UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR
FACULTAD MULTIDISCIPLINARIA ORIENTAL
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS
CONTABILIDAD DE COSTOS I
DEFINICIÓN DE MATERIA PRIMA Y
MATERIALES
DEFINICIÓN DE MATERIA PRIMA Y MATERIALES
Materia Prima. Es el material sujeto al proceso de transformación, encaminado a obtener un
producto manufacturado. Representa el primer elemento del costo.
Materiales. Los materiales o suministros son los elementos básicos que se transforman en
productos terminados a través del uso de la mano de obra y de los costos indirectos de fabricación en el
proceso de producción.
CONTABILIZACIÓN DE MATERIALES
La contabilización de los materiales por parte de un fabricante usualmente comprende dos
actividades: la compra de materiales y su uso.
Compra de Materiales.
La mayoría de los fabricantes cuentan con un departamento de compras cuya función es hacer
pedidos de materias primas y suministros necesarios para la producción. El gerente del departamento de
compras es responsable de garantizar que los artículos pedidos reúnan los estándares de calidad
establecidos por la compañía, que se adquieran al precio más bajo y se despachen a tiempo. Comúnmente
se utilizan tres formatos en la compra de artículos: una requisición de compra, una orden de compra y
un informe de recepción.
Requisición de compra.
Una requisición de compra es una solicitud escrita que usualmente se envía para informar al
departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o suministros. Se supone que el 1 de
abril el empleado de una bodega de materiales desea situar un pedido de 20 artefactos, números de
catálogos 92 a un precio unitario estimado de US$1.00 y que se necesitan para el 1 de mayo. El empleado
llena un formato de requisición de compra y lo envía al departamento de compras para que puedan
solicitarse los artefactos.
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Aunque una requisición de compras generalmente esté impresa según las especificaciones de
cada compañía, la mayor parte de los formatos incluye: (número de la requisición), nombre del
departamento o persona que hace la solicitud, la cantidad de artículos solicitados, identificación del
número del catálogo, descripción del artículo, precio unitario, precio total, costo de embarque, de
manejo, de seguro, y costos relacionados, costo total de toda la requisición, fecha del pedido, fecha de
entrega requerida y firma autorizada.
En la siguiente figura se muestra una requisición de compra. Por lo general se hace original y
copia; el original para el departamento de compras (para situar el pedido) y la copia para el empleado de
la bodega que solicitó la orden de compra (para realizar un seguimiento de los pedidos situados).
No. 86
LARGE MANUFACTURING COMPANY
REQUISICIÓN DE COMPRA
DEPARTAMENTO O PERSONA QUE REALIZA LA SOLICITUD
FECHA DEL PEDIDO 01/04/XX FECHA DE ENTREGA 01/05/XX
CANTIDAD NÚMERO DE DESCRIPCIÓN PRECIO TOTAL
CATALOGO UNITARIO
20 92 Artefactos US$1.00 US$20.00
COSTO TOTAL US$20.00
APROBADO POR: D. Donne
Orden de Compra.
Si la requisición de compra está correctamente elaborada, el departamento de compras emitirá
una orden de compras (en este caso por 20 artefactos). Una orden de compras es una solicitud escrita a
un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los
términos de pago y de entrega. La orden de compra es la autorización al proveedor para entregar los
artículos y presentar una factura. Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse
de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso. Por
lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra: nombre impreso y dirección de
la compañía que hace el pedido, número de orden de compra, nombre y dirección del proveedor, fecha
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del pedido, fecha de entrega requerida, términos de entrega y de pago, cantidad de artículos solicitados,
número de catálogo, descripción, precio unitario y total, costos de envío, de manejo, de seguro y
relacionados, costo total de toda la orden y firma autorizada.
