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TEMA 51: Procesadores de texto: Diseño de documentos. Funciones

de edición. Procedimientos de trabajo con varios textos.
Inserción de gráficos. Índices y sumarios. Macros.

Esquema:

1. Introducción
2. Diseño de documentos
2.1. Formato de documentos
2.2. Tabulaciones
2.3. Encabezados y pies de página y números de página
2.4. Numeración y viñetas
2.5. Columnas de texto
2.6. Tablas
3. Funciones de edición
3.1. Desplazamiento dentro de un documento
3.2. Selección de texto
3.3. Cortar, copiar y pegar texto
3.4. Búsqueda y sustitución de texto
3.5. Diccionarios y verificación ortográfica
4. Procedimientos de trabajo con varios textos
5. Índices y sumarios
6. Inserción de gráficos
• 7. Macros
8. Conclusiones
9. Referencias bibliográficas y documentales

1. INTRODUCCIÓN
-~

Jl Se puede definir un procesador de texto como "un programa que permite

escribir en el ordenador, o trabajar con datos ya existentes, para realizar
operaciones de corrección y formateo de documentos de cualquier
tamaño y complejidad, para posteriormente imprimirlos".

A estas funciones fundamentales se han ido añadiendo muchas otras,

favoreciendo la evolución de los procesadores de texto como si de seres
vivos se tratase y perfeccionándose con el paso del tiempo.

A pesar de su innegable utilidad, hay que decir que los procesadores de

textos no se cuentan entre las primeras aplicaciones surgidas para
ordenador ya que el carísimo acceso a los primeros ordenadores los
hacía adecuados solamente con fines principalmente científicos y de

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gestión para grandes empresas. Afortunadamente todo cambia. Desde

mediados de los años setenta los procesadores de texto comienzan a
tomar protagonismo, especialmente tras la aparición del mítico
WordStar, primero para el sistema operativo CP/M 1 y posteriormente
para MS DOS.

Un procesador de textos permitía el almacenamiento de los documentos

de manera permanente, o al menos durante mucho tiempo, con la
posibilidad de ser recuperados en cualquier momento a fin de efectuar
revisiones, ampliaciones e impresiones. Mucho más de los que
permitían las mejores máquinas de escribir eléctricas.

La omnipresencia de WordStar, durante la primera mitad de la década

de los ochenta, cedió protagonismo a WordPefect en la segunda mitad,
protagonismo que perdió, poco a poco, a favor de MS Word. El
procesador de textos de Microsoft fue ganando cuota y presencia en
todos los ámbitos, convirtiéndose en un estándar a partir de la segunda
mitad de los noventa. En la actualidad es el procesador de textos más
difundido.

La primera versión de Word para MS DOS apareció en 1983 y conoció

múltiples versiones para este sistema operativo hasta la aparición de
Word for Windows 1.O en 1989. A partir de 1995 las versiones de Word
comenzaron tomar su denominación del año de presentación, dando
lugar a Word 95, Word 97, Word 2000, Word 2002, Word 2003, Word
207, Word 201 O, Word 2013, Word 2016 y la última, por ahora, Word
2019.

Las principales novedades a partir de Word 2007 son:

• La nueva apariencia de la interfaz. La llamada Cinta de opciones

sustituye a los menús y barras de botones. También aparecen
nuevas funciones en el Panel de tareas.

• Intenta facilitar la lectura de los documentos eliminando de la pantalla

los elementos prescindibles y ajusta el texto al mayor tamaño posible.

1
CP/M (Control Program/Monitor) es un sistema operativo desarrollado por Gary Kildall para el
microprocesador 8080/85 de lntel y el Z80 de Zilog. Se trata del sistema operativo más popular entre
las computadoras personales en los años 1970. Aunque fue modificado para ejecutarse en un IBM
PC, el hecho que IBM eligiera MS·DOS, al fracasar las negociaciones con los desarrolladores del
software, hizo que el uso de CP/M disminuyera hasta hacerlo desaparecer.

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• Aparecen nuevas opciones de bloqueo de áreas del documento o

limitación de los formatos para impedir la manipulación inadecuada
de los documentos.

• Permite guardar los documentos en formato XML2 ó PDF3 .

• Posibilita la escritura manual en Tablet PC para anotaciones e

introducción de texto.

2. DISEÑO DE DOCUMENTOS

Al empezar a trabajar con un procesador de texto desde un entorno muy

antiguo, como puede ser una máquina de escribir o un procesador de
las primeras generaciones, el usuario trae acumulados algunos hábitos
que no van precisamente a facilitarle el trabajo con Word. El primero y,
probablemente, el más obvio es el de pulsar lntro al final de cada línea.
El segundo es utilizar espacios en blanco con la barra espaciadora para
centrar o sangrar un texto.

Al iniciar Word, la pantalla muestra un documento en blanco en el que

se puede empezar a escribir. Este documento está basado en la plantilla
[Link] que comprende un conjunto de especificaciones de
formato estándar. Después de insertar texto, se pueden modificar estas
especificaciones al gusto, así como elegir una plantilla diferente para la
creación del documento, empleando las posibilidades que la pantalla
que aparece al pulsar sobre la ficha Archivo, opción Nuevo.

Para crear un texto, solamente hay que teclearlo. El texto se inserta en

el punto de inserción. No es preciso pulsar lntro al final de cada línea
porque Word se desplaza automáticamente a la línea siguiente, a
medida que se teclea. Esta función se llama ajuste de línea. Solamente
hay que pulsar lntro para crear un nuevo párrafo.

2
XML, sigla en inglés de eXtensible Markup Language («lenguaje de marcas extensible,). Es la
alternativa de Microsoft al formato PDF de Adobe. Se propone como un estándar para el intercambio
de información estructurada entre diferentes plataformas. Se puede usar en bases de datos, editores
de texto, hojas de cálculo y casi cualquier cosa imaginable.

3
PDF (del inglés Portable Document Formal, Formato de Documento Portátil) es un formato de
almacenamiento de documentos, desarrollado por la empresa Adobe Systems. Está especialmente
ideado para documentos susceptibles de ser impresos, ya que especifica toda la información
necesaria para la presentación final del documento, determinando todos los detalles de cómo va a
quedar, no requiriéndose procesos anteriores de ajuste ni de maquetación

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Para borrar el texto escrito se puede utilizar la tecla de retroceso, que

borra a la izquierda del cursor, o utilizar la tecla Supr, que borra a la
derecha del cursor.

2.1. Formato de documentos

Microsoft Word proporciona gran flexibilidad al ofrecer muchas opciones

de formato. Podemos aplicar formatos a medida que se genera un
documento, lo que modifica la apariencia al ir avanzando. También
podemos insertar un nuevo texto y luego cambiar el formato en áreas
seleccionadas. O combinar los dos métodos.

Si elegimos formatear sobre la marcha, hemos de recordar que muchas

opciones se pueden activar y desactivar a medida que escribimos. Por
ejemplo, cuando activamos el subrayado, todo lo que escribamos a
partir de ese momento quedará subrayado. Para dejar de subrayar,
solamente hay que desactivarlo haciendo clic en el mismo botón en que
lo activamos.

Si queremos insertar primero el texto y luego aplicar el formato,

podemos utilizar la técnica de "seleccionar y actuar" común en Word.

2.1.a. Niveles de formato

Word proporciona opciones de formato para diferentes niveles de texto,
que comprenden caracteres, párrafos, secciones y documentos.
• La unidad más pequeña de formato es el carácter. Con el formato de
caracteres, cualquier formato que se aplique afecta a todos los
caracteres dentro de un área seleccionada de texto o a todos los
caracteres escritos después de seleccionar el formato.
• La unidad de nivel siguiente es el formato de párrafos. Con él, el
formato aplicado controla el aspecto del texto desde una marca de
párrafo a la siguiente. Después de seleccionar un párrafo, es posible
modificar su formato. Se diferencia del formato de caracteres en que
controla el aspecto de las líneas que lo componen.
• A continuación se halla el formato de página. Con él se controla el
aspecto de cada página para el documento entero. El formato de
página afecta a especificaciones como el tamaño de la página, los
altos de tabulación predeterminados y los márgenes del documento.
• Opcionalmente, se puede aplicar el formato de sección a secciones
completas de un documento (podríamos decir que se "trocea" el
documento). Un documento se puede componer de una sola sección

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o de varias. Al formatear una sección se modifican ciertos aspectos

de las páginas que comprende.

Formato de caracteres

El formato de caracteres gobierna la apariencia de los caracteres en la

pantalla y en la impresora. La función de este formato es dar énfasis al
texto.
El formato de caracteres se puede dividir en áreas específicas que
controlan las opciones del cuadro de diálogo Fuente, al que se accede
desde la ficha Inicio de la Cinta de opciones.
En la siguiente tabla se muestran las opciones de formato disponibles en
dicho cuadro de diálogo:
Opción Descripción

Fuente Un conjunto de caracteres con un tipo consistente e

identificable, tal como Times New Roman, Courier o Arial.

Estilo de fuente Define un estilo para la fuente elegida, tal como cursiva o
negrita.

Tamaño Especifica el tamaño en puntos a emplear. Es decir, el punto

mide la altura de los caracteres, que aumentan
proporcionalmente en anchura a medida que lo hacen en
altura. Un punto es 1/72 pulgadas, por lo que una fuente de
72 puntos puede alcanzar una pulgada de arriba abajo.

Color Permite colorear el texto con los que pueden verse en el

cuadro que se despliega al pulsar.

Subrayado Especifica un tipo de subrayado, sencillo, doble, R!!J:I.l~ª-ºº'

etc.

Efectos Especifica los atributos de apariencia, tales como tachado,

VERSALES, MAYÚSCULAS, etc.

Espacio Controla la cantidad de espacio entre los caracteres.

Posición Controla la posición de los caracteres en una línea, tal como

normal, más alto (media línea por encima de la línea de base)
o más bajo (media línea por debajo)

Animación Controla diversos efectos animados en el documento, como

efectos luminosos, intermitentes y bordes en movimiento.

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La forma más rápida de aplicar un formato consiste en utilizar los

botones del grupo Fuente de la Cinta de opciones de la ficha Inicio, que
permite elegir la fuente y el tamaño, así como aplicar negrita, cursiva y
subrayado, que son las opciones más utilizadas.

Cuando se emplea con frecuencia un tipo particular de formato en un

documento (pero no en todas partes), es posible ahorrar tiempo
copiando ese formato de un lugar a otro con el botón copiar formato del
grupo Portapapeles de la Cinta de opciones de la ficha Inicio. Para ello
hay que seleccionar primeramente los caracteres que lo contengan,
luego hay que hacer clic en el botón Copiar formato (su icono es una
brocha), después hay que elegir los caracteres o la sección a la que
aplicar el formato, que quedará aplicado automáticamente.

Formato de párrafos.

Word considera un párrafo cualquier cantidad de texto existente entre

una marca de párrafo y la siguiente (entre dos puntos y aparte).

Para ver las marcas de párrafo de un documento, basta pulsar el botón

Mostrar todo del grupo Párrafo de la Cinta de opciones de la ficha Inicio
(es el botón que contiene el símbolo~).

Se puede aplicar el formato de párrafos de dos formas. Se puede

emplear el grupo Párrafo de la Cinta de opciones para utilizar los
botones correspondientes de formato o pulsar sobre el botón de la
esquina inferior derecha del grupo (llamado Iniciador) para acceder al
cuadro de diálogo de Párrafo.

El cuadro de diálogo Párrafo contiene dos fichas. Una es Sangría y

espacio y permite elegir la cantidad de sangrado izquierda y derecha y si
se trata de primera línea o de sangría francesa. En la zona Espacio, se
puede elegir la cantidad de espacio antes y después de cada línea y el
interlineado para la misma línea. La otra ficha es Líneas y salto de
página y contiene opciones que controlan el flujo de texto dentro del
párrafo, como es el control de líneas viudas y huérfanas, conservar
líneas juntas para evitar el salto de página dentro de un párrafo,
conservar con el siguiente para evitar el salto de página entre un párrafo
y el siguiente, salto de página anterior para forzar el salto antes del
párrafo y otras como evitar la división de palabras y la numeración de las
líneas en párrafos.

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Formato de página

El formato de página controla la apariencia de las páginas del

documento. Para modificar las especificaciones predeterminadas, hay
que emplear el grupo Configurar página de la ficha Disposición. En caso
de querer acceder al cuadro de diálogo Configurar página, hay que
pulsar sobre el botón de la esquina inferior derecha del grupo (Iniciador).
Este cuadro de diálogo consta de tres fichas: Márgenes, Papel y
Disposición. Todas las fichas disponen del botón Establecer como
predeterminado, un cuadro de lista Aplicar a: y una ventana Vista prevía.

El botón Establecer como predeterminado puede emplearse para aplicar

las modificaciones a las especificaciones predeterminadas de Word, que
se aplican a la plantilla en uso, si no se está utilizando [Link]. El
resto de las opciones se especifican en el cuadro de lista Aplicar a: que
permite elegir Todo el documento o De aquí en adelante. La ventana
Vista prevía proporciona una representación visual del aspecto del texto
una vez aplicado el formato.

La ficha Márgenes permite insertar un valor numérico para determinar la

distancia entre el extremo superior del la página y la primera línea
impresa o entre el extremo inferior de la página y la última línea impresa.
También se puede determinar la distancia entre los bordes izquierdo y
derecho del papel y los de las líneas impresas. En el cuadro Orientación
podemos elegir la posición el papel, horizontal o vertical.

En la ficha Papel se puede seleccionar el tamaño en el cuadro de lista

del mismo nombre entre los allí indicados. También se puede
personalizar el tamaño del papel y teclear el ancho y alto
correspondiente. En la opción Origen del papel se puede determinar la
bandeja que utiliza la impresora para suministrar la primera página
impresa y las siguientes.

En la ficha Disposición podemos indicar dónde comenzar las secciones

(página nueva, continuo, página impar, página par o columna), si
deseamos que los encabezados y pies sean diferentes en páginas pares
e impares y, finalmente, la alineación vertical de las páginas del
documento o sección.

Formato de sección

Las secciones son porciones de documentos que comportan

características de formato independientes de otras secciones en el
mismo documento. De manera predeterminada, Word trata a todo el
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documento como una sola sección, por lo que no es preciso aplicar

formato alguno, aunque hay la posibilidad de aplicar diferentes
especificaciones de formato para cada sección.

Para controlar los saltos de sección de un documento hay que

seleccionar una opción en opción Saltos del grupo Configurar página en
la ficha Dsiposición. De esta forma es posible controlar dónde ha de
comenzar la sección y también dónde finaliza la anterior.

2.2. Tabulaciones

Las tabulaciones constituyen un método de alinear el texto en columnas,

por lo que Word dispone de topes de tabulación predeterminados cada
1,25 cm. Estos topes se identifican mediante las marcas grises en la (
parte inferior de la regla. El botón del cuadro de diálogo Tabulaciones,
que aparece al pulsar el Iniciador del grupo Párrafo de la ficha Inicio,
permite modificar los topes predeterminados.

Además de los topes de tabulación predeterminados, Word dispone de

un conjunto para cada párrafo. Los topes de tabulación personalizados
tienen preferencia sobre los predeterminados; por tanto, siempre que se
aplica una modificación, Word elimina los topes predeterminados.

Se puede utilizar cualquier tipo de tabulación: izquierda, centrada,

derecha, decimal y barra.

Se pueden especificar las tabulaciones personalizadas con el ratón y el

botón tabulación de la regla o con el citado botón Tabulaciones que
aparece al pulsar el Iniciador del grupo Párrafo de la ficha Inicio.

Para desplazar un tope de tabulación, simplemente hay que hacer clic

en él y arrastrarlo a la posición adecuada. Para borrarlo, hay que
arrastrarlo fuera de la regla.

Algunos documentos utilizan rellenos de tabulación, caracteres que

llenan el espacio en blanco que deja la tabulación. Para especificar un
relleno de tabulación, hay que fijar el alto de tabulación y elegir el tipo de
relleno en el cuadro de diálogo Tabulaciones: puntos, guiones o
subrayado.

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2.3. Encabezados y pies de página y números de página

Un encabezado es un texto o un gráfico que se imprime al principio de

cada página de un documento. Un pie de página es un texto o un gráfico
que se imprime al final de cada página. Los encabezados y pies de
página pueden también ser diferentes en las páginas pares y en las
impares.

Para crearlos hay que elegir el grupo Encabezado y pie de página de la

ficha Insertar. Al pulsar sobre Encabezado o Pie de página, aparecen las
distintas opciones a escoger, así como la posibilidad de editar el
encabezado o pie actual o quitarlo.

Al insertar un Encabezado o Pie, Word conmuta al modo Diseño de

( página y muestra la ficha contextua! de herramientas para diseño de los
encabezados y pies de página.

El texto y formato de los encabezados y pies es similar al del resto del

texto. Después de escribirlo, hay que hacer clic en el botón Cerrar de la
ficha contextua!, para que Word muestre la pantalla en modo Diseño de
página.

Borrar un encabezado o pie de pag1na es sumamente fácil. Basta

acceder al encabezado o pie de página y seleccionar y suprimir todo el
contenido.

2.4. Numeración y viñetas

Es posible añadir automáticamente números de párrafos o viñetas al

documento.

Para añadir numerac1on o viñetas a un párrafo o varios, hay que

seleccionarlos y a continuación elegir Numeración o Viñetas en el grupo
Párrafo de la ficha Inicio. En el desplegable que aparece, hay que
escoger entre los diferentes diseños de Viñetas y de Numeración.

La opción Lista multinivel permite crear un estilo de numeración con

números y/o letras. Cada una de estos desplegables contiene diagramas
de los diferentes diseños.

Cuando se añaden números o viñetas, Word comprueba

automáticamente el párrafo anterior para ver su estilo y aplica el mismo.

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Si no se ha aplicado numerac1on o viñetas en un documento nuevo,

Word aplica el último estilo seleccionado.

2.5. Columnas de texto

Word permite trabajar con dos o más columnas (periodísticas) por

página. Las columnas pueden ser de igual o distinta anchura. Es posible
dibujar una barra vertical de separación, así como controlar el espacio
entre columnas.

El número de columnas es una característica de la sección, por lo que si

en un determinado punto del documento se quiere cambiar el número de
columnas, habrá que introducir en ese punto un cambio de sección con
la opción Saltos del grupo Configurar página de la ficha Disposición. (

En concreto, para modificar el número de columnas a partir de un punto

en un documento, hay que realizar los siguientes pasos:

1. Hacer clic en el lugar del documento donde se desea que

comiencen las columnas múltiples.

2. En el grupo Configurar página elegir el comando Saltos. Se abre un

desplegable se elige Continua. Se verá una doble línea
característica de salto de sección.

3. A continuación se debe hacer clic sobre cualquier parte del primer

párrafo y ejecutar el comando Columnas del grupo Configurar
página. Se abre un menú desplegable en el que se elige el número
de columnas que se desea que tenga el documento. Si se desea (
seleccionar el ancho de las columnas o la separación entre ellas, se
elegirá la opción Más columnas, que abrirá una ventana de diálogo
con las opciones número de columnas, Ancho y espacio. La opción
Columnas de igual ancho hace que todas las columnas tengan la
misma anchura y la misma separación; si se desea que la anchura
de columnas sea desigual, se debe desactivar esta opción. El
formato de columnas que se haya definido se aplicará solamente a
la sección actual. Pulsando Aceptar se podrá observar los
resultados alcanzados.

2.6. Tablas

Las tablas de Word son muy fáciles de utilizar. En la ficha Insertar hay
una opción, Tabla, que permite insertar tablas en el texto e incluso
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dibujarlas con una herramienta tipo lápiz. Al insertar una tabla y colocar
el cursor dentro de ella, aparece una nueva ficha contextua!,
Herramientas de tabla con varios grupos de opciones para los diferentes
estilos posibles.

La primera y más directa posibilidad es insertar una tabla en un

documento. Para ello basta colocar el cursor en el lugar en el que deba
ser insertada (normalmente, una línea sin ningún otro contenido), y
activar el comando Tabla de la ficha Insertar, y clic sin dejar de pulsar el
botón izquierdo del ratón seleccionar el número de filas y columnas
deseado.

Con el segundo método, al pulsar sobre Insertar tabla, se abre una

ventana de diálogo en la que se indicará el número de filas y columnas
deseado.

Seleccionando una o más filas de la tabla, los comandos Eliminar filas e

Insertar filas del menú contextua! que aparece al pulsar el botón
secundario del ratón, permiten borrar las filas seleccionadas o
introducir antes de la selección tantas nuevas filas como filas estén
seleccionadas. Además, Word ofrece las mismas funciones pero
referidas a celdas, sin necesidad de que las celdas seleccionadas
ocupen una fila o columna completa. En este caso los comandos
Eliminar celdas y Insertar celdas abren sus respectivos cuadros de
diálogo en los que aparecen nuevas opciones. El comando Combinar
celdas, permite juntar dos o más celdas de una fila o columna.

De forma análoga, la opción Dividir Celdas permite dividir la celda o

celdas seleccionadas en un número determinado de columnas y filas.
Seleccionando una o más columnas, se tienen las opciones Insertar
columnas y Eliminar columnas, análogas a las vistas para filas.

Dentro de cada celda de una tabla se aplican los mismos criterios de

formato que afectan a los caracteres y a los párrafos de Word. Para
controlar interactivamente, con el ratón, la anchura y la posición de las
columnas de una tabla, se selecciona la columna y se utiliza la regla.
Cuando el punto de inserción se encuentre en el interior de la tabla, la
regla muestra un indicador para el borde del texto de cada una de las
columnas. Se puede modificar con el ratón la anchura de las columnas,
así como los márgenes y la alineación del texto (de forma análoga a
como se hace para una página completa).

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Una opción muy interesante es la del comando Convertir texto en tabla.

Si se tiene una serie de datos en varias líneas separados por blancos o
tabuladores, se puede formar una tabla con ellos de forma automática,
seleccionándolos y ejecutando este comando.

La opción Estilos de tabla da la posibilidad de diseñar la tabla utilizando

formatos predefinidos de Word (es la opción recomendada para tablas
sencillas).

Otro aspecto interesante de las tablas es el control sobre las líneas de

separación entre sus celdas. Se pueden dibujar las líneas que se desee
y con el grosor más adecuado. Para ello, hay que seleccionar las celdas
a las que va a afectar el cambio, y elegir el comando Bordes o
sombreado en la-ficha contextua! Diseño.

Las tablas pueden anidarse. Es decir, en cualquier celda de una tabla se

puede introducir otra tabla.

3. FUNCIONES DE EDICIÓN

3.1. Desplazamiento dentro de un documento

Lo primero que hay que conocer para la edición de documentos es la

manera de desplazarse dentro de ellos.

Las teclas del cursor nos permiten el desplazamiento básico en un

documento de Word. Para ello la forma más cómoda es utilizar las teclas
del cursor, ya sea por sí solas o combinadas con otras teclas tal y como
se indica en la tabla siguiente:

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Teclas Función

Ctri+Fiecha arriba Desplaza el cursor un párrafo arriba

Ctri+Fiecha abajo Desplaza el cursor un párrafo abajo

Ctri+Fiecha izquierda Desplaza el cursor una palabra a la izquierda

Ctri+Fiecha derecha Desplaza el cursor una palabra a la derecha

RePág Desplaza el cursor una pantalla arriba

AvPág Desplaza el cursor una pantalla abajo

Inicio Desplaza el cursor al principio de la línea de texto

Fin Desplaza el cursor al final de la línea de texto

Ctrl+lnicio Desplaza el cursor al principio del documento

Ctrl+fin Desplaza el cursor al final del documento

También pueden emplearse las barras de desplazamiento. Un clic en el

botón de desplazamiento permite arrastrarlo para trasladarse en la
dirección deseada. Asimismo, las flechas de desplazamiento situadas en
los extremos de las barras permiten moverse en la dirección que
indican.

3.2. Selección de texto

Para la edición de documentos con Word, es necesario aprender

primero a seleccionar las distintas partes del texto (secciones, párrafos y
caracteres), porque el formato elegido se aplicará al texto que esté
seleccionado.

Para seleccionar una sección basta hacer clic en un punto cualquiera de

la misma, introduciendo el cursor en ella. Todo lo que se haga en ese
momento y que sea propio de una sección, afectará a la sección en la
que está insertado el cursor.

Para los formatos que le son propios, un párrafo se selecciona de forma

análoga a una sección. Basta hacer clic en un punto cualquiera del
párrafo, seleccionar una o más de sus palabras y/o líneas, etc.
Seleccionando texto de varios párrafos, los formatos de párrafo que se
apliquen afectarán a todos los párrafos que tengan algo seleccionado.
Word no permite seleccionar párrafos que no sean contiguos.
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Para formatear caracteres (es decir, para aplicar formatos propios de los
caracteres, tales como el tamaño, tipo de letra, etc.) hay que seleccionar
exactamente el conjunto de caracteres a los que se quiere aplicar ese
formato. Es este tipo de selección al que hay que prestar un poco más
de atención.

La forma más típica de seleccionar texto es hacer clic con el ratón en el

comienzo (o final) del texto a seleccionar y arrastrar el ratón con el botón
izquierdo pulsado hasta el final (o principio) del texto que se quiere
seleccionar. El texto se puede seleccionar hacia delante y hacia atrás.
La selección queda resaltada con los colores de texto y fondo de
pantalla invertidos.

Otra forma de hacer lo mismo es hacer clic en el comienzo (o final) de la

selección para insertar allí el cursor, soltar el botón, moverse al sitio
donde está el final (o principio) de la selección y luego volver a hacer clic
allí manteniendo pulsada la tecla de mayúsculas. Este sistema es más
cómodo cuando se quiere seleccionar una gran cantidad de texto,
porque entre los dos clics el ratón está libre para poder cambiar de
página con la barra de desplazamientos. En general, la tecla de
mayúsculas siempre sirve para extender la selección previamente
realizada: si se mantiene pulsada y se hace clic en otro lugar, se añade
el texto correspondiente hasta la posición en la que se ha hecho el
nuevo clic.

Word dispone de otros muchos métodos rápidos para seleccionar texto.

Se pueden citar los siguientes:

• Haciendo doble clic sobre una palabra, esa palabra queda

seleccionada. (

• Haciendo clic tres veces sobre una palabra se selecciona todo el

párrafo que la contiene.

• En el margen izquierdo del documento hay una barra vertical

invisible, llamada a veces barra de selección. Esta barra se reconoce
porque cuando se coloca el cursor sobre ella, su forma cambia a la
de una flecha apuntando hacia arriba y a la derecha. Haciendo clic
una vez en la barra de selección queda seleccionada la línea en la
que está el cursor; haciendo clic dos veces, se selecciona todo el
párrafo, haciendo clic tres veces se selecciona todo el documento.

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• También se puede seleccionar texto por medio del teclado. Con el

cursor colocado en la posición en la que se quiere iniciar la selección,
hay que moverse hasta el final de la del fragmento de texto deseado
manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas (se pueden utilizar teclas
especiales como Inicio, Fin, Re Pág, Av Pág, y las cuatro flechas ( ~
, 1' . , ,¡... , -+ ). De esta manera, el texto recorrido queda
seleccionado. Pulsando al mismo tiempo que Mayúsculas la tecla Ctrl
se modifica la forma de seleccionar el texto. Por ejemplo, pulsando
Mayúsculas y la tecla -+ se van añadiendo letras a la selección,
mientras que manteniendo pulsadas Mayúsculas+Ctrl al pulsar la
tecla 7 se van añadiendo a la selección palabras completas.

3.3. Cortar, copiar y pegar texto

Estrechamente relacionado con la selección de texto está el copiar y/o

trasladar texto de una parte a otra del documento. Quizás éstas sean
unas de las operaciones más frecuentes cuando se redacta, corrige o
modifica un documento sobre la pantalla.

La forma más intuitiva de cortar, copiar y mover, así como copiar

formato, es utilizar los comandos del grupo Portapapeles en la ficha
Inicio de la Cinta de opciones.

Cuando, estando un texto seleccionado, se activan los comandos Cortar

o Copiar (bien desde el menú Edición, bien con los botones de la barra
Estándar, bien con las combinaciones de teclas Ctrl+x o Ctrl+c), el texto
correspondiente se introduce en una zona especial de la memoria
llamada Portapapeles. Luego, al activar el comando Pegar (desde
Edición, con el botón de la barra Estándar o con las teclas Ctrl+v), el
texto seleccionado y almacenado en el portapapeles se introduce en la
posición donde está el cursor. Esta introducción o pegado del texto
puede hacerse tantas veces como se quiera, pues el texto no
desaparece del portapapeles hasta que no se borra explícitamente o
hasta que no es sustituido por otro texto.

La diferencia entre los comandos Cortar y Copiar estriba en el hecho de

que Cortar elimina el texto seleccionado de su posición original, mientras
que Copiar lo respeta. Así pues, Cortar sirve para trasladar o mover
texto, mientras que Copiar sirve para copiarlo.

Se puede mover o copiar más fácilmente pequeñas cantidades de texto

(unas pocas palabras, una frase, un párrafo corto, etc.), utilizando
solamente el ratón. Para ello se selecciona el texto y luego se arrastra la
PREPARADORES DE OPOSICIONES PARA LA ENSEÑANZA Ci Sagast.a, 21- 1° • 28004 Madrid Te!.: 91308 00 32
P. GESTIÓN ADMINISTRAllVA Procesadores de texto •16

selección (haciendo un sólo clic sobre el fragmento seleccionado y

cambiándolo de posición, sin soltar el botón izquierdo del ratón) hasta el
lugar de destino. Si se mantiene pulsada la tecla Ctrl el texto se copia,
es decir, se inserta en el lugar de destino manteniendo el original.

3.4. Búsqueda y sustitución de texto

La búsqueda y reemplazamiento de texto son también capacidades de

Word ampliamente utilizadas.

La opción Buscar se encuentra en el grupo Edición en la ficha Inicio. Su

utilidad consiste en encontrar un determinado texto en el documento.
Existen opciones para atender o no a que las letras sean mayúsculas o
minúsculas, a que el texto sea una palabra o conjunto de palabras
completas, o bien parte de una o más palabras. Se pueden tener en
cuenta las características de formato de caracteres y de párrafo del texto
buscado, y también caracteres especiales y símbolos que pueden no
aparecer en el teclado. Finalmente, el usuario puede decidir si la
búsqueda se realiza hacia delante o hacia atrás en el documento, desde
el punto donde esté insertado el cursor. Además de las citadas existen
varias opciones más, las cuales aparecen haciendo clic en el botón Más
(Permite buscar texto con un determinado estilo, fuente, etc.).

La opción Reemplazar se encuentra en el grupo Edición en la ficha Inicio

y es análogo a Buscar, con la diferencia de que permite opcionalmente
sustituir el texto encontrado por un texto alternativo. Este comando
permite que el usuario decida cada vez que encuentra el texto buscado,
si quiere realizar la sustitución. También permite realizar todas las
sustituciones directamente sin pedir confirmación al usuario. Si en el
momento de utilizar este comando hay un texto seleccionado, el
comando se aplica en primer lugar a ese texto, y luego se pregunta al
usuario si desea seguir con el resto del documento. Existen opciones
para considerar diferentes o no las letras mayúsculas y minúsculas, así
como para considerar sólo palabras completas o también partes de una
palabra.

El comando Ir a también está en el grupo Edición dentro de la opción

Buscar, y permite moverse dentro del documento hasta un gráfico, un
dibujo, una nota a pie de página, una sección, una página, etc. Se puede
buscar el elemento directamente dando cierta información (por ejemplo,
para encontrar una nota a pie de página se debe dar su número) o
también permite ir de uno en uno, pasando por todos los elementos de
ese tipo hasta encontrar el que se buscaba.
PREPARADORES DE OPOSICIONES PARA LA ENSEÑANZA CJ s~gma. 21- 1" • 28004 Madrid Tel.: 91308 00 32
P. GESllÓN ADMINISTRATIVA Procesadores de texto •17

3.5. Diccionarios y verificación ortográfica

3.5.a. Diccionarios

Una importante característica de Word y de otros procesadores de texto

es el disponer de diccionarios en varios idiomas y de sinónimos, con los
cuales se puede verificar la ortografía de las palabras del documento. Lo
primero que hay que hacer es establecer el idioma del documento (o de
la selección que se quiere revisar). Para ello se utiliza el comando
Definir idioma del grupo Revisión en la ficha Revisar.

3.5.b. Revisión ortográfica

El verificador ortográfico de Word resalta rápidamente las palabras del

documento que no coinciden con las del diccionario general o con el del
usuario. Word utiliza una línea ondulada de color rojo para subrayar las
palabras que supone mal escritas (por no encontrarlas en el diccionario),
lo que facilita su localización al comprobar el documento. También
aparece un icono de un libro abierto con una "x" en la barra de estado,
para indicar que hay errores ortográficos en el documento.

La ortografía de Word también detecta otros problemas: palabras

duplicadas (el el), palabras con mayúsculas equivocadas (maYO),
palabras que deberían empezar por mayúsculas (madrid) y palabras que
deberían ir todas en mayúscula (MS-dos). También se pueden definir
opciones adicionales en el cuadro de diálogo Ortografía.

3.5.c. Revisión automática de la ortografía del documento

La revisión automática subraya las palabras mal escritas mientras se

escribe. Para activar la revisión automática hay que elegir esa opción en
el botón Opciones de la ficha Archivo, apartado Revisión.

Para revisar la ortografía de las palabras con un subrayado rojo

ondulado, se puede pulsar dos veces en el mencionado icono en forma
de libro de la barra de estado, para hallar la siguiente palabra subrayada
en rojo del documento o pulsar con el botón derecho sobre una palabra
subrayada en rojo, con lo que aparece un menú contextua! que muestra
una lista de palabras sugeridas y opciones adicionales.

3.5.d. Empleo de la opción Ortografía

Para revisar la ortografía del documento por medio de un comando, hay

que seleccionar primero la palabra o sección a revisar (de otra manera,
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P. GESTlÓN ADMINISTRATIVA Procesadores de texto •18

revisaría todo el documento) y posteriormente elegir la opción Ortografía

y gramática en el grupo Revisión de la ficha Revisar o pulsar la tecla F7.
El programa selecciona las palabras que no reconoce y muestra el
cuadro de diálogo Ortografía y gramática, mediante el cual se pueden
efectuar las correcciones necesarias. También permite agregar nuevas
palabras al diccionario.

Cada vez que se encuentra una palabra que no está en los diccionarios
(el "oficial" del idioma y uno propio del usuario), el corrector puede
proponer una o más alternativas de sustitución. Si se pulsa Ignorar
busca la siguiente palabra desconocida sin hacer nada; con Ignorar
todas ignorará todas las sucesivas apariciones de esa misma palabra.
Con Cambiar sustituye la palabra encontrada por la indicada en el
cuadro Sugerencias; con Cambiar todas realizará esa misma sustitución
cada vez que vuelva a encontrar la palabra incorrecta en cuestión. El
programa puede sugerir palabras similares a la palabra desconocida que
ha encontrado. El usuario tiene también la posibilidad de usar Añadir
para añadir la palabra encontrada a su propio diccionario. Se pueden
tener varios diccionarios personalizados en los que se pueden guardar
palabras técnicas en varios idiomas, etc., que no están incluidas en el
diccionario de la aplicación.

Word tiene también la capacidad de sugerir al usuario sinónimos de una

determinada palabra, con objeto, por ejemplo, de evitar repeticiones.
Para ello se selecciona la palabra y se elige la opción Sinónimos del
grupo Revisión o en el menú contextua! del botón secundario del ratón.

3.5.e. Revisión de la gramática

De forma predeterminada, Word revisa la ortografía y la gramática, si

está activada la casilla de verificación Revisar gramática mientras
escribe. Para revisar sólo la ortografía hay que desactivar la opción
Revisar gramática mientras escribe en Opciones de la ficha Archivo. La
revisión de la gramática mediante órdenes se efectúa de la misma
manera que la ortografía y la manera de realizar correcciones es
prácticamente análoga. Como la revisión automática de la gramática es
muy compleja, muchos usuarios prefieren desactivar esta posibilidad.

4. PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO CON VARIOS TEXTOS

En Word es posible trabajar simultáneamente con varios documentos.

Para ello basta con abrir todos ellos y pasar de uno a otro por medio del
grupo Ventana de la ficha Vista. Es posible copiar o trasladar texto y
PREPARADORES DE OPOSICIONES PARA LA ENSEr\IANZA e¡ S3g3sta, 21- 1" • 28004 M3drid Tel.: '11308 00 32
P. GESllÓN ADMINISTRAllVA Procesadores de texto •19

cualquier otro tipo de elementos (gráficos, fórmulas, etc.) de un

documento a otro.

Word crea una nueva ventana independiente para cada fichero.

Para mostrar todas las ventanas de los documentos simultáneamente,

puede elegirse la opción Organizar todo del grupo Ventana en la ficha
Vista, y Word mostrará los documentos a modo de mosaico.

Trabajar con dos partes del mismo documento

Word puede trabajar con dos partes diferentes del mismo documento, lo
cual es muy útil, por ejemplo, cuando se quieren comparar dos párrafos
que están en páginas distintas y quizás copiar o trasladar texto de uno a
otro. Para ello Word dispone de la capacidad de dividir la pantalla en dos
partes, cada una con sus propias barras de desplazamiento.

Esta capacidad se activa mediante la opción Dividir del grupo Ventana

de la ficha Vista.

La altura relativa de estas dos partes puede cambiarse manteniendo el

ratón pulsado sobre el borde de separación y arrastrándolo a la posición
que se desee. Para eliminar la subdivisión de la pantalla basta hacer
doble clic en el punto de unión de las dos barras de desplazamiento
vertical.

Otra opción es comparar dos versiones de un mismo documento

mediante la opción Comparar del grupo Comparar de la ficha Revisar.

5. ÍNDICES Y SUMARIOS

Una de las ventajas más evidentes de los estilos predefinidos es la

posibilidad de generar el índice (que a partir de aquí llamaremos tabla
de contenido 4 ) de un documento de modo automático, incluyendo el
número de página en el que está cada apartado del documento.

Para la creación de la tabla de contenido es necesario que previamente

hayamos usado estilos de título a diferentes niveles e introducidos
marcas donde era necesario.

4
En inglés, lo que en castellano se entiende por Índice se traduce por Table of Contents (Tabla de
contenidos).

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P. GESTIÓN ADMINISJRAllVA Procesadores de texto •20

Para generar la tabla de contenido se debe colocar el cursor en el punto

en el que se quiere insertar y después se pulsa la opción Tabla de
contenido de la ficha Referencias y en el menú desplegable elegir
Insertar tabla de contenido, y seleccionar el estilo deseado.

Por otro lado, los que en Word se entiende por índice es el glosario de
palabras importantes, ordenadas alfabéticamente e indicando en
numero de pagina en la que aparecen. Estos glosarios son muy
utilizados sobre todo en libros técnicos.

Word genera automáticamente los índices por medio de unas marcas

especiales introducidas por el usuario en cada palabra, a través del
botón Marcar entrada que aparece en el grupo Índice en la ficha
Referencias.

Los números de página presentes en el índice o en la tabla de contenido

no se actualizan automáticamente cuando se modifica el documento. Si
se introducen cambios que afectan a esos números de página, hay que
hacer clic con el botón derecho del ratón sobre cualquier línea del índice
o Tabla de contenido y pulsar la tecla F9.

6. INSERCIÓN DE GRÁFICOS

Word ofrece muchas posibilidades de insertar objetos de distinto tipo

producidos por las más diversas aplicaciones informáticas. Además de
la inserción más elemental basada en el copiar y Pegar, Word ofrece
OLE (Object Linking and Embedding), con la posibilidad de insertar
referencias a ficheros creados con otras aplicaciones y a las propias
aplicaciones. De esta forma, una misma hoja de cálculo o una misma
figura pueden ser insertadas en varios documentos, y así sus cambios
son introducidos en todos esos documentos a la vez.

Para insertar un fichero en un documento de Word basta ejecutar el

comando Insertar texto de archivo en la opción Objeto del grupo Texto
en la ficha Insertar. De forma semejante se comporta el comando
Imagen del grupo Ilustraciones.

Existe un procedimiento para insertar objetos procedentes de otras

aplicaciones, pero que no se tienen preparados de antemano en un
fichero. Para ello se debe seleccionar el comando Objeto del grupo
Texto en la ficha Insertar. En el cuadro de diálogo que se abre aparecen
las aplicaciones que están disponibles, se elige la que se desee ejecutar
y ésta se abre, permitiendo preparar el objeto que se desea insertar.
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Cuando se ha terminado de preparar, se sale de esa aplicación y el

control vuelve automáticamente a Word.

Si lo que pretendemos es insertar un gráfico al modo de los que se

crean en Excel, elegiremos Gráfico en el grupo Ilustraciones y se
ejecutará la aplicación Microsoft Excel Chart con una tabla para la
introducción de datos en la que reflejaremos las cantidades.
Posteriormente seleccionaremos el tipo de gráfico que queremos.
Podemos añadir los títulos, leyendas, cuadrícula u otros elementos. Al
finalizar, haremos clic en cualquier lugar fuera del gráfico para regresar
al documento de Word.

7. MACROS

La programación de macros ofrece la posibilidad de tener "a mano" las

opciones más utilizadas. Mediante la programación se puede cambiar el
comportamiento estándar de cualquier opción para que se adapte mejor
a las necesidades del usuario, agrupando tareas diferentes en una sola
e, incluso, creando opciones nuevas para ampliar así las posibilidades
de Word.

Las macros se pueden clasificar en dos grupos:

• El primero es el que menor dificultad de aprendizaje ofrece. A este

tipo de macros se puede confiar la automatización de los trabajos
más cotidianos o usuales que se realizan en Word. Consiste en
confiar a una combinación de teclas, o bien a un botón de la barra de
herramientas, una serie de acciones para que Word las realice
automáticamente. Por ejemplo, si con frecuencia se tiene que
recuperar un documento concreto para imprimirlo o modificarlo
(acceder a la opción Abrir, seleccionar la carpeta donde se encuentra
el documento y, finalmente, recuperarlo}, se pueden agrupar en un
solo botón de la barra de herramientas, con el fin de que, al pulsarlo
Word realice todos los pasos por sí solo.

• El segundo grupo está constituido por aquellas macros que presentan

una mayor dificultad de elaboración, pero que ofrecen mayor libertad
creativa. Con éstas se pueden crear avisos y funciones para ayudar a
otros usuarios a realizar tareas complicadas, extender las
capacidades de Word utilizando DDE (Intercambio Dinámico de
Datos) e, incluso, crear aplicaciones personalizadas.

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P. GESTlÓN ADMINISlRAllVA Procesadores de texto •22

La forma más sencilla de crear una nueva macro es utilizar la opción

Macros del grupo Macros en la ficha Vista.

En primer lugar se deberá introducir el nombre de la macro que se

desea crear en la casilla Nombre de la macro. Puede ser cualquiera
siempre que no contenga espacios en blanco, guiones o signos de
puntuación.

Una vez introducido el nombre se puede incluir una Descripción del

propósito de dicha macro. Esta descripción, aunque no es obligatoria, es
aconsejable para recordar con posterioridad la finalidad para la que se
creó la macro.

A continuación se pulsa el botón Aceptar para iniciar la creación, tras lo

cual aparecerá una barra de herramientas flotante con los botones
Detener la grabación y Realizar una pausa.

A partir de este instante, todo lo que haga en Word quedará almacenado

en la macro que se está grabando, de tal modo que se repetirán todas
esas acciones tantas veces como se ejecute la macro.

Para ejecutarla se accede a la opción Ver Macros, aquí se encontrará

una lista con todas las macros creadas, sólo hay que seleccionarla y
pulsar Ejecutar. La macro empezará a repetir los pasos que se
realizaron mientras se grababa.

Para eliminarla, tan sólo habrá de seleccionarse en la lista antes

mencionada y pulsar el botón Eliminar. Después de aceptar la
confirmación, la macro desaparecerá de la lista.

8. CONCLUSIONES

Un procesador de texto es un programa (software), que sirve para crear

documentos de texto, y que permite introducir, además de diversos
formatos al texto, imágenes, gráficas, tablas, sonidos y hasta
animaciones y video. Este "tipo" de programas puede variar,
dependiendo del fabricante y de la versión; algunos procesadores son
muy básicos y existen los especializados que ofrecen más funciones
para el manejo de alguna herramienta específica.

La ventaja común de los procesadores es la facilidad de escribir y/o

introducir datos a un documento, sin tener que imprimir cada letra (y
borrar en caso de errores) como se tenía que hacer con las máquinas de
escribir.
PREPARADORES DE OPOSICIONES PARA LA ENSEriiANZA C/ Sag<~st.l, 21- 1° • 28004 Madrid Tel.: '.11308 00 32
P. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Procesadores de texto •23

Los procesadores contienen herramientas que actúan como asistentes

para el usuario: los "Revisores Ortográficos" le evitan las tareas de
recurrir al diccionario, ya que el programa trae consigo, no sólo el de la
lengua en que esta escrito, sino que contiene una amplia gama de
lenguas para corregir o revisar la ortografía y gramática del documento.

9. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Y DOCUMENTALES

• [Link]
• "Word 2016. Manual imprescindible". Charte Ojeda, Francisco. Ed.
Anaya multimedia. 2015.
• "Word 2016". Charte Ojeda, Francisco. Editorial Anaya. 2016.
• "Word 2016: curso práctico paso a paso". Cuartero Sánchez, Julio
Francisco. Ed. Altaria. 2015.
• "Word 2013. Manual práctico para todos". Peña, Rosario. Ed.
Altaria. 2013.
• "Word 201 O. Manual Avanzado". Delgado Cabrera, José María. Ed.
Anaya multimedia. 201 O
• "Word 2007, Guía fundamental". Grover, Chris. Ed. Anaya
multimedia. 2007.
• "Word 2007, Guía práctica". Jareño Algobia, Pedro. Ed. Anaya
multimedia. 2007.

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Anexo

Los cambios introducidos a partir de la versión 2007 de Word hacen

que, aunque la forma de trabajo no cambie, sí que haya una nueva
terminología. Por ello incluyo una ilustración de la interfaz con los
nuevos términos utilizados por Microsoft.

Fichas de la Cinta
de opciones

e
P<9>1
• -tc~¡:,.rforo•r.o

Grupos de la ficha
actual de opciones Botón Iniciador

@!
2
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·~
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