ABC DEL ACUERDO ÚNICO DE LA FUNCIÓN

ARCHIVÍSTICA

Módulo 1: Introducción

Unidad 2: Glosario Archivístico

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B
Glosario Archivístico
G
C D E F

A B C D E F G
H
I L M N

H I L M N O
P R S T U V

P R S T U V
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• Acceso a documentos de archivo: derecho de los ciudadanos y atribución de las

A
autoridades a consultar la información que conservan los archivos de las instituciones u
organizaciones que desarrollan funciones públicas, en los términos consagrados por la
Ley; dicho ejercicio estará limitado cuando se trate de información sujeta a reserva,
previa autorización por la Constitución y la Ley.

• Acervo documental: conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor

sustantivo, histórico o cultural. Administración de archivos: Conjunto de estrategias
organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos,
técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento
de los archivos.

• Almacenamiento de documentos: acción de guardar sistemáticamente documentos de

archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

• Archivística: disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los
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archivos.
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• Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el

A
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o
como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al
servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

• Archivo central: unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los

archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez
finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

• Archivo de gestión: : archivo de la oficina productora que reúne su documentación en

trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

• Archivo histórico: archivo conformado por los documentos que por decisión del
correspondiente Comité Interno de Archivo o quién ejerza las mismas funciones, deben
conservarse permanentemente, dado su valor como fuente para la investigación, la
ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos
recibidos por donación, depósito voluntario , adquisición o expropiación.

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• Archivos relativos a los Derechos Humanos: todos los documentos, información y

archivos producidos, recibidos y custodiados por entidades de la Administración Pública y

A
articulares que cumplen funciones públicas, deben ser considerados en su función de
garantes de los Derechos Humanos , independientemente de la fase del ciclo vital en el
que se encuentren (archivo de gestión, archivo central, archivo histórico). De la misma
manera, los valores primarios y secundarios de los documentos deben ser determinados
teniendo en cuenta, como criterio transversal, su relación con los Derechos Humanos.

• Archivo privado: conjunto de documentos producidos o recibidos por personas

naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.

• Archivo público: conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y

aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

• Archivo total: concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su
ciclo vital.

• Área de custodia documental: espacio especialmente equipado y adecuado para el

almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.

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A
• Asiento descriptivo: conjunto de elementos informativos que individualizan las
unidades de descripción de un instrumento de consulta y recuperación.

• Asunto: contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.

• Autenticación electrónica: es la acreditación por medios electrónicos de la identidad de

una persona o autoridad, para elaborar o firmar documentos, o para adelantar trámites y
procedimientos administrativos.

• Autenticidad: Característica técnica que permite identificar al autor de un mensaje de

datos, el cual es conservado en condiciones que permitan garantizar su integridad, para
preservar la seguridad de la información que busca asegurar su validez en tiempo, forma
y distribución. Así mismo, garantiza el origen de la información, validando el emisor para
evitar suplantación de identidades. Que pueda demostrarse que el documento es lo que
afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona que afirma haberlo creado o
enviado, y que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma.

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B
• Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico – BICCDA:
corresponde a una categoría legal especial de bienes del patrimonio cultural de la Nación
de naturaleza documental que tienen características y valores de importancia para el
Patrimonio Cultural de la Nación.

• Banco terminológico - BANTER: instrumento archivístico por el cual se estandariza la

denominación de series y subseries documentales producidas en razón de las funciones
administrativas y misionales de la administración pública. Registro de conceptos o
términos, cuyo fin es brindar una herramienta que facilite información (desde el punto de
vista documental) de la entidad para una buena comprensión de los términos y conceptos
ligados a la actividad misional de la entidad con fundamento en las temáticas del sector
al cual pertenece.

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• Carpeta: unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para

C
su almacenamiento y preservación.

• Certificación de documentos: acción de constatar la presencia de determinados

documentos o datos en los archivos.

• Catálogo: instrumento de consulta que describe unidades documentales.