En la siguiente figura se muestra una orden de compra. El original se envía al proveedor (para
situar el pedido); las copias usualmente van al departamento de contabilidad (para futuro registro en el
libro diario de compras y en los libros mayores generales y auxiliares), a cuentas por pagar (para eventual
pago dentro del período de descuento), al departamento de recepción (para advertirles de la entrega
futura) y otra copia para el departamento de compras (para mantener un archivo de todas las órdenes de
compra expedidas).
O. C. No. 86
LARGE MANUFACTURING COMPANY
18 SLATER ROW NEW YORK NY 10022
ORDEN DE COMPRA
PROVEEDOR: Widgets Inc. DIRECCIÓN: 25 Steglin N N FECHA PEDIDO 2/4/XX
FECHA DE PAGO 01/05/XX TERMINOS ENTREGA Destino FO
TERMINO DE PAGO 10/2 N30
CANTIDAD NÚMERO DE CATALOGO DESCRIPCIÓN PRECIO UNITARIO TOTAL
20 92 Artefactos US$1.00 US$20.00
COSTO TOTAL US$20.00
APROBADO POR: K. Palmer
Informe de Recepción.
Cuando se despachan los artículos ordenados, el departamento de recepción los desempaca y los
cuenta. (Es interesante tener en cuenta que la cantidad solicitada no aparece en la copia de la orden de
compra enviada a este departamento. Esta omisión intencional garantiza que los artículos entregados
sean realmente contados). Se revisan los artículos para tener la seguridad de que no estén dañados y
cumplan con las especificaciones de la orden compra y de la lista de empaque (una lista preparada por
el proveedor, que se adjunta al pedido y se detalla lo hay en el envío). Luego el departamento de
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recepción emite un informe de recepción. Este formato contiene nombre del proveedor, número de orden
de compra, fecha en que se recibe el pedido, cantidad recibida, descripción de los artículos, diferencias
con la orden de compra (o mención de artículos dañados) y firma autorizada.
No. 109
LARGE MANUFACTURING COMPANY
INFORME DE RECEPCIÓN
PROVEEDOR: Widgets Inc. ORDEN DE COMPRA No.086
FECHA DE RECEPCIÓN 01/05/XX
CANTIDAD DESCRIPCIÓN DISCREPANCIAS
20 Artefactos NINGUNA
APROBADO POR: ackDoven
De este informe de recepción, el original lo guarda el departamento de recepción. Las copias se
envían al departamento de compras (para indicar que el pedido fue recibido) y al departamento de
cuentas por pagar (para confrontar con la orden de compra y la factura del proveedor). Si todo está en
regla, se autoriza el pago. Las copias también se envían al departamento de contabilidad (para registrarla
en el libro diario e ingresar la compra y el pasivo relacionado), y al empleado de bodega que inició la
requisición de compra (para dar aviso de que los artículos han llegado). Además, se adjunta una copia a
los materiales que van a bodega.
En la siguiente figura se muestra un ejemplo del uso de los tres formatos. La factura del proveedor
se incluye porque el ciclo no se completa hasta que la cantidad adecuada, según la factura, menos
cualquier descuento, se paga. Para propósitos de control interno, los tres documentos deben confrontarse
y aprobarse por una persona independiente. De lo contrario, por ejemplo, el agente de compras que situó
la orden, podría aprobar la factura a un precio superior al de la orden de compra y quizá recibir una
comisión del proveedor. Lo mejor sería que las personas de una sección no relacionada con el
departamento de contabilidad se responsabilizaran de la revisión y aprobación, puesto que no tendrían
conflicto de intereses.
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Requisición Orden de Informe de Factura del
de Compra Compra Recepción Proveedor
Empleado Depto. de Empleado
de la compras Depto. De Depto. De de la Cuentas
bodega emite la Proveedor Contabilidad Recepción bodega por
genera la orden de (Almacén) Pagar
solicitud compra
Salida de Materiales.
