TEMA 7 EL CICLO CONTABLE DE LA EMPRESA
0. El patrimonio de una empresa
1. Introducción a la contabilidad
2. Los libros contables y de registro
3. Conceptos de ciclo contable. El asiento de apertura
4. El desarrollo contable
5. El cierre del ejercicio
6. Las cuentas anuales
0. El patrimonio de una empresa
El patrimonio de una empresa está constituido por todo aquello que le
pertenece en propiedad. Es el conjunto de bienes, derechos y
obligaciones pertenecientes a una empresa en una fecha determinada y
queda reflejado en el balance de situación.
El balance de situación es un documento integrado en las cuentas
anuales de la empresa que muestra la composición del patrimonio
empresarial en tres grandes apartados:
• Activo: bienes y derechos propiedad de la empresa. Ej.: edificio,
instalaciones, mobiliario, equipos de oficina, facturas pendiente de
cobro, patentes y marcas registradas.
• Pasivo: obligaciones (deudas) con terceros. Ej.: facturas pendiente de
pago, préstamos y créditos, deudas con la Administración…
• Patrimonio neto: diferencia entre activo y pasivo. Compuesto por el
capital (aportaciones socios), reservas (beneficios no distribuidos),
subvenciones y donaciones.
0. El patrimonio de una empresa
0. El patrimonio de una empresa
El activo:
• Activo no corriente (Grupo 2): bienes que han supuesto una inversión
de la que se esperan resultados propios de la actividad empresarial y no
están vinculados al ciclo normal de explotación para ser vendidos o
consumidos.
• Tangible o material: edificios, instalaciones, maquinaria, utillaje, mobiliario,
equipos para el proceso de información, vehículos de transporte.
• Intangible o inmaterial: derechos derivados de la propiedad industrial, derechos
de traspaso.
• Financiero: valor de las empresas participadas o filiales.
• Corriente o circulante:
• Activos destinados a la producción o la venta: existencias de materias primas,
productos semielaborados o terminados (Grupo 3)
• Facturas pendientes de cobro cuyo vencimiento sea inferior a un año (Grupo 4)
• Dinero en efectivo o en cuenta corriente (Grupo 5)
0. El patrimonio de una empresa
El patrimonio neto (Grupo 1): formado por el capital escriturado
(aportaciones iniciales de socios), reservas generadas por beneficio
conseguidas a lo largo del tiempo y los resultados del ejercicio corriente.
También encontramos las subvenciones y donaciones.
El pasivo:
• No corriente (Grupo 1): deudas a largo plazo con entidades de crédito
(préstamos) o cualquier otra deuda con vencimiento superior a un año.
• Corriente: obligaciones vinculadas al ciclo normal de explotación con
un vencimiento inferior a un año.
• Facturas pendientes de pago a proveedores y acreedores (grupo 4)
• Obligaciones de pago con entidades públicas, deudas financieras por créditos
recibidos (grupo 5)
0. El patrimonio de una empresa
Ingresos (Grupo 7): en contabilidad, son los incrementos en el
patrimonio neto de la empresa durante el ejercicio, siempre que no
correspondan a aportaciones de los socios. Se generan al producirse
una venta de un bien o prestación de un servicio, puede no coincidir
con el momento de cobro.
Gastos (Grupo 6): se asocia al consumo real de bienes y servicios, así
como el desgaste o deterioro de las inversiones (amortizaciones). Se
producen en el momento de consumir los bienes o servicios
necesarios, puede no coincidir con el de pago, (nóminas y seguros
sociales de los empleados, consumo energía, limpieza, recambios,
mantenimiento, seguros, alquileres…).
1. Introducción a la contabilidad
1.1. Las cuentas contables
Las cuentas son los registros en los que se anota cada movimiento a nivel económico que se
produzca en la estructura económica y financiera de la empresa.
