“UNA INVITACIÓN A PENSAR DESDE EL HACER COLECTIVO”
Desde Inspección General presentamos un documento borrador con líneas generales
y algunos interrogantes para poder enriquecerlo a partir del trabajo conjunto con las y
los Secretarias/os de Jefatura.
La invitación consiste en poder agregar, rever, debatir, consensuar aquello de la labor
diaria que consideren imprescindible para que quede plasmado en este documento.
DOCUMENTO DE APOYO N° 1/ 2023 : LAS/OS SECRETARIAS/OS DE JEFATURA
EN EL MARCO DE LA POLÍTICA EDUCATIVA BONAERENSE
“El sistema educativo bonaerense que queremos y para el cual trabajamos no abandona a nadie: recibe, acompaña y
confía en que todas y todos pueden adueñarse de los conocimientos y construir el mejor futuro”.
Documento de EDUCACIÓN BONAERENSE, PLAN DE TRABAJO 2022/2023
La Dirección de Inspección General, mediante este documento, intenta contribuir a
fortalecer la función de las/os Secretarias/os de Jefatura Regionales de ambas
gestiones, las/os Secretarias/os de Jefatura Distritales promoviendo el trabajo
colectivo y articulado con las/os Inspectoras/es Jefas/es para la mejora permanente de
la implementación de la política educativa en cada uno de los territorios de la Provincia
de Buenos Aires.
A partir del encuadre normativo de la Ley de Educación de la Provincia de Buenos
Aires Nº 13.688, específicamente en sus artículos 79 al 84, donde, entre otras cosas
se define el rol de las/os Inspectoras/es Jefas/es Regionales y las/os Inspectoras/es
Jefas/es Distritales, hacemos hincapié en que “los Inspectores Jefes Regionales son
responsables, a nivel regional, de la consolidación de un equipo de trabajo, la
planificación de estrategias y coordinación de acciones que permitan potenciar el
trabajo de los Inspectores, teniendo en cuenta los lineamientos de la política
educativa, los modelos institucionales y las propuestas de conducción”. En ese mismo
sentido, en cuanto a las Jefaturas Distritales, el artículo 84 define como una de las
tareas de las/os Inspectoras/es Jefas/es Distritales la conformación de equipos de
trabajo, como así también “Intervenir en la detección de logros y dificultades, la
resolución reflexiva de problemas y la orientación hacia apoyos especializados para
dar cumplimiento a las metas de la política educativa en todos los establecimientos
educativos del Distrito. Concretar los objetivos generales del Plan Estratégico Distrital,
relevar, identificar y comunicar situaciones problemáticas del distrito y diseñar con el
equipo de Inspectores de Enseñanza la solución de las mismas, difundir el marco
normativo y legal, los lineamientos de la Política Educativa Provincial y los consensos
logrados en los diferentes Niveles y Modalidades para el Distrito”.
Por otro lado, en el Reglamento General de las Instituciones Educativas de la
Provincia de Buenos Aires, Decreto 2299/11, en su CAPÍTULO 4: SUPERVISIÓN
INSTITUCIONAL, y 4.1 SUPERVISIÓN PEDAGÓGICA- ACTO SUPERVISIVO,
encontramos que el Artículo 276 prescribe: “El apoyo técnico administrativo de las
Jefaturas Regionales y Distritales está a cargo del Secretario de Jefatura”. En otras
palabras, en el marco del proceso de conducción, planeamiento y organización
educativa que se desarrolla en cada Jefatura Regional o Distrital, las/os Secretarias/os
de Jefatura se constituyen en agentes que tienen a su cargo la organización de la
actividad técnico-administrativa del organismo, por ende pasa a ser un actor clave que
juega un papel relevante, ya que su lugar en la estructura y las atribuciones
conferidas, lo posicionan estratégicamente..
