Documentos online – Word 1
Compartir documentos online a través del programa de Word
Gustavo Adolfo Portillo Ramos
Escuela Particular Mixta “Justo Rufino Barrios”
Cuarto Perito Contador, Sección A
Abril 2025
Puerto Barrios, Izabal.
Introducción
En la actualidad la información digital forma parte en la mayoría de aspectos laborales,
estudiantiles y personales, compartir documentos de manera rápida es importante para la
comunicación a todos los interesados. Uno de los programas más utilizados para la creación de
documentos es Microsoft Word, y gracias a las herramientas en línea, compartir y trabajar en
tiempo real se ha vuelto una tarea sencilla y accesible. Existen diversas opciones para compartir
un documento de Word en línea, cada una con características que se adaptan a las necesidades
del usuario. De esta manera, se puede elegir la opción que mejor se adapte a las necesidades de
cada persona.
1. Compartir un documento de Word en línea con OneDrive
Compartir documentos es una situación en la que una persona o un grupo de personas utilizan
Internet o un programa informático para acceder simultáneamente a un documento. Estos
archivos suelen almacenarse en una ubicación central de un sistema de archivos informático para
que varios usuarios puedan acceder a ellos. El uso compartido de documentos se utiliza a
menudo en las organizaciones, especialmente en aquellas con equipos distribuidos o con
archivos que requieren un análisis y una revisión minuciosos.
La forma de acceder a los archivos cuando se comparten documentos varía. En algunos casos,
los archivos ofimáticos simplemente se transfieren entre dos ordenadores: los archivos se
almacenan en un ordenador y el otro usuario accede a ellos desde su puesto de trabajo. Otra
opción es almacenar los archivos en un servidor de archivos de red en lugar de en una estación
de trabajo local. En este caso, varios usuarios pueden acceder a los archivos al mismo tiempo,
dependiendo de sus permisos de acceso.
La opción más popular es compartir documentos en la nube, donde los archivos se almacenan en
un servidor y se accede a ellos a través de una conexión segura a Internet. Compartir documentos
de forma segura a través de soluciones basadas en la nube se ha convertido en la norma habitual.
Esto se debe a las posibilidades de despliegue y crecimiento, así como a la solidez de la
seguridad y la facilidad de acceso.
Para compartir un documento Word para la Web con otras personas puedan verlo y editarlo. Se
puede realizar sin contar con una cuenta de OneDrive.
Esta opción se ocupa cuando se realizan trabajos en grupo, se comparte el archivo a aquellas
personas con quienes se trabajará.
Es fácil compartir un documento con otras personas desde Word; por ejemplo, se puede enviar
una invitación para compartir y dar acceso a colegas para ver o editar el archivo. Para compartir
fácilmente el documento, asegurarse de que está guardado en una ubicación en línea, como
OneDrive o el servidor SharePoint de la organización.
1.1 Pasos para compartir un documento de Word online.
Existen dos opciones para compartir un documento de Word:
1.1.1 Opción 1
[Link] Haz clic en Archivo para ver el menú de opciones de esta función.
[Link] Seleccionar la opción compartir
[Link] Elegir compartir con otras personas
[Link] Mostrará un cuadro, agregue las direcciones de correo electrónico de las personas que
desea compartir el documento. Para compartir el documento con varias personas,
separe las direcciones de correo electrónico con un punto y coma o punto y coma.
[Link] A continuación, haga clic en los destinatarios pueden editar. En los cuadros que
aparecen, haga clic en la flecha hacia abajo y a continuación, establezca los permisos
para las personas que está compartiendo algo.
[Link] Agregue un mensaje en el cuadro y haga clic en Compartir. Las personas que
comparten el documento recibirán un mensaje de correo electrónico con un vínculo al
documento que se puede abrir en el explorador web.
1.1.2 Opción 2
[Link] En la esquina superior derecha de tu ventana hacer clic en Compartir.
Con cualquiera de las dos opciones, aparecerá un cuadro de diálogo en el que se debe indicar qué
tipo de personas podrán ver el documento:
Cualquier persona que tenga el vínculo.
Usuarios de tu propia empresa o grupo familiar.
Usuarios con acceso a la carpeta de OneDrive, el servidor de la nube de
Microsoft, en donde se guarda el documento en línea.
Contactos específicos.
[Link] Elige la opción de tu preferencia y luego, haz clic en Aplicar.
[Link] Ingresa el nombre o correo electrónico de los usuarios que van a acceder a tu
documento.
[Link] Agregue un mensaje en el cuadro y haga clic en Compartir. Las personas que
comparten el documento con recibirán un mensaje de correo electrónico con un
vínculo al documento que se puede abrir en el explorador web.
A cualquiera que se le haya concedido acceso para al documento se muestra en el panel
Compartir, junto con su nivel de permiso.
Siempre es posible eliminar o cambiar los permisos para compartir de una persona haciendo clic
derecho sobre su nombre, en el panel Compartir.
1.1.3 Opción 3
También se puede crear un vínculo para compartir a documento, el cual puede ser enviado de la
manera que se desee (correo electrónico, mensaje instantáneo, etc.) para invitar a más personas.
A continuación, se detallan los pasos para crear un vínculo:
[Link] Hacer clic en Obtener un vínculo para compartir, en el panel Compartir.
[Link] Seleccionar el tipo de vínculo para compartir que se desea generar.
Crear un vínculo de edición: Cualquier que tenga este vínculo puede editar los
documentos que se compartan.
Crear un vínculo de solo vista: Cualquiera que tenga este vínculo puede ver los
documentos que se comparten, pero no editarlos.
Se genera un vínculo y se puede copiar y pegar en cualquier lugar para compartir con otros.
2. Uso compartido de documentos: niveles de permiso
Dependiendo de los permisos de acceso otorgados al compartir un documento, los usuarios
podrán realizar diferentes operaciones dentro del archivo.
Acceso completo: puedes realizar todas las acciones posibles, incluidas la edición y la
coautoría.
Solo lectura / Ver: puedes abrir el archivo solo para verlo. En este caso, las opciones de
edición no están disponibles y el archivo no puede modificarse.
Revisar: puedes ver y modificar los archivos sin llegar a editarlos. Es posible sugerir
cambios que luego serán revisados por otros usuarios, aceptados o rechazados.
Comentar: puedes ver los archivos, añadir y gestionar comentarios (editar o eliminar
comentarios, añadir respuestas o cerrar la discusión). Todas las demás opciones de
edición, excepto trabajar con comentarios, no están disponibles.
Rellenar formularios: puedes ver un formulario rellenable, navegar entre los campos y
rellenar o borrar los campos del formulario. Todas las demás opciones de edición,
excepto introducir texto en los campos del formulario, no están disponibles.
Filtro personalizado (para hojas): los usuarios pueden aplicar sus propios filtros sin
distraer a otros coautores.
3. Coeditar un documento
Después de compartir el documento, puede trabajar en ese archivo al mismo tiempo que otros
usuarios.
Pasos para trabajar en coautoría en un documento:
3.1 Después de compartir el documento, los colaboradores pueden editar documentos,
@mention otros y mucho más.
3.2 Seleccione el lugar donde desea realizar los cambios y empezar a editar.
Si ha compartido el documento con otras personas, verá sus cambios en tiempo real.
Escriba el símbolo @ y las primeras letras del nombre de alguien para @mention él.
4. Agregar comentarios
Seleccione Revisar > Nuevo comentario.
bien, seleccione Insertar > Nuevo comentario. También puede hacer clic con el botón
derecho en el documento y seleccionar Nuevo comentario.
Aparece un globo de comentario donde hay una nota en el documento.
Escriba un comentario y seleccione Publicar.
4.1 Revisar comentarios
Seleccione Mostrar comentarios para mostrar todos los comentarios de un documento.
Seleccione Vista previa o Siguiente para desplazarse entre los comentarios.
5. Ver el historial de versiones
Selecciona Información > archivo>Historial de versiones.
Si desea restaurar una versión anterior del documento, búsquela en la lista y
seleccione Restaurar.
Conclusión
Compartir documentos de Word en línea se ha convertido en una herramienta practica que
facilita la cumplir con las tareas asignadas en grupo y manera individual, incluye proyectos
de estudio, profesionales o personales. Las tres opciones presentadas ofrecen soluciones
flexibles y accesibles, cada una con características particulares que responden a diferentes
necesidades de seguridad, acceso y edición en tiempo real. Lo cual permite que los usuarios
seleccionen la opción que mejor se adapte a sus objetivos y mejore así sus procesos de
trabajo. En un mundo cada vez más conectado en era digital, conocer estas herramientas se
vuelve una habilidad importante para mejorar la comunicación y el intercambio de
información.
E-grafía
[Link]
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