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EXCEL
FUNDAMENTOS
Formatos, Formulas e Informes
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Educación Continuada
EXCEL FUNDAMENTOS
Tabla de contenido
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 2
1. El entorno de trabajo .................................................................................................................. 4
1.1. Iniciar Excel.............................................................................................................................. 4
1.2. La pantalla de Inicio de Excel .................................................................................................. 5
1.3. Interfaz gráfica de Excel .......................................................................................................... 6
1.4. Conocer el área de trabajo ...................................................................................................... 8
1.5. Concepto de Columna, Fila, Celda, Rango y Hoja ................................................................... 9
1.6. Edición Del Área De Trabajo .................................................................................................. 10
1.7. Excel y sus punteros .............................................................................................................. 13
Bibliografía ........................................................................................................................................ 14
EXCEL FUNDAMENTOS
INTRODUCCIÓN
En la era de la informática y las telecomunicaciones, cada vez es mayor el flujo de información que
se maneja, bajo este precedente; analizar, organizar y presentar un informe, es una necesidad
latente; años atrás, la necesidad era la sistematización de la información, hoy en día es comprender
e interpretar la cantidad de datos que nos llegan ya que “quien tiene la información, tiene el poder”
que es fundamental en la toma de decisiones, y Excel se ha convertido en la herramienta líder en el
manejo de datos, y completar la competencia tecnológica con el dominio de Excel es un valor
agregado que como persona le puedo agregar a mi perfil laboral.
Así mismo en este curso usted se familiarizará con la interfaz gráfica y el entorno de trabajo de
Microsoft Excel, comprenderá conceptos básicos importantes, técnicas de formulación,
estructuración de listas y tablas de datos que le economizaran mucho tiempo a la hora del análisis
de datos y obtención de resultados.
CONFA le desea que el recorrido por este curso sea una experiencia que enriquezca su vida y
complemente su perfil laboral.
CONFA, Contigo, Con Todo.
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1. El entorno de trabajo
Microsoft Excel es un programa que pertenece al grupo de las hojas de cálculo o electrónicas que
ha sido diseñado por la compañía Microsoft para trabajar baja ambiente del sistema operativo
Windows, por lo cual funciona con todas las características y principios básicos de todas las
aplicaciones que trabajan bajo este mismo sistema operativo.
El entorno de trabajo básico de Microsoft Excel es un archivo de libro de trabajo que puede contener
una o más hojas de cálculo. Una hoja de cálculo es similar a un libro de contabilidad, con números,
texto y resultados de cálculos alineados en columnas y filas. Pero a diferencia de un libro de
contabilidad, cuando introduce los números en Microsoft Excel, el programa es el que ejecuta los
cálculos en su lugar y de forma electrónica.
1.1. Iniciar Excel
Antes de comenzar, vamos a ingresar a Excel
➢ Presione la tecla WINDOWS o haga clic en el botón Inicio de la barra de tareas de la parte
inferior de la pantalla.
Se abre el menú de Inicio (Comienzo).
➢ Todas las aplicaciones.
Se abre un submenú.
➢ Haga clic en Excel.
El programa de Microsoft Excel se abre.
O Simplemente escribe en la barra de búsqueda “Excel” y da doble clic
con el ratón y se ingresa al programa.
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1.2. La pantalla de Inicio de Excel
Al abrir Excel, permite la opción de crear archivos en blanco, o trabaja desde plantillas.
Además, si ya se viene trabajando en un archivo especifico éste se puede encontrar en recientes, o
permite su búsqueda por medio de la opción “Abrir”.
No importa si necesita las plantillas de Excel para presupuestar el próximo año fiscal, realizar un
seguimiento del inventario empresarial, planear las comidas o crear una hoja de cálculo de los
recursos de la liga fantástica, hay muchas plantillas de Microsoft Excel para usted.
Explore una amplia colección de plantillas de Excel disponibles cuando se suscribe a Microsoft 365
o vea una extensa selección de plantillas de Excel gratuitas. Por ejemplo, si necesita visualizar
datos en una escala de tiempo, considere las plantillas de diagrama de Gantt de Excel, que están
listas y disponibles para personalizarlas con la información de su proyecto específica.
Las funciones de Excel no se quedan ahí. Si está buscando plantillas de Excel para usarlas en casa,
considere la posibilidad de usar una programación semanal de las tareas o una lista de tareas
domésticas. Estas plantillas de Excel gratuitas eliminan la carga de tener que recordar de quién es
el turno para limpiar los baños o lavar los platos. De forma similar, las plantillas de hoja de cálculo
de Excel también pueden ayudarle con la gestión presupuestaria a corto y a largo plazo. Estas
hojas de cálculo incluyen una amplia variedad de fórmulas predefinidas que se completan
automáticamente cuando se rellenan las primeras filas. De cualquier lista o gráfico que pueda
imaginarse, hay una plantilla de Excel para usted.
