CLASIFICACIÓN DE
INVENTARIOS
La clasificación es una de las mejores medidas de control interno de
inventarios, dado que de aplicarse correctamente puede permitir mantener el
mínimo de capital invertido en stock, entre muchos otros beneficios.
CLASIFICACIÓN ABC
Vilfredo Pareto fue un sociólogo y economista italiano quien en 1897, afirmó
que el 20% de las personas ostentaban el 80% del poder político y la
abundancia económica, mientras que el 80% restante de la población
(denominada "masas") se repartía el 20% restante de la riqueza y de la
influencia política. Este principio es
susceptible de aplicarse a muchos entornos, dentro de los cuales cabe
destacar el control de calidad, la logística (de distribución), y la administración
de inventarios. En el control interno de stock, este principio significa que unas
pocas unidades de inventario representan la mayor parte del valor de uso de
los mismos.
En toda organización se hace necesaria una discriminación de artículos con el
objetivo de determinar aquellos que por sus características precisan un control
más riguroso.
La Clasificación ABC es una metodología de segmentación de productos de
acuerdo a criterios preestablecidos (indicadores de importancia, tales como el
"costo unitario" y el "volumen anual demandado"). El criterio en el cual se
basan la mayoría de expertos en la materia es el valor de los inventarios y los
porcentajes de clasificación son relativamente arbitrarios.
Muchos textos suelen considerar que la zona "A" de la clasificación
corresponde estrictamente al 80% de la valorización del inventario, y que el
20% restante debe dividirse entre las zonas "B" y "C", tomando porcentajes
muy cercanos al 15% y el 5% del valor del stock para cada zona
respectivamente. Otros textos suelen asociar las zonas "A", "B" y "C" con
porcentajes respectivos del valor de los inventarios del 60%, 30% y el 10%, sin
embargo el primer caso es mucho más común, por el hecho de la conservación
del principio "80-20". Vale la pena recordar que si bien los valores anteriores
son una guía aplicada en muchas organizaciones, cada organización y sistema
de inventarios tiene sus particularidades, y que quién aplique cada principio de
ponderación debe estar sumamente consciente de la realidad de su empresa.
CONTROLES PARA LAS ZONAS DE LA
CLASIFICACIÓN
Control para ZONAS "A"
Las unidades pertenecientes a la zona "A" requieren del grado de rigor más
alto posible en cuanto a control. Esta zona corresponde a aquellas unidades
que presentan una parte importante del valor total del inventario. El máximo
control puede reservarse a las materias primas que se utilicen en forma
continua y en volúmenes elevados. Para esta clase de materia prima los
agentes de compras pueden celebrar contratos con los proveedores que
aseguren un suministro constante y en cantidades que equiparen la proporción
de utilización, tomando en cuenta medidas preventivas de gestión del riesgo
como los llamados "proveedores B". La zona "A" en cuanto a Gestión del
Almacenes debe de contar con ventajas de ubicación y espacio respecto a las
otras unidades de inventario, estas ventajas son determinadas por el tipo de
almacenamiento que utilice la organización.
Control para ZONAS "B"
Las partidas B deberán ser seguidas y controladas mediante sistemas
computarizados con revisiones periódicas por parte de la administración.
Los lineamientos del modelo de inventario son debatidos con menor frecuencia
que en el caso de las unidades correspondientes a la Zona "A". Los costos de
faltantes de existencias para este tipo de unidades deberán ser moderados a
bajos y las existencias de seguridad deberán brindar un control adecuado con
el quiebre de stock, aún cuando la frecuencia de órdenes es menor.
Control para ZONAS "C"
Esta es la zona con mayor número de unidades de inventario, por ende un
sistema de control diseñado pero de rutina es adecuado para su seguimiento.
Un sistema de punto de reórden que no requiera de evaluación física de las
existencias suele ser suficiente.
¿CÓMO REALIZAR LA CLASIFICACIÓN ABC?
La clasificación ABC se realiza con base en el producto, el cual expresa su
valor por unidad de tiempo (regularmente anual) de las ventas de cada
ítem i, donde:
Di = Demanda "anual" del ítem i (unidades/año)
vi = Valor (costo) unitario del ítem i (unidades monetarias/unidad)
Valor Total i = Di * vi (unidades monetarias/año)
Antes de aplicar el anterior ejercicio matemático a los ítems es fundamental
establecer los porcentajes que harán que determinadas unidades se clasifiquen
en sus respectivas zonas (A, B o C).
Luego de aplicarse las operaciones para determinar la Valorización de los
artículos, se procede a calcular el porcentaje de participación de los artículos,
según la valorización (suele usarse también en cantidad, "particiapción en
cantidad"). Este ejercicio se efectúa dividiendo la Valorización de ada ítem
entre la suma total de la valorización de todos los ítems.
luego se precede a organizar los artículos de mayor a menor según sus
porcentajes, ahora estos porcentajes se acumulan. por último, se agrupan
teniendo en cuenta el criterio porcentual determinado en la primera parte del
método. De esta manera quedan establecidas las unidades que pertenecen a
cada zona.
EJEMPLO DE APLICACIÓN DE LA
CLASIFICACIÓN ABC
La compañía RF presenta los siguientes datos relacionados con el inventario
de artículos:
Los criterios porcentuales respecto a la "valorozación" son:
Ítems Clase A = 74% del total de las ventas
Ítems Clase B = 21% del total de las ventas
Ítems Clase C = 5% del total de las ventas
El paso siguiente es generar la valorización total de los inventarios (demanda
anual * valor del artículo):
El siguiente paso es determinar la participación porcentual, y esta se acumula.
luego se ordena de mayor a menor porcentaje del valor total. por ejemplo:
porcentaje del valor total del ítem 1 = $150.000.000 / $2.388.110.
Luego se ordena de mayor a menor, según el porcentaje del valor total y se
acumula el porcentaje.
Por último se agrupan teniendo en cuenta el criterio definido:
