¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es una herramienta que organiza y almacena información de

forma sistemática para que sea fácil de administrar, recuperar o transmitir. Los
datos pueden ser de cualquier tipo, como palabras, números, imágenes, videos o
archivos.
Las bases de datos son utilizadas por empresas, el sector público, científico y
bibliotecas. Algunos ejemplos de uso son:
 Sistemas bancarios
 Aplicaciones industriales
 Registros gubernamentales
 Comercio minorista y electrónico
 Finanzas personales
 Aplicaciones en línea
Las bases de datos se almacenan electrónicamente en un sistema informático y
están controladas por un sistema de gestión de bases de datos (DBMS). Para
escribir y consultar datos, la mayoría de las bases de datos utilizan un lenguaje de
consulta estructurada (SQL).
Los datos se organizan en tablas, donde las filas contienen entidades y las
columnas contienen atributos de las entidades.
Algunos ejemplos de bases de datos son: Guías telefónicas, Archivos personales,
Bibliotecas públicas, Registros de transacciones, Historial médico.
¿Qué es una base de datos?
Una base de datos es un grupo de información ordenada de forma
sistemática para que sea fácil recuperarla, administrarla o transmitirla. Dicha
información, además, pertenece a un mismo contexto.
Es decir, se trata de un sistema de almacenamiento de información relacionada
entre sí que facilita su uso posterior.
Cabe destacar que las bases de datos son muy utilizadas tanto por las empresas
como por el sector público, científico e, incluso, las bibliotecas.
Además, las bases de datos no son estáticas, es decir, han evolucionado a lo
largo del tiempo. Pasaron de ser sistemas analógicos a convertirse en sistemas
digitales. Lo que caracteriza a estos últimos es que permiten almacenar grandes
volúmenes de datos que además son fáciles y rápidos de encontrar.

¿Para qué sirve una base de datos?

Las bases de datos se crearon por la necesidad de almacenar información, por lo
que estas ayudan a preservarla a lo largo del tiempo y a prevenir su posible
deterioro.
También sirven para acceder a la información de forma fácil, pues esta se
almacena de forma sistemática y genera patrones de búsqueda,
llamados Sistemas de Gestión de Bases de Datos (DBMS, por sus siglas en
inglés).
Actualmente, los DBMS son digitales y están automatizados. Esto permite que el
almacenamiento de la información sea ordenado y que los datos se recuperen de
forma sencilla.
4 tipos principales de base de datos
Además de saber para qué sirve una base de datos, es importante conocer qué
tipos existen, a fin de elegir el que mejor se adapte a las necesidades de tu
empresa.
Ahora bien, las bases de datos se clasifican por criterios como: variabilidad,
contenido y administración de datos. A su vez, cada una de esas agrupaciones
contiene varios tipos de bases de datos. A continuación, abordamos los 4
principales:
Bases de datos según su variabilidad
Bajo esta clasificación, pueden ser estáticas o dinámicas.
Las estáticas solo se usan para consultar datos o información, de modo que esta
no puede ser alterada.
En cambio, en las dinámicas, los datos, además de ser consultados, pueden ser
cambiados según se necesite.
Bases de datos según su contenido
Se agrupan en función de los datos que contienen. Por ejemplo, pueden ser
bibliográficas y almacenar los datos de una publicación, pero también pueden ser:
de texto completo: almacenan documentos enteros, como registros históricos;
directorios: registran números telefónicos, correos electrónicos, datos de
facturación, entre otros;
especializadas: guardan datos concretos relacionados con un público.
Bases de datos por administración de información
También conocidas como jerárquicas, este tipo de bases almacenan datos y los
administran según su importancia. Se clasifican de esta forma:
De red: son aquellas que contienen información relacionada entre sí.
Transaccionales: tienen como finalidad guardar y transmitir datos de forma rápida
y suelen ser usadas para realizar análisis, transacciones bancarias, entre otros
casos.
Multidimensionales: generalmente, están conformadas por tablas o métricas
Documentales: se usan para guardar gran cantidad de información y encontrarla
de forma rápida.
Base de datos relacional
Es muy útil porque se utiliza para representar problemas de la realidad y
administrar información dinámicamente. Su objetivo es relacionar la información y
facilitar su recuperación mediante consultas.
Ejemplos de bases de datos
Para comprender mejor la utilidad de una base de datos, a continuación
presentamos algunos ejemplos que son de mucha ayuda.
Las bases de datos se utilizan en:
Bibliotecas: para el almacenamiento de libros y documentos mediante un sistema.
Estas bases de datos son gestionadas por los bibliotecólogos, quienes se
encargan de prestar y hacer circular los documentos.
Historial médico: su objetivo es registrar los datos relacionados con la salud o
enfermedad de una persona.
Nóminas de pago: utilizadas por las empresas para registrar los salarios y
prestaciones a los empleados.
Sistemas contables: ayudan a gestionar toda la contabilidad de una empresa.
Archivos personales: agrupan la información utilizada en una investigación o
proyecto personal.
Sistemas financieros: son usadas por los bancos para manejar la información de
sus clientes.
¿Cómo se usan las bases de datos en el entorno empresarial?
Como hemos explicado, una base de datos es una especie de almacén que
almacena y organiza grandes cantidades de información que, a su vez, es
mostrada en tablas, columnas o filas.
Por su utilidad, se considera uno de los mayores aportes de la informática al
entorno empresarial, pues ofrece grandes ventajas como:
Reunir toda la información en un mismo lugar, evitando que se pierda o disperse.
Facilitar que se comparta la información entre miembros de equipo, clientes y
proveedores.
Mejorar la organización de toda la empresa.
Optimizar la relación con los clientes.
Ahora bien, considera que, mientras más información de valor tenga tu empresa,
mayores beneficios te dará emplear una buena base de datos. Este recurso,
además, es fundamental para realizar diferentes estrategias de negocios en
departamentos como: ventas, marketing, producción, compras, entre otros.
Por otra parte, toma en cuenta que las bases de datos relacionales suelen ser las
más utilizadas en las empresas, y para gestionarlas hay sistemas informáticos
como los CRM. Este tipo de software ayuda a administrar y analizar las relaciones
con los clientes, esto incluye: cuentas, leads e incluso oportunidades de venta,
todo desde un solo lugar.
Además, existen otros recursos de gestión documental y contractual que permiten
que las empresas almacenen sus documentos y tengan acceso a ellos de manera
ágil y segura.
Bases de datos y la firma electrónica
La firma electrónica es un método seguro y legalmente válido para firmar
documentos electrónicos.
Con Docusign, una empresa puede finalizar un proceso contractual en línea, ya
que esta tecnología se utiliza de forma remota, y al estar encriptada, tiene un alto
nivel de seguridad contra el fraude.
La plataforma de Docusign añade otras funciones, que van desde el
almacenamiento digital de los archivos generados hasta su organización
automática, según definiciones previamente establecidas por los responsables,
permitiendo un acceso fácil, rápido y con funciones integradas.
La herramienta puede almacenar información sobre quién abrió el documento, los
cambios realizados, en qué lugar y hora, a través de qué dispositivo. Estos datos
son importantes para garantizar la integridad del proceso y aumentar el nivel de
cumplimiento de la empresa, ya que existe la certeza de que los archivos solo
fueron enviados y analizados por quienes realmente tenían autorización para
hacerlo.