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1.3. Interfaz gráfica de Excel
1. Barra Superior
No hay espacio desaprovechado en la interfaz de Excel. Incluso en su barra superior podremos
encontrar varios elementos con funciones bastante útiles.
Elementos de la barra superior de la interfaz de Excel
A. Barra de herramientas de acceso rápido
Se ubica en la parte superior izquierda, contiene un conjunto de comandos adicionales a los
que se muestran en la cinta de opciones. Esta barra se puede reubicar tanto en la parte
superior como dentro del espacio de trabajo, pero es recomendable mantenerla donde está.
Además, se puede personalizar con las opciones que mejor te convengan, como con los
botones de Deshacer, rehacer, guardar, nuevo, imprimir.
B. Información del documento
Se ubica en la parte central de la barra superior. Por defecto, los documentos se nombran
Libro1, Libro 2, etc., pero pueden editarse solo con hacer clic en el nombre, pero también
puedes hacerlo al guardar el documento o desde su carpeta de archivos.
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C. Información de la cuenta y comandos generales
Ubicada en la parte superior derecha, esta sección muestra información de la cuenta del
usuario, como el nombre, correo y una foto. Además, si usas un dispositivo Windows,
encontrarás a la derecha los botones de ocultar pestañas, cerrar, minimizar y maximizar, o
a la izquierda, si es que usas MacOS.
2. Cinta de Opciones
Aquí se agrupan los «botones» según las funciones que realizan. Encontraremos una infinidad de
estas opciones, pero no te abrumes, cada botón tiene un objetivo en específico y los iremos
conociendo a lo largo de este curso.
BARRA DE PESTAÑAS
Aquí se ubican todas las pestañas de Excel, que son las etiquetas con las que se agrupan los
comandos. Pueden activarse o desactivarse yendo a Archivo>Opciones>Personalizar cinta de
opciones.
Si instalas alguna extensión como PowerBi o PowerPivot, tendrán sus propias pestañas en la cinta
de opciones.
BARRA DE COMANDOS
Aquí se ubican todas las funciones de Excel. Encontraremos desde opciones para editar el texto,
hasta para aplicar filtros avanzados. Algunos comandos están agrupados en bloques que a su vez
tienen más opciones disponibles -pero ocultas- a las que se acceden haciendo clic en una flecha
pequeña que se ubica en la parte inferior derecha del bloque.
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1.4. Conocer el área de trabajo
El espacio de trabajo de Excel es el lugar en donde desarrollaremos cualquier actividad que
involucre el manejo y procesamiento de datos. Puede dividirse en 5 secciones: Cuadro de
nombres, barra de fórmulas, espacio de trabajo, pestaña de hojas y opciones de vista del
documento.
A. Cuadro de nombres: Muestra la referencia de la celda actual como una combinación de la letra
de la columna y el número de la fila que corresponden a una celda (A1 en la imagen), también
muestra la referencia del área de celdas seleccionada o el nombre del área.
En caso de ser una celda combinada, mostrará la clave de la celda superior izquierda.
B. Barra de Fórmulas: Es el espacio en el que aparecen los valores o las expresiones que
escribimos en las celdas (números, texto, fórmulas, etc.) Lo que veamos en esta barra puede no
coincidir con lo que se muestra en las celdas, ya que Excel evaluará o desarrollará cualquier dato
que se haya ingresado.
C. Pestaña de Hojas: Desde aquí se puede navegar por las hojas que componen al libro en el que
se está trabajando. No hay límite práctico de la cantidad de hojas que pueden crearse.
D. Opciones de vista: Excel tiene una variedad de opciones de vista que te pueden ayudar en
diferentes tareas, especialmente cuando vas a imprimir una hoja de cálculo. Permiten usar un
zoom o ver una división del documento dependiendo de la cantidad de hojas que ocupará en una
impresión.
E. Espacio de trabajo: Es el espacio donde se encuentran las celdas y donde se realiza el ingreso y
procesamiento de datos.
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1.5. Concepto de Columna, Fila, Celda, Rango y Hoja
Columna: Una columna es un grupo de celdas verticales que se identifica con una letra;
se observa la Columna F seleccionada.
Fila: Una fila es una línea horizontal de celdas que identificamos por un número;
se observa la Fila 3 seleccionada.
