ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
Paralelo clase de documentos
Servicio nacional de aprendizaje SENA
Ficha: 3207289
APRENDIZ: Jose David Romero Acosta
INSTRUCTOR: SAMIR CABRERA MORENO
SENA 2025
PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS
Su raíz lingüística proviene del latín Documentum, un documento es una carta, diploma o
escrito que ilustra acerca de un hecho, situación o circunstancia. También se refiere al
escrito que presenta datos susceptibles de ser utilizados para comprar algo. Aparte de la
anterior definición, también encontramos que los documentos se clasifican en dos
grandes grupos: En primer lugar, encontramos los documentos textuales, que son aquellos
que utilizan cualquier otro tipo de soporte para guardar una información concreta.
Por otra parte tenemos los archivos los cuales constituyen la garantía de la evolución
jurídica y administrativa de la sociedad, puesto que permiten la posibilidad de mantener la
continuidad institucional e integración de todos sus procesos que contribuyen a su
planificación y control, teniendo en cuenta que la delimitación entre los históricos y los
administrativos es convencional, y que los documentos son los mismos desde que se
producen en la oficina, como soporte físico de una gestión determinada hasta que son
depositados en los archivos históricos donde son considerados, además de testimonio
como fuente primaria para la investigación y conforman el patrimonio histórico
documental del país.
Clases de documentos.
Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y comunicación
de información y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en
las siguientes dimensiones: su soporte físico o material el mensaje e información que
conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que
a grandes rasgos, se pueden identificar y resumir dos clases de documentos.
• Documento de Archivo: Determinado por el lugar donde se encuentra toda la
información producida o recibida por una entidad publica o privada, en razón de
sus actividades o funciones.
• Documento Electrónico: Toda la información generada, enviada, recibida,
almacenada o acumulada por medio electrónico. También se encuentran
documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción durante todo el ciclo
vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histórico.
CLASE DE DEFINICION USO DIFERENCIA SIMILITUDES
DOCUMENTO
Según el articulo 3 de la ley 594 Son el conjunto de Pueden hacer parte de ellos
de 2000, se conoce como documentos que se los documentos
documento de archivo, el usan de manera electrónicos, pero también
registro de información frecuente por la hacen Parte de los
producida o recibida por una organización emisora documentos textuales que
organización publica o privada, y/o receptora y por las se trasmiten a través de
en razón de sus funciones y/o entidades públicas, medios magnéticos o
actividades. privadas y/o personas evidencias físicas. El valor
También podemos decir el naturales interesadas. documental se determina
documento de archivo se refiere de acuerdo a su
al resultado de una acción y es autenticidad y el contenido
definido por distintos autores de los documentos debe
como aquel que el producido permanecer con sus
y/o recibido por institución o soportes, esto permite que
individuo durante la trayectoria se mantenga la integridad
de su comisión o actividad para de la información que
el cumplimiento de sus objetivos reposa en el documento. Comparten los
DOCUMENTO y conservando como prueba o
información, es decir su
mismos
objetivos, los
DE ARCHIVO finalidad, es cumplir con alguna cuales son el
gestión. mantener y
Los documentos de archivo preservar la
nacen debido a los procesos información de
administrativos. Esto ocurre manera
porque los autores de dicho organizada
proceso han de justificar
documentalmente sus En ambos
decisiones, expresando el casos su
cumplimiento de la ley, la manipulación
oportunidad del criterio al igual que los
adoptado y la lógica, del equipos para
procedimiento seguido. su
Parte importante de los mantenimiento
documentos de archivo con sus
valores documentales mismos
que tienen una estrecha relación
con la teoría del ciclo vital, estos
valores denominados valores
primarios.
Se conoce como documento Su diseño y creación se Puede ser que no todo El proceso de
electrónico, el conjunto de la realiza, en la mayoría documento electrónico se clasificación
información generada, enviada, de los casos para ser convierta en un documento documental se
recibida, almacenada o interpretados visual, de archivo, además que no desarrolla de
acumulada por una organización auditiva e incluso son físicos, si no que se igual forma
publica o privada, por medio manualmente y como hacen visibles u oídos a para ambos
magnético, los cuales pueden reflejo y/o prueba de través de herramientas tipos
hacer parte a su vez del archivo plasmado de manera como pantallas
de gestión, archivo central o escrita. (computadores, Tablet, Se debe
archivo histórico. iPhone, tv) o de audio realizar
Debe ser atendido como el (grabadoras, celulares, archivos para
DOCUMENTO conjunto de documentos computadores, entre otros). su clasificación
ELECTRONICO producidos, recibidos, o
reunidos por una persona física
Su contenido solo puede ser
leído mediante un
o jurídica de modo involuntario, dispositivo electrónico, ya
natural y espontaneo. sea iPad, ordenador o
En el transcurso, y como apoyo, móvil, su autenticidad
de su actividad de la que es depende del hardware o
testimonio, haciendo uso de la software utilizado para su
electrónica, que se conserva y creación, además que solo
transmiten también mediante se podrá mantener si se
medios electrónicos en conserva en su estructura
dispositivos de conservación original.
permanente tras efectuar una
selección a partir de la
identificación y valoración de las
series, con medidas de
autentificación y de
preservación adecuadas y con
una organización respetuosa con
su modo de producción, con el
fin de garantizar su valor
informativo, legal y cultural así
como de permitir su acceso y
uso también mediante las
tecnologías de la información.