Imagina que una empresa adquiere un ordenador por 1000 € que paga al contado. La compra del ordenador
supone un incremento del activo no corriente de la empresa por importe de 1000 €. Ese incremento deberá
registrarse en una cuenta de activo no corriente que recoja el valor de todos los equipos informáticos que
disponga la empresa.
Además, el pago al contado del ordenador implica que el saldo de una cuenta bancaria disminuya en 1000 €.
Ese movimiento deberá anotarse en una cuenta de activo corriente que represente el dinero que hay en esa
cuenta. Como puedes ver, una única transacción (hecho contable) origina dos anotaciones en dos cuentas
diferentes. Esta forma de registrar los hechos contables se conoce como método de la partida doble.
El PGC ofrece un cuadro de cuentas que las empresas pueden emplear para registrar esos
movimientos. El PGC agrupa las cuentas en nueve grupos diferentes. A continuación, mostramos
el nombre de los siete grupos de clasificación que utilizaremos, junto con algún ejemplo
representativo:
1. Introducción a la contabilidad
1.1. Las cuentas contables
(100) Capital social; (129) Resultado del
Financiación básica
Grupo 1 ejercicio; (170) Deudas a largo plazo con
(l/p)
entidades de crédito.
(206) Aplicaciones informáticas; (211)
Grupo 2 Activo no corriente Construcciones; (213) Maquinaria; (218)
Elementos de transporte.
(300) Mercaderías; (310) Materias primas;
Grupo 3 Existencias
(321) Combustibles.
(400) Proveedores; (410) Acreedores por
Acreedores y prestación de servicios; (430) Clientes; (431)
Grupo 4
deudores comerciales Clientes, efectos comerciales a cobrar; (440)
Deudores.
(520) Deudas a corto plazo con entidades de
crédito; (523) Proveedores de inmovilizado a
Grupo 5 Cuentas financieras
corto plazo; (570) Caja; (571) Bancos e
instituciones de crédito.
(600) Compras de mercaderías; (601)
Grupo 6 Compras y gastos Compras de materias primas; (640) Sueldos y
salarios.
(700) Venta de mercaderías; (705)
Grupo 7 Ventas e ingresos
Prestaciones de servicios.
1. Introducción a la contabilidad
1.2. Estructura y operaciones en una cuenta
Se suele decir que las cuentas adoptan una forma de T, tal y como puedes ver en la siguiente figura.
Una cuenta posee un título, que está formado por un código y una expresión que identifica la partida
representada en la cuenta. Además, cuenta con dos columnas separadas por una línea vertical. El
lado izquierdo se denomina Debe y el derecho, Haber.
Las operaciones que pueden realizarse en una cuenta son las siguientes:
• Abrir una cuenta: abrir una cuenta supone asignarle un nombre y realizar una anotación en ella.
• Cargo: es un importe anotado en el Debe de una cuenta.
• Abono: es un importe anotado en el Haber de una cuenta.
• Saldo: es la diferencia entre la suma de todos los cargos y la suma de todos los abonos. Si el
saldo es positivo, se dice que es un saldo deudor. En caso contrario, el saldo será acreedor.
• Saldar una cuenta: consiste en anotar el saldo en la columna de la cuenta que sume menos. Una
vez realizada esta operación, el saldo de la cuenta será cero.
• Cerrar una cuenta: consiste en sumar el Debe y el Haber, una vez saldada la cuenta, e indicar que
ya no se realizarán más anotaciones en la cuenta.
1. Introducción a la contabilidad
1.3. Anotaciones en las cuentas de activo, pasivo y patrimonio neto
En las cuentas de pasivo y
En las cuentas de activo, patrimonio neto, las
los movimientos se anotan anotaciones se hacen al
de la siguiente forma: contrario que en el caso de
las cuentas de activo:
1. Introducción a la contabilidad
1.3. Anotaciones en las cuentas de activo, pasivo y patrimonio neto
Ejemplo: Imagina que una empresa inicia hoy su actividad. Con las aportaciones
realizadas por los socios, se han adquirido equipos informáticos por un importe de
13 000 €.
