ORGANIGRAMA: TIPOS, EJEMPLOS Y RECOMENDACIONES PARA SU DISEÑO.
EL ORGANIGRAMA.-
Organigrama es el diagrama que representa la estructura formal de la empresa. En él
aparecen con toda claridad:
La estructura jerárquica, que define los diversos niveles de la organización.
Los órganos que componen la estructura.
Los canales de comunicación que unen los órganos.
Los nombres de quienes ocupan los cargos
Los organigramas no son otra cosa que la representación gráfica de la estructura
organizativa. Su objetivo es el de suministrar un cuadro que ponga en evidencia:
1. La articulación de las distintas funciones dentro de la estructura.
2. Los puestos de trabajo y las unidades existentes y su posición en la estructura.
3. Las relaciones formales (jerárquicas, funcionales, consultivas, auxiliares ), las líneas
de comunicación y las conexiones existentes entre los distintos puestos y unidades.
El organigrama debe permitir la visualización simple y directa de la estructura de la
organización. El organigrama tiene una función estática y dinámica a un mismo tiempo, a
saber:
Estática, en cuanto reproduce la situación existente en un determinado momento
de la vida de una organización.
Dinámica, en cuanto constituye un importante instrumento de la actividad
directiva, sea para el planteamiento preliminar de un estudio de la estructura, sea
para el control continuo de la eficacia y de la validez de la estructura existente y de
su adecuación a las variables exigencia de la empresa , sea , por último, como guía
para reformar esa estructura.
El organigrama es útil y eficaz a condición de que no sea un fin en sí mismo, sino que forma
parte integrante de un manual que recoja claramente los deberes, objetivos, autoridad,
requisitos, responsabilidades, relaciones y procedimientos de los distintos puestos, quedando
integrado en un amplio programa de acción organizativa, con vistas a mejorar la eficiencia
general de la empresa.
Procedimiento:
Antes de redactar un organigrama es necesario estudiar cómo se desarrollan en la práctica de
la empresa las distintas funciones y relaciones interpersonales. Ante todo, hay que definir las
funciones desarrolladas en la empresa, para cada grupo principal de funciones, o bien de
productos o servicios, o para cada centro de trabajo. Para ello, se debe entrevistar a los jefes,
preguntando por la denominación y ubicación de su unidad, su calificación, nombre y
calificación de su superior inmediato, numero de subordinados a su cargo y sus calificaciones,
funciones y tareas desarrolladas, y sus relaciones con el interior y exterior de la empresa.
Luego, integrando y comparando los datos recogidos en las diversas entrevistas, se podrá
redactar el primer borrador del organigrama para después de contrastarlo debidamente poder
ir configurando el organigrama definitivo con el consenso de la dirección y subordinados.
Simbología:
El organigrama está constituido por rectángulos, cuadrados o círculos, unidos por líneas
horizontales y verticales. Los rectángulos representan los órganos o cargos de la organización,
mientras que las líneas representan los canales de comunicación o relaciones funcionales o
formales. Cuando representan comunicaciones diferentes (de arriba hacia abajo), los canales
de comunicación indican autoridad; cuando representan comunicaciones ascendentes (de
abajo hacia arriba), indican responsabilidad.
Relaciones de autoridad:
Las relaciones de autoridad están representadas por tres maneras en el organigrama:
Autoridad de línea, autoridad de asesoría (o staff) y autoridad funcional:
1. Autoridad de línea o jerárquica:
Confiere al poseedor de derecho de impartir órdenes directas a los subordinados y delegar
directamente parte de su autoridad.
2. Autoridad funcional:
Permite que un cargo actúen sobre colaboradores no ligados directamente a ellos,
considerando sólo asuntos específicos de su función en la organización. Las modificaciones
propuestas por el órgano que tiene autoridad funcional deben ser aprobadas antes por el
órgano de la línea superior jerárquico del órgano que debe modificarse.
3. Autoridad de asesoría (o de staff):
Cuando una persona recibe autorización para realizar investigaciones y trabajos en áreas
específicas o cuando tiene permiso para asesorar en determinadas cuestiones. En ningún caso
debe dar órdenes directas a los niveles jerárquicos inferiores, ya que sólo puede asesorar a su
superior jerárquico.
En general, los organigramas tienen la ventaja de:
1. Definir con claridad las funciones y tareas, los titulares o denominaciones de los
distintos puestos, las líneas de autoridad, las partes de la estructura sobre las que
inciden las decisiones tomadas en un determinado puesto.