Celda: Cada uno de los rectángulos que componen una hoja de cálculo se les llama celda. Se les
identifica por la letra de la columna y el número de la fila a las cuales pertenecen; Las celdas
habitualmente se referencian naturalmente por los encabezados de columna y fila. Por
ejemplo, la celda en la intersección de la columna B y la Fila 2 tiene como referencia, B2.
Rango: Un rango de celdas es un conjunto de celdas contiguas al que se hace referencia indicando
las direcciones de la primera y de la última celda (por ejemplo, B2:D5). Para seleccionar un rango
de celdas puedes hacer clic en la primera celda y arrastrar el puntero del ratón hacia la última
celda que desees separada por dos puntos (:). El área seleccionada se resaltará informando de
su estado.
Hoja: El área de trabajo de Excel está representada por hojas de cálculo conformadas por celdas
distribuidas entre filas y columnas.
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1.6. Edición Del Área De Trabajo
El entorno de trabajo puede ser adecuado según la necesidad del usuario modificando las celdas,
columnas, filas y hojas con atributos como insertar, eliminar, alto, ancho, color y hasta el nombre.
Estas propiedades están en los comandos ubicado en la pestaña Inicio en el subgrupo Celdas, los
comandos Insertar, Eliminar y Formato.
➢ Insertar o eliminar una columna
1. Seleccione cualquier celda de la columna y luego, vaya a
Inicio > Insertar > Insertar columnas en la hoja o Eliminar columnas de la hoja.
2. bien, haga clic con el botón derecho en la parte superior de la columna y luego, seleccione
Insertar o Eliminar.
➢ Insertar o eliminar una fila
1. Seleccione cualquier celda de la fila y luego, vaya a
Inicio > Insertar > Insertar filas en la hoja o Eliminar filas de la hoja.
2. También puede hacer clic con el botón derecho en el número de fila y, a continuación,
seleccionar Insertar o Eliminar.
El mismo procedimiento aplica también para una insertar o eliminar una o varias hojas.
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En cuanto al comando Formato se puede variar el alto de las filas, el ancho de las columnas, ver u
ocultar filas y columnas, cambiar el nombre de la hoja, mover o copiar una hoja y modificar el
color de la pestaña, como se observa en la lista de comandos presentada a continuación.
➢ Trabajo con la hoja y su etiqueta
Renombrar una Hoja: Para cambiar el nombre a una hoja tan sólo hemos de hacer doble clic sobre
su nombre, escribir el nombre deseado en el cuadro que se abre, y pulsar la tecla Enter.
Mover Hojas: Para mover una hoja pincharemos en la pestaña con su nombre y manteniendo
pulsado el botón izquierdo del ratón arrastraremos hacia donde deseemos situarla
Eliminar Hojas: para eliminar una hoja solo tienes que dar clic derecho en la hoja deseada y
seleccionar «eliminar» en el cuadro de dialogo que se abre.
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Ocultar/mostrar hojas: Para ocultar una hoja solo hace falta dar clic derecho en la hoja deseada y
dar clic en «ocultar». Para volver a mostrarla das clic en «mostrar» y seleccionas la hoja.
¿Cómo colocar color de etiqueta en la hoja?
das clic derecho en la hoja que quieres cambiar de color y seleccionas «color de etiqueta» después
eliges el tono que deseas.
En resumen, en la siguiente tabla se puede observar los iconos de los comandos y los atributos
que se pueden cambiar
ACCIÓN CELDA FILA COLUMNA HOJA
Insertar Ctrl + + Ctrl + +
Eliminar Ctrl + - Ctrl + -
Mover
✓ ✓ ✓ ✓
Color
✓ ✓ ✓
Mostar/Ocultar Ctrl + 9 Ctrl + 0
Tamaño Alto Ancho
Nombre
✓ ✓
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Para tener en cuenta…
1.7. Excel y sus punteros
En Excel se manejan diferentes tipos de punteros dentro del libro de trabajo, los cuales permiten
realizar tareas múltiples como seleccionar, arrastrar o mover, rellenar, etc., los punteros utilizados
son los siguientes:
Puntero para seleccionar una o más celdas, o de toda la hoja.
Punteros para seleccionar toda una columna o fila respectivamente.
Punteros para modificar el ancho o el alto de columnas y filas respectivamente.
Puntero para desplazar de lugar el contenido de una o varias celdas, o seleccionar
objetos.
Puntero para rellenar el contenido de una o varias celdas hacia las demás.
Punteros para ocultar o mostrar columnas y filas respectivamente, o dividir en
ventanas la hoja
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Bibliografía
Microsoft. (Enero de 2023). support.microsoft.com. https://support.microsoft.com/es-es/office/
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