobre el elemento en cuestión.
Distintas formas que adopta el Puntero
Según en qué parte de la celda se posicione, el puntero del Mouse va a
tomar distintas formas. Todas los acciones que se explicarán, se
realizan presionando el botón izquierdo del Mouse y arrastrándolo hasta
el área deseada.
Esta forma se utiliza cuando necesita cortar el
contenido de la celda y moverlo hacia otra celda,
dentro del mismo libro. Aparece cuando usted se
posiciona sobre los bordes de la celda activa o celdas
seleccionadas.
Con el puntero de esta forma se pueden copiar los
datos contenidos en la celda y repetirlos. También
lo puede hacer con fórmulas. Para que ésta
aparezca debe situarse sobre la parte inferior
derecha de la celda activa o celdas seleccionadas.
De esta manera se pueden seleccionar dos o más
celdas para modificarles el formato, copiarlas,
moverlas o realizar cualquiera de las opciones que
se pueden efectuar sobre una celda.
OPERACIONES BÁSICAS
Operadores aritméticos
Para ejecutar las operaciones aritméticas básicas entre datos
numéricos y generar resultados del mismo tipo, se utilizan los
siguientes operadores aritméticos:
Operador aritmético Significado Ejemplo
+ (signo más) Suma 3+3
- (signo menos) Resta 3-1
- (signo menos) Negación -1
* (asterisco) Multiplicación 6*3
/ (barra oblicua) División 6/3
% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%
^ (circunflejo) Potencia 3^2
SUMA: El operador suma que se expresa mediante el signo "+". También podríamos utilizar lógicamente el
resta, multiplicación y división, etc.. para eso se trata una hoja de cálculo y son lógicamente expresiones que
nosotros hemos de ser capaces de construir. Es tan sencillo como utilizar los símbolos correspondientes que
utilizamos en las operaciones matemáticas.
RESTA: En el caso concreto de la resta será un valor menos otro valor = 6 - 3, es una expresión muy sencilla
que expresa una resta, enter y se efectúa la misma. El resultados es 3 aunque lo que está introducido en esa
celda es la expresión igual a 6-3.
MULTIPLICACIÓN: Del mismo modo podemos hacer una expresión que fuera una multiplicación, 5 x 4, para el
por no se ultiliza la x, se utiliza el asterisco (*), Vemos que el resultado de esa expresión es 20
DIVISIÓN: y del mismo modo podríamos hacer una división: 45 dividido 9. Para dividir se emplea la barra
inclinada y el resultado vemos que es 5.
PORCENTAJE: Para utilizar un porcentaje, por ejemplo 5, introducimos el signo porcentaje. En realidad lo que
estamos haciendo es dividir esa cantidad por cien. 5 %, no son cinco unidades, son 5 de cada 100, es decir
5/100 = 0'05.
Aunque nos lo expresa Excel con otro formato, nos lo expresa con un 5% que es lo que hemos introducido es
esta expresión, tenemos que como cantidad numérica ésta, es una cantidad inferior, es la cantidad 0'05.
Fórmulas que producen valores de error:
Cuando se presenta un valor de error en una celda, es
porque no se puede calcular la fórmula para dicha celda
correctamente. Los valores de error comienzan siempre con
el signo #.
A continuación, se brinda una tabla con los errores más
frecuentes que se puedan presentar. Esta tabla permitirá
dilucidar algunas dudas emergentes en la inserción de
datos en las celdas de trabajo.
Si el valor del error Significa que una fórmula... es...
#DIV/0! Está tratando de dividir por cero.
#N/A Se refiere a un valor que no está disponible
#¿NOMBRE Usa un nombre que EXCEL no conoce. ?
#NULO! Especifica una intersección inválida entre dos áreas.
#NUM! Usa un número de manera incorrecta.
#REF! Se refiere a una celda que no es válida.
#VALOR! Usa un argumento u operando equivocado.
######## Produce un resultado que es demasiado largo para la celda.
También ocurre cuando un valor constante es demasiado
Rangos de celdas
Un rango es un conjunto de celdas adyacentes, tanto en vertical como en horizontal, sobre el que queremos
trabajar o referenciar como un todo. Siempre tendrá una forma “rectangular”, a modo de una matriz
algebraica. Según esto, un rango puede ser una sola celda, o toda la hoja de cálculo, o una columna, o una
fila, o un trozo de fila, o un trozo de columna, etc.
Ordenar Datos
Si queremos ordenar los registros por alguno de sus campos, nos
posicionamos en la tabla, en una celda de la columna por la cual
queremos ordenar, y pulsamos a cualquiera de los botones Ordenar
de A a Z u Ordenar de Z a A de la pestaña Datos de la Cinta de
herramientas.
Al ordenar una lista, el programa reorganiza las filas según el
contenido de la columna seleccionada. También se pueden ordenar
filas o datos seleccionados en una sola columna. Además se puede
seleccionar un criterio de ordenación. Este constituye la forma de
organización de datos deseada.
Filtros:
Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar y trabajar con un subconjunto de
datos de una lista. Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio
que se especifique para una columna. Excel proporciona dos comandos para
aplicar filtros a las listas: A diferencia de ordenar, el filtrado no reorganiza las listas
sino las oculta.
Dos opciones de filtro son:
•Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples.
• Filtro avanzado, para criterios más complejos.
A diferencia de ordenar, el filtrado no reorganiza las listas. El filtrado oculta
temporalmente las filas que no desee mostrar.Cuando Excel filtra filas, puede
modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto de la
lista sin necesidad de reorganizarlo u ordenarlo.
Filtro Automático:
Este filtro nos permite mostrar un subconjunto de la lista rápidamente con
sólo hacer un click. Cuando seleccionamos el comando Filtro en el Menú
Datos y luego Autofiltro, Excel coloca botones desplegables directamente en
los rótulos de columna de la lista. Si se hace click en uno de estos, aparecerá
una lista de todos los elementos únicos de la columna. Si se selecciona un
elemento de la lista de una columna especifica, ocultará al instante todas las
filas que contienen un valor seleccionado.
Para eliminar los criterios de filtrado de una sola columna elegir (Todas) en la
lista desplegable de la columna. Para mostrar todas las filas ocultas en la lista,
elegir el comando Filtro en el Menú Datos y luego Mostrar todo. Para mostrar
todas las filas ocultas y eliminar las flechas de filtro, elegir el comando Filtro y
desactivar Autofiltro.
Alcances y características de excel
Excel es, en la actualidad, la mejor aplicación de hojas de cálculo y su alcance
se puede ejemplificar en dos campos:
1.El ingreso de información tipo texto, numérico, fecha y tiempo. A la
información contenida se le pueden aplicar diferentes opciones visuales
mediante el formato elegido. De esta manera, con la personalización de
fuentes (tipografía), alineación, formatos de celdas, formatos condicionales, de
tablas, de estilos, etc. Permiten optimizar la presentación de la información.
2.Acceso a operaciones de cálculo a través de fórmulas y funciones. Así
como las operaciones de búsqueda, los filtros y gráficos para optimizar la
presentación de los datos.
Las fórmulas se realizan a través de operadores aritméticos, de comparación o
relación, concatenación y de referencia
Las funciones son palabras que representan a una programación ya desarrollada,
son fórmulas predefinidas y cumplen una tarea específica.
Cada función tiene su sintaxis y argumento.
¿Cuál es la Diferencia entre Función y Fórmula Excel?
La principal diferencia entre función y fórmula Excel, es que:
-una fórmula es una ecuación, una expresión que el usuario escribe
para obtener un resultado.
-una función es una fórmula predefinida para realizar operaciones mas
complejas.