2. Aclarar las relaciones entre los distintos órganos de la empresa.
3. Obligar a un examen profundo, crítico y objetivo de la propia estructura
organizativa.
4. Sacar a la luz los defectos, desequilibrios e imperfecciones existentes.
5. Facilitar la orientación de los recién incorporados a la empresa.
6. Permitir programar las líneas de promoción del personal, asegurar la continuidad
en los puestos fundamentales y preparar las acciones de formación y rotación del
personal.
7. Actuar como guía, para la planificación y estudio de la estructura organizativas
8. Suministrar una visión general de la estructura de la empresa a las personas ajenas
a la misma.
1.- TIPOS DE ORGANIGRAMAS.-
Según el contenido de los organigramas, podemos considerar los siguientes tipos:
1.1.-ORGANIGRAMAS GENERALES:
Este organigrama resume en un gráfico toda la estructura de la empresa o de una gran unidad
suya, siendo forzosamente sintético, limitado a representar las divisiones mayores.
1.2.-ORGANIGRAMAS PARTICULARES O SECTORIALES:
Son los que representan con detalle la estructura a nivel de unidades menores. En
organizaciones grandes se tiene un organigrama general para la empresa, en el que se
representan solo las divisiones principales, y una serie de organigramas generales para las
divisiones mas importantes, acompañadas de organigramas particulares para todos los
sectores en los que se subdividen las divisiones.
1.3.-ORGANIGRAMAS DE BLOQUES:
Cuando se ofrece una visión esquemática y de conjunto de la estructura organizativa de la
empresa de una gran unidad o de un sector suyo, comprendiendo solo los grupos principales
en los que se divide, que posteriormente se desarrollaran con más detalle en otros
organigramas.
1.4.-ORGANIGRAMAS DE DETALLE:
Son los que comprenden todos los niveles y puestos, hasta el nivel más bajo. El organigrama
particular es de detalle. En empresas pequeñas el organigrama general puede ser de detalle,
abarcando toda la estructura.
2.- CLASES DE ORGANIGRAMAS.-
Seguidamente mencionaremos diversas clases de organigramas, según sea su estructura y
forma de representación, a saber:
2.1.-CLÁSICO U HORIZONTAL:
Es el Organigrama Clásico y el más común de todos los organigramas y el que presenta las
características más importantes de la estructura organizacional. El organigrama clásico facilita
la codificación de los órganos o las actividades de la organización.
Estos tienen un desarrollo de izquierda, donde de coloca el puesto directivo más elevado a la
derecha. Son más claros, más fáciles de consultar y de dibujar y requieren menos espacio. Son
de dos tipos: el más común, indica las líneas de autoridad y los niveles. El otro, no los
comprende y evita así, en la presentación de la estructura, cualquier idea de subordinación
jerárquica.
2.2.-ORGANIGRAMA DIAGONAL O EUROPEO:
Es un organigrama clásico dispuesto en diagonal, de modo que en la parte inferior pueda
colocarse información para cada órgano, cualquiera que sea su nivel jerárquico. Está
información registrada puede referirse al número de empleados de cada órgano, el código
correspondiente en el plan de cuentas, el volumen de gastos previstos en el presupuesto, el
índice de participación en la facturación global de la empresa, etc. La diagonal debe hacerse de
modo que cada órgano tenga su escaño respectivo en la parte baja del diagrama.
2.3.-ORGANIGRAMA VERTICAL:
Es idéntico al organigrama clásico u horizontal, excepto en que se elabora verticalmente. Es la
forma más difundida y común. En ella el puesto de dirección más elevado del grupo se sitúa en
la parte superior de la hoja, las otras unidades y puestos siguen de arriba a abajo, en orden
decreciente de autoridad.
Cuando se quiera que el organigrama manifieste también los niveles de los puestos y unidades,
la colocación de estos en el dibujo se hace exactamente al mismo nivel para cada grado
jerárquico o escalón de estructura, con lo que todos los que en el organigrama quedan a la
misma altura tienen el mismo grado de autoridad. Este tipo de organigrama vertical se
denomina: Organigrama de Niveles.