En este contexto las/os Secretarias/os de Jefaturas desarrollan sus tareas en un
organismo cuya complejidad implica, por un lado enmarcarse en un modelo de
administración que asegure un funcionamiento regular, previsible, óptimo y eficiente;
por otro lado, un modelo flexible de organización en el cual las acciones
administrativas internas o externas, estén vinculadas a las acciones técnico-
pedagógicas ajustando los modos de implementación con el fin de resolver los
problemas, conflictos o tensiones que pudieran presentarse1. Por esto, es necesario
entender la labor administrativa como un sistema de tareas a través de las cuales se
simplifica una realidad compleja, sin simplificar el entorno o contexto, incorporando y
abriendo las relaciones del sistema organizacional. Se trata de aportar a la
construcción de un sistema que no desconozca administrativamente diferencias en las
demandas, en las necesidades específicas, en los dinamismos o debilidades locales,
proporcionando un marco de certezas. Por ello consideramos como tareas
fundamentales la búsqueda de modos de organización, la profesionalización de las
acciones, la identificación de fortalezas y dificultades, la lectura y análisis de datos
para la toma de decisiones, la comunicación, el aprendizaje permanente y la
construcción de redes y equipos de trabajo. Se requiere entonces de sujetos que
comprendan la colaboración y el trabajo solidario como expresión de la cultura
educativa bonaerense.
1 “Los cambios en la estructura supervisiva y el reposicionamiento del rol del Secretario de Jefatura”.
2009, DGCYE.
A partir de la lectura y de los conocimientos que Uds. poseen, ¿QUÈ
ENTIENDEN POR TÉCNICO ADMINISTRATIVO?
Conocer y administrar la información sobre los distintos soportes, con
el fin de facilitar la toma de decisiones de los Jefes.
Organizar la comunicación y la utilización correcta de la norma para
articular a través de distintos actores.
Son los procedimientos de gestión que se llevan adelante para
garantizar la aplicación de los lineamientos de la política educativa,
emanado del nivel central, en el territorio; ya que los mismos impactan
en las decisiones pedagógicas.
Todo tipo de actividad que se lleva a cabo en las JR Y JD, para
coadyuvar a la toma de decisiones pedagógicas a partir de la
administración y gestión de los recursos, análisis de la información,
gestión de la comunicación, estados administrativos: gestión,
resguardo, confección, análisis, archivo, uso de las tics
Elaboración de herramientas y estrategias que permitan facilitar la
gestión y la comunicación permanente de la Jefatura y su vinculación
con otros organismos territoriales ( Consejo escolar, SAD, Tribunal
descentralizado, Municipio, Salud , servicio local , gremios, región
sanitaria, organismos no gubernamentales, etc) a fin de favorecer la
implementación de la política educativa de la Provincia en el territorio
ÁMBITOS DE INTERVENCIÓN DE LAS/OS SECRETARIAS/OS DE JEFATURA
Comunicación
Incluye las siguientes tareas: recepción, lectura, análisis de la información, derivación,
seguimiento y/o cierre del circuito comunicacional.
En caso de que el/la Secretaria/o construya un mensaje, es necesario primero
establecer:
● Qué se quiere comunicar
● A quién va dirigido
● Cómo se va a comunicar
● Tener en cuenta que el mensaje sea recibido sin distorsiones, para evitar
interferencias en su interpretación.
LES PROPONEMOS PENSAR EN LA TAREA DIARIA DE LA JEFATURA, ¿QUÉ SE
COMUNICA, A QUIÉN, POR QUÉ CANALES?
Dado que los Secretarios de jefatura son los gestores de la
comunicación previo análisis e indicación de su superior, son los
encargados de diligenciar toda información recibida a quien
corresponda por diversos canales, orales o escritos.
Comunicaciones, información técnica proveniente del nivel central,
relevamiento, normativa y procedimientos, se socializa la misma por la
vía jerárquica ascendente y descendente y en territorio con los
distintos organismos, servicio local, municipalidad, servicios de salud,
sad, descentralizado, consejo escolar, gremios, comité mixto distrital,
y organizaciones civiles, etc.
Se recibe, analiza, y se envía a quien corresponda intervenir por
distintos canales formales e informales (correo electrónico, drive,
GDEBA, teléfono, WhatsApp, vía oral, etc.)
También se comunica la información de región hacia nivel central
diseñando y diagramando herramientas que faciliten la recopilación de
datos duros para que esto sea significativo.
DIMENSIÓN COMUNICACIONAL:
· BANDEJA DE ENTRADA Y SALIDA DE CORREOS ELECTRÓNICOS:
REGISTRO, GESTIÓN, SEGUIMIENTO HASTA SU RESPUESTA FINAL.
· REFUERZO UTILIZANDO OTROS RECURSOS PARA AGILIZACIÓN DE LA
INFORMACIÓN
· INFORME DISTRITAL E INFORME DE ESTABLECIMIENTO: SIEMPRE
ACTUALIZADO
· INFORMAR INAUGURACIÓN DE LABORATORIO, BIBLIOTECA, ETC
· ACTUALIZACIÓN PERMANENTE DE LOS DATOS: DOMICILIO. TELÉFONO.
PERSONAL. CELULARES
· UTILIZACIÓN DEL LOGO
· ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTACIÓN: IMPORTANCIA DE LOS
SELLOS DE ENTRADA Y SALIDA CON FECHA
DIMENSIÓN TÉCNICO ADMINISTRATIVA CON IMPACTO PEDAGÓGICO:
· SITRARED: ORIENTACIÓN A DIRECTIVOS PARA GESTIÓN DE TARJETAS,
RENDICIONES
· MI ESCUELA
· MIS ESTUDIANTES
· RELEVAMIENTO INICIAL/RELEVAMIENTO ANUAL/RELEVAMIENTO FINAL:
ANALISIS DE MATRÍCULA EN EL ENTRECRUZAMIENTO
· MATRÍCULA MENSUAL SEGUIMIENTO
· CONTRALOR: SEGUIMIENTO DE AUSENCIAS, LICENCIAS, GESTIÓN DE
COBERTURAS DE REEMPLAZOS, PROVISIONALIDADES, SUPLENCIAS.
· REGISTRO DE FIRMAS ACTUALIZADO
· DECLARACIÓN JURADA DE HORARIOS ACTUALIZADO
· SOLICITUD DE ACTOS DISPOSITIVOS DE LIMITACIÓN DE FUNCIONES O
ALTA
· NECESIDADES DE POFI
· POFI ACTUALIZADA
· PDD ACTUALIZADA
· PLANILLAS B Y C. CORRECTA CONFECCIÓN. SEGUIMIENTO DE
CARGOS/MOD/HS CAT. AUTORIZADAS.
· BAJA Y ALTA DE INSUMOS AUTORIZADOS.
· GESTIÓN DE CUPOF. DILIGENCIAMIENTO ANTE SAD PARA SU
COBERTURA
· NOMINALIZACIÓN DE CUPOF (A CARGO DE SAD)
· SITUACIONES DE CONFLICTO: ADVERTIR-PREVENIR-RESOLVER:
CORRECTA CONFECCIÓN. SEGUIMIENTO. ACTUALIZACIÓN HASTA
INFORMAR EL CIERRE DEL CONFLICTO. ( SE CONSIGNA EN ASUNTO:
[Link]ÓN (COMO FIGURA EN LA GUIA DE
INTERVENCION) 1ER INFORME, O ACTUALIZACIÓN O CIERRE.
· TÍTULOS CIRCUITOS DE VERACIDAD Y GESTION ANTE SOLICITUD DE
APOSTILLADO
· EQUIVALENCIAS
· GDEBA (IFGRA)
· OFICIOS JUDICIALES
· LEGALES: NOTIFICACIONES
· SALIDAS EDUCATIVAS
· LEGAJO DE ACCIDENTES DE ALUMNOS: ORIENTACIONES, SEGUIMIENTO
HASTA EL DESLINDE
· ACCIDENTES DE TRABAJO SEGUIMIENTO E INFORMACIÓN AL ALTA
· LEGAJOS DE CREACIÓN DE ESTABLECIMIENTOS
· ORIENTACIONES DE ESCUELAS SECUNDARIAS
· EPS: PLANILLA B
· ESCUELAS DE VERANO
· AFTE: ESCUELAS, CANTIDAD DE AULAS, TURNOS, DISPOSICIONES.
· PATIOS ABIERTOS
· FINES
· PARLAMENTO JUVENIL
· JÓVENES Y MEMORIA
· PLAN NACIONAL DE LECTURA
· PMI
· COF-EDIA-EIPRI.
Archivo
Un archivo es un conjunto ordenado de documentos (de cualquier tipología o soporte)
producidos orgánicamente o utilizados en las Instituciones Educativas y en cada
Jefatura, en el que la/el Secretaria/o tiene una responsabilidad fundamental en su
armado, mantenimiento, actualización y uso. Es imprescindible ponerlo en valor.
EN BASE A SU EXPERIENCIA ¿QUÉ ARCHIVOS HAY EN LAS JEFATURAS REGIONALES Y
DISTRITALES? ¿CÓMO LOS ORGANIZAN PARA FACILITAR SU USO? ¿EN QUÉ SITUACIONES
RECURREN A ELLOS?
Archivo es el resguardo de información y documentación para que a
futuro, ante la necesidad de dar una respuesta, se pueda recuperar la
misma.
Hay archivos permanentes y temporales, en soporte papel y virtual.
Por ejemplo:
Base de datos en PC y Drive.
Archivo digital.
Organizado por temática: ejemplo Insumos. Disposiciones. Relevos
Transitorios, etc
Legajos personal docente-resoluciones-disposiciones-contralor-libros
de actas de UEGD y otros- expedientes.
Importancia de la documentación archivada y rotulada en formato
papel y digital.
Legajos de personal
Contralor
Actuados de investigación disciplinar
Resolución y disposición
POF-POFA-POFI
Base de datos
Planillas de Insumos
Material de pruebas de selección y concurso
.Archivos físicos: Estados administrativos, contralores, actos disp.,
libros de actas, designaciones, labores, legajos establecimientos, Pofi.
.Digital: Archivo de Drive, carpetas en computadora.
-Por año/por Distrito/por nivel y modalidad
Agenda
La complejidad y diversidad de las tareas del/la Secretaria/o de Jefatura requiere de
una planificación que dé cuenta de procesos racionales y organizados, que permitan
anticipar problemas y prever acciones para solucionarlos. En este sentido, la agenda
de trabajo se convierte en un instrumento, una herramienta que no sólo posibilita hacer
una distribución del uso del tiempo en función de las múltiples actividades sino
también guardar memoria.
Son insumos fundamentales al momento de pensar la agenda, el Calendario Escolar y
el Calendario de Actividades Docentes que se suman a las actividades propias de las
Jefaturas.
A MODO DE EJEMPLO LES PROPONEMOS DIAGRAMAR UN POSIBLE
FORMATO DE UNA AGENDA SEMANAL Y MENSUAL.
A modo de ejemplo:
LUGAR ACCIONES ACTORES TEMÁTICAS A INAUGURA- VISITA DE EMERGENTES/
INTERVINIENTES TRABAJAR CIONES Y/O AUTORIDADES PENDIENTES/
ANUNCIOS Y/O OBSERVACIONES
CAPACITACIONES
LUNES
MARTES
MIÉRCOLES
JUEVES
VIERNES
No a todos nos sirve el mismo formato, pero consideramos que a
diagramarla contemplen:
1-lo urgente (estipulado con plazos)
2-lo emergente
3-Lo estipulado sin plazos (importante pero no urgente)
Además, esto debe articularse considerando la agenda del IJR/IJD/IE
(adecuado a la dependencia)
A partir del Calendario Escolar y el Calendario de Actividades Docentes
se confecciona la agenda de todo el año con fechas de anticipación a
fin de poder responder a tiempo ante los plazos requeridos. A la misma
se agregan las fechas de entrega de Novedades de POFI, Insumos,
entrega de contralor, y lo que llega día a día.
Utilizamos diferentes maneras de registrar cuando algo es urgente o
requiere respuesta por ejemplo. En algunos casos se utiliza la
aplicación Trello
Es diferente a la agenda SJR y SJD.
A modo de ejemplo: Abril
-Del 1 al 5 novedades Pofi/solicitud de cobertura POFI/POFA
-Actividades planificadas del IJR e IJD
-Establecer fechas actos de cobertura de IE
-Del 20 al 25 Contralor
La Conformación del equipo
Las/os Jefas/es Regionales y/o Distritales son las/os responsables de formar Equipos
de Trabajo. En esta tarea de construcción es muy valioso el aporte de las/os
Secretarias/os de Jefatura. Se trata de definir en el ámbito de las Jefaturas una
construcción colectiva democrática que garantice las voces de todos/as, encuadradas
en los lineamientos de la política educativa provincial, trabajando desde y con lo
diverso, teniendo en cuenta que somos parte de esa misma diversidad.
Cuando hablamos de todas y todos nos referimos entre otros a las/os Responsables
de Planeamiento, las/os Referentes de Estadística, las/os Referentes Tecnológicos,
las/os Referentes de ESI, las/os Referentes de FinES, las/os Órdenes Técnicos, y
las/os Inspectoras/es de Enseñanza (en el caso de las Jefaturas Distritales) y las/os
Jefas/es Distritales (en el caso de las Jefaturas Regionales).
Para formar equipos de trabajo es fundamental poder delegar, teniendo en cuenta que
lo que se delega son las tareas y no la responsabilidad. Para esto es necesario
conocer al otro, sus fortalezas y debilidades, confiar en que podrá; enseñar la tarea y
monitorearla; supervisar lo realizado.
PARA PENSAR ¿QUÉ DELEGA Y QUÉ NO DELEGA LA/EL SECRETARIA/O DE
JEFATURA?
Atento a la responsabilidad que tiene una Jefatura Regional/Distrital
el/la Jefe/a junto a las/los Secretarias/os conforman un equipo de
trabajo con las docentes y agentes que integran las Jefaturas. Desde
nuestro rol, se asignan/distribuyen las distintas actividades que
conforman la tarea diaria formando a cada uno de las/los actores y
asesorando continuamente. Por lo puesto, se entiende que la/el
Secretaria/o de Jefatura supervisa cada tarea que fue distribuida en el
equipo conformado, no delegando la responsabilidad.
¿Qué delega?
-Salidas educativas
-Control de analíticos incompletos
-Archivos
-Relevamientos-Recolección de datos- sistematización
-Recepción. Mesa entrada/salida
-Agenda del Inspector Jefe
-Labores - actualización base de datos
-Confección de actas de reuniones
-Entrega de materiales
-Publicaciones en las redes o prensa
¿Qué no delega?
-Tratamiento de insumos (Host-Cupof)
-POFI
-Contralor
-Comunicación/seguimiento de casos
-Notificaciones fehacientes
-Solicitud de coberturas de cargos IE/SJ-Actos de ofrecimiento de
cargos
-GDEBA (Oficios/expedientes)
-Lectura y análisis de datos -elaboración de informes escritos
-Oficios judiciales
Se podrá delegar la recolección de datos duros, matrícula, aniversarios
de escuelas, actualizaciones de datos de establecimientos, datos
estadísticos (matrícula, repitencia, etc.). dar seguimiento a las
situaciones de conflictos, la confección de instrumentos de recolección
de datos, seguimiento de las situaciones disciplinarias por 139, entre
otras actividades.
No se delega el tratamiento por GDEBA, expedientes y documentos,
utilización de Host, el tratamiento de planillas de insumos, la
actualización de anexo VIII, las planillas de solicitud de necesidades de
Pofi y planillas de novedades de Pofi, los actos de cobertura y
posterior gestión de los actos dispositivos, la confección de Contralor
entre otras.
No delegaríamos ninguna actividad que implique dar claves y
contraseñas personales y específicas de la función.
«Allí es donde se fortalece el sistema educativo, cuando se planifica una construcción
en términos de un ejercicio de responsabilidad democrática. La articulación entre las
distintas áreas del Estado, entre los distintos niveles en el sistema educativo, es una
estrategia. Cuando uno trabaja con otros, en el marco de la complejidad, las políticas
públicas son más fuertes, son más genuinas y más sentidas y apropiadas por cada
uno de los trabajadores y trabajadoras». (Claudia Bracchi)