• Ciclo vital del documento: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

• Clasificación documental: es la fase del proceso de organización documental, en la

cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura
orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, subsección, series, subseries
o asuntos) y su resultado está basado en el Cuadro de Clasificación Documental – CCD
respetando así el principio de procedencia en cada una de las etapas del ciclo vital del
documento.
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C
• Código: identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades
productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder
al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.

• Colección documental: conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos y

que por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los principios de respeto
a la procedencia y al orden original.

• Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer

cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y
hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los
archivos.

• Comité Evaluador de Documentos: órgano asesor del Archivo General de la Nación

Jorge Palacios Preciado, encargado de conceptuar sobre: el valor secundario o no de los
documentos de las entidades públicas y de las privadas que cumplen funciones públicas.

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• Comité Institucional de Gestión y Desempeño: comité creado por el Decreto 1499 de

2017 (sustituye el título 22 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1083 de 2015), artículo

C
2.2.22.3.8. En relación con la función archivística es un Grupo asesor de la alta Dirección,
responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas
de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos
administrativos y técnicos de los archivos, en cada una de las Entidades en las que se
encuentran integrados.

• Comités Técnicos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado:

comités creados por el Archivo General de la Nación como instancias asesoras para la
normalización y el desarrollo de los procesos archivísticos.

• Comunicaciones oficiales: comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las

funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

• Consecutivo: asignación de números que siguen de uno al otro sin saltos, de menor a
mayor, utilizado para llevar el control anual de la producción de documentos.

• Consejos Territoriales de Archivo: instancias asesoras y de articulación del Sistema

Nacional de Archivo en el orden territorial.

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• Conservación – Restauración: acciones que se realizan de manera directa sobre los

bienes documentales, orientadas a asegurar su conservación a través de la estabilización
de la materia. Incluye acciones urgentes en bienes cuya integridad material física y/o
química se encuentra en riesgo inminente de deterioro y/o pérdida, como resultado de los

C
daños producidos por agentes internos y externos, sean estas acciones provisionales de
protección para detener o prevenir daños mayores, así como acciones periódicas y
planificadas dirigidas a mantener los bienes en condiciones óptimas.

• Conservación de documentos: conjunto de medidas de conservación preventiva y

conservación – restauración, adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de
los documentos analógicos de archivo.

• Conservación permanente: decisión que se aplica a aquellos documentos que tienen

valor histórico, científico o cultural, que conforman el patrimonio documental de una
persona o entidad, una comunidad, una región o un país y por lo tanto no son sujeto de
eliminación.

• Conservación preventiva de documentos: se refiere al conjunto de políticas,

estrategias y medidas de orden técnico y administrativo con un enfoque global e integral,
dirigidas a reducir el nivel de riesgo, evitar o minimizar el deterioro de los bienes y, en lo
posible, las intervenciones de conservación – restauración. Comprende actividades de
gestión para fomentar una protección planificada del patrimonio documental.

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• Consulta de documentos: acceso a un documento o a un grupo de documentos con el

fin de conocer la información que contienen.

C
• Convalidación: procedimiento técnico mediante el cual la instancia competente certifica
que las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD
cumplen con los requisitos técnicos de elaboración y aprobación. El proceso inicia con la
evaluación de los instrumentos archivísticos, la emisión de informes de evaluación, hasta
la solicitud de inscripción en el Registro Único de Series Documentales - RUSD.

• Copia: reproducción exacta de un documento.

• Copia autenticada: reproducción de un documento, expedida y autorizada por el

funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original. Copia de
seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en
el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.

• Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las
entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites
para las instituciones, ni son objeto de radicación.

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C
• Cuadernillo: conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puede estar formado por
la costura de uno o varios cuadernillos.

• Cuadro de Clasificación Documental - CCD: esquema que refleja la jerarquización

dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las
secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.

• Custodia de documentos: guarda o tenencia de documentos por parte de una

institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y
conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

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• Dato: Elemento primario de información y punto de partida para obtener conocimiento.

Por si solo carece de significación propia, pero cuando es sometido a un tratamiento,
procesamiento o análisis da como resultado una abstracción que tiene sentido por sí

D
misma.

• Datos abiertos: Son todos aquellos datos primarios o sin procesar, que se encuentran
en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales
están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones
públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin
restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de
los mismos.

• Declaratoria de un Bien de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico:

Acto administrativo mediante el cual las autoridades competentes declaran los bienes
muebles de Carácter Documental Archivístico como Bienes de Interés Cultural, previo
cumplimiento del procedimiento establecido en el presente Acuerdo, quedando cobijados
por el Régimen Especial de Protección previsto en la Ley.

• Depuración: Operación, dada en la fase de ordenación por la cual se retiran documentos Regresar al menú inicial

duplicados o documentos en blanco, para su posterior eliminación. Acción de retirar de Regresar al menú
los documentos material metálico y abrasivo tales como ganchos de cosedora, ganchos inicial
metálicos y cualquier otro elemento que pueda ocasionar deterioro a los soportes
documentales físicos.

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• Descripción documental: fase del proceso de organización documental que consiste en

D
el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los
instrumentos de descripción y de consulta.

• Descriptor: término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza

como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información.

• Deterioro de documento: alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas

y/o mecánicas del documento, causada por envejecimiento natural u otros factores.

• Diagnóstico integral de la gestión documental y administración de archivos:

procedimiento de observación, levantamiento de información y análisis, mediante el cual
se establece el estado de los archivos y se determina la aplicación de los procesos
archivísticos necesarios, con fundamento en el Modelo Integral de Gestión Documental y
Administración de Archivos.

• Digitalización: técnica que permite la reproducción de información que se encuentra

guardada de manera analógica (papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros)
en una que sólo puede leerse o interpretarse por sistemas de información.

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• Digitar: acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado.

D
• Diplomática documental: disciplina que estudia las características internas y externas
de los documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboración, con el objeto
de evidenciar la evolución de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes
para la historia.

• Disponibilidad: que se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y leer. Su

presentación debe mostrar la actividad que lo produjo. El contexto de los documentos
debe ser suficientemente claro y contener la información necesaria para la comprensión
de las operaciones que los crearon y usaron. Debe ser posible identificar un documento
en el contexto amplio de las actividades y las funciones de la organización. Se deben
mantener los vínculos existentes entre los documentos que reflejan una secuencia de
actividades. Propiedad de que la información sea accesible y utilizable por solicitud de
una entidad autorizada.

• Disposición final de documentos: decisión resultante de la valoración hecha en

cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención
y/o Tablas de Valoración Documental, con miras a su conservación total, eliminación o
selección.
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• Distribución de documentos: actividades tendientes a garantizar que los documentos

D
lleguen a su destinatario.

• Documento: información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

• Documento activo: aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.

• Documento de apoyo: documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o
instituciones, que no hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el
cumplimiento de sus funciones.

• Documento de archivo: registro de información producida o recibida por una persona o

entidad pública o privada en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor
administrativo, fiscal, legal, científico, histórico, técnico o cultural y debe ser objeto de
conservación en el tiempo, con fines de consulta posterior.

• Documento digital: información representada por medio de valores numéricos

diferenciados – discretos o discontinuos-, por lo general valores numéricos binarios
(bits), de acuerdo con un código o convención preestablecidos.
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• Documento electrónico de archivo: registro de información generada, producida o

D
recibida o comunicada por medios electrónicos, que permanece almacenada
electrónicamente durante todo su ciclo de vida, producida, por una persona o entidad en
razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, o valor
científico, histórico, técnico o cultural y que debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos.

• Documento esencial: documento necesario para el funcionamiento de un organismo y

que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las
funciones y actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita
la reconstrucción de la historia institucional.

• Documento facilitativo: documento producido en cumplimiento de funciones idénticas

o comunes en todas las entidades.

• Documento histórico: documento único que por su significado jurídico o autográfico o

por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía
nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y
culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.

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D
• Documento inactivo: documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores
primarios.

• Documento misional: documento producido o recibido por una institución en razón de

su objeto social.

• Documento original: fuente primaria de información con todos los rasgos y

características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

• Documento público: documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su

cargo o con su intervención.

• Documento semiactivo: documento de uso ocasional con valores primarios.