2.4.- ORGANIGRAMA CIRCULAR:
Se elabora en círculos concéntricos que representan los diversos niveles jerárquicos, trazados
en líneas continuas o punteadas. Las líneas continuas representan los canales de comunicación
existentes entre los órganos (o cargos). En lo demás, se parece a un organigrama clásico
abierto en abanico. Los rectángulos situados en la periferia representan los órganos (o cargos)
de los niveles inferiores. A medida que se aproxima se halla el órgano más elevado de la
organización. Algunos organigramas circulares no traen círculos concéntricos que representan
los niveles jerárquicos cuando la posición de los órganos (en rectángulos o círculos) define por
sí misma los niveles de la organización.
En estos organigramas el puesto directivo más elevado esta situado en el centro de una serie
de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad,
decreciente desde el centro hacia los extremos. El círculo más externo, indica el último nivel, el
de la ejecución. Los puestos de igual importancia, están colocados a la misma distancia del
centro, sobre un mismo círculo. Las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que
unen las casillas.
Esta forma de representación del organigrama ofrece algunas ventajas, evita la imagen de las
relaciones de jefe a subordinados, indica cómo se articula cada función y cómo efluye el
trabajo desde el centro a los extremos y viceversa, pone en evidencia los niveles de autoridad
y permite reproducir en un espacio limitado un gran número de unidades y puestos de trabajo.
Por el contrario, el organigrama circular es difícil de leer y no es fácil de dibujar..
2.5.- ORGANIGRAMA SECTORIAL O RADIAL:
Una variante simplificada del organigrama concéntrico, es el organigrama Radial, el cual no
representa los niveles de autoridad y se limita a poner de manifiesto que las distintas
funciones se irradian desde el centro hacia los extremos.
Consta de círculos concéntricos que representan los diversos niveles jerárquicos. La autoridad
máxima se localiza en el centro del diagrama, y el nivel jerárquico disminuye a medida que se
acerca a la periferia. El organigrama sectorial o radial permite representar la estructura
organizacional de manera compacta. No obstante, presenta ciertas limitaciones técnicas, pues
dificulta la representación de órganos auxiliares muy variados
2.6.-ORGANIGRAMA DE BARRAS:
Permite representar la estructura organizacional mediante barras horizontales de longitud
variable, según el nivel jerárquico. Cada órgano (o cargo) está representado por una barra.
Todas las barras comienzan en la misma línea a la izquierda (o a la derecha) y se prolongan
hacia la derecha (o hacia la izquierda). Cuanto más elevado sea el nivel jerárquico, mayor será
la longitud de la barra. La subordinación de un órgano (o cargo) a otro nivel jerárquico
inmediato más elevado. Este organigrama presenta algunas desventajas respecto del
organigrama clásico, pues dificulta la representación de diversos tipos de autoridad (funcional,
comités, etc.), así como de órganos subordinados pertenecientes a niveles jerárquicos
distantes. Una de sus fortalezas es la facilidad de elaboración
2.7.-ORGANIGRAMAS VISUALES Y FOTOGRÁFICOS:
Son como los normales, a salvo que, en lugar de las usuales casillas indicativas del nombre y la
calificación del titular del puesto o la denominación de este, incluyen las fotografías de las
distintas personas. Esto es útil si se trata de un organigrama mural, ya que permite a todo el
personal conocerse mejor y facilita el conocimiento del organigrama a los recién incorporados
a la empresa. También resulta muy útil para los servicios de vigilancia y seguridad.
2.8.-ORGANIGRAMAS LINEALES DE RESPONSABILIDAD:
Estos gráficos permiten indicar para cada persona:
que es lo que hace
con quien tiene relaciones
con quien consulta
que carga de trabajo desarrollada en que trabajo, desarrollado por otras personas,
toma parte o colabora.
Permite representar de forma gráfica y visual gran cantidad de datos e indicaciones que los
organigramas corrientes no es fácil mencionen y que, en general, están detallados en las
descripciones de puestos de trabajo.
Para ello utilizan una simbología que indica diversas relaciones a prever durante la
realización del trabajo, como:
realiza el trabajo
supervisión generalmente supervisión directa
debe ser consultado
debe ser informado
intercambio de opiniones
El Organigrama de Responsabilidad se compone de un cuadro o tabla cuadriculada, donde en
las abscisas se desglosan, en cada columna, todos los puestos de la organización
empresarial, desde el director general al último operario. Así mismo, en las ordenadas se
mencionan en cada fila las diferentes tareas a ser desarrolladas en la empresa.
Seguidamente en cada cuadricula se irá poniendo el símbolo que indica el tipo de relación que
cada puesto deberá ejercer según se trate de una tarea u otra.
