EL ALMACN EN LOS OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIN.

Controlar y resguardar el material bibliogrfico y otros productos culturales, prever que los procesos de surtido y empaque se efecten con calidad, eficiencia y rentabilidad, a fin de que lleguen oportuna y confiablemente a los clientes y puntos de venta propios Una de las habilidades ms importantes del administrador moderno es la de mantener una inquietud constante, entre los miembros de su empresa, para mejorar las operaciones administrativas y productivas, buscando siempre la manera de obtener mayores utilidades con menos inversin y esfuerzo. A su vez, la administracin de los almacenes es una de las operaciones de mayor importancia para una compaa, ya que su resultado se refleja directamente en los estados financieros, adems es una funcin primordial en el plan general de la operacin de la empresa, donde cada actividad embona en un patrn calculado para producir una accin conjunta y dirigida a una meta. Una administracin as integrada tiene como fin la unificacin y coordinacin de todos los esfuerzos humanos para conseguir los objetivos con una mayor efectividad y un menor costo. Es imperioso conocer los objetivos de la empresa para planear los almacenes y dirigir sus actividades. El responsable de los almacenes debe recibir de la alta gerencia la informacin precisa y comprensible de tales objetivos para que l y su personal orienten sus esfuerzos hacia ellos, y para que puedan delinear las funciones del almacn. Ejemplos de funciones del almacn: 1. recibir para su cuidado y proteccin todos los materiales y suministros: materias primas, materiales parcialmente trabajados, productos terminados, y piezas y suministros para la fabricacin, para mantenimiento y para la oficina. 2. proporcionar materiales y suministros, mediante solicitudes autorizadas, a los departamentos que los requieran. 3. controlar los productos terminados para su posterior destino. 4. hacerse cargo de los materiales en curso de fabricacin o de las materias primas que se almacenen con el fin que maduren o se curen para poderlas utilizar (madera

verde, cerveza, etc.) 5. mantener el almacn limpio y en orden, teniendo un lugar para cada cosa y manteniendo cada cosa en su lugar, es decir, en los lugares destinados segn los sistemas aprobados para clasificacin y localizacin. 6. mantener las lneas de produccin ampliamente abastecidos de materias primas, materiales indirectos y de todos los elementos necesarios para y un flujo continuo de trabajo. 7. custodiar fielmente todo lo que se le ha dado a guardar, tanto su cantidad como su buen estado. 8. realizar los movimientos de recibo, almacenamiento y despacho con el mnimo de tiempo y costo posible. 9. llevar registros al da de sus existencias. 5.1 FUNCIONES DEL ALMACN Como ya se dijo anteriormente, la manera de organizar y administrar el departamento de almacenes depende de varios factores, tales como el tamao y plan de organizacin de la compaa, el grado de centralizacin deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la programacin de la produccin. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes: 1. recepcin de materiales en el almacn 2. registro de entradas y salidas del almacn 3. almacenamiento de materiales 4. mantenimiento de materiales y del almacn 5. despacho de materiales 6. coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y de contabilidad FUNCIONES

Organizar y controlar el proceso de recepcin, almacenamiento, surtido y

empaque del material bibliogrfico y de otros productos resguardados en el almacn central de EDUCAL, asegurando el registro y actualizacin permanente de los movimientos que afectan al inventario fsico. Supervisar y evaluar las actividades del personal que recibe, resguarda, surte y empaca el material resguardado en el almacn central y del dems personal asignado al Departamento. Coordinar la realizacin de pruebas selectivas al material resguardado en el almacn central a fin de descartar diferencias de inventario. Coordinar el proceso de toma del inventario fsico en el almacn central conjuntamente con el Departamento de Control de Inventarios o las autoridades fiscalizadoras autorizadas. Llevar un estricto control del rea de recibo en el proceso de recepcin. Organizar el manejo y acomodo ptimo del material en el espacio destinado para su almacenamiento y resguardo. Coordinar la atencin y seguimiento oportuno a los pedidos de material generados por las reas competentes de la entidad. Vigilar que el equipo y la maquinaria necesaria para el almacenamiento, empaque y embalaje se mantengan en buen estado de operacin y gestionar su mantenimiento preventivo y correctivo. Controlar, el material reintegrado al Almacn Central resultado de las

devoluciones. Conciliar peridicamente las entradas y salidas del material bibliogrfico y/o de otros productos culturales. Promover, aplicar y vigilar el cumplimiento de las normas de seguridad e higiene en la operacin del Almacn Central procurando la proteccin de los diversos materiales contra robo, incendio y mermas que afecten los procesos de distribucin y comercializacin. Aplicar medidas de control interno a fin de asegurar la operacin del Almacn y la seguridad del material resguardado. Procurar la coordinacin con las reas que tengan vinculacin con el Departamento, a fin de facilitar la toma de decisiones y la actualizacin constante de los procesos operativos y sistemticos. Participar en los Comits y grupos de trabajo en los que tome parte la Gerencia. Autorizar los procedimientos del Departamento en coordinacin con su Gerencia. Rendir los informes mensuales, trimestrales, semestrales y anuales que le solicite la Gerencia. Desarrollar las dems funciones que expresamente le encomiende el Gerente del rea.