Una fórmula es una expresión que realiza operaciones sobre los datos en una
hoja de cálculo. Las fórmulas sirven para realizar operaciones matemáticas
como suma y multiplicación, o realizar la comparación del contenido de una
tabla.
Las fórmulas tienen un límite de caracteres, así por ejemplo no se puede utilizar
una fórmula para sumar 1000 celdas. Para eso se necesita usar una función,
cuyos argumentos son más sencillos de editar. Las fórmulas pueden contener
funciones que faciliten la creación de una operación.
Una función es una fórmula predefinida. Las funciones son pequeñas macros
prediseñadas para realizar cálculos utilizando valores específicos denominados
argumentos que van entre paréntesis. Los argumentos se ejecutan de acuerdo a
la estructura de la fórmula, siguiendo una secuencia específica. Las funciones
que no tienen argumentos necesitan acompañarse de paréntesis vacíos.
Funciones más utilizadas en el campo de la Salud:
PROMEDIO: Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.
MAX: Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.
MIN: Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.
CONTAR: Cuenta la cantidad de celdas que contienen números y cuenta
los números dentro de la lista de argumentos. Use la función CONTAR
para obtener la cantidad de entradas en un campo de número de un rango
o matriz de números.
CONTAR.SI: Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y
que cumplen con el criterio especificado. Por ejemplo contar la cantidad
de alumnos que obtuvieron un puntaje mayor a 8
CONTAR.BLANCO: Use la función CONTAR.BLANCO para contar el número
de celdas vacías en un rango de celdas.
CONTAR,SI.CONJUNTO: aplica criterios a las celdas de varios rangos y
cuenta el número de veces que se cumplen todos los criterios.
SUMAR.SI: Suma las celdas en el rango que coinciden con el criterio
especificado. Sirve para contar el número de veces que aparece una cadena
de texto o un número dentro de un rango de celdas. Por ejemplo, para saber
la cantidad de materias aprobadas por todos los alumnos de la facultad, la
función sería sumar si las materias de cada alumno tienen un puntaje
mayor a 6.
La funciones PROMEDIO / MAX Las funciones MAX y MIN obtienen los valores
máximos y mínimos del rango especificado.
La función PROMEDIO calcula la media aritmética, es decir, suma todos los valores
de las celdas especificadas y divide ese valor entre el número de elementos
sumados.
La función PROMEDIO es equivalente a la siguiente fórmula:
=SUMA(B1:B10)/CONTAR(B1:B10)
/ MIN
La función SUMA obtiene el total de los valores y la función CONTAR, que es otra
función estadística, determina la cantidad de valores en el rango. Con estas
funciones podrás realizar un análisis básico, pero importante, de los números
contenidos en tus hojas de Excel.
La función CONTAR
Excel provee de algunas
funciones que nos ayudan a
contar celdas que cumplen con
ciertas condiciones, como el
total de celdas que contienen un
valor, o contar la cantidad de
celdas que contienen números o
contar las celdas en blanco.
¿QUÉ HACE?
Cuenta la cantidad de celdas que
contienen números.
La función CONTAR.SI Solamente existen dos argumentos para la
La función CONTAR.SI función CONTAR.SI que son lo siguientes:
en Excel nos da la
oportunidad de contar el
número de celdas de un
rango que cumplan con
un criterio establecido.
Solamente cuando el
valor de dichas celdas
cumple la condición es
considerada dentro de la
cuenta.
CONTAR.BLANCO
La función
CONTAR.BLANCO
cuenta las celdas
que están vacías
dentro de un
rango.
La función CONTAR.SI.CONJUNTO tiene dos
La función argumentos obligatorios y los demás opcionales.
CONTAR.SI.CONJUNTO
en Excel nos permite
contar los elementos de
un rango que cumplen
con los criterios
definidos. Esta función
nos permite especificar
hasta 127 criterios.
Cuando necesites contar elementos en Excel utilizando
múltiples criterios, la función CONTAR.SI.CONJUNTO será
de mucha utilidad.
MUCHAS
GRACIAS!