Es decir, que los gráficos lineales de responsabilidad son tablas de doble entrada, en cuyo
margen superior se enumeran los distintos puestos de trabajo y unidades organizativas; en el
margen izquierdo se citan las tareas primordiales a tenerse en cuenta en la empresa, para,
finalmente utilizar en las casillas los determinados símbolos anteriormente mencionados,
indicando si la persona realiza directamente esa tarea o función, la supervisa , la controla,
toma parte en ella de alguna forma, etc. Si entre la persona o unidad organizativa y la tarea o
función no existe relación alguna, la casilla permanece en blanco.
2.9.-ORGANIGRAMAS CON DIAGRAMAS DE FLUJO:
El flujo de trabajo de datos y de documentos, en el interior de una empresa o de cualquier
parte suya, afecta a varias unidades, puestos o personas creando entre ellos una serie de
relaciones que un organigrama normal no puede representar. Es útil añadir en el mismo
gráfico la representación de la estructura organizativa verdadera y la descripción del camino
que siguen los procedimientos y los flujos de trabajo de datos y de documentos.
Normalmente el organigrama se traza en la parte superior del gráfico, mientras que la parte
inferior se reserva para la ilustración de los procesos y de los flujos.
2.10.-ORGANIGRAMAS COMPLEMENTADOS CON SOCIOGRAMAS:
A veces es aconsejable completar el organigrama con un socio-grama para alcanzar a
representar un conocimiento suficiente de las interrelaciones que tienen lugar entre los
miembros del grupo. El socio-grama puede superponerse al organigrama resaltando así las
concordancias y las divergencias entre ambos. Esto permite descubrir casos de evidente
contradicción entre estructuras formales e informales.
2.11.-ORGANIGRAMA EN TRÉBOL:
Esta propuesta de organización en trébol, surge como idea que pretende buscar la máxima
concentración de actividades, eficiencia y flexibilidad en la organización ante situaciones de
ambigüedad, incertidumbre y complejidad del entorno competitivo de la actual era del
cambio. El principal mecanismo de coordinación es la normalización de resultados junto a las
habilidades, basándose en una descentralización y especialización con numerosos mecanismos
de enlace y sistemas de coordinación, siendo fundamental el núcleo de trabajadores
permanentes.
El modelo en trébol es una nueva forma de buscar la adaptación organizativa permanente
ante los cambios sociales, económicos y tecnológicos que afectan a la organización
Los conjuntos de las cuatro agrupaciones a considerar son los siguientes:
1.-Núcleo de Trabajadores Permanentes:
Núcleo profesional
Cada vez mejor retribuido
Rotación elevada
Formación frecuente
Cada vez mas reducido
Gran motivación
2.-Trabajo Flexible:
Trabajo parcial o temporalidad
Grupo de mas rápido crecimiento
Difícil de gestionar
Trabajo mas barato
3.-Autoservicio:
El cliente es el que realiza el trabajo
Reduce costes
Ahorra trabajo
4.-La subcontratación:
Trabajo que no es esencial realizar en la empresa
Trabajo que se hace mejor fuera
Trabajo más barato
2.12.-ORGANIGRAMA SEMCO DE CÍRCULOS CONCÉNTRICOS:
Una estructura organizativa realmente innovadora es la utilizada en la empresa brasileña
SEMCO de Ricardo Semler, donde se encuentran cientos de empleados trabajando en un
conjunto de empresas dentro de una misma corporación con una estructura panel, dentro de
la fabricación de diversos bienes de equipo, de consumo y consultorías en dirección.
Las personas trabajan en ciclos completos de productos, entendiendo los procesos desde el
principio al final. No hay secretarias, ni tabiques, ni horarios. Mecanografían y envían sus
propios informes. Utilizan el teletrabajo y prácticamente no hay papeles. Se ha reducido la
burocracia al máximo. Los salarios son fijados por cada uno indistintamente, siendo calificados
también los jefes y pudiendo tener acceso a la contabilidad, disponiendo de una libertad de
información total.
Se basa en democracia y libertad a los trabajadores con tres pilares, a saber: democracia
interna, distribución de los beneficios e información compartida sobre la marcha de la
empresa.
La estructura se basa en los círculos concéntricos, disponiendo de tres círculos, a saber:
Núcleo central: En este círculo esta la Presidencia compuesta por cinco consejeros
que se alternan en la presidencia cada seis meses.
Circulo intermedio : Formado por técnicos y directivos
Circulo exterior :Formado por operarios, administrativos y comerciales
Se generan muchas ideas gracias a la fluidez en la comunicación entre los círculos y en la toma
de decisiones.
2.13.-MODELO BASADO EN AGRUPACIONES MATRICIALES.-
La organización o estructura matricial, en ocasiones llamada “sistema de mando múltiple
consiste en una organización que cuenta con dos tipos de estructura al mismo tiempo:
funcional y de producto o mercado. Los empleados tienen, de hecho, dos jefes; es decir,
trabajan con dos cadenas de mando. Una cadena de mando es la de funciones o divisiones, el
tipo que se diagrama en forma vertical en las gráficas que anteceden. El segundo es una
disposición horizontal que combina al personal de diversas divisiones o departamentos
funcionales para formar un equipo de proyecto o negocio, encabezado por un gerente de
proyecto o grupo, que es experto en el campo de especialización asignado al equipo como en
la siguiente figura.
Conforme las organizaciones se han ido haciendo mundiales, muchas usan un tipo de matriz
para sus operaciones internacionales. Quizá cuenten con gerentes de productos o divisiones,
como en el caso de la empresa con divisiones. Por lo tanto, de división dependería del gerente
de la división, en cuanto a asuntos relacionados con los productos, y el gerente nacional, en
cuanto a asuntos de políticas o aquellos que impliquen relaciones internacionales. La
estructura matricial es un medio eficiente para reunir las diversas habilidades especializadas
que se requieren para resolver un problema complejo. Una desventaja es que no todo el
mundo se adapta bien al sistema matricial.
3.-RECOMENDACIONES PARA EL DISEÑO E IMPLANTACION DE ORGANIGRAMAS.-
Como recomendaciones para el diseño de organigramas expongo las siguientes:
1.-REFLEXIÓN ESTRATÉGICA.- El primer paso consistirá en realizar una reflexión estratégica
que sirva para actualizar la misión, visión y valores compartidos de la empresa, así como sus
sistemas de comunicación interna, externa, formal e informal.
2.-CADENA DE VALOR.-Como segundo paso, se deberá analizar la cadena de valor de la
organización, definiendo sus secciones homogéneas de dirección, apoyo. tecnología y
operacionales, con lo que tendremos una visión realista de las necesidades de responsables
para cada área , sección o departamento.
3.-UNIDADES DE NEGOCIO Y ORGANIZACIÓN HORIZONTAL.-Es primordial el conseguir una
organización con el mínimo número de niveles jerárquicos, a poder ser que no superen los tres
escalones , además de tratar de dividir la organización en diversas unidades de negocio que no
superen los 100 empleados y operarios, siendo lo ideal los 50 en plantilla por cada unidad.
4.-CONFECCIÓN DE ORGANIGRAMA JERÁRQUICO Y FUNCIONAL.-Se debe empezar a
configurar el organigrama jerárquico de la empresa y establecer las funciones y tareas que
deben desarrollarse en cada departamento, taller o sección de apoyo que hayamos definido,
de manera que se pueda establecer el correspondiente organigrama funcional.
5.-SELECCIÓN DE RESPONSABLES.-A continuación, deberemos sopesar las cualidades de los
necesarios directores, jefes, o mandos intermedios a considerar, tratando de armonizar sus
conocimientos con las características personales que se juzguen más idóneas a la función a
desempeñar. Las mismas pueden basarse en su perfil como pensador, escéptico, conservador
e innovador, o bien, pragmático, intuitivo, comunicativo, responsable organizado, con sentido
común y trabajador.
Inmediatamente iremos ubicando las personas que creamos más eficaces como responsables
de cada departamento considerado.
6.-ESTABLECER GRUPOS DE TRABAJO Y PROYECTOS.-Asimismo deberemos configurar una red
de grupos de trabajo y control con reuniones periódicas que potencien la comunicación y
control de la organización en los sentidos ascendentes y descendentes , así como grupos
matriciales que puedan realizar la gestión de proyectos de mejora y creatividad que ayuden al
progreso de la competitividad de la empresa.
Es importantísimo explicar el organigrama al personal y obtener su aprobación al mismo,
estando abierto a cualquier cambio que pueda necesitarse y teniendo en cuenta que siempre
deberá estar sujeto a cambios según sean las circunstancias de cada momento.