• Duplicado: segundo ejemplar o documentos repetidos del mismo tenor literal que el
primero. Puede ser simple o autenticado.

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• Eliminación documental: actividad resultante de la disposición final señalada en las

Tablas de Retención o de Valoración Documental para aquellos documentos que han
perdido sus valores primarios.

E
• Empate: técnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para darles forma de libro. La
unidad producto del empaste se llama “legajo”.

• Encuadernación: técnica mediante la cual se cosen uno o varios cuadernillos de formato

uniforme y se cubren con tapas y lomo para su protección. La unidad producto de la
encuadernación se llama “libro”.

• Equivalente funcional: cuando se requiera que la información conste por escrito, ese
requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste contiene
es accesible para su posterior consulta.

• Esquema de metadatos para la gestión de documentos: instrumento que facilita la

interoperabilidad y ayuda a asegurar el mantenimiento de los documentos a largo plazo,
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cuyo objetivo es mostrar de manera lógica las relaciones entre los diferentes
Regresar al menú componentes del conjunto de metadatos, a través de reglas para el uso y gestión
inicial específicamente relacionadas con la semántica, la sintaxis y la obligatoriedad de los
valores.

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• Estantería: mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas

unidades de conservación.

E
• Evaluación técnica: gestión mediante la cual se evalúa que las Tablas de Retención
Documental – TRD y las Tablas de Valoración Documental – TVD reúnan los requisitos
técnicos de elaboración y aprobación establecidos en la norma.

• Expediente: conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un

mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad
administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo la
integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución
definitiva.

• Expediente digital o digitalizado: copia exacta de un expediente físico cuyos

documentos originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato electrónico
mediante procesos de digitalización.

• Expediente electrónico: conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un

procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan.
El expediente electrónico deberá garantizar condiciones de autenticidad, integridad y
disponibilidad.

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• Expediente electrónico de archivo: conjunto de documentos y actuaciones

E
electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o
procedimiento, acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y vinculados
entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo del asunto que les
dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin
de garantizar su consulta en el tiempo.

• Expediente híbrido: conjunto conformado por documentos en soportes físicos y

formatos electrónicos simultáneamente que, a pesar de estar separados por ser
conservados en sus formatos nativos (soportes originales), forman una sola unidad
documental en razón al trámite o actuación que tratan, manteniendo un vínculo
archivístico, apoyado por el uso de herramientas tecnológicas.

• Expediente virtual: conjunto de documentos relacionados con un mismo trámite o

procedimiento administrativo, conservados en diferentes sistemas electrónicos o de
información, que se pueden visualizar simulando un expediente electrónico, pero no
puede ser gestionado archivísticamente, hasta que no sean unificados mediante
procedimiento tecnológicos seguros.

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• Facsímil: reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio mecánico,

fotográfico o electrónico, entre otros. Fechas extremas: Fechas que indican los momentos

F
de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los
documentos aportados como antecedente o prueba.

• Fechas: la más antigua y la más reciente de un conjunto de documentos.

• Fiabilidad: condición técnica de un sistema de información de garantizar la integridad de

los datos. Su contenido representa exactamente lo que se quiso decir en él. Es una
representación completa y precisa de lo que da testimonio y se puede recurrir a él para
demostrarlo. Los documentos de archivo deben ser creados en el momento o poco
después en que tiene lugar la operación o actividad que reflejan, por individuos que
dispongan de un conocimiento directo de los hechos o automáticamente por los
instrumentos que se usen habitualmente para realizar las operaciones.

• Firma digital: corresponde a un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y

que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador
y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente
con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de
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efectuada la transformación. Esta firma se puede verificar utilizando la clave pública
correspondiente al firmante. Si la firma digital se verifica correctamente y el documento inicial
no ha sido modificado desde su firma, se puede confiar en la autenticidad e integridad del
documento.
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• Firma electrónica: corresponde a métodos tales como códigos, contraseñas, datos

biométricos o claves criptográficas privadas, que permiten identificar a una persona en
relación con un mensaje, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto

F
de los fines para los que se utiliza la firma, teniendo en cuenta todas las circunstancias
del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.