Esta cantidad aparecerá reflejada en el Debe de la cuenta de activo no corriente que
representa a los equipos informáticos. Esa cuenta se muestra en la tabla siguiente:
1. Introducción a la contabilidad
1.3. Anotaciones en las cuentas de activo, pasivo y patrimonio neto
Ejemplo: Supongamos que, dentro de un mes, la empresa adquiere un nuevo equipo
informático por importe de 1000 €. Ese hecho se reflejará en la cuenta con una nueva
anotación (cargo) en el Debe.
Por último, imaginemos que un equipo informático que costó 1500 € deja de funcionar,
sin posibilidad de arreglo. La empresa reflejará en su contabilidad que el valor de esta
partida de activo no corriente se ha reducido en 1500 €. Esa anotación (abono) se
realiza en el Haber de la cuenta.
1. Introducción a la contabilidad
1.3. Anotaciones en las cuentas de gastos e ingresos
Las cuentas de gastos representan las disminuciones en el patrimonio neto de la
empresa como consecuencia de una reducción de un activo (por ejemplo, el consumo
de combustible) o por la aparición de un pasivo (por ejemplo, los intereses de un
préstamo). Por su parte, las cuentas de ingresos reflejan incrementos en el patrimonio
neto de la empresa. Los ingresos van asociados a aumentos de activos (por ejemplo, el
dinero en una cuenta bancaria) o a reducción de pasivos. Por tanto:
• Un gasto supone una disminución del patrimonio neto de la empresa. Por ello,
cuando ocurren, se anotan en el Debe.
• Los ingresos generan aumentos en el patrimonio neto de la empresa, cuando
ocurren, se anotan en el Haber.
2. Los libros contables y de registro
El Código de Comercio obliga a cualquier empresa, independientemente de su forma
jurídica, a llevar dos libros contables:
• El libro Diario.
• El libro de Inventarios y Cuentas Anuales.
Además, para la llevanza de la contabilidad es fundamental el libro Mayor, aunque este
no es obligatorio.
Los libros obligatorios deben legalizarse de manera telemática en el Registro
Mercantil de la provincia en la que se encuentre el domicilio social de la empresa
dentro de los cuatro meses siguientes a la fecha del ejercicio contable (normalmente, el
30 de abril). Los libros deben conservarse durante seis años desde el último asiento
(apunte) realizados en ellos.
2. Los libros contables y de registro
2.1. El libro Diario
Las empresas podrían anotar los hechos contables directamente en las cuentas, tal y
como hemos hecho en los ejemplos anteriores. Sin embargo, esto no es viable, pues los
hechos contables son muy numerosos, por lo que sería muy engorroso trabajar
únicamente con las cuentas contables.
Por ello, los hechos contables se anotan, por orden cronológico y a medida que van
sucediendo, en el libro Diario. Las anotaciones realizadas en este libro se denominan
asientos.
En la siguiente figura te mostramos un ejemplo con la información que contiene un
asiento del libro Diario:
2. Los libros contables y de registro
2.1. El libro Diario
Como puedes ver, el libro Diario, independientemente de que su formato sea en papel o electrónico, posee las
siguientes partes:
• Fecha de la operación.
• Código y título de las cuentas que intervienen en el registro del hecho.
• Importes cargados y abonados.
• Un número de referencia (número entre corchetes) que permite coordinar el asiento con anotaciones
realizadas en otros libros.
También se recoge la suma del importe del Debe y del Haber. Estos totales deben coincidir.
A veces, se suele indicar también una pequeña descripción del hecho contable. En el ejemplo, el primer asiento
recoge la aportación de capital a la empresa por parte de algún socio y el segundo, el pago de una deuda a un
proveedor.
Observa que, para realizar los asientos contables, se sigue el principio de la partida doble. Cada transacción afecta
al menos a dos cuentas, una del debe y otra del haber, teniendo la característica de que la suma de los débitos
siempre debe ser igual a la suma de los haberes.
2. Los libros contables y de registro
2.2. El libro Mayor
El libro Mayor contiene el conjunto de todas las cuentas contables abiertas. Tras
realizar un asiento en el libro Diario, hay que localizar las cuentas correspondientes en
el Mayor y cargar y abonar en ellas los importes registrados en el Debe y el Haber del
Diario.
2. Los libros contables y de registro
2.3. El libro de Inventarios y
cuentas anuales
Según el Código de Comercio, este libro ha de contener lo
que aparece en esta tabla:
3. Concepto de ciclo contable. El asiento de
apertura
El ciclo contable es el proceso por el cual, a través de un conjunto
de operaciones, se determina el resultado de la actividad de una
empresa durante un ejercicio económico, además de su situación
patrimonial al finalizar el mismo.
La duración del ciclo contable coincide con la del ejercicio
económico, en general, con el año natural.
El ciclo contable conduce a la elaboración de las cuentas anuales,
documentos que deben elaborar las empresas de forma anual.
3. Concepto de ciclo contable. El asiento de apertura
Las fases de las que
consta el ciclo contable
se muestran en la
siguiente figura:
3. Concepto de ciclo contable. El asiento de apertura
3.1. El asiento de apertura
• El ejercicio económico de una empresa se inicia con el asiento
de apertura.
• El asiento se realiza el primer día del ejercicio (1 de enero) en el
libro Diario y posteriormente, se traspasa al Mayor.
• Consiste simplemente en la apertura de las cuentas de la
empresa, cargando las cuentas del activo y abonando las del
pasivo y patrimonio neto por los importes que figuren en el
Balance final del ejercicio anterior.
• El proceso se muestra en la siguiente figura:
3. Concepto de ciclo contable. El asiento de apertura
3.1. El asiento de apertura
Ejemplo: el bance de situación de la empresa MAR SL a 31 de
diciembre del año 20X0 es el siguiente:
3. Concepto de ciclo contable. El asiento de apertura
3.1. El asiento de apertura
El asiento de apertura de la contabilidad del libro Diario a 1 de
enero de 20X1 será:
3. Concepto de ciclo contable. El asiento de apertura
3.1. El asiento de apertura
El libro Mayor se muestran todas las cuentas reflejadas en el
asiento de apertura:
4. El desarrollo contable
Una vez iniciado el ciclo contable, la empresa registrará en el Diario
todos los hechos contables.
Los hechos contables que tienen incidencia en el patrimonio de
una empresa son innumerables. Aquí presentamos los más
básicos:
- el tratamiento contable del IVA, el pago de la nómina de los empleados,
la concesión de un préstamo, la compra de mercancías a un proveedor y
las ventas a clientes.
4. El desarrollo contable
4.1. Registro de compras
El día 3 de enero MAR, SL,
compra mercaderías por
importe de 10 000 € (IVA
no incluido), que se
pagarán dentro de 90 días.
El asiento en el Diario es el
siguiente:
4. El desarrollo contable
4.2. Pago de gastos
El 4 de enero se pagó el recibo de la compañía eléctrica al contado.
El gasto ascendió a 2000 €, IVA incluido. Este es el asiento en el
Diario que recoge este hecho contable:
4. El desarrollo contable
4.3. Registro de una venta
El 7 de enero se vendieron mercancías por importe de 1000 €, IVA no
incluido. Se cobró en ese momento a través del banco. El asiento del
Diario es:
Cuando realiza una venta o presta un servicio, la empresa debe
considerar el IVA que repercute a sus clientes. La recaudación del IVA
repercutido ha de abonarse en la cuenta de pasivo Hacienda pública,
IVA repercutido. En cambio, esta cuenta se cargará cuando un cliente
realice, por ejemplo, una devolución.
4. El desarrollo contable
4.3. Registro de una venta
Otro caso. Vamos a suponer que la venta anterior, el cliente ha
pagado la mitad en ese momento y deja a deber la otra mitad, el
asiento del Diario sería:
4. El desarrollo contable
4.4. Liquidación del IVA
Las empresas deben liquidar el IVA. Cuando:
• El IVA repercutido es menor que el IVA soportado →la liquidación es
favorable a la empresa. Se adquiere un derecho sobre Hacienda,
que deberá devolverle el resultado de la liquidación.
• El IVA repercutido es superior al IVA soportado → la liquidación es
favorable para Hacienda. Hacienda adquiere un derecho de cobro
sobre la empresa.
4. El desarrollo contable
4.4. Liquidación del IVA
En el caso visto de MAR SL, el IVA repercutido es menor que el
soportado, la liquidación es favorable a la empresa, es decir, MAR,
SL, adquiere un derecho sobre Hacienda, que deberá devolverle el
resultado de la liquidación. En el sistema contable esa liquidación se
refleja así:
4. El desarrollo contable
4.5. Préstamo concedido por una entidad bancaria
El 20 de enero, un banco concede a MAR, SL, un préstamo al 3 % de
40 000 € a devolver en una única cuota dentro de un año. No se
pagarán intereses hasta ese momento. El asiento en el Diario será:
4. El desarrollo contable
4.6. Pago de una nómina a un empleado
El 30 de enero, MAR, SL, paga la nómina a sus tres empleados. El importe
bruto de las nóminas asciende a 9000 €. La empresa retiene 1500 € en
concepto de IRPF (los empleados son contribuyentes de este impuesto).
Además, debe descontar la cuota de la Seguridad Social que corre a cuenta de
los trabajadores (cuota obrera), que asciende a 200 €. La cuota patronal, es
decir, la cuota de Seguridad Social a cargo de la empresa, son 500 €. El asiento
en el Diario será el siguiente:
4. El desarrollo contable
4.7. Pago de una deuda
El 31 de enero, MAR, SL, paga la mitad de su deuda con sus proveedores.
El asiento será:
5. El cierre del ejercicio
5.1. Asientos de ajuste
El cierre de la contabilidad de un ejercicio se inicia con los asientos de
ajuste o regularización. El objetivo de estos asientos es corregir el
saldo de algunas cuentas para que sean más representativos de la
imagen real de la empresa.
Los asientos de ajuste son necesarios debido a la existencia de
operaciones que afectan a más de un ejercicio económico.
Por ejemplo, hay elementos de activo de la empresa que se adquieren
en un ejercicio, pero se utilizan a lo largo de varios. Igualmente, es
posible que en un ejercicio la empresa incurra en un gasto que no se
pague hasta el ejercicio siguiente. Veamos algunos ejemplos.
5. El cierre del ejercicio
5.1. Asientos de ajuste
A. AMORTIZACIÓN DE ACTIVOS NO CORRIENTES O INMOVILIZADOS
El activo no corriente se deprecia, es decir, pierde valor como
consecuencia del paso del tiempo o de su uso. Esta pérdida de valor
hay que reflejarla en la contabilidad año a año a través de una cuota de
amortización.
Esta cuota representa, por tanto, la pérdida de valor que sufre una
partida determinada de activo no corriente en un año. Desde el punto
de vista contable se considera un gasto.
Se calcula así:
5. El cierre del ejercicio
5.1. Asientos de ajuste
A. AMORTIZACIÓN DE ACTIVOS NO CORRIENTES O INMOVILIZADOS
Ejemplo: Imagina que los equipos informáticos de MAR, SL adquiridos por
6.000€, tienen una vida útil de 5 años y que, en conjunto, su valor residual
fuese 500 €. La cuota de amortización anual sería:
El asiento a realizar el día 31 de diciembre sería el siguiente:
5. El cierre del ejercicio
5.1. Asientos de ajuste
B. RECONOCIMIENTO DE GASTOS DEVENGADOS
Los gastos devengados son gastos en los que ha incurrido la empresa
durante el ejercicio, pero que todavía no se han contabilizado ni pagado.
Es el caso de los intereses a pagar por el préstamo de 40 000 € que se le
concedió a MAR, SL, el 20 de enero a un interés del 3 % anual. El día 31 de
diciembre debe recoger los intereses generados desde el 20 de enero
hasta el 31 de diciembre:
5. El cierre del ejercicio
5.1. Asientos de ajuste
C. REGISTRO DE LA VARIACIÓN DE EXISTENCIAS
Al finalizar el ejercicio, las cuentas que recogen el valor de las existencias y las
mercaderías que posee la empresa deben reflejar su importe.
En el caso de la empresa MAR, SL, el 31 de diciembre hay que indicar el importe
de las mercaderías que posee todavía en el almacén. Recuerda que, por un
lado, compró, aunque también vendió parte de ellas a sus clientes.
Supongamos que el inventario realizado al finalizar el año indica que el valor de
las existencias asciende a 9500 €.
El asiento que se debería realizar es:
5. El cierre del ejercicio
5.1. Asientos de ajuste
D. RECLASIFICACION DE UN CRÉDITO
El día 31 de diciembre, la empresa consigue aplazar la devolución del
préstamo. Ahora deberá devolverlo dentro de dos años. Esto supone que
una deuda a corto plazo pasa a convertirse en una deuda a largo plazo.
Para que la contabilidad refleje esto convenientemente, hay que realizar el
siguiente asiento:
5. El cierre del ejercicio
5.2. El resultado del ejercicio
Una vez realizados los asientos de ajuste, el siguiente paso es determinar
el resultado del ejercicio. Este se obtiene simplemente a partir de la
diferencia entre ingresos y gastos. Desde el punto de vista contable,
consiste en saldar todas las cuentas de gastos e ingresos y trasladar su
información a la cuenta (129) Resultado del ejercicio.
Además, en el Mayor esas cuentas deberán cerrarse. En el caso de la
empresa MAR, SL, el resultado del ejercicio se calcularía así:
5. El cierre del ejercicio
5.2. El resultado del ejercicio
6. Las cuentas anuales
Existen dos modelos de cuentas anuales: el normal y el abreviado. Las pymes
pueden emplear el abreviado. En general, las sociedades anónimas y limitadas
deben presentar sus cuentas según el modelo normal, sin embargo, pueden
acogerse al abreviado siempre que, durante dos ejercicios consecutivos, no hayan
superado, al menos, dos de los límites que se muestran en la tabla siguiente:
Las empresas que puedan usar los modelos abreviados de Balance y Memoria no están obligadas a
presentar ni el ECPN ni el EFE. Si deben presentar esos estados contables según el modelo normal, han
de acompañar las cuentas anuales con un Informe de gestión.
6. Las cuentas anuales
6.1. El balance de situación
Sabemos que el Balance de situación es el estado contable que describe y valora en unidades
monetarias los elementos patrimoniales (activo, pasivo y neto) que posee una empresa, en una
fecha determinada. En el caso de MAR, SL, el Balance al cierre del ejercicio sería:
6. Las cuentas anuales
6.2. La cuenta de pérdidas
y ganancia o resultados
Este estado contable contiene tanto los
ingresos y ganancias de la empresa (con signo
positivo) como sus gastos y pérdidas (con
signo negativo). Además, muestra el resultado
contable alcanzado en un periodo
determinado. Su estructura es:
6. Las cuentas anuales
6.3. Memoria
Las cuentas anuales deben completarse con datos adicionales que expliquen o aclaren su
contenido. Esta es la misión de la Memoria. Esta contiene textos explicativos, desgloses de cifras,
etc., que se denominan notas. Algunos de los contenidos que debe contener, según el PGC, son:
