Documento. Concepto y tipología.

El conjunto del conocimiento humano, de los mensajes colectivos, materializados en un soporte físico y conservados a
través del tiempo, constituye el patrimonio documental. Un patrimonio integrado por documentos que los profesionales de la
Documentación tratan con el objeto de garantizar su conservación y su difusión.

El documentalista actúa sobre los documentos pues estos son el vehículo de la información. Aunque podríamos discutir los
cambios que se están produciendo en relación con los conceptos clásicos de documento, provocados por la introducción
masiva de tecnologías informáticas y de telecomunicación, lo cierto es que de una forma o de otra hay que trabajar con
documentos y, como documentalistas, generar nuevos documentos. Los documentos fijan el conocimiento y el saber y
garantizan su conservación.

Definiciones de documento.

Documento es todo objeto que ofrece información. Es una noción compleja, difícil de delimitar. El origen etimológico de la
palabra está en el término latino "docere", que significa "enseñar".

"todo escrito que sirve de prueba o información" (Diccionario Robert)

"todo elemento de conocimiento o fuente de información registrada, materialmente susceptible de ser utilizada para consulta,
estudio o prueba." (Union Française d'Organismes de Documentation)

"todo mensaje -icónico o simbólico- incorporado a un soporte permanente y empleado con una finalidad informativa"
(Martínez Comenche)

"Información registrada que puede considerarse como unidad en un proceso de documentación" Norma UNE 50-113-92/1;
en tendiendo Documentación como "Recogida y tratamiento de información registrada, de forma continua y sistemática y
que permita su almacenamiento, recuperación, utilización y transmisión".

Y aunque tradicionalmente la noción de documento ha ido unida a la de escrito, actualmente el concepto de escritura se
contempla desde una perspectiva más amplia y es denominado documento a la conjunción de cualquier tipo de material
susceptible de vehicular información. De esta manera ya no sólo consideramos documentos a los textos, fotos, películas,
etc, sino también a los nuevos soportes multimedia y a las nuevas formas de transmisión de información como los archivos
informáticos o las páginas web.

El documento es el soporte material del conocimiento y la memoria de la humanidad y, si bien hay otras fuentes susceptibles
de ofrecer información, como demandas a personas u organismos, asistencia a conferencias, programas de radio o TV,
incluso estas tendrán su origen en documentos.

Canales de comunicación

Persona a persona Conversación cara a cara

De una a varias personas Grupos reducidos

No estructurados
Privada Personas conocidas

De varias a varias personas Discusión en grupo

Estructurados Información indirecta o audiovisual Una o varias personas y un medio
 Información documental Publicada o no publicada
Elementos que configuran un documento:

 Elementos materiales: El soporte del documento y el vehículo que lo transporta.

 Elementos gráficos: La forma en que la información se expresa en el soporte: pueden ser letras, números, puntos o
pixels, etc.
 Elementos lingüísticos: El término lenguaje en un sentido amplio: lenguaje escrito, audiovisual, pero también idioma,
software, etc...
 Elementos intelectuales: Es el contenido que el documento quiere transmitir.

Características de los documentos.

 Características físicas: Tienen relación con los elementos materiales y gráficos. Es imprescindible su conocimiento
por parte de los profesionales de la documentación pues de una buena conservación de los soportes derivará una
correcta conservación de los documentos. Son características genéricas, como la naturaleza del documento
(Textual, gráfica, sonora, audiovisual, informática...); o bien otras más específicas, relacionadas con el soporte
(papel, plásticos, magnéticos, ópticos...) como el tamaño, peso, movilidad, grado de resistencia, modo de
producción, dependencia tecnológica, periodicidad...
 Características intelectuales: Se relacionan con los elementos lingüísticos e intelectuales. Objetivo, contenido,
autoría, modo de difusión, accesibilidad, originalidad.

Tipología de los documentos.

1. Documentos primarios. Son aquellos que contienen información nueva y original que no ha sido sometida a ningún
tipo de tratamiento documental posterior (resumen, selección, interpretación, etc.). Son documentos primarios los
libros, revistas, periódicos, programas de radio o televisión, películas, páginas web o archivos gráficos o textuales de
ordenador. También son documentos primarios la literatura gris, documentos que no siguen los canales habituales
de publicación y difusión (Actas de congresos científicos, cuadernos de laboratorio, informes científicos, informes
internos, ediciones técnicas como normas, patentes o marcas, preprints, separatas, tesis doctorales y otros trabajos
de investigación universitaria y, en cierto modo, las publicaciones oficiales.
2. Documentos secundarios: Son documentos cuyo objetivo es hacer referencia a los documentos primarios, por lo que
no existirían sin ellos. Ofrecen información factual o referencial sobre los documentos primarios y son el resultado de
las operaciones propias del análisis documental (descripción documental, indización, resumen analítico). Son
documentos secundarios los listados de referencias de libros de bibliotecas o librerías, las bibliografías, los índices,
los boletines de programación de televisión o la cartelera cinematográfica. Las bases de datos científicas son
también documentos secundarios y los índices de URL's realizados por los grandes buscadores de Internet son
también secundarios.
3. Obras de consulta o de referencia. En las clasificaciones tradicionales las obras de referencia suelen aparecer como
secundarias, lo cual tiene sentido porque no son primarias ya que la información no es nueva ni original, sino
recopilada por diversos procedimientos a partir de fuentes variadas previamente existentes. Sin embargo tampoco
son estrictamente secundarias porque suministran información. En ellas, no obstante, intervienen procesos
analíticos documentales que determinan la forma de presentación y acceso a la información que transmiten.

Documento y tecnología. Edición electrónica. Documento virtual. Hipertexto.

Con la generalización del uso de la tecnología informática en todas las esferas de la vida cotidiana los nuevos documentos
se han transformado en algo natural en nuestra vida y en nuestras actividades. El ordenador doméstico, Internet y todas sus
aplicaciones, han introducido una nueva forma de comprender los documentos, de tal manera que el papel está dejando de
ser el soporte por excelencia. Leemos revistas y periódicos en la Red, nos enviamos mensajes de correo electrónico,
consultamos textos que están en formato digital. Empieza a ser un lugar común la idea de que las publicaciones electrónicas
van a sustituir a las publicaciones tradicionales...
Normas para el tratamiento de publicaciones y documentos electrónicos.

Un documento electrónico es una colección de "páginas" contenidas en un soporte electrónico que, para su visualización,
requieren una pantalla gráfica o textual y unos dispositivos de emisión de sonido, según el tipo de información que
contengan. Aunque mantienen el concepto básico de documento permiten disponer de una estructura no lineal, la cual
permitirá decidir el orden en el que queremos leer la información. Cuando se habla de objetos digitales es a menudo práctico
distinguir entre copias de preservación o master y copias de uso o acceso. Como su propio nombre indica la versión master
es la versión de más alta calidad que la técnica permita mientras que las copias de uso son versiones creadas para entornos
o usuarios específicos. Así, la copia master de una diapositiva en color digitalizada puede ser un archivo TIFF, sin comprimir,
de 18 Mb, con una resolución de 600 píxeles por pulgada (600 pp). La copia derivada puede ser un archivo JPEG
comprimido de 150 K, con una resolución de 72 píxeles por pulgada (72 pp) que permitiría un tiempo de descarga a través
de Internet mucho más razonable.

La transformación de colecciones de documentos clásicos, con texto o imagen, en documentos electrónicos implica su
digitalización a partir de un proceso de captura digital y el formateado de los datos para su tratamiento con determinado
software. La digitalización permitirá optimizar la recuperación, consulta, gestión, difusión, reproducción, almacenamiento y
conservación de los documentos existentes en formatos no digitales mediante la generación de un sistema de gestión y
recuperación de información basado en la tecnología informática.

Revisaremos en este capítulo las principales propuestas de normas que en el momento actual se están utilizando en la
creación, tratamiento y distribución de documentos digitales de cualquier tipo.

Normas de creación y diseño de documentos electrónicos.

Normas para formatos de imágenes.

Las imágenes digitales se componen de cientos de pequeños puntos denominados Píxeles. La calidad de una imagen digital
depende de la concentración de píxeles ( la resolución), medida habitualmente en píxeles por pulgada o por centímetro. En
general una resolución de 72 ppi es suficiente para su utilización en páginas web. Para un periódico se requieren 200 ppi
mientras que una revista impresa necesitaría 300. Pero no hay que olvidar que las imágenes tienen también una dimensión
física, por ejemplo 9 x 13 cm. Si se amplía la imagen a 13 x 18 cm los píxeles podrían hacerse visibles y la imagen
inutilizable y además hay que considerar que su tamaño (en bytes) aumentaría considerablemente. Cuando se adquiere una
imagen digital es necesario saber no sólo la resolución sino también el tamaño al que se quiere utilizar. Cuanto mayor sea la
resolución y las dimensiones mayor será el tamaño del archivo.

La mayor parte de los sitios web que venden y gestionan imágenes permiten visualizar de forma gratuita lotes de imágenes
pequeñas de muy baja resolución denominadas thumbnails, pudiendo ver simultáneamente varias en pantalla con una
finalidad informativa y selectiva. A veces se incluye un tamaño intermedio de previsualización, generalmente a un tamaño
más adecuado para ver la fotografía única en pantalla. Una vez seleccionada la imagen deseada se obtendrá permiso para
descargar la imagen al tamaño y resolución adecuados para el uso previsto. Las imágenes digitales pueden ser muy
grandes y los archivos muy grandes son difícilmente transportables. Para superar ese problema las imágenes pueden ser
comprimidas para su almacenamiento y transmisión y descomprimidas para su uso. Un formato muy común para ello es
JPEG (nombre procedente del comité que lo ha desarrollado, Joint Photographic Experts Group). Mediante su utilización,
una imagen cuyo tamaño original puede ser de 20 megabytes puede quedar reducida a 1 megabyte. Otros formatos que
también se utilizan son el formato TIFF (Tagged Image File Format), el formato GIF (Graphics Interchange Format) o el
formato PNG (Portable Network Graphics). Los programas de edición de imágenes, como Photoshop o PaintShop, permiten
convertir los archivos de un formato a otro. Otros acrónimos que encontraremos en torno a la imagen digital son RGB (Red,
Green, Blue), porque los colores están generados por la mezcla de estos tres colores o CMYK (Cyan, Magenta, Yellow and
White). En todo caso, los procesos de edición que conducen a la producción adecuada de imágenes digitales son complejos
y caen lejos de la intención de estas páginas.

Normas relevantes para presentación de páginas.

PostScript. El lenguaje de descripción de páginas PostScript fue desarrollado por la compañía Adobe Systems Inc. con el
propósito de proporcionar un lenguaje adecuado para describir imágenes en un dispositivo de manera independiente,
describiendo para ello las imágenes sin referencia alguna a rasgos o características del dispositivo. Ha tenido gran
aceptación en el entorno de la impresión digital pues se trata de un potente lenguaje que traslada textos y gráficos de
documentos electrónicos a dispositivos de salida de impresión de alta calidad. Ha tenido menos éxito, sin embargo en los
entornos de usuarios de Internet que no disponen de impresoras PostScript.

PDF Portable Document Format (Formato de documento portátil): Es un formato de fichero electrónico utilizado para
representar un documento de manera independiente de la aplicación de software, hardware y sistema operativo donde se ha
creado. Produce una imagen del documento que conserva fielmente la apariencia y características del documento original,
incluidos gráficos y tipos de fuente, que no se puede modificar (salvo que se disponga de las herramientas precisas). Un
documento PDF puede ser visualizado, impreso o enviado por correo electrónico, almacenado en la web, en una intranet o
en cualquier sistema de archivo digital. Para la visualización e impresión de documentos PDF se requiere el programa
gratuito Acrobat Reader; mientras que para la creación y modificación de documentos PDF es necesaria la aplicación
Acrobat Distiller, de pago. En el momento actual PDF se ha transformado en uno de las normas de facto en la Web.

RTF (Rich Text Format): La empresa Microsoft propone un lenguaje de formateado de textos y gráficos electrónicos válido
para todas sus aplicaciones informáticas (Word, Access, Excel, etc.) para facilitar el intercambio de información entre ellas.
La tremenda fuerza comercial de Microsoft no ha sido suficiente para imponer este formato como norma pero sí para que
haya que tenerlo en cuenta como formato de intercambio y de presentación y formateado.

Estos formatos son muy útiles para la edición electrónica de documentos pero tienen una serie de desventajas desde el
punto de vista de la gestión digital de contenidos: En primer lugar, son sistemas propietarios, lo que significa que es
necesario disponer del software adecuado que la compañía propietaria de los derechos haya desarrollado. Por otra parte, no
aportan ninguna información de tipo semántico sobre el contenido del documento, por lo que no pueden ser utilizados en
aplicaciones de recuperación automática de información. Y, por último, no registran la estructura lógica del documento
electrónico, es decir, que no distinguen entre títulos, encabezamientos, párrafos, y sólo la visualización en un dispositivo de
salida permite al lector deducir la estructura. Son, en consecuencia, poco flexibles y cualquier modificación implica la
apertura y reformateado de todo el documento.

Normas relevantes para documentos estructurados.

Los lenguajes de marcado surgen por la necesidad de incluir en los documentos electrónicos determinadas informaciones
ajenas a los propios textos como, por ejemplo, su estructura y forma de presentación en cualquier dispositivo. Si en un
principio las marcas afectan fundamentalmente a aspectos de presentación, como los párrafos, tipos de letras, etc. en las
últimas aplicaciones propuestas se incluirán marcas que permitan definir todo tipo de características del documento, como
su estructura precisa y el significado de cada elemento, cuestiones relativas a su catalogación o a la relación que tiene con
otros documentos por medio de hiperenlaces o incluso el control administrativo de aspectos como su comercialización,
derechos de autor, etc. El punto de partida de los actuales lenguajes de marcas es SGML, cuyo primer borrador aparece en
1980. De él derivarán HTML, especialmente creado para la WWW y XML, un paso adelante en lo que se denomina la web
semántica.

HTML, en la definición ofrecida por el WWW Consortium , es la lingua franca para la publicación de hipertextos en la World
Wide Web. Se trata de un formato no propietario basado en SGML, que puede ser creado y procesado por un amplio rango
de aplicaciones informáticas, desde sencillos editores de texto hasta sofisticadas herramientas del tipo WYSIWYG (What
you see is what you get: Lo que ves es lo que obtienes). HTML utiliza etiquetas del tipo <h1></h1> para estructurar el texto
en encabezamientos, párrafos, listas, añadir enlaces hipertextuales, etc. Estas etiquetas pueden definir las partes del
documento, pero no el formato. De esta manera, el programa de navegación desde el que se consulte la página será quien
le dé el formato final que más se ajuste a la terminal desde la cual se lea. No todos los clientes ven el documento de igual
forma. Se pueden observar diferencias entre tamaños y tipos de letras, el espacio entre líneas, etc. Tampoco todos los
clientes admiten gráficos, imágenes, video, etc, por lo que al diseñar páginas web hay que tenerlo en cuenta.

XML. El Lenguaje Extensible de Marcado XML es un subconjunto de SGML. Su objetivo es permitir que el SGML genérico
pueda ser servido, recibido y procesado en la Web del mismo modo que HTML. Es un lenguaje ampliable, lo que lo convierte
en la práctica en un metalenguaje, en un lenguaje para describir otros lenguajes de marcado de documentos electrónicos
orientados cada uno de ellos hacia tipos específicos de contenido. No es un lenguaje de marcado predefinido como HTML,
sino que permite a los usuarios la creación de lenguajes de marcado personalizados para diferentes clases de documentos
mediante la definición de sus propios nombres de elementos y atributos, capaces de describir de forma precisa la estructura
y semántica de los contenidos de los documentos electrónicos.

XML es un lenguaje de marcado para documentos que contengan información o datos estructurados. Se entiende por datos
estructurados elementos tales como hojas de cálculo, agendas de direcciones, parámetros de configuración, transacciones
financieras, dibujos técnicos, etc. En la práctica, todos los documentos tienen una cierta estructuración. Por ejemplo, en un
artículo científico el texto de cualquier párrafo tiene una consideración estructural diferente al de una nota a pie de página.
Del mismo modo, la mención de un nombre propio es diferente si se refiere al autor del artículo o si es objeto de estudio.
XML es un conjunto de reglas, líneas directrices, convenciones, como se quieran llamar, para la concepción de formatos de
texto que admitan estructurar los datos.

Es un formato fundamental para la construcción de la Web semántica, un sistema global de información capaz de ser
interpretado de forma adecuada por los seres humanos y por las aplicaciones informáticas que procesan la información. En
concreto, en el terreno del tratamiento y difusión de los documentos electrónicos el formato XML está alcanzando una
tremenda importancia que puede apreciarse en la construcción de bases de datos alternativas al clásico formato relacional,
denominadas Native XML Databases, donde los documentos son analizados y descritos utilizando un lenguaje de marcas.
De esta manera el propio documento lleva implícita la representación de su propia estructura y contenido. La indización
automática de estos documentos facilitará mucho su inclusión correcta en los buscadores.

Normas para formatos de audio.

En cuanto a formatos de sonido, tal vez el fenómeno más destacado en Internet sea la aparición de MP3 (MPEG Audio
Layer III), un sistema de compresión de sonido contenido en MPEG-1 y MPEG-2. Se trata de un formato que ofrece una
calidad comparable a la de un disco compacto comercial pero ocupa un espacio mucho menor. Otros formatos de sonido
son AU, WAV, RAM/RM o MIDI/MODs.

Más sobre el tema: http://www.lpi.tel.uva.es/~nacho/docencia/ing_ond_1/trabajos_01_02/formatos_audio_digital/html/

frames.htm

Normas para formatos de video

AVI y AVI 2.0

El formato AVI (Audio Video Interleave) es el formato standard de video digital. Su funcionamiento es muy simple pues
almacena la información por capas, guardando una capa de video seguida por una de audio. Cuando capturamos video
hacia nuestra computadora llega en formato AVI. Puede generar archivos muy grandes y de difícil manejo.

MPEG

El formato MPEG (Moving Picture Experts Group) es un standard para compresión de video y de audio. Al ser creado se
establecieron 4 tipos de MPEGs, MPEG-1, MPEG-2, MPEG-3 y MPEG-4. Cada uno de estos según su calidad.

DivX ;) [Visitar website]

Es un formato de compresión. Con mucha gente trabajando en sus diferentes codecs el DivX se
ha vuelto muy popular y está bastante relacionado con los DVDs y su piratería, ya que con dicho formato mucha gente se ha
dado a la tarea de pasar sus DVDs a CDs con una calidad aceptable de video.

Formatos de Streaming para el Web:

Actualmente hay 3 compañias que están esforzándose en presentar las mejores propuestas:
Microsoft Windows Media Video [Visitar website]

El windows Media video es una de las últimas propuestas de Microsoft que funciona con el Windows Media
player de la versión 6.2 en adelante. Ha tenido gran impulso debido al XP y que viene integrado en dicho sistema operativo.
También tiene una opción para streaming que viene incluida en el Windows 2000 Server. Las extensiones de este tipo de
contenidos son las .asf y .wmv para el video y .wma para el audio. Ofrece el player y su encoder de forma gratuita a todos
los interesados. Premier y Vegas también tienen opción de generar este tipo de contenidos.

Real Video [Visitar website]

Real en los pasados años ha sido muy utilizado para streaming de audio en diversos medios. También tiene
una propuesta para video llamada Real Video. Requiere de su propio player que es el Real Player (Recientemente fue
lanzado el Real One) y para hacer streaming requiere del Real Server. Premier y Vegas traen opción para generar este tipo
de archivos. En el sitio de Real también hay información para convertir archivos .avi a este formato. Real siempre tiene una
versión simple y limitada de sus productos y una profesional que debe ser comprada.

Apple Quicktime [Visitar website]

Apple también tiene una interesante opción nativa de los sistemas Mac. Sus archivos .mov requieren de un
player especial que es el Quicktime player para visualizarlos. Este player tiene una versión sencilla gratuita y una versión
profesional que entre otros permite realizar videos en dicho formato y editar algunas cualidades de los mismos.