• Foliación: acto de enumerar los folios solo por su cara recta. Operación incluida en los
trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada
unidad documental.

• Foliar: Acción de numerar hojas.

• Folio: hoja.

• Folio recto: primera cara de un folio, la que se numera.

• Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

• Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas

administrativamente vigentes, que se completa sistemáticamente.

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F
• Fondo acumulado: conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de
organización archivística, ni las mínimas condiciones de conservación y sin la posibilidad
de ser fuente de información y consulta.

• Fondo cerrado: conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de

producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas
naturales o jurídicas que los generaban.

• Fondo documental: conjunto de documentos producidos por una persona natural o

jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.

• Fuente primaria de información: información original, no abreviada ni traducida. Se

llama también “fuente de primera mano”.

• Función archivística: actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico

que comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación
permanente.

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G
• Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.

• Guía: instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno

o varios archivos indicando sus características fundamentales, como: organismos que los
originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la
documentación, entre otros.

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• Hoja de control: instrumento descriptivo en el cual se relacionan cada uno de

los tipos documentales que conforman un mismo expediente.

H
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I
• Identificación primaria: primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar,
analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la
estructura de un fondo.

• Implementación de Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración

Documental: conjunto de actividades tendientes a realizar los procesos de
transferencias documentales primarias y secundarias y aplicar los procesos de disposición
final de series, subseries o asuntos, de acuerdo con los tiempos de retención documental
y disposición final establecidos en las Tablas de Retención Documental — TRD o Tablas
de Valoración Documental — TVD.

• Índice: instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente,

términos onomásticos, toponímicos, cronológicos, temáticos, entre otros, acompañados
de referencias para su localización.
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Unidad 2: Glosario Archivístico

• Índice electrónico: documento electrónico generado por el Sistema de Gestión de

Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA para cada expediente electrónico, con la

I
capacidad de alimentación y actualización automática. Constituye un objeto digital donde
se establecen e identifican los documentos electrónicos que componen el expediente,
ordenados de manera cronológica y según la disposición de los documentos, así como
otros datos con el fin de preservar la integridad y permitir la recuperación. Se ha
determinado que “el foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un
índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad, órgano o entidad actuante,
según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y
permitirá su recuperación cuando se requiera.

• Información pública: es toda información que un sujeto obligado genere, obtenga,

adquiera o controle.

• Integridad: Característica técnica de seguridad de la información con la cual se

salvaguarda la exactitud y totalidad de la información y los métodos de procesamiento
asociados a la misma. Condición que garantiza que la información consignada en un
mensaje de datos ha permanecido completa e inalterada.

• Integridad de los expedientes: los expedientes deben ser conformados respetando los
principios archivísticos, con la totalidad de los documentos que lo integran.

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• Interdependencia de los metadatos: en el esquema de metadatos para la gestión de

I
documentos pueden existir conjuntos de metadatos relacionados que, por razones de
integridad, necesitan ser gestionados como un conjunto, por ejemplo, describir en un
documento un evento específico, necesita de metadatos como fecha, actividad, agente,
entre otros. Los conjuntos de metadatos identificados requieren de la definición de una
secuencia lógica, creando una interdependencia entre dichos metadatos, la cual ayuda a
soportar la integridad de estos.

• Instrumentos Archivísticos: herramientas con propósitos específicos, que tienen por

objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la
función archivística.

• Inventario documental: instrumento de recuperación de información que describe de

manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

• Interoperabilidad: habilidad de transferir y utilizar información de manera uniforme y

eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información, así como la habilidad de
los sistemas (computadoras, medios de comunicación, redes, software y otros
componentes de tecnología de la información) de interactuar e intercambiar datos de
acuerdo con un método definido, con el fin de obtener los resultados esperados.

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L
• Legajo: conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.

• Legislación archivística: conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en

un país.

• Lista Indicativa de Candidatos de Bienes de Interés Cultural de Carácter

Documental Archivístico -LICBIC-CDA: es un registro de información al cual deben
ingresar los bienes que están en proceso de ser declarados como un Bien de Interés
Cultural de Carácter Documental Archivístico.

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M
• Manuscrito: documento elaborado a mano. Marca de agua (Filigrana): Señal
transparente del papel usada como elemento distintivo del fabricante.

• Material gráfico: todos aquellos dibujos, croquis, mapas, planos, fotografías,

ilustraciones, pictografías, códices, prensa, entre otros.

• Medio electrónico: mecanismo tecnológico, óptico, telemático, informático o similar,

conocido o por conocerse que permite producir, almacenar o transmitir documentos,
datos o información.

• Metadatos: define como la información adicional que se utiliza para clasificar, ordenar,
describir y gestionar otros datos. Los metadatos son datos que proporcionan información
sobre otros datos. Los metadatos ayudan a los sistemas de búsqueda y recuperación de
información a encontrar y filtrar los datos de manera eficiente, desempeñando un rol
fundamental en la interoperabilidad y la preservación a largo plazo de los documentos de
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archivo.
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M
• Microfilmación: técnica que permite registrar fotográficamente documentos como
pequeñas imágenes en película de alta resolución.

• Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos: Instrumento

archivístico para la gestión de documentos electrónicos que establece los requisitos
funcionales y técnicos para la gestión de documentos electrónicos y proporciona una guía
para la implementación de sistemas de gestión de documentos electrónicos, definiendo
los criterios mínimos esenciales que deben tener estos sistemas para garantizar la
autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad de los documentos electrónicos a lo
largo de su ciclo de vida.

• Muestreo: Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios

cuantitativos y cualitativos.

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• Normalización archivística: actividad colectiva encaminada a unificar

criterios en la aplicación de la práctica archivística.

N
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O
• Objeto digital: documento elaborado a mano. Marca de agua (Filigrana): Señal
transparente del papel usada.

• Ordenación documental: es la fase del proceso de organización documental que

consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en
la fase de clasificación, respetando así el principio de orden original en cada una de las
etapas del ciclo vital del documento.

• Organigrama: representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística

se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos.

• Organización de archivos: conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya

finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios
orgánicos o funcionales.

• Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la

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• Patrimonio documental: conjunto de documentos conservados por su valor histórico o

P
cultural. También se refiere a los bienes documentales de naturaleza archivística
declarados como Bien de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico.

• Patrimonio documental archivístico: conjunto de documentos conservados por su

valor histórico o cultural, producidos, recibidos y conservados por cualquier organización
o persona en el ejercicio de sus funciones, competencias o en el desarrollo de una
actividad.

• Periodo orgánico-funcional: periodo de tiempo de transformación de una institución,

fundamentado en actos administrativos, determinado por los cambios a nivel de su
estructura administrativa (creación, aparición de nuevas dependencias, cambio de
nombre, supresión de dependencias, fusión con otras entidades, liquidación de la
entidad) o cambios en el cumplimiento de sus funciones (asignación o eliminación).

• Plan de preservación digital a largo plazo: Documento estratégico que incorpora una
serie principios, políticas, estrategias y acciones específicas, tendientes a asegurar la
preservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo, donde se deben
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establecer las necesidades generales y específicas para la preservación de los
documentos electrónicos de archivo de una Entidad, determinando las prioridades e inicial
identificando las acciones y estrategias a implementar.
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P
• Preservación digital: es el conjunto de principios, políticas, estrategias y acciones
específicas que tienen como fin asegurar la estabilidad física y tecnológica de los datos, la
permanencia y el acceso de la información de los documentos digitales y proteger el
contenido intelectual de los mismos por el tiempo que se considere necesario.

• Principio de orden original: se trata de un principio fundamental de la teoría

archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe
respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de
fondos, series y unidades documentales.

• Principio de procedencia: se trata de un principio fundamental de la teoría archivística

por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus
dependencias no deben mezclarse con los de otras.

• Producción documental: generación de documentos hecha por las instituciones en

cumplimiento de sus funciones.

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P
• Productor: entidad, familia o persona que ha producido, acumulado y conservado los
documentos en desarrollo de su propia actividad. Programa de Gestión Documental –
PGD: Es el instrumento archivístico que permite a los sujetos obligados, formular y
documentar a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos de
gestión documental, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y
organización de documentación producida y recibida, desde su origen hasta su destino
final, para facilitar su uso, conservación y preservación. (AGN).

• Plan Institucional de Archivos - PINAR: instrumento archivístico que permite agrupar

la planeación, seguimiento e implementación de aspectos relevantes de los procesos de
gestión documental y administración de archivos en cumplimiento de las normas y
directrices determinadas por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.

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• Radicación de comunicaciones oficiales: procedimiento por medio del cual las

entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar
su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

R
• Recepción de documentos: conjunto de operaciones de verificación y control que una
institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una
persona natural o jurídica.

• Reconstrucción de expedientes: proceso técnico archivístico que debe adelantarse con

aquellos expedientes que se han deteriorado, extraviado o se encuentran incompletos,
para lograr su integridad, autenticidad, originalidad y disponibilidad.

• Recuperación de documentos: acción y efecto de obtener, por medio de los

instrumentos de consulta, los documentos requeridos.

• Registro de comunicaciones oficiales: procedimiento por medio del cual las entidades
ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las
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comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona
Regresar al menú y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente,
inicial número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de
respuesta (si lo amerita), entre otros.

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• Registro de ingreso de documentos: instrumento que controla el ingreso a un

archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de
dependencias, instituciones o personas naturales.

R
• Repositorios digitales: Sistema de almacenamiento que tiene como objetivo conservar,
preservar y almacenar los documentos electrónicos de archivo de acuerdo con los
tiempos de retención establecidos en la Tabla de Retención Documental, mientras se
encuentren bajo su custodia. Un repositorio digital de confianza es un sistema que
almacena datos digitales de manera segura. Estos datos pueden incluir documentos,
imágenes, videos, audio y otros tipos de archivos. Los repositorios digitales de confianza
utilizan una variedad de técnicas para proteger los datos de acceso no autorizado,
pérdida o destrucción. Estas técnicas pueden incluir encriptación, controles de acceso y
software de detección y prevención de hackeos.

• Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación

y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados
en papel.

• Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de

gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

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• Sección: en la estructura archivística, es la unidad administrativa productora de

documentos.

S
• Selección documental: disposición final señalada en las tablas de retención o de
valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra
de documentos de carácter representativo para su conservación permanente.

• Sede electrónica: es el sitio oficial en internet de cada autoridad, al que se accede a

través de una dirección electrónica en la que se dispone información, trámites, servicios y
demás elementos ofertados por la autoridad y cuya titularidad, administración y gestión
le corresponde.

• Serie documental: documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o

conservados formando una unidad como resultado de la acumulación del mismo proceso
archivístico, o de la misma actividad; que tienen una forma particular, o como
consecuencia de cualquier actividad derivada de su producción, recepción o utilización.

• Signatura topográfica: identificación convencional que señala la ubicación de una Regresar al menú inicial

unidad de conservación en el área de custodia documental y en el mobiliario de archivo. Regresar al menú

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• Sistema integrado de conservación - SIC: es el conjunto de planes, programas,

estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación

S
digital, bajo el concepto de archivo total, acorde con la política de gestión documental y
demás sistemas organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de
cualquier tipo de información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya
elaborado, conservando atributos tales como unidad, integridad autenticidad,
inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su
producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su disposición final, es decir, en
cualquier etapa de su ciclo vital.

• Sistema nacional de archivos: conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre

sí que posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos archivísticos.

• Sistema de información: es un conjunto organizado de datos, operaciones y

transacciones que interactúan para el almacenamiento y procesamiento de la información
que, a su vez, requiere la interacción de uno o más activos de información para efectuar
sus tareas. Un sistema de información es todo componente de software ya sea de origen
interno o de origen externo, ya sea adquirido por las entidades públicas o privadas como
un producto estándar de mercado o desarrollado para las necesidades de la entidad.

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S
• Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo - SGDEA: sistema de
información que integra todos los documentos identificados como documentos
electrónicos de archivo, además de centralizar todas las actividades inherentes a la
gestión documental, asegurando su autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad,
disponibilidad, conservación, preservación a largo plazo, seguridad y almacenamiento,
entre otros criterios de referencia para su implementación y seguimiento.

• Situación de riesgo para el material documental: es un estado temporal que a corto

plazo produce un cambio en el ambiente donde se encuentran los acervos y que a
menudo produce consecuencias dañinas e irreversibles para la integridad y el
mantenimiento del material.

• Subserie documental: conjunto de unidades documentales que forman parte de una

serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características
específicas.

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• Tabla de retención documental - TRD: listado de series y subseries, con sus

correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en
cada etapa del ciclo vital de los documentos, así como una disposición final.

T
• Tabla de valoración documental - TVD: listado de series documentales o asuntos a
los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el Archivo Central, así como una
disposición final.

• Tablas de control de acceso: instrumento archivístico que establece las restricciones

de accesos y seguridad a los documentos.

• Testigo documental: elemento que indica la ubicación de un documento cuando se

retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción
o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas.

• Tipo documental: unidad documental simple originada en una actividad administrativa,

con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para
clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
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• Tomo: unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse
los documentos de cierta extensión.

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Unidad 2: Glosario Archivístico

T
• Tramite de documentos: recorrido del documento desde su producción o recepción,
hasta el cumplimiento de su función administrativa.

• Transferencia documental: proceso técnico, administrativo y legal mediante el cual se

entrega a los archivos centrales (transferencia primaria) o a los archivos históricos
(transferencia secundaria), los documentos que de conformidad con las Tablas de
Retención Documental y valoración, han cumplido su tiempo de retención en la etapa de
archivo de gestión o de archivo central respectivamente; implica un cambio en el
responsable de la tenencia y administración de los documentos de archivo que supone
obligaciones del receptor de la transferencia, quien asume la responsabilidad integral
sobre los documentos transferidos.

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Unidad 2: Glosario Archivístico

U
• Unidad administrativa: unidad técnico – operativa de una institución.

• Unidad de almacenamiento: espacio físico o virtual dispuesto para la conservación,

preservación y custodia de documentos e información.

• Unidad de conservación: cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma

que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación,
entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.

• Unidad documental: unidad archivística constituida por documentos del mismo tipo
formando unidades simples o por documentos de diferentes tipos formando una unidad
documental compleja (expediente).

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• Valor administrativo: cualidad que para la administración posee un documento como

testimonio de sus procedimientos y actividades.

V
• Valor científico: cualidad de los documentos que registran información relacionada con
la creación de conocimiento en cualquier área del saber.

• Valor contable: utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de

cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una
entidad pública o privada.

• Valor estético: cualidad relacionada con la apreciación de las características formales y

físicas del bien y con su materialidad, reconociendo atributos de calidad artística o de
diseño, que reflejan una idea creativa en la técnica de elaboración de sus soportes y en
las formas escriturales, así como en las huellas de utilización y uso dejadas por el paso
del tiempo.

• Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda
Pública.
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• Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse
permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la construcción
de la memoria de una comunidad.
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• Valor jurídico o legal: valor del que se derivan derechos y obligaciones legales,

V
regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.

• Valor primario: cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se
producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o
contables.

• Valor secundario: cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia

histórica, científica y cultural, deben conservarse permanentemente en un archivo. Es el
que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el
valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan
permanentemente.

• Valor sociocultural: cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre
otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida
o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una
comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.

• Valor técnico: atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en
virtud de su aspecto misional.
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Unidad 2: Glosario Archivístico

V
• Valoración documental: proceso permanente y continuo, que inicia desde la
planificación de los documentos y por medio del cual se determinan los valores primarios
(para la administración y gestión) y secundarios (para la sociedad, la historia, la cultura,
la memoria) de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes
fases de archivo y determinar su disposición final (conservación temporal o permanente).

• Ventanilla única: es el sitio, sede o canal, donde se realiza la totalidad de la actuación

administrativa, presencial o virtual, para la recepción de documentos, solicitudes y
atender requerimientos de los ciudadanos, usuarios o grupos de valor

• Vínculo administrativo: los documentos resultantes de un mismo trámite deben

mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de clasificación,
sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y contenido, de forma que se
facilite su gestión como conjunto

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