Concepto

Clases de almacenes
Los almacenes se pueden clasificar por distintos conceptos, a continuacin se relacionan los ms significativos: Segn naturaleza de artculos almacenados Segn su funcin en la logstica de distribucin Segn su rgimen jurdico Segn las tcnicas de manipulacin

Segn naturaleza de artculos almacenados

Caractersticas fsicas. Fro Peligroso Valor ... Materias primas Semielaborados Productos terminados Recambios Materiales auxiliares Archivos ...

Situacin en el flujo logstico

Otros usos:

Segn su funcin en la logstica de distribucin

Segn su rgimen jurdico

Segn las tcnicas de manipulacin

Coeficiente 1, un bulto apilado sobre otro. Coeficiente 0.5 un bulto apilado sobre dos (en pirmide) Coeficiente 3 tres bultos apilados sobre otro En Bloque: Apilar bultos unos encima de otros de forma regular. Para productos apilables El ms econmico por la optimizacin del espacio ocupado y por la mnima inversin. Recomendado para pocas referencias y mucha cantidad. Para un buen funcionamiento, todas las unidades de un bloque han de ser de la misma referencia. Dificulta el funcionamiento del FIFO.

Existen soluciones para artculos no apilables, como por ejemplo jaulas, estructuras de palet, mdulos de estanteras portables, etc. Convencionales: Todas las ubicaciones (unidades almacenadas) son accesibles. Para productos no apilables y apilables Tanto para cargas ligeras como para cargas pesadas. Recomendado para muchas referencias y en general poca cantidad. El que ocupa ms espacio. Pasillos entre dos unidades de carga (en profundidad) Inversin en equipamiento. Tanto para cargas paletizadas, como para cargas ligeras. Sistema ms habitual.

Compactos: Bloques de almacenaje para productos no aplicables. Existen dos variables Drive- In con un solo pasillo de cabecera y Drive-Trough con dos pasillos de cabecera, uno en lado opuesto del otro, lo cual permite FIFO. Para productos apilables y no apilables Es un sistema que optimiza el espacio ocupado aunque en menor grado que el bloque Recomendado para pocas referencias y mucha cantidad Inversin en equipamiento. Mayor que en la convencional. El elemento de manutencin entra dentro de los pasillos para retirar el material. Para un buen funcionamiento, por lo menos uno o dos pasillos completos han de contener una misma referencia.

En el mercado de carretillas hay sistemas que permiten acceder a toda la profundidad, nivel a nivel desde el pasillo de cabecera. Por lo tanto permiten colocar referencias distintas por nivel. Dinmicos:

Existen dos variantes, Carga por un lado y descarga por el otro, con dos pasillos de cabecera y carga y descarga por el mismo lado (push-pull), con un solo pasillo de cabecera. Para productos apilables y no apilables Es un sistema que optimiza el espacio ocupado, aunque en menor grado que el bloque. Es obligado tenerlo casi siempre lleno. Recomendado para pocas referencias y mucha cantidad, en paletizacin y para muchas referencias y poca cantidad en picking. Inversin en equipamiento. En paletizacin transportadores de rodillos y en picking, de rulinas. Mayor que en la compacta. El sistema ms habitual es por gravedad aunque tambin existen los sistemas motorizados. El elemento de manutencin entra dentro de los pasillos para retirar el material. Es el sistema FIFO por excelencia, por cuanto es obligado fsicamente. Para un buen funcionamiento, por lo menos uno o dos niveles (nichos) completos han de contener una misma referencia.

Mviles: Las estanteras se desplazan con loa mercanca a cuestas. Para productos no apilables y apilables. Recomendado para muchas referencias y en general poca cantidad. Ocupa poco espacio, tiene un solo pasillo Inversin en equipamiento. tanto para cargas paletizadas, como para cargas ligeras Sistema lento, por lo tanto es preferible usarlo para aquellas referencias que se mueven poco. Tambin indicando para aquellas situaciones en que el espacio es caro, por superficie, por condiciones climticas etc.

Semiautomticos: Son aquellos almacenes en donde existen algunas instalaciones de manutencin que mejoran la actividad interna, como por ejemplo la recepcin, la preparacin de pedidos, etc. pero utilizan los mismos sistemas de almacenaje. Automticos: Se conocen por almacenes automticos aquellos sistemas que utilizan elementos de almacenaje en altura y la manutencin principal la realiza un transelevador, habitualmente son "silos" autoportantes. Publicado por Juan Carlos Santos Cougil en 09:00