La persona encargada de la bodega es responsable del adecuado almacenamiento, protección y
salida de todos los materiales bajo su custodia. La salida debe ser autorizada por medio de un formato
de requisición de materiales, preparados por el gerente de producción o por el supervisor del
departamento. Cada formato de requisición de materiales indica el número de la orden o el departamento
que solicita los artículos, la cantidad, la descripción, el costo unitario, y el costo total de los artículos
despachados.
El costo que figura en el formato de requisición de materiales es la cantidad que se carga a
producción por los materiales utilizados. El cálculo del costo total de los materiales entregados parece
relativamente simple: el costo unitario de un artículo se multiplica por la cantidad comprada. La cantidad
se determina con facilidad a partir del formato de requisición de materiales; sin embargo, determinar el
costo unitario de los materiales despachados no es tan simple en períodos de inflación (alza en los
precios) o deflación (baja en los precios).
Durante un período de precios cambiantes, ¿qué precio debería utilizarse para los materiales
usados en producción durante el periodo y cuál debería cargarse por los materiales aún disponibles al
final del periodo (inventario final de materiales) ?, ¿debería el costo de los materiales entregados
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multiplicarse por el precio unitario inicial de los materiales, por el precio unitario promedio del periodo
o por el precio unitario final?
No. 109
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FORMATO DE REQUISICIÓN DE MATERIALES
FECHA DE SOLICITUD: 1/5/XX FECHA DE ENTREGA 4/5/XX
DEPTO. QUE SOLICITA: Ensamblaje APROBADO POR: R. Slam
REQUISICIÓN No. 98 ENVIAR A: M. Diaz
CANTIDAD DESCRIPCIÓN No. DE ORDE DE COSTO TOTAL
TRABAJO UNITARIO
Artefactos 308
20 US$1.00 US$20.00
SUBTOTAL US$20.00
DEVOLUCIÓN: (- 0 -)
NINGUNA TOTAL US$20.00
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SISTEMAS DE CONTABILIZACIÓN DE
MATERIALES
Tanto es sistema de inventario periódico como el de inventario perpetuo pueden utilizarse para
contabilizar materiales enviados a producción y el inventario final de materiales.
CONTABILIZACIÓN MEDIANTE EL SISTEMA DE INVENTARIO PERIÓDICO
En un sistema de inventario periódico, la compra de materiales se registra en una cuenta titulada
“Compras de Materias Primas”. Si existe un inventario inicial de materiales, éste se registra en una
cuenta separada llamada “Inventario de Materiales”. Las compras más el inventario inicial es igual a los
materiales disponibles para usar durante un periodo. Para determinar el inventario final de materiales,
debe realizarse un conteo físico de los materiales todavía disponibles al final del periodo. El costo de los
materiales utilizados en el periodo se determina restando el inventario final de materiales de los
materiales disponibles para usar durante el período, de la siguiente manera:
Inventario Inicial de Materiales X
+ Compras X
= Materiales Disponibles para usar X
- Inventario Final de Materiales (con base a conteo físico) X
= Costo de los materiales empleados X
Se compran artefactos como parte de los materiales directos para la producción, 20 por un valor
de US$20.00, las cuales se registran como sigue:
Compras de Materia prima ..………………….. $20.00
Caja ó Cuentas por Pagar .......................................... $20.00
Por compra de materiales necesarios para el proceso de producción.
Obsérvese que con este método, el costo de los materiales usados no se determina directamente;
se calcula de manera indirecta como un residuo. En otras palabras, el costo de los materiales utilizados
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es igual a lo que queda después de restar el costo del inventario final del costo de los materiales
disponibles para uso.
CONTABILIZACIÓN MEDIANTE EL SISTEMA DE INVENTARIO PERPETUO
En el sistema de inventario perpetuo, la compra se registra en una cuenta llamada “Inventario de
Materiales”, en lugar de hacerlo en una cuenta de compras. Si existe un inventario inicial de materiales,
también debe registrarse como un débito en la cuenta de inventario de materiales.
Cuando se utilizan los materiales, la cuenta de inventario de materiales se acredita por el costo
de los materiales usados con un correspondiente débito en la cuenta de “Costo de Producción en
Proceso”. El resultado final es que el costo de los materiales usados se carga a producción en el momento
en que se emplean los materiales, y el saldo de la cuenta de inventario de materiales muestra el costo de
los materiales aún disponibles para uso. Así, en el sistema de inventario perpetuo, tanto el costo de los
materiales usados como el inventario final de materiales pueden determinarse directamente después de
cada transacción.
Cuando se emplea un sistema de inventario perpetuo deben mantenerse tarjetas de registro del
libro mayor auxiliar a fin de contabilizar los inventarios de materiales. El total de los materiales de las
tarjetas de registro de materiales en el libro mayor auxiliar debe ser igual al monto en la cuenta de control
de inventarios de materiales en el libro mayor general. El libro mayor auxiliar de materiales tiene una
tarjeta de registro de inventario separada para cada tipo de artículo en el inventario. El formato común
de una tarjeta de registro de inventario muestra la fecha, la cantidad y el valor en dólares de los materiales
recibidos y usados, y el saldo resultante.
El uso del método de inventario perpetuo también requiere un conteo físico de los materiales
disponibles al menos una vez al año con el fin de revisar algún posible error o pérdida producidos por
robo o daño. Si el conteo físico difiere de los saldos en las tarjetas de registro de inventario, las cifras
según los libros de contabilidad se ajustan en forma ascendente o descendente para reflejar el conteo
real.
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Registro del costo de Materiales en el libro diario.
Con un sistema de inventario perpetuo, cuando los materiales se adquieren, se realizan un cargo
directamente a la cuenta de inventario de materiales. Cuando los materiales directos se emplean en
producción, debe hacerse un asiento en el libro diario para cargar el costo de los materiales al costo de
producción en proceso.
Por ejemplo, se supone que se compran 100 unidades de materiales directos a US$5.00 la unidad.
Se realiza el siguiente asiento para registrar las compras de los materiales:
Inventario de Materiales ..………………….. $500.00
Bancos ó Cuentas por Pagar (Proveedores)……………. $500.00
Por compra de materiales directos, depositados en bodega.
Supóngase ahora que 30 unidades de materiales directos de la compra anterior se emplean
(Requisición) en producción. Se hace el siguiente asiento para registrar el envío de los materiales
directos del inventario:
Costo de Producción en Proceso ……………….. $150.00
Inventario de Materiales ........................................................ $150.00
Por el traslado de los materiales de bodega al proceso de producción.
Se registró de una manera sencilla la compra de mercadería, sin embargo, es necesario conocer
las múltiples variables que se pueden presentar a la hora de comprar o valuar un determinado inventario
de materiales.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES A INVENTARIOS
Normas. NIC 2 y NIIF PYME 13 Inventarios
Reglas Aplicables.
I. Los inventarios deben ser medidos al importe menor entre el costo y el precio de venta
estimado menos los costos de terminación y venta.
II. El costo de los inventarios deben comprender todos los costos de compra, costos de
transformación y otros costos incurridos para darles su condición y ubicación actuales.
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III. En los estados financieros se debe revelar las políticas contables adoptadas para la
medición de los inventarios, el importe total en libros de los inventarios y los importes
parciales según la clasificación de inventarios, el importe de los inventarios reconocidos
como gasto durante el periodo, las pérdidas por deterioro del valor reconocidas o
revertidas en el resultado de acuerdo con la sección 27 y el importe total en libros de los
inventarios pignorados en garantía de pasivos.
IV. Los métodos de valuación a utilizar, según el tratamiento por punto de referencia es:
Primeras entradas primeras salidas (FIFO) o Costo Promedio.
V. El sistema alternativo para el costo del producto, es el costeo por Absorción.
VI. El tipo de acumulación de costos tiene que ser bajo el Costo Normal.
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OTROS SISTEMAS DE CONTABILIZACIÓN
DE MATERIALES
TRATAMIENTO DE LOS DESCUENTOS SOBRE COMPRAS
Los Descuentos sobre compras se declaran algunas veces en el Estado de Resultados como
ingreso financiero, similar al ingreso por intereses. Sin embargo, los descuentos sobre compras
realmente deben registrarse como reducción en compras o reducción en inventarios (Según sist.
Periodico o perpetuo). De lo contrario, la compañía estará registrando ingresos sobre inventarios antes
de hacer una venta.
El argumento para tratar los descuentos en compras como ingreso financiero es que es similar a
los intereses ganados. El descuento representa una reducción que el proveedor hace para obtener pronto
el efectivo. Este argumento es de poco mérito. El comprador no está prestándole dinero al proveedor; el
comprador está solo pagando una factura de compra y la cantidad pagada es el costo de una compra.
La existencia de una cuenta de Descuentos sobre Compras indica que la compañía declara sus
compras y cuentas por pagar en la cantidad bruta. Es más apropiado registrar las compras y cuentas por
pagar con una cantidad neta, sin descuentos por pronto pago. Este tratamiento es mejor porque:
1) da un informe correcto del costo del activo y el pasivo relacionado y
2) da la oportunidad de valorar la ineficiencia de la gerencia si no se aprovecha el descuento.
En el enfoque de cantidades netas, la pérdida de la oportunidad de aprovechar un descuento de
compra durante el período de su vigencia se registra en una cuenta de Descuentos sobre compras no
aprovechados (de lo que se hace responsable a alguien, probablemente al tesorero de la compañía). Como
ejemplo de la diferencia entre los métodos de cantidades brutas y netas, supónganse las siguientes
transacciones:
Asientos con los métodos de cantidades brutas y cantidades netas
Método de Cantidades Brutas Método de Cantidades Netas
Costo de Compra $10,000.00, condiciones
2/10, neto 30
Crédito Fiscal IVA 1,300.00 Crédito Fiscal IVA 1,300.00
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Inventario de Materiales 10,000.00 Inventario de Materiales 9,800.00
Cuentas por Pagar 11,300.00 Cuentas por Pagar 11,100.00
Facturas por $4,520.00 se pagan dentro del
período de descuento
Cuentas por Pagar 4,520.00 Cuentas por Pagar 4,440.00
Crédito Fiscal IVA 10.40 Crédito Fiscal IVA 10.40
Inventario de Materiales Efectivo 4,429.60
Descuentos sobre Compras 80.00
Efectivo 4,429.60
Facturas por $6,780.00 se pagan después del
período de descuento
Cuentas por pagar 6,780.00 Cuentas por pagar 6,660.00
Efectivo 6,780.00 Desc. No aprovechado
En la compra 120.00
Efectivo 6,780.00
Este cuadro hace referencia a un método aplicado y sugerido por Donald Kieso. Sin embargo, existe
también los expresado por Javier Romero, en el que la intención de proporcionar descuentos a los
clientes, es obtener en un 100% la parte debida, por lo que no se le aplicará descuento si solo paga una
parte dentro del periodo de descuento, sino hasta que cancele el total de la deuda dentro del periodo de
descuento.
Cuando se usa el método de cantidades brutas, los descuentos sobre compras se han de declarar
como una deducción en el inventario de materiales en el Costo de Ventas del Estado de Resultados.
Cuando se usa el método de cantidades netas, los descuentos sobre compras que se pierdan se
considerarán como gasto financiero y se declarará en otra sección de gastos del Estado de Resultados.
Sin embargo, muchos creen que la dificultad que implica el uso del método de cantidades netas, que es
un poco más complicado, no se justifica con los resultados obtenidos. Esto podría ser causa del uso muy
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difundido del método de cantidades brutas, que es menos lógico pero más sencillo. Además algunos
sostienen que la gerencia está renuente a informar el importe de los descuentos perdidos en los estados
financieros.
MERCANCÍAS EN TRÁNSITO
Aunque no se sigue el ordenamiento legal en las transacciones cotidianas, las mercancías
compradas que se encuentran en tránsito al término de un ejercicio fiscal y que ha pasado a ser propiedad
de la compañía se debe de registrar como compra del ejercicio. Las mercancías embarcadas FOB ó LAB
(Libre a Bordo) punto de embarque, que se encuentra en tránsito al término del ejercicio, pertenecen ya
al comprador, en cuyos libros deben aparecer, porque el cambio de propietario ocurrió al hacerse el
embarque. Si se descartan esas compras, el resultado será una subestimación de los inventarios y cuentas
por pagar en el balance, así como una subestimación de las compras y el inventario final en el Estado de
Resultados.
Normalmente el contador elabora una cédula de corte u hoja de trabajo al final del ejercicio para
cerciorarse que las compras e inventarios se registren en el período correcto. La formulación del corte
de compras exige la aplicación de la regla de la “transferencia de propiedad” como sigue: si las
mercancías se embarcan FOB o LAB punto de embarque, la propiedad pasa al comprador cuando el
vendedor las entrega a un transportista al servicio del comprador; si las mercancías se embarcan CIF o
LAB punto de destino, la propiedad pasa al comprado cuando éste las recibe de manos del transportista.
El punto de embarque (FOB) y el punto de destino (CIF) se designan en una localidad específica, por
ejemplo, LAB San Miguel.
En caso de que exista duda acerca de la transferencia de una propiedad, el contador debe usar su
criterio tomando en cuenta las prácticas comunes en la industria de que se trate, la intención del contrato
de venta, las políticas de las partes que intervienen en la transacción, y cualquiera otra información
disponible.
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Concepto de FOB y CIF
CIF o LAB punto de destino. (Código de Comercio)
Art. 1030.- En la compraventa “costo, seguro y flete” (csf, cif o caf) el precio comprenderá el valor de
la cosa más las primas del seguro y los fletes, hasta el lugar convenido para que sea recibida por el
comprador.
Art. 1031.- El vendedor, en la compraventa a que se refiere el artículo anterior, se entenderá obligado:
I- A contratar el transporte en los términos convenidos, a pagar el flete y a obtener del
porteador, el conocimiento de embarque o la carta de porte respectivos.
II- A tomar seguro por el valor total de la cosa vendida, a favor del comprador o la persona por
éste indicada, que cubra los riesgos convenidos o los usuales, y a obtener para el comprador
la póliza o certificado correspondiente.
III- A entregar al comprador o a la persona que éste designe, los documentos referidos.
Art. 1032.- Si el vendedor “CIF” no contratare el seguro en los términos señalados en el artículo anterior,
responderá al comprador, en caso de siniestro, como hubiere respondido el asegurador. El comprador
puede contratar el seguro y deducir la prima del precio debido al vendedor.
Art. 1033.- Salvo pacto o uso en contrario, el conocimiento de embarque o la carta de porte, se costearán
por ambos contratantes, pero los riesgos serán a cargo del comprador desde el recibo de las mercancías
por el porteador.
Art. 1034.- Las mismas disposiciones se aplicarán a la compraventa con la cláusula “costo, flete” (CF),
menos lo que concierne al seguro.
FOB o LAB punto de embarque. (Código de Comercio)
Art. 1035.- En la compraventa “libre a bordo” (LAB o FOB), el vendedor fijará un precio que
comprenderá todos los gastos hasta poner las cosas vendidas a bordo del buque o vehículo que haya de
transportarlas, momento a partir del cual se transfiere el riesgo al comprador.
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CONTROL INTERNO APLICADO A LOS INVENTARIOS DE MATERIALES
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de
una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los
elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:
1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice
2. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque
3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición
4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables
5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario
6. Comprar el inventario en cantidades económicas
7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas
en ventas
8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero
restringido en artículos innecesarios
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